Техническое документирование

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Федеральное агентство по образованию

Российский государственный профессионально-педагогический университет

Институт педагогической юриспруденции

Техническое документирование

Курсовая работа

Студентки группы Мг-113 CДД

Варенниковой Е.Л.

Екатеринбург 2007

Введение

Техническая документация появляется в процессе документирования различных видов научно-технической деятельности, к числу которых относится проектирование, конструирование, разработка технологических процессов, научно-исследовательская деятельность, организация промышленного производства, а также геолого-разведочные, геодезические, картографические работы. Таким образом, технические документы - это обобщающее название графических и текстовых документов, отражающих техническую мысль.

Техническое документирование появилось ещё в глубокой древности, практически одновременно с появлением письма. По мнению учёных, уже многие из наскальных рисунков содержали производственную тематику. По рисункам сооружались храмы и дворцы в Древнем Египте и Вавилоне. Там же появились технические описания на камне, глине, папирусе, которые впоследствии стали дополняться экономическими расчётами и сметами. Для изготовления изделий и сооружения построек стали изготавливать образцы, модели. Появляются рисунки специального технического назначения - чертежи, географические карты.

Качественные изменения в техническом документировании произошли при переходе от аграрного общества к индустриальному. В этот период важнейшим техническим документом становится чертёж, т.е. изображение предмета, выполненное с помощью черт, линий на плоскости по определённым правилам. Не случайно именно в конце 18 в. появилось так называемое проекционное черчение, разработанное французским инженером Г.Монжем и используемое вплоть до наших дней. В дальнейшем расширение сферы технического документирования происходило за счёт появления новых либо совершенствования старых его направлений: технологическое документирование, документирование научных исследований, стандартизации и др.

Переходный период в экономической истории России XX века привел к существенным изменениям межхозяйственных связей и самого содержания управленческой деятельности, которая с неизбежностью требует рационализации всего комплекса работ по информационно-документационному обеспечению.

Отдельным аспектам проблемы технического документирования посвящено значительное внимание в работах Ю.Н.Константинова, А.Н.Райкова, М.В.Крсановой, В.Д.Харитонова. Однако комплексных исследований до сих пор в отечественной науке не проводилось.

Таким образом, важность рассматриваемой проблемы, ее недостаточная разработка обуславливает ее актуальность, что в свою очередь позволяет нам сформулировать тему данного исследования: «Техническое документирование. Значение и виды документов».

Предмет исследования мы определяем следующим образом: процесс технического документирования в организации.

Цель исследования состоит в рассмотрении понятия технического документирования и выявлении эффективных приемов и методов ее формирования. В соответствии с поставленной целью и выдвинутыми темой и проблемой исследования, нами определены следующие задачи данной работы:

1) провести анализ существующей литературы по проблеме технического документирования;

2) выявить способы разработки, хранения и использования технической документации;

3) проанализировать возможности автоматизации технического документирования;

4) охарактеризовать виды технических документов и их значение.

Структура исследования. Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

Глава I. Организация технического документирования в РФ

1.1 Понятие и сущность технического документирования

Разновидностью начертательного способа закрепления и хранения информации является техническое документирование. Прежде чем возводить какое-либо сооружение или изготавливать предмет, человек строит их «в своей голове», а затем закрепляет эту информацию на каком-либо материале. Техническое документирование - это и есть способ фиксации технической мысли на материальном носителе Константинов Ю.Н. Основы документационного обес-печения. Волгоград: ВолГУ, 2005. C. 101..

Техническая документация появляется в процессе документирования различных видов научно-технической деятельности, к числу которых относится проектирование, конструирование, разработка технологических процессов, научно-исследовательская деятельность, организация промышленного производства, а также геолого-разведочные, геодезические, картографические работы. Таким образом, технические документы - это обобщающее название графических и текстовых документов, отражающих техническую мысль Там же. С. 102..

Техническое документирование появилось ещё в глубокой древности, практически одновременно с появлением письма. По мнению учёных, уже многие из наскальных рисунков содержали производственную тематику. По рисункам сооружались храмы и дворцы в Древнем Египте и Вавилоне. Там же появились технические описания на камне, глине, папирусе, которые впоследствии стали дополняться экономическими расчётами и сметами. Для изготовления изделий и сооружения построек стали изготавливать образцы, модели. Появляются рисунки специального технического назначения - чертежи, географические карты.

Качественные изменения в техническом документировании произошли при переходе от аграрного общества к индустриальному. В этот период важнейшим техническим документом становится чертёж, т.е. изображение предмета, выполненное с помощью черт, линий на плоскости по определённым правилам. Не случайно именно в конце 18 в. появилось так называемое проекционное черчение, разработанное французским инженером Г.Монжем и используемое вплоть до наших дней. В дальнейшем расширение сферы технического документирования происходило за счёт появления новых либо совершенствования старых его направлений: технологическое документирование, документирование научных исследований, стандартизации и др. Кудрявцев В.А и др. Организация работы с документами. М.: Флинта, 2006. - С. 65.

В техническом документировании используются прежде всего изобразительные средства (чертежи, схемы, диаграммы, рисунки, графики), поскольку с помощью письма зачастую сложно или невозможно передать точную информацию о предмете, объекте, явлении.

