Управління персоналом на підприємстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Організаційно-економічна характеристика

1.1 Загальна характеристика підприємства

кадри економічний управління персонал

ПрАТ «Центр агропромислових технологій», що далі іменується як «КиївЕкспоПлаза»

Дата заснування - 7 лютого 2003р.

Позиціонування - виставковий центр, не організатор виставок.

Місія - створити комфортні умови для продуктивних ділових зустрічей та формування професійних співтовариств фахівців провідних галузей української економіки.

Мета - впроваджувати нові стандарти інноваційності та відкритості, які відповідають запитам часу і міжнародним стандартам якості.

Членство - Виставкова Федерація України (ВФУ), Торгово-промислова палата України (ТППУ), Київська Торгово-промислова палата (КТПП), Всесвітня асоціація виставкової індустрії (UFI).

15 січня 2003 року у Торгово-промисловій палаті України відбулася прес-конференція, присвячена відкриттю в Києві виставкового центру «КиївЕкспоПлаза».

7 лютого 2003 року відбулося відкриття виставкового центру «КиївЕкспоПлаза». Воно було ознаменовано виставкою «Виставковий бізнес-2003: підсумки десятиліття». З відкриттям нового сучасного виставкового центру суттєво змінилося обличчя українського виставкового бізнесу - у організаторів виставок з'явилася можливість проводити свої заходи на спеціально пристосованих майданчиках.

Сьогодні «КиївЕкспоПлаза» займає лідируючу позицію на виставковому ринку України. Всього ж за рік тут проходить близько 120 національних та міжнародних виставок. У них беруть участь більше ніж 8000 компаній, в тому числі 2000 іноземних з 50 країн світу. Виставки відвідують понад 500 тис. чоловік на рік.

Всього працює більше 20 організаторів виставок з України, Росії, Німеччини, Туреччини та інші.

Поряд з виставками в «КиївЕкспоПлазі» проходить велика кількість конференції та конгресів чисельністю від 10 до 50 тис. осіб. Для проведення ділових заходів пропонується 10 конференц-залів. Максимальна місткість однієї конференц-залу - 550 осіб. За допомогою мобільних перегородок весь зал трансформується на невеликі території, що дозволяє проводити 10 заходів одночасно.

Виставковий центр має розвинену інфраструктуру: три павільйони загальною площею 28 000 кв. метрів, паркінг на 1560 машино-місць, ресторан швидкого харчування «Плаза», конференц-зали, складські приміщення, відділення банку та банкомат.

Виставкові павільйони оснащенні сучасною системою вентиляції, кондиціонування та обігріву. Відкрита територія прощею 8650 кв. метрів може бути використана як додаткове місце для будівельних та сільськогосподарських виставках або для проведення спортивних заходів, тест-драйвів та вуличних гонок. Крім того відкрита площа є місцем для паркування вантажного та легкового транспорту.

У виставковому центрі «Київ Експо Плаза» створені всі належні умови для отриманні цілого ряду комплексних послуг, необхідних для підготовки та проектування виставок як організаторам, так і кожному експоненту:

- незалежні входи в кожному виставковому павільйоні з власними вантажними воротами дозволяють проводити до восьми виставок одночасно або розподіляти тематично велику виставку на спеціалізовані експозиції з власними входами;

- вантажні теплозахисні ворота пропустять найпотужнішу розвантажувальну техніку;

- підлога, створена за шведською технологією вакуумування, здатна витримувати навантаження до 10 000 кг/кв.м.;

- розгалужена мережа підведення електроенергії, води, каналізації, телефонного зв'язку та Інтернет забезпечує їх підключення у будь-якій точці виставкової зали;

- сучасне кліматичне обладнання поєднує в собі системи обігріву, вентиляції та кондиціювання повітря;

- створено умови для відвідування виставок особами із фізичними вадами: пандуси, туалети, ліфти;

- зручні під'їзні шляхи для паркування автотранспорту;

- звук із мінімальною реверберацією;

- сучасна система пожежогасіння.

«КиївЕкспоПлаза» -- виставковий центр №1 в Україні, позиціонує себе як майданчик, що самостійно не проводить виставки, а надає комфортні й ефективні умови для організаторів. Щороку тут проходить понад 100 національних і міжнародних виставок, у яких беруть участь близько 8 000 компаній, у тому числі 2 000 іноземних з 60-ти країн світу. Виставки відвідують понад 600 000 осіб. Наряду із виставками, майданчик приймає велику кількість конференцій і корпоративних заходів, музичних фестивалів і спортивних змагань від 50 до 15 000 осіб.

Можливості для проведення виставок

· Три виставкових павільйони, загальною площею 28 000 кв. метрів, із окремими вхідними групами дозволяють поводити декілька виставок одночасно, розмежовуючи потоки гостей на декілька входів.

· Відкритий майданчик 8 650 кв.метрів використовується під час проведення відкритих експозицій у якості додаткової експозиційної площі на великих промислових виставках.

· Три паркінга місткістю до 1000 машин приймають вантажний і легковий транспорт. Під час виставок відкриваються додаткові в'їзди і виїзди, що поліпшує навантаження на головний в'їзд.

· Потужна технічна база і розгалужена інженерна система комунікацій дозволяють робити підключення до електроенергії, води, Інтернету у будь-якому місці розташування стенду, як на закритому, так і на відкритому майданчику, і у конференц-залах також.

· Сучасний клімат-контроль встановлює і регулює температуру у павільйонах і конференц-залах в залежності від сезону.

· Ресторан «Плаза» забезпечує гаряче харчування під час виставок як у залі ресторану, так і у павільйонах. Додатково обладнані кафе і бари пропонують гарячі і прохолоджуючі напої, снеки, салати, закуски.

· Цілодобова охорона під час проведення виставок, умови для відвідування виставок особами з обмеженими фізичними можливостями.

· Дизайн і забудова ексклюзивних виставкових стендів, автоперевезення вантажів, оренда рекламних площин, бронювання готелів за спеціальними цінами, організація екскурсійних програм і інфотурів по західному регіону Києва.

