Офис-менеджер в структуре организации, на примере ООО "Феникс"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Уральский Федеральный университет имени первого президента Б.Н. Ельцина

Институт гуманитарных наук и искусств

Курсовая работа

на тему: Офис-менеджер в структуре организации, на примере ООО «Феникс»

Выполнила:

Семчук Лилия Ивановна

Екатеринбург 2015

Содержание

Введение

1. Профессия офис-менеджера

1.1 Требования, предъявляемые к офис-менеджеру

1.2 Нормативно-правовая база офис-менеджера

2. Характеристика ООО «Феникс: структура, основные направления деятельности

2.2 Основные направления работы офис-менеджера

2.3 Документное обслуживание

2.4 Бездокументное обслуживание

3. Организация рабочего места

3.1 Личные качества, необходимые в работе

3.2 Деловые качества, необходимые в работе

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложение

Введение

Актуальность темы исследования. Каждый служащий компании обязан знать свои права и обязанности, а также этикет работы и характеристики своей профессии.

Важным правилом является строгое соблюдение правил о рангах. Положение на служебной лестнице является приоритетным во всех ситуациях.

Основы и углубленные знания своей профессии важнейший показатель корпоративной культуры предприятия. Любой клиент предпочтет фирму, где сотрудники сдержанно одеты, радушны и предупредительны к посетителям, помогают друг другу, а не выясняют отношения, знают свои обязанности и имеет представление, чем должны заниматься. Таким образом, именно эти знания и помогают компаниям одерживать верх в конкурентной борьбе.

Проблемой исследования является то, что в отечественной практике, данный вопрос зачастую игнорируется офис-менеджерами, клиентами и руководством, что негативно сказывается на результатах деятельности компании.

Степень изученности исследуемой проблемы довольно высока.

Среди авторов стоит отметить вклад следующих: Волгиной И. В., «Офис - менеджер. Практическое пособие» несет в себе полную информацию и рекомендации по исполнению конкретных бизнес - процессов и функций, относящихся к компетенции офис-менеджера, стоит отметить, что книга подготовлена на основе многолетнего опыта работы автора в зарубежных фирмах, книга является образовательным справочным ресурсом Волгина И.В. Офис - менеджер. Практическое пособие. - М.:Издательско - торговая корпорация «Дашков и к», 2007; Дроздков А.В., учебное пособие «Деловой этикет», в нем рассмотрены вопросы делового этикета: правила поведения в общественных местах, имидж делового человека, этикет руководителя, искусство публичной речи, деловые переговоры, внешность мужчины и женщины, приветствие, представление ит.д.

Контрольные задания, включённые в пособие, помогут читателям лучше понять и усвоить тонкости деловых контактов. Для преподавателей и студентов вузов и всех, кто стремится к повышению уровня деловой культуры; Дроздков А.В. Деловой этикет: учебное пособие. - М.: Омск: СибАДИ, 2012 Энговатова О.А., в книге автора «500 советов секретарю» или «справочник секретаря и офис-менеджера» рассматривается как стать квалифицированным секретарем на конкретном рабочем месте, так как получить специальность это только полпути, полученные знания нужно уметь применить; Энговатова О.А. «500 советов секретарю». - М.: АЛЬФА - ПРЕСС, 2006 Кузин Ф.А., в работе «Культура делового общения» описывает деловой разговор в сфере предпринимательской деятельности с позиций его речевой, логической, психологической и невербальной культуры, а также на основе обобщения отечественного и зарубежного опыта описывает основные его формы (деловая беседа, коммерческие переговоры, деловые совещания, служебный телефонный разговор, прием посетителей и сослуживцев и общение с ними). Пособие рассчитано на бизнесменов, учащихся экономических вузов, колледжей и курсов, специализирующихся в области бизнеса и рыночной экономики. Оно может представить интерес также и для тех, кто хочет самостоятельно повысить культуру своей устной деловой речи; Кузин Ф. А. Культура делового общения. Практическое пособие - 7 изд. - М.: Ось - 89, 2011

Непогода А.В., Семченко П.А.Делопроизводство компании. - М.: Омега-Л, 2008

Баженова Е. Деловой этикет. Почему нужно вести себя так, а не иначе. - М.: АСТ, 2014 Непогоды А.В., Семченко П.А. «Делопроизводство компании», содержит правильное оформление документов, также создание, оформление исполнения, хранение документов без которых ни одна организация не сможет справиться с потоком документов, так как работа с документами затрагивает всех сотрудников: от руководителей до работников структурных подразделений; Баженова Е. «Деловой этикет. Почему нужно вести себя так, а не иначе», главный упор в этой книге сделан не на то, как следует поступать, а, скорее, на то, как поступать не нужно. Каждая мысль иллюстрирована живыми примерами, позволяющими увидеть, каким образом надо применять книжные знания на практике. Ведь в книжных знаниях всегда остается «зазор»: книги предусмотреть все не могут, а неискушенные пользователи оказываются в глупом положении, если их ситуация «не предусмотрена», здесь объяснено, какие правила делового этикета незыблемы и требуют неукоснительного исполнения, а какие можно смягчить или обойти, а также что делать в случаях, когда по правилам требуется делать так-то, а по ситуации этого никак не выполнить.

