Критерии, которые влияют на отнесение документов к категории уникальным и особо ценным

Понятие особо ценных и уникальных документов: становление и развитие. Нормативно–правовая база особо ценных и уникальных документов. Основные критерии отнесения документов к уникальным и особо ценным. Проблемы при отнесении документов к категориям.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 14.06.2017
Размер файла 69,6 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Понятие и нормативно-правовая база комплектования архивов

1.1 Понятие особо ценных и уникальных документов: становление и развитие

1.2 Нормативно-правовая база особо ценных и уникальных документов

Глава 2. Анализ критериев отнесения документов к уникальным и особо ценным

2.1 Основные критерии отнесения документов к уникальным и особо ценным

2.2 Проблемы, возникающие при отнесении документов к категории уникальных и особо ценных

Заключение

Список литературы

Введение

Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества. Архивные документы являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют формированию гражданского общества, становлению правового государства, формированию демократических взглядов, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности.

Все архивные документы делятся Об утверждении Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.: приказ. Принят 2 дек. 2011 г. Доступ из справ. правовой системы «Консультант Плюс». :

- по форме собственности, сегодня это государственная, муниципальная и частная;

- по срокам хранения, до 10 лет, свыше 10 лет (долговременное) и постоянное;

- по значимости, уникальные и особо ценные.

Значимость архивного документа - это определение его ценности для историко-культурного наследия России.

Для выявления уникальных и особо ценных документов проводят экспертизу ценности документов. После изучения документов на основании критериев их ценности, определяются сроки хранения документов. Все уникальные и особо ценные документы подлежат постоянному хранению в государственных архивах.

Уникальный документ - это особо ценный документ, нее имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения или автографичности.

Особо ценный документ - это документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непереходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Сегодня существует ряд проблем связанных с сохранностью уникальных и особо ценных документов в нашей стране. Ведущие специалисты архивного дела и смежных отраслей разрабатывают новейшие технологии позволяющие обеспечить полноценную сохранность и оптимальные условия хранения.

Объектом исследования является особо ценные и уникальные документы, хранящиеся в государственных архивах нашей страны.

Предметом исследования является определение критериев, которые влияют на отнесение документов к категории уникальным и особо ценным.

Цель исследования расширить теоретические знания по выбранной теме и закрепить их в виде конкретных примеров.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

- рассмотреть данный вопрос с точки зрения нормативно-правового регулирования в Российской Федерации;

- изучить процессы, касающиеся отнесения документов к категории уникальных и особо ценных;

- выявить сложно решаемые проблемы по отнесению документов к категории уникальных и особо ценных на сегодняшний день;

- подвести итог проделанного исследования.

Курсовая работа включается в себя две главы, заключение и приложения.

Первая глава включает в себя понятие и нормативно-правовую базу комплектования архивов.

Вторая глава отображает нормативно-правовую базу и анализ критериев отнесения документов к уникальным и особо ценным, а также раскрывает ряд проблем, возникающих при отнесении документов к уникальным и особо ценным документам Об утверждении Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.: приказ. Принят 2 дек. 2011 г. Доступ из справ. правовой системы «Консультант Плюс». .

Глава 1. Понятие и нормативно-правовая база комплектования архивов

1.1 Понятие особо ценных и уникальных документов: становление и развитие

Значение документов в качестве культурного, научного и интеллектуального наследия было осознано еще на ранних этапах формирования российской государственности. Неоспоримым представлялась необходимость сохранять документы, отражающие историю и культуру страны. Уже в период Киевской Руси существовали определенные правила хранения документов в специальных ларях, часто в церквях; утрата документов жестоко каралась. Со временем количество документов увеличивалось, и возник вопрос о том, какие же из созданных документов должны храниться и каков срок хранения этих документов. Неосознанная вначале, эта проблема стала достаточно острой к 19 в., когда обнаружилось, что в связи с переполнением архивов идет активный процесс уничтожения архивных документов Медведева // Социально-экономические явления и процессы - 2014. - № 7. С. 92-97..

Перед историками и архивистами встал вопрос о необходимости выработки организационных основ и принципов проведения отбора документов с целью определения их культурной, научной и исторической важности. Именно в этот период возникло понятие «разбор архивов» - процедура, представляющая собой периодическое рассмотрение дел для их уничтожения или передачи на постоянное хранение.

Эта процедура может рассматриваться как этап экспертизы ценности документов (ЭЦД) в современном ее понимании, которое еще не было сформировано в Х1Х в. Правовым основам разбора уделялось определенное место в актах, регламентировавших работу архивов. Однако многие проблемы деятельности архивных учреждений в этот период еще не были решены. Перед местными властями стояла задача выявить причины безразборного уничтожения ценных документов и предотвратить этот процесс.

Специалистами, исследующими эту проблему, было выявлено следующее. Процесс отбора документов был существенно затруднен в связи с незакрепленным составом комиссии (в современном понимании - экспертной комиссии), работники которой часто не обладали достаточным уровнем образования, знаний, вследствие чего необдуманно уничтожалось большое количество ценных документов. Еще одной причиной являлся недостаточный уровень развития делопроизводства на последнем его этапе, когда текущая работа с документом была завершена, в частности, это было связано с отсутствием системных представлений о принципах формирования дел. Составляемые краткие описи дел, включающие только заголовки дел, их даты и номера, не позволяли дать верную оценку информационной значимости документа. Переполнение архивов и, соответственно, желание их «разгрузить» было связано с нерегулярно осуществлявшимся разбором дел на уничтожение Кошелева, Е. Ю. Организация экспертизы ценности документов в организации государственного управления и самоуправления Саратовской губернии во второй половине XIX в. - 1917 / Е. Ю. Кошелева// Делопроизводство. - 2004. - № 6. С-95 -101. Медведева О. В. Экспертиза ценности документов: правовой аспект / О. В. .

