Информационные системы в экономике

Размещено на http://www.allbest.ru

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ (ЭИС) ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ, ВИДЫ И ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ

1.1 Роль и место автоматизированных информационных систем в экономике

1.2 Классификация, виды и приципы построения ЭИС

1.3 Функциональные и обеспечивающие подсистемы ЭИС

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ (ИТ) УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ (ПРЕДПРИЯТИЕМ)

2.1 Организационно-экономическая сущность управлении предприятием

2.2 Задачи управления и их реализации ИТ предприятия

2.3 Техническое обеспечение ИТ управления предприятием

2.4 Программное обеспечение ИТ управления предприятием

3. ПОСТРОЕНИЕ ИМИТАЦИОННОЙ ФИНАНСОВОЙ МОДЕЛИ ПРЕДПРИЯТИЯ И РАСЧЕТ ПРОГНОЗНЫХ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ НА ПЛАНИРУЕМЫЙ ГОД

3.1 Постановка задач. Тектовое описание планируемых мероприятий и обоснование выбора программного продукта

3.2 Результаты выполненных расчетов с пояснением применённых методик и расчётных формул

3.3 Анализ эффективности и чувствительности мероприятий к изменению отдельных параметров: объемов сбыта, цены сбыта, прямых издержек, объёмов инвенстиций

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня ни одна современная компания не сможет работать без автоматизированных систем управления, с помощью которых можно выполнить основные цели функционирования организации. Научно-технический прогресс создает предпосылки для повышения качества управления за счет использования вычислительной техники, математических методов, теории управления и автоматизации управления. Все это концентрируется, находит конкретную реализацию в автоматизированных системах управления. В автоматизированной системе управления сбор, переработка и вывод информации осуществляются автоматически или автоматизировано. При обработке информации для анализа обстановки, кроме текущих данных о состоянии производственного процесса, используют также нормативные данные, плановые данные и математическое описание (модель) производства. Таким образом, экономист должен хорошо владеть терминологией и понятийным аппаратом в области информационных систем и информационных технологий, знать основы теории построения информационных систем в экономике, основы их проектирования, существующие методы их разработки и внедрения на предприятиях.

Цель данного курсового проекта состоит в закреплении теоретических знаний и практических навыков полученных за курс информационных систем в экономике. Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

- рассмотреть экономические информационные системы (ЭИС) их классификация, виды и принципы построения;

- изучить информационные технологии (ИТ) управления производственной организацией (предприятием);

- построить имитационную финансовую модель предприятия и расч?т прогнозных финансовых результатов на планируемый период.

1. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ (ЭИС) ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ, ВИДЫ И ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ

1.1 Роль и место автоматизированных информационных систем в экономике

Современные информационные системы реализуются главным образом в виде прикладных процессов. Это обстоятельство согласуется с базовой моделью информационных систем, предложенной международным стандартом ISO (International Standards Organization). В ней отмечаются три логические части:

· прикладные процессы,

· область взаимодействия,

· физические средства соединения.

Прикладные процессы характеризуются большим набором функциональных блоков, обеспечивающих совместную работу пользователей информационной системы через область их взаимодействия и физические средства соединения системы.

В тех случаях, когда прикладные процессы предназначены для решения экономических задач, следует говорить об информационных экономических системах. Они охватывают все виды и формы деятельности, начиная от моделей экономического развития государства и кончая бухгалтерским учетом предприятия фирмы.

Рассмотрим три важных направления развития и использования информационных систем:

· предпринимательство,

· менеджмент,

· банки.

Информационные системы предпринимательства представляют собой комплекс технических и программных средств для обеспечения предпринимателей инструментом правильного принятия решений. Информационные системы предпринимательства отличаются большой сложностью и требуют сбора разнообразной информации, разработки стратегии действий, проведения маркетинга, финансовых расчетов, планирования и т. д. Особенностью этих систем является то, что все сказанное раньше должно выполняться в течение достаточно короткого промежутка времени, чтобы гарантировать получение максимального дохода. Известно, что запоздавшая информация может привести к принятию неправильного решения и банкротству фирмы.

Информационные системы менеджмента представляют собой комплекс технических и программных средств, обеспечивающих менеджеров фирм информацией для правильного принятия решений. Информационные системы менеджмента охватывают широкий круг задач управления производством, торговлей и персоналом. Они опираются как на средства Интернета, так и на организацию средств Интранета на предприятии.

Банковские информационные системы представляют собой комплекс технических и программных средств для обеспечения банковских работников информацией при выполнении ими финансовых и учетных операций.

Банковские информационные системы опираются на получающие все большую популярность электронные деньги. С их помощью реализуются банковские технологии. Самой большой международной банковской системой является сеть SWIFT. Она представляет собой открытую систему, допускающую внедрение однотипных прикладных процессов для решения все новых и новых задач. Сейчас SWIFT объединяет более 7000 банковских систем, расположенных почти в 100 странах, в том числе и России.

При разработке банковских информационных систем требуется обращать особое внимание на надежность их функционирования и безопасность данных. Даже незначительный аппаратурный сбой может привести к непоправимым последствиям. А защита банковской информации от несанкционированного доступа рассматривается на всех уровнях банковской системы.

