Анализ документооборота процесса "Внутренний аудит" в образовательной организации
Теоретические подходы к организации документооборота. Организация движения внутренних документов. Прохождение исполнения входящих, исходящих документов. Документирование внутреннего аудита. Значение документированного процесса управленческой деятельности.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 11.09.2016 |
| Размер файла | 498,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
ОП-08 "Содействие трудоустройству выпускников"
Февраль 2013
Морозова А. А.
Майорова Л.Г.
ВА-09-12
1, 5, 6, 7
ОП-06 "Организация методической работы"
ГОСТ Р ИСО 9001-2008, ГОСТ Р 52614.2-2006
(п. п.4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.6.2, 8.4, 8.5)
ОП-06 "Организация методической работы"
Февраль 2013
Барашкова Т.М.
ВА-10-12
1, 5, 6, 7
ОП-05 "Организация производственной (профессиональной) практики студентов"
ГОСТ Р ИСО 9001-2008, ГОСТ Р 52614.2-2006
(п. п.4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.6.2, 7.5, 8.2.3, 8.4, 8.5)
ОП-05 "Организация производственной (профессиональной) практики студентов"
Март 2013
Новикова И.И.
ВА-11-12
1, 5, 6, 7
ОП-08 "Содействие трудоустройству выпускников"
ГОСТ Р ИСО 9001-2008, ГОСТ Р 52614.2-2006
(п. п.4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.6.2, 7.2.1, 8.2.1, 8.2.3, 8.4, 8.5)
ОП-08 "Содействие трудоустройству выпускников"
Март 2013
Морозова А. А.
Ворон И.А.
ВА-12-12
1, 5, 6, 7
ВП-04 "Обеспечение учебно-методической литературой"
ГОСТ Р ИСО 9001-2008, ГОСТ Р 52614.2-2006
(п. п.4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.6.2, 6.3, 8.2.3, 8.4, 8.5)
ВП-04 "Обеспечение учебно-методической литературой"
Апрель 2013
Землянский В.В.
ВА-13-12
1, 5, 6, 7
ВП-02 "Управление зданиями, сооружениями и рабочим пространством"
ВП-03 "Управление транспортными средствами"
ГОСТ Р ИСО 9001-2008, ГОСТ Р 52614.2-2006
(п. п.4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.6.2, 6.3, 8.2.3, 8.4, 8.5)
ВП-02 "Управление зданиями, сооружениями и рабочим пространством"
ВП-03 "Управление транспортными средствами
Апрель 2013
Рябинина Е.В.
ВА-14-12
1, 5, 6, 7
ВП-05 "Управление средствами вычислительной техники"
ВП-07 "Управление спортивным оборудованием и инвентарем"
ВП-09 "Закупки"
ГОСТ Р ИСО 9001-2008, ГОСТ Р 52614.2-2006, № 94-ФЗ
(п. п.4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.6.2, 7.4, 8.2.3, 8.4, 8.5)
ВП-05 "Управление средствами вычислительной техники"
ВП-07 "Управление спортивным оборудованием и инвентарем"
ВП-09 "Закупки"
Май 2013
Оськин А.А.
ВА-15-12
1, 5, 6, 7
Процесс ВП-08 "Обеспечение безопасности жизнедеятельности студентов и персонала"
ГОСТ Р ИСО 9001-2008, ГОСТ Р 52614.2-2006, № 94-ФЗ
(п. п.4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.6.2, 7.4, 8.2.3, 8.4, 8.5)
ВП-08 "Обеспечение безопасности жизнедеятельности студентов и персонала"
Июнь 2013
Михайлов Ю.К.
ВА-16-12
1, 5, 6, 7
ОП-01 "Исследование и анализ рынка труда и образовательных услуг"
ГОСТ Р ИСО 9001-2008, ГОСТ Р 52614.2-2006
(п. п.4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.6.2, 7.2.1, 8.2.1, 8.2.3, 8.4, 8.5)
ОП-01 "Исследование и анализ рынка труда и образовательных услуг"
Июнь 2013
Морозова А.А.
Приложение В
План проведения внутреннего аудита СМК № ВА-01-12
Цели аудита:
Определение степени соответствия деятельности процесса ВП-01 "Управление персоналом" критериям аудита;
Оценка результативности процесса;
Подтверждение соответствия деятельности персонала колледжа требованиям документации СМК (внешней и внутренней);
Подтверждение соответствия документации СМК колледжа, включая записи, требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р 52614.2.
