Деловой этикет в работе секретаря

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ТОМСКИЙ ЭКОНОМИКО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ»

КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

КУРСОВАЯ РАБОТА

МДК 01.01. Документационное обеспечение управления

ПМ 01. Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации

сп. 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Томск 2017

ВВЕДЕНИЕ

Под этикой в широком смысле понимается система универсальных и специфических нравственных требований и норм поведении, реализуемых в процессе общественной жизни. Соответственно, этика деловых отношений выделяет одну из сфер общественной жизни.

Базируясь на общечеловеческих нормах и правилах поведения, этические нормы служебных отношений имеют некоторые отличительные особенности.

Этике деловых отношений уделяется в последнее время всё большее внимание. Это выражается в увеличении объёма обучающих программ в системе вузовской и послевузовской подготовки по соответствующим дисциплинам. Курсы изучения основ общей этики поведения вводятся также в некоторые школьные программы, в систему среднего специального образования, причём с течением времени охват учебных заведений подобными курсами увеличивается.

При этом необходимо подчеркнуть, что понятие «профессиональная роль» включают в себя не только способности к выполнению должностных обязанностей, но и навыки взаимоотношений с внешним окружением (коллегами, руководством, подчинёнными, клиентами, партнёрами и т.д.) в процессе реализации зафиксированных для конкретной должности профессиональных задач или функций. Соблюдение этики деловых отношений является одним из главных критериев оценки профессионализма, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.

Цель курсовой работы: Анализ правильного поведения при деловых встречах, узнать, как проводятся телефонные переговоры и собеседования по телефону, исследовать работу секретаря и руководителя организации.

Цель реализуется в рамках конкретных задач:

Рассмотрение основных принципов проведения телефонных переговоров;

Исследование новых способов работы с персоналом;

Исследовать основные вопросы связанные с работой секретаря .

Структура работы обусловлена целью и задачами исследования. Курсовая работа состоит из введения, разделов, включающих подразделы, заключения, библиографического списка и приложений

Степень изученности проблемы. На тему делового этикета секретаря написано немало работ. Ее раскрывали такие авторы как: Овчинникова Т.И, которая полагает, что секретарь - профессия творческая; Байкова И. Ю. Настольная книга секретаря - референта,данная книга является хорошим помощником в работе; у Поспеловой Е.Н. развернутая должностная инструкция, в которой прописано, что должен уметь секретарь, обязанности и права; Кузнецова Т. В., Стенюков М.В. в своих работах по секретарскому делу повествуют очень много важного для данной профессии; у Замедлиной Е.А. об этике и психологии делового общения, что тоже очень важно для секретарей; а также Анохина, Оскерко, Галахов и многие другие авторы изучали данный вопрос.



ГЛАВА 1. Этикет

1.1 Этикет в эпоху античности

Сознательное культивирование правил, определяющих внешние формы поведения - этикета, ряд исследователей относят к периоду античности (Древняя Греция и Древний Рим). Именно в это время наблюдаются первые попытки специального научения людей красивому поведению. Само «красивое поведение» в это время практически совпало с добродетелями античного человека, с его представлениями о нравственности и гражданственности. Сочетание красивого и нравственного (благородного) обозначалось у древних греков понятием «калокагатия» (греч. «калос» - прекрасный, «агатос» _ добрый). Основой калогатии было совершенство и телесного сложения, и духовно-нравственного склада, наряду с красотой и силой она заключала в себе справедливость, целомудрие, мужество и разумность. В этом смысле в античности не было этикета как собственно внешней формы проявления культуры человека, поскольку не было противопоставления внешнего и внутреннего (этикетного и нравственного).

Правила повседневного поведения лишь в самой общей форме ориентировали человека на проявление его личных добродетелей. Поведенческие нормы не указывали, как следует действовать в конкретных ситуациях, а давали только общее направление деятельности, представляя каждому максимальную свободу выбора поведения.

Главное для древних греков было - жить разумно, просто по заветам предков и законам государства, избегая излишеств и крайностей. Иначе говоря, важнейшими принципами, определявшими их стратегию поведения, были принципы «разумности» и «золотой середины» («разумной меры»). Еще у Соломона, одного из семи греческих мудрецов, афинского политического деятеля и поэта, любимым изречением было : «Ничего слишком!»

Нормы поведения были ориентированы на человеческую разумность, рассудительность и несли в себе заряд целесообразности. Хорошим воспитанием считалось то воспитание, которое научает человека, прежде всего, самостоятельно думать, размышлять, а умея думать, он и сам сообразит, где и как себя вести, какой вариант поведения предпочесть. Не случайно, поэтому именно в эпоху античности приобрели такую популярность диалоги как форма поиска наиболее правильного, истинного варианта ответа на поставленные вопросы. Вспомнить хотя бы «Застольные беседы» Плутарха, построенные на принципах диалога, спора мудрецов, выясняющих, какое поведение человека в тех или иных жизненных обстоятельствах будет более предпочтительным. А предпочтительным оказывались те варианты поведения, которые отличались практичностью, целесообразностью, разумностью!

Подтверждением ориентированности на практичность и целесообразность поступков является и свидетельство римского историка Гая Светония Транквилла, рассказавшего в своей знаменитой книге «Жизнь двенадцати цезарей» об императоре Августе, который «собирался особым эдиктом позволить испускать ветры на пиру, так как узнал, что кто-то занемог оттого, что стыдился и сдерживался», кроме того, важным считалось не внешнее оформление поступка, не его форма, а его смысл, содержание. Философ Фалес говорил : « Надобно не с виду быть пригожим, а с норову хорошим».