Формализованный графический язык является специфической знаковой системой передачи информации. Графический образ представляет собой целесообразно построенную совокупность изобразительных элементов, имеющих условное значение. Графический образ включает пять элементов: точки, линии, фигуры, цвета, текстуры (штриховки). Вместе с тем в техническом документировании достаточно широко используется также и словесная форма, тексты.

До недавних пор техническое документирование осуществлялось преимущественно в традиционной (аналоговой) форме - в виде уже рассматривавшихся выше чертежей, карт и т.п. В настоящее время всё большее распространение получают цифровые средства и методы представления научно-технической информации. В частности, создаются электронные карты и атласы, позволяющие эффективно управлять картографической информацией, наглядно отображать местность, производить необходимые расчёты.

1.2 Автоматизация технического документирования

Современные источники информации не всегда отвечают предъявляемым к ним требованиям по удобству обработки представляемых данных и информативности. Особенно это относится к технической документации, уровень которой в последнее время заметно отстает от уровня развития техники и технологии. Это связано, в первую очередь, с резко возросшим числом технических устройств, требующих описания, а во-вторых, с тем, что технология создания подобных документов не претерпела серьезных изменений с “дедовских” времен, когда любая документация просто печаталась на машинке. В то же время без качественной, грамотной и корректной документации невозможно эффективное изучение и использование «плодов цивилизации».

Для облегчения процесса создания технической документации, повышения ее качества, возникла новая отрасль в индустрии программного обеспечения - так называемые «Технические писатели» - системы, облегчающие процесс создания и корректировки технической документации. Подобные системы также называют «АРМ (автоматизированное рабочее место) технического писателя». Рынок подобных продуктов в настоящее время очень быстро развивается, особенно на Западе, в то время как в СНГ он только «становится на ноги» Харитонов В.Д. Организация безбумажной технологии операций // Бизнес-журнал. 2005. №21. С. 47..

Большинство подобных систем, созданных к настоящему моменту, выполняют лишь вторичную обработку документа: редактирование орфографии, стилистики, отступов и разметки страницы, коррекцию структуры документа. Существующие системы машинного перевода с иностранных языков можно отнести к средствам формирования первичного текста документа лишь условно, и только закрывая глаза на невысокое качество получаемого после перевода источника. Составление же собственно текста документа, как и в начале века, всецело ложится на плечи человека, пишущего документацию к техническому устройству (комплексу) Райков А.Н. Большие информационные системы... // Научно-техническая информация. 1995. № 10. С. 21..

Специалист, занимающийся техническим писательством, должен владеть как основами лингвистических знаний, так и знаний компьютерных технологий, а также специальными методами описания технических систем. Нами разработан и апробирован примерный учебный план для профессиональной подготовки специалистов по данному направлению на базе высшего технического или высшего гуманитарного образования.

В целях организации обучения и автоматизации поддержки дальнейшей профессиональной деятельности специалистов по техническому документированию, в РФ разрабатывается автоматизированное рабочее место технического писателя “АРМТП”, включающее в себя универсальную оболочку и предметно-ориентированный репозиторий Константинов Ю.И. Система научно-технической ин-формации промышленного предприятия. Волгоград: ОАО «Хим-пром», 2006. С. 84..

Разрабатываемая система, имеет основной своей целью создание непосредственно первоисточника технического документа, причем, используемые в данном АРМ методы и подходы позволяют получать текст документа, корректный с точки зрения русского языка и имеющей «правильную» с точки зрения технического документа структуру (нумерацию пунктов, отступы и.д.).

Кроме того, применяемые подходы позволяют получить некоторые дополнительные преимущества, например, возможность быстрого получения мультиязычных инструкций или получения различных методов рубрикации пунктов документа (например, можно получать инструкции, пункты которых содержат либо описание элементов устройства, либо последовательность действий над ними).

Данный АРМ предназначен как для создания проектных документов (техническое задание, технический проект, рабочий проект), так и для создания документов, которые описывают функционирование технических систем: руководства пользователя, руководства по эксплуатации, технологические регламенты, и т.п. Харитонов В.Д. Указ. соч. С. 48.

Для создания описания технического объекта применена объектно-ориентированная технология. При этом принята следующая иерархия понятия “технический объект”:

Рис. 1. Иерархия «технический объект» в АРМТП

Процесс формирования инструкции к некоторому техническому объекту можно представить как описание всех свойств составляющих его элементарных объектов и их взаимосвязей между собой. На первый взгляд такой способ создания документации кажется излишне сложным и трудоемким. Однако следует учесть, что схожие технические объекты (например, телевизоры одного поколения), имеют много одинаковых или похожих узлов. Один раз описав типовые элементы и занеся их в репозиторий, можно затем использовать их при описании конкретного устройства, корректируя лишь некоторые из их связей и свойств, получая при этом значительный выигрыш в скорости и удобстве формирования документа.

Процесс создания документации с использованием данного АРМ состоит из следующих стадий:



Рис. 1. Стадии создания технического документа в АРМТП

На выходе блока согласования лексем получается готовый документ, корректный с точки зрения русского языка. Причем последние две стадии выполняются автоматически. От пользователя, в случае наличия заполненного репозитория, требуется выполнить лишь этап описания системы.

