Методика составления номенклатуры дел учреждения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Глава I. Понятие и значение номенклатуры дел в учреждении

1.1 Понятие, сущность номенклатуры дел

1.2 Виды номенклатур и их структура

Глава II. Методика составления номенклатуры дел

2.1 Организация работы и методика составления номенклатуры

2.2 Оформление и применение примерной номенклатуры дел

2.3 Методика составления индивидуальной номенклатуры дел

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

номенклатура дело индивидуальный

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации.

Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.

Актуальность рассматриваемой проблемы, ее неоднозначная разработанность определили выбор темы курсового исследования: «Методика составления номенклатуры дел учреждения».

Объектом курсового исследования является документационное обеспечение современных учреждений.

Предмет исследования - методики составления номенклатуры дел современных учреждений.

Цель исследования состоит в характеристике методов, стадий, способов составления номенклатуры дел современных учреждений.

В соответствии с поставленной целью и выдвинутыми темой и проблемой исследования, нами определены следующие задачи данной курсовой работы:

1) уточнить понятие и сущность номенклатуры дел учреждения;

2) охарактеризовать виды номенклатур и их структуру;

3) рассмотреть организацию работы и методику составления номенклатуры дел;

4) охарактеризовать особенности оформления и применения примерной и индивидуальной номенклатуры дел.

Структура исследования. Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и приложения.

Глава 1 понятие и значение номенклатуры дел в учреждении

1.1 Понятие, сущность и значение номенклатуры дел

Номенклатура дел является важнейшим элементом делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. Без нее невозможно получить оперативную информацию, содержащуюся в документах Юшкина Т.В. Делопроизводство. - М.: Флинта, 2007. - С. 166..

ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и Архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Этот термин включает в себя несколько ключевых понятий, которые предполагают, что, во-первых, все дела, включенные в номенклатуру дел, должны располагаться в определенном порядке, во-вторых, иметь установленные сроки хранения и, в-третьих, сама номенклатура как документ должна быть оформлена в установленном порядке. Выполнение этих условий позволяет наметить группировку исполненных документов в дела и их формирование; установить закрепленную специальными индексами систематизацию дел в структурных подразделениях или в организации в целом; определить сроки хранения документов и дел; организовать учет дел в структурных подразделениях организаций; эффективный и быстрый поиск необходимой документной информации для оперативного использования. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) и учетным документом для дел временного хранения в архиве организации.

Номенклатура дел предназначена для:

- классификации документов;

- порядка формирования дел в делопроизводстве;

- учета дел;

- группировки исполненных документов в дела;

- систематизации дел;

- индексации дел;

- фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов;

- использования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно);

- использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения;

- использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения Альбрехт Б. В. Составление номенклатуры дел в организациях // Отечественные архивы. - 1999. - № 1. - С. 89. .

1.2 Виды номенклатур и их структура

Номенклатуры дел бывают трех видов:

- типовые;

- примерные.

- конкретные (индивидуальные).

Типовые номенклатуры определяют типовой состав и сроки хранения дел для организаций определенной категории или системы Там же. С. 90..

Примерные номенклатуры устанавливают примерный состав дел для тех организаций, на которые они распространяются. Этот вид номенклатуры имеет рекомендательный характер.

Независимо от наличия типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна иметь конкретную номенклатуру в качестве нормативного документа. Она представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в календарном году, для данной организации (или ее структурных подразделений). При разработке конкретных номенклатур организации, входящие в единую подведомственную сеть, применяют типовые и примерные номенклатуры Кошелева Е. А. Составление номенклатуры дел // Секретарь-референт. - 2004. - № 1. - С. 46..

Для того, чтобы квалифицированно составить номенклатуру, необходимо тщательно изучить состав и содержание всего объема организационно-распорядительной, планово-отчетной и других групп документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Основой для составления номенклатуры являются:

- устав (положение) организации;

- положения о структурных подразделениях;

- классификаторы участков деятельности и кодификаторы структурных подразделений (при их наличии);

- штатные расписания;

- планы и отчеты о работе организации и ее структурных подразделений;

- номенклатуры организации за прошлые годы;

- описи дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу, акты о выделении документов и дел к уничтожению;

- типовые и примерные номенклатуры дел данной системы (при их наличии);

- решения Государственной архивной службы России и территориальных архивных органов об изменении сроков хранения тех или иных категорий документов.

Номенклатуру дел на предстоящий календарный год составляют на основании номенклатур структурных подразделений заранее, так чтобы утвердить и ввести ее в действие с 1 января. Ответственность за составление (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения управления, номенклатур структурных подразделений - на руководителей подразделений. Работу по составлению номенклатуры строят в соответствии с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки разработки номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие Организация работы с документами / Под ред. Кудряева В.А. - М.: Инфра-М, 2006. - С. 139..