Например, в нарушение требований закона от 25 ноября 1896 г. о ежегодном проведении разбора, комиссиями были осуществлены проверки в следующие периоды: 1878, 1883, 1886, 1887, 1889, 1903. Весьма существенной причиной, препятствующей активной работе по разбору документов, являлась длительная задержка дел в архивах в связи с отсутствием регламентации транспортных перевозок. По этой причине дела на хранение могли передаваться достаточно длительное время - до нескольких лет. Местным властям предстояла огромная работа в налаживании и обеспечении грамотного функционирования архивной сферы. Были предприняты попытки по урегулированию некоторых существующих проблем.

С целью упорядочения процедуры передачи дел на уничтожение описи передавались для согласования и утверждения в Департамент государственного казначейства. Далее они направлялись на рассмотрение в Губернскую ученую архивную комиссию (ГУАК). При этом обязательно осуществлялось информирование Археологического института о времени отсылки описей для контроля за исполнением процесса уничтожения. Со второй половины 1890-х годов заседание комиссий по разбору документов протоколировалось на каждом этапе, что позволило обеспечивать контроль за исполнением их деятельности, а также сохранять данные о разборе. С 1909 г., помимо составления кратких описей дел, на архивариусов возлагалась обязанность по составлению, по истечении сроков хранения, подробных описей дел, которые затем отправились в ГУАК.

Однако большинство задач, которые были поставлены перед местными властями, не были решены. В частности, речь идет о влиянии субъективного фактора при «разборе» документов, недостаточном контроле разбора архива со стороны вышестоящих органов и, что самое главное, отсутствии выработанных критериев определения ценности документов. Эта работа, несомненно, велась, но более целенаправленно она осуществлялась уже в ХХ в. В конце 30-х XX в. архивной сфере возникла необходимость выявления и учета ценных документов с классификацией их по степени важности.

Целью этого процесса являлось сохранение документов посредством создания страхового фонда их копий. Позже было определено понятие особо ценных документов (ОЦД), то есть документов, содержащих информацию о важнейших событиях, фактах, явлениях жизни общества и имеющих непреходящее значение для различных областей функционирования государства. В 1958 г. впервые встал вопрос о закреплении критериев ОЦД.

Эти критерии были обозначены в инструкции «Об организации выявления, учета уникальных и особо ценных документальных материалов, и передачи их на постоянное хранение»; к ним относились время создания документа, важность освещенных в нем вопросов и значимость полноты сведений. В 2006 году было сформулировано новое понятие ОЦД: это документ АФ РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен режим хранения и использования Об архивном деле: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 - ФЗ..

Таким образом, была подтверждена важность сформулированной еще в конце 60-х годов задачи обеспечить сохранность ОЦД при длительном их хранении и использовании. В обновленных методических документах были дополнены критерии, по котором на сегодняшний день определяют ОЦД. К уже существующим добавлены ценность содержащейся в документе информации, юридическая сила, подлинность документа, значение фондообразователя, авторство документа, наличие полиграфических, художественных и других особенностей документа. В 1955 году архивной службой была начата работа по созданию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ.

В методических рекомендациях было дано определение уникального документа (УД). Это особо ценные документы, не имеющих себе подобных по содержащейся в них информации и внешним признакам, невосполнимые при их утрате с точки зрения его значения. В качестве критериев отнесения документы к уникальным выступают древность документа; подлинность; бесспорность культурно-исторической значимости; публичность; высокая материальная ценность; отношения документа к историческому событию или к исторической личности; юридическая значимость и художественность документа. В Государственном реестре определяют хронологические рамки, в границах которых следует выделять УД. К ним относятся документы, образовавшиеся до начала Первой мировой войны. Таким образом, выявление ОЦД и УД является высшей стадией ЭЦД.

Это объясняется тем, что в процессе отбора уже находящихся на хранении документов, выделяются особые, которые заслуживают отдельного внимания и являются «неприкосновенными» подлинниками. Задачей экспертизы ценности является не только выявление особо ценных и уникальных документов, срок хранения которых не может быть ограничен, но и решение вопроса о передаче дел в архив и определение сроков хранения других документов после ЭЦД. Сроки хранения документов закреплены в правовых актах и нормативно-методических пособиях. Так, главным документом по вопросам хранения документов является ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года. Он закрепляет право на разработку и утверждение документов, образующихся в деятельности различных ведомственных и подведомственных органов и содержит сроки хранения создаваемых в их деятельности документов Алексеева, Е. В. Некоторые аспекты выявления, отбора и использования особо ценных и уникальных документов / Е. В. Алексеева // Делопроизводств. - 2007 г. - № 3. - С 99-104. .

На основании законодательных актов, типовых, примерных и ведомственных документов создаются локальные документы организаций, регламентирующие хранение документов после завершения текущей работы с ними. В частности, к таким актам относятся различного рода перечни:

1) с указанием видов документов и

2) сроков постоянного и временного хранения. Второй тип является более полезным и создается с целью унификации сроков хранения однородной типовой документации.