Для організаторів конгресів і конференцій

Всі конференц-зали трансформуються за допомогою мобільних перегородок на невеликі аудиторії місткістю від 15 до 200 осіб або, навпаки, об'єднуються у велику залу від 300 до 1000 осіб. Великий конгрес до 10 000 осіб може бути проведений безпосередньо у виставковій залі.

Характеристики конференц-зал

· Конференц-зали - 10 аудиторій

· Загальна місткість - 1 000 осіб

· Максимальна місткість однієї конференц-зали - 550 осіб

Додаткові послуги

· Розташування меблів у конференц-залах змінюється в залежності від формату заходу: «театр», «клас», «круглий стіл».

· Конференц-зали оснащені автономною системою клімат-контролю, можливе встановлення необхідної презентаційної техніки. Мінімальне проникнення денного світла і достатня звукоізоляція дозволяють проводити заходи одночасно із виставками без додаткового затемнення на час відеопрезентацій.

· Виставкова площа біля конференц-зал може бути використана для розміщення експозиції, спонсорської продукції, місця для переговорів і реєстрації відвідувачів, а також для сервірування кава-паузи, обіду, фуршету або бенкету для учасників заходу.

Для організаторів корпоративних свят, фестивалів, спортивних змагань

· Виставкові зали мобільні і гнучкі у використанні. Спеціальні штори і мобільні перегородки розділяють велику площу на декілька секторів із окремим входом, що створює затишну атмосферу для організації заходу на 500, 700, 1000 і більше осіб.

· Кожен захід проходить у окремому павільйоні з окремим входом для гостей і артистів. Три павільйони і велика відкрита територія дозволяють без перешкод проводити до трьох заходів одночасно. Така можливість високо цінується у прайм-тайм.

· Закрита територія, цілодобова охорона і віддаленість від центру надають можливість максимально задіяти відкритий майданчик для організації святкового салюту, спортивних змагань, тест-драйвів та автопробігів.

На сьогоднішній день чисельність персоналу нараховує 132 людини. Розглянемо організаційну структуру ПрАТ «Центр Агропромислових технологій» (Рис. 1.1).

Для надання більш повної економічної характеристики ПрАТ «Центр агропромислових технологій», необхідно проаналізувати основні показники його діяльності.

Так, на нижченаведеному рисунку 1.2 зображений результат проведеного аналізу «Балансу» виставкового центру: спостерігається щорічна тенденція до зменшення обсягів активів та, як не дивно, збільшення власного капіталу установи. Причиною цього може бути неефективне розподілення коштів керівництвом. Позитивним явищем за 2010-2012рр. є те, що активи «КиївЕкспоПази» за обсягами значно перевищують значення сукупних зобов'язань установи.

Тенденції зміни розміру капіталу, активів та зобов'язань ПрАТ «Центр агропромислових технологій» за 2010-2012 роки, тис. грн.

Для більш детального аналізу основних показників роботи Приватного акціонерного товариства варто дослідити динаміку результатів фінансово- господарської діяльності за 2010-2012рр. (Рис. 1.3). Для цього використовуємо наступні показники: дохід від реалізації продукції; чистий дохід; адміністративні та інші операційні витрати; прибуток до оподаткування.

Результати фінансово-господарської діяльності ВЦ «КиївЕкспоПлаза» за 2010-2012 роки, тис. грн.

Фінансово-економічна криза 2009-2011рр. не оминула і фінансово-господарську діяльність ПрАТ «Центр Агропромислових технологій». Як видно за даними рисунку 1.4. за період 2010-2012рр. низький прибуток зафіксовано 2010 року, порівняно з наступним. Проте по закінченню кризи, в 2011 році дохід збільшився на 29,4% (або на 8161 тис. грн.). Компанії почали відновлювати довіру людей, відповідно стало більше учасників та відвідувачів. І знову вже у 2012 році спостерігається різке зниження чистого прибутку аж на 40,4%. На мою думку, однією з причин такого спаду може бути політична ситуація, а саме зміна законодавства, участь населення у політичних акціях та дебатах, страйках.

Динаміка чистого прибутку ПрАТ «Центр Агропромислових технологій» за 2010-2012рр., тис. грн.

Адміністративні та оперативні витрати протягом 2010-2011 років збільшуються більше ніж у 2 рази (на 68,6%). На мою думку, це пов'язано з відновленням лідируючих позицій після тяжкої економічної ситуації. І вже у 2012 році бачимо покращення, майже на 1 млн. грн. вони зменшилися. Це вдалося досягти за рахунок оптимізації витрат, а також ефективній роботі з проблемною заборгованістю.

Відповідно до рисунку 1.3 прибуток до оподаткування у 2012 році в два рази зменшився у порівнянні з минулим 2011 роком. Слід зазначити, що податки зросли з ухваленням нових доповнень за законів, які стосуються оподаткування приватних підприємств.

Отже, «КиївЕкспоПлаза» - сучасний виставковий і конгрес-центр України. Тут щорічно проходить більше 120 національних і міжнародних виставок, а також понад 700 конференцій і корпоративних заходів. Щорічно у виставках беруть участь більше 10 000 компаній (у тому числі понад 2000 іноземних) з 60 країн світу. Виставки відвідують більше 600 тисяч чоловік.

1.2 Аналіз внутрішніх організаційних документів

Діяльність Приватного акціонерного товариства здійснюється у відповідності до Конституції України, Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Закону України «Про виставкову діяльність», Закону України «Про акціонерні товариства», Закону України «Про фінансові послуги та державне регулювання ринку фінансових послуг», Закону України «Про цінні папери та фондовий ринок», інших актів законодавства України.

Статут підприємства є основним документом, що регламентує діяльність ПрАТ «Центр Агропромислових технологій» та визначає порядок його створення, діяльності та ліквідації.

У розвиток попередньої тези підкреслимо, що статут - це установчий документ, яким оформлюється створення організації будь-якої власності. Згідно зі статтею 57 Господарського кодексу України статут суб'єка господарювання має містити відомості про його найменування, мету і предмет діяльності, розмір і порядок утворення статутного та інших фондів, порядок розподілу прибутків і збитків, органи управління і контролю, їх компетенцію, умови реорганізації та ліквідації суб'єкта господарювання, а також інші відомості, пов'язані з особливостями організаційної форми суб'єкта господарювання, передбачені законодавством.