Разработку номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или ранее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности.

Готовую номенклатуру подразделения сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, согласовывает с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.

Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007. - С. 150..

Номенклатуры печатают в 4-х экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа, а четвертый оставляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования Юшкина Т.В. Делопроизводство. - М.: Флинта, 2007. - С. 168..

Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.

Как правило, номенклатура содержит в себе пять граф:

- первая - индекс дела;

- вторая - заголовок дела (тома, части);

- третья - количество дел (томов, частей);

- четвертая - срок хранения дела (тома, части) и номера статей по "Перечню";

- пятая - примечание.

Графа первая - "Индекс дела".

Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) организации и порядкового номера* дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначают арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 - индекс структурного подразделения, а 05 - порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения) Белова Н.Н. Делопроизводство. - М.: Норма, 2006. - С. 211..

Порядок индексирования должен быть изложен в основном нормативном документе по документационному обеспечению управленческой деятельности - инструкции по ведению делопроизводства в организации.

Однородным (типовым) делам, имеющимся в большинстве структурных подразделений (копии приказов руководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения об отделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений, документы с грифом "Для служебного пользования", номенклатуры дел подразделений и описи дел, передаваемых в архив и т.п.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтено под одним номером - 05. Такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел, экспертизе ценности документов (в частности, при отборе документов с временными сроками хранения к уничтожению) и т.п.

Личные дела сотрудников также вносят в номенклатуру под одним индексом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, данному делу присваивают индекс дела предыдущего года.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляют на каждом томе с добавлением - "т. 1", "т.2" и т.д.

Графа вторая - "Заголовок дела (тома, части)".

В эту графу номенклатуры включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации. Этот порядок имеет место и в общественных организациях (например, профсоюзной, добровольных обществах, подразделениях или органах, действующих на общественных началах, комиссиях, советах) и т.п. Временно действующие органы (например, ликвидационные комиссии) придерживаются того же порядка.

Если организация подлежит ликвидации и в составе ее дел оказались незавершенные делопроизводством дела, то их необходимо включать в номенклатуру организации-правоприемника.

В номенклатуру включают также справочные картотеки, журналы и картотеки регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних, с грифом "Для служебного пользования", учета печатей и штампов и т.п.), дела с размноженными для работы копиями документов Альбрехт Б. В. Составление номенклатуры дел в организациях // Отечественные архивы. - 1999. - № 1. - С. 91. .

Заголовок дел (в т.ч. картотеки и журнала), не завершенных в течение одного года или ряда лет, является "переходящим". Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При этом в графе 5 - "Примечание" делают отметку - "переходящее".

Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание документов дела.

Например:

"Приказы руководителя организации по основной деятельности";

"Документы (договоры, соглашения, планы, отчеты и др.) об установлении производственных связей с организациями".

Не допускаются формулировки типа: "Исходящая переписка", "Общая переписка", "Входящие письма", "Разное" и т.п.

Элементы заголовка располагают в следующей последовательности:

- название вида документа (приказ, протокол, план и т.п.);

- название вида дела (переписка, документы, журнал, картотека и т.п.);

- название автора документа (организации, структурного подразделения, должностного лица);

- название организации, которой будет адресован или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности, с которой связано содержание документов дела;

- даты (период) документов дела ("План проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ института на 2007 год").

Если разные документы по какому-либо одному вопросу связаны между собой последовательностью делопроизводства, то заголовки на такие дела, как правило, начинаются с термина "Дело" или "Документы".

Термин "Документы" применяют и в тех случаях, когда они связаны между собой процессом решения одного или нескольких взаимосвязанных вопросов.

Личные дела вносят в номенклатуру под общим заголовком.

Например:

«Личные дела сотрудников, принятых на работу в 2006 году».

В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последней указывают во множественном числе. Название организации - автора документа записывают кратко или указывают ее общее видовое название (завод, институт, инспекция, лаборатория и т.п.) Альбрехт Б. В. Составление номенклатуры дел в организациях // Отечественные архивы. - 1999. - № 1. - С. 91. .

Например:

"Приказы директора института о приеме, перемещении и увольнении сотрудников"; "Приказы директора ООО "Фармацевт" по основной деятельности".

Если ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей), и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляют общий заголовок.

При необходимости в заголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнения (проставить номера документов, даты, географические названия, уточнить тематику и т.п.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Если корреспондентов несколько, то можно указать одного или двух - основных. Возможен вариант и без указания корреспондентов.