В последнее время активное развитие получает направление разработки корпоративных систем, которые средствами Интранета объединяют информационные системы подразделений, филиалов, дочерних предприятий в единую информационно-вычислительную сеть.

На рис. 1.1 приведена обобщенная схема информационной системы, показывающая основные объекты системы и связи между ними.

Основным объектом системы является Производство, где образуется большое количество информации - производственной, экономической, управляющей. Она передается другим объектам системы - подразделениям. Измерение, накопление и передача информации другим подразделениям осуществляется в настоящее время с помощью компьютеров, управляемых программами реального времени.

В Бухгалтерии накапливается, а затем хранится и обрабатывается экономическая информация, определяющая показатели Производства. Здесь на основе этих показателей планируются методы решения тактических производственных задач. Обычно используются программные средства, ведущие базы данных и позволяющие создавать различные запросы к ним. Примерами служат ПАРУС, КОМПАС, БУХТА, 1С-ПРЕДПРИЯТИЕ и др.

В Маркетинговой службе формируется информация о показателях производства, которые требуются в настоящее время и будут требоваться в ближайшем будущем. В этой службе готовятся данные для стратегического планирования, решаются задачи анализа рынка, прогнозирования выпуска продукции и т. д. Программные средства должны иметь вычислительный характер, чтобы быстро и качественно строить тренды для наборов численных данных, формировать математические модели статического и динамического вида. Например, MS Excel позволяет легко и просто построить тренды различных типов для прогнозирования.



Рис. 1.1. Обобщенная схема информационной системы

Управляющая информация формируется в Администрации. Здесь собирается и анализируется необходимая производственная и экономическая информация, осуществляется принятие решений как тактического, так и стратегического назначения. Принятие решений - основная функция Администрации. Поэтому здесь концентрируются наиболее ответственные и сложные программные продукты, помогающие администраторам подготовить и выбрать правильное решение.

1.2 Классификация, виды и приципы построения ЭИС

Информационные системы, применяемые в экономике, можно классифицировать по следующим признакам:

- направление развития и использования:

§ ИС предпринимательства,

§ ИС менеджмента,

§ банковские ИС;

- масштаб использования системы в рамках экономики:

§ страны,

§ региона,

§ отрасли,

§ корпорации,

§ предприятия,

§ подразделения,

§ рабочей группы,

§ пользователя;

- форма субъектов экономики:

§ государственная,

§ частная,

§ муниципальная;

- сфера применения системы:

§ банки,

§ фондовые рынки,

§ страховое дело,

§ промышленность,

§ быт и сервис,

§ и т. д.;

- задачи, решаемые системой:

§ бухгалтерский учет,

§ материально-техническое снабжение,

§ маркетинг,

§ планирование и прогнозирование,

§ складское хозяйство,

§ управление основным производством;

- принцип построения системы:

§ текстографические информационные системы,

§ расчетные информационные системы,

§ информационные системы с базой данных,

- принцип применения системы

§ интерпретирующие информационные системы в среде разработки,

§ исполняемые информационные системы помощью exe-файла.

Таким образом, в качестве примера некую конкретную систему можно охарактеризовать как информационную систему для решения бухгалтером задач бухгалтерского учета промышленного муниципального предприятия на основе построенной базы данных предприятия в среде разработки Access.

Принципы построения и функционирования ЭИС:

1) соответствие -- ЭИС должна обеспечивать функционирование объекта с заданной эффективностью;

2) экономичность -- экономический выигрыш на объекте от использования ЭИС должен превышать затраты на обработку информации;

3) регламентность -- обработка большей части информации по расписанию, с заданной периодичностью;

4) самоконтроль -- обнаружение и исправление системой ошибок в данных и процессах их обработки;

5) интегральность -- однократный ввод данных в ЭИС и их многократное (многоцелевое) использование;

6) адаптивность -- способность ЭИС изменять свою структуру и закон поведения для достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях.

Оценка качества функционирования ЭИС выполняется по комплексу критериев. Оценке подлежат:

- система в целом;

- отдельные составляющие этапа проектирования;

- важнейшие компоненты этапа эксплуатации системы.

Каждый критерий количественно определяет степень соответствия между результатами проектирования или функционирования системы и поставленными перед ней целями.

Одновременное достижение указанных целей практически неосуществимо, поэтому в качестве основного критерия выбирают, как правило, одну из них.

1.3 Функциональные и обеспечивающие подсистемы ЭИС

Функциональная подсистема ИС представляет собой комплекс экономических задач с высокой степенью информационных обменов (связей) между задачами. При этом под задачей будем понимать некоторый процесс обработки информации с четко установленным множеством входной и выходной информации (например, начисление сдельной заработной платы, учет прихода материалов, оформление заказа на закупку и т.д.). Состав функциональных подсистем во многом определяется особенностями экономической системы, ее отраслевой принадлежностью, формой собственности, размером, характером деятельности предприятия.

Функциональные подсистемы ИС могут строиться по различным принципам: предметному, функциональному, проблемному, смешанному (предметно-функциональному).

