Анализ документооборота процесса "Внутренний аудит" в образовательной организации
Теоретические подходы к организации документооборота. Организация движения внутренних документов. Прохождение исполнения входящих, исходящих документов. Документирование внутреннего аудита. Значение документированного процесса управленческой деятельности.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 11.09.2016 |
| Размер файла | 498,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Кроме выборочной проверки документации, возможны и другие виды выборочных проверок. Примеры [15]:
выбирается определенная партия материала и во время аудита, проверяются все связанные с ней работы и изменения, начиная с выбора поставщика, выдачи заказа, входного контроля, маркировки и вплоть до выдачи и использования материала и документального оформления;
выбирается определенный чертеж и проверяются все связанные с данным чертежом работы, начиная с исполнения и проверки, внесения изменений и вплоть до распределения и обмена между проектно-конструкторскими и исполнительными подразделениями;
выбирается измерительный прибор, используемый на производстве или в испытательном отделе, по которому от начала до конца проверяется система поверки.
Этот вид выборочных проверок также имеет большое значение. При этом записываются номера документации, партий материала, измерительных приборов, чертежей, деталей и узлов и т.д. и в проверку включаются все относящиеся сюда инструкции по обеспечению качества, рабочие инструкции, спецификации и документация по испытаниям.
Подготовка материалов для отчета
Отчет - итог работы группы аудиторов, поэтому к его подготовке следует подойти тщательно. В нем отражаются все стадии проведения аудита - и предварительная работа с документами, и проверки на месте. По работе с документами необходимо [17]:
записать все проверенные страницы или разделы документов системы качества (справочника, методологических и рабочих инструкций);
записать результаты проверки документов;
четко зафиксировать отклонения, при необходимости цитировать выдержку из текста;
составить отчет по отклонениям;
при необходимости записать предложения по мероприятиям для улучшения дела.
По результатам проверок на месте следует:
четко зафиксировать отклонения, при необходимости цитировать протокол аудита;
провести оценку отклонений;
при необходимости записать предложения по улучшению работы [7].
Хорошая система положений и четко сформулированные вопросы контрольного перечня оставляют аудитору относительно мало простора для принятия субъективных решений. Это сделано преднамеренно! Считать отклонением допускается только то, что действительно выявлено. Не допускается делать обобщающие выводы, дополнительно вносить аудитором личные или предполагаемые требования.
Необходимо различать "случайные" и "систематические" отклонения. В спорных случаях следует расширить выборочный контроль, проводя проверку однотипных элементов системы обеспечения качества в других организационных подразделениях. Решающее значение имеет не количество отклонений, а их значимость для обеспечения качества. Незначительные отклонения должны фигурировать в отчете лишь в том случае, если не удалось их устранить непосредственно на месте вместе с местными ответственными работниками.
При оценке отклонений необходимо учесть их вид, значение, частоту возникновения и влияние на обеспечение качества. По вопросам с оценкой "неприемлемо" аудиторам необходимо составить отчеты об отклонениях. Такие отчеты должны быть завизированы ответственным за аудит от данного подразделения (предприятия) [18].
Составление отчета
После проведения проверки на месте аудитор готовит отчет. В отчете аудитор должен представить:
участников аудита;
описание отклонений;
оценка отклонений;
в случае необходимости дать предложение по корректировочным мероприятиям;
в случае необходимости привести рекомендация по срокам следующего аудита.
Разделы "описание отклонений" и "оценка отклонений" могут быть приведены в сокращенной форме. В этом случае приложениями к отчету служат:
контрольный перечень ("вопросник");
протоколы аудита;
перечень отклонений.
Таким образом, технология проведения аудита во многом связана с порядком использования инструментов аудита (опрос, проверка документации и наблюдения). Этот порядок включает следующие действия. Аудитор должен задавать вопросы по основной деятельности проверяемых сотрудников, эти вопросы строятся таким образом, чтобы сотрудник давал на них развернутый ответ. Естественно, что проверить всю работу в ходе аудита достаточно сложно, поэтому аудит проводится выборочным методом. Проведение аудита осуществляется для того, чтобы найти свидетельства эффективности работы системы качества. Если в ходе аудита обнаружено несоответствие, то необходимо получить абсолютное доказательство для подтверждения этого несоответствия. Аудитор не должен выставлять несоответствия только на основании своих предположений или домыслов.
Одним из важных элементов технологии проведения аудита является правильная регистрация несоответствия. Регистрация несоответствия должна точно отражать суть выявленной проблемы и указывать на конкретные факты нарушения проверяемых требований, а также должна давать возможность сотрудникам определить причины несоответствия.
2.3 Документация аудита
К числу документов, разрабатываемых до начала проведения аудита, относятся [23]:
план аудита, в нем указывается название проверяемых видов деятельности, квалификация аудиторов, основа проведения аудита (плановая или внеплановая проверка и т.д.), порядок отчетности о результатах аудита;
программа аудита, в ней приводится перечень документов системы качества и дополняющих документов, которые аудитор должен проверить (например, справочник по качеству, методологические и рабочие инструкции, стандарты предприятия (СТП) и чертежи, технические условия, документация по испытаниям и т.д.); дается перечень подразделений, в которых производится проверка на месте, с указанием времени проверки и данных на сопровождающего;
чек-листы, в которых формулируется основной перечень вопросов для проведения аудитных бесед.
К документам, которые разрабатываются в ходе аудита, относятся:
протоколы аудитных бесед, в которых аудитор фиксирует место и время проведения аудита, данные аудитируемых; проверяемый элемент деятельности предприятия; результаты бесед и осмотров. Можно все указанные данные фиксировать в чек-листах.