Правомірно стверджувати, що діючий статут ПрАТ «Центр Агропромислових технологій» відповідає встановленим нормам оформлення типових реєстраційних документів. Статут підприємства має всі необхідні реквізити на титульній сторінці, а саме:

- назва товариства;

- назва виду документу (СТАТУТ);

- гриф затвердження;

- позначка про реєстрацію;

- місце складання чи видання, рік.

На подальших аркушах оформлений текст статуту, який має такі розділи:

1. Загальні положення;

2. Статус;

3. Виставкова діяльність;

4. Майно;

5. Статутний капітал;

6. Цінні папери;

7. Права та обов'язки акціонерів;

8. Прибутки, збитки, фонди;

9. Управління:

9.1. Загальні положення про органи управління і керівників;

9.2. Загальні збори;

9.3. Наглядова рада;

9.4. Правління. Голова Правління;

9.5. Ревізійна комісія;

9.6. Внутрішній аудит;

10. Банківська таємниця. Накладення арешту на кошти та інші цінності, що знаходяться на підприємстві;

11. Запобігання та протидія легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом;

12. Облік та звітність;

13. Внесення змін до статуту;

14. Порядок реорганізації та ліквідації.

Товариство може набувати майнових та особистих немайнових прав, вступати в зобов'язання, виступати в суді, арбітражному суді та третейському суді від свого імені.



2. Служба персоналу

2.1 Політика в сфері управління персоналом

Стратегія управління персоналом передбачає забезпечення комплексного вирішення завдань щодо якісного формування та ефективного використання людського потенціалу, здатного своєчасно реагувати на вимоги ринку з урахування стратегії розвитку.

У багатьох організаціях існують служби управління персоналом. Ці нові служби створюються, як правило, на базі традиційних: відділів кадрового адміністрування, відділу організації праці і заробітної плати, відділу охорони праці і техніки безпеки та ін. Задачі нових служб полягають у реалізації кадрової політики і координації діяльності з управління людськими ресурсами в організації. У зв'язку з цим вони починають розширювати коло своїх функцій і від суто кадрових питань переходять до розробки стимулювання трудової діяльності, управління професійним просуванням, запобігання конфліктів, вивчення ринку людських ресурсів тощо. На ПрАТ «Центр Агропромислових технологій» функції служби управління персоналом виконує Відділ кадрів.

Політика в сфері управління персоналом даного підприємства являє собою сукупність методів, принципів і правил роботи з персоналом, що відповідають організаційній стратегії та кадровому потенціалу.

Для досягнення поставленої мети політики в сфері управління персоналом ВЦ «Київ Експо Плаза» виділяє ряд взаємопов'язаних функцій та завдань, які потребуються постійного виконання:

ь підбір та розстановка персоналу;

ь проведення цілеспрямованої роботи з формування дійового резерву кадрів на керівні посади, планування кар'єрного росту працівників;

ь забезпечення комплексної системи безперервного підвищення кваліфікації персоналу за допомогою прийняття участі в тренінгах, семінарах, різноманітних конференціях;

ь проведення поточної оцінки персоналу методом тестування як постійного моніторингу професійних якостей та відповідності кваліфікації працівника на займаній посаді;

ь удосконалення організаційної структури, як в цілому, так і структури окремих підрозділів з урахуванням уніфікації існуючого переліку посад;

ь розробка системи мотивації і стимулювання ефективної діяльності установи;

ь корпоративна культура та її реалізація в усіх структурних підрозділах.

Політика управління персоналом Приватного акціонерного товариства будується на сукупності загальних взаємопов'язаних принципів, зокрема таких як:

· адекватність діючої політики світовим тенденціям розвитку виставкової діяльності та менеджменту управління персоналом;

· залежність кадрової політики від стратегії управління в цілому;

· використання комплексного підходу щодо організації та змісту роботи з персоналом;

· забезпечення надійності роботи персоналу.

У контексті загальних принципів політики в сфері управління персоналом, що складають основу формування змісту кадрової діяльності, виділяють спеціальні принципи управління персоналом, які більш детально конкретизують шляхи реалізації кадрової політики. До основних спеціальних принципів управління персоналом Виставкового центру відносять:

§ принцип підбору та розстановки персоналу з діловими, професійними та особистісними якостями;

§ принцип наступності персоналу;

§ принцип постійного підвищення ділової кваліфікації та професійного рівня;

§ принцип чіткого визначення прав, обов'язків та відповідальності;

§ принцип поєднання досвідчених працівників з молодими фахівцями;

§ принцип забезпечення службової перспективи та формування ділової кар'єри працівників;

§ індивідуальний підхід до кожного працівника з урахуванням його попереднього досвіду, характеру виконуваної роботи та досягнутих результатів.

Щодо реалізації політики управління персоналом, то відповідно до Положенням про Відділ кадрів ПрАТ «Центр Агропромислових технологій» (Додаток 3). Вона має здійснюватись наступними шляхами: плануванням і прогнозуванням потреби в працівниках, підбором і адаптацією персоналу, мотивацією персоналу, роботою з резервом і управлінням діловою кар'єрою працівників, розвитком персоналу.

На мою думку, суттєвим пунктом в політиці управління персоналом може бути впровадження наставництва. Сучасні компанії практикують даний метод і було доведено, що він є ефективним.

2.2 Структура Відділу кадрів

Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом підприємства, має свою печатку та штампи (Додаток 3).

Функціонально діяльність Виставкового центру «КиївЕкспоПлаза» базується на забезпеченні всього комплексу менеджменту персоналу, що охоплює ефективний добір працівників, підвищення їх професійної кваліфікації, підтримку кожного працівника в прагненні постійно підвищувати свій професійний рівень, налагодження продуктивної системи оцінки, стимуляції та мотивації працівників усіх рівнів.

Управління персоналом в організації очолює Генеральний, який здійснює керівництво і організовує її роботу (рис.2.1).

Керівництво роботою відділу здійснює начальник відділу кадрів, який безпосередньо підпорядковується генеральному директору підприємства. Інспектор з кадрів підпорядковується Начальнику відділу кадрів та може його заміняти у разі відсутності.

