Служба делопроизводства как структурное подразделение современного учреждения

В раздел "Подготовка документов к сдаче в архив" включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив Юшкина Т.В. Делопроизводство. - М.: Флинта, 2007..

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В Инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция - регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

В числе организационных документов делопроизводства с начала 1980-х годов применяется и такой нормативный документ, как Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Методика разработки табеля создана ВНИИДАД.

Она включает:

* предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие государственные законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (устав, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации (учреждении);

* определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи, свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируют либо по степени важности, либо по алфавиту наименований;

* выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.. Например, табель может иметь такие графы:

- код формы документа,

- наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа,

- наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку, периодичность составления,

- согласование (внутреннее и внешнее) - указываются организации или структурные подразделения или должностные лица, участвующие в этом процессе, подпись (должность лица, которое подписывает документ), утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ), печать (необходимость удостоверения документа печатью), адресат - организация (структурное подразделение, в которое предоставляется документ)

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника и др.

Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании - внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Применение табеля позволяет:

- исключить возможность неоправданного создания новых форм;

- установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

- учесть количество видов и форм документов.

2.3 Условия труда в канцелярии учреждения

Условия труда работников канцелярии учреждения - это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы - регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обстановку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец рабочего дня, перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т Лихачев, А.Л. Райхцаум. - М.: Экономика, 2005..

Работоспособность человека в течение дня не остается одинаковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работоспособности Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утомление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных службах - пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером - электромагнитное излучение Поэтому для каждой отдельной категории необходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.

К санитарно-гигиеническим факторам относят световой режим, который включает освещенность помещения и освещенность рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает технические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помещений с целью отделить рабочие комнаты от приемных помещений, исключить разговоры в служебных помещениях, ограничить селекторную связь). На производительность труда воздействует оформление интерьера. Благоприятным 'фактором является озеленение помещений, так как растения не только улучшают состав воздуха, но и выполняют декоративную функцию. Температурный режим, влажность воздуха, его состав - также важнейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.

Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и оргтехнику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: выполнения возложенных на работника функций и возможности помещения (его размеров, площади и конфигурации). В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.

Размещение канцелярии учреждения в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.

Заключение

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Основной целью канцелярии учреждения, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. К работе канцелярии учреждения в современных условиях предъявляются жесткие требования, которые можно рассмотреть в техническом, юридическом и организационном аспектах.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников канцелярии учреждения, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники канцелярии учреждения делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания канцелярии учреждения, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о канцелярии учреждения и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Условия труда работников канцелярии учреждения - это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов - М.: Бизнес-школа, 2000.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.

3. Белова Н.Н. Делопроизводство. - М.: Норма, 2006.

4. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007.

5. Быкова ТА , Емышева ЕМ., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб - метод пособие - М МИФИ, 2006.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

7. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т Лихачев, А.Л. Райхцаум. - М.: Экономика, 2005.

8. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / Под ред. К.Н.Гусева. - М.: Норма, 2007.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: Юнити, 2003.

10. Ларин M.С. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 2006.

11. Организация работы с документами / Под ред. Кудряева В.А. - М.: Инфра-М, 2006.

12. Организация работы с документами / Под ред. Тинова В.Н. - М. Инфра- М, 2007.

13. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. - М.: Изд-во "Юридический колледж МГУ", 2006.

14. Рогожин М.Н. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб.: Питер, 2007.

15. Румынина Л.А. Делопроизводство. - М.: Фора, 2007.

16. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 2005.

17. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе / Пер. с англ - М.: СолСистем, Финансы и статистика, 2006.

18. Юшкина Т.В. Делопроизводство. - М.: Флинта, 2007.

Размещено на Allbest.ru