протоколы отклонений, в которых дается оценка в духе аудита обнаруженных отклонений и, в ряде случаев, приводятся причины несоответствий (при проведении аудита, ориентированного на продукт или процесс); составляются на основе протоколов аудитных бесед, сообщений об опыте работы, проверки корректирующих мероприятий;
отчет по аудиту, в нем аудитор фиксирует фактическое состояние, выявленные отклонения и их причины; рассматривает значимость отклонений (оценку); в ряде случаев дает выводы и предложения по улучшению существующего положения.
Инструменты аудитора
При проведении аудита аудитор пользуется контрольным перечнем (чек-листом), а в основном использует личный опыт, свою квалификацию.
Контрольный перечень ("вопросник")
Один из основных методов работы аудитора - опрос. Опрос аудитор проводит в ходе аудитной беседы - одного из этапов аудита. Эффективность опроса во многом определяется теми вопросами, которые задает аудитор, поэтому список таких вопросов - контрольный перечень - он готовит заранее. Для аудиторских фирм такие контрольные перечни - важнейшее "know how" (ноу-хау).
В то же время для аудитора контрольный перечень - не догма, а руководство к действию, поскольку при буквальном ему следовании возникает опасность некритического подхода и формализма. Поэтому в контрольном перечне аудитор формирует темы опроса в виде тезисов, а подробные вопросы задает по необходимости. Аудиторская практика показывает, что [21]:
вопросы должны быть сформулированы достаточно четко и недвусмысленно, они должны быть целенаправленными, не включающими оценку;
вопросы, на которые можно ответить "да" или "нет", не информативны, поэтому их следует избегать (задавать не "закрытые", а "открытые" вопросы);
не должно быть вопросов-ловушек и вопросов инквизиторского характера;
вопросы должны избегать намеков на личные свойства;
технические детали должны выясняться только в той мере, в какой это необходимо для оценки процессов и рабочих операций; результаты аудитора, выходящие за пределы его компетенции, не могут быть использованы для объективного отчета, так как отчасти строятся на предположениях;
правильно сформулированные вопросы заставляют аудитируемого обращаться к собственным знаниям о рассматриваемых вещах, а не к информации, уже имеющейся у аудитора;
вопросники служат руководством и ориентиром для проведения аудита, вопросник не догма, а руководство к действию.
Личный опыт, квалификация аудитора
От них зависит и техника проведения аудита, и те виды деятельности, которые может проверять аудитор.
Важен правильный выбор членов аудиторской группы. Успех аудита в немалой степени зависит от коммуникативности всех участников, которая в зависимости от психологических свойств участников в большей или меньшей степени поддается воздействию со стороны аудиторов. В этой связи особая роль отводится руководителю аудиторской группы, в круг задач которого входят:
ведение вводной беседы;
координация проведения аудита;
изложение результата аудита в заключительной беседе.
Для этого требуются способности по ведению беседы с сотрудниками различных функциональных уровней предприятия (организации), например:
во время вводной и заключительной беседы при аудите 2-й или 3-й стороной - с представителями правления и руководителями отдела качества;
во время проведения аудита - с мастерами, рабочими-специалистами и т.д.
При этом он всегда должен помнить, что речь идет не о лицах, а о деле. Поэтому все вопросы в ходе аудита, а также все высказывания по принятым решениям должны задаваться или делаться по-деловому и твердо, но вместе с тем всегда в духе позитивного сотрудничества. У аудитора должна быть полная ясность [19]:
о возможных партнерах коммуникации;
о цели аудита;
о внешних влияющих факторах во время аудита (об окружении);
о концепции проведения аудита.
Управлять часто означает помогать другим добиться успеха, и для аудитора это справедливо в особой степени. В наше время стиль руководства в рамках аудита должен отличаться партнерским подходом, а не иерархическим или авторитарным. Он должен быть нацелен на достижение консенсуса, должен быть коммуникативным.
Другими словами, в ходе аудита надо избегать распоряжений, обвинений, не надо пускаться в бесконечные дебаты. Разумеется, в ходе беседы аудитор должен дать понять, что он облечен властью. Но эту власть следует понимать, как способность убеждать других.
Решающее значение для аудитора имеет беседа, его умение вести беседу. Следовательно, он должен уметь говорить. Его приобретенными специальными знаниями определяется, что он должен сказать, но решающее значение имеет то, как ведется беседа.
Таким образом, рабочая документация аудита появляется на различных этапах его проведения. В соответствии с этапами аудита часть документации разрабатывается в ходе подготовки к аудиту, другая часть на этапе проведения проверок и третья часть - на этапе завершения аудита.
К числу документов, которые разрабатываются до начала аудита, относятся: план аудита, программа аудита, чек-листы.
К документам, которые разрабатываются в ходе проведения проверок, относятся: протоколы аудитных бесед; протоколы отклонений.
К документации, разрабатываемой по завершении аудитных бесед и проверок, относится отчет по аудиту.
Следует отметить, что протоколы отклонений (протокол регистрации несоответствий или лист несоответствий) могут оформляться и после завершения аудитных бесед и проверок. Связано это с ограниченным временем проведения проверок, либо необходимостью получения информации по работе всех проверяемых подразделений.
Глава 3. Документированный процесс управленческой деятельности УП-02 "Внутренний аудит": анализ документооборота процесса
3.1 Значение документированного процесса управленческой деятельности УП-02 "Внутренний аудит" в системе менеджмента качества ГБПОУ ПО "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина"
Система менеджмента качества ГБПОУ Пензенской области "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина" - это совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых для реализации Политики в области качества с помощью планирования, обеспечения, постоянного повышения качества и управления. Политика в области качества является основным документом системы. Она определяет цель построения и функционирования СМК.
СМК охватывает педагогическую, научную, административную и хозяйственную сферы деятельности колледжа. Указанные сферы взаимосвязаны и в большинстве случаев пересекаются. Функционирование СМК осуществляется за счет вовлеченности всего персонала колледжа в этот процесс, при этом высшее руководство берет на себя полную ответственность за достижение целей политики в области качества.
