Офис-менеджер в структуре организации, на примере ООО "Феникс"

Руководитель всегда говорит офис-менеджеру, куда он идет, как с ним можно связаться, если возникнет необходимость и во сколько он вернется, хотя бы приблизительно. Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении обязательно указывается место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

При проведении заседаний обеспечивается следующее:

1) помещение для заседаний на все время их проведений;

2) проход приглашенных через вахту без задержки. Для этого заранее составляется список приглашенных и отдается на проходную;

3) такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;

4) обслуживание в зале заседаний.

Офис-менеджер также заботиться о календаре-памятке своего руководителя. Многие руководители иногда забывают о своих распоряжениях, и поэтому офис-менеджер думает не только за себя, но и за руководителя.

3.1 Личные качества, необходимые в работе

Необходимые личные качества. Хороший офис - менеджер это человек общительный, доброжелательный, умеющий ладить с людьми, а также организованный, пунктуальный, имеющий оперативную память, способный к концентрации и распределению внимания, всегда порядок на рабочем столе, соблюдает коммерческую тайну, распределяет рабочее время, поддерживает стабильные и доброжелательные отношения в коллективе, так как от этого зависит успех общего дела. Высокий уровень культуры, грамотная устная и письменная речь, соблюдение субординации. Limtu.ifmo.ru. Бизнес этикет для офис - менеджеров. 2014.

Образование: высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия).

Умеет пользоваться компьютером и другой оргтехникой: факсом, мультимедиа-проектором, быстро находит и систематизирует информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Нужны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии.

Место работы и карьера. Должность востребована в организации. Но перспективы карьерного роста незначительна, так как место начальника занять не получится.

Профессию офис-менеджера часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё - таки есть. Менеджер данного направления регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.

Чем активнее деятельность этой организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер. Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава всегда вовремя доносятся до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей принимаются к сведению, а предложения сотрудников доводятся до начальства. Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офис-менеджера.

Поручения, которые получает офис-менеджер, нуждаются в срочном и оперативном выполнении. Поэтому от офис-менеджера требуется, прежде всего, исполнительность, расторопность и пунктуальность. Также важна хорошая память и умение концентрироваться. Человек, занимающий эту должность, доброжелателен и общителен, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании. Офис - менеджер обладает грамотной и логически выстроенной речью, а также владеет деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч. Необходимые навыки офис-менеджера. Первое что сотрудник умеет - уверенное владение ПК и Интернетом. Высокая скорость печати. Умение быстро набирать тексты.

Навыки в административном управлении, полученные на предыдущих работах, обязательны в этой компании.

Навыки ведения делопроизводства. Ведение документации - одна из главных обязанностей офис-менеджера, так что он имеет базовые знания.

Уверенное пользование оргтехникой. Факсы, принтеры, сканеры - всё это находится в компетенции офис-менеджера.

Навыки грамотного и дипломатичного общения. Офис-менеджер грамотно общается, он решает конфликтные ситуации, если они потребуется.

Соблюдение делового этикета. Что такое деловой этикет? Это установленный порядок поведения в сфере бизнеса и деловых контактов. Современный деловой этикет - это глубокое знание приличий, умение держать себя в коллективе так, чтобы заслужить всеобщее уважение и не оскорбить другого сотрудника. Smeda.ru. Деловой этикет. Официальный протокол. Офис-менеджер - профессия, которая предполагает некую ответственность.

Некоторые пункты, по которым несется ответственность, в должностной инструкции выглядят так: за халатное отношение к своим обязанностям. Несвоевременное выполнение распоряжений и любая другая халатность - вина сотрудника, за которую необходимо отвечать. За разглашение конфиденциальной информации. За ее разглашение можно лишиться работы. За нарушение сферы компетентности. Действия, выходящие за сферу компетентности работника, недопустимы. За нарушение трудового распорядка и т.д. Нарушение трудового распорядка, правил пожарной безопасности или техники безопасности - это также сфера ответственности офис-менеджера.

Данная профессия имеет, как и многие другие, ряд достоинств и недостатков.

Отзывы работников, которые трудятся на этом фронте, касаются, прежде всего, высокого спроса на данную профессию: получив определенный опыт работы в этой сфере, найти себе более высокооплачиваемое место не составляет труда. Те навыки административно - хозяйственной деятельности, которые приобретаются в процессе работы, актуальны в повседневной жизни. К тому же работа офис - менеджером позволяет развить свои коммуникативные навыки.

