Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Анализ специфики делопроизводства в аптечных организациях

1.1 Делопроизводство в аптечной организации и требования

1.2 Анализ технологического процесса подготовки, обработки и движения документов в аптечной организации

2. Содержание делопроизводства в аптечной организации

2.1 Общий состав и количество документов в аптечной организации

2.2 Процесс издания документов (документирования) в аптечной организации

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Функционирование аптечных организаций как субъектов хозяйственной деятельности на сегодняшний день сопряжено, прежде всего, с таким важным ресурсом, как информация, получаемая, обрабатываемая и передаваемая аптекой третьим лицам в документированной форме.

Документооборот, как определяет его Андреева В.И., это «движение документов в учреждении (организации) с момента их создания или получения до завершения работы с ними» [34, с. 43]. Целенаправленное движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность, при этом делопроизводство в аптечной организации не может быть хаотичным, оно должно быть управляемым. Поэтому справедливо его определение, предложенное Н.Е. Воллосович: «это регламентированная технологическая схема движения документов по установленным пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами» [35, с. 17].

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете и надлежащем ведении делопроизводства руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности. Именно поэтому так важно установить правильное ведение документации, в том числе провести оформление делопроизводства в соответствии с действующим трудовым законодательством.

При этом создание и ведение необходимой документации - это не право, а одна из обязанностей руководителя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами. Так, например, «при отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы» [11, п. 6]. А Федеральный закон РФ от 01.04.1996 г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в ст. 15 устанавливает ряд обязанностей страхователя (работодателя) в целях ведения индивидуального (персонифицированного) учета.

Кроме надлежащего ведения делопроизводства в сфере трудовых отношений немаловажно его значение и в иных направлениях деятельности аптечной организации. Например, после вступления в силу гл. 25 Налогового кодекса РФ отсутствие в аптеке или фармацевтической компании надлежаще оформленных результатов инвентаризации влечет за собой очень серьезные последствия.

В целом, совокупность процессов создания и обработки всех документов в аптечной организации предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря, организации делопроизводства. Поэтому сотрудники управленческого аппарата в аптечных организациях большую часть своего рабочего времени заняты составлением, оформлением, согласованием, обработкой документов, что занимает 60?%, а в отдельных случаях до 80?% их рабочего времени. Совершенствование работы в этой сфере является важнейшим направлением повышения производительности труда как руководителя, так и каждого сотрудника аптечной организации.

Все изложенное определяет актуальность избранной темы курсового исследования.

Целью данного исследования является и изучение организации делопроизводства в сфере деятельности аптечных организаций, в т.ч. более детально - на примере аптеки ООО «Фармоптикум».

Данная цель требует решения следующего ряда задач:

1. Проанализировать специфику и отличительные черты делопроизводства, требования к нему, особенности порядка и стадий оформления, обработки, передачи в архив необходимых к ведению документов, уничтожения - в сфере деятельности аптечных организаций.

2. Изучить содержание делопроизводства в указанной области, включая анализ перечня необходимых к ведению документов, их содержания и номенклатуры.

3. Рассмотреть специфику делопроизводства на примере конкретной аптечной организации - ООО «Фармоптикум» на предмет соответствия всем требованиям, предъявляемым к делопроизводству в аптечной организации.

Объектом курсового исследования выступает изучение специфики делопроизводства в сфере деятельности аптечных организаций, а предметом - анализ содержания и порядка делопроизводства в конкретной аптечной организации.

Методологическую базу исследования составили методы наблюдения, сравнения, индуктивный и дедуктивный методы.

В ходе исследования были проанализированы нормативные акты, уделяющие внимание заявленной теме, монографии и научные публикации в периодической печати, учебники и учебные пособия по теме, а также данные Интернет-ресурсов по заявленной тематике.