В это время формируются, в частности, представления об обходительности (Нравственный прообраз того, что позже стали называть манерами). Согласно концепции Аристотеля, она бывает трех родов: «Первый род - в обращении: например, в том, как обращаются ко всем встречным и приветствуют их, протягивая руку. Второй - когда приходят на помощь всякому бедствующему. И наконец, третий род обходительности - когда бывают гостеприимными застольниками». Своеобразным примером обходительности третьего рода и благородства может служить поступок Юлия Цезаря: «...когда у кого-то на обеде было подано старое масло вместо свежего и остальные гости от него отказались, он один брал его даже больше обычного, чтобы не показать, будто он упрекает хозяина в небрежности или невежливости».

Важнейший принцип культуры античности - принцип «золотой середины», «разумной меры» - в несколько трансформированном виде вошел в число основных принципов этикета, правил хорошего тона.

Аристотель подробно изложил его в своих трудах: «Быть достойным человеком - значит обладать добродетелями ... добродетель есть некая середина между противоположными страстями. ... избыток и недостаток присущи порочности, а обладание серединой - добродетели. ... добродетель есть сознательно избираемый склад (души), состоящий в обладании серединой по отношению к нам, причем определенной таким суждениям, каким определит ее рассудительный человек. ... Недаром человек, желающий быть уважаемым за свой нрав (ethos), должен соблюдать середину во всяком движении чувств. Оттого и трудно быть достойным человеком, ведь в любом деле трудно держаться середины».

В реальной жизни античного общества этот принцип «разумной меры» не всегда удавалось соблюдать, особенно в период Римской империи. Жизнерадостность, стремление к благу и удовольствиям, присущие античному человеку, нередко перерастали в излишества в приеме пищи, увеселениях и т.п., о чем существует немало исторических свидетельств. Так, например, Светоний повествует о том, что римский император Клавдий «до еды и питья был жаден во всякое время и во всяком месте ...». Наибольшей же неумеренностью и неприличностью нрава отличался Калигула, который в роскоши и увеселениях превзошел самых безудержных.

Культура этого периода была замкнутой мужской культурой. Женщины считались существами низкими по развитию, поэтому они не допускались к культурно-политической, гражданской жизни общества. Философ Фалес даже говорил, что он «... за три вещи благодарен судьбе: во-первых, что он человек, а не животное; во-вторых, что он мужчина, а не женщина; в-третьих, что он эллин, а не варвар».

Личностным образцом того времени был образец мужского типа поведения, благородного человека, героя, несущего в себе единство нравственных, гражданских, эстетических черт. Благородство связывалось прежде всего с аристократическим происхождением. Благородного мужчину должна была отличать красивая речь и учтивость. Именно культура речи на протяжении следующих столетий была одним из наиболее ярких проявлений этикетной культуры человека, своеобразной «этикеткой», подчеркивающей его классовую и культурную принадлежность.

Учтивость проявлялась во всем: учтивый человек не стремился выйти на первый план, вес себя сдержанно, проявлял тактичность по отношению к гостям, не задавал лишних вопросов.

Благородный человек «щедр и широк по натуре, соблюдая, однако, середину между плебейским швырянием денег на ветер и мелочной привязанностью к деньгам. Сам он оказывает благодеяния, но принимать их стыдится. За благодеяние он воздает еще большим благодеянием, чтобы во всем иметь превосходство».

Кроме того, он избегает резких движений и говорит спокойно. Он предпочитает «владеть вещами прекрасными и не приносящими пользы, ибо это свойственно человеку самодостаточному».

Но все же главная отличительная черта благородного человека - это забота о чести, стремление к славе и почестям.

В условиях беспрерывных войн военный успех и военная доблесть оказывались естественным путем к славе. Подъем по лестнице должностей или, что по сути то же самое, почестей делался источником еще большей славы. Она становилась достоянием фамилии, которая получала право хранить изображения прославленных предков. Подвиги членов фамилии делали ее «знатной», т.е. знаменитой, а слава предков обязывала потомков не только ее блюсти, но и стараться ее превзойти.

Вместе с тем безудержное стремление к первенству и славе нередко принимало извращенные и даже комические формы. Достаточно вспомнить трагический приме истории с Геростратом, который поджег храм Артемиды Эфесской с целью прославиться. И это ему вполне удалось, его имя стало нарицательным.

Отличительной чертой аристократа в античность являлось презрение к физическому труду, как и к любому платному занятию. Он должен избегать клейма профессионализма, и это, безусловно, роднит его с дворянами и джентльменами последующих эпох. В мирное время он любит роскошные обеды, пение, музыку, свежесть одежд, сладострастные бани и мягкое ложе.

Описанный образ представителя этого праздного аристократического класса противопоставлялся типу простака (или, как его еще называли, «неотесанного»), который контрастно оттенял черты благородного человека.

Личностный образец благородного человека постепенно изменялся, трансформировался. Впоследствии многие из отмеченных особенностей античного аристократа были развиты и воплощены в этикетные кодексы и личностные образцы других эпох.

Уже в эпоху Римской империи высшие слои общества приходят к необходимости выделиться, занять особое положение в обществе и подчеркнуть его с помощью особой этикетной атрибутики в одежде, украшениях, в оформлении застолий и поведении за трапезой и т.д., закрепив все это в особых правилах приличия. Так начинают складываться основы собственно этикетного поведения.

секретарь встреча деловой этикет

1.2 Этикет в эпоху средневековья

В эпоху средневековья этикет предстает перед нами совсем по-иному, когда он формируется и существует в своем классическом виде. Большинство исследователей истории культуры относят возникновение этикета как сложившейся нормативной системы именно к этому времени.

Наиболее интересными и важными в этом плане являются два последних этапа средневековья: его расцвет (XI-XV в.в.) и позднее средневековье (XVI - первая половина XVII в.в.) - период разложения феодализма и зарождения буржуазного общества.