В конкретной реализации «АРМ технического писателя» описание объекта, его элементов, функций и взаимосвязей представлены в виде таблиц данных Paradox, а интерфейсная часть выполнена с использованием соответствующих элементов манипулирования данными. Cтруктура описания объектов и их взаимосвязей реализованы одноименными таблицами баз данных, поля в которых представляют соответствующие элементы Харитонов В.Д. Указ. соч. С. 48..

Главное окно системы содержит интерфейсные элементы, позволяющие описывать элементы системы, происходящие с ними события и условия протекания событий. С помощью главного и выпадающих меню возможно вызывать для редактирования и справки различные словари: введений, типовых событий и элементов, контекстов и условий протекания событий. Можно легко добавлять объекты, свойства и события в репозиторий и из него.

После завершения формирования описания объекта, выбрав меню “Проект - Компилировать”, проводится компиляция документа и согласование лексем. В результате получается готовый текст документа, с согласованными лексемами, правильной структуры.

1.3 Изготовление, хранение и использование технических документов

Первичными в процессе технического и инженерного творчества являются наброски, схемы, эскизы и предварительные расчеты. По сути, этот вид документной информации представляет собой своеобразный полуфабрикат для создания технической документации.

Так, производственные чертежи выполняются на бумаге стандартного формата (ГОСТ 2.301-68) следующих размеров: АО (841х1189); А1 (594х841); А2 (420х594); А3 (297х420); А4 (210х297); А5 (148х210) (в миллиметрах) Документы и делопроизводство: Справ, пособие. М.: Экоперспектива, 2006. С. 41..

Для получения стандартных размеров дополнительных форматов следует увеличить размер короткой стороны основного формата на величину, кратную их размерам:

АО х 2 (1189 х 1682),

А4 х 8 (297 х 1682).

Чертежи могут выполняться как на специальной бумаге машинными средствами САПР, так и на ватмане, кальке (обычной и эмульсированной) тушью и карандашом с четкими линиями, позволяющими снимать свето- и ксерокопии.

Чертежная рамка: от краев листа отстает на 5 мм, а слева - на 20 мм. Чертежи большого формата для хранения и транспортировки складываются до формата А4 с угловым штампом чертежа в его правой нижней части.

Все надписи на чертежах сосредоточены в одном месте в специально разграфленных трафаретах или угловых штампах.

Угловой штамп содержит основные сведения о чертеже: общий вид, чертеж сборочной единицы, детальный чертеж; автор конструкции, дата утверждения чертежа, элементы технических характеристик; подписи лиц, ответственных за правильность разработки и оформления технических документов.

ГОСТ 2.104-68 определяет форму, размер, порядок заполнения основной надписи для чертежей и схем конструкторской документации; устанавливает дополнительные графы, содержащие сведения об инвентарных номерах подлинника (дубликата) данного документа, взамен или на основании которого выпущен данный документ, и подписи лиц, принявших подлинник в архив. Дополнительные графы располагаются вдоль левого поля чертежа. Производственные обозначения (номера) присваиваются конструкторской документации в соответствии с ЕСКД согласно ГОСТ 7201 - 68, устанавливающим две системы обозначения - обезличенную (десятичную) и предметную. Спецификация оформляется выше основной надписи или на отдельном листе (в виде приложения) и определяет состав сборочных единиц, комплекса и комплекта с указанием Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование. М., 2004. С. 22.:

- формата чертежа и зоны;

- порядкового номера и позиции сварочной единицы;

- производственного номера деталей, их наименования и количества единиц; технический документирование строительство писатель

- примечания (варианты замены, заимствования из других проектов, аннулирование чертежей и пр.).

Оформление проектной документации для строительства унифицировано требованиями ГОСТ СПДС 21.101-79, в котором отражены параметры оформления чертежей в проектных и проектно-строительных организациях. Основными сведениями строительных чертежей являются:

- наименование строительной проектной организации и ее вышестоящего органа;

- название комплекса, объекта, чертежа; производственный номер комплекса;

- стадия проектирования;

- часть проекта, номер листа, формат чертежа.

Текстовые технические документы могут выполнять функцию уточнения, разъяснения и создаются рукописным, машинописным, машиночитаемым (компьютерным) и типографским способом.

Текстовая техническая документация оформляется в соответствии с традиционной технологией документирования:

- составление авторского проекта документа;

- перепечатка (оформление) документа;

- согласование и корректировка;

- подписание (утверждение) руководителем Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование. М., 2004. С. 23..

Расчетно-пояснительные записки, сметы и другие текстовые документы печатаются с помощью механических и электронно-вычислительных устройств с размножением на копировально-множительной технике.

На практике при отсутствии ЭВМ некоторые проектно-конструкторские организации прибегают к калькированию из-за наличия в текстах большого количества математических и химических символов, букв иностранного алфавита, различных формул, отсутствующих на клавиатуре пишущих машин. В отдельных случаях используются основные трафареты, бланки с заранее подготовленными реквизитами (наименование, исполнители, дата и пр.).

В НИИ, КБ, на предприятиях создаются документы научно-исследовательского характера, основным из которых является отчет по теме. ГОСТ 732-81 устанавливает общие требования и правила оформления отчета о НИР следующей структуры:

- титульный лист, список исполнителей, реферат, содержание (оглавление), перечень сокращений, символов, специальных терминов с их определениями, условных обозначений;

- введение, основная часть, заключение, список использованных источников и литературы, приложения Универсальное пособие по делопроизводству. М.: ЦНИ-ИТЭИлегпром, 2001..