Современный этап развития документирования характеризуется расширяющимся использованием, наряду с бумажными, документов на электронных носителях. В этой связи важным является формирование правовой базы использования и хранения электронных документов (ЭД).

В 2011 году в силу вступила «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011 -2020 г», в рамках которой к 2020 году планируется разработка нормативно-правовой базы для создания и функционирования электронных архивов. Если говорить о работе с ЭД, то в «Основных правилах работы архивов организации» закреплена последовательность передачи ЭД в архив. Этот процесс состоит из следующих этапов: проверка состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества описи ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения; подготовка сопроводительной документации.

Таким образом, состояние архивной области сегодня требует оперативного решения целого ряда вопросов, вызванных особенностями документирования различных сфер деятельности, развитием современных компьютерных технологий, все возрастающим количеством документов, передаваемых на государственное хранение, необходимостью выявления и передачи на постоянное хранение особо ценных документов, Решение последних задач - в компетенции комиссий по экспертизе ценности документов.

1.2 Нормативно-правовая база особо ценных и уникальных документов

документ уникальный ценный отнесение

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем. Комплектование архива включает Об архивном деле: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 - ФЗ. :

Определение источников комплектования архива;

Определение состава документов, подлежащих приему в архив;

Прием-передачу документов в архив.

Источниками комплектования архива являются организации и физического лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащее передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива. Составление и ведение списков комплектования архива осуществляется работниками архива. Уточнение списков комплектования архива проводится по мере необходимости. Правила комплектования архивов зафиксированы в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 39. и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. - Раздел 2.3. в организации проводится:

В делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

В архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение Кошелева, Е. Ю. Организация экспертизы ценности документов в организации государственного управления и самоуправления Саратовской губернии во второй половине XIX в. - 1917 / Е. Ю. Кошелева// Делопроизводство. - 2004. - № 6. С-95 -101. Медведева О. В. Экспертиза ценности документов: правовой аспект .

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации создается экспертная комиссия (ЭПК).

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения организации. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (выше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащие хранению.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает дел по личному составу.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителями организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

Вывод: в этой главе автор провел исследование нормативно-правовой базы комплектования архивов, в ходе которого выяснил, что все правила комплектования архивов зафиксированы в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", а также определил, что отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности.

Архивный документ - понятие, как известно, сформулированное на законодательном уровне. По своей содержательной сути он является многофункциональным информационным объектом, который имеет множество общественно значимых функций.

Во-первых, архивные документы - это средство управления социальными, политическими, идеологическими и любыми иными общественными процессами; в них фиксируется воля определенных общественных структур и персон; через эти текстовые регуляторы, начиная с законов и кончая свидетельствами о рождении, реализуются законодательные, управленческие, научные, производственные и другие общественные задачи. Во-вторых, архивные документы служат как бы каркасом мировой геополитики: они фиксируют границы между государствами, правовые основания деятельности союзов государств и надгосударственных объединений, правила международной торговли, регулируют взаимоотношения во всех сферах между отдельными государствами и т.п.

В-третьих, через их посредство создается вся среда обитания общества и материальная инфраструктура цивилизации: мосты, заводы, аэропорты, транспортные средства, пути сообщения, технические устройства всех видов, технологии - от тончайших до рутинных - строятся, возводятся, функционируют и воссоздаются в случае разрушения на основе архивных документов Алексеева, Е. В. Некоторые аспекты выявления, отбора и использования особо ценных и уникальных документов / Е. В. Алексеева // Делопроизводств. - 2007 г. - № 3. - С 99-104. .

В-четвертых, архивные документы выступают в качестве инструментов регистрации всей совокупности явлений, событий, действий, происходящих в природной среде и в обществе; в них с той или иной степенью полноты и объективности фиксируется вся событийная диалектика мирового, общероссийского и региональных исторических процессов, отображаются в виде своеобразного "информационного слепка" реальные факты действительности. Эту функцию документов, образно говоря, можно назвать "событийным зеркалом".

В-пятых, архивные документы закрепляют и защищают имущественные интересы и права собственников (как частных, так и государственных), удостоверяют необходимые для функционирования общества юридические факты, которые регулируют те или иные социальные, политические и хозяйственные ситуации, и, сами по себе, как это определено Гражданским кодексом Российской Федерации, являются составной частью любого имущественного комплекса юридического лица.

Еще одна важная функция архивных документов - служить идентификатором личности, маркером его уникальности: от регистрации и присвоения имени при рождении индивида до фиксации родственных связей и наследования его прижизненных прав и имущества, и в известной степени отображать повседневную жизнь частного человека.

Следует также упомянуть, что архивные документы - это своеобразная матрица социальной памяти, важный социокультурный объект, который осуществляет трансляцию опыта предыдущих поколений и обеспечивает преемственность между ними.

Одно из важных свойств архивных документов - быть органической частью общецивилизационных и культурных ценностей нации, образующих фонд ее духовного наследия и определяющих ее самобытность и интеллектуальный прогресс.

Наконец, одна из самых общеизвестных функций архивных документов, в 19 веке считавшаяся едва ли не единственной, быть источником реконструкции прошлого, познания истории ушедших и уходящих эпох в развитии человечества, т.е. историческими источниками.