Підпорядкованість та організаційна структура Відділу кадрів

Станом на 1.01.2013 року у Відділі кадрів працює 2 особи: начальник відділу кадрів та інспектор з кадрів. Діяльність фахівців з відділу кадрів регулюється Посадовими інструкціями.

Аналізуючи склад працівників даного відділу за рівнем освіти, то варто відмітити позитивну тенденцію - фахівці служби управління персоналом отримали вищу освіту і виконують свої професійні обов'язки на високому рівні.

Начальник відділу кадрів - жінка, вікова категорія якої не перевищує 40 років. Що стосується стажу роботи, то він становить 15 років.

Інспектор з кадрів - жінка, вікова категорія якої не перевижує 30 років. Трудовий стаж - 6 років.

Діяльність працівників підрозділу регламентується посадовими інструкціями, які затверджує Генеральний директор згідно з наказом про розподіл обов'язків.

Передусім розмежуємо функції та повноваження вищенаведених структурних одиниць Відділу кадрів:

1. Обов'язки Начальника відділу кадрів:

1.1 Очолює роботу із забезпечення підприємства працівниками потрібних професій, спеціальностей і кваліфікації згідно з рівнем та профілем отриманої ними підготовки і ділових якостей.

1.2 Керує розробленням перспективних і річних планів комплектування підприємства персоналом з урахуванням перспектив його розвитку, змін складу працюючих у зв'язку з упровадженням нової техніки та технології, механізації й автоматизації виробничих процесів, а також пуском виробничих об'єктів.

1.3 Бере участь у роботі з прогнозування і визначення потреби в кадрах на основі планів економічного й соціального розвитку підприємства.

1.4 Вирішує питання найму, звільнення, переведення працівників, контролює їх розстановку й правильність використання у підрозділах підприємства.

1.5 Забезпечує приймання, розміщення молодих працівників згідно з одержаною в навчальному закладі професією і спеціальністю, спільно з керівниками підрозділів здійснює проведення їх стажування та виховної роботи.

1.6 Систематично вивчає ділові якості ті інші індивідуальні особливості працівників підприємства з метою добору кадрів на заміщення посад, які входять у номенклатуру керівника підприємства й створення резерву на висування, здійснює контроль за його оновленням та поповненням, сприяє формуванню складу кадрів керівників із затвердженого резерву.

1.7 Бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників, зарахованих до резерву, підготовці до роботи на керівних посадах.

1.8 Бере участь в атестації, розробленні заходів щодо реалізації рекомендацій атестаційних комісій, визначає коло працівників, які підлягають черговій та повторній атестації, забезпечує підготовку необхідних документів.

1.9 Організує своєчасне оформлення приймання, переведення і звільнення працівників згідно з трудовим законодавством, положеннями, інструкціями і наказами керівника підприємства, облік особового складу, видання довідок про теперішню і минулу трудову діяльність працюючих, збереження й заповнення трудових книжок та ведення встановленої документації з кадрів, а також підготовку матеріалів для рекомендації працівників до заохочень та винагород.

1.10 Забезпечує підготовку документів, необхідних для призначення пенсій працівникам підприємства і їх сім'ям, а також подання їх в органи соціального забезпечення.

1.11 Організує розроблення й реалізацію заходів, спрямованих на удосконалення керування кадрами на основі впровадження відповідної системи добору, розстановки кадрів, яка забезпечує відбір найбільш підготовлених працівників для ефективного виконання ними своїх обов'язків, профвідбір та профадаптацію кадрів, їх професійно - кваліфікаційне просування.

1.12 Здійснює методичне керівництво роботою працівників відділу кадрів підприємства, контролює виконання керівниками структурних підрозділів наказів і розпоряджень із питань роботи з кадрами.

1.13 Уживає заходів щодо удосконалення форм і методів роботи з кадрами.

1.14 Вивчає й узагальнює підсумки роботи з кадрами, аналізує причини плинності, прогулів та інших порушень трудової дисципліни, готує пропозиції щодо усунення виявлених недоліків, закріплення кадрів.

1.15 Здійснює зв'язок з іншими підприємствами в питаннях добору кадрів.

1.16 Організовує табельний облік, складання і виконання графіків відпусток, контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства 1 додержанням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, розробляє заходи щодо поліпшення трудової дисципліни, зниження витрат робочого часу, контролює їх виконання.

1.17 Забезпечує складання встановленої звітності з обліку особового складу та роботи з кадрами.

1.18 Організує розроблення та розробляє нормативні документи що стосуються кадрової політики підприємства.

1.19 Здійснює контроль за відповідністю вимогам законодавства проектів, наказів, інструкцій, положень та інших актів правового характеру, які готуються на підприємстві, а також у разі потреби бере участь у підготовці цих документів.

1.20 Керує роботою щодо зміни діючих або відміни таких, що втратили чинність, наказів та інших нормативних актів, виданих на підприємстві.

1.21 Забезпечує необхідну інформацію про чинне законодавство, а також організацію роботи з ознайомленням посадових осіб підприємства з нормативними актами, які стосуються їх діяльності.

1.22 Керує працівниками відділу (Додаток 4).

2. Обов'язки Інспектора з кадрів:

2.1 Веде облік особового складу підприємства, його підрозділів згідно з уніфікованими формами первинної облікової документації.

2.2 Забезпечує роботу з комплектації підприємства потрібних професій, спеціальностей згідно з кваліфікаційними рівнями і профілем отриманої ними підготовки та діловими якостями з урахуванням можливостей максимальної реалізації трудового потенціалу кожного працівника.

2.3 Оформлює прийом, переведення і звільнення працівників відповідно до законодавства про працю, положень, інструкцій, наказів керівника підприємства, вказівок керівництва відділу.

2.4 Формує і веде особові справи працівників, вносить зміни, пов'язані з трудовою діяльністю.

2.5 Бере участь у розробленні перспективних і поточних планів з праці і кадрів.

2.6 Готує необхідні матеріали для атестаційної, кваліфікаційної і тарифікаційної комісій, проекти документів, що стосуються винагород і заохочень працівників.