По большому счету, деловой этикет является всего лишь частью более широкого понятия «нормы поведения культурного человека». И для того, чтобы соблюдать деловой этикет, нужно, прежде всего, соблюдать сами культурные нормы, только и всего; Баженова Е. Деловой этикет. Почему нужно вести себя так, а не иначе. - М.: АСТ, 2014 Белкин В., Белкина Н. «Мотивы и стимулы труда», рассматриваются основы сбалансированности системы стимулов труда организации и системы мотивов, демотивов труда персонала с целью с целью повышения эффективности их взаимодействия; Белкин В., Белкина Н. Мотивы и стимулы труда. Социальная защита. - №7. - М.: 2011

Авторы вышеперечисленных изданий достаточно серьезно подошли к изучению рассматриваемой проблемы, предоставили большую информацию по деятельности офис-менеджера, его компетенции, роли и месте в организации. Также требования, предъявляемые к офис - менеджеру, его деловые качества, необходимые в работе.

Характеристика источников: «ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" : источник говорит об основных делопроизводственных обязанностей, прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача ее, в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо для подготовки ответов; «ГОСТ Р 12.1.005-88 «ССБТ. Общие санитарно - гигиенические требования к воздуху рабочей зоны» ГОСТ Р 12.1.005-88 «ССБТ. Общие санитарно - гигиенические требования к воздуху рабочей зоны», в нем указываются общие санитарно - гигиенические требования к показателям микроклимата и допустимому содержанию вредных веществ в воздухе рабочей зоны; «ГОСТ Р 50923-96 «Дисплеи. Рабочее место оператора. Общие эргономические требования к производственной среде. Методы измерения» ГОСТ Р 50923-96 «Дисплеи. Рабочее место оператора. Общие эргономические требования к производственной среде. Методы измерения», настоящий стандарт распространяется на индивидуальное рабочее место оператора, он устанавливает эргономические требования к рабочему месту при выполнении работ сидя, требования к производственной среде, а также методы измерения и оценки эргономических параметров и факторов производственной среды на рабочем месте

Целью исследования являлось изучение аспектов деятельности офис менеджера и влияние на деятельность компании.

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:

- изучить понятие «офис-менеджера»;

- дать основные характеристики профессии;

- провести анализ предъявляемых требований к данной профессии;

-ознакомиться с характеристикой компании «Феникс» и видами ее деятельности;

- изучить, какое место занимает офис-менеджер в данной компании;

Объектом исследования являлась должность офис-менеджера в компании ООО«Феникс».

Предметом исследования является деятельность офис-менеджера в компании.

Теоретико-методологическая основа. В качестве теоретического материала были изучены публикации, научные статьи, материалы сети Интернет по исследуемой проблеме. В качестве методов: анализ литературы. Теоретическая значимость исследования заключается в том, что в материал, изложенный в нем, может являться информативной базой для проведения более подробных исследований, а также при построении правил поведения офис-менеджера в компании.

Практическая значимость. Результаты проведенного исследования могут быть использованы в практическом применении студентами и преподавателями ВУЗов в области менеджмента, а также социально-культурной сферы.

Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения.

1. Анализ профессии офис-менеджера

Офис-менеджер - это значимая должность. Чаще всего офис - менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager - управляющий, заведующий, директор) так или иначе, предполагают наделение работника руководящими полномочиями. Потребность в офис-менеджерах на рынке труда возникла сравнительно недавно. Развитие каждой бизнес - структуры на определенном этапе требует в штате человека, который будет решать для сотрудников некоторые задачи. Тем самым облегчит им жизнь и освободит время для решения более важных глобальных задач, чем, например, отвечать на все приходящие письма, возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя - чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по тем тенденциям, такая практика уже «отмирает».

Итак, офис-менеджер - один из работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.

Офис-менеджер обеспечивает текущую работу организации с документами, посетителями, различной информацией.

От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства - надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация - осмыслена и принята к сведению, а посетители - своевременно приняты.

В его обязанности также входит первичный прием посетителей: он беседует с ними, в некоторых случаях сразу решает их вопросы (например, выдает необходимую документацию), если же необходим контакт с начальством - определяет, к кому именно следует обратиться, записывает на прием.