С учетом предметного признака для промышленных предприятий выделяют следующие подсистемы управления производственными и финансовыми ресурсами: управление материально-техническим снабжением, управление производством готовой продукции, управление персоналом, управление сбытом готовой продукции, управление финансами. При этом в подсистемах рассматривается решение задач на всех уровнях управления, обеспечивая интеграцию информационных потоков по вертикали. Для реализации функций управления различают следующие функциональные подсистемы: прогнозирование, нормирование, планирование (технико-экономическое и оперативное), учет, анализ, регулирование. Эти подсистемы реализуются на различных уровнях управления и объединены в контуры управления: маркетинг, производство, логистика, финансы.

Таблица Решение задач функциональных подсистем

Уровни управления	Функциональные подсистемы
	Маркетинг	Производство	Логистика	Финансы
Стратегический	Новые продукты и услуги. Исследования и разработки	Производственные мощности. Выбор технологии	Материальные источники. Товарный прогноз	Финансовые источники. Выбор модели уплаты налогов
Тактический	Анализ и планирование объемов сбыта	Анализ и планирование производственных программ	Анализ и планирование объемов закупок	Анализ и планирование денежных потоков
Оперативный	Обработка заказов клиентов. Выписка счетов и накладных	Обработка производственных заказов	Складские операции. Заказы на закупку	Ведение бухгалтерских книг

Примером применения функционального принципа к выделению функциональных подсистем может служить многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации корпорации «Галактика» (АО «Новый атлант»), который включает в себя четыре контура автоматизации в соответствии с функциями управления: планирования, оперативного управления, учета и контроля, анализа.

Проблемный принцип формирования подсистем отражает необходимость гибкого и оперативного принятия управленческих решений по отдельным проблемам в рамках СППР, например решение задач бизнес-планирования, управления проектами. Такие подсистемы могут реализовываться в виде ЛИС, импортирующих данные из корпоративной информационной системы (например, система бизнес-планирования на основе пакета прикладных программ Project-Expert), или в виде специальных подсистем в рамках корпоративной ИС (например, ИС руководителя).

На практике чаще всего применяется смешанный (предметно-функциональный) подход, согласно которому построение функциональной структуры ИС осуществляется на основе разделения ее на подсистемы по характеру хозяйственной деятельности, которое должно соответствовать структуре объекта и системе управления, а также характеру выполняемых функций управления. Используя этот подход, можно выделить следующий типовой набор функциональных подсистем в общей структуре ИС предприятия. информационный экономический имитационный финансовый

Функциональный принцип: стратегическое развитие, технико-экономическое планирование, бухгалтерский учет и анализ хозяйственной деятельности.

Предметный принцип (подсистемыуправления ресурсами): техническая подготовка производства, основное и вспомогательное производство, качество продукции, логистика, маркетинг, персонал.

Подсистемы, построенные по функциональному принципу, охватывают все виды хозяйственной деятельности предприятия (производство, снабжение, сбыт, персонал, финансы). Подсистемы, построенные по предметному принципу, относятся в основном к оперативному уровню управления ресурсами. Структура подсистем ИС, выделенных по функционально-предметному принципу, приведена на рис.



Рис.2.3 Структура функциональных подсистем ИС, выделенных по функционально-предметному принципу

Обеспечивающие подсистемы ЭИС являются общими для всей ЭИС независимо от конкретных функциональных подсистем, в которых применяются те или иные виды обеспечения. Состав обеспечивающих подсистем не зависит от выбранной предметной области. В состав обеспечивающих подсистем входят подсистемы организационного, правового, технического, математического, программного, информационного, лингвистического и технологического обеспечения.

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ (ИТ) УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ (ПРЕДПРИЯТИЕМ)

2.1 Организационно-экономическая сущность управления предприятием

Достижение основных целей предприятия, будь то успех на рынке, завоевание и/или удержание рыночных позиций, привлечение новых потребителей и удержание существующих, невозможно без налаживания эффективной системы внутренних коммуникаций, которая служит именно той платформой, на которой строится система внешних коммуникационных связей предприятия. Правильное управление внутренними коммуникациями дает возможность накапливать, формализовать, обобщать и структурировать знания и опыт сотрудников в единой информационной среде, обеспечивать свободную циркуляцию информации сверху вниз и снизу вверх, что, в свою очередь, обеспечивает повышение эффективности работы всего предприятия.

Особенно данный вопрос актуален для промышленных предприятий, продукция и система сбыта которых отличается определенной спецификой, в частности предусматривает более тесные связи с потребителями. В том числе на основании внутренних коммуникационных процессов формируется имидж предприятия как надежного партнера, производителя, поставщика, работодателя и т. д., то есть качество внутренних коммуникационных процессов влияет на взаимоотношения с контрагентами, а в результате -- и эффективность работы всего предприятия.

Соответственно под внутренними коммуникациями мы понимаем каналы связи, при помощи которых предприятие взаимодействует с внутренними целевыми группами. Они могут касаться конкретного сотрудника, подразделения или предусматривать информацию для предприятия в общем. В целом, сущность управления внутренними коммуникациями состоит в совершении целенаправленного влияния на коллектив сотрудников с целью обеспечения приёма, обработки, накопления, передачи своевременной и неискаженной информации на соответствующие уровни управления (точки ответственности) [7].

При этом построение организационно-экономического механизма управления, целью которого является содействие формированию и повышению организационно-экономического потенциала, получение конкурентных преимуществ и эффективности деятельности предприятия в целом, является одной из ключевых проблем в системе управления предприятием любой организационно-правовой формы, любой отрасли, любого рынка.