СМК создавалась на основании, приказа от 07.09.2011 г. № 186. Был назначен представитель высшего руководства по СМК, группа по разработке и внедрению СМК, внутренние аудиторы. Были разработаны планы мероприятий по проведению обучения персонала требованиям ГОСТ Р ИСО 9000, ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р 52614.2, разработке необходимой документации СМК с указанием сроков выполнения и ответственных исполнителей.
Создание СМК в колледже по стандартам серии ИСО 9001: 2008 (ИСО 9001: 2000) ориентируется на достижение следующих основных целей:
получение сертификата на соответствие системы менеджмента качества требованиям международного стандарта ИСО 9001: 2008 (ИСО 9001: 2000);
подтверждение способности колледжа гарантировать стабильность обеспечения качества своих образовательных услуг;
повышение конкурентоспособности и эффективности деятельности колледжа.
При разработке документации СМК в ГБПОУ Пензенской области "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина" большое внимание уделялось мнению исполнителей, которым по этим документам предстоит работать. Это обеспечило их сопричастность к разработке документации, помогло упростить процедуру внедрения системы качества.
В структуре СМК колледжа выделены: Руководство по качеству РК-2011; шесть документированных процедур (ДП); процессы управленческой деятельности руководства (УП); основные процессы (ОП) и вспомогательные процессы (ВП) [16].
Все процессы СМК находятся под постоянным управлением в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р 52614.2.
Целостность СМК при планировании и разработке процессов жизненного цикла обеспечивается согласованием с требованиями других процессов СМК и контролируется при проведении внутренних аудитов в соответствии с требованиями процесса УП-02 "Внутренний аудит".
УП-02 "Внутренний аудит"
|
Описание процесса: Деятельность по проведению внутренних аудитов (проверок) СМК |
||
|
Тип: управление ? основной ? вспомогательный ? |
||
|
Цель: Определение степени выполнения требований к СМК для оценки её результативности и выявление возможностей для улучшения СМК |
||
|
Владелец: Представитель высшего руководства в области качества |
Руководитель: заместитель директора по УР |
|
|
Поставщики процесса: 1 Министерство образования Пензенской области 2 Руководители заинтересованных предприятий 3 Родители |
Входы: 1 Объекты (должностные лица, процессы, документы), подлежащие проверке 2 Требования ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р 52614.2 и внутренней документации СМК |
|
|
Потребители процесса: 1 Министерство образования Пензенской области 2 Руководители заинтересованных предприятий 3 Родители |
Выходы: 1 Проверенные объекты 2 Результаты проверки на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р 52614.2 и внутренней документации СМК |
|
|
Ресурсы процесса: Нормативная документация, персонал |
||
|
Периодичность анализа процесса: Полугодие |
||
|
Контрольные точки процесса: |
Сроки выполнения работ |
|
|
Срок разработки проекта программы внутренних аудитов/ КТ1 |
до 1 сентября |
|
|
Срок рассылки программы аудитов/ КТ2 |
до 5 сентября |
|
|
Срок утверждения программы аудитов/ КТ3 |
до 10 сентября |
|
|
Срок разработки плана аудита/ КТ4 |
В соответствии с программой |
|
|
Срок проведения аудитов/ КТ5 |
В соответствии с программой |
|
|
Срок проведения анализа программы аудитов/ КТ6 |
до 20.01 и 20.06 |
|
|
Измерение процесса: в соответствии с таблицей 1 |
||
|
Документы, содержащие требования к процессу: 1 ГОСТ Р ИСО 9001-2008 "Системы менеджмента качества. Требования" 2 ГОСТ Р ИСО 19011-2003 "Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента" 3 ГОСТ Р 52614.2-2006 "Системы менеджмента качества. Руководящие указания по применению ГОСТ Р ИСО 9001-2008 в сфере образования" 4 ВП-01 "Управление персоналом". 5 ДП-05 "Применение статистических методов для анализа показателей образовательных услуг, процессов СМК и системы в целом" |
||
|
Перечень записей процесса: 1 Программа аудитов (форма Ф-УП-02-01) 2 План аудита (форма Ф-УП-02-02) 3 Чек-лист (форма Ф-УП-02-03) 4 Протокол о несоответствии (форма Ф-УП-02-04) 5 Отчёт об аудите (форма Ф-УП-02-05) 6 Отчет об анализе программы аудитов (форма Ф-УП-02-06) 7 Протокол заключительного совещания (форма Ф-ДП-02-01) |
||
|
Обозначения и сокращения: ДП - документированная процедура ПВР - представитель высшего руководства в области качества РАГ - руководитель аудиторской группы |
Таблица 1 - Критерии результативности процесса "Внутренний аудит "
|
№ |
Показатели качества процесса |
Метод определения показателя |
Значение показателя |
|
|
Процент выполнения программы внутренних аудитов |
Соотношение количества выполненных пунктов плана к общему количеству пунктов плана |
|||
|
Количество несоответствий, выявленных при внешнем аудите, но не выявленных при внутреннем аудите |
По фактическому количеству |
Алгоритм выполнения процесса
|
Ответственный за этап |
Алгоритм процесса |
Выходы (документы, формы, пояснения) |
ПВР, директор РАГ РАГ РАГ |
Размещено на http://www.allbest.ru/
|
1. Приказ о назначении аудиторской группы и руководителя аудиторской группы (зам. директора по УР) 2. Пояснение к этапу см. стр.8 3. РАГ рассылает программу аудитов на следующий год руководителям процессов до 5 сентября 4 РАГ проводит корректировку программы аудитов на следующий учебный год по отзывам и предложениям директора и руководителей процессов. Утверждение программы аудитов директором до 10 сентября. |
РАГ Директор РАГ Аудиторы |
Размещено на http://www.allbest.ru/
|