Он подготавливает и обслуживает различные совещания, заседания, конференции. Работает с корреспонденцией: систематизирует поступившие обычные и электронные письма по их степени важности, после чего либо сам готовит ответы на них, либо передает вышестоящему начальству. Принимает факсы, ведет переговоры по телефону. Составляет проекты приказов, постановлений и т. п.

При необходимости подбирает информацию по тем или иным вопросам, аналитические справки. Конспектирует, протоколирует, стенографирует заседания, ведет картотеку организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.

Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников. Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер - одна из ключевых фигур. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации.

1.1 Требования, предъявляемые к офис-менеджеру

В должности "офис-менеджер" большинство работодателей видят работника, выполняющего довольно широкий круг обязанностей. Цель введения в штатное расписание ООО «Феникс» этой единицы - обеспечение бесперебойной работы офиса.

Требования к профессиональной подготовке офис-менеджера:

1. Опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности - помощник руководителя, секретарь и др.) от полугода до трёх лет (в зависимости от статуса должности, на которую в данном случае претендует соискатель).

2. Высшее образование (предпочтительно - по профилю организации, объявившего конкурс на вакансию, в области управления или техническое).

3. Уверенные навыки в работе на персональном компьютере (ПК), предполагающие не только умение грамотно пользоваться установленным программным обеспечением (ПО), но и самостоятельно производить инсталляцию ПО, несложную настройку и профилактику ПК, подключение периферии и пр.

4. Знание основных компьютерных программ (минимально - операционная система Windows, MS Office, Internet Explorer).

Указанные требования являются минимальными.

В представленном перечне они перечислены по важности в порядке убывания. На практике это означает, что при принятии решений о назначении соискателя на должность офис-менеджера работодатель в первую очередь обращает внимание на наличие у него практического опыта работы, его образовательный уровень и степень владения иностранным языком.

В качестве дополнительных к профессиональным качествам офис-менеджера работодатель упоминает следующие требования:

1. Наличие у соискателя опыта административно-хозяйственной работы и / или работы с персоналом.

2. Дополнительное образование (второе высшее, а также различные формы повышения квалификации, в первую очередь в области менеджмента и т.п.).

3. Продвинутый уровень владения иностранным языком, например, способность выполнять письменный или устный перевод, умение самостоятельно читать техническую документацию и специальную литературу на иностранном языке и т.п.

4. Умение обращаться с офисной оргтехникой (ксерокс, факс, сканер, мини-АТС, устройства бесперебойного питания, зарядные устройства), в идеале - умение быстро выявить и устранить мелкие неисправности в них.

5. Владение информационными технологиями (в частности, основами программирования, HTML), умение работать с прикладным программным обеспечением, а также со справочными правовыми системами (СПС): «Гарант», «Консультант», «Кодекс» и т.п.

Что касается специальных требований, предъявляемых работодателем к соискателю на должность офис-менеджера, то их спектр широк. В то же время предъявление подобных требований к профессионализму офис-менеджера выглядит вполне оправданным, а их отсутствие может, по меньшей мере, существенно затруднить для новоиспечённого «хозяина офиса» эффективное исполнение им своих должностных обязанностей, и это, в свою очередь, крайне отрицательно отражается на организации работы аппарата управления предприятием в целом.

Чтобы сложилось объективное представление о характере специальных требований к профессиональной подготовке офис-менеджера, они приведены ниже.

1. Понимание специфики деятельности организации, владение соответствующей терминологией и лексиконом.

2. Профессиональное владение методами руководства в условиях, аналогичных условиям орагнизации (практический менеджмент - от полугода и более).

3. Профессиональное владение ПК и программами.

Работодатель предъявляет и довольно суровые требования к деловым качествам соискателей на должность «офис-менеджер». Как и в случае с требованиями к профессиональным знаниям и умениям.

1) организаторские способности, т.е. способность руководить подчинёнными сотрудниками;

2) представительная внешность (в других вариантах также - презентабельная, располагающая);

3) деловая коммуникация, в частности умение чётко и недвусмысленно излагать распоряжения, а также писать и говорить по-русски грамотно и внятно;

4) профессиональный этикет, соблюдение правил организационного поведения (по-другому - субординации) и корпоративной культуры;

5) стрессоустойчивость (тактичность, неконфликтность, доброжелательность).

В дополнение к этому списку необходимо также сказать о таких «плюсах» офис-менеджера, как:

1) высокая работоспособность, в том числе в условиях кризиса, вызванного как объективными, так и субъективными причинами;

2) пунктуальность и, в частности, обладание крепкой памятью, а также способностью к самоорганизации;

3) исполнительность в сочетании с разумной инициативой и осмотрительностью в планах и действиях;

4) умение работать в команде, оставаясь при этом «первым среди равных»;

5) умение брать ответственность на себя, в особенности, когда шефа рядом нет, а решение принимать надо, причём немедленно.