Основание для аудита (программа, распоряжение, приказ): Программа внутренних аудитов СМК на 2012/2013 учебный год;
Сведения о проведении аудита:
|
Объекты аудита (Проверяемые подразделения или должностные лица, процессы СМК, услуга) |
Критерии аудита Приложение |
Период проведения аудита |
Инициалы, фамилия аудитора |
||
|
Внешние |
Внутренние |
||||
|
Перечень записей процесса ВП - 01 "Управление персоналом" |
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 ГОСТ Р 52614.2- 2006 |
Устав ГБОУ СПО Пензенской области "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина" Руководство по качеству |
11.09.2012-18.09.2012 |
Т.М. Барашкова |
|
|
Соответствие записей процесса ВП - 01 "Управление персоналом" требованиям СМК |
|||||
|
Личные дела студентов |
Положение о приемной комиссии ГБОУ СПО Пензенской области "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина" |
РАГ ___________ А.А. Морозова 10.09.2012
ОЗНАКОМЛЕНЫ:
Руководитель проверяемого процесса ___________ Т.В. Гудкова
Приложение Г
Чек-лист
|
Аудитор: Т.М. Барашкова |
Аудит № ВА-01-12 |
Лист 1 Всего листов 1 |
||
|
Должностное лицо: руководитель процесса ВП - 01 "Управление персоналом" Т.В. Гудкова |
Процесс СМК (услуга): процесс ВП - 01 "Управление персоналом" |
|||
|
№ п/п |
Требование |
Отметка (+/-) |
Соответствие критериям (да/нет) |
|
|
1. |
Записи о подготовке, переподготовке и повышении квалификации в личных карточках персонала |
+ |
да |
|
|
2. |
Должностная инструкция |
+ |
да |
|
|
3. |
Журнал учета ознакомления работников колледжа с правовыми документами |
- |
- |
|
|
4. |
Трудовой договор |
+ |
да |
|
|
5. |
Книга регистрации трудовых договоров |
+ |
да |
|
|
6. |
Приказ |
+ |
||
|
7. |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей |
+ |
да |
|
|
8. |
Журнал по учету и бронированию военнообязанных |
+ |
да |
|
|
9. |
Личная карточка |
+ |
да |
|
|
10. |
Опись документов |
+ |
да |
|
|
11. |
Журнал (табель) учета рабочего времени |
+ |
да |
|
|
12. |
Журнал регистрации приказов по личному составу |
+ |
да |
|
|
13. |
Журнал учета больничных листков |
+ |
да |
|
|
14. |
Сведения о педагогических работниках |
+ |
да |
|
|
15. |
График прохождения аттестации |
+ |
да |
|
|
16. |
Отчет о функционировании процесса |
+ |
да |
|
|
17. |
Личные дела студентов |
+ |
нет |
Приложение Д
|
Протокол несоответствий, корректирующих и предупреждающих действий № ВА-01-12-01 |
||||
|
Аудит № ВА-01-12 |
Дата 19.09.2012 |
Должностное лицо Зам. директора по УР Т.М. Барашкова |
Нормативный документ (пункт НД) ГОСТ Р ИСО 9001-2008, ГОСТ Р 52614.2-2006 (п. п.4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.6.2, 6.2, 8.2.3, 8.4, 8.5) |
|
|
Несоответствие: Отсутствует журнал учета ознакомления работников колледжа с правовыми документами Состав документов личных дел студентов (список прилагается) не соответствует требованиям пункта 6.3 Положения о приемной комиссии ГБОУ СПО Пензенской области "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина" Предполагаемая причина несоответствия: Не выполнение пункта 1.3 Правил внутреннего трудового распорядка ГБОУ СПО Пензенской области "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина" Не выполнение пункта 6.3 Положения о приемной комиссии ГБОУ СПО Пензенской области "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина" Несоответствие выявлено впервые |
||||
|
Представитель проверяемого подразделения |
Аудитор |
|||
|
Ф. И.О. |
Т.В. Гудкова |
Т.М. Барашкова |
||
|
Подпись |
||||
|
Дата |
19.09.2012 |
19.09.2012 |
||
|
Корректирующие и предупреждающие действия по устранению несоответствия и причины несоответствия |
Исполнитель |
Срок исполнения |
||
|
Сформировать журнал учета ознакомления работников колледжа с правовыми документами |
Т.В. Гудкова |
до 29.09.2012 |
||
|
Состав документов личных дел студентов (список прилагается) привести в соответствие с требованиями пункта 6.3 Положения о приемной комиссии ГБОУ СПО Пензенской области "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина" |
Ответственный секретарь Приемной комиссии |
до 29.09.2012 |
||
|
Включить в процесс ВП-01 форму Ф-ВП-01-XX Реестр приказов по движению численности студентов ГБОУ СПО Пензенской области "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина" |
Т.В. Гудкова |
до 29.09.2012 |
||
|
Руководитель проверяемого подразделения ________________ Т.В. Гудкова |
||||
|
Заполняет руководитель проверяемого подразделения |
||||
|
Результаты выполнения корректирующих и предупреждающих действий |
Данные о лице, проверившем выполнение и эффективность мероприятий |
|||
|
Сформировать журнал учета ознакомления работников колледжа с правовыми документами |
Выполнено |
Ф. И.О. |
А.А. Морозова |
|
|
Состав документов личных дел студентов (список прилагается) привести в соответствие с требованиями пункта 6.3 Положения о приемной комиссии ГБОУ СПО Пензенской области "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина" |
Выполнено |
Должность |
Зав. отделом качества образования |
|
|
Включить в процесс ВП-01 форму Ф-ВП-01-XX Реестр приказов по движению численности студентов ГБОУ СПО Пензенской области "Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина" |
Выполнено |
Подпись Дата |
||
|
Ознакомлен: ПВР в области качества ___________________________Т.М. Барашкова |
||||
|
Заполняет лицо, проверившее выполнение и результативность выполнения мероприятий |
Приложение Е
Отчет об аудите № ВА-01-12
от "19" сентября 2012 г.