Так, по мнению О.И. Волкова [3] именно механизм управления, содержащий принципы, задания, организационную структуру органов управления, персонал, экономические и юридические методы и ограничения, информацию и технические средства ее обработки, способен обеспечить динамизм и согласованность работы предприятия. В свою очередь Л.Г. Мельник [6] определяет механизм как наиболее активную составляющую системы управления, обеспечивающую влияние на факторы, от состояния которых зависит результат деятельности объекта, которым управляют.

В целом, существует множество подходов к определению сущности и структуры понятия «механизм управления», руководствуясь которыми выделим основные составляющие организационно-экономического механизма управления предприятием (рис. 3.2).



Рисунок 3.2. Составляющие организационно-экономического механизма управления предприятием

Соответственно при формировании механизма управления коммуникационными процессами предприятия в системе внутренних коммуникаций нами предлагается выделять четыре подсистемы (табл. 1): организационную, информационную, социально-психологическую и технологическую.

Таблица 2. Составляющие системы внутренних коммуникаций промышленного предприятия

Подсистема внутренних коммуникаций предприятия	Составляющие подсистемы
Организационная	· управленческие технологии; · организационная структура управления; · персонал
Информационная	· каналы связи; · сети
Технологии	· программное обеспечение; · аппаратное обеспечение; · система обработки информации
Социально-психологическая	· социальное взаимодействие; · роли в системе управления; · психологические особенности

Следовательно, учитывая сущность и составляющие элементы любого организационно-экономического механизма, выделенные элементы системы внутренних коммуникаций предприятия, имеем возможность построить механизм управления коммуникациями предприятия (рис. 3.2), характеризующий взаимосвязи и взаимозависимости, а также характер влияния тех или иных элементов в управлении коммуникациями внутри предприятия.

Итак, под давлением различных факторов внешней среды на предприятии формируются входящие информационные потоки (трудовое законодательство, технологии управления, ресурсные и технологические ограничения, опыт, нормативы, информация о существующем программном и аппаратном обеспечении, а также общественные нормы, этические ограничения, стратегические цели предприятия, плановые объемы выпуска, обязательства предприятия и др.), которые, в свою очередь, влияют на субъект управления предприятием. При этом существуют также различные внутренние факторы (имеющиеся ресурсы и их качество, факторы мотивации руководства, сотрудников, акционеров и т. д.), которые прямо или опосредованно влияют на процесс принятия решений. В результате всех взаимодействий формируются исходящие информационные потоки, направленные на внешнюю среду (потребителей, партнеров, конкурентов, поставщиков, посредников и т. д.).



Рисунок 3.2 Схема взаимосвязей элементов организационно-экономического механизма управления коммуникациями на промышленном предприятии

Учитывая тот факт, что качество обмена информацией может прямо повлиять не только на процесс формирования целей предприятия и степень их реализации, а и на эффективное функционирование предприятие на рынке, задачей эффективного управления является учет и минимизация влияния ряда факторов на процесс формирования и выбора целей, заданий, методов управления, процесс оценки эффективности коммуникационных процессов и принятие необходимых управленческих решений. Следовательно механизм управления внутренними коммуникационными процессами предприятия помогает более детально изучить все взаимосвязи, структурировать их и, соответственно, добиться максимально эффективной работы предприятия, ориентируя всех сотрудников на активное и целеустремленное развитие деятельности в условиях непрерывных изменений внешней среды.

2.2 Задачи управления и их реализации ИТ предприятия

Изменение условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д. Речь прежде всего идет о системе управления, построенной на современных принципах, методах, организационной структуре, предназначенных для решения функ-циональных задач, на основе которых затем принимается оптимальное управленческое решение.

Анализ эффективности маркетинговых мероприятий и рекламных кампаний.Анализ факторов, определяющих качество и причины рекламаций и возвратов. Посредством решения задач управления происходит реализация управленческих функций. Функции и задачи управления связаны с функционированием информационной технологии управления фирмой, деятельностью персонала и отражают принятую организационную структуру фирмы. В соответствии с этим фирма подразделяется на блоки -- структурные подразделения, каждое из которых выполняет возложенные на него функции на основании делегированных ему полномочий и ресурсов фирмы.

Решение функциональных задач фирмы в каждом подразделении, реализация важнейших управленческих функций базируются на информационно-технологической основе. Организация информационной технологии связана с частичным или полным пересмотром методов и средств функционирования информационной системы фирмы, выявлением наиболее существенных характеристик производства, определением информационных потоков, установлением взаимосвязи между различными функциональными задачами и т.д. В настоящее время значительная часть информации поступает в фирму и хранится здесь в виде бумажных носителей. Возникает задача управления потоками документов, как внутри фирмы, так и для обеспечения ее внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация имеет различную форму представления -- текст, графики, табличные данные и т.д.

Основные внутренние потоки существуют между иерархическими подразделениями фирмы и субъектами управления (руководство, на-чальники отделов, специалисты) в соответствии со структурой опера-тивного управления.

Можно сформулировать основные задачи, выполняемые системой документооборота на каждом автоматизированном рабочем месте:

Руководство:

- просмотр информации в базах данных;

- вьщача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения.