Средневековое общество Западной Европы было жестко иерархизировано. Общественное сознание той эпохи представляло его состоящим из трех разрядов - «молящихся, воюющих и работающих». Но постепенно класс феодалов стал расширяться за счет незнатных воинов (рыцарей). К XI в. В Западной Европе сложилось особое сословие - рыцарство, которое в XII-XV в.в. достигло своего расцвета. Сами рыцари считали себя «цветом мира», высшим слоем общества, создавшим свой образ жизни, свой кодекс морали и нравов. Они сформировали особые и ценности, позволившие им отделиться от неблагородных, простолюдинов. XIV-XV в.в. называют веком рыцарства, и для этого, действительно, есть все основания, поскольку в это время рыцарство окончательный образ жизни и, наконец, как определенный менталитет и культура.

Именно в этот период средневековья окончательно складывается в общественном сознании образ идеального рыцаря и кодекс рыцарской чести. Идеалом поведения и образа жизни становится максимальное приближение к этому личностному образцу. Так что же представлял собой это образ рыцаря «без страха и упрека», какими качествами он должен обладать?

Одним же из главных признаков благородства в среде светских феодалов была длинная родословная, которая велась по отцовской линии - линеаж. Это вызывало стремление каждого из них любым возможным способом и при каждом удобном случае прославлять действительные, а нередко и выдуманные доблести и моральные достоинства и подвиги своих предков.

Ядро рыцарского кодекса чести составляла верность своему сеньору. Предательство и вероломство считались для рыцаря тягчайшим грехом и влекли за собой исключение из военно-аристократической корпорации, которую и представляло собой рыцарство.

От рыцаря ожидалось, что он будет постоянно заботиться о своей славе. Это было связано с тем, что в культуре рыцарства чрезвычайно важна была внешняя сторона. В жизни рыцаря многое было сознательно выставлено напоказ. Рыцарь постоянно стремился к первенству, к славе, к известности, которые все время требовали своего подтверждения все новыми и новыми испытаниями, подвигами. Рыцарь постоянно должен был подтверждать свое место в иерархии, которое зависело от количества и качества побежденных им рыцарей. Рыцарь не мог спокойно слушать о чужих успехах и стремился к тому, чтобы о его подвигах и любви знал «весь христианский мир». (Как не вспомнить в связи с этим «славного рыцаря печального образа» Дон-Кихота!)

При этом следует отметить, что непременным свойством рыцаря, как человека благороднорожденного, должна была быть щедрость, прежде всего по отношению к тем, кто прославлял при дворах подвиги рыцаря. Эти люди всегда могли рассчитывать «на хорошее угощение и приличные случаю подарки перед отправлением в дальнейший путь». От рыцаря требовалось, не торгуясь, дарить любому то, что он просил в качестве платы. «Лучше разориться, чем прослыть скупцом. Первое - только на время, ведь принятие дара обязывает воздать за него сторицею. Скупость же ведет к потере званию, положения, к исключению из общества».

Ориентация рыцарской культуры на внешнее проявление выражалось в том, что в качестве рыцарских добродетелей подчеркивались красота и привлекательность. Отсюда и внешний блеск культуры рыцарства, особое внимание к ритуалу, атрибутике, символике цвета, предметов, манерам. Красоту рыцаря должны были подчеркивать дорогие одежды, богато украшенные золотом и драгоценными камнями. Одежда точно указывала на социальную категорию и положение носившего ее человека. Носить не ту одежду, которая подобает человеку не его рангу, означало, совершить грех гордыни или, наоборот, падения. Особое внимание в этом плане уделялось аксессуарам - головным уборам и перчаткам, которые точно указывали ранг.

От рыцаря требовались учтивость, умение сочинять или хотя бы читать стихи, играть на каком-либо музыкальном инструменте. Он должен был быть развитым и физически, поскольку от него постоянно требовалась довольно большая физическая сила - иначе он просто не смог бы носить доспехи, которые весили 6080 кг. Отличительной чертой рыцаря была безусловная верность своим обязательством по отношению к равным себе, поэтому среди рыцарей были широко распространены различные рыцарские обеты, клятвы, соглашения, которые сопровождались специальными жестами. При этом рыцарским клятвам и обетам придавался характер публичности.

Обязанностью рыцарей была и забота о сиротах, вдовах и вообще забота о слабых. Но все же главным составляющим рыцарского кодекса было отношение к врагу и к женщине.

Одним из безусловных требований к рыцарю было мужество. Боязнь быть заподозренным в трусости, в недостатке мужества диктовала и соответствующие формы поведения рыцаря в бою: рыцарь в доспехах не имел права отступать; нельзя было убивать противника сзади; убийство безоружного врага покрывало рыцаря позором; следовало предоставлять противнику по возможности равные шансы (если противник упал с коня, рыцарь тоже слезал с коня, чтобы уравнять шансы) и т.д.

Все эти правила, обязательные в сражении, диктовались уважением к противнику, гордостью и, наконец, гуманностью. Главным для рыцаря была не сама победа, а поведение в бою, причем независимо от того, был ли этот бой настоящим сражением или рыцарским турниром, приобретшим особую популярность и пышность в XII-XIV в.в., когда на них собирались рыцари со всех концов Европы.

Вместе с тем рыцарские идеалы не совсем соответствовали тем принципам гуманизма, равенства перед Богом, всепрощения и т.д., которые проповедовались христианством. Гордыня - один из самых страшных грехов для христианина - считался важнейшим достоинством рыцаря. Месть за оскорбление (нередко мнимое) была законом его этики.

Особым было и отношение рыцаря к своему коню и, конечно, к своему оружию, которое, как и одежда, было включено в этикетную классификацию: в зависимости от социального статуса рыцаря в иерархической структуре предполагалось ношение того или иного оружия. Так, например, сабля и скрамасак ценились выше, копье ценилось не так высоко, лук и стрелы еще ниже.

Ну и наконец, одной из важнейших обязанностей рыцаря была влюбленность в прекрасную даму.