Например:

"Переписка с АО "Двигатель" о поставке продукции";

"Переписка с АО "Двигатель" и др. предприятиями о ремонте оборудования",

"Переписка об организации совещаний, семинаров, обмене опытом и научно-технической пропаганде".

В делах, содержащих плановую и отчетную документацию, указывают период (месяц, квартал, год), на (за) который составлен данный документ.

Например:

"План научно-исследовательской работы института на I квартал 2007 года";

"Отчет о проведении научно-исследовательских работ института за I квартал 2007 года".

Важным этапом работы является систематизация заголовков дел. В настоящее время в номенклатурах организаций преобладает принцип систематизации дел в соответствии с утвержденной структурой организации.

Названия разделов номенклатуры обычно соответствуют названиям отделов, отделений, цехов, самостоятельных лабораторий, секторов, общественных организаций и т.п. Кошелева Е. А. Составление номенклатуры дел // Секретарь-референт. - 2004. - № 1. - С. 46.

Первый раздел номенклатуры соответствует подразделению документационного обеспечения управленческой деятельности (канцелярия, секретариат и т.п.), независимо от его места в структурной схеме, т.к. в данном подразделении формируется наиболее важная для организации в целом распорядительная документация (уставы, положения, протоколы, приказы вышестоящих организаций и руководителя данной организации и т.п.).

В пределах подразделений заголовки располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационно-распорядительной документацией, затем с планово-отчетной. Заголовки, требующие систематизации по географическому, именному, корреспондентскому и другим признакам, располагают по алфавиту географических названий, фамилий, корреспондентов и т.д.

В организациях с небольшим объемом документооборота или не имеющих структурного деления номенклатуры строятся в соответствии с содержанием управленческих функций и направлениями деятельности.

Графа третья - "Количество дел (томов, частей)".

Эту графу номенклатуры заполняют по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Ее данные используют при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количестве дел, заведенных в определенном году в организации. В состав итоговой записи входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихся в организации в течение года, в том числе по срокам хранения - постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно, "переходящих" и с отметкой "ЭПК). Эти данные используют службы делопроизводства и архивы для определения состава и объемов образующихся ежегодно дел, что позволяет планировать мероприятия по совершенствованию работы с документами, определять объемы дел разных категорий, а следовательно перспективы использования и расширения архивных площадей и т.п. Кошелева Е. А. Составление номенклатуры дел // Секретарь-референт. - 2004. - № 1. - С. 47.

Периодически эти сведения вносят в "Паспорт архива учреждения, организации, предприятия" по состоянию на 1 января следующего года. Паспортизация архивов проводится под методическим руководством местных архивных учреждений России.

Федеральная Архивная Служба Российской Федерации обобщает и анализирует данные, представляемые архивными учреждениями России, для совершенствования работы по развитию архивного дела в стране.

Графа четвертая "Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню".

В этой графе указывают срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.

При определении сроков хранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный (при его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как правило, ведомственный).

На первом листе номенклатуры в графе 4 дают ссылку на полное название и исходные данные перечней, используемых в данной номенклатуре. Напротив данного дела в графе 4 рядом с номером статьи по перечню проставляют условное обозначение перечня, статьи которого используют выборочно.

Например:

45 лет где: 45 лет - срок хранения; 204 "т.п." 204 "т.п." - номер статьи по типовому перечню.

Сроки хранения в типовом и ведомственном перечнях могут быть разными на одни и те же документы.

В делопроизводстве подавляющего большинства организаций образуется ряд документов, сроки хранения которых перечнями не предусмотрены. В таких случаях сроки хранения определяют в результате совместного решения государственной архивной службы и Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) или ЭК организации. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи - ссылку на решение ЭК (дату и № протокола).

Например:

5 лет

протокол ЭК от 06.04.2006

№ 1

Как показывает практика, работы по экспертизе ценности документов, сроки хранения отдельных категорий документов (в частности, финансовой, первичной и отчетно-бухгалтерской документации) за последнее десятилетие значительно возросли. Об этом свидетельствует ряд совместных решений, принятых государственной архивной службой и государственной налоговой инспекцией России.

При определении сроков хранения подобной документации организациям необходимо руководствоваться распоряжениями вышестоящих органов. В таких случаях в графе 4 следует давать ссылку на соответствующий распорядительный документ, в котором зафиксирован срок хранения документов данной группы.

Графа пятая - "Примечание".

В графу 5 вносят сведения о "переходящих" делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации. В данной графе при необходимости можно указывать фамилии лиц, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, о включении новых дел, о переносе информации по документам, содержащимся в деле, на машинные носители и т.д.