2.7 Заповнює, веде облік і зберігає трудові книжки, визначає трудовий стаж, видає довідки про теперішню і минулу трудову діяльність працівників.

2.8 Веде записи в трудових книжках про заохочення і винагороди працівників.

2.9 Веде облік надання відпусток працівникам, здійснює контроль за складанням і додержанням графіків чергових відпусток.

2.10 Оформлює документи, необхідні для призначення пенсій працівникам підприємства та їх сім'ям.

2.11 Вивчає особливості переміщення і причини плинності кадрів, бере участь у розробленні заходів щодо їх усунення.

2.12 Веде архів особових справ, після закінчення встановлених строків поточного зберігання готує документи для здавання їх до державного архіву.

2.13 Вносить інформацію про кількісний склад персоналу та його рух у даних, стежить за його своєчасним оновленням і поповненням.

2.14 Здійснює контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства і додержанням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку. Веде облік порушень трудової дисципліни і громадського порядку, контролює своєчасне прийняття адміністрацією, громадськими організаціями і трудовими колективами відповідних заходів.

2.15 Складає встановлену звітність про роботу з кадрами (Додаток 5).

До кожного кандидата висувають кваліфікаційні вимоги. Розглянемо вимоги до працівників Відділу кадрів.

На посаду начальника відділу кадрів призначається особа, яка має вищу освіту відповідного напрямку підготовки (магістр, спеціаліст або бакалавр). Стаж роботи за напрямком діяльності не менше 3 років.

На посаду інспектора з кадрів призначається особа, яка має вищу освіту відповідного напрямку підготовки (магістр, спеціаліст або бакалавр). Стаж роботи за напрямком діяльності не менше 1-го року.

Виходячи з наведеного, на думку автора, структура Відділу кадрів ПрАТ «Центр Агропромислових технологій» є недосконало сформованою. Оскільки відділ, маючи в складі 2 працівника, дуже часто не справляється з обсягами поставленої роботи. Аналізуючи роботу Відділу кадрів в цілому, автор дійшов висновку, що керівництву підприємства потрібно збільшувати кількість фахівців з управління персоналу для ефективної подальшої діяльності. Оскільки чисельність працівників виставкового центру щорічно зростає і це свідчить про необхідність якісного оформлення їх на роботу, проведення атестації, навчання тощо, розрахунок компенсацій тощо. На мою думку, слід виокремити додаткові підрозділи з моніторингу ефективності та мотивації, стимулювання працівників, навчальний центр, служба рекрутингу та ротацій тощо.

2.3 Нормативно-методичне забезпечення відділу кадрів

Нормативно-методичне забезпечення Відділу кадрів на підприємстві створює умови для ефективного процесу управління персоналом. Воно полягає в організації розробки і застосування методичних документів, а також ведення нормативного господарства в системі управління персоналом.

Кожний структурний підрозділ повинен мати номенклатуру справ. Зокрема це стосується й Відділу кадрів, адже внаслідок діяльності саме цього підрозділу формується усі справи та зберігаються впродовж певного часу документи з особового складу організації. Як показує практика, у поточному діловодстві Відділу кадрів зберігається найбільша (порівняно із іншими структурними підрозділами) кількість документів і відповідно ведеться найбільше справ.

Складаючи номенклатуру справ, враховують всі поточні справи, а також теми й питання, заплановані цим підрозділом на наступний рік. Розміщення справ у номенклатурі служби кадрового адміністрування має відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, уміщених до конкретних справ.

Номенклатуру справ Відділу кадрів складають у трьох примірниках:

v перший примірник зберігається як оригінал у відповідній справі відділу кадрів;

v другий -- передається до наальника Відділу кадрів для приєднання до зведеної номенклатури справ;

v третій -- використовується як робочий примірник для формування справ і оперативних пошуків потрібних документів у відділі кадрів.

Текст номенклатури справ оформляють таблицею, яка має такі графи:

v «Індекс справи»;

v «Заголовок справи (тому, частини)»;

v «Кількість справ (томів, частин)»;

v «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком»;

v «Примітки».

Номенклатура справ Відділу кадрів ПрАТ «Центр Агропромислових технологій» складається з певної кількості документів, серед яких можна виділити наступні:

· положення про Відділ кадрів;

· посадові інструкції працівників;

· накази Генерального директора щодо основної діяльності, що стосується роботи відділу кадрів;

· накази Генерального директора про надання відпусток працівникам;

· особові справи штатних працівників (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особових документів, характеристики, листи з обліку працівників);

· особові справи (картки обліку прийняття, переміщення, звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом;

· трудові книжки працівників;

· журнал обліку;

· алфавіт особових справ;

· штатний розпис та інші документи.

Найважливішим внутрішнім організаційно-регламентуючим документом є Положення про Відділ кадрів ПрАТ «Центр Агропромислових технологій» (Додаток 3). Зазначимо, що структура Положення про Відділ кадрів передбачає констатацію не лише загальних питань, основних функцій, завдань, а й розкриття ролі керівника та провідних фахівців відділу, визначення прав і відповідальності за доручену ділянку роботи, взаємодію з іншими підрозділами.

Положення про Відділ кадрів регламентує основні питання організації роботи підрозділу з урахуванням специфіки діяльності організації та механізму управління персоналом.

Основною метою створення відділу кадрів є реалізація кадрової політики на підприємстві.

Основними завданнями відділу є:

- підбор, розміщення і виховання кадрів;

- оформлення й облік кадрів;

- забезпечення прав, пільг і гарантій працівників підприємства;

- контроль за станом трудової дисципліни на підприємстві (Додаток 4).

На основі Положення про Відділ кадрів для чіткішого розподілу обов'язків, керівництвом підприємства розробляються посадові інструкції працівників структурного підрозділу (Додаток 4, 5). У них на підставі типових кваліфікаційних характеристик визначаються конкретні обов'язки та права кожного працівника, передбачається здійснення контролю за їх виконанням. Аналіз змісту посадових інструкцій дає підстави стверджувати про вдосконалення підходу викладу матеріалу посадових інструкцій працівників. Зміст посадових інструкцій відповідає всім загальноприйнятим рекомендаціям, зокрема наявності таких розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов'язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги», «Взаємовідносини за посадою». Наявність якісно опрацьованих інструкцій створює важливу передумову для ефективної роботи фахівців у сфері управління персоналом.