Также:

1) целеустремлённость, умение расставлять приоритеты в работе;

2) обучаемость, а также умение самому обучать подчинённых сотрудников;

3) профессиональная интуиция, способность к предвидению развития ситуации;

4) настойчивость, впрочем, не имеющая ничего общего с «бараньим» упрямством;

5) оптимизм (основанный на реальном знании офисной обстановки).

1.2 Нормативно-правовая база офис-менеджера

В своей работе офис - менеджер руководствуется должностной инструкцией и трудовым договором. Работодатель обязуется:

а) предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции;

б) обеспечить работнику условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

в) своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.

Работник в свою очередь, обязуется:

а) выполнять определённую соглашением трудовую функцию;

б) соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой договор, как бы тщательно он ни был составлен, не может отражать во всех деталях вопросы компетенции (служебной ответственности) офис-менеджера. Но функциональное назначение трудового договора состоит отнюдь не в этом.

Для регламентации подобных вопросов существует другой документ - должностная инструкция, в соответствии с которой офис-менеджер и осуществляет свою деятельность.

Порядок и правила подготовки должностной инструкции регламентируются положениями: типовой инструкции по делопроизводству и методических рекомендаций по унификации текстов управленческих документов.

Как следует из содержания указанных документов, в общем случае в инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений нормативно-правовых актов.

Соответственно, в должностной инструкции офис-менеджера излагается порядок осуществления им повседневной административно-хозяйственной деятельности. Этот документ применяется как самостоятельный правовой акт, который подписывается разработчиком, утверждается руководителем организации (в форме грифа утверждения) и имеет следующую структуру.

1. Общие положения.

2. Функции работника.

3. Обязанности работника.

4. Права работника.

5. Взаимоотношения (связи по должности) работника.

6. Ответственность работника.

7. Оценка работы.

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа, преимущественно с использованием следующих конструкций: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в родительном падеже: «Должностная инструкция офис-менеджера - помощника руководителя предприятия».

Последующий текст документа можно условно разделить на констатирующую и основную части. Констатирующей частью должностной инструкции обычно служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных в нём требований и т.п.

Основной текст должностной инструкции служит для последовательного изложения порядка и правил осуществления офис - менеджером своих служебных полномочий с учётом специфики организационного устройства и содержания деятельности организации «Феникс», делится на главы, пункты и подпункты. При этом главы имеют названия и порядковую нумерацию римскими цифрами. В свою очередь, нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Также руководствуется: Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" так как этот закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:

1) порядок документирования информации;

2) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

3) категории информации по уровню доступа к ней;

4) порядок правовой защиты информации.

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8 - 2003 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами.

Одними из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства в работе офис-менеджера являются:

· "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)", разработанная Росархивом в 1991 году.

· "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденная Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.

· "Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

· "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

В практической деятельности офис-менеджер руководствуется:

1. Нормативными актами,методическими рекомендациями, непосредственно устанавливающими порядок выполнения работ в офисе.

2. Правилами внутреннего трудового распорядка.

3. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Настоящей должностной инструкцией.

5. Приказами и распоряжениями руководителя предприятия, а также других должностных лиц предприятия.

6. Цели, стратегию развития и бизнес-план (программу организационного развития) организации.

7. Профиль, специализацию, организационную структуру предприятия, схему организационного взаимодействия аппарата управления с должностными лицами и структурными подразделениями (в т.ч. филиалами и представительствами) организации.

8. Задачи офиса по обеспечению управления предприятием и деятельности руководителя предприятия, возможности офиса по решению указанных задач.

9. Порядок и правила планирования и отчётности по вопросам деятельности офиса, требования к подготовке документов.

10. Нормы времени и выработки на основные операции и процессы, а также нормы обеспечения офисного труда канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой и расходными материалами к ней.

11. Правила эксплуатации средств офисной вычислительной техники, коммуникации и связи.

12. Правила внутреннего трудового распорядка.

13. Правила и нормы охраны труда, требования производственной эргономики, санитарии и гигиены.

2. Характеристика ООО «Феникс: структура, основные направления деятельности

ООО «Феникс» - организация, производящая комплекс проектных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ в области строительства объектов хозяйства на территории города Екатеринбург.

Основными объектами деятельности является проектирование и строительство торгово-офисных помещений и жилых домов.

Организация ООО «Феникс» была образована 06.03.2006 года. В настоящее время офисные помещения и производственная база и другие подразделения компании расположены по адресу: ул. Юбилейная, 2.

Компания в настоящее время занимается не только строительством жилых объектов, но и осуществляет их эксплуатацию.

Общество создано в соответствии с Гражданским Кодексом РФ и иным законодательством, регулирующим деятельность хозяйственных обществ с целью получения прибыли. Общество имеет зарегистрированный должным образом Устав, на основании которого оно действует.