Любовное служение, культ дамы были своего рода религией рыцарства. Любви придавалось исключительное значение. Она должна была облагораживать рыцаря, вдохновлять его на подвиги. Чтобы завоевать благосклонность своей возлюбленной, рыцарь должен был демонстрировать самоотречение, преданность, самоотверженность в служении. Он должен был уметь владеть собой, укрощать свои порывы.

Одной из особенностей данного этапа развития культуры, повлекшего за собой значительные изменения в нормах поведения людей, явилось то, что эта культура предполагала не просто хорошую материальную основу жизни господствующего сословия, но богатство и роскошь как условия праздной жизни двора. Эта жизнь была ориентирована на пиршества и развлечения и объективно требовала изменения системы норм, регламентирующей нравы двора.

Ответом на эти социальные потребности и явился этикет, организующий поведение придворных таким образом, чтобы возвеличить царствующую особу и утвердить придворную иерархию. Само понятие «этикет» обозначало строго установленный порядок и формы обхождения при дворе монарха. Впервые это слово было использовано в этом значении на одном из пышных и изысканных приемов у короля Людовика XIV, где гостям были предложены карточки с перечнем правил поведения. От французского названия карточки «этикетка» произошло и само понятие «этикет».

Назначение этикета ограничивалось узким кругом людей, принадлежавших к высшему сословию общества, и за пределы этого сословия не выходило.

Этикет задавал стандарты и каноны не только поведения, но и всего образа жизни дворянства, приводя его к «общему знаменателю»: надо было «вести себя как все», и «жить как все», и чтобы «все было как у всех».

Этикет пронизывал все сферы жизни высшего сословия, буквально до мелочей регламентируя жизнь двора.

Этикет носил характер закона и имел очень сильное воздействие на высшее общество. Нарушение норм этикета рассматривалось как преступление. Суровая строгость этикета того времени объяснялась тем, что он служил специфическим способом самосохранения высшего сословия, которое по отношению к другим слоям общества было совсем не многочисленным. Этикет выступал особой знаковой системой, с помощью которой происходило обособление дворянства от более «низких» культур - крестьян и городского населения. Этикет призван был давать представителю дворянства ощущение собственной исключительности, воспитывать сознание социального превосходства. Этикет тем самым позволял отличать людей «своего круга» от всех прочих и в этом смысле он действительно был «этикеткой», «ярлыком». Передаваясь на протяжении нескольких столетий от поколения к поколению, нормы этикета закрепляли существовавшую сословную иерархию на уровне привычных, обычных, повседневных форм поведения.

Этикет представлял собой очень сложную, детализированную и разветвленную систему норм и ценностей, зачастую многозначную и запутанную, усвоить которую без специального обучения было невозможно.

Всякому человеческую проявлению придавалось свое самостоятельное значение и требовало профессионально отточенного отношения. Поэтому та профессионализация, которая характерна для этикета в этот период, отнюдь не удивительна. Многочисленный штат специалистов-профессионалов сопровождал любые этикетные проявления: церемониймейстеры следили за установленным порядком совершения каких-либо торжественных действий при дворе; многочисленные учителя этикета (гувернеры, учителя танца и т.п.) обучали детей правилам хорошего тона; специальные должностные лица следили, контролировали, напоминали о законах света и правилах приличия.

Усложненность и профессионализация этикета создавали необходимость в пособиях и руководствах. И такие источники не замедлили появиться.

Первый известный трактат о поведении был издан еще в 1204 г. Он был написан испанским священником Педро Альфонсом и назывался «Дисциплина клерикалис». Эта книга была ориентирована на духовенство. В ней излагались правила поведения за столом, порядок ведения бесед, приема гостей и т.д. позднее на основе этой книги стали выходить пособия по этикету в Англии, Голландии, Франции, в германских и итальянских землях.

1.3 Этикет в новое время

XVII век, отмеченный первыми революциями европейского масштаба, открыл Новое время, которое продолжалось, сопровождаемое целой полосой буржуазных революций, вплоть до начала XX столетия.

Своеобразие и проблемы эпохи не могли не отразиться на содержании, особенностях функционирования и развития этикета, который чутко реагировал на социально-культурные изменения времени.

XVII столетие в европейской культуре принято считать веком строгого, сухого рационализма, который имел глубокие корни в экономической, технической, научной деятельности эпохи.

В это время господствующей формой в общественном сознании становится научное познание, на которое были сориентированы все другие формы человеческого сознания и поведения.

Наука, знания стали рассматриваться как высшая ценность. Разработки в области физики, математики начали активно применяться в объяснении социальных процессов. Общество изучается как мудро устроенный механизм, действующий по законам механики.

Существенной особенностью эпохи Нового времени явилась идея личностного начала человека, его автономности, суверенности.

Новое время внесло новые акценты в понимание роли и места личности в жизни социума. В центре внимания эпохи оказался индивидуальный человек, его личностные качества. Человек стал рассматриваться как обладающий свободой воли автономный субъект своей собственной деятельности: «Человек - кузнец своего счастья!»

Отношение к человеку как самоценности нашло свое выражение и в том, что в это время на первый план в ряду моральных ценностей выдвигается ценность человеческого достоинства, которое фиксирует суверенность личности, позволяет ей осознавать себя свободным, самостоятельным и ответственным «Я».

И в этом отношении этикет Нового времени, базирующийся на духовных ценностях личного достоинства, был одной из форм самоутверждения личности, ее «Я». Чувство собственного достоинства стало базовым в этикете.

Осознание самоценности личности привело и к необходимости больше внимания уделять вопросам общественного воспитания, важнейшей составной частью которого был этикет, хорошие манеры.

XVIII век внес существенные моменты в культуру приличий, он явился веком прагматизма, где критерием деятельности, поступков человека, его личностных качеств выступала их полезность.