Загалом на ПрАТ «Центр Агропромислових технологій» Відділ кадрів здійснює діяльність відповідно до Положення про структурний підрозділ, виконуючи всі завдання та дотримуючись прав, які зазначені в даному документі.

В даній організації регламентується чисельність відповідно до штатного розпису. Штатний розпис складається на підставі документа «Структура й штатна чисельність», у якому фіксується посадовий і чисельний склад підприємства із зазначенням фонду заробітної плати.

Штатний розпис містить відомості про:

- перелік посад;

- коди професій відповідно до Державного класифікатора України «Класифікатор ГК 003-2005»;

- кількість штатних одиниць по кожній посаді;

- посадові оклади;

- надбавки;

- фонд заробітної плати (Додаток 2).

Цей внутрішній документ організації підписується заступником начальника відділу, потім узгоджується з головним бухгалтером і затверджується керівником (Генеральним директором), який у грифі вказує загальну чисельність організації та місячний фонд заробітної плати.

Штатний розпис складається й затверджується щорічно. Зміни в штатний розпис вносяться наказом Генерального директора в міру необхідності (в зв'язку зі змінами в організаційні структурі, штатній чисельності, найменуванні посад тощо).

2.4 Інформаційне та технічне забезпечення Відділу кадрів

Аналізуючи матеріально-технічне оснащення Відділу кадрів ПрАТ «Центр Агропромислових технологій», варто відмітити, що наявна певна невідповідність сучасним стандартам та потреба, що може призвести до втрат важливих документів номенклатури справ. В робочій кімнаті (приміщення відділу) наявна недостатня кількість відповідних шаф для зберігання описів, спостереження справ та справ фондів, до яких доступ повинен бути обмежений.

Варто зазначити, що комп'ютерне забезпечення працівників структурного підрозділу знаходиться на нормальному рівні, оскільки кожному працівнику відділу наданий персональний комп'ютер, який є не лише персональний за термінологією, але і за змістом. Важливими характеристиками продуктивності комп'ютера при роботі з документами мають величина оперативної пам'яті та місткість жорсткого диска.

Наявність у відділі сукупного «принтера-сканера-ксерокса» є вигідним технічним засобом для працівників. Оскільки він є зручним у користуванні та компактним за обсягом і його можна розмістити в будь-якому місці робочого кабінету.

Відділ кадрів ПрАТ «Центр Агропромислових технологій» для ефективної діяльності використовує наступні комп'ютерні програми: MS Office (Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Powerpoint).

На базі MS Office обробляються всі дані. Microsoft Word -- текстовий процесор, призначений для створення, перегляду і редагування текстових документів, з локальним вживанням простих форм таблично-матричних алгоритмів. В даному програмному забезпеченні (далі ПЗ) друкуються абсолютно всі документи департаменту, резюме тощо. Microsoft Excel -- програма для роботи з електронними таблицями, яка надає можливості економіко-статистичних розрахунків, використання графічних інструментів і мови макропрограмування VBA. Це ПЗ використовується як для звітностей управлінь, так і для безпосередньої організації робочого процесу. Зокрема, управління ефективності та оплати праці працює в даному ПЗ, розраховуючи заробітну плату працівників, премії, різноманітні показники тощо. Microsoft Power Рoint -- програма для створення і проведення презентацій. Використовується для проведення презентації квартальної та річної звітності департаменту.

Щодо спеціалізованих програм, то у відділі кадрів таких немає, і це є суттєвим недоліком. На думку автора, слід обов'язково використовувати такі програми, які дають можливість економити час та зручні у використанні. Для даного підприємства підійдуть наступні програми: Персонал Актив, HRM, eCSpert (містить у собі підсистему розрахунку заробітної плати Payroll)

Функціональність HRM: eCSpert умовно розділяється на наступні компоненти:

1. Адміністрування системи.

2. Керування структурою організації та персоналом.

3. Ведення кадрового документообігу.

4. Облік робочого часу.

5. Відбір претендентів на вакантні посади.

6. Формування звітів.

7. Підсистема адміністрування забезпечує виконання наступних функцій:

8. Керування правами доступу користувачів до даних і функціями системи, групами користувачів.

9. Керування системними настроюваннями.

10. Керування довідковою інформацією.

11. Ведення журналів зміни інформації в системі.

Керування структурою організації й персоналом передбачає передусім:

· керування організаційною структурою підприємства та штатним розкладом;

· оформлення прийому співробітника на роботу з автоматизованим розрахунком стажу роботи.

Кадровий документообіг забезпечує прийом, зберігання й обробку інформації про документи керування персоналом. Підсистема кадрового документообігу забезпечує виконання наступних функцій:

ь Облік призначень співробітника на посаду;

ь Облік звільнень та усунень з посади;

ь Облік перебування співробітників у відрядженнях;

ь Облік лікарняних;

ь Облік відпусток;

ь Облік підвищення кваліфікації співробітників і проведення тренінгів;

ь Облік преміювань та інших разових виплат;

ь Облік стягнень;

ь Облік договорів підряду;

ь Реєстрація наказів (у формалізованому виді).

Облік робочого часу ведеться в табелі. У плановому табелі вказується робочий час, що співробітник повинен відробити, виходячи з його графіка роботи, відряджень, лікарняних, відпусток і т.п. У фактичному табелі вказується час, що співробітник фактично відробив, виходячи з даних системи контролю доступу в приміщення. У формі порівняння табелів (в ній виводяться дані порівняння планового й фактичного табелів) можна одержати дані про недоробку/переробку співробітника щодо його графіка. Є можливість доступу в систему з відділень для заповнення інформації про відпрацьований робочий час на рівні відділень підприємства.

Відбір претендентів на вакантні посади. Частина системи, відповідальна за організацію зберігання й обробку інформації з відбору кандидатів на вакантні посади, забезпечує виконання наступних функцій:

ь Збір і зберігання інформації про кандидатів;

ь Облік проведених співбесід з кандидатами;

ь Облік інтегральної оцінки за результатами співбесід;

ь Відстеження проходження іспитового терміну із завчасним нагадуванням.