Службы и подразделения:

- просмотр и редактирование информации в базах данных;

- составление отчетов;

- подготовка служебных записок;

- подготовка исходящей корреспонденции.

Секретариат:

- регистрация входящей корреспонденции;

- регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;

- ввод документов в базы данных;

- сдача документов в архив.

Администратор базы данных

- регистрация пользователей информационной системы;

- установка прав доступа к отдельным базам данных;

- сдача документов в архив.

- Система документооборота должна осуществлять централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов любых форматов и разграничение доступа к ним, давать необходимую информацию о клиентах, партнерах и конкурентах, планировать и учитывать мероприятия и контакты, осуществлять обмен информацией с терри-ториально рассредоточенными объектами.

- В Управление персоналом. Одним из основных ресурсов, используемых фирмой в процессе коммерческой деятельности, являются человеческие ресурсы. Поэтому одной из важных задач является управление структурой предприятия, его штатным расписанием, кадрами и расчеты с персоналом по оплате труда.

- Система учета труда и заработной платы занимает одно из важных мест во всей системе управления фирмы. Она направлена на решение следующих задач:

- ведение архива карточек сотрудников;

- расчет заработной платы сотрудников фирмы;

- ведение архива постоянных сведений по заработной плате ра-ботников;

- разноски зарплатных выплат по проводкам и статьям затрат;

- формирование документов для налоговых органов и т.д.

- Сводные сведения по начислению заработной платы необходимо

- формировать по подразделениям и статьям затрат различных направле-ний, что позволяет оценить абсолютные и удельные величины трудоза-трат в стоимостном выражении в определенном объеме оборота фирмы.

- В Бухгалтерский учет. Для эффективного управления фирмой и оценки затрат необходимо ведение всех бухгалтерских операций в реальном режиме времени, в аналитических и синтетических разрезах:

- учет банковских операций;

- учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

- учет основных средств;

- учет движения материальных ценностей и складской учет;

- сводный бухгалтерский учет и типовая отчетность и т.д.

- Автоматизированный бухгалтерский учет позволяет оперативно вы-являть убыточные участки фирмы, вовремя ликвидировать «узкие места», предоставлять материал для решения аналитических задач фирмы.

- В Управление снабжением.

Для повышения рентабельности фирмы важно правильно организовать процесс снабжения. Принять решение о закупке товаров, материалов у того или иного поставщика можно только имея полную информацию о контрагенте, различные версии прайс-листов с вариантами базовых оптовых и прочих цен, условия поставок, а также достоверную информацию о качестве товара. Поэтому для менеджера по закупке товаров необходима система, решающая следующие задачи:

- учет поступления товаров;

- отпуск товаров;

- учет движения тары;

- инвентаризация, учет;

- ведение карточек складского учета;

- составление складского отчета и т.д.

И Управление сбытом. Процесс реализации завершает оборот хо-зяйственных средств фирмы. Объем прибыли и уровень рентабельности напрямую зависит от объема реализации. Поэтому для менеджера по реализации товаров необходима система, решающая следующие задачи:

- учет заявок покупателей;

- ведение карточек клиентов;

- создание исходящих договоров и спецификаций к ним;

- проведение анализа договоров, отгрузки товара и полученных оплат;

- контроль ожидаемой отгрузки, наличие товара на складе;

- выдача рекомендаций по планированию закупок;

- формирование различных прайс-листов, поддержка сложных ценовых структур;

- формирование различных отчетных документов, ведомостей реестров для анализа реализационной деятельности и т.д.

И Управление финансами. Поскольку движение денежных средств фирмы является непрерывным процессом, для финансового директора необходима система, позволяющая определить источники и оценить использование денежных средств, подготовить предварительный баланс и отчет о прибылях и убытках, для анализа влияния различных решений на будущее финансовое состояние фирмы. Система должна также обеспечивать проведение комплексного анализа деятельности фирмы, подготовку оперативного и стратегического решения руководства для управления затратами и результатами торговой и финансовой деятельности.

Для решения управленческих задач фирмы, ее эффективного функционирования необходима организация автоматизированной информационной технологии, позволяющей:

1. Интегрировать данные в единую систему документооборота фирмы, что дает возможность охватить плановую, финансовую и юридическую службы фирмы.

2. Поддерживать единую среду аналитики при ведении управ-ленческого, финансового и оперативного учета, планировать и учитывать затраты в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности.

3. Работать одновременно в нескольких финансовых периодах и с различными юридическими лицами.

4. Проектировать сложные формы выходных документов, составлять отчеты в любой заявленной форме.

5. Технология не должна иметь привязки к аппаратной части для возможности переноса ее на новую аппаратную платформу из- за неизбежного старения оборудования.

6. Архитектура аппаратной части должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать нарушение штатного режима работы информационной технологии (выход из строя, разрушение информационной базы данных, потеря или искажение информации и т.д.) при случайных или некорректных действиях пользователя.

7. В информационной технологии должна быть обеспечена защита информационной базы данных от несанкционированного доступа.

8. Основное программное обеспечение должно иметь дружественный интерфейс и не должно требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с их профессиональными обязанностями.

9. Основное программное обеспечение должно иметь возможность изменять по требованию пользователей генерируемые формы отчетов и порядок заполнения исходных форм.