Буржуазия внесла в общественное сознание новую систему ценностей и добродетелей, на базе которой и выросли нормы и правила этикета. И прежде всего, в основе этой системы лежали принципы индивидуализма и полезности.

Идеалом полезности становится человек, который всем обязан самому себе. Человек в этом мире предстает как человек-одиночка, который только ради собственной выгоды (пользы) и безопасности вынужден считаться с окружающими людьми и учитывать не только свои, но и чужие интересы, вкусы, пристрастия и т.д.

Сами правила этикета признаются лишь в той мере, в какой признается их полезность как регулятора общественных связей людей. Причем в этих правилах акцент переносится с формальной, внешней стороны на внутреннюю, содержательную. Происходит замена хороших манер - хорошими людьми, понятие чести честностью и т.д.

Щедрость, расточительность, праздность дворянского образа жизни постепенно сменяется добродетелями трудолюбия и бережливости.

Этикет в это время становится и средством достижения успеха как в бизнесе, так и в частной жизни.

Владение правилами хорошего тона было тем средством, которое позволяло занять определенное положение в обществе, составить удачную партию в браке и т.д. Особенно это относилось к женщинам. Для них достаточно было научиться производить нужное впечатление - воплощенной женственности и хороших манер, чтобы завоевать популярность в светском обществе, занять в нем достойное место и в конечном счете удачно выйти замуж, что, по сути, и являлось главной жизненной задачей каждой девушки.

В буржуазной культуре этикет становится более открытой и демократичной системой, а в этикете все большее значение стали приобретать личностные характеристики и добродетели человека, его нравственная позиция.

Все это нашло отражение в формировании нового образца эпохи - джентльмена. В Европе воспитанный человек издавна обозначался словом «джентльмен». Оно появилось в Англии и уже оттуда распространилось по всему миру.

С 1414 года этим словом - «джентльмен» - стали обозначать особую социальную категорию - младших сыновей именитых дворян-земледельцев, лишенных земельного наследства в силу действия принципа единонаследия. Суть этого принципа заключалась в том, что все имущество (а в аристократических семьях - и титул) переходили по наследству одному лишь старшему сыну. Его братья и сестры в принципе не получали ничего и должны были устраивать свою жизнь самостоятельно. Не желая того, чтобы их принимали за йоменов или франклинов, т.е. свободных земледельцев недворянского происхождения, они именовали себя «джентльменами».

В вопросе о том, кого можно было считать джентльменом, существовало два подхода. Согласно первому подходу, критерием джентльменства является знатность, благородство происхождения, наличие мощного генеалогического древа и право ношения герба. Второй подход связывал джентльменство с благородством характера, личными достоинствами, уровнем образованности и воспитанности человека, безотносительно к его происхождению.

История джентльменства как личностного образца эпохи Нового времени, действительно, интересна тем, что в ходе борьбы двух подходов к определению «джентльмена» (дворянского и буржуазного) в конечном счете сформировался некий единый образец, сочетающий в себе «купеческую солидность с рыцарской честью».

В настоящее время личностный образец джентльмена практически лишен какого-либо классового содержания, а само понятие «джентльмен» является лишь одной из форм вежливого обращения к кому-либо, безотносительно к его классовому или имущественному положению, хотя многие черты и качества «джентльмена» и сегодня сохраняют свое прежнее значение в воспитании человека приличного и порядочного.

Своеобразие этикетной культуры этой эпохи воплотилось в ряде основных характеристик, а именно: практичности норм этикета, их апелляции к здравому человеческому смыслу; нравственной содержательности этикета: ценности человеческого достоинства как смысла этикетных норм; равенстве людей разных социальных статусов перед требованиями общественных приличий; недогматичности этикета, динамизме и изменчивости его правил.



ГЛАВА 2. Этика в работе секретаря

2.1 Поведение секретаря

Как и в любом коллективе - школьном, студенческом и др. - в офисном коллективе есть свои гласные и негласные правила, регламентируемые и нет. Регламентируемые правила - это правила, которые прописаны в официальных документах компании. И они зависят от специфики организации. Так, например, регламентируемым правилом может быть запрет на вынос из здания офиса документов и др. материалов, принадлежащих компании; запрет на использование переносных запоминающих устройств (флешки, диски); запрет использования мобильных телефонов в рабочее время и многое другое. Эти правила не должны подвергаться критике, поскольку их разработкой занимаются специалисты и для каждого из правил есть свои веские основания. 

К негласным правилам относят те, необходимость в которых не требует строгой регламентации, вы не будете за них официально наказаны, но без которых не обходится офис. К таким правилам относят:

· корпоративные вечеринки, игнорировать которые не стоит, даже если вам это не нравится. Тем самым вы показываете коллективу, что не заинтересованы в общении с ними;

· сбросы на подарки коллегам к праздникам, небольшие чаепития по этому поводу. Обязать участвовать в таких мероприятиях вас никто не имеет права, но и не следовать этому не стоит - ваши личные неприязни, которые возникнут на этой почве, отрицательно скажутся на дальнейшей совместной работе в данном коллективе;

· пятничный ритуал. В некоторых компаниях принято по пятницам устраивать посиделки, либо вместе посещать кафе и др. Их можно иногда пропускать по уважительным причинам, но не постоянно, иначе можно снискать репутацию скряги и белой вороны;

· ни в коем случае не флиртовать с коллегами, не отпускать неуместные шутки (на интимные темы, на темы физических возможностей, на природные данные человека);

· следите за своей речью. В офисе не принято использовать сленг. Иначе вас могут принять за обыкновенного курьера;

· темы для разговоров. В некоторых коллективах практикуется обсуждение начальства, внешнего вида и способностей коллег и др. Будьте аккуратны - это может быть проверкой. Желая сразу стать «своим парнем», можно сказать лишнего, что отзовется в будущем. Вообще обсуждение личных тем, руководства, коллег строго запрещено любым этикетом;