1. Анализ специфики делопроизводства в аптечных организациях

1.1 Делопроизводство в аптечной организации и требования

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. №28 устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. В частности, под делопроизводством понимается «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» [17, п. 2.1.1.]. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов», данное определение делопроизвомдства дополняется указанием исключительно на «создание официальных документов и организацию работы с ними». Неслучайно документирование и производственных, и трудовых отношений в сфере деятельности хозяйствующего субъекта занимает важное место в российском законодательстве. И именно в соответствии с действующим законодательством аптечная организация, действующая самостоятельно и в пределах своей компетенции, должна принимать и пересматривать свои локальные нормативные акты, т.к. в противном случае многие из них не приобретают юридической силы. Это имеет отношение как к аптечным организациям, действующим в форме хозяйственных обществ, так и к индивидуальным предпринимателям, осуществляющим фармацевтическую деятельность на основе лицензии [19]. Требования к лицензированию данной деятельности подробнее изложены в Методических указаниях по осуществлению органами государственной власти субъектов РФ переданных полномочий РФ по лицензированию фармацевтической деятельности, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 06.06.2008 г. № 263н, Положении о Центральной комиссии Росздравнадзора по лицензированию фармацевтической деятельности, утвержденное приказом Росздравнадзора от 13.12.2006 г. № 2745-Пр/06, Постановлении Правительства РФ от 22.12.2011 г. № 1081 «О лицензировании фармацевтической деятельности» (с изменениями и дополнениями). В частности, данные нормативные акты устанавливают необходимость соответствия лицензируемого субъекта такому лицензионному требованию, как наличие у руководителя организации, индивидуального предпринимателя: для осуществления фармацевтической деятельности в сфере обращения лекарственных средств для медицинского применения -высшего фармацевтического образования и стажа работы по специальности не менее 3 лет либо среднего фармацевтического образования и стажа работы по специальности не менее 5 лет, сертификата специалиста.

При этом, если ранее некоторые локальные нормативные акты, например, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и другие обязаны были принимать только работодатели - юридические лица, то теперь, согласно буквальному пониманию новелл ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты.

В соответствии с государственным стандартом понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [38, с. 22].

В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и Архивное дело. Термины и определения. (Дата введения 2014-03-01)

Таким образом, мы можем говорить о том, что основу управления в аптечной организации составляет документированная информация - та, которая «фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве» [40, с. 41]. Принятие и выработка управленческих решений происходит на базе полученной и (или) переработанной информации, носителем которой служит документ на бумажной основе. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. На этом основании можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

При этом сам документ выступает непосредственным объектом труда в сфере управления, «материальным объектом с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве» [Там же]. В большей степени его значение раскрывают следующие выполняемые им функции:

1) общие функции: а) информационные - любой документ создается для хранения информации либо для необходимости зафиксировать информацию; б) социальные - документ является социально значимым объектом, поскольку документ может быть порожден той или иной социальной потребностью; в) коммуникативные - документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между организациями (предприятиями, учреждениями); г) культурные - документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплектах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;

2) специфические функции: а) управленческие - документ является инструментом управления (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.),

специально создаваемые для реализации целей управления; б) правовые - документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе (законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время, например в качестве доказательства может использоваться любой документ); функция исторического источника - документ выступает в качестве источника исторических сведений; эту функцию приобретает только часть создаваемых документов (примерно 12-14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

В целом, к документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех аптечных организациях. Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». Суть их С.Е. Луганинов сводит к следующему: 1. прямоточность течения документов, прохождение документов кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов; 2. избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями; 3. обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий; 4. единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции» [37, с. 9]. Исследуем каждое из заявленных требований.

1. Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей - документопотоков: входящий - входной документопоток; выходящий - выходной документопоток; внутренний документопоток. В соответствии с этим различают три основных потока документации: «1) документы, поступающие из других организаций (входящие);2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие); 3) документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние)» [Там же]. При этом документы, поступающие в организацию, проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством; передачу на исполнение.

2. Избирательность в данном случае напрямую связана с систематизацией документов, оформляемых в ходе деятельности аптечной организации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. Теорией и практикой делопроизводства выделено несколько признаков группировки документов в дела.

Так, Андреева В.И. выделяет следующие признаки:

1. Номинальный - предполагает группировку в одно дело документов одного вида - приказов, протоколов, актов и др.

2. Предметно-вопросный - объединение в одну папку документов по одному вопросу (план работы на год).

3. Авторский - «берется за основу, когда в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица)» [34, с. 52].