Специального факультета, который готовил бы офис - менеджеров, нет ни в одном ВУЗе. Но руководству нужно, чтобы эту должность занимал человек с высшим образованием.

Какого рода будет это образование, не всегда важно - главное, чтобы претендент был выпускником ВУЗа. В провинциальных городах на эту должность могут взять даже после 9 классов образования. Каждая компания решает в индивидуальном порядке, какой офис-менеджер ей требуется.

Больше всего работодателя интересуют другие характеристики кандидата:

· работал ли он прежде в этой сфере;

· насколько хорошо владеет компьютером;

· знает ли делопроизводство;

· владеет ли языками и т.д.

Нельзя сбрасывать со счетов и коммуникативные навыки человека. Если по этим показателям всё в порядке - шансы получить работу возрастают. Эффективный офис-менеджмент можно охарактеризовать как менеджмент малозатратный, гибкий и наступательный, что на практике означает следующее:

1. Совокупные затраты на осуществление офис - менеджмента несопоставимо малы по сравнению с общими затратами на организацию деятельности предприятия.

2. Усилия, предпринимаемые в рамках офис - менеджмента, не только подчинены генеральному плану действий и типовой управленческой технологии, но и служат объективным отражением реально складывающейся деловой ситуации на предприятии и вокруг него.

3. Решения, вырабатываемые офис - менеджером, предупреждают негативные варианты развития деловой ситуации, а равно и отдельные события со знаком минус, наступление которых в состоянии крайне отрицательно повлиять на экономическое положение предприятия.

В конечном счёте, эффективность офис - менеджмента складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обеспечению повседневной деятельности офиса. Allrefs.net. Компетенция офис - менеджера. 2016. URL: http://allrefs.net/c5/1k02w/p3/

3.2 Деловые качества, необходимые в работе

Чтобы деловое общение было успешным, недостаточно знать специфику деловой речи, ее лексику, грамматику и стилистику. Надо научиться пользоваться своей речью так, чтобы заинтересовать собеседника, повлиять на него, завоевать на свою сторону, успешно говорить с теми, кто симпатизирует вам, и с теми, кто против вас, участвовать в беседе в узком кругу и выступать перед широкой публикой.

К деловому разговору офис-менеджера предъявляются требования правильности, точности, краткости и доступности речи. Рассмотрим каждое из них в отдельности.

Первое и непременное требование к деловому разговору - правильность речи. Хотя нормы устной деловой речи не так строги, как у ее письменной формы, говорящие обязаны стремиться к правильности своего языка. Необходимость соблюдения этого требования продиктована тем, что большинство участников деловой беседы, которые сами допускают речевые погрешности, не упустят случая отметить (если не вслух, то про себя) наиболее очевидные ошибки в речи беседующего с ними партнера. К тому же пока вы не будете твердо знать, что ваша речь с точки зрения ее лексико-стилистических норм является правильной, вам не избавиться от ощущения неуверенности. Только полная уверенность в этом отношении дает возможность сосредоточиться не на словах, а на деле.

Чтобы речь была правильной, слова следует употреблять в строгом соответствии с их значением. Между тем ошибки в словоупотреблении -- наиболее распространенный речевой недостаток участников деловых разговоров.

Грубые лексические ошибки в речи могут быть вызваны ложными ассоциациями, которые часто возникают под влиянием неправильного выбора паронима. Нередко путают слова «статут» и «статус», «апробировать» (т.е. дать официальное одобрение на основании проверки) и «опробировать» (т.е. подвергнуть испытанию, пробе до применения). Для правильного употребления слов в речи недостаточно знать их точное значение, необходимо еще учитывать лексическую сочетаемость слов, т.е. их способность соединяться друг с другом. Непроизвольное нарушение лексической сочетаемости -- весьма распространенный недостаток устной речи.

Точность и ясность речи - важнейшее требование к любому деловому разговору. Под точностью деловой речи понимается соответствие высказываний мыслям. Чтобы речь была точной, нужно употреблять слова в соответствии с теми значениями, которые за ними закреплены. Точность и ясность высказываний взаимосвязаны. Точность придает им ясность, а ясность высказываний вытекает из их точности.