· не задавайте лишних вопросов коллегам - о семейном положении, кто с кем и в каких отношениях. И не рассказывайте о себе лишнего;

· если в офисе позволено посещать не имеющие отношения к работе сайты, будьте предельно осторожны: очень часто в компаниях стоят программы контроля, позволяющие IT-отделу контролировать все компьютеры компании. Это необходимо для пресечения утечки информации прежде всего. Поэтому не открывайте компрометирующие страницы, не ведите слишком личной переписки;

· помимо контроля посещаемости интернета в офисах устанавливаются видеокамеры. Необходимы они, прежде всего, в целях безопасности. Не забывайте о них и следите за собой, не допускайте лишнего, даже оставаясь наедине с самим собой в кабинете;

· деньги. Никогда ни под каким предлогом не интересуйтесь уровнем заработной платы коллег. Допускается обсуждение только вашей зарплаты с непосредственным руководителем;

· личное пространство. Никогда ничего не берите со стола коллег, не спросив на то разрешения. Это является не только правилом поведения в офисе, но и правилом этикета;

· не вносите исправлений в документы, выполненные не вами;

· не заглядывайте в чужой компьютер;

· не отвечайте на чужие звонки.

Ест еще многих правил - и у каждого коллектива они свои. Главное - следовать им и не выделяться.

2.2 Культура телефонного общения

 Телефонный разговор - один из видов делового общения. Это самый быстрый способ связи в современной жизни. Он позволяет решить многие проблемы, установить контакты.

 Культура телефонного разговора считается особой культурой общения. Благодаря телефону многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другой город, учреждение для конкретизации вопроса и др.

 По телефону можно сделать многое: провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу, договориться о заключении договора и т.д. Но не принято поздравлять по телефону официальных лиц или малознакомых людей. Нельзя передавать по телефону соболезнования по поводу печального события. Это делают лично или в письменной форме.

 По телефону не обращаются с деликатными просьбами.

Это допускается только при очень близком знакомстве.

Телефонный разговор обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией, независимо от расстояния. Для того, чтобы он прошел по-деловому, к нему тщательно готовятся. Следует выделить главное, грамотно и лаконично излагать свои мысли. В противном случае, теряется 20 - 30 % рабочего времени, по данным американского менеджера А.Маккензи. Из пятнадцати главных причин потерь рабочего времени телефонным разговорам отводится первое место. 30 - 40 % в разговоре занимают повторения слов, фраз, ненужные паузы, лишние слова. Разговор по телефону должен быть коротким, вежливым и по существу.

Недопустимо начинать разговор с вопросов: «Это кто?», «Я куда попала?»,

«Кто звонит?» и т. д.

Надо уметь отвечать на телефонные звонки. Дейл Карнеги советует:

«Когда вам звонят по телефону, ваше «Алло» должно быть произнесено таким тоном, чтобы было ясно: вы рады разговору!»

Не принято спрашивать о причине звонка.

Если подошедший к телефону может заменить отсутствующего, то об этом нужно сказать, не будет ли он чем-либо полезен, или «Могу ли я передать ему, кто звонил?» На такой вопрос трудно ответить «нет».Справки дают деловито и исчерпывающе, не прерывают разговора, пока не убедятся, что спрашивающий все понял.

Психологи отмечают, что продолжительность телефонных разговоров зависит от их эмоциональной окраски. Излишняя эмоциональность приводит к нечеткости речи, непродуманности, не деловитости фраз, потере смысла общения.

Беспричинное недовольство партнером, раздражительность, обидчивость могут привести к так называемому пресыщению общением, поэтому во избежание конфликта следует вовремя выйти из контакта с партнером. Сохранить с ним деловые отношения.

Длительные телефонные разговоры могут отрицательно повлиять на репутацию бизнесмена, подорвать интерес к его деловым предложениям.

Для восстановления доброго имени предпринимателя и его фирмы потребуется больше времени и усилий, чем при установлении первого контакта.

Искусство ведения телефонного разговора заключается в краткости сообщения и получении ответа от партнера. В японской фирме не будут держать работника, который не решит деловой вопрос за три минуты.

Основой успешного ведения делового телефонного разговора являются: компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении.

Деловой телефонный разговор должен вестись в спокойном вежливом тоне и вызывать положительные эмоции, так как они тонизируют деятельность головного мозга, способствуют четкому рациональному мышлению.

Английский философ Фрэнсис Бэкон отмечал, что вести разговор в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

Отрицательные эмоции приводят к нарушению логических связей в словах, аргументации, создают условия для неверной оценки партнера, его предложений.

Эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, его настроения.

Надо уметь заинтересовать собеседника своим делом. В случае склонности партнера к спору, высказыванию несправедливых упреков, следует набраться терпения, отвечать спокойно, тактично. Рекомендуется частично признать его правоту, кратко изложить свои аргументы. Доводы должны быть правильными по-существу и грамотно изложены.

О многом говорят голос, тон, тембр, интонации. По данным психологов, тон, интонации могут нести до 40 % информации. На это обращают особое внимание.

Телефон усугубляет недостатки речи. Быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Плохо воспринимаемые на слух названия городов, фамилии и др. произносят по слогам или по буквам.

Для корректировки общения используют целый ряд реплик, например:

- «Как вы меня слышите?»

- «Не могли бы вы повторить?»

- «Извините, очень плохо слышно»

- « Простите, я не расслышал, что вы сказали и т.п.»

Следует заранее подобрать все материалы, документы, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций, или нужных лиц, календарь, ручку, бумагу и пр. Также заранее определить цель разговора и свою тактику его ведения. Составить план беседы, записать вопросы, продумать порядок их постановки. Записать, какие сведения нужно получить от партнера. Во избежание многозначного толкования вопросов, их нужно формулировать четко.

