Организация системы документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

электронный документооборот документ реквизит

1. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа

2. Системы электронного документооборота

3. Требования к оформлению документов и реквизитов

4. Оформление отдельных видов документов

4.1 Особенности оформления приказов

4.2 Указание

4.3 Протокол

4.4 Акт

4.5 Докладная записка

4.6 Письмо

Приложения

1. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа

В законе «Об информатизации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством. К конфиденциальной информации могут быть отнесены следующие группы сведений:

- о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных законами случаях;

- составляющие тайну следствия и судопроизводства;

- информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Конституцией Республики Беларусь и законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

- информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Республики Беларусь и законами (коммерческая тайна);

- информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Информация, содержащаяся в подготавливаемых в органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Республики Беларусь, постановлений и распоряжений Правительства Республики Беларусь, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению).

В действующих нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют, исходя из сложившейся практики организаций и предприятий, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, Наименование степени ограничения доступа обозначается реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу», который свидетельствует об особом характере информации. На практике используют грифы: «Коммерческая тайна» -- «КТ», «Конфиденциально» -- «КФ», «Строго конфиденциально» -- «СКФ», «Конфиденциально-особый контроль» -- «КФОК», «Для служебного пользования» -- «ДСП», «не для печати» и т.д. Степени доступа могут быть и без наименования, например: персональные данные (кадровая документация, медицинские карты, списки адресов жителей микрорайона и т.д.).«Гриф ограничения доступа к документу» оформляется в соответствии с требованиями СТБ 6.38- 2004 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению», реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.

Права доступа к конфиденциальным документам в организации разграничиваются на основе предоставления различных полномочий по ознакомлению, регистрации, редактированию, снятию с контроля, списанию в дело, хранению, использованию и уничтожению.

Организация конфиденциального делопроизводства требует создания необходимых условий для ограничения доступа к информации, составляющей коммерческую тайну.

Должностное лицо или группа лиц (в зависимости от объема документооборота) для ведения делопроизводства, обеспечивающего учет, сохранность и использование документов с грифом секретности, назначается приказом руководителя организации.

В приказе должна быть оговорена ответственность, предусмотренная действующим законодательством, которую понесут работники за умышленное или неосторожное разглашение конфиденциальной информации: дисциплинарная, гражданско-правовая, административная или уголовная -- в зависимости от ущерба, нанесенного организации.

Каждый работник, получающий доступ к конфиденциальным документам, должен подписать индивидуальное обязательство о неразглашении конфиденциальной информации данной организации в течение всего срока действия трудового договора и в течение трех или более лет после увольнения.

На все документы (и на бумажные, и на электронные) наносится гриф ограничения в правом верхнем углу первого листа документа с указанием номера экземпляра.

Закон обязывает владельца документов наносить гриф ограничения доступа не только на документы на бумажной основе, но и на все материальные носители информации. Такой гриф обозначает, что право собственности на информацию, содержащуюся в документах, принадлежит данной организации и охраняется законом.

В конце документа с грифом ограничения доступа (ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе») указывается количество экземпляров документа и местонахождение каждого из них.

На обороте последнего листа руководитель пишет фамилии должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Такие документы составляют и оформляют в помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается пометка на экземпляре исходящего документа, который подшивается в дело:

«Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Определение документов к категории конфиденциальных производится исполнителем, лицом, подписывающим документ, и руководителем организации. Руководители имеют право снимать гриф с документов, подготовленных в данной организации. Руководители организаций, структурных подразделений и должностные лица несут ответственность за обеспечение правильного учета, хранения, размножения и использования документов с данным грифом, а также за соблюдением требований соответствующих инструкций, разработанных организацией по работе с конфиденциальными документами. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования конфиденциальных документов, а также их неразглашение возлагается на службы ДОУ или специальное подразделение. Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с конфиденциальными документами, должны быть в обязательном порядке ознакомлены с соответствующими инструкциями по работе с ними. Сотрудникам, допущенным к работе с конфиденциальными документами, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в документах, если это не вызывается служебной необходимостью.

Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю. При поступлении входящих документов проверяется целостность упаковки и корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. При подготовке к отправке исходящего документа на лицевой стороне конверта обозначается гриф конфиденциальности и номера вложенных документов. На оборотной стороне (в местах склеивания конверта) ставится оттиск печати организации. Конверты с конфиденциальными документами обычно передаются адресатам курьерами под расписку о получении.

При отправке конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используется двойное пакетирование документов (один конверт вкладывают в другой). Гриф ограничения ставится на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт оформляется в соответствии с почтовыми правилами. Конверты должны быть светонепроницаемыми.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом КТ». При небольшом объеме таких документов можно вести один журнал для входящих, исходящих и внутренних документов. При большом объеме документов с грифом «КТ» заводятся отдельные журналы для входящих, исходящих и внутренних документов. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, в конце журнала на заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью). При этом в регистрационно-контрольных формах (РКФ) к регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения допуска к документу, применяемого в организации, но в краткой форме.

Исполненные конфиденциальные документы на бумажной основе формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел; электронные документы образуют архивный массив базы данных компьютера. В номенклатуру дел должны быть внесены все дела с грифом «КТ» и журналы их учета.

Технология систематизации конфиденциальных документов в дела та же, что и при аналогичной работе с документами открытого доступа. Только на обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ», а на внутренней стороне обложки дела -- список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом.

Номенклатура дел документов, содержащих коммерческую тайну, должна быть самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел. Номенклатура дел документов, содержащих коммерческую тайну, составляется по тем же правилам, что и номенклатура открытых дел, но состав граф этих номенклатур отличается.

Номенклатура дел документов, содержащих коммерческую тайну, подписывается руководителем службы конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом организации, рассматривается на заседании экспертной комиссии (ЭК) и утверждается руководителем. По окончании года составляется итоговая запись. Хранятся дела в сейфе, который в конце рабочего дня опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники организации не должны иметь доступ к этому сейфу. Специальным приказом руководителя организации должно быть установлено количество ключей от кабинета и сейфа, в чьем распоряжении они находятся, в каком порядке выдаются и т.п.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно отражаться в журнале учета выдачи документов. При выдаче документа работник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов, в журнале выдачи документов поставить свою подпись и отметить время получения. Документы, выданные для работы, подлежат возврату в тот же день.

При возврате документа принимающий сотрудник проверяет номер документа и количество листов, а в графе «Отметка о возврате» ставит свою подпись и дату.

Документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение всего срока работы с ними только с разрешения руководства организации при наличии условий для обеспечения сохранности документов.

Передача документов с грифом «КТ» другим работникам организации, имеющим допуск к этим документам, производится только через должностное лицо, ведущее учет документов с обязательной записью в журнале выдачи документов. Запрещается изъятие или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и без отметок в журнале выдачи документов с грифом ограничения доступа.

По окончании календарного года обязательно проводится проверка наличия всех документов с грифом «КТ». По решению руководства организации такая проверка может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» ставятся в известность руководитель, служба безопасности и принимаются меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем организации назначается комиссия. Если розыск не принес положительных результатов, составляется акт об утрате документа, а в журнале регистрации документов с грифом «КТ» делаются отметки об утрате. При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному работнику. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем. При проведении экспертизы ценности документов с грифом «КТ» комиссия отбирает документы постоянного хранения и документы временного хранения с истекшим сроком хранения для уничтожения. Результаты экспертизы оформляются по той же схеме, что и на открытые документы. Уничтожаются документы, включенные в акт о выделении документов к уничтожению, в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления содержащейся в них информации. Дела постоянного хранения включаются в опись, которая оформляется по общим правилам и передается в архив организации. Хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещении, исключающем несанкционированный доступ.

2. Системы электронного документооборота

Рассмотрим такие программные системы автоматизации делопроизводства как:

Программа Docs Open

Предназначена для организации, которая занимается интенсивным созданием документов и их редактированием. Работает на базе сервер-клиент. В качестве базы используется база Oracle или SQL Server. Схемы хранения документов в Docs Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Документы редактируются по месту хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Это открытая платформа. К ней поставляется средство разработки для создания специальных предложений и интеграции с другими системами. Наиболее сильной стороной Docs Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Dosc Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому документу. Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

Documentum

Система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций и прикладные решения для создания распределенных архивов, управления проектами, корпоративного делопроизводства в распределенном режиме, динамического управления содержимым корпоративных интернет-сайтов.