Предметом деятельности организации является строительство объектов различного назначения, производство продукции, выполнение работ и оказание услуг организациям и частным лицам в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли.

Согласно Устава основными видами деятельности «Общества» являются:

1) Выполнение строительно-монтажных работ для зданий и сооружений 2 уровня ответственности:

- земляные работы;

- возведение несущих и ограждающих конструкций зданий и сооружений высотой до 40 метров;

- работы по устройству наружных инженерных сетей и оборудования;

- работы по устройству внутренних инженерных систем;

- работы по защите конструкций и оборудования;

- отделочные работы;

- осуществление функций генерального подрядчика;

- производство несущих конструкций и изделий из бетона и железобетона;

- производство товарного бетона и раствора;

- производство деревянных строительных конструкций и изделий;

- производство ремонтных, ремонтно-строительных, ремонтно-реставрационных строительных работ;

- транспортные грузовые перевозки.

При осуществлении Обществом лицензионных видов деятельности оно получает в установленном порядке лицензию.

На сегодняшний момент основной вид деятельности организации - это строительство.

Система организационного управления ООО «Феникс», сформированная по функциональному принципу, имеет преимущества подчинения непосредственному руководителю, а также предусматривает создание профессиональных консультационных подразделений при руководителе. офисный менеджер компания

В структуру предприятия включено несколько уровней. Начальник производства организовывает и контролирует деятельность производственных участков и их складов, главный инженер управляет административно-хозяйственным отделом и транспортным отделом.

ООО «Феникс» прошла путь от небольшой организации численностью 10 человек, с объемом выполняемых строительно-монтажных работ (СМР) около 200т.р./год до серьёзной строительной организации, численностью 400 человек, с оборотом более 1млрд200млн. руб., в т.ч. СМР около 800 млн. руб., торговля около 300 млн. руб.

Организация в настоящий момент имеет научно-техническую и производственную базу, позволяющую выполнять сложные задачи по выполнению работ «под ключ», являясь одной из генподрядных организаций.

2.1 Основные направления работы офис-менеджера

В первую очередь в обязанности офис-менеджера входит работа с документами. Сотрудник принимает поступившую корреспонденцию, регистрирует её, передаёт адресату, при необходимости отправляет в архив. Также он принимает заявления от других сотрудников, передаёт их на подпись генеральному директору, заверяет их печатью, после чего отдаёт обратно.

В обязанности офис-менеджера входит работа с внутренней документацией: распечатка приказов и их оформление, хранение, отправка в архив и учёт, работа с исходящей корреспонденцией. Он должен уметь работать с любой оргтехникой: факсом, сканером, копировальным аппаратом, а также набирать и распечатывать документы. Подготовка помещения для проведения презентаций, ведение протокола заседаний, встреча и приём гостей и клиентов компании также входят в обязанности офис-менеджера.

Зачастую сотрудник занимается традиционными секретарскими обязанностями: распределением приглашённых компаньонов или руководителей в гостиницах, бронированием номера, авиабилетов и билетов на поезд.

Обязанности офис-менеджера предполагают знание:

· Законодательных актов и нормативов, которые регламентируют правовую, информационную, предпринимательскую деятельность компании;

· Основ менеджмента, маркетинга, предпринимательства и ведения бизнеса;

· Основ социологии, психологии, этики делового общения, работы с персоналом и общественностью;

· Порядка составления деловых предложений, отчётов, планов, контрактов соглашений;

· Основ управления, основ эргономики и охраны труда.

В рамках своей основной задачи, перечень обязанностей, которые выполняет офис-менеджер, он охватывает, как минимум пять направлений. При этом следует понимать, что офис - это не помещение, где сидит начальник, а место, где еще выполняются административно-управленческие функции. И значит, их качество, и сроки выполнения будут зависеть от того, как будет построена работа офис-менеджера.

Управленческие обязанности. В них входит планирование работы офиса, организация его структуры, руководство служащими, внедрение корпоративной культуры, разработка политики общения с контрагентами и контроль за ее соблюдением.

Административные функции. Они охватывают организацию делопроизводства, налаживание взаимоотношений между службами, распределение офисных площадей между сотрудниками.

Хозяйственные обязанности. Офис-менеджер организует приобретение офисной техники, канцелярии, расходных материалов, хозяйственного инвентаря. Кроме того, он обеспечивает уборку офисных помещений, техническое обслуживание оргтехники, своевременную уплату коммунальных платежей, арендной платы и т.п.

Контрольные обязанности. Это направление деятельности включает в себя проведение аудитов, ревизий, инвентаризации материальных ценностей, документации.

Отчетные. В них входит подготовка отчетной документации (информации) для руководителя.