В этой графе также дают ссылки на решения ЭК.

Глава 2. Методика составления номенклатуры дел

2.1 Организация работы и методика составления номенклатуры

Примерная номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов, носящий рекомендательный характер.

Какие же цели и задачи преследуются при составлении Примерной номенклатуры дел? В первую очередь она предназначена для того, чтобы, как мы уже говорили, облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру. Примерная номенклатура дел в этом смысле является базой (основанием) для создания номенклатур дел конкретных организаций Организация работы с документами / Под ред. Кудряева В.А. - М.: Инфра-М, 2006. - С. 180..

Квалифицированно составленные примерные номенклатуры дел максимально полно отражают схему документирования деятельности всего ряда охватываемых ею организаций, всех их функций и задач, тем самым обеспечивая полноту сохраняемых информационных ресурсов организаций. Можно говорить о том, что примерная номенклатура дел является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации номенклатуры дел.

Вместе с тем, примерная номенклатура дел способствует и решению задач унификации структуры государственных и негосударственных систем документирования, их сопоставимости в условиях информатизации. При проектировании автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ) примерная номенклатура дел и составленные на ее основе номенклатуры дел организаций могут быть использованы в качестве классификаторов документированной информации. В условиях развивающихся электронных делопроизводственных технологий примерная номенклатура дел, как и индивидуальная, должна включать документы как в традиционном, так и в электронном виде (о чем делается соответствующая отметка в графе "Приложения".) Примерная номенклатура дел может функционировать и использоваться как в традиционном (бумажном), так и в электронном виде.

Не нужно сбрасывать со счета и то, что в результате использования примерных номенклатур дел организациями достигается существенный экономический эффект за счет снижения трудоемкости работ по составлению индивидуальных номенклатур дел.

В качестве нормативно-методической базы при составлении примерных номенклатур дел следует руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002., ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., 2003., Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2001., уставами или положениями об организациях, типовыми структурами организаций, планами и отчетами об их работе, ведомственными инструкциями по делопроизводству, в которых определяется состав документов и правила документирования управленческой и иной деятельности организаций.

Когда необходимо установить круг вопросов, входящих в компетенцию конкретной организации, то он устанавливается на основании положений, уставов, учредительных и распорядительных документов о ее образовании или реорганизации, изменениях ее структуры.

При составлении примерных номенклатур дел следует использовать индивидуальные номенклатуры дел базовых организаций, которые соответствуют требованиям, предъявляемым архивными учреждениями, и могут служить основой для составления примерной номенклатуры дел. При этом следует иметь в виду, что практически все организации, независимо от сферы деятельности, формы собственности и иных особенностей, имеют те или иные аналогичные типовые управленческие функции и, соответственно, типовые управленческие системы документации. К последним относятся те, которые в качестве унифицированных систем документации включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, ОК 011-93, с изменением на 2003 год, в действующей редакции):

· организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;

· первичная учетная документация;

· банковская документация;

· финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

· отчетно-статистическая документация;

· учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;

· документация по труду;

· документация пенсионного фонда РФ;

· внешнеторговая документация Белова Н.Н. Делопроизводство. - М.: Норма, 2006. - С. 184..

Типовыми для всех организаций являются также документы по долгосрочному и краткосрочному планированию их деятельности, административно-хозяйственному обслуживанию, налогообложению, учредительные, договорные и другие документы, которые не вошли в ОКУД.

Названные управленческие функции документируются в принципе одинаково во всех организациях на основании имеющихся унифицированных форм и документов и в соответствии с делопроизводственной традицией. Поэтому однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры примерных номенклатур дел.

В них определяется примерный перечень наименований дел, соответствующий порядку документирования типовых функций, а сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, ведомственными перечнями и иными действующими нормативными документами, устанавливающими сроки хранения Альбрехт Б. В. Методика и организация составления индивидуальной номенклатуры дел юридического лица // Секретарское дело. - 2004. - № 10. - С. 5. .

Наряду с этим, в организациях, кроме типовых документальных систем, имеются документы, отражающие специфику деятельности организаций. Например, в учебных заведениях это документы, отражающие учебный процесс; в организациях здравоохранения - оказание медицинской помощи; в научных учреждениях - документирование процесса научных исследований и т.д.

В примерных номенклатурах дел программируется (определяется, проектируется) наиболее эффективная структура дел, их информативные наименования, порядок (очередность) расположения и сроки хранения на основании нормативных документов.

Для повышения качества примерной номенклатуры дел и успеха ее применения в практике учреждений важное значение имеет правильная организация работы по ее составлению.