На титульном листе отчета указываются:

1) официальное название организации-исполнителя, вышестоящей организации;

2) индекс УДК, номер государственной регистрации, инвентарный номер отчета;

3) надписи о согласовании и утверждении отчета (должности, Ф.И.О., ученые степени и звания лиц, утвердивших и подписавших документ);

4) наименование темы, отчета (при несовпадении с наименованием темы) и в скобках - тип отчета (промежуточный, заключительный, этапный и т. п.);

5) номер (шифр) темы, присвоенной ей в организации (ведомстве);

6) должности, ученые степени и звания, фамилии, инициалы руководителей подразделений организации, руководителей и ответственных исполнителей НИР;

7) место и год выпуска отчета.

Исполнители перечисляются по алфавиту (Ф.И.О., занимаемая должность, ученая степень и ученое звание, выполненная часть работы).

В реферате излагаются краткие сведения об основном содержании работы, сущность и методы исследования, конкретные данные (технические характеристики, параметры изделия, процессы и пр.), краткие выводы о применении полученных результатов; объем отчета (в машинописных страницах), количество томов, иллюстраций, таблиц и т. д. [введения об иллюстрациях конкретизируются указанием их вида (схема, чертеж, график, таблица, фото)]

Основная часть отчета о НИР состоит из введения, разделов и глав, в которых изложены методика, содержание и результаты выполненной работы.

В заключении даются выводы и рекомендации, предложения по практическому применению результатов НИР.

Отчет по теме содержит оглавление с указанием разделов (частей) со ссылками на соответствующие страницы текста.

На обложке сформированного и оформленного отчета по теме сообщаются те же сведения, что и на титульном листе, кроме фамилий руководителей и исполнителей. На практике при оформлении заголовков по темам используются трафаретные заготовки, наклеиваемые на обложки Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование. М., 2004. С. 25..

Патентная документация, как правило, регламентирована в оформлении соответствующими положениями ведомства по делам открытий и изобретений.

Для промышленного предприятия, строительного объекта и других формирований народного хозяйства России требуется значительное количество комплектов технической документации. Необходимое для каждого из них количество копий подлинников может быть получено различными способами копирования и размножения: от типографских и фотографических до ксеро- и термографических. В настоящее время в подготовке и доведении документной информации широко используются современные информационные технологии и еще не до конца осознанные возможности Интернета.

В процессе деятельности НИИ, КБ, промышленных предприятий образуется практически необозримое количество технической документации. Для хранения, учета, размножения и использования НТД в организациях создаются службы научно-технической документации (СНТД), статус которых в восьмидесятые годы определялся правительственным Постановлением от 4 апреля 1980 года (№274) Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1988..

В зависимости от состава и количества документов в организациях могут формироваться следующие структурные звенья службы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы, архивы.

СНТД организуется и функционирует на правах самостоятельного подразделения с подчинением соответствующему руководителю.

Положением о службе определяется численность сотрудников (основной критерий расчетной численности - объем и специфика документационных операций) и направления их основной деятельности:

прием техдокументации на хранение;

контроль за правильностью оформления документов, подлежащих хранению;

размножение и доведение техдокументации до потребителей;

систематизация, описание и текущий учет поступающих на хранение документов;

обеспечение режима хранения (температурного, объемного, безопасного);

создание справочно-поискового аппарата (СПА) - каталогов, картотек, указателей, досье и других архивных источников;

организация рационального использования технической документации (прием-выдача, копирование, подборка документов, ретроспективный и тематический поиск, подготовка справок и т. д.);

сбор и распространение научно-технической информации (НТИ);

внесение изменений в подлинники;

экспертиза ценности техдокументации;

подготовка документов к сдаче на архивное хранение Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование. М., 2004. С. 89..

В соответствии с упомянутым ранее положением все имеющиеся в организации подлинники, дубликаты и копии технических документов подлежат передаче на централизованное хранение в СНТД.

При приеме документации на хранение сотрудники службы НТД тщательно проверяют:

1) комплектность документов, содержание томов;

2) наличие установленных подписей и дат;

3) правильность оформления основных надписей титульного листа;

4) физическое состояние документов с позиции их пригодности для хранения, копирования и микрофильмирования.

На хранение в службу НТД принимаются:

отчеты о научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработках (НИОКР);

технологическая, проектно-строительная документация;

кинофотодокументы, документы на магнитных носителях, фиксирующие НИОКР и проектирование объектов капитального строительства;

патентная документация;

съемочно-геодезические, картографические, инженерно-геологические и другие документы.

Температурно-влажностный режим хранения документов информации описывается следующими параметрами:

Таблица 1

Температурно-влажностный режим хранения технической документации

	Температура	Влажность
1. Документы на бумажных носителях	+ 14-20°С45	45-60 %
2. Микрофильмы	+ 12-15°С40	40-55 %
3. Кинофотодокументы	+ 12-15°С40	40-60 %
4. Фотодокументы	+ 15-25°С30	30-60 %
5. Фотодокументы	+ 18-20°С20	40-70 %

Помещения для хранения НТД оборудуют металлическими, стационарными или передвижными стеллажами, металлическими шкафами и сейфами (для хранения подлинников). В качестве специального оборудования используют стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Допустимы деревянные шкафы и стеллажи, обработанные огнезащитным составом (к примеру, асбестом).

