Система распорядительной документации по кадрам в обществе с ограниченной ответственностью "Прогресс-2"

Четвёртый этап

Внести изменения в трудовой договор предприятия.

После принятия новых правил на предприятии относительно трудового распорядка (внутреннего), нужно уведомить весь персонал об изменениях (пройти процедуру изменения существенных пунктов договора).

Пятый этап

Ознакомить весь коллектив предприятия с изменениями во внутреннем распорядке и трудовом договоре.

Трудовым кодексом не регламентирован порядок составления ПВТР. Отсутствуют в ТК РФ и особые условия, а так же какие-либо определенные требования к содержанию правил ВТР.

В связи с этим организации необходимо разрабатывать ПВТР самостоятельно с учетом организационной специфики и особенностей хозяйственной деятельности.

При составлении ПВТР необходимо опираться на раздел VIII «Трудовой распорядок и дисциплина труда» ТК РФ.

Статьи 189 и 190 ТК РФ освещают круг вопросов, которые должны регулировать ПВТР и устанавливают порядок их утверждения.

Кроме того, можно обратиться за подсказками к Постановлению Госкомтруда СССР от 20.07.1984г. №213 «Об утверждении Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций».

При составлении ПВТР рекомендуется принять во внимание требования к оформлению документов, установленные Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-2003 принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003г. №65-ст и распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Чтобы правильно составить правила внутреннего трудового распорядка, необходимо прежде всего определить их структуру и содержание.

ПВТР должны содержать данные:

- об организации рабочих отношений внутри компании,

- о взаимных обязанностях работников и администрации,

- о предоставлении отпусков,

- о командировании сотрудников,

- внутренний режим организации,

- и тому подобные сведения.

Правила должны отражать особенности специфики компании. В ПВТР необходимо постараться зафиксировать регламент максимального количества ситуаций, возникающих в процессе хозяйственной деятельности организации.

Так, при наличии в организации сменного графика работы сотрудников, необходимо внести в ПВТР (или указать в правилах документ, которым это регламентировано) графики сменности для таких работников.

Так же нужно указать:

- время начала и окончания каждой смены,

- количество и продолжительность смен,

- прочие сведения.

В случае, если в компании работают сотрудники, трудовым договором которых предусмотрена работа в режиме ненормированного рабочего времени, в ПВТР нужно указать:

- перечень должностей с ненормированным рабочим днем,

- условия, при которых работники будут выполнять свои рабочие обязанности за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

Подобные данные не всегда удобно вносить в правила внутреннего трудового распорядка. В этом случае организация может утвердить в ПВТР и разработать отдельные положения. Например, Положение о ненормированном рабочем дне.

В ПВТР также необходимо отражать данные о времени начала и окончания рабочего дня, продолжительность обеденного перерыва, количество дней отпуска и прочие сведения такого рода.

Для того, чтобы правила внутреннего трудового распорядка не превратились в трудночитаемый «талмуд», не нужно в них переписывать все положения Трудового кодекса.

В правила внутреннего трудового распорядка рекомендуется включать следующие разделы:

1. Общие положения. Данный раздел предназначен для определения основной цели правил внутреннего распорядка, а так же о сфере их применения и о том, на кого они распространяются.

2. Порядок приема работников. В данном разделе указываются документы, которые организация-работодатель требует при приеме на работу, условия установления испытательного срока и его продолжительность, порядок оформления приема сотрудника на работу.

3. Порядок перевода работников. В этом разделе описывается порядок действий работодателя при переводе сотрудника на другую работу, порядок оформление перевода сотрудника.

4. Порядок увольнения работников.

Здесь указывается порядок оформления увольнения сотрудника и основания для расторжения трудового договора.

5. Основные права и обязанности работодателя. Данный раздел разрабатывается в соответствии со ст. 22 Трудового кодекса.

Именно эта статья регламентирует основные права и обязанности работодателя.

В разделе указываются:

-методы организации труда работников,

-порядок привлечения работников к дисциплинарной и материальной ответственности,

-порядок соблюдения трудовой дисциплины,

-предоставляемые сотрудникам гарантии и компенсации,

-прочие подобные вопросы.

6. Основные права и обязанности работников. Раздел разрабатывается в соответствии с положениями ст. 21 Трудового кодекса.

В разделе указываются обязанности сотрудника:

-работать добросовестно,

-соблюдать дисциплину труда,

-своевременно и точно исполнять распоряжения руководства, соблюдать технику безопасности,

-содержать в порядке рабочее место и т. п.

А также отражаются права работника:

-на своевременную и полную оплату труда,

-страхование здоровья и жизни,

-заключение, изменение и расторжение трудового договора с компанией,

-прочие права сотрудника.

7. Рабочее время. В этом разделе указывается время начала и окончания рабочего дня или смены, продолжительность рабочего дня и рабочей недели, число смен в сутки и тому подобные сведения, в соответствии со ст.100 Трудового кодекса.