4. Корреспондентский - ярко выражен, когда формируется переписка с определенным корреспондентом, например с ПО «Фармация».

5. Географический - берется в основу тогда, когда необходимо сгруппировать в дело документы корреспондентов, находящихся на определенной территории.

6. Хронологический - выступает на первый план, когда важно указать на временные параметры документов в деле.

7. Экспертный - учитывает сроки хранения документов.

При хранении документов используют несколько признаков и всегда учитывают экспертный. В сфере здравоохранения, социального развития и трудовых отношений утвержден состав нормативно-справочной информации, включающий классификаторы, справочники и регистры - систематизированный перечень материалов. Важно отметить и то, что специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок раскладки документов в дела - для систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, является номенклатура дел, к которой предъявляется основное требование, - охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Ее дифференцируют на конкретную (номенклатура дел организации), примерную и типовую.

На каждое названное в номенклатуре дело к началу года (номенклатура дел вводится в действие с 1 января каждого года) заводится папка, на которую переносится заголовок. На обложке также указываются название организации, структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и срок хранения. По мере исполнения документы раскладываются только в те дела, которые заранее намечены для них номенклатурой дел, и включаются в дело в одном экземпляре. Толщина дела не должна превышать 250 листов (30-40 мм). Если документов набирается больше, формируются новые тома. Дела должны храниться в запирающихся шкафах в вертикальном положении. На корешке дела указывается его номер по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Дела хранятся по месту их формирования до передачи в архив.

Правильное и своевременное включение документов в дело обеспечивает быстроту поиска документа и его сохранность. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Поэтому формирование дел является очень важным моментом делопроизводства.

3. Для подготовки документов используют их различные унифицированные формы, которые разрабатывает, утверждает и вводит в действие Госстандарт России. В настоящее время действует Общероссийский классификатор управленческой документации № 299. Но с 01.01.2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не содержащий требований о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Анализируя данную ситуацию, учитывая, что «первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни» [6, ст. 9 ч. 1], «по каждой хозяйственной операции» (до 1 января 2013 г.), отметим, что понятия «хозяйственная операция» и «факт хозяйственной жизни» не идентичны.

Так, факт хозяйственной жизни - «сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств» [6, ст. 3 п. 8], а из п. 2 ст. 1 Закона № 129-ФЗ следует, что таковыми признавались все операции, осуществляемые организациями в процессе деятельности. Т.Е. понятие «факт хозяйственной жизни» шире понятия «хозяйственная операция», которое использовалось в Законе № 129-ФЗ. И здесь возникает главный вопрос, волнующий специалистов: какие факты хозяйственной жизни могут оформляться первичными учетными документами, которые составлены по формам, самостоятельно разработанным организацией, а когда применение унифицированных форм остается обязательным? Ведь постановления Госкомстата РФ, которыми утверждались унифицированные формы первичной учетной документации, не отменены.

С 1 января 2014 г. вступило в силу положение, согласно которому «обеспечение своевременной передачи первичных учетных документов для внесения содержащихся в них данных в регистры бухгалтерского учета и обеспечение достоверности таких данных осуществляет лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни» [6, ст. 9 ч. 3]. Большинство исследователей поясняют, что «при этом лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни» [36, с. 605].

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (в т.ч. аптечной), должен определять руководитель организации. При этом в указанном Законе нет требования об обязательном применении унифицированных форм. Отмечается, что «разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов [Там же]». В подтверждение справедливости этого мнения можно сослаться на требование закона, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ: 1) наименование и дата составления документа; 2) наименование экономического субъекта, составившего документ; 3) содержание факта хозяйственной жизни; 4) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 5) подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Также целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Другая часть исследователей склоняется к мнению, что для регламентации документооборота в целом «руководителю можно рекомендовать принять локальный нормативный акт - например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних)» [40, с. 42].

Следует также обратить внимание на то, что первичный учетный документ может быть составлен в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). А, как известно, для обмена электронными документами нужно, чтобы у участников электронного документооборота были совместимыми форматы документов. На основе унифицированных форм уже разработаны и Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендуемые форматы широко применяемых документов, которые в электронном виде можно передать в налоговый орган (для подтверждения расходов в целях исчисления налога на прибыль и для иных целей по запросу инспекции).