Разумеется, полифония функций архивного документа вышеперечисленным списком не исчерпывается, но это тема специального изучения. Автор же ставит перед собой более скромную задачу - исследовать в первом приближении одну из наименее изученных ипостасей архивного документа как составной части общероссийских культурных ценностей.

Понятие "культурные ценности" впервые был сформулировано на международно-правовом уровне в конце 19 века в Гаагской конвенции 1899 года. Спустя полстолетия оно было существенно модернизировано. Толчок ему дала Вторая мировая война, когда наблюдалась массовая гибель культурных ценностей, глобальное перемещение и расхищение архивных документов. Поэтому мировое сообщество, озабоченное этой проблемой, в 1954 году приняло специальную конвенцию ЮНЕСКО о защите культурных ценностей в случае вооруженного конфликта. В ней по существу впервые в мировой законодательной практике было дано понятие "культурные ценности". По смыслу этого определения, культурные ценности - это материальные и духовные объекты, которые имеют существенное значение для культурного наследия каждого народа. Эта дефиниция не дает четких критериев и ценностных ориентиров. Но в то же время в Конвенции содержится примерный перечень объектов, которые могут быть соотнесены с понятием "культурные ценности". В их числе Гаагская конвенция 1954 года называет памятники архитектуры, истории, археологические месторасположения, произведения искусства, рукописи, книги, другие предметы художественного, исторического или археологического значения, а также научные коллекции или важные коллекции книг и архивных материалов.

Таким образом, в 1954 году в международном законодательстве впервые появляется формулировка об архивных материалах, которые могут быть частью национальных культурных ценностей. Однако, эта формулировка была несколько заужена, поскольку в ней речь шла лишь о коллекциях архивных материалов. Ни единичные архивные документы, ни органически созданные комплексы архивных документов, т.е., собственно говоря, архивные фонды, в ней не фигурируют, а только коллекции, которые чаще всего создаются искусственно, по признакам относительной тематической и иной предметной близости.

Мировой опыт работы с культурными ценностями постоянно обогащался, поэтому в 1970 году была принята новая конвенция ЮНЕСКО "О мерах, направленных на запрещение и предупреждение незаконного ввоза, вывоза и передачи права собственности на культурные ценности". Она значительно расширила круг тех объектов, которые подпадают под понятие "культурные ценности". К ним были отнесены: редкие коллекции и образцы флоры и фауны, минералогии, анатомии, палеонтологии; ценности, касающиеся национальной истории, крупных национальных событий, а также связанные с жизнью национальных деятелей, мыслителей, ученых и артистов; археологические находки и открытия; составные части расчлененных художественных и исторических памятников и археологических мест; старинные предметы (печати, надписи, чеканные монеты и пр.) более чем 100-летней давности; этнологические материалы; художественные ценности, в частности: полотна, картины и рисунки целиком ручной работы из любых материалов, оригинальные произведения скульптурного искусства из любых материалов, оригинальные гравюры, эстампы и литографии, оригинальные художественные подборки и монтажи из любых материалов; редкие рукописи и инкунабулы, старинные книги, документы и издания, представляющие особый интерес (исторический, художественный, научный, литературный и т.д.); почтовые и налоговые марки; архивы, включая фоно-, фото- и киноархивы; мебель более чем 100-летней давности и старинные музыкальные инструменты.

Отметим, что формулировка об архивах в Конвенции 1970 года уже более четкая и определенная. Обозначены не только архивные коллекции, но и целостные совокупности архивных документов, включая фото- и киноархивы. Понятие "культурные ценности" распространяется на все архивные комплексы, независимо от их организации и классификации-фонды, архивные коллекции, персональные собрания. Правда, в тексте Конвенции есть некоторые внутренние противоречия, в частности, в качестве отдельной категории культурных ценностей рассматриваются редкие рукописи и старинные документы, хотя, на самом деле, они входят органической частью в классификационную группировку "архивы".

В развитие этих двух Конвенций в Российской Федерации в 90-е годы было принято три закона, в которых речь шла в том или ином виде о культурных ценностях. Многие формулировки этих законов, которые касались определения понятия культурных ценностей, перечень основных категорий объектов, относимых к культурным ценностям, в значительной степени были взяты из вышеупомянутых конвенций ЮНЕСКО.

Первый законодательный акт - это федеральный закон 1993 года о вывозе и ввозе культурных ценностей. Затем, в 1998 году, был принят закон о перемещенных культурных ценностях, а в 2002 году вступил в действие закон об охране культурного наследия и памятников истории и культуры. Но можно сказать, что последний закон выпадает из этого предметного ряда, поскольку касается только недвижимых культурных ценностей и объектов исключительно материальной культуры: памятников архитектуры, археологии, науки и техники и т.д. А архивный документ - это одновременно объект и материальной и духовной культуры, поскольку он воплощает духовный и интеллектуальный потенциал нации, являясь прежде всего продуктом психической деятельности человека.