Кроме того, в случае наличия в организации сотрудников с ненормируемым рабочим днем, в ПВТР можно указать перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем в соответствии со ст. 101 Трудового кодекса.

8. Время отдыха. В разделе указывается время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность в соответствии со ст. 108 Трудового кодекса.

Так же указываются (в случае необходимости) специальные перерывы, предусмотренные для некоторых сотрудников. Здесь же необходимо будет указать виды работ, при которых полагаются такие перерывы, их продолжительность и порядок предоставления (в соответствии со ст. 109 Трудового кодекса).

Специальные перерывы могут быть предоставлены, например, сотрудникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе и грузчикам.

Указывается порядок предоставления выходных дней в соответствии со ст. 111 Трудового кодекса.

При работе по пятидневной рабочей неделе, в правилах оговаривается, какой день кроме воскресенья будет выходным.

Кроме того нужно указать продолжительность и основания для предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков в соответствии со ст. 116 Трудового кодекса.

9. Оплата труда. В разделе указываются порядок, место и сроки выдачи зарплаты в соответствии со ст. 136 Трудового кодекса.

10. Поощрения за труд. В соответствии со ст.191 Трудового кодекса, в разделе указываются конкретные виды поощрений, например:

-объявление благодарности,

-выдача премии,

-награждение ценным подарком,

-другие поощрения.

11. Ответственность сторон. Данный раздел содержит порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности, а так же порядок возмещения работодателем работнику причиненного ущерба.

12. В состав правил ВТР мы бы предложили включить отдельные части, описывающие, к примеру, схему применения магнитных пропусков и соблюдения пропускного режима, а также требования к внешнему виду сотрудников (обязательное ношение в рабочее время форменной одежды с логотипом фирмы или ее элементов и др.).

Кроме того, не лишним будет описание требований к внутренней корпоративной культуре поведения работников фирмы (формат телефонного и личного общения с клиентами, регламент проведения рабочих встреч и обсуждений и т.п.).

13. Заключительные положения. Этот раздел регламентирует порядок решения вопросов, не отраженные в ПВТР. А так же порядок внесения в правила изменений.

После того как правила внутреннего трудового распорядка будут разработаны, их нужно согласовать с представительным органом работников и утвердить у руководителя организации.

Работников знакомят с правилами под расписку при приеме на работу (а если правила принимаются вновь, то и в процессе работы). Сотрудников необходимо знакомить также и со всеми изменениями, вносимыми в этот документ.

Правила должны быть доступны для прочтения в любое время. Для этого их можно вывесить в организации и во всех ее структурных подразделениях на видном месте или на корпоративном сайте.

Если ПВТР принимаются впервые, то это относится к изменению организационных условий труда, и необходимо внести изменения в трудовые договора сотрудников, для соблюдения процедуры изменения существенных условий трудового договора.

Общий вывод таков, что Правила внутреннего трудового распорядка являются документом, который любая компания обязательно должна иметь в своем распоряжении. Наличие у работодателя Правил внутреннего трудового распорядка поможет избежать проблем с Трудовой инспекцией, укрепить трудовую дисциплину, рационально использовать рабочее время, повысить производительности труда работников и, как следствие, увеличение конкурентных преимуществ предприятия на рынке.

Мы постарались составить правила внутреннего распорядка для ООО «Прогресс-2» в приложении Д.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе была исследована система распорядительной документации по кадрам предприятия на примере строительной организации ООО «Прогресс-2».

Для реализации данной цели была выполнена работа по решению основных задач:

- Рассмотрена организационная структура и система управления ООО «Прогресс-2»;

- Рассмотрена информационная характеристика кадровой документации;

- Рассмотрена характеристика документации по личному составу;

- Рассмотрена характеристика локальных нормативных актов;

- Разработаны рекомендации по совершенствованию кадровой документации организации.

В заключение работы нам хотелось бы отметить следующее:

- Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение).

Изучив локальные нормативные акты, используемые в организации ООО «Прогресс-2», можно сделать вывод, что в организации имеются такие документы как

- положение о защите персональных данных работников;

- трудовые договора;

- штатное расписание;

- личные карточки работников;

- табели учёта использования рабочего времени;

- график отпусков;

- приказы и распоряжения;

- трудовые книжки;

- книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- коллективный договор;

- должностные инструкции;

- положение об оплате труда и премировании;

- положение о персонале;

- положение о структурном подразделении;

- положение о повышении квалификации;

- журнал учёта мероприятий по контролю;

- график сменности;

- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днём;

-вся необходимая документация по охране труда и организации надзора за состоянием охраны труда в организации.

Эти документы составлены соответствует требованиям ТК РФ.

Но в данной организации отсутствует такой локальный нормативный акт, как правила внутреннего трудового распорядка, что является грубым нарушением.