10.Информационная технология управления фирмой должна иметь возможность наращивания и модернизации как программной, так и аппаратной частей.

11. Технология должна обеспечивать надежный и удобный обмен данными с подразделениями и филиалами фирмы и т.д.

2.3 Техническое обеспечение ИТ управления предприятием

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы управленческого звена на любых предприятиях, нужно отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения фирмы электронным оборудованием, таким, как персональные компьютеры, средства связи, копировальные устройства и т.д. В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, обусловленное их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Повсеместное применение персональных компьютеров как информационных устройств позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых задач и производственных проектов, уменьшить непроизводственные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает фирме прямой экономический эффект [9].

Для наиболее эффективного управления работой фирмы необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменение ситуации. Для этого руководитель фирмы и другие ответственные лица должны постоянно иметь оперативную и достоверную информацию. Возникает необходимость организовать управление деятельностью фирмы таким образом, чтобы обеспечить быструю и надежную связь между различными служащими в целях четкого и слаженного взаимодействия. Требования, предъявляемые в настоящее время к системам управления, могут быть удовлетворены только на базе современных средств автоматизации управления и организации информационной технологии. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников фирмы. Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки данных, объединенных в единую информационную технологию. Информационная технология управления фирмой предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием современной методологии и различных процедур по обработке информации на базе организации локальной вычислительной сети. Организация локальной вычислительной сети и выбор комплекса технических средств (КТС) для создания информационной технологии управления фирмой основывается на требованиях надежности, разветвленности (удаленности), быстродействия, защиты информации, гибкости структуры, размеров информационной базы данных, особенностей применяемого программного обеспечения при определенной минимизации капитальных затрат на приобретение КТС и их эксплуатацию[6].

Преимущества, получаемые при сетевом объединении персональных компьютеров во внутрифирменную локальную вычислительную сеть, следующие:

- разделение ресурсов позволяет экономно использовать ресурсы сети (например, управлять периферийными устройствами со всех подсоединенных рабочих станций);

- разделение данных предоставляет возможность доступа и управления базами данных и электронными документами с периферийных рабочих мест, нуждающихся в информации;

- разделение ресурсов процессора позволяет использование вычислительных мощностей для обработки данных другими системами, входящими в сеть. Предоставляемая возможность заключается в том, что к имеющимся ресурсам доступ производится только через специальный процессор, доступный каждой рабочей станции;

- разделение программных средств предоставляет возможность одновременного использования централизованных программных средств. Доступ в Интернет позволяет производить интерактивный обмен информацией с глобальными компьютерными сетями и пользоваться услугами электронной почты.

Наличие в структурных подразделениях фирмы ЛВС создает для пользователей принципиально новые возможности интегрированного характера. Организуются автоматизированный документооборот, создаются различные массивы управленческой, коммерческой и другой информации общего назначения и персонально используются вычислительные ресурсы сети, а не только отдельного компьютера. Появляются возможности использования различных средств или инструментов решения определенных задач, средств компьютерной графики, подготовки отчетов, ведомостей, докладов, публикаций и других документов. Наиболее рациональной архитектурой локальной вычислительной сети фирмы является платформа Їклиент-сервер. Такая архитектура организуется путем объединения рабочих станций и ЛВС структурных подразделений предприятия. Объединение производится с применением коммуникационного оборудования и программного обеспечения, позволяющего удаленному пользователю эффективно и безопасно совершать необходимые действия по информационному обмену и модификации удаленных баз данных. При работе пользователей с базами данных фирмы рабочие станции локальной вычислительной сети содержат клиентскую часть задачи, функционирование которой обеспечивает интерфейс пользователя, формирование и отправление запросов к базе данных. Такая архитектура позволяет создавать эргономичные, гибко настраиваемые автоматизированные рабочие места с использованием централизованных баз данных и относительно недорогих компьютеров.

Выбор архитектуры Їклиент-сервер определяет свои требования к аппаратной части системы. Организация автоматизированного банка данных фирмы и объемы информационных потоков в условиях внедрения информационной технологии управления фирмой и создания документов требуют применения производительных серверов и специализированных баз данных. Работа в ЛВС по созданию и коллективному использованию документа позволяет сократить число документов на бумажных носителях. Подобная архитектура позволяет организовать безбумажную технологию в режиме электронного офиса.

В общем виде информационная технология управления фирмой, построенная на базе архитектуры Їклиент-сервер, должна содержать в своем составе автоматизированные рабочие места администраторов офисных систем и службы информационной безопасности, администрации органов управления фирмой и специалистов, выполняющих конкретные функции в фирме. Организация функционирования информационной технологии управления фирмой строится на едином принципе коллективной работы - электронными документами - юридически полноценными эквивалентами бумажного документа, принятого в традиционном документообороте. Такой подход усложняет работу распределенных систем, но обеспечивает юридическую целостность информации в системе и надежность при коллективной обработке. Рабочие места фирмы должны достоверно воспроизводить все нормативные условия создания и обработки документов - от регистрации и организации маршрута обработки до фиксирования принятия оптимального управленческого решения. Обычно такие системы функционируют на основе жестко организованных процедур на конкретных АРМ, связанных в маршрутные потоки передачи информации с одного автоматизированного рабочего места на другое посредством транспорта файлов - документов.