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые экземпляры (копии), фонд пользователя, перечни тем, которые подлежат передаче на государственное хранение, описи документов постоянного хранения Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование. М., 2004. С. 33..

Единицей учета документной информации являются:

для научной документации - отчет по НИР, сброшюрованный в том (папку);

для конструкторской, технологической и проектной документации - лист чертежа, текст, сброшюрованные в том (папку) светокопии.

Каждая единица учета оформляется отдельным номером. В подлиннике инвентарный номер проставляется на каждом листе.

Принятые в службу НТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах, заполняемых на основании данных основной надписи чертежей и титульных листов переплетенных учетных единиц.

Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-исследовательскую, конструкторскую, технологическую, проектную (для строительства).

В отдельных, специализированных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, микрофильмы, документы сторонних организаций, присланные в качестве обязательных или для сведения; документация с ограничительными грифами («ДСП», «КТ» и др.). Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги: для отчетов НИОКР и других, дополняющих их документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления.

Инвентарная книга имеет следующие графы:

- инвентарный номер;

- дата поступления; этап работы;

- обозначение;

- наименование и номер темы;

- номер государственной регистрации;

- наименование института, отдела, лаборатории-разработчика;

- фамилии руководителей и ответственных исполнителей темы;

- количество листов, экземпляров;

- примечания.

Для конструкторской и технологической документации учет подлинников ведется в соответствии с ГОСТ ЕСКД 2.501-88: отдельно на изделия основного и вспомогательного производств. Допускается ведение отдельных инвентарных книг по видам производства. Подлинники регистрируются полистно, на каждый документ составляется карточка учета.

На документацию вспомогательного и индивидуального производства карточка учета не составляется. Копии документации, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам.

Копии, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и учитываются в специальных карточках учета (альбомах, папках и т. д.).

Инвентарная книга для регистрации строительной проектной документации аналогична книге для конструкторской документации, при этом допускается пообъектное ведение инвентарных книг. Регистрация копий по томам (папкам) в карточках учета (ГОСТ 21.203-78).

Принятые на хранение микрофильмы регистрируются в специальной книге учета (ГОСТ 13.401-73). Допускается ведение отдельных книг для учета микрофильмов на изделия основного и вспомогательного производства. Каждому микрофильму присваивается инвентарный номер, проставляемый на начальном и конечном участках рулона на строго ответственном поле микрофильма (микрофиши).

Учет НТД на машинных носителях осуществляется в соответствии с РД 50-524-83.

С целью оперативного поиска документов и эффективного использования документной информации в службах НТД создается справочно-поисковый аппарат (СПА) к документам, включающим в себя справочники по учету и содержанию документов. Состав СПА определяется содержанием хранящейся документации, целью поиска и использования документов Универсальное пособие по делопроизводству. М.: ЦНИ-ИТЭИлегпром, 2001. С. 168..

Основной частью СПА являются справочники по составу и содержанию документов: перечни «узких мест» (проблем), описи единиц хранения; каталоги, указатели, ретроспективные и тематические обзоры, в качестве дополнения к ним могут служить информационные документы по материалам архива [тематические перечни, письма, справки о составе и содержании документов и ведомственные (отраслевые) печатные издания (реферативные сборники, подборки аннотаций НИР)].

Перечни проектов, проблем (тем), НТД, по которым документная информация подлежит передаче на государственное хранение, инвентарные книги и описи - главный источник определения учета и сохранности, поиска НТД. В какой-то мере они раскрывают и содержание хранящихся документов.

Наиболее рациональным видом СПА являются каталоги в технических архивах - предметно-тематические, объектные, авторские, географические. Систематизация разделов в каталоге производится в соответствии со схемой классификации или отраслевым классификатором.

Каталоги отражают состав документов в организациях и различаются по назначению, группам отражения документной информации, принципам группировки документов.

По принципам группировки каталоги делятся на предметные, авторские, систематические, инвентарные, объектные, географические, тематические. По группам отражаемой информации - на каталоги проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, картографической, геологической, микрофильмированной, фотографической и др.

Каталоги бывают служебные (для внутреннего пользования) и общие, карточного и книжного типа, ручного и автоматизированного поиска.

Наибольшее распространение в технических архивах и научно-технических библиотеках имеет предметно-тематический каталог, содержащий следующие основные сведения:

- наименование объекта (изделия, темы НИР, проекта);

- обозначение (индекс, шифр) объекта, документа; стадия, этап (разработки НИР, проекта, изделия);

- дата разработки, наименование организации-разработчика;

- поисковые данные, технические показатели, аннотация;

- формальная характеристика документов (расчеты, сметы, пояснительная записка, свето-, ксерокопии, микрофильмы и т.д.).

Аннотация, как правило, содержит общее представление об объекте или изделии в целом, сообщает сведения об их отдельных частях, указывает основные технико-экономические показатели, конструктивные особенности некоторых элементов, отмечает отличие данных объектов от других, объясняет мотивы выбора варианта. Кроме того, в аннотации даются сведения об объеме и составе технической документации. В основе аннотации лежат технические описания проектов и пояснительных записок.