Правила должны быть разработаны в соответствии с ТК РФ и распространяться на всех работников предприятия (ст. 15, 56 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка являются документом, который любая компания обязательно должна иметь в своем распоряжении. С этим документом нужно ознакомить под расписку каждого сотрудника организации.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Российская Федерация. Законы. Трудовой кодекс Российской Федерации [Текст] : федер. закон от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ : [принят Гос. Думой 21 декабря 2001 г. : от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016)

Положение о персональных данных [Текст] (Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152ФЗ «О персональных данных») или Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей (постановление Правительства РФ, от 16 апреля 2003 г. № 225) (действующая редакция, 2016)

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. [Текст] Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 17 с.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. [Текст] Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.

Гражданский кодекс Российской Федерации. [Текст]

Постановление Госстандарта РФ от 31.07.1997 № 273 (ред. От 21.01.2000) [Текст] «О принятии и введении в действие государственного стандарта» (вместе с «Унифицированными системами документации).

Постановлением Минтруда России 10.10.2003 № 68 «Об утверждении Положения о Регистре соглашений и коллективных договоров». [Текст]

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» [Текст]. Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 № 5219. 10. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 06.02.2004 № 51, от 01.03.2008 № 132, от 19.05.2008 № 373).

Постановление Правительства РФ [Текст] от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

Постановление Правительства РФ [Текст] от 17.11.2007 № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

Федеральный закон [Текст] от 27.06.2006 №152-Ф3 «О персональных данных». Принят ГД ФС РФ 08.07.2006.

Федеральный закон [Текст] от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. От 27.07.2010) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Принят ГД ФС РФ 08.07.2006.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. [Текст]

Андреева В.И. Ценное - в архив! [Текст] // Кадровик. Ру - 2011. - №1. - С.35 - 37

Бурова Е.Н. Справочный аппарат к номенклатуре дел [Текст] // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2013. - №11. - С.36-37.

Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): [Текст] учеб. пособие. / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - 2-е изд. - М. : Инфра-М, 2012. - 304 с.

Быкова Т.А.Документационное обеспечение управления (делопроизводство): [Текст] Учеб. пос. - 2 изд., перераб. и доп. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013-304с

Булат.Р.Е. Документационное обеспечение управления персоналом: [Текст] Учебное пособие М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 234 с

Вялова Л.А. Как разработать «бумажный» табель форм документов? [Текст] // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2011. - №5. - С.40-44.

Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: [Текст] Учебное пособие / М.: ИЦ РИОР: НИЦ Инфра-М, 2013. - 249 с.:

Ермолаева А.В. Технология разработки разделов сводной номенклатуры дел [Текст] // Делопроизводство. - 2014. - №2. - С.53-58.

Иритикова В.С. Как оформить переходящие дела? [Текст] //Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2014. - №11. - С.76-84.

Колганова М.А. Конфиденциальные документы в номенклатуре дел [Текст] // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2014. - №11. - С.47-53.

Кожанова Е.Н Общие требования к текстам документов и их унификация [Текст] // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. - №2. - С.43-47.

Кожанова Е.Н. Организация делопроизводства с нуля [Текст] // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - №1. - С.14-22.

Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления [Текст] // Секретарское дело. - 2011. - №4. - С.29.

Кузнецов В.А. Инструкция по делопроизводству организации. [Текст] Современные требования // Справочник секретаря и офис менеджера, 2012г, №11, с. 40.

Кирсанова М.В., Ю. М. Аксенов Курс делопроизводства. [Текст] Документационное обеспечение управления : учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности "Менеджмент" / Новосиб. гос. ун-т экономики и упр., Администрация Президента Рос. Федерации, Сиб. академия гос. службы. - 6-е изд., испр. и доп. - Москва : ИНФРА-М, 2011. - 366 с.

Сологуб О.П. Практикум по документационному обеспечению управления : учеб. для студентов вузов, обучающихся по специальности "Документоведение и документационное. обеспечение упр." [Текст]

// Москва : Омега-Л, 2012. - 128 с.

Международное сообщество менеджеров Справочная правовая система «Консультант Плюс»/ URL: http: [Электронный ресурс].-Режим доступа: www.consultant.ru/ свободный.

Национальный союз кадровиков [Электронный ресурс].-Режим доступа: www.kadrovik.ru свободный.

Об архивном деле в Российской Федерации [Электронный ресурс]: федеральный закон Рос. Федерации от 22 октября 2004 № 125-ФЗ // КонсультантПлюс : справ. правовая система. - Электрон. дан. - М., 2015 - URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 30.05.2015).

Портал о кадровом менеджменте [Электронный ресурс].-Режим доступа: www.hrm.ru свободный.

Сообщество профессионалов HR-portal [Электронный ресурс].-Режим доступа: www.hr-portal.ru

Справочная правовая система «ГАРАНТ»/ URL: [Электронный ресурс].-Режим доступа: http://www.garant.ru свободный.

ЭБС «Лань» [Электронный ресурс].-Режим доступа: http://www.e.lanbook.com свободный.

Размещено на Allbest.ru

...