В современных условиях появления и становления корпораций возникает вопрос о создании в фирме корпоративной вычислительной сети. В общем случае корпоративная сеть фирмы состоит из нескольких подсетей различных структурных подразделений, которые объединены каналами связи. Эти каналы могут быть частью глобальных и городских сетей. Отделения фирмы могут быть крупными, средними и малыми. Крупное отделение может стать центром обработки и хранения информации. Выделяется центральный офис, из которого производится управление всеми подразделениями фирмы. К малым отделениям можно отнести различные обслуживающие подразделения (склады, цеха и т.д.)

Малые отделения могут считаться как удаленные от офиса. Стратегическое назначение удаленного отделения - разместить службы сбыта и технической поддержки ближе к потребителям. Связь с клиентами, которая в значительной степени влияет на доходы фирмы, будет более продуктивной, если все сотрудники получат возможность по уровням доступа выходить на корпоративные данные в любой момент времени. При построении корпоративной вычислительной сети прежде всего определяется предполагаемая функциональная структура фирмы: количественный состав и статус офисов и отделений. Обосновывается необходимость в развертывании своих частных сетей связи или производится выбор провайдера коммуникационных услуг, который способен поддерживать требования, предъявляемые фирмой к каналам связи. Разработка функциональной структуры производится с учетом финансовых возможностей фирмы, перспективных планов ее развития, предполагаемого числа активных пользователей сети, количества и качества внедряемых приложений, необходимости предоставления качества обслуживания. В основе разработки лежит функциональная структура самого предприятия[3].

Уникальность новых программных продуктов и технологии усложняет процессы проектирования и развертывания корпоративных сетей. Возрастающая тенденция к централизации информационных ресурсов, новые классы прикладного программного обеспечения и принципы их применения, изменение количественных и качественных характеристик информационных потоков, увеличение числа одновременно работающих пользователей и более мощные вычислительные платформы - все эти факторы необходимо учитывать при разработке корпоративной сети.

2.4 Программное обеспечение ИТ управления предприятием

Выбор программного обеспечения информационной технологии фирмы определяется требованиями, предъявляемыми к современной технологии, перечнем решаемых задач и конфигурацией комплекса технических средств, используемых на предприятии. Такими требованиями являются: надежность, эффективность использования ресурсов вычислительной техники, структурность, модульность, эффективность по затратам, дружественность по отношению к пользователям и т.д. Поскольку все подразделения фирмы тесно взаимодействуют друг с другом на основе локальной вычислительной сети, поэтому и системное сетевое программное обеспечение должно обеспечивать единое централизованное управление каталогами всех серверов. Для организации в фирме системы электронной почты, подключения ЛВС к Интернет, создания системы электронного документооборота необходимо наличие серверов приложений, работающих под управлением сетевой операционной системы нового поколения. Сетевая операционная система для высокой производительности работы должна включать в себя следующие инструментальные средства:

- инсталляцию сетевой ОС и конфигурирование клиента в модели -клиент-сервер;

- службу каталогов;

- файловые функции; службы печати; средства управления правами пользователей;

- развитые средства защиты сети;

- интегрированные функции передачи сообщений;

- многопротокольную маршрутизацию; возможность работы в режиме -клиент-сервер.

Для организации взаимодействия рабочих станций в сети недостаточно просто физически соединить их проводами. Необходимо установить логическую связь или соединение между станциями. Это обеспечивает надежную передачу данных, а также гарантирует, что информация будет доставлена адресату и не будет потеряна при приеме или передаче. Такие задачи решают протоколы логического уровня, чаще их называют протоколами обмена данными (например, IPX / SPX, TCP). Для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, требующей комплексного подхода, используются прикладные программы, которые обеспечивают создание информационной структуры, поддерживающей все бизнес-процессы. В настоящее время рынок программных продуктов предлагает большое количество разнообразных прикладных программ для автоматизации оперативного учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, например: ЇБЕСТ, ЇPC-БАЛАНС, ЇПАРУС, ЇАСПЕКТ, Ї1С и др. Основные достоинства этих программ:

- ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребности предприятия;

- возможности ведения количественного и многовалютного учета;

- получение всей необходимой отчетности и необходимых документов по синтетическому и аналитическому учету;

- полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

- возможность автоматической печати выходных и первичных документов и т.д.

За счет полной настраиваемости эти программные продукты успешно используются на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в совместных фирмах и т.д. Имеются возможности ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций[5].

Для крупных фирм в качестве программного обеспечения комплексной информационной технологии управления организацией используются программные комплексы, реализованные в архитектуре Їклиент-сервер (например, пользовательские программные комплексы ЇГАЛАКТИКА, R3 и др.). Основными принципами, реализованными в таких программных комплексах, являются:

- Интеллектуальность - решение задачи управления предприятием в отличие от традиционного подхода, предусматривающего регистрацию и накопление информации.

- Интегрированность - Їсквозное прохождение документов через различные службы фирмы.

- Модульность - возможность поэтапного внедрения системы, гибкое маневрирование.

- Доступность - наличие полного комплекта документации, подсказок, удобство ввода данных.

- Открытость - возможность взаимодействия с другими программами, работающими в фирме.