В статье 7 Федерального закона о ввозе и вывозе культурных ценностей дается довольно подробный перечень предметов, относящихся к культурным ценностям. Архивы в этом законе кодифицируются как один из объектов, относящихся к культурным ценностям. Наряду с ними, в законе перечисляются редкие рукописи и документальные памятники, хотя, в нашем представлении, они также относятся к архивным документам. Не вступая в спор с законодателем, отметим, что архивные документы были впервые в отечественном законодательстве отнесены к общероссийским культурным ценностям и это принципиально важно. Вместе с тем нельзя не отметить, что ни международные, ни российские правовые акты не формулируют концептуального подхода к определению того, какие именно архивные документы являются культурными ценностями. Тем не менее можно попытаться с помощью метода сравнительного анализа найти в этом вопросе некие предварительные ориентиры. В частности, для ряда категорий культурных ценностей обладающих, как и архивные документы, некоторым знаково-информационным и социокультурным потенциалом и являющимися продуктом письменной цивилизации (книги, эпиграфика, печати, монеты, медали и пр.) в Конвенции ЮНЕСКО 1970 года употребляются такие квалифицирующие признаки, как редкие, старинные и представляющие особый интерес (исторический, художественный, научный и т.п.). В частности, говорится о том, что к культурным ценностям относятся старинные предметы более, чем 100-летней давности, такие, как надписи, чеканные монеты и печати, а также редкие рукописи и старинные книги (без обозначения их хронологического рубежа). Выделение этих признаков в международных нормативно-правовых актах в целом соотносимо с критериями древности и времени создания документов, применяемых при выявлении отечественными архивистами комплексов уникальных и особо ценных документов.

Основываясь на опыте выявления уникальных документов в крупнейших федеральных архивах, с известной долей осторожности можно предположить, что практически все подобные документы одновременно являются и культурными ценностями. Несколько иначе выглядит ситуация с документами, квалифицируемыми в отечественном архивоведении как особо ценные. В частности, по современным представлениям, к особо ценным относятся документы о разработке и принятии законов, составляющих законодательную базу российских регионов, но их квалификация в качестве культурных ценностей достаточно сомнительна, так как типовой, хотя и важный, законодательный процесс, если не брать самые ранние периоды становления национальной государственности, не имеет по международно-правовым актам существенное значение для культурного наследия каждого народа. Отметим, что под последним, с позиции международного права, понимаются памятники и объекты материальной и духовной культуры, которые имеют "выдающуюся универсальную ценность" с точки зрения истории, искусства, науки и эстетики (природной красоты). Опыт работы отечественных архивистов по выявлению особо ценных документов наглядно показывает, что далеко не все из них обладают вышеперечисленными характеристиками ценности.

Одновременно с тем, по нашему мнению, в составе Архивного фонда Российской Федерации, есть группы документов, не относящихся по совокупности критериев к уникальным и особо ценным, но в то же время не без основания могущие быть причислены к культурным ценностям.

Во-первых, это документы, имеющие яркое и высокоэстетичное художественное оформление, особенное по своему художественному стилю, композиции, графике, дизайну. Художественные особенности документов являются, как известно, одним из критериев определения особо ценных документов, который применяется прежде всего к документам ранних периодов истории и документов личного происхождения. В противовес этому хронологический горизонт архивных документов как культурных ценностей ничем не ограничивается: это могут быть документы самых последних десятилетий (например, электронные документы с оригинальной компьютерной графикой), в том числе официального происхождения (в частности, художественно-конструкторские разработки различных институтов и конструкторских бюро 60-х-90-х годов 20 века).

Во-вторых, к ним с известным основанием относятся документы, которые фиксируют процесс создания, реставрации или консервации памятников истории и культуры - исторических городов, архитектурных ансамблей, церковных зданий и т.п. Если объект официально признан памятником истории и культуры, то и комплект научно-технической и аудиовизуальной документации, который создается вокруг этого памятника, тоже должен быть, на наш взгляд, признан культурной ценностью (назовем в этой связи, в частности, такие разновидности проектных и научных документов, как альбомы историко-архитектурных обследований памятников архитектуры, истории и культуры; научно-реставрационные обоснования; проекты архитектурно-художественного убранства объектов реставрации и пр.). Вероятней всего, к культурным ценностям следует отнести не все аудиовизуальные документы, отображающие в форме кино-, фото-, видеосъемок памятники истории и культуры, а лишь сделанные с подлинным художественным мастерством: в отображаемом объекте должен наглядно присутствовать момент творческого переосмысления действительности, высокохудожественное решение, эстетический подход. Что же касается управленческой документации, характеризующей памятники истории и культуры, то их отнесение к культурным ценностям пока выглядит проблематичным.

В-третьих, квалификации в качестве культурных ценностей, на наш взгляд, также заслуживают архитектурные, дизайнерские, градостроительные и садово-парковые проекты зданий, сооружений, малых архитектурных форм, которые обладают ярко выраженным творческим началом, необычайностью проектных и художественно-колористических решений, особой пластичностью и вписанностью в культурные ареалы территорий.

В-четвертых, признание того, что в данном документе содержится получившее правовую охрану в виде патента или авторского свидетельства художественно-творческое или художественно-конструкторское решение также является, на наш взгляд, аргументом для рассмотрения вопроса об отнесении этого документа к категории культурных ценностей. К таким документам, в частности, относится заявочная документация на промышленные образцы, которые обозначают художественно-конструкторское решение изделия, образца техники и пр., определяющее его внешний вид (эстетику изделия), и на товарные знаки, т.е. художественно-символическое обозначение различных видов продукции.

Наконец, в-пятых, культурными ценностями можно считать определенную часть архивных экземпляров образцов книжной графики, плакатного искусства, эскизов сценических костюмов и предметов декоративного искусства, разнообразных оригинальных эмблем и т.п.