Авторские каталоги бывают двух типов:

1. Каталоги работ специализированных проектных организаций (субподрядчиков). На одну карточку такого каталога выносятся сведения о техдокументации, созданной субподрядной организацией и относящейся к данному проекту. Карточки в картотеке расположены по названиям специализированных организаций, а в пределах каждой из них - по названиям объектов.

2. Именные каталоги, позволяющие найти документацию, созданную крупными конструкторами, учеными, архитекторами. Карточки в картотеке расположены в алфавитном порядке фамилий авторов или названий проектных организаций. Внутри рубрик - по алфавиту наименований работ.

Географические каталоги создаются в архивах, где техдокументация относится к различным почтовым реквизитам и может разыскиваться по географическому признаку. Это чаще всего НИИ и ПКО по проектированию промышленных предприятий, дорог, инженерных сооружений и объектов, техдокументация которых позволяет возводить строительные объекты в различных регионах России и за рубежом. Каталоги формируются пообъектно. Основная рубрика каталога - наименование географических пунктов, расположенных по алфавиту. В пределах каждого географического пункта карточки систематизируются по номерам или по названиям объектов.

Объектные каталоги создаются в строительных организациях. Карточки в массивах располагаются по названиям объектов строительства и систематизируются в соответствии с принятой в организации схемой классификации. Карточка оформляется на каждый проект и на каждую часть (марку) проекта. Кроме типичных для всех каталогов граф в карточке предусматриваются следующие элементы: шифр объекта, его местонахождение, состав проекта, стадии проектирования, дата разработки. Карточки каталога систематизируются по шифрам объектов, по алфавиту их наименований, географических пунктов расположения объектов Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование. М., 2004. С. 62..

Значительно реже в сфере технической документации применяются систематические каталоги, в которых карточки группируются по отраслям деятельности, внутри - по темам, комплексам, группам. В карточке систематического каталога отражаются: содержание документа, техническая характеристика, основные технологические показатели, степень внедрения в производство и то новое, что было применено в процессе разработки проекта или отдельной темы.

Самостоятельный каталог ведется в качестве СПА для фонда типовых проектов и стандартных конструкций, узлов и деталей.

Специализированный каталог создается при формировании массива фотографий, микрофильмов, картографического материала, данных аэрофотосъемки.

Предметно-тематические каталоги фоно- и фотодокументов создаются, как правило, в проектно-архитектурных организациях и изыскательских партиях.

Информационно-поисковые системы (ИПС) к нормативно-технической документации на машинных носителях создаются по РД 50-524-84 крупными конструкторами, учеными, архитекторами.

Тематический обзор является еще одним из видов справочников по документной информации. Он, как правило, раскрывает содержание и состав технической документации только по заданной теме. Структура обзора: введение, характеристика документов, СПА (оглавление, список сокращений, указатели, библиография).

Экспертиза ценности научно-технической документации проводится с целью определения ее конкретного значения в данной организации.

Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя, комплексная оценка документной информации на основе критериев, разработанных наукой и практикой, исходя из общих методологических принципов отбора документов для определения народно-хозяйственного, научного, социально-культурного и исторического значения НТД, установления приемлемых сроков хранения и оптимального объема и номенклатуры для передачи на государственное хранение. Основными методологическими принципами экспертизы являются историзм и комплексная оценка массива документной информации.

Принцип историзма предполагает отбор документной информации, отражающей объективные закономерности развития науки и техники в различные периоды развития общества.

Комплексность экспертизы реализуется привлечением компетентных специалистов и представительностью оцениваемых видов документной информации.

Экспертиза осуществляется в два этапа:

1. Выбор проблем, проектов изделий, объектов планировки и капитального строительства, документная информация которых подлежит передаче на государственное хранение.

2. Экспертиза НТД, отобранных проектов по проблемам и выбор документации, подлежащей государственному хранению.

Экспертиза ценности документной информации осуществляется на основе общих и специфических критериев. Общими критериями являются:

происхождение (роль и место организации в народном хозяйстве страны, отрасли, значимость ее функций, время и место образования, авторство документов);

содержание (значимость события, явления, предмета, отраженного в документах);

значение сведений, содержащихся в информации, ее оригинальность, целевое назначение, вид и разновидность документа;

внешние особенности (юридическая достоверность документа - наличие подписей, дат, печатей);

наличие резолюции, помет;

особенности передачи текста;

подлинность документа, особенности материальной основы документа;

- особенности физического состояния, полнота, сохранность документа.

Специфическими критериями первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разработкам являются:

степень отражения уровня науки и техники, производства в конкретный исторический период;

значимость проблем (тем), проектов, моделей, конструкций, технологий на момент внедрения для развития народного хозяйства страны;

принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технического решения;

социальная значимость исследований и разработок, отраженных в научно-технической документации.

Специфическими критериями второго этапа экспертизы являются:

этапность, стадийность исследований и разработок;

информативность видов и разновидностей документов на различных этапах исследований и разработок;

степень отражения в НТД реально существующих явлений и объектов Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование. М., 2004. С. 69..