Обеспечивает открытую, масштабируемую и надежную платформу для построения и развертывания решений по автоматизации различных прикладных задач.

В стандартном варианте Documentum включает desktop-клиент, интегрированный в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера. Версия Documentum решая традиционные задачи управления документами и знаниями, включает в себя целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Эта технология позволяет, создав один раз информацию, поместить ее в центральное хранилище с открытым доступом, а затем оптимальным для конкретных пользователей образом компоновать и предоставлять содержимое хранилища.

Возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).

StaffWare

Представляет собой технологию организации электронного документооборота и автоматизации процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии “клиент-сервер”.

Особенностями являются:

- поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;

- динамическое управление и контроль исполнения работ;

- интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;

- использование различных платформ.

StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.п.

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.

Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем, потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

Lan Docs

Lan Docs - разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов. Предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства, создание корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система Lan Docs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности, создать корпоративный архив электронных документов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

Босс- Референт

Корпоративная система, поддерживает управление бизнес процессы, российские стандарт делопроизводства, организацию управления, контроль исполнительной дисциплины, отслеживание договоров с внешними клиентами. Предназначена для работы всех сотрудников организации. Обладает функциональностью для реализации делопроизводства. Основана на базе клиент-сервер. В качестве база данных использует свою базу назначения Nike, но возможно использование SQL Server.

Система Lotus Notes

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер служащая для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Она позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников: компьютерные прикладные системы, оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

Основные системы Lotus Notes являются:

1. Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации.

2. Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, сканированные изображения и структурированные реляционные системы.

3. Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп.

4. Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа.

5. Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.

6. Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.

7. Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

8. Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес процесса заказчика на множестве платформ.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.

Евфрат-Документооборот

Евфрат - для малых и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся организовать эффективную работу с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и организации в целом, наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный архив документов различных типов.

Евфрат- это решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов: тексты, электронные таблицы, графические изображения, аудио и видео. Система позволяет вносить документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранение первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Дополнительные возможности.

- Показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам

- Печать или запись в файл отчетов по документам в папке или при разметке по картотеке

- Совместная работа с другими приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д.

Новый подход к созданию документов

- Новый единый Диалог создания и корректировки документов из различных источников

- Предварительный просмотр файлов перед внесением в систему

- Мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе

- Слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает все изменения, происходящие с документами в указанных директориях на локальных и сетевых дисках.

- Загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера в виде дерева.

Новый вид документов, создаваемых на основе формы. Формы могут использоваться для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля формы являются названиями реквизитов, и заполнение значений реквизитов эквивалентно заполнению полей формы.

Евфрат также позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы.

На основании проведенного сравнительного анализа СЭД я выбрал СЭД «Евфрат-Документооборот».

Выбор данного программного продукта обусловлен несколькими факторами.

Технология фирмы ЗАО “Интеллектуальные технологии” (Cognitive Technologies), отличается, прежде всего, тем, что это - отечественная разработка. Она в гораздо более полной мере отвечает требованиям автоматизации ДОУ в России, включая ориентацию на использование русского языка во всех технологических модулях. Компания Cognitive Technologies обеспечивает внедрение программных продуктов “под ключ”, включая возможную доработку под конкретные задачи Заказчика. Обеспечивается горячая линия технической поддержки с возможным выездом к Заказчику.

Функции и основные особенности электронного архива “Евфрат”

- сочетает в себе надежность и скорость традиционной базы данных с простотой и гибкостью офисного программного обеспечения;

- является универсальной и доступной для пользователя системой, использующей весьма эффективные методы регистрации, классификации и поиска произвольных объектов;

- ориентированна на российском документообороте;

- может функционировать как в локальном (персональном) варианте, так и в режиме клиент-сервер, с возможностью доступа по сети;

- имеет дружественный интерфейс пользователя: рабочий стол, пиктограммы документов, иерархические папки, регистрационные картотеки, панели быстрого доступа;

- полностью русифицирован и имеет подробную встроенную контекстную помощь и документацию

- возможность автоматического контроля исполнения документов;

-отслеживание изменений местоположения файлов без ручного вмешательства.