5 РАГ оформляет план аудита (форма УП-02-02), согласовывает его с проверяемыми должностными лицами в части состава аудиторской группы и срока проведения, рассылает им план не менее чем за неделю до начала аудита 6 ПВР в случае необходимости обеспечивает аудиторскую группу нормативной документацией и другими ресурсами 7 Вступительное совещание предварительно готовит и проводит РАГ. К основным вопросам на вступительном совещании относятся: подтверждение плана аудита; краткое изложение последовательности действий при аудите; ответы на вопросы проверяемых; обязанности сторон, которые принимают участие в аудите; определение необходимости, даты, времени и места проведения заключительного совещания. 8 РАГ и аудиторы анализируют данные предыдущих аудитов, данные о несоответствиях и корректирующих (предупреждающих) действиях (если такие данные имеются), регламентирующие документы СМК, другие документы, имеющие отношение к проверяемой деятельности. Если по результатам анализа были выявлены незавершенные несоответствия, РАГ включает проверку завершения этих действий в план аудита, если объем/цели аудита позволяют это сделать |
Аудиторы Аудиторы РАГ |
Размещено на http://www.allbest.ru/
|
9 При необходимости аудиторы подготавливают чек-листы (форма УП-02-03). Номер чек-листа состоит из номера аудита, тире, номера по порядку 10. Пояснение к этапу см. стр.8 11 Пояснение к этапу см. стр.9 12 Пояснение к этапу см. стр.9 |
РАГ |
Размещено на http://www.allbest.ru/
|
13 РАГ до 5 числа месяца, следующего за окончанием отчетного полугодия, изучает и анализирует программу и отчеты об аудитах с целью улучшения процесса проведения аудитов: проверяет фактическую степень выполнения графика аудитов и устанавливает причины невыполнения, рассматривает результаты и определяет тенденции в реализации программы аудитов, выборочно анализирует регистрационные документы по аудитам, проводит анализ повторяемости результатов аудитов в схожих условиях, если возможно, анализирует степень достижения целей программы аудитов, проверяет наличие внутренних претензий к работе аудиторов и анализирует их причины. По результатам анализа РАГ оставляет программу аудитов без изменения; вносит изменения в график аудитов; изменяет состав аудиторской группы или информирует ПВР о необходимости обеспечения программы аудитов недостающими ресурсами. РАГ до 20.01 и 20.06 оформляет и передает ПВР отчет об анализе программы аудитов (форма Ф-УП-02-06, см. пояснения) с приложением графика показателей измерения процесса и диаграмм (ДП-06). Копии отчетов хранятся у РАГ. |
Пояснение к этапу 2
Ответственным за управление программой аудитов является РАГ.
Цели программы внутренних аудитов устанавливает РАГ, исходя из требований СМК, политики в области качества, законодательных требований, требований заинтересованных сторон.
Проект программы внутренних аудитов (форма УП-02-01) на следующий учебный год подготавливает РАГ до 1 сентября, исходя из следующих соображений:
каждый процесс СМК должен быть проверен на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р 52614.2 и внутренних документов СМК не реже одного раза в учебный год;
каждое должностное лицо организации должно быть исчерпывающе проверено на соответствие всех аспектов его деятельности не реже одного раза в учебный год;
при регулярном выявлении несоответствий в одном процессе, аудиты этого процесса должны проводиться чаще;
сложность и важность процессов, подлежащих аудиту;
при наличии существенных изменений конфигурации СМК количество аудитов должно быть увеличено.
Объем программы аудита может изменяться в ходе ее реализации. Номер аудита состоит из номера по порядку, тире, обозначения года проведения аудита.
Пояснение к этапу 10
Аудиторы собирают информацию путем анализа документации, собеседования с персоналом, непосредственного наблюдения за осуществляемой деятельностью.
Полученная информация регистрируется аудитором в чек-листе. Для того чтобы информация рассматривалась как свидетельство аудита, она должна быть проверяемой.
Аудиторы периодически устно сообщают РАГ информацию о ходе аудита. На основании этой информации, а также собственных данных, РАГ, при необходимости, корректирует план аудита.
О всех нарушениях процедуры проведения аудита со стороны аудиторов или проверяемого персонала РАГ сообщает ПВР.
Если в процессе аудита получены свидетельства исключительной важности, предполагающие значительный риск по отношению к безопасности (учащихся, персонала, пожарной и т.п.), качеству услуги или охране окружающей среды, РАГ немедленно информирует об этом ПВР и директора.
Для выработки наблюдений аудитор оценивает полученные свидетельства аудита с точки зрения критериев аудита.
Аудитору следует избегать отклонения от критериев аудита. Если у аудитора есть серьезные основания предполагать, что получены важные свидетельства, классифицировать которые по имеющимся критериям аудита невозможно, аудитор должен предоставить полученную информацию РАГ.
Наблюдение аудита может указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита.
Наблюдения аудита аудитор оформляет в виде протоколов о несоответствии, в которых также определяются последующие действия по результатам аудита.
Номер протокола о несоответствии состоит из номера аудита, тире, номера по порядку.
Протокол подписывает РАГ и руководитель процесса, для которого зафиксировано несоответствие. Оригиналы протоколов о несоответствии хранятся у РАГ. Копии протоколов предоставляются исполнителям, ответственным за реализацию принятых действий.
Пояснение к этапу 11
РАГ проводит заключительное совещание аудиторской группы совместно с руководителем проверяемого процесса с целью выработки заключений по результатам аудита. На совещании проводится анализ наблюдения аудита с точки зрения целей аудита, подготавливаются рекомендации по устранению выявленных несоответствий, обсуждается целесообразность проведения повторного аудита. Если невозможно назначить корректирующие/предупреждающие действия на заключительном совещании, то согласовываются сроки их предоставления. Любые разногласия должны обсуждаться и, по возможности, разрешаться. Если к согласию прийти не удалось, в протоколе совещания регистрируются все мнения, с тем, чтобы решение по разногласию мог принять ПВР. Протокол совещания по форме Ф-ДП-02-01.