Функції підсистеми по формуванню звітів:

ь Друк карток, документів.

ь Формування й друк реєстрів документів (лікарняні, відпустки, відрядження).

ь Зведені й статистичні звіти.

ь Звіти по формах, затверджених керівництвом підприємства.

ь Звіти по формах, затверджених законодавством України.

ь Експорт даних у додатки MS Offіce (MS Word, MS Excel, формат PDF, формат DBF).

Розглянемо приклади наказів із прийняття та звільнення на даному підприємстві (Додаток 6, 7).

Взаємодія з підсистемою розрахунку заробітної плати. У системі керування персоналом передбачені можливості для постійного й тісного спільного функціонування з підсистемою розрахунку заробітної плати, що поставляється разом із системою керування персоналом. Система керування персоналом надає дані, необхідні підсистемі розрахунку заробітної плати для виконання функції розрахунку заробітної плати співробітників. Система керування персоналом може одержувати з підсистеми розрахунку заробітної плати інформацію, необхідну для формування звітності, зокрема, розміри фонду оплати праці для звітів 1-ПВ, 3-ПВ і розшифровок показників, що вказують у цих звітах.

Підсистема розрахунку заробітної плати Payroll: eCSpert. Підсистема розрахунку заробітної плати призначена для автоматизації завдань із розрахунку заробітної плати, розрахунку податків на доходи співробітників підприємства, відрахувань із фонду оплати праці й формування звітності по цих завданнях.

Функціональність підсистеми умовно розділяється на наступні компоненти:

ь Функція розрахунку заробітної плати співробітників на підставі даних із системи керування персоналом.

ь Функція розрахунку виплат по договорах підряду на підставі даних із системи керування персоналом.

ь Зберігання результатів розрахунку заробітної плати (історія розрахунків).

ь Функція експорту бухгалтерських проводок за результатами розрахунку заробітної плати в АБС Б2.

ь Формування електронної зведеної звітності для подання в державні органи.

ь Формування інших звітів.

При цьому підсистема має наступні можливості й особливості:

ь Підтримка багатьох методів розрахунку авансу.

ь Необмежена кількість розрахункових документів протягом місяця (дозволяє, наприклад, проводити виплату зарплати не менш чим щотижня).

ь Розрахунок відпусток, лікарняних, відряджень (у тому числі повернення відпускних при наявності лікарняного в періоді відпустки, відкликання з відпустки).

ь Автоматичний розрахунок кількості днів і суми для компенсації невикористаної відпустки, розрахунок вихідної допомоги, автоматизований розрахунок індексації.

ь Розрахунок надбавок, оплати вихідного дня, у вечірню й нічну зміну.

ь Нарахування сум для одержання заданої суми "чистими".

ь Автоматизоване доначислення/доутримання в поточному місяці сум за будь-який минулий місяць за допомогою уточнюючого табеля й запитів на перерахування.

ь 2 типи оподатковування при розрахунку виплат по договорах підряду.

ь Розрахунок утримань зі співробітника відповідно до його картки (можуть заноситися аліменти, утримання по кредитах і т.п.).

ь Відстеження заборгованостей співробітника.

ь Завантаження й обробка відомостей по мобільному зв'язку, утримання зі співробітника відповідних сум.

ь Нарахування без виплати для утримання додаткових сум НДФЛ (наприклад, оплата мед. страховки).

ь Розрахунок нарахувань на заробітну плату з можливістю розрахунку в розрізі до виду доходу співробітника (наприклад, для рознесення сум нарахувань на заробітну плату на валові/невалові витрати).

ь Проводки в АБС можуть бути сформовані в практично будь-якому розрізі (аж до окремих співробітників), розвинена система параметризації. Для кожного співробітника можна вказати кілька рахунків (карткових, поточних, депозитних, будь-яких інших) із правилами рознесення сум, що перераховують на ці рахунки.

ь Можливість формувати платіжні документи по перерахуванню податків і зборів при кожному розрахунку, а відносити зарплату й нарахування на зарплату на витрати тільки наприкінці місяця.

На думку автора, недоліком існуючої автоматизації управління персоналом є те, що майже не приділяється увага розвитку персоналу та його оцінці. Тобто частково є функції, які допомагають при плануванні та оцінці результатів навчання, але цього недостатньо для організації, яка зацікавлена в розвитку свого персоналу.

Тому, на думку автора, керівництву необхідно переглянути комп'ютерне забезпечення підрозділу, зокрема доповнити більш досконалими ПЗ. Також доцільно для ефективної діяльності фахівцям з персоналу додатково використовувати ще комп`ютерну система «WebTutor», яка призначена для автоматизації наступних бізнес-процесів:

ь Оцінки персоналу по компетенціям;

ь Оцінки ефективності діяльності персоналу;

ь Створення електронних навчальних курсів та тестів;

ь Електронне навчання та тестування в локальній мережі підприємства та через Інтернет;

ь Управління навчанням та тестуванням (лекції, тренінги і електронне навчання);

ь Аналіз ефективності навчання та затрат на нього.

До складу системи «WebTutor» входять наступні 13 програмних модулей:

- модуль «Персонал»;

- модуль «Портал»;

- модуль «Дистанційне навчання»;

- модуль «Тестування»;

- модуль «Навчальний центр»;

- модуль «Оцінка персоналу»;

- модуль «Управління талантами та розвиток кар'єри»;

- модуль «Управління знаннями»;

- модуль «Адміністрування»;

- модуль «Тест Експерт»;

- модуль «Підбір персоналу»;

- модуль «Персональний WebTutor»;

- модуль «Віртуальний клас»

В розвиток попередньої інформації зазначимо про доцільність інтегрувати програмне забезпечення «WebTutor» з існуючим програмним забезпеченням з метою підвищення його ефективності роботи.



3. Планування та професійний добір персоналу

3.1 Планування персоналу: сутність, етапи та методи проведення

Відомо, що планування є однією з функцій управління підприємством. Причому її виконання передує усім іншим функціям та в значній мірі забезпечує їх успішне виконання. Планування є важливим засобом ефективного менеджменту та найважливішим елементом кадрової політики, що допомагає при визначенні її завдань, стратегії і цілей, сприяє їх виконанню через відповідні заходи. Стратегія планування персоналу є складовою частиною стратегічного управління персоналом та посідає центральне місце в системі стратегічного управління підприємством в цілому.