3. Требования к оформлению документов и реквизитов

Документирование и делопроизводство - процессы строго унифицированные и стандартизированные. Обычно документы составляются на листах формата А5 и А4. Каждый лист документа должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм. Составление как документа, так и его бланка начинают с определения перечня необходимых реквизитов. Затем идет выбор типа их расположения - углового (основные реквизиты располагаются в левом верхнем углу в пределах 73 мм по горизонтали) или продольного (вдоль верхнего поля посреди листа). Бланки, как правило, разрабатываются, если их используется не менее 200 в год.

На бланки для письма наносят реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации или товарный знак; наименование вышестоящей организации, самой организации и структурного подразделения; почтовый адрес отправителя, а также коммуникационные и коммерческий данные (дополнительно наносятся отметки и линии для даты, регистрационного индекса и ссылки на него и даты входящего документа).

Общий бланк содержит следующие реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации или товарный знак; код организации по ОКОГУ/ОКЮЛП; наименование вышестоящей организации, самой организации и структурного подразделения; место составления или издания. Отдельно наносятся отметки и линии для даты и регистрационного индекса, а также выделяют место для указания названия вида документа - между реквизитом «Наименование организации» и ограничительной линией реквизита «Дата».

Текст является главным смысловым реквизитом документа, выражающим содержание управленческого действия. Основные требования к тексту - целевое соответствие цели документа, достоверность и объективность, максимальная краткость при полноте информации, недопущение двусмысленностей, связность, логичность, и в определенной мере «сухость» и строгость. Текст наносят от левой границы поля документа, а его структура включает 3 части: введение, где излагаются причины составления, доказательство с изложением фактов и, порой являющаяся единственной (если документ не требует пояснений), третья часть - заключение с выводами, предложениями, распоряжениями. Текст должен соответствовать установленным параметрам: размер, шрифт, отступы, стили выравнивания и размещения и т.д.

Языками делопроизводства в Республике Беларусь являются белорусский и русский, но в случае отправки документа за границу могут использоваться и языки страны-адресата.

Предложения строятся по общепринятым грамматическим и орфографическим правилам, допускается использование стандартных терминов и определений. Не допускается применение просторечий и экспрессивных форм речи; иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском либо русском языках; неприемлемых рассуждений, восклицаний, призывов, эпитетов, метафор, а также аббревиатур (кроме общеизвестных или расшифрованных в самом документе). В документах, представленных в электронном виде допустимо применение соответствующих нормам и стандартам шаблонов. Тексты сложных документов делят на пункты, подпункты, и абзацы.

Документы в электронном виде при работе с ними (если их подлинность и целостность точно удостоверена в установленном порядке) приравниваются к документам на бумажном носителе. Формат вышеназванных документов устанавливается организацией, если иное не предусмотрено законодательством.

Отдельные категории документов подлежат обязательному утверждению (акты, графики, задания, заявки, инструкции, нормативы, отчеты, перечни и другие).

Несоблюдение существенных положений по оформлению документов, реквизитов к ним влечет за собой утрату юридической силы самого документа, а в некоторых случаях - даже административную ответственность.

Установление строгих норм и правил, стандартов и предписаний в сфере документирования и делопроизводства служит облегчению взаимосвязей между отдельными организациями, учреждениями и государственными органами, а также налаживанию системы учета и информирования. Соблюдение установок делопроизводства - залог эффективности функционирования общества.

4. Оформление отдельных видов документов

4.1 Особенности оформления приказов

Приказ - один из важнейших организационно-распорядительных типов документации; правовой акт, издаваемый руководителем организации, для разрешения основных, в частности, спорных, задач, стоящих перед организацией.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. При составлении и оформлении приказа в обязательном порядке используются реквизиты: заголовок к тексту, текст, визы, подпись, дата и регистрационный индекс.