Пояснение к этапу 12
РАГ подготавливает отчет по аудиту (форма Ф-УП-02-05) в срок не более 5 дней и согласовывает его с ПВР. При необходимости РАГ дорабатывает отчет по замечаниям ПВР в течение 2 дней. Отчеты о несоответствиях прилагаются к отчету по аудиту. Отчет утверждает директор. Копии отчета РАГ рассылает заинтересованным сторонам. После рассылки копий утвержденного отчёта аудит считается завершенным. Последующие корректирующие/предупреждающие действия, принятые по результатам данного аудита, выполняются в согласованные сроки и не рассматриваются как часть данного аудита. Для проверки выполнения корректирующих/предупреждающих действий может быть запланирован дополнительный аудит.
Пояснение к этапу 13
Аудиторов выбирает РАГ из числа обученного персонала по согласованию с ПВР. В случае выявления необходимости обучения сотрудника на внутреннего аудитора, ПВР проводит выбор обучающей организации в соответствии с требованиями процесса ВП-01 "Управление персоналом".
Квалификационные требования к аудиторам содержат требования к личным качествам, к знаниям и умениям (образование, опыт работы, подготовка как аудиторов, опыт проведения аудитов), к способности применять знания и умения.
Личные качества:
Аудиторы должны обладать личными качествами, которые давали бы им возможность действовать в соответствии с принципами аудита.
Аудитор должен быть:
а) этичным, т.е. справедливым, правдивым, искренним, честным и тактичным;
б) широких взглядов, т.е. готовым рассмотреть альтернативные идеи или точки зрения;
в) дипломатичным, т.е. тактичным в обращении с людьми;
г) наблюдательным;
д) проницательным, т.е. осознавать и быть способным понять ситуацию;
е) гибким, т.е. способным быстро приспосабливаться к различным ситуациям;
ж) настойчивым, т.е. постоянно нацеленным на достижение целей;
з) решительным, т.е. своевременно приходить к заключениям, основанным на логичном рассуждении и анализе;
и) самостоятельным, т.е. способным действовать и работать независимо, при этом эффективно сотрудничая с другими.
Требования к знаниям и умениям:
Для формализации требований к знаниям и умениям аудиторов вводится балльная система оценки знаний и умений аудиторов.
Балльные значения для различных категорий знаний и умений позволяют оценивать способность аудитора выполнять свои функции. Требования к знаниям и умениям, и соответствующие балльные значения для оценки аудиторов приведены в таблице:
|
Требование |
Образование |
Опыт работы в организации |
Опыт проведения аудитов |
|||||||
|
Критерии оценки |
высшее |
среднее специальное |
среднее и ниже |
более 5 лет |
1-5 лет |
до 1 года |
более 5 |
1-5 |
нет |
|
|
Баллы |
3 |
1 |
0 |
3 |
1 |
0 |
5 |
1 |
0 |
РАГ делает записи в "Отчете об анализе программы аудитов".
Способность применять знания и умения:
Способность аудитора применять свои знания и умения для квалифицированного проведения аудитов определяется из следующих соображений:
1) Сумма баллов для аудитора при проведении внутреннего аудита составляет не менее 4;
2) Сумма баллов для РАГ при проведении внутреннего аудита составляет не менее 6.
Для поддержания квалификации аудиторы систематически участвуют в проведении внутренних аудитов. При формировании аудиторских групп РАГ, по возможности, равномерно распределяет аудиторов по группам так, чтобы все аудиторы имели возможность поддерживать свою квалификацию на высоком уровне.
Повышение квалификации аудиторов осуществляется посредством обучения во внешних организациях, обучения менее опытных аудиторов или стажеров более опытными, самообучения. Необходимость дополнительного обучения аудиторов во внешних организациях определяет ПВР.
При назначении аудиторов РАГ учитывает то, что аудитор не должен проверять собственную работу.
Форма Ф-УП-02-01
Утверждаю
Директор колледжа
________________________
"______"_____________20___г.
Программа внутренних аудитов СМК на 20____ г.
Цели аудита:
Определение степени соответствия деятельности проверяемого подразделения или процесса критериям аудита
Определение степени соответствия нормативной документации и деятельности колледжа по специальности _____________
Оценка результативности системы менеджмента качества
Определение областей возможного улучшения системы менеджмента
Оценка результативности процесса
Иное __________________________
|
№ аудита |
Цели аудита |
Объекты аудита (проверяемые подразделение или должностные лица, процессы СМК, услуга) |
Критерии аудита |
Период проведения аудита |
Фамилия и инициалы руководителя аудиторской группы |
Отметка о выполнении |
||
|
Внешние |
Внутренние |
|||||||
Форма Ф-УП-02-02
План проведения внутреннего аудита СМК №_______
Цели аудита
_____________________________________________________________
Основание для аудита (программа, распоряжение, приказ)
______________________
Сведения о проведении аудита:
|
Объекты аудита (Проверяемые подразделения или должностные лица, процессы СМК, услуга) |
Критерии аудита |
Период проведения аудита |
Инициалы, фамилия аудитора |
||
|
Внешние |
Внутренние |
||||
Форма Ф-УП-02-03
Чек-лист
|
Аудитор ______________ |
Аудит №_______ |
Лист _________ Всего листов ________ |
||
|
Должностное лицо: |
Процесс СМК, услуга: |
|||
|
№ п/п |
Требование |
Отметка (+/-) |
Соответствие критериям (да/нет) |
|
Форма Ф-УП-02-04
|
Протокол несоответствий, корректирующих и предупреждающих действий № _________ |
||||
|
Аудит №____________ |
Дата ______________ |
Должностное лицо _____________ |
Нормативный документ (пункт НД) |
|
|
Несоответствие: Предполагаемая причина несоответствия: Несоответствие выявлено впервые ________, повторяется: ________ |
||||
|
Представитель проверяемого подразделения |
Аудитор |
|||
|
Ф. И.О. |
||||
|
Подпись |
||||
|
Дата |
||||
|
Заполняет руководитель аудиторской группы |
||||
|
Корректирующие и предупреждающие действия по устранению несоответствия и причины несоответствия |
Исполнитель |
Срок исполнения |
||
|
Руководитель проверяемого подразделения _____________________________ |
||||
|
Заполняет руководитель проверяемого подразделения |
||||
|
Результаты выполнения корректирующих и предупреждающих действий |
Данные о лице, проверившем выполнение и эффективность мероприятий |
|||
|
№№ мероприятий |
Выполнены |
Ф. И.О. |
||
|
№№ мероприятий ____________________________________________________________________________________________________________ |
Не выполнены |
Должность |
||
|
№№ мероприятий |
Результативны |
Подпись |
||
|
№№ мероприятий |
Нерезультативны |
Дата |
||
|
Ознакомлен: ПВР в области качества ___________________________ |
||||
|
Заполняет лицо, проверившее выполнение и результативность выполнения мероприятий |
Форма Ф-УП-02-05
Отчет об аудите №
от "_____" _________________ 20__г.