Одне із завдань Відділу кадрів - це планування персоналу. Суть планування персоналу полягає в тому, щоб організація в потрібний час мала в розпорядженні необхідну кількість людських ресурсів.

Планування персоналу

Планування персоналу складається із послідовних етапів (рис.):

1 етап: аналіз наявного потенціалу трудових ресурсів (структура і динаміка персоналу за категоріями) з точки зору задоволення майбутніх потреб (зв'язок зі стратегією розвитку, фінансовим планом, планом обороту і т.п.).

2 етап: аналіз конкретних потреб у персоналі на планований період (коли, скільки, якої кваліфікації, на які позиції потрібно працівників).

3 етап: аналіз можливостей задоволення конкретних потреб організації за рахунок існуючих людських ресурсів (за рахунок внутрішніх, чи зовнішніх джерел). До цього етапу можна віднести також планування розвитку персоналу, навчання, формування кадрового резерву, планування можливих переміщень, ротацій.

4 етап: прийняття рішень про необхідність залучення ресурсів ззовні, або про часткову перекваліфікації працівників, або про скорочення персоналу.

При плануванні додаткової потреби в працівниках обов'язково враховується вихід персоналу з організації із різних причин. Метою планування персоналу є визначення його кількісного та якісного складу, що забезпечує розвиток підприємства, його економічне зростання в коротко-, середньо- та довгостроковий період.

При плануванні потреби персоналу, як правило, використовуються прогресивні трудові нормативи, а також баланси робочого часу та фонди часу ефективної роботи та ін. Наприклад, чисельність окремих категорій персоналу можна розрахувати за нормами часу, обслуговування, управління, підпорядкованості та іншим нормативним показникам, що встановлює величину затрат праці на одиницю виконуваної роботи або послуги. Потрібну кількість робітників - наладчиків устаткування розраховується на основі співвідношення числа обслуговуваних верстатів до норми часу їх обслуговування, кількість керівників - за нормами керованості або підпорядкованості.

В плануванні персоналу фахівці виділяють якісні та кількісні показники. При кількісному плануванні використовують наступні методи:

ь балансовий метод - ґрунтується на взаємній ув'язці ресурсів, якими володіє організація, і потреб у них в рамках планового періоду. Такий план являє собою двосторонню бюджетну таблицю, в одній частині якої відображаються джерела ресурсів, а в іншій - їх розподіл;

ь нормативний метод - сутність якого зводиться до того, що в основу планових завдань на певний період включаються норми витрат різних ресурсів на одиницю продукції.

При якісному плануванні організація використовує експертний метод, сутність якого зводиться до залучення експерта, який аналізує проблеми планування і виробляє з'єднання наявних змінних планування і величин, що впливають на дані змінні. Виходячи з рекомендацій експерта, формуються цілі планування. Експертами можуть бути або фахівці в галузі планування персоналу або керівники.

На думку автора, ефективно для аналізованої організації буде застосування при якісному плануванні методу Дельфі, який включає в себе експертні та групові методи планування. Так, спершу проводиться опитування незалежних один від одного експертів, а потім результати опитування аналізуються в групових дискусіях і приймаються відповідні рішення.

Щодо планування персоналу в ПрАТ «Центр Агропромислових технологій», в залежності від тривалості планового періоду, то воно здійснюється в основному як оперативне. Оскільки на оперативному рівні вирішуються поточні завдання. Оперативний план роботи з персоналом являє собою комплекс взаємопов'язаних кадрових заходів, спрямованих на реалізацію конкретних цілей організації та кожного працівника окремо, що охоплює планування усіх видів робіт з персоналом. Планові розрахунки в проводяться у квартальному розрізі.



3.2 Аналіз чисельності персоналу організації

Головним механізмом функціонування виставкового центру є люди, співробітники даної установи. Від їхнього професіоналізму та вміння ефективно організувати робочий процес напряму залежать прибутки підприємства, зокрема рентабельність активів та власного капіталу.

Проаналізуємо динаміку кількості штатних працівників та їх вікову структуру. Отже, на рисунку 3.2 видно, що кількість працівників з кожним роком зростає. Це напряму пов'язано з кількістю виставок та замовників.

Кількість та статева структура персоналу ВЦ «Київ Експо Плаза»

Також слід відмітити, що чоловіків майже в 3 рази більше, ніж жінок (Додаток 2). Це можна пояснити наступним: організація виставок це трудомістка робота і потребує залучення робітничих майстрів. Тут працюють слюсарі-ремонтники, слюсарі з експлуатації обладнання, механіки, охоронники, прибиральники, вантажники та інші. Жінки в основному займаються рекламою, веденням документації тощо.

Зі збільшенням кількості персоналу відповідно зростає фонд оплати праці (Додаток 2). У 2012 році в порівнянні з 2010 він збільшився у 1,5 рази. На сьогоднішній день середня заробітна плата на 1 людину становить в місяць 4012грн. Що стосується робітника найнижчої категорії, то його заробітна плата складає 1147 грн.

Слід зазначити, що 78% працівників ПрАТ «Центр Агропромислових технологій» мають вищу освіту, 22% відповідно - закінчили технікум або училище.

Аналізуючи плинність працівників, то слід відмітити про те, що для даної організації плинність не висока. Так, звітність Відділу кадрів свідчить про те, що за 2010-2012 роки чисельність звільнених працівників за власним бажанням чи в зв'язку з порушенням трудової дисципліни щорічно зменшується. На грудень 2012 року вона становила 1,1%.

3.3 Аналіз організації добору персоналу

Добір персоналу починається з маркетингу персоналу. Фахівець з Відділу кадрів проводить внутрішній маркетинг персоналу та маркетинг персоналу на ринку праці. Орієнтуючись на зовнішні джерела добору персоналу в Приватному акціонерному товаристві, створюється власна база даних потенційних кандидатів для зайняття вакантних посад (внутрішній резерв).

...