Помимо перечисленных задач, в обязанности офис-менеджера входит проведение инвентаризации в офисе и обеспечение необходимыми для работы расходными материалами (канцтоварами, бумагой и иными принадлежностями), которые требуются для работы сотрудников. Также он ведет учёт этих материалов, обеспечивает их выдачу, определяет порядок получения, организовывает и отслеживает оплату за поставки. В обязанности офис-менеджера входит контроль за состоянием офисной техники, который включает в себя: оперативный вызов мастера для проведения ремонтных работ, своевременную замену расходных материалов (например, картриджей), при невозможности ремонта - замену офисной техники.

Офис-менеджер сам принимает звонки и факсы, переадресовывает их нужному сотруднику, отправляет факсы и обзванивает клиентов и партнёров, Соблюдение несложных правил помогает избежать неправильного толкования сообщений, выйти из сложных ситуаций с наименьшими потерями для имиджа компании, лишний раз продемонстрировать внимание к клиенту, а значит, завоевать его расположение.

Также в должностные обязанности офис-менеджера входит: контроль за санитарным состоянием самого офиса, организация планового ремонта, вызов технического персонала для устранения неисправностей (например, замена ламп или западающих выключателей).

В течение дня офис-менеджер обременён множеством обязанностей. В этой связи представляется целесообразным рассмотреть вопрос об организации повседневной работы офис-менеджера в «хронологическом» преломлении, т.е. в рамках обычного 8-часового рабочего дня.

Рабочий день офис-менеджера разделён на две части: утреннюю и вечернюю.

Роль разграничительной линии между ними играет обеденный перерыв, хотя и в этот короткий промежуток можно совершить немало полезного для работы предприятия.

Первый час рабочего времени, условно с 9.00 до 10.00 утра, можно обозначить как организационный. В силу особой важности организованного начала работы содержание мероприятий этого часа излагается по пунктам.

Итак, по прибытии на работу, как правило, за 15-30 минут до начала работы персонала аппарата управления, офис-менеджер выполняет следующее.

1. Докладывает руководителю предприятия о начале работы, осведомляется у него о новых поручениях и указаниях, а также об изменениях в работе предстоящего дня.

2. Освежает в памяти (а при необходимости - оперативно скорректирует) план личной работы, работы руководителя предприятия и работы офиса на день.

3. Контролирует качество уборки помещений офиса, состояние техники безопасности, делает необходимые записи в контрольной документации офиса.

4. Изучает заявки на устранение неисправностей в работе офисного оборудования и оргтехники, дает соответствующие указания и поручения на их устранение, организовывает контроль за исполнением заявок.

5. Получает корреспонденцию, рассмотренную накануне руководителем предприятия, определяет ответственных за исполнение документов согласно резолюциям и передает документы на исполнение, организовывает исполнение наиболее важных и срочных из них.

7. Уточняет через ответственных лиц готовность к проведению (организации, обеспечению и пр.) мероприятий, намеченных на первую половину дня (совещания, переговоры, приём посетителей и т.п.). При необходимости принимает дополнительные меры к их надлежащей подготовке и проведению.

8. Удостоверяется в прибытии на работу всех подчинённых. Заслушивает краткие (возможно, телефонные) доклады подчинённых (в лице руководителей структурных подразделений аппарата управления и специалистов) о состоянии дел на порученных им участках работы.

С 10.00 до 11.00, как правило, проходят совещания с участием офис-менеджера.

В первом случае речь идёт о совещании руководства предприятия, во втором - о совещании руководящего состава аппарата управления, на которое при необходимости могут быть приглашены и отдельные сотрудники (специалисты и технические исполнители) аппарата управления. Обычно о времени, месте, продолжительности и цели совещания офис-менеджер и другие участники совещаний извещаются заранее (например, накануне вечером).

С 11.00 до 12.00 офис-менеджер работает с документами, в частности рассматривает поступившие к нему проекты исполненных документов (например, подготовленных в соответствии с указаниями и поручениями руководителя предприятия).

Документы, исполненные в полном соответствии с установленными требованиями, подписываются офис - менеджером и передаются либо для помещения в папку для доклада руководителю предприятия, либо для регистрации, тиражирования, доведения до сведения должностных лиц предприятия и последующего помещения в дело.

Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются офис - менеджером на доработку ответственным исполнителям с указанием срока устранения недостатков.

С 12.00 до 12.30 офис-менеджер проводит служебные переговоры по телефону, лично готовит проекты необходимых писем, записок и иных документов небольшого объёма. Готовые документы передаются на техническое исполнение.

С 12.30 до 13.00 целесообразно предусмотреть резерв времени, которым офис-менеджер распоряжается по своему усмотрению в интересах деятельности аппарата управления предприятия.