В деловой речи офис-менеджера часто встречаются слова, не ставшие общеупотребительными, но активно используемые в деловой сфере. Это так называемые профессионализмы, которые служат для обозначения различных производственных процессов, орудий производства, сырья, получаемой продукции и т.д. В отличие от терминов, представляющих собой официальные научные наименования специальных понятий, профессионализмы воспринимаются как «полуофициальные» слова, не имеющие строго научного характера.

Слова-паразиты, это языковое явление. Это такая же проблема, как и проблема правильного выбора слов. Слова-паразиты - это помеха, причем немалая. Они делают речь водянистой, отбирают у нее силу и эмоциональность. Как правило, эти слова доказывают: вы не уверены в том, что говорите. Однако многие так привыкли к ним, что заполняют ими все паузы в речи. Паузы между предложениями, группами слов, выражающими законченную мысль, должны быть. Нет необходимости заполнять их чем-либо. Кроме того, непрерывно произнося какие-либо звуки, вы лишаете себя тех ничем не занятых мгновений, во время которых можно спокойно подумать о том, что сказать собеседнику.

Точность и ясность устной деловой речи обусловлена не только целенаправленным выбором слов и выражений. Не менее важен выбор грамматических конструкций, предполагающий точное следование нормам связи слов во фразе. Возможность по-разному объединять слова в словосочетания порождает двусмысленность. Так, двузначна конструкция: «В других товарах подобные маркировки отсутствуют» (другие товары или подобные маркировки отсутствуют -- неясно).

Краткость - важнейшее требование к любой форме деловой речи офис-менеджера, поскольку такая речь характеризуется, как мы уже отмечали, сугубо прикладным характером в подаче сообщаемых сведений. Это означает, что офис-менеджер не злоупотребляет временем и терпением слушателя, избегая ненужных повторов, излишней детализации и словесного мусора. Каждое слово и выражение служит здесь цели, которую можно сформулировать следующим образом: по возможности точнее и короче изложить слушателям суть дела. Поэтому слова и словосочетания, не несущие никакой смысловой нагрузки, должны быть полностью исключены.

Определения нужны для слов, значения которых собеседники не знают, и для терминов, употребляемых говорящим в особом смысле. Обычно самый выразительный способ дать определение какого-нибудь понятия заключается в том, что вы скажете: «Приведу пример, поясняющий, что я имею в виду» -- и затем изложите конкретный случай, который типичен для этого понятия.

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель - офис - менеджер. Поскольку офис- менеджер является первым помощником руководителя, он выполняет работу в его стиле. Офис - менеджер является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.

Помочь руководителю - задача офис-менеджера. Он последовательно планирует время. Он вместе с руководителем ежедневно уточняет намеченные мероприятия на следующий день. Делает это во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада.

Офис-менеджер в учетных формах отмечает и сообщает посетителю время посещения.

Время обеденного перерыва у офис-менеджера и руководителя не совпадает.

Одна из главных задач офис-менеджера - быть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он прикладывает максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, офис-менеджер в случае необходимости оказывает помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помогает составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Офис-менеджеру важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. Иногда офис - менеджер выступает от имени руководителя, так как важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.

Основная задача офис-менеджера в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов. Помощь офис-менеджера в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Офис - менеджер всегда помнит о необходимости соблюдения служебной тайны.

Обязанности офис-менеджера различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителей можно разделить на три вида:

1) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам

2) прием представителей других организаций

3) прием по личным вопросам

Офис-менеджер всегда помнит, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то офис - менеджер может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание проявляет к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.

Офис - менеджер помогает руководителю ориентироваться в информационных потоках, находит, обрабатывает нужную информацию, а иногда и готовит информационно - обзорные рефераты.

Офис-менеджер внимательно просматривает статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д.

Наиболее важные места в статьях выделяет закладками или подчеркивает.

В повседневной работе офис-менеджер ежедневно собирает и фиксирует в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю представляет только достоверную информацию, проверенную.

Заключение

В современной деятельности перед компаниями различного уровня стоит одна и та же задача - планирование человеческих ресурсов. Определение необходимого количества персонала, обладающего надлежащим образованием и нужной квалификацией, составляет основу успеха реализации основной стратегии фирмы.

Оптимизация численности трудовых ресурсов является обычно совместной работой руководителей компании и сотрудников отдела по управлению персоналом. Однако достаточно сложно точно определить необходимое количество человек, которые должны работать в организации. Чтобы уточнить необходимое фирме количество сотрудников, надо сначала определить, какой объем работ предстоит выполнить компании и какой сложности эти работы.