Приказ обязательно должен иметь заголовок, который печатается сначала строки, без отступов, без кавычек и подчеркиваний, таким же шрифтом, что и текст. Точка в конце заголовка ставиться не должна.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, причины, факты, послужившие основанием для издания документа. Текст констатирующей части документа начинается чаще всего со слов: «с целью», «в связи» и т.п.; при наличии дополнительного источника, на который ссылается составитель приказа, используют слова: «на основании», «в соответствии», «во исполнение» с указанием его полных данных (вид, дата, номер и т.д.).

Если нет необходимости в обосновании документа, констатирующую часть опускают.

Распорядительная часть приказа начинается словом - ПРИКАЗЫВАЮ. Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов.

Распорядительная часть документа заканчивается указанием работников (должностных лиц), ответственных за контроль исполнения документа либо его отдельных пунктов. При отсутствии указания об ответственном за контроль лице подразумевает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять сам руководитель-составитель; причем указание на то, что именно руководитель является исполнителем недопустимо. Иногда очередной приказ признает предыдущий утратившим силу («Признать утратившим силу приказ...»).

В приказе непременно присутствует список лиц, которым необходимо ознакомиться с данным приказом под подпись.

При оформлении документов на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

4.2 Указание

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.

В отличие от приказов, распоряжений или постановлений указание не является утверждающим актом и носит менее жесткий приказной характер, являясь, тем не менее, организационно-распорядительным документом и требуя тех же правил оформления, что и, например, для приказов.

Заголовок указания формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже («О проведении... работ», «Об утверждении...»).

В констатирующей части указаний раскрываются цели и причины издания указания («В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д.). Констатирующая часть зачастую отсутствует, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (в случае, если исполнителя нельзя обязывать к исполнению по причине несоответствия указываемых работ его должностным обязанностям), которые пишутся прописными буквами с новой строки от границы левого поля.

В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты.

В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица либо же в отдельных случаях - наименование структурного подразделения, на которое возлагается контроль за исполнением указания. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, то, опять же, контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, издавшим указание.

4.3 Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, и заседаниях коллегиальных органов предприятий и организаций.

Протокол относят к группе справочно-информационных документов, так как в нем фиксируется информация, необходимая именно в справочных целях, и в первую очередь - для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, а потому он приобретает некоторые черты распорядительного документа.

При составлении протокола непременными реквизитами являются: наименование органа (организации), от имени которого составляется документ; название вида документа (ПРОТОКОЛ); дата; регистрационный индекс; место составления; заголовок; собственно, текст; подпись. Если обсуждаемые вопросы выходят за границы компетенции участников мероприятия, на котором они обсуждаются, используют также реквизит «Гриф утверждения».

Протоколы оформляют на общих бланках или чистых листах бумаги формата А4. Датой протокола является дата заседания. Проставляется дата председателем или секретарем, определенными на данном заседании.

Регистрационный индекс протокола - это порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного года.

Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия (собрание, совещание, заседание), название коллегиального органа (в случае если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему), если он один. Заголовок согласуется с названием вида документа, отвечая на вопрос «чего?».

Текст протокола делится на две части: вводную и основную.

Вводная часть протокола содержит постоянную информацию. В ней указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, перечисляются все присутствовавшие на заседании. В случае если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке «Присутствовали» указываются только инициалы и фамилии его членов. Если в заседании принимали участие приглашенные, то их фамилии и инициалы с указанием должностей и наименований организаций указываются отдельно в строке «Приглашенные». Фамилии присутствовавших и приглашенных располагаются в алфавитном порядке; если число членов заседания превышает 10 лиц, то в самом протоколе осуществляется указание их числа, а их список составляется отдельно и прилагается к протоколу, о чем в документе делается соответствующая отметка («список прилагается»).

В повестке дня в предложном падеже перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению. После формулировки каждого вопроса с новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже). Если на заседании (собрании, совещании) рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется. Если на заседание выносится два вопроса или более, то они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность расположения вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова пишутся прописными буквами без абзацного отступа, после них ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на новой строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего в родительном падеже. Затем (через тире) с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета) либо указывается: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения и оформления текста аналогичны. Если текст выступления приложен к протоколу, то вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст выступления прилагается». В данном раздел кроме текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы выступивших.