К примеру, офис - менеджером продолжается работа с документами, в которых устранены ранее указанные недостатки. В отдельных случаях офис-менеджер планирует на указанное время встречу с 1 - 2 должностными лицами предприятия для решения текущих вопросов работы офиса. Кроме того, в этот период целесообразно уточнить план работы на послеобеденный период.

На время обеда при необходимости офис - менеджером могут быть запланированы неформальные встречи с должностными лицами предприятия, в ходе которых может быть проведено обсуждение текущих вопросов работы офиса.

С 14.00 до 14.30 офис-менеджер контролирует ход выполнения задач дня в подразделениях (на самостоятельных участках работы) аппарата управления. При необходимости он в рабочем порядке отдаёт начальникам соответствующих подразделений (участков) дополнительные указания и распоряжения.

С 14.30 до 15.00 офис-менеджер проверяет готовность документов, подлежащих представлению на подпись руководителю предприятия, после чего лично представляет наиболее важные и срочные из них, а остальные (справки, выписки и т.п.), предварительно завизировав (подписав), передаёт руководителю предприятия.

С 15.00 до 16.00 офис-менеджер изучает руководящие документы по вопросам работы аппарата управления предприятия.

С 16.00 до 17.00 офис-менеджер работает над исполнением документов, необходимость в которых возникает периодически, время от времени (отчёты, доклады и т.п.).

С 17.00 до 17.30 - резерв времени. В этот период офис - менеджером может быть продолжена работа над исполнением отдельных документов. Кроме того, при необходимости офис-менеджер может вести в это время приём сотрудников аппарата управления по личным и служебным вопросам.

С 17.30 до 18.00 офис-менеджер принимает (лично или по телефону) доклады начальников подразделений офиса о состоянии дел, в том числе о наличии материалов ограниченного доступа.

Кроме того, офис-менеджер проверяет наличие хранящихся у него материалов и составляет планы работы на следующий день. Затем он контролирует выполнение требований пожарной (и иной) безопасности в помещениях отдела, а также уход сотрудников аппарата управления предприятия с работы.

Перед уходом с работы офис-менеджер, как правило, осведомляется у руководителя предприятия о наличии дополнительных указаний и изменениях в организации работы следующего дня.

Такова организационная картина рабочего дня офис-менеджера на предприятии. Заранее планирует свою повседневную работу, а затем всякий раз доводит спланированное до конца, регулярно отчитывается об этом перед самим собой.

2.2 Документное обслуживание

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, офис - менеджер занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации.

Рабочее место оснащено современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.

Документационное обеспечение включает в себя:

-первичную обработку поступающей в организацию корреспонденции и ее регистрацию;

-предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» - определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем;

- составление проектов резолюций для важнейших документов;

- направление документов, не требующих рассмотрения руководителем, непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям;

- обработку и отправку корреспонденции;

- организацию передачи документов внутри организации;

- составление номенклатур дел;

- формирование дел;

- контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя);

- составление описей на материалы постоянного, долговременного хранения и по личному составу;

- составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

- постоянный контроль за правильным оформлением всей документации, образующейся в деятельности организации;

Конечным результатом четкого выполнения офис - менеджером указанных обязанностей является:

- решение вопросов оптимизации документооборота организации;

- эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.

Подводя итог нужно отметить, что документооборот это движение документов в организации с момента из создания или получения до завершения исполнения или отправки, а главным правилом в работе является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело .Термины и определения".

2.3 Бездокументное обслуживание

Бездокументное обслуживание все равно сопровождается созданием и ведением достаточного количества документов, так как устное слово может быть забыто, неточно понято и передано. Поэтому все этапы организационной работы обычно документируются: в процессе подготовки совещания создается целый ряд документов (такие как, проект решения, приглашения, повестка дня и т.д.), записывается телефонограмма, ведется запись приема посетителей, документируется процесс подготовки командировок.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. И поэтому в работе офис-менеджера так много отводится на умение работы с документами.

Также к функциям по бездокументному обслуживанию относятся: обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация приема посетителей, а это личные контакты с людьми, где он выступает в качестве первого представителя данной организации, с которым сталкивается его посетитель, обязывают предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности офис-менеджера.

Довести до сведения всех сотрудников своего учреждения часы их приема руководителем по текущим делам (подпись документов, согласия), если сотрудник настаивает на приеме в другое время, он должен узнать, по какому именно вопросу, и доложить о нем руководителю. Согласовывает с руководителем время приема и сообщает об этом сотруднику.

При приеме работников других учреждений и организаций выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону, записывает день и час приема, накануне напоминает о нем руководителю.

Если же интересующий посетителя вопрос относится к компетенции данного руководителя, офис - менеджер докладывает о посетителе, в случае же отсутствия или занятости руководителя договаривается о новом приеме.

При этом обязательно записывает дату и час приема, а так же фамилию и должность посетителя, название учреждения, где он работает, а так же телефон и адрес, по которым его можно в случае необходимости найти.