Найти и выбрать хорошего офис-менеджера и легко только на первый взгляд. Исторически сложившееся отношение, что это люди уровня «принеси - унеси» переламывается с трудом. Опыт работы кадровых агентств позволяет выделить следующие требования работодателей к вакансиям офис - менеджеров. Принципиально их можно разделить на деловые и личностные качества. К деловым относятся, в первую очередь, профессиональные навыки (высокий уровень базового образования, хорошее владение ПК, оргтехникой, хорошее знание русского и иностранного языка, делопроизводства). Организаторские качества подразумевают умение организовывать свою работу, работу офиса, поездки руководителя, прием гостей. Важным является инициативность -- умение самостоятельно принимать решения в рамках своих полномочий и предлагать действия по улучшению существующих норм, правил и т.д. Так же работодатели обращают внимание на пунктуальность, исполнительность, преданность фирме. Среди личностных качеств на первом месте стоит коммуникабельность, которую определяют, как умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру и статусу людьми -- и это логично. На втором -- внешний вид. Здесь нужно от комментариев воздержимся.

И если для оценки менеджеров продаж или бухгалтеров есть профессиональные опросники, то для офис менеджеров они встречаются не часто. Да и как они могут попасть на стол руководителя? И если менеджеры продаж обучаются продажам на тренингах, то профессиональные курсы практически отсутствуют. То есть их конечно много, но большинство учит основам, а не мастерству.

Список использованных источников и литературы

1. Источники.

1.1 Федеральный закон от 17 июля 1999 г. №181-ФЗ « Об основах охраны труда в Российской Федерации»

1.2 Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ

1.3 Гражданский кодекс Российской Федерации часть четвертая от 18 декабря 2006 г. № 230-ФЗ (с изм. от 30 декабря 2006 г.)

1.3 ГОСТ Р 12.1.005-88 «ССБТ. Общие санитарно - гигиенические требования к воздуху рабочей зоны»

1.4 ГОСТ Р 50923-96 «Дисплеи. Рабочее место оператора. Общие эргономические требования к производственной среде. Методы измерения»

1.5 ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения"

1.6 ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело .Термины и определения".

1.7 Smeda.ru. Деловой этикет. Официальный протокол.

1.8. Lhl.ru.Телефонная беседа. Как вызвать симпатии потребителя.

1.9. Dis.ru. Офис - менеджер. 2002.

2. HR - portal.ru. Профессиограмма. Офис - менеджер.2013.

2.1. Limtu.ifmo.ru. Бизнес этикет для офис - менеджеров. 2014. URL:

2.2. Allrefs.net. Компетенция офис-менеджера. 2016. URL:

2.3. Prof.sadu-kz.com. Офис - менеджер.

2. Литература

2.1 Баженова Е. Деловой этикет. Почему нужно вести себя так, а не иначе / Е. 2.2.Баженова. - М.: АСТ, 2014

2.2 Белкин В., Белкина Н. Мотивы и стимулы труда // Социальная защита. - №7 2011

2.3 Волгина И. В. Офис-менеджер / И. В. Волгина. - М.: Дашков и Ко, 2014.

2.4 Дроздков А.В. Деловой этикет: учебное пособие / А.В. Дроздков.- Омск: СибАДИ, 2012

2.5 Кузин Ф. Культура делового общения / Ф. Кузин. - М.: Ось-89, 2011

2.6. Непогода А.В., Семченко П.А.Делопроизводство компании. - М.: Омега-Л, 2008

2.7 Усов В. В. Деловой этикет / В. В. Усов. - М.: Академия, 2011

2.8 Энговатова О. А. 500 советов секретарю / О. А. Энговатова. - М.: Альфа-Пресс, 2015

Приложение

Должностная инструкция офис-менеджера в ООО «Феникс»

1. Общие положения

1.1 Офис-менеджер относится к категории специалистов.

1.2 Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3 Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4 Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.

1.5 На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.6 На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование -- высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.

1.7 Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1 Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.

2.2 Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.

2.3 По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.

2.4 По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.

2.5 По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.

2.6 Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

2.7 Организует командировки сотрудников: заказывает авиа - и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

2.8 Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.

2.9 Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

2.10. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

3.1 Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.3 Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.4 Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.6 Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:

4.1 За невыполнение или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2 За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3 За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Размещено на Allbest.ru