Период проведения аудита ____________________________
|
Цели аудита |
Объекты аудита (Проверяемые подразделения или должностные лица, процессы СМК, услуга) |
|
|
План аудита (не) выполнен _________ Выполнение мероприятий по предыдущему аудиту (не) проверено _______ Выводы и заключение по аудиту: Проведение внутреннего аудита и проверка документации СМК привели к следующему итоговому результату: Всего выявлено несоответствий: ________ из них повторяющихся ______ (может быть указана оценка состояния СМК, выполнение политики в области качества, достижение целей параметров процессов, характеристика замечаний и несоответствий, положительные моменты деятельности): Рекомендации по улучшению деятельности: Требуется проведение дополнительного внутреннего аудита: да нет |
Результаты проверки представил
Руководитель аудиторской группы
__________________ ___________________
Подпись И.О. Фамилия
С результатами проверки ознакомлены:
__________________ _____________________
Подпись И.О. Фамилия
Форма Ф-УП-02-06
Утверждаю
ПВР
_____________ ____________
"____" __________ 20 ____ г.
Отчет об анализе программы аудитов на 20____ год
Таблица 1. Выполнение программы аудитов
|
Аудитов запланировано |
Аудитов проведено |
Примечание (причины проведения внеплановых или повторных аудитов) |
|
Таблица 2. Количество несоответствий
|
№ п/п |
Объект несоответствия |
Количество несоответствий |
Примечание (наличие повторных несоответствий по одной и той же причине) |
||
|
за отчетный период |
за предыдущий период |
||||
|
всего |
|||||
|
Предложения по улучшению: |
Таблица 3. Выполнение корректирующих/предупреждающих действий
|
Количество корректирующих/предупреждающих действий |
Примечание (причины невыполнения) |
||
|
запланировано |
проведено |
||
Таблица 4. Компетентность аудиторов
|
Компетентность аудиторов |
Свидетельства некомпетентности аудитора |
Требование к обучению аудитора |
|||||
|
Ф. И.О. |
Квалификационный балл |
||||||
|
Образование |
Опыт работы в организации |
Опыт проведения аудитов |
Итого |
||||
|
Руководитель аудиторской группы |
|||||||
|
Аудиторы |
|||||||
|
Аудиторы-стажеры |
|||||||
РАГ ___________________ _________________________________
Лист согласования
Утвержден приказом от 07.09.2011 г. № 186
Разработал
Заместитель директора по УР
Согласовано:
Заместитель директора по УПР
Заведующий отделом качества образования
Лист рассылки
|
Фамилия, инициалы |
Должность |
№ экземпляра |
Дата получения |
Роспись в получении |
|
Итак, в колледже в соответствии с программой проводятся внутренние аудиты, чтобы установить [16, с.29]:
а) соответствие СМК запланированным мероприятиям (п.7.1 РК), требованиям ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р 52614.2 и требованиям к СМК, установленным ОУ;
б) результативность внедрения СМК и поддержания ее в рабочем состоянии.
Программа аудитов (проверок) разрабатывается с учетом статуса и важности процессов и областей, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, область аудита, частота и методы проведения аудитов определены в процессе УП-02 "Внутренний аудит". Выбор аудиторов и проведение аудитов обеспечивают объективность и беспристрастность процесса аудита. Согласно требованиям процесса УП-02 "Внутренний аудит" аудиторы не проверяют свою собственную работу.
Ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также к отчетности о результатах и поддержанию в рабочем состоянии записей, определены в процессе УП-02 "Внутренний аудит", разработанном на основании ГОСТ Р ИСО 19011.
3.2 Анализ документооборота процесса УП-02 "Внутренний аудит" в ГБПОУ ПО "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина"
Анализ документооборота позволяет упорядочить потоки документации и дает возможность сократить расходы на создание и обработку документов. Так как объектом нашего исследования выступает документированный процесс "Внутренний аудит", то возникает необходимость определения данного понятия. Анализируя понятие "документооборот" мы пришли к мнению, что "документооборот процесса "Внутренний аудит" - это движение документов внутреннего аудита в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело".
Все документы процесса "Внутренний аудит" являются внутренними документами системы менеджмента качества колледжа. К ним относятся:
1. Программа аудитов (форма Ф-УП-02-01);
2. План аудита (форма Ф-УП-02-02);
3. Чек-лист (форма Ф-УП-02-03);
4. Протокол о несоответствии (форма Ф-УП-02-04);
5. Отчёт об аудите (форма Ф-УП-02-05);
6. Отчет об анализе программы аудитов (форма Ф-УП-02-06);
7. Протокол заключительного совещания (форма Ф-ДП-02-01).