Период проведения аудита 11.09.2012-18.09.2012
|
Цели аудита |
Объекты аудита (Проверяемые подразделение или должностные лица, процессы СМК, услуга) |
|
|
Определение степени соответствия деятельности процесса ВП - 01 "Управление персоналом" критериям аудита. Оценка результативности процесса. Подтверждение соответствия деятельности персонала колледжа требованиям документации СМК (внешней и внутренней). Подтверждение соответствия документации СМК колледжа, включая записи, требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р 52614.2. |
Перечень записей процесса ВП - 01 "Управление персоналом" Соответствие записей процесса ВП - 01 "Управление персоналом" требованиям СМК Личные дела студентов (подбор студентов по базе образования) |
План аудита выполнен
Выводы и заключение по аудиту:
Проведение внутреннего аудита и проверка документации СМК привели к следующему итоговому результату:
Всего выявлено несоответствий: 2 из них повторяющихся 0
Рекомендации по улучшению деятельности:
Составить опись документов в личных делах студентов.
Требуется проведение дополнительного внутреннего аудита: нет
Результаты проверки представил _________________ Т.М. Барашкова
Руководитель аудиторской группы _______________ А.А. Морозова
С результатами проверки ознакомлены: ___________ Т.В. Гудкова
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
реферат [33,6 K], добавлен 11.12.2010Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа [45,0 K], добавлен 09.12.2012Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа [442,2 K], добавлен 22.08.2013Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота. Структура кадровой документации и организация оборота документов. Анализ состава сотрудников МОУ "СОШ №1 города Жирновска". Этапы проведения аудита кадрового документооборота организации.
курсовая работа [1,1 M], добавлен 25.12.2014Теория управления документооборотом в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота, характеристика стандартов ИСО. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.
дипломная работа [492,0 K], добавлен 05.09.2016Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.
контрольная работа [25,8 K], добавлен 09.03.2016Документирование управленческой деятельности в историческом аспекте. Совершенствование содержания и оформления документов. Использование систем для создания в организации электронного документооборота и автоматизирования работы с бумажными документами.
дипломная работа [245,5 K], добавлен 13.02.2009Значение документационного обеспечения в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения.
дипломная работа [1,9 M], добавлен 19.12.2013Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.
контрольная работа [48,1 K], добавлен 05.01.2012Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.
курсовая работа [909,9 K], добавлен 25.01.2015Основные положения документооборота в организации. Характеристика документа в области качества. Этапы документооборота на предприятии. Анализ документов процесса производства продукции. Разработка и совершенствование документа производственного процесса.
курсовая работа [79,5 K], добавлен 19.10.2013Роль и значение деятельности секретаря в современной организации. Современные категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям. Анализ прохождения и порядка исполнения входящих и исходящих документов на предприятии ООО "Набаз".
курсовая работа [72,2 K], добавлен 03.03.2016Описание технологических процессов обработки документной информации. Исследование правил и форм регистрации документов. Контроль за исполнением документов. Информационно-справочная работа. Специализированные программы автоматизации документооборота.
контрольная работа [29,8 K], добавлен 25.06.2014Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.
контрольная работа [789,0 K], добавлен 08.04.2013Краткая характеристика деятельности ООО "Новая городская инфраструктура Прикамья". Организационная структура Пермского отделения сбыта. Движение входящих, исходящих и внутренних документов фирмы. Общий порядок регистрации документации на предприятии.
отчет по практике [1,3 M], добавлен 19.12.2013Порядок организации документооборота, хранения документов и их использования в текущей деятельности учреждения. Понятие и формы распорядительной документации, ее оформление, согласование и подписание. Регистрация, учет и контроль исполнения актов.
курсовая работа [82,8 K], добавлен 23.11.2010История накопления навыков в сфере документирования в России. Унификация и стандартизация оформления деловых бумаг. Процесс приема, обработки и распределения поступающих и исходящих документов. Проблема совершенствования и автоматизации документооборота.
курсовая работа [48,0 K], добавлен 02.12.2010Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.
курсовая работа [159,1 K], добавлен 23.02.2011Требования к документообороту, обязательные для соблюдения во всех учреждениях. Этапы технологического процесса обработки и движения поступивших документов. Централизованная и децентрализованная регистрация корреспонденции, индексирование документов.
контрольная работа [25,3 K], добавлен 29.06.2013Понятие электронного документооборота на предприятии как полного цикла автоматизации движения документов. Выполнение основных операций. Ключевые требования к системе электронного документооборота, общая характеристика ее функциональных возможностей.
презентация [224,5 K], добавлен 16.10.2015