- Адаптивность - наличие мощного механизма настроек, обеспечивающего различные схемы эксплуатации программного комплекса. Комплексная автоматизация на базе таких систем обеспечивает:

- защиту от простых и сложных схем Їутечки финансов и товаров путем протоколирования всех операций;

- специальные схемы планирования и минимизации налогообложения; оперативный контроль за исполнением персоналом любого уровня своих функциональных обязанностей и как следствие более эффективное использование персонала;

- возможность быстро принимать решения об изменениях ассортимента или ценовой политики, дозакупках или прекращении закупок;

- средства оперативного реагирования на изменения законодательства без привлечения разработчиков;

- возможность стандартизации технологии управления, построение консолидированной отчетности; ведение электронных архивов без дополнительных затрат;

- высвобождение дополнительных внутренних ресурсов без обращения к внешним источникам.

Руководство фирмы благодаря таким программным комплексам получает возможность: разрабатывать вариантные сценарии стратегии развития; организовывать планирование и оперативное управление себестоимостью продукции, работ и услуг; вести непрерывный финансовый мониторинг, повышая вероятность получения стабильной прибыли; контролировать ход выполнения договорных отношений с внешними партнерами. Решение всего комплекса задач, на который ориентирован автоматизированный программный комплекс, обеспечивается четырьмя контурами.

1. Контур административного управления.

2. Контур оперативного управления.

3. Контур управления производством.

4. Контур бухгалтерского учета.

Модульный принцип построения программного комплекса допускает как изолированное использование отдельных программных модулей, так и произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости. Структура автоматизированного программного комплекса приведена на рис. 6. При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации программного комплекса каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей. Администрация фирмы, используя для управления производственными процессами программный комплекс, получает возможность: оперативного получения достоверной информации о текущей деятельности фирмы; 36 оперативного управления финансами; контроля за ходом выполнения договорных отношений. При функционировании многофункционального программного комплекса, используемого для решения задач и построения информационной технологии управления фирмой, должны быть организованы реализация задач в среде Windows, возможность хранения данных в СУБД, таких, как MS SQL Server, Oracle, Sybase, Informix и других, а также обеспечено разграничение прав доступа пользователей к данным на уровне поля записи. К программному комплексу предъявляются требования, которые рассмотрим более подробно. Масштабируемость решений при использовании программного комплекса (адаптивность) Под масштабируемостью принято понимать возможность использования программного продукта в вычислительных сетях различного размера в масштабе отдельного структурного подразделения, фирмы, корпорации. Применительно к программному комплексу это значит, что возможность обслуживания значительно различающихся групп пользователей определяется в основном следующими факторами: производительностью используемого сервера (в режиме Їклиент-сервер?); типом сетевой операционной системы; архитектурой построения локальной вычислительной сети; контролем взаимных обязательств; контролем и управлением материальными, трудовыми и техническими ресурсами; формированием и контролем бизнес-плана; планированием и учетом выполнения внутреннего бюджета и т.д. Для доступа к базам д анных в различных форматах из других программных продуктов предусматриваются две принципиштьные возможности:

1) экспорт - импорт данных;

2) прямой доступ через драйверы ODBC.

Пользователям программного комплекса, желающим обрабатывать накапливаемую в базах данных информацию, необходимо иметь собственные программные средства для полного описания структуры базы данных и рекомендации по технологии организации обмена данными. Пользователям программного комплекса, желающим обрабатывать накапливаемую в базах данных информацию, необходимо иметь собственные программные средства для полного описания структуры базы данных и рекомендации по технологии организации обмена данными. Настройка программного комплекса при организации информационной технологии управления фирмой Настройка программного комплекса состоит из последовательности действий. Настройка программного комплекса при организации информационной технологии управления фирмой Настройка программного комплекса состоит из последовательности действий. Настройка прав доступа для конкретных пользователей к программным модулям должна выполняться системным администратором после инсталляции программы. В процессе настройки системный администратор может определить для каждого пользователя имя в системе, пароль и права доступа к модулям и таблицам базы данных. При входе пользователя в систему элементы меню модулей, закрытых для данного пользователя, не выводятся на экран. При ограничении прав доступа к таблицам базы данных пользователь может быть лишен возможности модификации или удаления каких-либо данных или даже возможности их просмотра [13].



Рисунок 4 Структурно-функциональная схема программного комплекса

Настройка классификаторов, каталогов и справочников комплекса. Настройка параметров утилиты корпоративного межофисного обмена (настройка адресных данных каждого офиса, признака выборки почты, типа разрешения межсетевых конфликтов и т.д.). Настройка структуры корпорации с целью консолидации баз данных филиалов. Этап информационной настройки программного комплекса является обязательным перед началом ее практического применения. В процессе настройки наполняются информационные массивы, используемые далее всеми входящими в комплекс модулями, определяются параметры функционирования системы. Схема модульной структуры программного комплекса представлена на рис.7. Настройка входящих и исходящих банковских документов для организации электронного обмена с банком. Настройка системных данных и параметров пользователя. Взаимодействие программных модулей позволяет оперативно управлять фирмой на базе современной информационной технологии. Информационный комплекс по управлению фирмой обеспечивает связь всех пользователей локальной вычислительной сети фирмы в едином информационном пространстве.

...