Служба делопроизводства как структурное подразделение современного учреждения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Особенности организационного построения канцелярии

1.1 Организационные структуры канцелярии учреждения

1.2 Задачи канцелярии учреждения

1.3 Требования к организационным формам работы канцелярии

Глава 2. Специфика работы канцелярии учреждения

2.1 Должностной и численный состав службы

2.2 Нормативная регламентация деятельности канцелярии учреждения

2.3 Условия труда в канцелярии учреждения

Заключение

Список литературы

Введение

В момент первоначального развития письменности у человечества не существовало проблемы с обработкой и хранением письменных документов. Однако с кооперацией людей в сложные социальные организации возникла необходимость в формировании специального штата служащих, в чьи профессиональные обязанности входила работа с документами. Так, уже в древнем Египте, при дворах фараонов, наместников и богатых землевладельцев существовал штат писцов, секретарей, хранителей печатей и документов. В Риме, в организациях купцов и торговых людей (когда число обрабатываемых глиняных табличек и папирусных документов достигало более 500 в день!), также существовала организационная структура, отвечавшая за хранение и обработку документов. В настоящее время в любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников - секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Актуальность рассматриваемой проблемы, ее неоднозначная разработанность определили выбор темы курсового исследования: «Организация работы канцелярии учреждения».

Объектом курсового исследования является служба делопроизводства (канцелярия) как структурное подразделение современного учреждения.

Предмет исследования - организация работы канцелярии учреждения в современных условиях.

Цель исследования состоит в характеристике организационной основы работы канцелярии современного учреждения.

В соответствии с поставленной целью и выдвинутыми темой и проблемой исследования, нами определены следующие задачи данной курсовой работы:

1) рассмотреть функции, задачи и организационные структуры канцелярии учреждения;

2) охарактеризовать основные требования к организационным формам работы канцелярии;

3) охарактеризовать порядок формирования должностного и численного состава канцелярии;

4) рассмотреть особенности и содержание нормативной регламентации деятельности канцелярии учреждения;

5) определить специфику условий труда в канцелярии учреждения.

Структура исследования. Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и приложения.

Глава 1. Особенности организационного построения канцелярии

1.1 Организационные структуры канцелярии учреждения

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура канцелярии учреждения должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007. - С. 49..

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов - М.: Бизнес-школа, 2000. - С. 62.:

* секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро),

* инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра,

* канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы Румынина Л.А. Делопроизводство. - М.: Фора, 2007. - С. 122..

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007. - С. 81..

Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007. - С. 88..

Секретариат - структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства Секретариат выполняет следующие типовые функции:

* предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

* подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации,

* организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседании, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений),

* бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

2.Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган Выполняет следующие функции:

* подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

* анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

* организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности,

* прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007. - С. 90-91. Его функции:

* разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

* разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

* разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

* разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

* организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

4. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

* прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

* доставку документов в структурные подразделения;

* обработку, упаковку и отправку отправляемых документов,

* количественный учет поступающих и отправляемых документов.

5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

* регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

* формирование и ведение справочно-информационного массива;

* контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.) Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007. - С. 92..

6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

* контроль за сроками исполнения документов;

* контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

* анализ исполнительской дисциплины,

* информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

* прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

* подготовку обращений к рассмотрению руководством;

* контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

* извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

* формирование и хранение дел с документами по обращениям,

* анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения,

* организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации

8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

* перепечатку документов с черновиков,

* считку и правку текстов документов;

* учет выполняемой работы.

9. Копировально-множительное бюро выполняет:

* копирование текстов,

* тиражирование текстов документов;

* подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.д.

10. Архив осуществляет:

* прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

* учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов,

* контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

* подготовку дел к передаче на государственное хранение. Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007. - С. 94..

По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация канцелярии в службу управления документацией В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе - внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция "совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники" постепенно заменяется на более четкую формулировку "создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов". В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств) Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы.

1.2 Задачи канцелярии учреждения

Основной целью канцелярии учреждения, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

- сокращение документооборота;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: Юнити, 2003. - С. 111..

Функции современной канцелярии учреждения в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок

8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации

10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

12 Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства

16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: Юнити, 2003. - С. 112..

1.3 Требования к организационным формам работы канцелярии

К работе канцелярии учреждения в современных условиях предъявляются жесткие требования, которые можно рассмотреть в техническом, юридическом и организационном аспектах.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов Рогожин М.Н. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб.: Питер, 2007. - С. 155..

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, те создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

- выбор оптимальной организационной формы работы с документами,

- разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

- определение должностного и численного состава службы делопроизводства,

- регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций,

- выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

- рациональная организация рабочих мест и условий труда,

- повышение квалификации сотрудников службы.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив Организация работы с документами / Под ред. Тинова В.Н. - М. Инфра- М, 2007. - С. 164..

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику', достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операции по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений) Организация работы с документами / Под ред. Тинова В.Н. - М. Инфра- М, 2007. - С. 166..

Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования - если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Глава 2. Специфика работы канцелярии учреждения

2.1 Должностной и численный состав службы

Впервые наименования должностей работников, занятых в канцелярии учреждения, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом - Единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих Наряду с этой номенклатурой наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народного хозяйства Ларин M.С. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 2006. - С. 92..