Состав НТД, отбираемой на государственное хранение в соответствии с указанными критериями, определяется на основе ведомственных перечней документной информации со сроками хранения и перечней НТД по строительству и машиностроению, подлежащим приему в государственные архивы России.

Для организации и проведения экспертизы ценности всех видов документной информации и ее отбора для государственного хранения создается экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями предстоящей работы базовой организации.

В ЭК в обязательном порядке включаются: начальник и один из сотрудников службы НТД, назначаемый секретарем ЭК, делопроизводитель, представитель службы защиты информации, представитель Госархива.

Председателем ЭК назначается один из руководителей организации (заместитель директора по науке, главный инженер, главный конструктор). ЭК - орган коллегиальный и совещательный, работающий в непосредственном контакте с руководством соответствующего архивного учреждения и получающий от него организационно-методическую помощь.

Основными функциями ЭК организации и предприятия являются:

организация и проведение непосредственной экспертизы ценности НТД;

отбор документации на постоянное хранение с выделением НТД, подлежащей уничтожению и утратившей практическое значение и не имеющей научно-исторического значения.

Заседания ЭК проводятся периодически (по мере необходимости), но не реже одного раза в год. При определении ценности НТД и управленческой документной информации присутствуют все члены комиссии. Решения комиссии принимаются большинством голосов и утверждаются руководителем организации и вступают в силу после рассмотрения на ЭК учреждения Госархива.

В соответствии с Положением о государственном архивном фонде от 04.04.80, НТД передается на государственное хранение по миновании практической надобности, но не позднее двадцатипятилетнего срока ведомственного хранения.

Организация (предприятие) по истечении сроков хранения документов осуществляет передачу их на государственное хранение в упорядоченном состоянии со СПА и страховыми копиями на особо ценные документы.

Документация принимается по описям, утвержденным экспертно-приемной комиссией (ЭПК) архивного органа, в хорошем физическом состоянии (после реставрации, переплета, дезинфекции, дезинсекции). Все расходы по транспортировке и передаче документов несет сдающая организация.

НТД, не имеющая научно-практической ценности, но сохраняющая практическое значение, хранится в службе НТД (ДОУ) в течение сроков, предусмотренных отраслевыми (ведомственными) перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке. Акты на уничтожение НТД рассматриваются ЭК и утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования акта на ЭПК архивного органа.

НТД, хранящаяся в архиве, используется в народно-хозяйственных, научно-исследовательских целях, публикуется в средствах массовой информации. НТД служит для решения научно-технических проблем различного масштаба, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства.

Следует иметь в виду очень важное обстоятельство: техническая документация сохраняет свое практическое значение и после окончания эксплуатации объекта. Старые технические проекты используются и при утверждении новых проектов в качестве сравнения и для получения справочных сведений.

Архивная НТД неоценима при разработке новых стандартов, подготовке диссертаций, монографий, дипломных работ, учебно-методической документации.

Актуальность обращения к НТД объясняется и тем, что публикуемые в книгах и периодике сведения, по крайней мере, отстают от последних данных, содержащихся в архивных документах. Историко-технические выводы представляют собой неоценимую базу для прогнозирования развития технологии и организации производства, передовых методов и форм труда.

Особым направлением использования НТД в исторических целях является реставрация памятников архитектуры, организация массовых торжеств и праздников, создание мемориальных и историко-краеведческих музеев.

Для учета лиц, пользующихся НТД, в архивах ведутся книги учета посещаемости. На всех пользователей документной информацией заполняются формуляры библиотечного образца, формируемые в алфавитную картотеку. На каждый выданный документ оформляется контрольная карточка (в порядке возрастания обозначений).

Не следует забывать и о возможностях общегосударственной системы научно-технической информации (ГС НТИ), позволяющей получить сведения об имеющейся в России документной информации по различным отраслям знаний.

Несомненным достижением человечества являются практически непредсказуемые возможности всемирной информационной сети Интернет.

Глава II. Виды технических документов и их значение

2.1 Классификация технических документов

Обычно всё многообразие технической документации разделяют на 4 группы:

документы, фиксирующие информацию о средствах производства (проектно-конструкторские документы);

результаты записи процесса труда (технологические документы);

зафиксированная информация о природе, как объекте человеческой деятельности (документы о геологоразведке, геодезии, картографии, метеорологии и др.);

документы, связанные со сферой обслуживания и потребления, с использованием технических средств Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизвод-ства: документационное обеспечение управления. М., 2004. С. 82..

Во всех группах технической документации значительный удельный вес занимают чертежи. Существует множество разновидностей чертежей, обусловленных:

характером изображаемого предмета (чертежи предметов промышленного производства, объектов капитального строительства);

степенью подробности изображения (генеральные планы, габаритные чертежи, собственно чертежи);

полнотой изображения (чертежи общего вида, чертежи сборочных единиц, чертежи деталей) и др.

К числу технических документов относятся рисунки, позволяющие рельефно представить предмет, особенно в тех случаях, когда изделие оценивается не только с технической, но и с художественной стороны (рисунки обоев, ткани, упаковочных коробок, а также архитектуры домов и т. д.).