Уже в начале разговора первой же фразой стараются заинтересовать собеседника. Держат в памяти даты и номера документов, официальных материалов, имеющих отношение к разговору. Стараются спрогнозировать контраргументы собеседника и свои ответы ему.

Если обговаривают несколько вопросов, то последовательно заканчивают обсуждение одного вопроса и переходят к следующему. Один вопрос от другого отделяют стандартными фразами, например:

«Итак, по этому вопросу мы договорились?» «Могу я считать, что по этому вопросу мы достигли соглашения?»

«Как я вас поняла (в этом вопросе), мы можем рассчитывать на вашу поддержку?»

Разговор по каждой теме должен заканчиваться вопросом, требующим однозначного ответа.

По окончании телефонного разговора анализируют содержание и стиль делового разговора. Стараются понять причину своих ошибок.

Таким образом, культура делового телефонного разговора основывается, прежде всего, на требованиях деловитости, точности, уважительности и благодарности.



2.3 Отношения с руководством и коллегами

Хороший секретарь может высвободить дополнительное время для творческой работы своего начальника и существенно облегчить его управленческую деятельность. Для этого секретарь должен иметь четкое представление о распорядке дня руководителя и его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Задача секретаря - следить за исполнением этих планов, своевременно напоминать руководителю и сотрудникам о предстоящих встречах, совещаниях, конференциях, отчетах и т. д. Секретарю необходимо построить работу таким образом, чтобы руководителю не мешали в неподходящее время ни звонки, ни посетители, чтобы прием посетителей происходил в заранее установленное время, чтобы во время деловых встреч, совещаний ничто постороннее не отвлекало от работы.

Предпосылкой успешного сотрудничества секретаря с руководителем являются чувство ответственности и его инициатива. Умение вникнуть в детали, всегда точно знать, что нужно в данный момент, способность в пределах своей компетенции не бояться принять быстрое и продуманное решение - качества, гарантирующие успех работы секретаря.

Деятельность секретаря на фирме начинается с вводной беседы руководителя, который обычно достаточно подробно рассказывает о стиле и методах своей работы, формулирует основные требования, которые он предъявляет к секретарю. Нередко руководителю и секретарю установить нужный деловой контакт удается не сразу и обоим требуется время и терпение.

При первой встрече с руководителем или должностным лицом высокого ранга секретарь обязан встать и поздороваться (женщина может не подавать руки, если она этого не желает).

Для того, чтобы взаимоотношения руководитель - секретарь успешно складывались, следует координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. При этом должны быть учтены специфические условия работы предприятия, личность руководителя и секретаря.

К руководителю фирмы часто обращаются по конкретным вопросам, требующим при их рассмотрении дополнительной информации. Секретарь имеет возможность и обязан в предварительном разговоре тактично выяснить суть вопроса, с которым пришел посетитель, и в случае необходимости попросить соответствующие подразделения подготовить материалы, которые могут понадобиться руководителю при решении вопроса во время приема посетителя.

Нередко оказывается, что посетитель пришёл к руководству просто потому, что не знает, к кому обратиться. В таких случаях секретарь должен избавить и посетителя, и руководителя от бесплодной беседы и прямо направить его в соответствующий отдел к компетентному сотруднику.

Важное значение имеет сочетание рабочего ритма руководителя (директора) и секретаря. Такой ритм задает администратор. Выработка единого рабочего ритма происходит в процессе взаимного познания и приспособления двух индивидуальностей. Секретарь в силу своего положения должен изучать особенности характера, системы мышления, манеры поведения, разговора, логики принятия решений своего начальника. Без этого он просто не сможет помогать своему руководителю, а, следовательно, не будет соответствовать своему предназначению. Руководитель, исходя из индивидуальных особенностей секретаря, должен помогать ему повышать свой профессиональный уровень, совершенствовать стиль работы, всесторонне развиваться.

Синхронность рабочего ритма секретаря и руководителя подвергается испытанию, когда начальник временно отсутствует, и секретарю приходится работать с его заместителем. Секретарь не может выполнять свою работу эффективно, если не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значении в деятельности всей организации.

Ответственность секретаря велика уже потому, что он является личным организатором руководителя и решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и что можно переадресовать другим сотрудникам.

В некоторых случаях секретарь может выступить в качестве руководителя, и здесь важно уметь давать четкие задания. При этом необходимо ясно представлять действующие нормы и уметь рассчитывать сроки исполнения даваемых поручений.

Спокойная деловая обстановка также во многом зависит от хороших отношений секретаря с техническим персоналом; большое место в его личных связях занимают контакты с другими секретарями. В отношениях со своими коллегами секретарь не может допускать разглашения конфиденциальной информации. В разговорах с работниками всех уровней секретарю следует воздерживаться от обсуждения сплетен и пустой траты рабочего времени. При встрече с руководителями и другими работниками организации во время проведения общественных мероприятий секретарю не следует вести разговоры о своей работе, следуя мудрому правилу: не смешивать служебные вопросы с вопросами личной жизни и общественной деятельности.

Порой секретарю приходится заниматься сразу несколькими делами и одновременно отвечать на вопросы посетителей. Поэтому он должен научиться хорошо владеть своими чувствами и настроением, а также самоограничивать себя. Хочется обменяться мнениями с подругой по телефону. Не терпится обсудить с приятельницами по работе фасон нового платья. Хочется поговорить с коллегой о новом зарубежном фильме, роль главного героя в котором исполняет очень и очень красивый актер. И все это можно сделать, но необходимо контролировать себя. Помнить: делу - время, потехе - час. Одной-двух минут вполне достаточно для того, чтобы условиться с подругой о встрече вечером, после работы. О новом фасоне платья или новом кинофильме можно всласть поговорить во время перерыва на обед.