С 1 января 2013 г. требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учетных документов в Законе № 402-ФЗ отсутствует, но их использование привычно для многих хозяйствующих субъектов. В целом, как отмечает Луганинов С.Е., «самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами» [37, с. 12]. Запрета на использование унифицированных форм в Законе № 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя. Комплекс таких документов для каждой аптечной организации, по мнению Воллосович Н.Е., определяется следующими факторами: «а) кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности; б) порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия); в) объемом и характером внешних связей» [35, с. 21].

4. В непосредственной связи с предыдущим пунктом требований находится требование о единообразии маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов, однократности выполнения каждой операции. Так, нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения делопроизводства в аптечной организации регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой ведения делопроизводства. При этом знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения делопроизводства в аптеке позволяет решить, по мнению Луганинова С.Е., следующие задачи: «1) правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу; 2) обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности; 3) предотвратить негативные последствия, возможные в случае нарушения правил ведения документов, избежать ответственности, установленной действующим законодательством; 4) предотвратить возможность несанкционированного использования информации [37, с. 13]. Такой нормативной базой, регламентирующей унифицированный порядок делопроизводства в аптечной организации, выступают нормативная и нормативно-справочная документация, издаваемая различными органами власти, субъектами РФ (при непротиворечии ее нормам федерального законодательства), руководителями аптечных организаций - в рамках полномочий, предоставленных им законодательством, в частности: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 04.10.2014), Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 24.11.2014), Федеральный закон от 29.07. 2004 г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 12.03.2014), Указ Президента РФ от 06.03.1997 г. №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (ред. от 23.09.2005), Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 «О трудовых книжках» (ред. от 25.03.2013), Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 г. №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» (ред. от 14.12.2006), Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 г. №72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления», Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299 и др. делопроизводство аптечный организация документооборот

1.2 Анализ технологического процесса подготовки, обработки и движения документов в аптечной организации

2.1 Общий состав и количество документов в аптечной организации

Состав и количество документов в различных аптечных организациях определяется кругом вопросов и порядком их разрешения, а также объемом и характером прав организации и взаимосвязи с другими организациями.

Исследователь Янковая В.Ф. в документальный фонд организации включаются все документы, образовавшиеся в деятельности организации - «все поступившие документы, все документы, созданные в организации (как внутренние, так и копии отправленных документов)» [41, с. 35]. Документальный фонд организации формируется по годам, т.е. документы, образовавшиеся в деятельности организации в течение года, составляют годовой срез документального фонда организации.

В целом, документы, обеспечивающие организацию и функционирование аптечных предприятий, подразделяют на 3 группы: «1) организационные (инструкции, положения, правила, уставы и др.); 2) распорядительные (приказы, решения и др.); 3) справочно-информационные (служебные письма, докладные и объяснительные записки, протоколы и др.)» [40, с. 46]. Иногда выделяют еще документы по личному составу (приказы, заявления и др.).

Янковая В.Ф. среди видов нормативных актов, издаваемых в аптечной организации, признавая важность выявления этого комплекса документов «для того, чтобы регламентировать порядок и процедуру подготовки этих документов, установить порядок их согласования и утверждения, доведения до исполнителей» [41, с. 38], называет: «документы, непосредственно утверждаемые руководителем (заместителем руководителя), например должностная инструкция, положение о структурном подразделении и некоторые другие, и документы, утверждаемые приказом организации, например штатное расписание, стандарты организации, правила, инструкции и др.» [Там же], положив в основу дифференциации принцип единоличности/коллегиальности принятия соответствующего решения.

К особо важным, значимым для деятельности аптечной организации данный исследователь относит «договорную документацию (договоры, контракты, соглашения и др.), обращения граждан и другие документы, отражающие специфику деятельности организации» [Там же, с. 39], определяя важность регламентирования организации работы с такими документами, в частности, посредством разработки отдельных нормативных документов - инструкций, правил, положений) или отражения процедуры подготовки таких документов и процедуры их обработки в инструкции по делопроизводству.