Разумеется, мы отнюдь не претендуем на полноту решения проблемы. Однако уже сейчас, по нашему мнению, очевидно, что представление об архивном документе как о культурной ценности отнюдь не тождественно понятиям уникальный и особо ценный документ.

Постановка этой проблемы имеет, на наш взгляд, определенное познавательное значение, потому что архивы при таком подходе мы воспринимаем не только и не столько как совокупность определенных исторических источников, но и как очаг культуры, транслирующий историческое наследие цивилизации и духовное богатство человечества.

Глава 2. Анализ критериев отнесения документов к уникальным и особо ценным

2.1 Основные критерии отнесения документов к уникальным и особо ценным

Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ установлено, что постоянному хранению подлежат документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации; в их составе выделяются особо ценные документы, в составе особо ценных некоторую часть составляют уникальные документы; для особо ценных, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования; создаются страховые копии этих документов.

Особо ценным является документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства. Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности Медведева // Социально-экономические явления и процессы - 2014. - № 7. С. 92-97..

При выявлении особо ценных документов используются следующие обязательные критерии:

- время создания документа;

- ценность содержащейся в документах информации;

- юридическая сила, подлинность документов;

- значение фондообразователя;

- авторство (и адресат) документа;

- наличие палеографических, художественных и других особенностей документа архив документ уникальный ценный

В качестве вспомогательного критерия может выступать величина страховой оценки документа (его денежная страховая стоимость).

Время создания документа - основной, самодостаточный критерий, применение которого объективно обусловлено фактором сравнительно неодинаковой ценности документов, относящихся к разным периодам истории. Согласно этому критерию выявляются особо ценные среди документов, созданных после 1626 г. и до конца XVIII века, а также документы, созданные в особые периоды истории как страны в целом, так и ее отдельных регионов. Документы, созданные до 1626 г., в соответствии с критерием "древность документа", как правило, относятся к уникальным, и в установленном порядке рассматривается вопрос об их включении в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

К особо ценным документам следует относить все подлинные документы и заменяющие их копии приказного периода до введенной Петром I коллежской системы и системы местных учреждений, а также значительную часть подлинных документов XVIII века до губернской реформы, проведенной Екатериной II. К особо ценным документам относятся выписки из царских грамот, писцовых, переписных, дозорных книг о земельных владениях бояр, монастырей, мурз; документы Патриарха Всея Руси, воеводских канцелярий, приказных изб, списки с грамот и грамоты приказов, челобитные XVII - XVIII веков; грамоты донских атаманов; документы столбцового делопроизводства; периода Смутного времени и др. Подобных документов в государственных архивах субъектов Российской Федерации сохранилось немного, и отнесение их к особо ценным вполне правомерно, учитывая также и их достаточно высокую материальную страховую стоимость.

Критерий используется и для отнесения к особо ценным документов, созданных не только в ранние периоды развития российской государственности, но и в особые периоды истории как страны в целом, так и ее отдельных регионов. При этом при отнесении документа к составу особо ценных важно учитывать следующее:

- под особым периодом надо понимать не только войны, восстания, народные движения и революции, но и другие важные события в истории страны и региона (проведение политических, социальных, экономических реформ, изменение государственной принадлежности или государственного статуса региона, а также чрезвычайные события, вызванные природными и человеческими факторами);

- имеет значение не только время создания документа в названный период, но его прямое отношение к существу исторического периода или конкретному факту, событию, действию, характеризующему данный период, роль документа в фиксации события Кошелева, Е. Ю. Организация экспертизы ценности документов в организации государственного управления и самоуправления Саратовской губернии во второй половине XIX в. - 1917 / Е. Ю. Кошелева// Делопроизводство. - 2004. - № 6. С-95 -101. Медведева О. В. Экспертиза ценности документов: правовой аспект / О. В. ;

- отбору подлежат документы, которые заслуживают этого по своему содержанию, а не просто являются предметными свидетельствами эпохи.

Критерий времени создания документов по отношению к событиям, начиная с XIX века, используется в сочетании с другими критериями, в первую очередь, с критерием ценности содержащейся в документе информации, авторства и подлинности документа.

Ценность содержащейся в документах информации (содержание документов) - наиболее важный, основной критерий для выявления особо ценных документов. Он основан на объективной, с позиций исторического подхода, оценке документов, которые содержат в себе значимую, неповторимую, новую по сравнению с другими документами фонда информацию и наиболее полные и всесторонние сведения о данном событии, факте, явлении.

При его применении исторический подход особенно важен, так как значимое вчера часто становится малозначимым сегодня и наоборот.

Ценность содержащейся в документах информации может быть как актуальной, так и потенциальной. Актуальная ценность информации выявляется интенсивностью и эффективностью сегодняшнего использования документов, что обусловлено политической, исторической и другой конъюнктурой. Определение потенциальной ценности требует от архивиста не сиюминутного взгляда на значение документа, а серьезного подхода к оценке значения документа с точки зрения исторической объективности.

В ряде случаев следует учитывать особую важность содержания именно комплекса документов, когда необходимо признать особо ценными все эти документы, поскольку только их полный комплекс обеспечивает их особую ценность. Например, материалы Следственной комиссии и Верховного уголовного суда о восстании декабристов, протоколы заседаний Временного правительства России 1917 г.