Все документы процесса "Внутренний аудит" проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.
При организации движения документов процесса "Внутренний аудит" учитываются все необходимые факторы:
способ принятия решения и, соответственно, издания документа;
содержание документа: наличие в документе поручений, требующих исполнения, или информации, инициирующей решение.
Также учитываются и принципы организации документооборота: оперативность, единообразие, однократность, исключение лишних инстанций. Применяется главное правило документооборота - оперативное движение по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Документооборот процесса "Внутренний аудит" начинается с издания приказа об утверждении аудиторской группы и назначении руководителя аудиторской группы (РАГ) (Приложение А).
Руководитель аудиторской группы (РАГ) подготавливает проект программы внутренних аудитов. Цели программы внутренних аудитов устанавливает РАГ, исходя из требований СМК, политики в области качества, законодательных требований, требований заинтересованных сторон. Проект программы внутренних аудитов (форма УП-02-01) на следующий учебный год подготавливает РАГ до 1 сентября. Ответственным за управление программой аудитов является РАГ. Объем программы аудита может изменяться в ходе ее реализации. Номер аудита состоит из номера по порядку, тире, обозначения года проведения аудита.
РАГ рассылает программу аудитов на следующий год руководителям процессов до 5 сентября.
РАГ проводит корректировку программы аудитов на следующий учебный год по отзывам и предложениям директора и руководителей процессов. Программу утверждает директор (Приложение Б).
РАГ оформляет план аудита (форма УП-02-02) (Приложение В), согласовывает его с проверяемыми должностными лицами в части состава аудиторской группы и срока проведения, рассылает им план не менее чем за неделю до начала аудита.
РАГ и аудиторы анализируют данные предыдущих аудитов, данные о несоответствиях и корректирующих (предупреждающих) действиях (если такие данные имеются), регламентирующие документы СМК, другие документы, имеющие отношение к проверяемой деятельности. Если по результатам анализа были выявлены незавершенные несоответствия, РАГ включает проверку завершения этих действий в план аудита, если объем/цели аудита позволяют это сделать.
Аудиторы подготавливают чек-листы (форма УП-02-03). Номер чек-листа состоит из номера аудита, тире, номера по порядку. Аудиторы собирают информацию путем анализа документации, собеседования с персоналом, непосредственного наблюдения за осуществляемой деятельностью. Полученная информация регистрируется аудитором в чек-листе (Приложение Г).
Наблюдение аудитора может указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита. Наблюдения аудитор оформляет в виде протоколов о несоответствии, в которых также определяются последующие действия по результатам аудита (Приложение Д). Номер протокола о несоответствии состоит из номера аудита, тире, номера по порядку.
Протокол подписывает РАГ и руководитель процесса, для которого зафиксировано несоответствие. Оригиналы протоколов о несоответствии хранятся у РАГ. Копии протоколов предоставляются исполнителям, ответственным за реализацию принятых действий.
РАГ проводит заключительное совещание аудиторской группы совместно с руководителем проверяемого процесса с целью выработки заключений по результатам аудита. Составляется протокол совещания по форме Ф-ДП-02-01.
РАГ подготавливает отчет по аудиту (форма Ф-УП-02-05) в срок не более 5 дней и согласовывает его с ПВР (Приложение Е). При необходимости РАГ дорабатывает отчет по замечаниям ПВР в течение 2 дней. Отчеты о несоответствиях прилагаются к отчету по аудиту. Отчет утверждает директор. Копии отчета РАГ рассылает заинтересованным сторонам. После рассылки копий утвержденного отчёта аудит считается завершенным.
РАГ до 20.01 и 20.06 оформляет и передает ПВР отчет об анализе программы аудитов (форма Ф-УП-02-06) с приложением графика показателей измерения процесса и диаграмм (ДП-06). Копии отчетов хранятся у РАГ.
Анализ документооборота процесса "Внутренний аудит" в ГБПОУ Пензенской области "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина" показывает наличие рациональных связей между документами и четкость во взаимоотношениях различных служб. Рациональная система взаимосвязей между службами, участвующими в процессе внутреннего аудита, базируется на следующих принципах: документ по возможности формируется в одной службе (службе качества образования); число согласовывающих и утверждающих инстанций сведено к минимуму; маршрут движения документа исключает возвраты, петли и движение в направлении, обратном ходу его маршрута.
Заключение
Документооборот - это движение документов на предприятии, в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
Цель данной дипломной работы заключалась в изучении и анализе документооборота процесса "Внутренний аудит" в образовательной организации.
Нами были изучены теоретические подходы к организации документооборота, обобщены требования, предъявляемые к документации внутреннего аудита.
Мы определили понятие "документооборот процесса "Внутренний аудит" " Это движение документов внутреннего аудита в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.
Осуществили анализ документооборота процесса УП-02 "Внутренний аудит" в ГБПОУ ПО "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина". Все документы процесса "Внутренний аудит" являются внутренними документами системы менеджмента качества колледжа. К ним относятся: программа аудитов; план аудита; чек-лист; протокол о несоответствии; отчёт об аудите; отчет об анализе программы аудитов; протокол заключительного совещания.
Все документы процесса "Внутренний аудит" проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. При организации движения документов процесса "Внутренний аудит" учитываются все необходимые факторы: способ издания документа и содержание документа. Также учитываются и принципы организации документооборота: оперативность, единообразие, однократность, исключение лишних инстанций.
Представленный в работе подход к организации документооборота процесса "Внутренний аудит" в ГБПОУ ПО "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина" может применяться в любой образовательной организации.
Библиографический список
1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - М.: Изд-во стандартов, 1998.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
3. ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. - М.: Издательство стандартов, 2001. - 59 с.
4. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей.5-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007.