От умелой и четкой работы зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя.

Работа при приеме посетителей заключается в следующем:

а) в специальный журнал записывает данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом записываются как сведения о посетителе, так и представленные им по делу документы необходимо представить для рассмотрения;

б) хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалиста, ведущего прием, все имеющиеся по данному вопросу документы;

в) в соответствующих графах карточек или журнала делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки;

г) следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему граждан. Также к бездокументному обслуживанию относится и телефонное обслуживание, тут нужно подчеркнуть, что помощь офис-менеджера в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы.

Все вызовы руководителя по телефону должны идти только через офис-менеджера и “фильтроваться” - оцениваться с точки зрения их важности и срочности.

При ведении служебных разговоров по телефону он:

а) точно знает круг лиц и организаций, с которыми необходимо соединять руководителя

б) умеет выделять вопросы, действительно относящиеся к компетенции руководителя

в) отсылает абонента к тому работнику, который может решить вопрос по существу. Однако, кроме хорошей осведомленности о работе своего учреждения, он умеет правильно вести разговор по телефону.

Обязан придерживается следующих правил ведения служебного разговора

а) быстро отвечает на вызов

б) сняв трубку, немедленно называет учреждение и свою фамилию;

в) если дело касается руководителя, либо сразу соединяет с ним абонента, либо, если руководитель отсутствует или занят срочной работой, просит собеседника позвонить в другое время, которое должно быть совершенно точно определено

г) в случае длительного отсутствия руководителя (отпуск, командировка и т.д.) сообщает фамилию и номер телефона заместителя

д) если вопрос может быть решен другим сотрудником, отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона.

Кроме ответов на вызовы руководителя, он ведет телефонные переговоры, передает по поручению руководителя сотрудникам своего или других учреждений те или иные сведения, наводит необходимые справки.

Организация встреч, совещаний переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя включает в себя подготовку необходимой для его проведения документации и своевременное обеспечение ею всех участников. Полная и заблаговременная информация по вопросам совещания, полученная всеми его участниками, дает возможность не только сократить время его проведения, но и повышает его эффективность. Предварительно изучив материал, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обоснованное мнение.

На этом этапе работы: своевременно подбирает необходимые материалы; заботится о размножении собранных материалов, для чего он пользуется не только услугами множительного бюро, но и сам обращается с копировальными и множительными аппаратами и, если совещание проводится, лишь узким кругом специалистов, отпечатывает для него материалы.

Совершенно иные, организационные задачи выполняет при подготовке конференций или широких, совещаний с участием представителей других, часто, иногородних предприятий и учреждений.

В этом случае офис - менеджер: по поручению руководителя оказывает помощь сотрудникам, ответственным за проведение конференции, в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за своевременным поступлением и размножением тезисов докладов; организовывает заказ и рассылку пригласительных.

Необходимо: в случае если совещание стенографируется, уточняет с соответствующим работником общего отдела, вместе с работниками хозяйственного отдела проверяет помещение зала совещаний, соответствие количества мест в зале и в президиуме, числу участников, исправность аппаратуры.

В день проведения совещания, за час до его начала он:

а) проверяет, развешаны ли таблички с указанием места совещания и регистрации;

б) проверяет состояние зала совещания, наличия необходимой аппаратуры.

Контроль исполнения поручений руководства ведется в форме отчетности. Контроль исполнения документов и поручений совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан. Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации. Архивный портал naar.ru - 2013.

Организация рабочего дня руководителя, резервирование времени и организация рабочего места руководителя. Задача заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно - технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной информации.

Контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники, так как пользуется такими техническими средствами как компьютер, факс, телефон, принтер, копировальный аппарат, машина для уничтожения бумаг.

Профессия офис- менеджера требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой труда.

Очень важным фактором в работе является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя.

3. Организация рабочего места

Рабочее место офис-менеджера является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении.

Поскольку офис-менеджер - "лицо учреждения", то и его рабочее место является образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места офис-менеджера обеспечивает максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечает требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место офис-менеджера в приемной располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

В помещении находится только те предметы, требующиеся офис-менеджеру и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель для посетителей находится в зале, хорошо просматриваемым офис - менеджером, удобна для размещения в помещении.

Большую часть рабочего времени офис-менеджер работает сидя, а это утомляет, поэтому он есть возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, чтения.

Насыщенность рабочего места офис-менеджера средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементов организации рабочего места офис-менеджера является внутренняя организация отделений стола. Ящики легко, плавно и бесшумно выдвигаются.

Большой ящик нужен для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках есть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Офис - менеджер постоянно следит за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Технику, такую как: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинатор, размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования.

Офис - менеджер несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

...