Применительно к документам фондов личного происхождения выявлению в качестве особо ценных подлежат документы, отражающие наиболее важные факты жизненного пути, результаты государственной, научной, творческой деятельности фондообразователя. Для аудиовизуальных документов этот критерий особенно важен и является определяющим.

Данный критерий должен применяться в совокупности с критериями времени создания документа и его подлинности.

Подлинность документа и его юридическая сила - два критерия, тесно связанные между собой, поэтому по отношению к выявлению особо ценных документов их целесообразно рассмотреть вместе.

Отбор подлинных документов необходим при выявлении особо ценных документов. Прежде всего, выявляются подлинники, и лишь в случаях заведомого отсутствия подлинников, существенных утрат документов архивного фонда, единственности сохранившейся в копии (в том числе в отпуске документа) информации или особого значения именно самой данной копии (отпуска) допускается возможность отнесения к ОЦД копий. В этом смысле подлинность документа - это не только критерий выявления и отбора, но категорический императив, обязательное условие такого выявления.

Следует различать понятия документа, обладающего юридической силой, и документа, имеющего юридическое значение. Юридическую силу имеют, прежде всего, документы, созданные и оформленные в установленном законом порядке государственными органами, должностными лицами, общественными организациями в пределах своей компетенции и порождающие определенные правовые последствия. К ним относятся законодательные, дипломатические, нормативные, административные акты, а также другие документы правового характера, например, устав, договор, соглашение, административный протокол, акт о несчастном случае и т.д. Все эти документы имеют юридическую силу, если являются подлинными или соответствующим образом оформленными копиями (дубликатами).

Подлинность документа особенно важна при ликвидации так называемой межархивной дублетности. Не следует относить к особо ценным в нескольких архивах региона документы однородного характера и содержания, относящиеся к одному важному событию, факту, но необходимо выбрать один подлинник наиболее высокого статуса и автографичности в фонде того фондообразователя, деятельность которого играла наиболее существенную роль в данном событии.

Поэтому для особо ценного документа, невосполнимого при утрате его юридического значения, подчеркивается важность наличия его подлинности и юридической силы в отличие от просто ценного архивного документа, который юридической силой может и не обладать, но оставаться историческим источником.

Согласно данным критериям нецелесообразно относить к особо ценным документам в государственных архивах субъектов Российской Федерации типографские и другие копии документов XIX - XX веков центральных учреждений царской России, высших органов СССР и РСФСР, так как их подлинники отнесены к составу ОЦД в федеральных архивах. Вместе с тем постоянное хранение многих из этих документов в качестве ценных в государственных и муниципальных архивах вполне оправдано, поскольку их содержание имеет прямое отношение к истории региона.

Значение фондообразователя - критерий, считавшийся ранее главным для выявления особо ценных документов, в настоящее время сохраняется как основной ориентир при определении того, в каких фондах наличие особо ценных документов наиболее значительно, при этом решающим должно быть значение содержания информации документа в рамках межфондовых документных связей. По отношению к документам личного происхождения критерий значения фондообразователя в общественной, политической, культурной, научной сферах деятельности является одним из определяющих.

Роль этого критерия была неоправданно завышена, когда основное внимание при выявлении особо ценных документов уделялось лишь фондам высших и центральных учреждений отраслевого управления, а все их документы, отражающие межотраслевые, отраслевые и производственные функции, полностью относили к особо ценным Медведева // Социально-экономические явления и процессы - 2014. - № 7. С. 92-97..

Данный критерий, сохраняя свое значение, должен применяться в тесной связи с названными выше критериями.

Авторство документа - критерий, широко применяемый по отношению к документам личного происхождения, но применимый также и к официальным документам. Он направлен на отнесение к особо ценным таких документов, которые связаны с именами лиц, исходя из их роли в политической, общественной, культурной, научной жизни страны. Критерий включает в себя и понятие автографичности, к особо ценным документам следует относить именно автографы, подписанные автором подлинники, а не копии.

Палеографические, художественные и другие внешние особенности документа также являются критерием, который может применяться, прежде всего, к документам ранних периодов истории или документам личного происхождения.

К этому же критерию может быть отнесен предлагаемый некоторыми архивами критерий "единичности", когда документ по своей форме, элементам формуляра, способам изложения содержания является единственным в своем роде и другого подобного не имеется.

Материальная ценность документа - дополнительный, проверочный критерий, который выражается в страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены.

Ошибочным является мнение, что только документ в хорошем состоянии при использовании других критериев может считаться особо ценным, так как размытость текста, выцветшие абзацы и другие недостатки снижают ценность документа, превращая его лишь в музейный экспонат. Аргументы подобного рода говорят лишь о необходимости срочной реставрации документа и создания на него страховой копии и копии фонда пользования, если он действительно по содержанию является особо ценным документом.

2.2 Проблемы, возникающие при отнесении документов к категории уникальных и особо ценных

Проблема уникальных документов имеет в отечественном архивоведении свою историю. Ее современное понимание ведет начало с участия Росархива в федеральной целевой программе «Развитие и сохранение культуры и искусства (1997-1999 гг.)» и базируется на приказе Росархива от 9 октября 2001 г. № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию», составной частью которого стали Методические указания по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр, и Правила описания уникальных документов для включения в Государственный реестр. Этим же приказом Росархива было рекомендовано органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации проработать вопрос о создании государственных реестров уникальных документов архивных фондов субъектов.