ГЛАВА 3. Правила этикета

3.1 Правила этикета в деловой переписке

Всем нам приходилось получать или самим писать и отправлять деловые письма. Деловыми они потому и называются, что их пишут или отправляют строго по делу. Самыми деловыми оказались англичане. Именно они полтора столетия назад стали первыми отправлять деловые письма в том виде, которые мы с вами видим сегодня. Англичане изрядно потрудились над правилами составления таких писем и этикета деловой переписки. Об этом можно судить уже только потому, что этими правилами пользуются деловые и не очень люди по сегодняшний день.

Не берусь говорить точно - таких данных, наверное, и нет - но, как мне кажется, множество отличных сделок и предложений не пришли к эффективному финалу только потому, что письмо с деловым предложением было неправильно оформлено. Могу сказать точно - мой босс даже вникать не будет, если письмо написано без соблюдений правил деловой переписки. Зачем тратить время на человека, который даже письмо не удосужился написать по правилам? Вывод: это свидетельствует о том, что и к бизнесу он относится спустя рукава.

Правила этикета деловой переписки распространяется не только между организацией и человеком, но и внутри компании. И очень важно донести какую-либо информацию до коллег. Мало того - донести, нужно, чтобы была и обратная связь. Не знаю, как Вас, но лично меня очень раздражает, когда на твоё письмо, в котором содержится информация, требующая ответа, нет реакции. От слова ВООБЩЕ. Особенно часто это происходит с письмами, у которых несколько адресатов. Отвечают на такие письма процентов 40 респондентов. Приходится рассылать повторно с пометками «Важно» и с уведомлениями, чтобы знать наверняка, что получили и прочли. Итог: письма отправлены, ответы получены, время и нервы потрачены.

Бывает и такое: выясняя какую-то насущную проблему, переписка напоминает «роман с продолжением», состоящий из нескольких десятков писем с однозначными вопросами и, еще более, однозначными и короткими ответами. Таким образом, деловая переписка превращается в общение в чате.

Чтобы избежать подобных казусов и неприятностей, существуют очень простые правила - Этикет деловой переписки - соблюдая которые Вы облегчите жизнь и себе, и своим оппонентам по переписке.

ПРАВИЛО №1. Письмо для одного адресата (Приложение А).

По правилам не только деловой переписки, но и хорошего тона настоятельно рекомендуется отправлять письмо одному адресату.

ПРАВИЛО №2. Если Вы получили письмо - Вы просто ОБЯЗАНЫ ответить.

Тут главное не растекаться мыслью по древу. Стиль деловой переписки сухой, канцелярский и ответить надо только по сути письма. Если у Вас есть свободное время, чтобы поиграть в Машу и Дубровского с записочками, то это совершенно не значит, что это время есть у Вашего корреспондента. Составьте письмо или ответ так, чтобы оно требовало минимум пояснений и разъяснений. Не забывайте: одно письмо - один ответ. Цикл завершен.

ПРАВИЛО №3. Если Вам необходимо, чтобы смысл Вашего письма был понят несколькими собеседниками, то просто добавьте их адреса в строку «Копия».

В этом случае, обязательно должен ответить только тот, кому адресовалось данное письмо. То есть, человек, чьи инициалы стоят в строке «Кому». Он ответить обязан (см. Правило №2), хотя бы из вежливости. Все остальные, чьи адреса стоят в строке «Копия» в этом случае отвечать не обязательно. Если у них возникнет желание ответить - милости просим. А на нет - и суда нет. Их просто поставили в известность

ПРАВИЛО №4. Делать массовую рассылку многим адресатам можно в тех случаях, когда на Ваше письмо Вы не ожидаете ответа.

Это, например, рассылка прайсов клиентам или уведомлений о графике работы сотрудникам и т.д. Причины для таких писем, на самом деле, не так уж и много, поэтому не стоит делать массовую рассылку без особой нужды.

ПРАВИЛО №5. В письме всегда должна быть указана тема. Для этого и существует поле «Тема»

Экономьте своё время! Указанная тема сократит Вам поиск Вашего письма или ответа на Ваше письмо среди прочей корреспонденции.

ПРАВИЛО №6. В письме - сначала приветствие, затем - обращение к адресату.

Совершенно не имеет значения - кем Вам приходится ваш адресат: коллега или совершенно незнакомый человек. Вы обращаетесь по имени-отчеству и человек понимает, что он для Вас важен. Поверьте, пользы от этого много! 

ПРАВИЛО №7. Грамотность письма - прежде всего!

Вам приходилось получать письма с орфографическими ошибками? Это просто кошмар! Вы пишите письмо в компьютере - не поленитесь, проверьте орфографию, чтобы потом не было мучительно стыдно за безграмотное письмо. Это, казалось, бы мелочь, но всё же оставляет неприятный осадок.

Вот, собственно, и всё! Как Вы сами видите, ничего сложного - всё очень просто. Если следовать этим простым правилам постоянно - они станут для Вас привычными и вы будете соблюдать их на автомате. И своим личным примером научите других придерживаться этих простых правил.

Красивый, правильный стиль письма говорит не только о Ваших деловых качествах, но и о Вас, как о человеке. К тому же это отлично дисциплинирует.

Помните: деловое письмо зачастую является первым контактом, по которому о Вас и о Вашей компании будет составлено первое впечатление. Поэтому, оставьте о себе впечатление, как о профессионале своего дела и специалисте высокого класса!

3.2 Правила этикета в деловой беседе

В деловых отношениях очень многое зависит от личных встреч, бесед, совещаний. Преимущество беседы неоспоримо, так как деловые связи, начатые в письме или по телефону, развиваются в личных контактах. Во время личных встреч партнеры используют все богатство человеческого общения: речь, жесты, мимику, движения и личностное воздействие.

Что может быть проще беседы? Встретились и поговорили. Однако спонтанность характерна для бытовых бесед - на улице, дома, в перерывах между работой.

...