Служба делопроизводства как структурное подразделение современного учреждения
Особенности организационного построения канцелярии учреждения. Характеристика должностного и численного состава службы. Нормативная регламентация деятельности отдела организации, ведающего делопроизводством. Условия труда в канцелярской системе.
Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
Вид | курсовая работа |
Язык | русский |
Дата добавления | 29.09.2017 |
Размер файла | 44,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
В раздел "Подготовка документов к сдаче в архив" включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив Юшкина Т.В. Делопроизводство. - М.: Флинта, 2007..
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В Инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция - регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.
Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
В числе организационных документов делопроизводства с начала 1980-х годов применяется и такой нормативный документ, как Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.
Методика разработки табеля создана ВНИИДАД.
Она включает:
* предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие государственные законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (устав, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации (учреждении);
* определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи, свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируют либо по степени важности, либо по алфавиту наименований;
* выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.. Например, табель может иметь такие графы:
- код формы документа,
- наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа,
- наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку, периодичность составления,
- согласование (внутреннее и внешнее) - указываются организации или структурные подразделения или должностные лица, участвующие в этом процессе, подпись (должность лица, которое подписывает документ), утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ), печать (необходимость удостоверения документа печатью), адресат - организация (структурное подразделение, в которое предоставляется документ)
Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника и др.
Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании - внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.
Применение табеля позволяет:
- исключить возможность неоправданного создания новых форм;
- установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;
- учесть количество видов и форм документов.
2.3 Условия труда в канцелярии учреждения
Условия труда работников канцелярии учреждения - это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.
Трудовые факторы - регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обстановку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец рабочего дня, перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т Лихачев, А.Л. Райхцаум. - М.: Экономика, 2005..
Работоспособность человека в течение дня не остается одинаковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работоспособности Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утомление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных службах - пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером - электромагнитное излучение Поэтому для каждой отдельной категории необходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.
К санитарно-гигиеническим факторам относят световой режим, который включает освещенность помещения и освещенность рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает технические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помещений с целью отделить рабочие комнаты от приемных помещений, исключить разговоры в служебных помещениях, ограничить селекторную связь). На производительность труда воздействует оформление интерьера. Благоприятным 'фактором является озеленение помещений, так как растения не только улучшают состав воздуха, но и выполняют декоративную функцию. Температурный режим, влажность воздуха, его состав - также важнейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.
Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и оргтехнику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: выполнения возложенных на работника функций и возможности помещения (его размеров, площади и конфигурации). В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.
Размещение канцелярии учреждения в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.
Заключение
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.
Основной целью канцелярии учреждения, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. К работе канцелярии учреждения в современных условиях предъявляются жесткие требования, которые можно рассмотреть в техническом, юридическом и организационном аспектах.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников канцелярии учреждения, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник
Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники канцелярии учреждения делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.
В числе организационных задач, решаемых в процессе создания канцелярии учреждения, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о канцелярии учреждения и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.
Условия труда работников канцелярии учреждения - это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.
Список литературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов - М.: Бизнес-школа, 2000.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.
3. Белова Н.Н. Делопроизводство. - М.: Норма, 2006.
4. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007.
5. Быкова ТА , Емышева ЕМ., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб - метод пособие - М МИФИ, 2006.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.
7. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т Лихачев, А.Л. Райхцаум. - М.: Экономика, 2005.
8. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / Под ред. К.Н.Гусева. - М.: Норма, 2007.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: Юнити, 2003.
10. Ларин M.С. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 2006.
11. Организация работы с документами / Под ред. Кудряева В.А. - М.: Инфра-М, 2006.
12. Организация работы с документами / Под ред. Тинова В.Н. - М. Инфра- М, 2007.
13. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. - М.: Изд-во "Юридический колледж МГУ", 2006.
14. Рогожин М.Н. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб.: Питер, 2007.
15. Румынина Л.А. Делопроизводство. - М.: Фора, 2007.
16. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 2005.
17. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе / Пер. с англ - М.: СолСистем, Финансы и статистика, 2006.
18. Юшкина Т.В. Делопроизводство. - М.: Флинта, 2007.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.
отчет по практике [132,9 K], добавлен 18.09.2013Служба документационного обеспечения управления: ее назначение, задачи, структура и состав. Форма организации делопроизводства. Выбор наименования службы, определение ее должностного состава и штатной численности, квалификационного состава организации.
курсовая работа [101,7 K], добавлен 17.05.2015Описание труда работников службы дошкольного образовательного учреждения и раскрытие их основных функций, права и ответственность. Общие требования к организации и условиям труда. Формы организации делопроизводства. Оборудование рабочего места секретаря.