Законодательная основа ведения Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации была создана с принятием Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Ст. 19 закона предусматривает ведение Государственного реестра на федеральном уровне, а ст. 17 устанавливает, что «порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти», т.е. Росархивом. Что касается региональных реестров, то федеральный закон их не предусматривает, как и понятия «Архивный фонд субъекта Российской Федерации». Однако, согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007; далее -Правила), учет уникальных документов осуществляется и в государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации. Таким образом, Правила, с одной стороны, в соответствии с законом разделили документы Архивного фонда страны по степени ценности на ценные, особо ценные и уникальные (п. 2.2.), а с другой, закрепили учет уникальных документов не только на федеральном уровне, но и «в государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации» (п. 3.7.4.), что законом не предусмотрено.

Организация работы на федеральном уровне позже была прописана в Административном регламенте по исполнению Федеральным архивным агентством государственной функции «Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», утвержденном приказом Минкультуры России от 23 октября 2007 г. (зарегистрирован Минюстом России 6 декабря 2007 г.).

Вопрос о формировании Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации обсуждался на коллегии Федерального архивного агентства 2 июля 2009 г. Там было отмечено, что опыт работы в данном направлении нуждается в постоянном всестороннем анализе со стороны государственных архивных учреждений как федерального уровня, так и уровня субъектов Российской Федерации, что необходимо усовершенствовать организационные и научно-методические принципы работы, укрепить и актуализировать техническую базу ведения реестра. Таким образом, поставлена задача усовершенствовать методику выявления и описания уникальных документов. Изучить состояние работы с уникальными документами в государственных архивах Российской Федерации и подготовить соответствующие методические рекомендации поручили ВНИИДАД.

...

Подобные документы

  • Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Организация и проведение экспертизы ценности документов, порядок ее проведения, оформления результатов и хранение. Информационные технологии в архивах.

    дипломная работа [57,6 K], добавлен 13.03.2019

  • Понятие функции официальных документов, их разновидности и содержание. Состав обязательных реквизитов. Структура бланков документов. Основные стандарты, отражающие общие требования к составлению и оформлению наиболее распространенных документов.

    контрольная работа [25,4 K], добавлен 12.04.2014

  • Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации. Порядок приема и первоначальной обработки корреспонденции. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Делопроизводственная обработка документов.

    курсовая работа [55,0 K], добавлен 08.11.2013

  • Нормативно–правовая база экспертизы ценности документов. Особенности становления экспертизы ценности документов в делопроизводстве России. Оформление результатов работы экспертной комиссии. Перспективы развития экспертизы ценности электронных документов.

    курсовая работа [44,1 K], добавлен 16.04.2015

  • Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.

    контрольная работа [442,2 K], добавлен 22.08.2013

  • Этапы и содержание комплектования документов в архивах. Подготовка и порядок передачи документов в архивы. Правила фондирования документов в архивах. Определение, основные задачи и этапы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертных комиссий.

    контрольная работа [23,0 K], добавлен 03.06.2017

  • Нормативно-правовая база использования архивных документов; организация документов и дел в пределах фонда. Проблемы архивного дела на современном этапе, федеральное законодательство РФ. Основные ситуации усложненного и ограниченного доступа к архивам.

    курсовая работа [36,3 K], добавлен 22.05.2014

  • Понятие об экспертизе ценности документов, критерии, задачи, принципы её проведения. Экспертизы ценности документов на этапе делопроизводства и в архиве организации, признаки группировки дел. Порядок приёма дел в архив. Функции экспертной комиссии.

    курсовая работа [44,5 K], добавлен 19.10.2016

  • Определение состава и установление сроков хранения документов. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки. Составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела.

    презентация [160,4 K], добавлен 01.03.2014

  • Современное состояние технологии контроля исполнения документов, его субъекты и объекты. Порядок снятия документов с контроля исполнения документов. Формы и методика определения ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов.

    курсовая работа [40,4 K], добавлен 14.05.2011

  • Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

    курсовая работа [37,9 K], добавлен 29.10.2014

  • Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.

    контрольная работа [24,4 K], добавлен 14.03.2009

  • Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.

    контрольная работа [789,0 K], добавлен 08.04.2013

  • Суть документов, применяемых в управленческой деятельности. Организационные, распорядительные и документы по личному составу. Требования к видам документов на современном этапе. Развитие нормативной правовой базы документационного обеспечения управления.

    курсовая работа [77,4 K], добавлен 26.02.2009

  • Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.

    учебное пособие [37,5 K], добавлен 24.11.2010

  • Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.

    презентация [3,3 M], добавлен 16.04.2012

  • Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.

    курсовая работа [73,2 K], добавлен 14.12.2004

  • Понятие документирования и классификации документов. Требования, предъявляемые к полноценному бухгалтерскому документу. Виды неполноценных документов. Формы нарушений и злоупотреблений при ведении бухгалтерского учета. Методы исследования учетных данных.

    презентация [980,7 K], добавлен 13.10.2016

  • Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации. Принципы и критерии ценности документов, критериям происхождения и содержания. Особенности, правила передачи и приема телефонограммы, назначение в работе организаций.

    контрольная работа [33,2 K], добавлен 07.08.2010

  • Понятие и содержание, значение и функции распорядительных документов. Теоретические и методические основы, основные этапы составления и принципы оформления, а также основное содержание некоторых реквизитов распорядительных документов на примере приказа.

    контрольная работа [18,2 K], добавлен 27.10.2014

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.