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников канцелярии учреждения, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники канцелярии учреждения делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности "начальник" или "заведующий" указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1. В последнее время слово "специалист" стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор Ларин M.С. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 2006. - С. 93..

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства.

Численность = 0,00016 * Д (в степени 0,98) * Р (в степени 0,1),

где 0,00016 - постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИ труда опытным путем);

Д - объем документооборота;

Р - численность работников аппарата управления Ларин M.С. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 2006. - С. 94..

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет численности проводится по формуле:

Численность = Тн + Тн.н. / Фп.в.

где Тн - трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.); Тн.н. - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);

Фп.в. - годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и туже численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой - необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.

Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5% общего числа работающих.

2.2 Нормативная регламентация деятельности канцелярии учреждения

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания канцелярии учреждения, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о канцелярии учреждения и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

В регламентации деятельности канцелярии учреждения значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы Организация работы с документами / Под ред. Кудряева В.А. - М.: Инфра-М, 2006. - С. 92..

Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документооборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей организации способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007. - С. 153..

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, Издаваемых в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений.

Положение канцелярии учреждения создается с той же целью, что и положения о других структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в сфере документационного обеспечения аппарата управления тесно связаны с общими задачами организации (учреждения).

Положения о канцелярии учреждения разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела "Общие положения" устанавливает точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта Быкова ТА , Емышева ЕМ., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб - метод пособие - М МИФИ, 2006. - С. 23.:

1. "Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору".

2. "Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчиняется его начальнику".организационный канцелярия должностной делопроизводство

В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором - ее вспомогательное значение.

Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы - начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем - внутренние организационные и распорядительные.

Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел Положения формулирует общую цель и основные задачи службы делопроизводства. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007..

Третий раздел Положения основной. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется "Функции". Их описание должно иметь четкие формулировки и включать все функции, выполняемые службой делопроизводства. При наличии в службе структурных подразделений в раздел "Функции" вводятся соответствующие их названиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы. При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, а также "утраты" или пропуска какой-то из функций, не включения ее в Положение. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие Функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.

Четвертый раздел Положения "Права" содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права службы делопроизводства включают право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д. Значительное влияние на состояние работы с документами может оказать наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.).

Для того чтобы установить разграничение прав службы и ее руководителя, в разделе устанавливают персональные права руководителя службы делопроизводства В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

Должностные обязанности руководителя канцелярии учреждения не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел "Руководство", где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы.

Раздел "Ответственность" выделяется в самостоятельный или включается в раздел "Руководство" и содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и т.д.

Иногда в Положении раздел "Руководство" делится на три подраздела: руководитель службы делопроизводства обязан (перечисление обязанностей), руководитель службы делопроизводства имеет право (перечисление прав), руководитель службы делопроизводства несет ответственность (персональная ответственность). Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007. - С. 27.

Раздел "Взаимоотношения с другими структурными подразделениями" должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба делопроизводства проводит по согласованию с другими подразделениями.

Правовая значимость Положения как организационного документа повышается при включении в него разделов, устанавливающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделения, порядка стимулирования и мер ответственности работников за выполнение возложенных функций, а также сроки действия Положения и порядок его пересмотра. Эти разделы не относятся к числу обязательных, но значительно повышают роль Положения как организационного документа.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель канцелярии учреждения, утверждает руководитель организации Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция. Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ Юшкина Т.В. Делопроизводство. - М.: Флинта, 2007..

Второй источник при составлении должностных инструкций - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из задач и функций всей службы в целом.

К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: "Инспектор выполняет", "Секретарь организует", "Референт составляет" и т.д. и при этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: "принимает участие...", "совместно с...", "организует визирование", "обеспечивает выполнение".

В разделе "Основные задачи и обязанности" формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника - регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе Юшкина Т.В. Делопроизводство. - М.: Флинта, 2007. - С. 55..

В раздел "Права" вносят такие права работника делопроизводственной службы, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел В разделе "Ответственность" формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации

Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют установить критерии оценки труда.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения Юшкина Т.В. Делопроизводство. - М.: Флинта, 2007..

В разделе "Общие положения" устанавливают сферу распространения Инструкции (например, "Инструкция распространяется на все документы", "... на административные документы", "....кроме конфиденциальных документов" и др.), ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела "Документирование", где определяются:

- вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;

- виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности,

- общие правила подготовки и оформления документов;

- правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

- порядок изготовления и размножения документов;

- правила оформления и заверения копий и приложений;

- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

- порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Некоторые организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформления документов.

Раздел "Организация документооборота" включает:

- порядок приема, обработки, распределения входящих документов,

- организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое,

- основные инстанции движения документов;

- порядок подготовки и отправки исходящих документов;

- порядок учета объема документооборота.

Раздел "Регистрация документов" устанавливает организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.

В разделе "Организация справочной работы" устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.

Раздел "Организация контроля за исполнением документов" устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел "Оперативное хранение документов" содержит правила хранения документов в канцелярии учреждения, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

...