Наиболее полно весь комплекс документов аптечной организации представляет Воллосович Н.Е.: «в аптечной организации обязательно должны иметься: 1) Журнал учета лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету; 2) Журнал регистрации наркотических средств и психотропных веществ; 3) Отчеты о расходе и остатках наркотических средств и психотропных веществ(квартальный или за полугодие); 4) Журнал учета лабораторных и лабораторно-фасовочных работ; 5) Справки о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным работам; 6) Журнал учета расхода медицинских товаров на хозяйственные нужды; 7) Требования на наркотические средства и психотропные вещества; 8) Товарно-транспортные накладные, внутренние накладные на перемещение товара; 9) Журнал учета рецептуры; 10) Журнал учета оптового отпуска и расчетов с покупателями; 11) Товарные отчеты материально-ответственных лиц; 12) Отчеты аптеки; 13) Журнал кассира-операциониста и кассовый отчет; 14) Акты снятия денег в кассе; 15) Инвентаризационные ведомости; 16) Расчеты нормы естественной убыли(по сумме товара и весовых веществ, подлежащих предметно-количественному учету); 17) Акты результатов инвентаризации; 18) Акты о порче, бое, браке товарно-материальных ценностей; 19) Акты об уничтожении пришедших в негодность товарно-материальных ценностей» [35, с. 23] .

Сроки хранения документов в аптечной организации устанавливаются номенклатурой дел и соответствуют срокам, определенным перечнями документов со сроками хранения. Такие перечни разрабатываются Росархивом. В настоящее время действует два перечня: 1) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000 г., в ред. от 27.10.2003 г.); 2) Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182). Кроме того, необходимо использовать также отраслевые, или ведомственные, перечни.

Основой систематизации документов в дела, как уже было отмечено нами выше, является номенклатура дел, утверждаемая руководителем организации и в течение года используемая для формирования дел. Порядок ее разработки и формирования документов в дела устанавливается Инструкцией по делопроизводству аптечной организации. В целом, процесс разработки номенклатуры дел можно представить так: она «разрабатывается на основании приказа организации, проект которого готовит служба делопроизводства. Ответственность за разработку разделов номенклатуры дел возлагается на работников, ведущих делопроизводство в структурных подразделениях. Разделы номенклатуры дел, включающие дела структурного подразделения, согласовываются со службой делопроизводства. Подготовленные в структурных подразделениях номенклатуры дел служба делопроизводства сводит в единую номенклатуру дел организации, которую принято называть сводной номенклатурой дел организации» [40, с. 46]. Сводная номенклатура дел до утверждения руководителем согласовывается с экспертной комиссией организации и, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, - с соответствующим архивом.

Как правило, в последнем квартале года номенклатура дел корректируется каждым структурным подразделением: уточняются заголовки дел, вводятся новые, если это необходимо, исключаются те, которые оказались недействующими (лишними). Скорректированная номенклатура дел утверждается руководителем и вводится в действие на предстоящий год. Такая работа проводится ежегодно.

2.2 Процесс издания документов (документирования) в аптечной организации

В данном аспекте исследуем процессы выбора, подготовки, заполнения бланков документов, необходимых для издания документов?

К числу основных бланков следует отнести бланк письма организации и бланк распорядительного документа (например, приказа). Кроме этого выделяют также бланки иных видов документов (распоряжений, постановлений, решений, актов, протоколов и др.). В целом, решение об использовании конкретных видов бланков принимает руководство и служба делопроизводства.

Бланки документов могут утверждаться в составе инструкции по делопроизводству или как отдельный комплект (альбом) - приказом (распоряжением) руководителя, приказ доводится до сведения всех структурных подразделений организации.

Если в аптечной организации принимается решение об учете бланков, этим же приказом устанавливается работник и структурное подразделение, ответственные за ведение учета бланков. Данное решение принимается руководством самостоятельно, однако, Андреева В.И. склоняется к мнению о том, что, в основном, «ведется учет бланков, изготовленных типографским способом или средствами оперативной полиграфии» [35, с. 67]. В целом же, при положительном решении об учете бланков последний выполняется работником службы делопроизводства посредством ведения специального журнала учета выдачи бланков, в т.ч. по форме журнала, установленной Методическими рекомендациями.