курсовая работа [32,7 K], добавлен 25.05.2014Сущность мотивации труда, ее роль и место в системе работы с персоналом организации. Цели и предмет деятельности Таймырского муниципального казенного образовательного учреждения дополнительного образования детей. Способы повышения уровня мотивации труда.
дипломная работа [642,6 K], добавлен 21.02.2012Категории секретарей в организациях РФ. Требования к знаниям, умениям, квалификации современного секретаря. Нормативная регламентация деятельности секретаря. Виды и характеристика систем управления организации. Характеристика деятельности секретаря.
курсовая работа [48,8 K], добавлен 08.12.2014Описание деятельности службы персонала и менеджера по персоналу в России и за рубежом. Характеристика службы персонала (отдела кадров) конкретной организации. Функциональные взаимосвязи отдела управления персоналом с другими подразделениями организации.
методичка [52,9 K], добавлен 24.11.2010Характеристика деятельности, структура управления и нормативно-правовая база муниципального бюджетного образовательного учреждения "СОШ №13". Принципы организации управленческого труда в подразделении по административно-хозяйственной деятельности школы.
отчет по практике [492,0 K], добавлен 04.05.2014История создания архивов в советское время и до современности. Правовые основы организации архивного дела Российской Федерации. Анализ деятельности архивного отдела бюджетного образовательного учреждения "МаГУ"; исследование условий хранения документов.
курсовая работа [55,0 K], добавлен 29.01.2013Документирование кадровой деятельности. Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров. Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу. Оформление трудовой книжки.
курсовая работа [63,1 K], добавлен 24.09.2010Рассмотрение кадрового делопроизводства, как управленческого процесса. Разработка обоснованных рекомендаций по совершенствованию работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров. Оценка качества организации деятельности отдела.
курсовая работа [48,8 K], добавлен 28.07.2015Сущность и роль руководителя учреждения в системе управления персоналом, оценка эффективности его деятельности. Анализ кадрового состава учреждения, оценка личностных и профессиональных качеств руководителя. Совершенствование системы оценки деятельности.
реферат [372,0 K], добавлен 01.12.2011Изучение теоретических основ работы отдела кадров. Характеристика деятельности гостиницы "Гольфстрим". Исследование организации работы кадровой службы в гостинице, оценка ее эффективности, рекомендации для дальнейшего совершенствования деятельности.
курсовая работа [734,1 K], добавлен 12.05.2015Социально-психологические основы менеджмента Муниципального бюджетного учреждения культуры. Методы формирования кадрового состава, социально-экономическая адаптация в организации. Совершенствование системы прогнозирования устойчивости развития учреждения.
курсовая работа [198,4 K], добавлен 02.10.2010Место кадровой службы в системе управления. Основы деятельности кадровой службы. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы. Правила заполнения трудовой книжки. Расчеты за трудовыми книжки и их хранение. Номенклатура дел отдела кадров.
дипломная работа [76,7 K], добавлен 17.07.2008Анализ организационной структуры, внутренней и внешней среды организации. Разработка и обоснование направлений организационного развития школы. Кадровый потенциал образовательного учреждения. Упорядочение организационно-структурных характеристик.
курсовая работа [217,3 K], добавлен 18.05.2014Исследование сущности, значения и содержание системы управления персоналом организации. Особенности медицинского труда. Анализ эффективности службы менеджмента персонала в Сухоложоской центральной районной больнице. Оценка кадрового состава предприятия.
курсовая работа [597,6 K], добавлен 27.11.2011Ознакомление с системой документирования ГОУ СПО СО "АКТП". Правила рассмотрения корреспонденции, подписания и хранения документов в колледже. Анализ состава организационных документов образовательного учреждения. Функции отдела кадров колледжа.
реферат [22,6 K], добавлен 05.12.2011Метрологическая служба как подразделение центрального аппарата федерального органа исполнительной власти, выполняющее работы по обеспечению единства измерений. Задачи государственной службы времени, частоты и определения параметров вращения Земли.
курсовая работа [975,0 K], добавлен 14.01.2018Краткая характеристика и основные направления деятельности образовательного учреждения. Анализ персонала учреждения. Рекомендации по организации кадрового аудита для повышения эффективности подбора и отбора персонала в МБОУ "СОШ № 1" округа Муром.
курсовая работа [1,0 M], добавлен 01.06.2014Характеристика организационного развития, направленного на осуществление изменений в организации. Основные формы организационного развития: структуризация, композиция, регламентация, ориентация. Оптимизация организационной структуры предприятия "Радуга".
курсовая работа [725,5 K], добавлен 22.06.2012