Технические описания содержат информацию об особенностях изделия, его основных характеристиках, назначении, устройстве, работе отдельных частей. К числу текстовых технических документов относится также пояснительная записка. В ней приводятся сведения об устройстве и принципе работы изделия, даётся обоснование технических и технико-экономических решений. К техническим описаниям и пояснительным запискам тесно примыкают паспорта изделий, расчёты, инструкции, схемы, графики и т.д.

Большую группу графических и текстовых технических документов составляют технологические документы, являющиеся результатом технического документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т.п., а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса Кудрявцев В.А и др. Организация работы с документами. М.: Флинта, 2006. С. 184..

Основным технологическим документом является технологическая карта, содержащая подробную информацию обо всех производственных операциях, необходимых для изготовления изделия. Существует несколько разновидностей технологических карт:

операционные (фиксируют одну производственную операцию);

общие, или маршрутные (показывают последовательность всех операций по изготовлению изделия или детали);

цикловые (содержат информацию о группе операций, которые выполняются одним работником или в одном цехе);

карты типовых технологических процессов (содержат сведения о средствах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц).

Технологические карты содержат следующую информацию: "название операций, схему установки и обработки изделия, применяемые станки, инструмент и приспособления, режим работы (скорость, тепловой режим и т.д.), время обработки (машинное и вспомогательное), специальность и разряд рабочего, стоимость каждой операции57".

На предприятиях с непрерывным производственным циклом (химических, нефтеперерабатывающих, целлюлозно-бумажных и т.п.) важнейшим технологическим документом являются заводские регламенты, содержащие сведения об основных физико-химических процессах, их обеспечении для получения конечного продукта.

К технологическим документам относятся также графики работ цехов и бригад; технические условия на обработку деталей, сборку конструкций, строительство объектов и выполнение других производственных задач; прикладное программное обеспечение автоматизированных технологических процессов.

Исследование человеком природы обусловило появление многочисленной группы документов, в составе которой выделяют:

картографическую,

инженерно-геологическую,

топографо-геодезическую,

почвенную,

гидрологическую документацию.

В свою очередь, многие виды документов, относящихся к этой группе, имеют разновидности. В частности, карты (карта - чертёж поверхности Земли, небесного тела или звёздного неба) могут быть общегеографическими и специальными (физико-географическими, социально-экономическими, историческими и т.п.). Они различаются по охвату территории, по масштабам, по краскам и т.д.

В процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок создаётся обширная научно-исследовательская документация. Её основные виды:

отчёты по научно-исследовательским, опытно-конструкторским, опытно-технологическим и экспериментально-проектным работам;

отчёты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках специалистов;

программы научно-исследовательских работ;

технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;

заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

монографии, диссертации, другие научные публикации и отзывы на них;

первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей экспериментов и т.п.).

Особую группу технических документов, имеющих правовое значение, составляют стандарты.

В отдельную группу выделяются документы, способствующие использованию технических средств и охватывающие, таким образом, сферу потребления. К ним относятся: паспорта технических изделий, каталоги промышленных фирм, рекламные чертежи и рисунки и т.д.

2.2 Виды технического документирования

Основной вид технического документа - чертеж, отображающий предмет на плоскости, позволяющий представить внешний вид предмета в пространстве, понять его конструктивное устройство, установить, из каких материалов и каким способом он изготовлен.

Конструкторская документация. Состав конструкторской документации регламентирован ГОСТом, которым определены, кроме того, виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности: чертежи деталей, сборочный, общего вида, теоретический, габаритный, монтажный; чертёж-схема; спецификация, техническое описание, ведомости, пояснительная записка и др.

Текстовая документация может содержать сплошной текст (техническое описание, паспорт, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т. п.) и текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и др.) Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование. М., 2004. С. 111..

На чертеже детали содержатся ее изображение и данные, необходимые для ее изготовления в натуре: размеры, материал, термообработка до заданной прочности (в кг/мм2), чистота обработки поверхности, класс точности и допуски.

На сборочном чертеже изображается сборочная единица, дающая представление о расположении и взаимной связи ее составных частей и обеспечивает возможность сборки и контроля. На нем иногда помещаются схемы соединения или расположения составных частей изделия (если они не оформлены специальными документами) и показываются крайние положения подвижных частей конструкции.

На чертеже общего вида изображено изделие с разрезами и сечениями, текстовая часть и надписи, необходимые для понимания конструктивного устройства, а также взаимодействие его основных частей и принципа работы, данные о составе изделия. На чертежах общею вида помещаются и технические характеристики.

В соответствии с ГОСТом теоретический чертеж - документ, определяющий геометрическую форму (обводы) изделия и координаты расположения его составных частей.

Габаритный чертеж - технический документ, содержащий контурное (упрощенное) изображение изделия с указанием габаритных, установочных и присоединительных размеров.

На монтажном чертеже приводятся контурное изображение изделия и данные, необходимые для его установки (монтажа).

Чертеж-схема - упрощенное изображение машин, механизмов, установок и пр., дающее лишь общее представление

об их устройстве и принципах действия. На схемах показаны в виде условных изображений или обозначений части изделий и связи между ними.

Электротехнические схемы - основной вид чертежной документации. Схемы не должны давать представление о внешнем виде конструкции, устройстве и работе ее отдельных частей.

Спецификация - документ, определяющий состав изделия, технологической схемы, сборочной единицы, комплекса или комплекта.

...