Текст постановляющей части протокола должен быть четким и исключающим двусмысленность. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать», «одобрить» и т.д.); затем указывается лицо-исполнитель, а после - срок исполнения, предпочтительно - с новой строки новым абзацем.

Если в процессе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или их отдельных пунктов.

Кроме текстов выступлений, сообщений, докладов протокол может иметь и иные приложения. В обязательном порядке к протоколу прилагается документ, утверждаемый коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующее указание.

Поскольку протокол является документом, который образуется в деятельности коллегиальных органов и отражает коллегиальность принятия решения, он подписывается двумя лицами. В подписи указываются не должности, а распределение обязанностей в составе коллегиального органа (председатель и секретарь).

4.4 Акт

Будучи организационно-распорядительным документом, акт составляется комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации. Возможно составление акта одним уполномоченным лицом - ревизором или инспектором. Акты оформляются, к примеру, по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

К оформлению актов предъявляется ряд общих требований. При составлении и оформлении акта используются такие реквизиты, как: наименование вышестоящей организации (если имеется); наименование организации; название вида документа (АКТ); место составления; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись; дата; регистрационный индекс.

Дополнительными реквизитами могут быть гриф утверждения; печать; отметка о контроле или об ознакомлении с актом и некоторые другие.

Акт в организации составляется на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.

Если в составлении акта участвовали два или более субъектов (например, две организации, организация и физическое лицо), акт составляется на чистом листе бумаги формата А4, а обозначение авторов документа, включая наименование организации (или организаций), отражается в подписи.

Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий. Учитывая специфику этого вида документа, единых, жестких правил формулирования заголовка к акту не установлено. Но в любом случае заголовок должен согласовываться с названием вида документа («акт - чего?» или «акт - о чем?»).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Вводная часть акта включает: основание для составления акта (указывается распорядительный или нормативный документ, устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта; оформляется с использованием слова «Основание»); состав комиссии (указываются должность, инициалы, фамилия председателя комиссии в именительном падеже, должности, инициалы, фамилии членов комиссии (располагаются в алфавитном порядке)). Если в работе комиссии принимали участие представители сторонних организаций, то при составлении акта при написании должностей указываются наименования учреждений, которые они представляют.

Отдельно во вводной части акта указывают инициалы, фамилии и должности лиц, присутствующих при его составлении.

Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля документа и остаются открытыми.

В констатирующей части излагаются цели и задачи мероприятия, требующего составления акта, описание и характер проделанной работы (ее суть, характер, сроки), фиксируются установленные. В случае необходимости в этой части излагаются выводы и предложения по установленным фактам; однако если они излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий и акт составлен сторонним уполномоченным лицом или комиссией, то такой акт представляется руководителю организации, который расписывается в ознакомлении с его содержанием.

В конце текста перед отметкой о наличии приложения указываются сведения о количестве экземпляров, в которых составлен акт.

Число экземпляров акта определяется нормативно-правовыми документами или, что происходит чаще, практической необходимостью.

При наличии к акту приложений ссылка на них дается после текста и оформляется как реквизит «отметка о наличии приложения».

Акт подписывается составителем (составителями). Как и в случае с составлением протокола, при составлении акта комиссией в реквизите «подпись» указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии (сначала - председатель).

Некоторые виды актов подлежат утверждению руководителем организации или вышестоящей организации, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется согласно установленным правилам.

Датой акта является дата актируемого события. Она проставляется должностным лицом, подписавшим документ (как правило, председателем комиссии). Для придания акту юридической силы на нем проставляется печать. В актах, подлежащих утверждению, печать ставят на грифе утверждения.

С актом под роспись должны быть ознакомлены лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписи делается соответствующая отметка (виза ознакомления), включающая слова «С актом ознакомлен (-а, -ы)», подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления.

В акте о приеме-передаче дел вместо отметки об ознакомлении с актом оформляется отметка о приеме и сдаче дел.