5. Берг.О. Документооборот и его организация на предприятии // Кадровый вопрос. - 2012. - №5.
6. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. - М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 2007.
7. Гутцайт Е.М. Аудит проведен: что дальше? // Аудитор. - 2014. - №1
8. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Под редакцией Т.В. Кузнецовой. Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
9. Документирование системы менеджмента качества: учебное пособие / авт. - сост.А. А. Морозова. - Пенза, 2011. - 94 с.
10. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.
11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.
12. Нитецкий В.В. Правовые основы независимой аудиторской деятельности // Аудиторские ведомости. - 2006. - № 3. - С.13.
13. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф.В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 592 с.
14. Основные правила работы архивов организаций. - М: Росархив, ВНИИДАД, 2011.
15. Подольский В.И., Савин А.А., Сотникова Л.В. Аудит: Учебник для вузов / под ред. проф.В.И. Подольского. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2008 г. - 583 с.
16. Руководство по качеству. Система менеджмента качества - Пенза: ПКУиПТ, 2011. - 52 с.
17. Самсонова М.В. Управление документацией системы менеджмента качества: учебное пособие. - Ульяновск: УлГТУ, 2008. - 122 с.
18. Скобара В.В. Аудит: методология и организация. М., 2011. - 65 с.
19. Сотникова Л.В. Оценка состояния внутреннего аудита. Практическое пособие/ под ред. проф.В. И, Подольского. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 143 с.
20. Федеральный закон от 30 декабря 2008 г. N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности".
21. Филипповская О.В. Анализ организации внешнего и внутреннего контроля качества работы аудиторских организаций и аудиторов // Аудитор. - 2014. - №1.
22. Фионова Л.Р. Проблемы организации делопроизводства в школе и пути их решения // Делопроизводство. - 2013. - №4.
23. Янковая В.Ф. Организация движения внутренних документов (на примере движения распорядительных документов) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2012. - №6.
Приложения
Приложение А
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования
"Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина"
ПРИКАЗ
_________________ 2011 г. № ______
Об утверждении аудиторской группы
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить состав аудиторской группы согласно приложению №1;
Назначить руководителем аудиторской группы М.В. Денисова;
Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по учебной работе Т.М. Барашкову.
Состав аудиторской группы
Т.М. Барашкова, заместитель директора по УР;
И.А. Ворон, заместитель директора по ВР;
Ю.К. Михайлов, заместитель директора по УПР;
В.В. Землянский, заместитель директора по НМР;
В.С. Сафронов, заместитель директора по АХР;
О.А. Юк...
Подобные документы
Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
реферат [33,6 K], добавлен 11.12.2010Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа [45,0 K], добавлен 09.12.2012Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа [442,2 K], добавлен 22.08.2013Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота. Структура кадровой документации и организация оборота документов. Анализ состава сотрудников МОУ "СОШ №1 города Жирновска". Этапы проведения аудита кадрового документооборота организации.
курсовая работа [1,1 M], добавлен 25.12.2014Теория управления документооборотом в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота, характеристика стандартов ИСО. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.
дипломная работа [492,0 K], добавлен 05.09.2016Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.
контрольная работа [25,8 K], добавлен 09.03.2016Документирование управленческой деятельности в историческом аспекте. Совершенствование содержания и оформления документов. Использование систем для создания в организации электронного документооборота и автоматизирования работы с бумажными документами.
дипломная работа [245,5 K], добавлен 13.02.2009Значение документационного обеспечения в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения.
дипломная работа [1,9 M], добавлен 19.12.2013Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.
контрольная работа [48,1 K], добавлен 05.01.2012Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.
курсовая работа [909,9 K], добавлен 25.01.2015Основные положения документооборота в организации. Характеристика документа в области качества. Этапы документооборота на предприятии. Анализ документов процесса производства продукции. Разработка и совершенствование документа производственного процесса.
курсовая работа [79,5 K], добавлен 19.10.2013Роль и значение деятельности секретаря в современной организации. Современные категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям. Анализ прохождения и порядка исполнения входящих и исходящих документов на предприятии ООО "Набаз".
курсовая работа [72,2 K], добавлен 03.03.2016Описание технологических процессов обработки документной информации. Исследование правил и форм регистрации документов. Контроль за исполнением документов. Информационно-справочная работа. Специализированные программы автоматизации документооборота.
контрольная работа [29,8 K], добавлен 25.06.2014Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.
контрольная работа [789,0 K], добавлен 08.04.2013Краткая характеристика деятельности ООО "Новая городская инфраструктура Прикамья". Организационная структура Пермского отделения сбыта. Движение входящих, исходящих и внутренних документов фирмы. Общий порядок регистрации документации на предприятии.
отчет по практике [1,3 M], добавлен 19.12.2013Порядок организации документооборота, хранения документов и их использования в текущей деятельности учреждения. Понятие и формы распорядительной документации, ее оформление, согласование и подписание. Регистрация, учет и контроль исполнения актов.
курсовая работа [82,8 K], добавлен 23.11.2010История накопления навыков в сфере документирования в России. Унификация и стандартизация оформления деловых бумаг. Процесс приема, обработки и распределения поступающих и исходящих документов. Проблема совершенствования и автоматизации документооборота.
курсовая работа [48,0 K], добавлен 02.12.2010Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.
курсовая работа [159,1 K], добавлен 23.02.2011Требования к документообороту, обязательные для соблюдения во всех учреждениях. Этапы технологического процесса обработки и движения поступивших документов. Централизованная и децентрализованная регистрация корреспонденции, индексирование документов.
контрольная работа [25,3 K], добавлен 29.06.2013Понятие электронного документооборота на предприятии как полного цикла автоматизации движения документов. Выполнение основных операций. Ключевые требования к системе электронного документооборота, общая характеристика ее функциональных возможностей.
презентация [224,5 K], добавлен 16.10.2015