Весьма важным вопросом при анализе издания документов в организации выступает необходимость утверждения и заверения печатью изданных документов или отсутствие такой необходимости в отношении части из них. К числу документов, требующих утверждения исследователь Янковая В.Ф. относит «документы, устанавливающие нормы длительного действия и рассчитанные на широкий круг организаций или лиц, состав которых во многом зависит от характера деятельности аптечной организации» [41, с. 40]. Как правило, перечень утверждаемых документов включается в инструкцию по делопроизводству аптечной организации.

Печатью же заверяются документы финансового характера, а также документы, содержащие обязательства, копии документов и др. Перечень документов, заверяемых печатью, также включается в инструкцию по делопроизводству в соответствии с действующим законодательством.

В вопросах внешнего оформления документов аптечной организации между исследователями существует противоречивость взглядов.

Так, по мнению Янковой В.Ф. данные вопросы «нормативными документами по делопроизводству не регламентированы, поэтому каждая аптечная организация имеет право и возможность устанавливать собственные правила. Однако нужно помнить, что с документами работает человек, поэтому требования к изготовлению документов должны соответствовать нормам эргономики» [Там же, с. 41]. Например, оптимальной для восприятия органами зрения человека является гарнитура шрифта Times (в последних версиях текстового редактора Word - это Times New Roman), размер № 13-14. Только в таблицах допускается использовать шрифты меньших размеров.

При этом другая часть исследователей (Андреева В.И. и др.) ссылаются на требования к оформлению документов, содержащиеся в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в частности: требования к составу реквизитов документов; оформлению реквизитов документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. По их мнению, «всякий отдельный документ включает в себя ряд составляющих его элементов, которые называются реквизитом (наименование вида, автор, адресат, заголовок и т.д.). Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа» [35, с. 63]. Для конкретного вида документа, например приказа, протокола акта, характерен свой формуляр - типовой. ГОСТ 6.30-2003 перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Всего ГОСТом предусмотрено 30 реквизитов. При этом Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении и оформлении документов. В конкретном документе реквизитов будет меньше.

Существуют два способа расположения реквизитов: продольный и угловой.: «при продольном расположении реквизитов название организации размещается вдоль верхнего поля документов, а при угловом - у границы левого поля в верхнем углу. Наиболее экономичным (по использованию площади листа) и удобным (для обработки) является угловой способ» [42].

Большинство служебных документов оформляется на специальных бланках, под которыми понимается «стандартный лист бумаги формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210) с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации» [36, с. 608]. В ГОСТ 6.30-2003 приведены размеры полей бланков: левое - 20 мм; верхнее - не менее 20 мм; правое - не менее 10 мм; нижнее - не менее 20 мм. Подробное описание к каждому реквизиту в отдельности дано в ГОСТ 6.38-90.

К числу основных реквизитов документа следует отнести:

1. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Под наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

2. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенный точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформить 05.06.2005. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.05.

3. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации», «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

4. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если документ адресуется должностному лицу, то инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурные подразделения указывают в именительном падеже.

5. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? Например: «Приказ о создании аттестационной комиссии для проведения аттестации провизоров» или «Должностная инструкция провизора-аналитика». При этом, «к тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать» [42].

6. Текст документа - главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Он может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые ко всем документам органов управления, наиболее полно отраженные Воллосович Н.Е.: «1) правдивое, точное, достоверное освещение событий; 2) безупречные в юридическом отношении формулировки, отсутствие двояких толкований текста; 3) максимальная краткость при полноте информации; 4) предпочтение прямого порядка слов (подлежащее, за ним сказуемое); 5) переписка ведется от третьего лица, местоимения заменяются существительным (например, МУП «Аптека «На Невском» просит). Исключение составляют распорядительные документы; 6) заявления, докладные записки, объяснительные записки пишутся от первого лица; 7) в тексте документа выделяют две смысловые части: в одной излагаются причины, цели создания документа, описываются факты и события, побудившие к его составлению, а в другой делаются выводы, предложения, просьбы, распоряжения. Эти две части видны даже в