4.5 Докладная записка

Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности предприятия, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные и отчетные. Докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации - составителем документа, а внутренняя адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 (внешние лишь на листах формата А4).

Формуляры внешней и внутренней докладных записок имеют тот же состав реквизитов, схему их размещения и правила оформления, что и справки: адресат, заголовок текста, текст, отметка о наличии приложения (если оно имеется), отметка об исполнителе (при необходимости), визы, подпись, дата, регистрационный индекс.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки следует начинать оборотами: «По вашему поручению проведена (произведена, осуществлена и т.п.)...», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.д.

Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и пр.) или сделать выводы. Заканчивать текст рекомендуется словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т.п.)…», «Предлагаю…» и т.п.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Внешние докладные записки регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (письма, справки). Внутренние докладные записки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов.

Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, но ни в коем случае не на полях. Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе и приложена к докладной записке, однако подобное не распространено.

4.6 Письмо

Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, частными лицами во внешней среде предприятий.

При подготовке писем используется специальный бланк для письма. Подготовить письмо можно и на чистом листе бумаги формата А4 или А5. Но использование бланков не только создает положительный имидж организации, это упрощает восприятие документа, а главное - значительно экономит время на подготовку документов, ведь число реквизитов при составлении письма очень значительно. Это явилось причиной введения обязательности использования бланков письма в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, а также в учреждениях и на предприятиях Республики Беларусь). Тем не менее, при подготовке совместных писем, исходящих от двух и более организаций, используют чистые листы бумаги.

При подготовке письма используется большое количество реквизитов, оформление которых также регламентировано нормативными правовыми актами.

Важнейшим реквизитом, который всегда присутствует в письмах, является реквизит «адресат». Его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).

Основным информационным элементом любого документа, в т.ч. письма, является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности: во-первых, письмо должно быть посвящено лишь одному вопросу; во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в крайних случаях - до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то предпочтительно составлять отдельные письма по каждому из них.

Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ: 23.12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается использовать в письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.

Текст письма, состоящего из 2 смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины) и заключение - просьбу, предложение и т.п.

Простые письма - сопроводительные, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма - не требуют детального описания ситуации, в отличие от писем сложных. В них, во вступлении, формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания. В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) или высказать просьбу в заключительной части письма. Заключение - это итог рассмотрения темы или предмета письма. В заключении излагаются выводы, предложения, просьбы и т.п. Изредка включается еще одна часть - опровержение, используемое, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных в основной части сведений.

Завершать текст письма стоит заключительной формулой вежливости, классическим: «С уважением, …». Эту формулу следует употреблять во всех случаях, если в начале письма было использовано личное обращение. После формулы вежливости располагается подпись автора письма.

Достаточно часто вместе с письмом адресату направляются другие документы, связанные с содержанием этого письма: это могут быть бланки, формы, образцы и т.п. - «приложения, детализирующие, уточняющие, дополняющие отдельные вопросы, изложенные в письме. При наличии приложений в письме об этом делается специальная отметка («Отметка о наличии приложения»).

Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с основным экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату.

Для придания письму юридической силы в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств.

Приложение 1

Закрытое акционерное общество «Зарати»

ПРИКАЗ

28.10.2015 № 72-3 Г. Минск

Об изменении графика работ

В связи с производственной необходимостью, а также на основании докладной записки начальника отдела производства М. Р. Комарова от 25.10.2015

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику технического отдела Бекетову С. К. организовать работу отдела в субботние дни в период с 30.10.2015 по 18.11.2015.

Срок исполнения - по окончанию указанного выше периода.

2. Главному бухгалтеру Уткину П. Р. Подготовить предложение по оплате сверхурочных дней.

Срок исполнения - 30.10.2015.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера Киркина Л. И.

Генеральный директор [подпись] Г. Г. Ямадович

С приказом ознакомлены:

28.10.2015 [подпись] С. К. Бекетов

28.10.2015 [подпись] П. Р. Уткин

28.10.2015 [подпись] Л. И. Киркин

Приложение 2

Закрытое акционерное общество «Зарати»

УКАЗАНИЕ

24.10.2015 № 32 Г. Минск

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3

...