Примерная номенклатура дел должна разрабатываться на основе внимательного изучения функций и направлений деятельности, охватываемой ею категории организаций, состава и содержания образующихся в их деятельности документов.

Сам процесс организации работы по составлению примерной номенклатуры дел включает несколько этапов.

Вначале принимается решение о разработке примерной номенклатуры дел, которое следует оформить приказом. В приказе указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок. Определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел. Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год.

Следующим необходимым этапом является уточнение сферы действия примерной номенклатуры дел, выбор на основании определенных критериев категории организаций и учреждений, для которых целесообразно ее составить.

Главным критерием выбора является однородность стоящих перед этими организациями целей, выполняемых ими задач и, следовательно, однотипность состава образующихся в деятельности этих организаций документов. При этом сами организации могут различаться по структуре - отсюда вытекает неизбежная вариативность схем построения примерной номенклатуры дел Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007. - С. 192..

Примерные номенклатуры дел, как уже отмечалось выше, могут составляться как для одной группы, так и для нескольких групп организаций, входящих в одну систему, территорию. Так, например, примерные номенклатуры могут составляться для органов власти, общественных организаций, исследовательских институтов и др. Возможна разработка и внедрение в практику примерных номенклатур дел для массовых видов частных организаций, занимающихся новыми видами деятельности (страховых компаний, коммерческих банков, торговых или посреднических фирм и т.д.). В зависимости от объема документов организации, сложности структуры, наличия филиалов, территориальных подразделений и т.п. примерные номенклатуры могут составляться только для центрального аппарата организаций, только для филиалов или может быть составлена единая примерная номенклатура, упорядочивающая полностью отраслевой или территориальный документальный фонд.

При этом в названии примерной номенклатуры дел должна быть отражена установленная система соподчинения или функциональной связи между собой органов управления и организаций, на которые она распространяется.

Только после уяснения критериев выбора и четкого определения круга выбранных организаций можно приступать к разработке самой примерной номенклатуры дел. Одновременно с ее разработкой составляются методические указания по ее применению. Завершающим этапом подготовки примерной номенклатуры дел является ввод ее в действие после проведения необходимых действий по ее согласованию, подписанию, утверждению и регистрации.

По завершении организационного этапа подготовки к составлению примерных номенклатур дел составители начинают ее разработку. Начинают они ее с выбора классификационной схемы построения примерной номенклатуры дел Рогожин М.Н. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб.: Питер, 2007. - С. 177..

Выбор схемы зависит от структуры организаций. При наличии достаточно стабильной типовой или сходной структуры при незначительных различиях обычно выбирается структурная схема номенклатуры. Если же структура организаций, при условии выполнения ими одинаковых функций, подвержена частым изменениям, или имеет значительные различия, или даже вообще отсутствует, выбирается функционально-производственная схема.

Поэтому классификационными делениями (разделами и подразделами) примерной номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры организации, так и ее управленческие функции или направления деятельности.

В схеме, построенной по структурному принципу, разделами примерной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организаций. Последовательность расположения разделов должна соответствовать типовому штатному расписанию.

В номенклатуре дел организации, построенной по функциональному принципу, разделами служат основные ее функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство (организационно-распорядительная документация); планирование и отчетность (планово-отчетная документация); финансирование и бухгалтерская отчетность (финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация); работа с персоналом (документация по личному составу); контроль и учет (регистрационно-контрольная и учетная документация) и т.д. Рогожин М.Н. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб.: Питер, 2007.

В примерную номенклатуру дел включаются все дела, присущие большинству организаций данной категории, наиболее полно отражающие документируемые участки работы и вопросы их деятельности, а также их общественных организаций, временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела профсоюзных органов, временных творческих коллективов, собраний учредителей, ликвидационной комиссии) и т.д.

После решения вопросов выбора схемы примерной номенклатуры составители приступают к формулированию заголовков дел. Этот этап является одним из наиболее ответственных, т.к., по существу, определяет действенность и полезность примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия для конкретных учреждений при составлении ими номенклатур дел.

Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме, и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела. В заголовок вносят также уточняющие содержание дела данные о подлинности или копийности документов. Отметка о копийности документов в заголовке не указывается, если эта информация нашла отражение в установленных сроках хранения.

Не допускается употребление в заголовке дела вводных слов и сложных синтаксических оборотов, неконкретных формулировок ("разная переписка", "общие материалы", "материалы Комитета" и т.д.). Правда, могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документации, к примеру отложившимися в архиве организации историческими комплексами документации, название которых уже нельзя изменить (например, картографические материалы, материалы земельного кадастра).

Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки документов, как номинальный, авторский, корреспондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический Альбрехт Б. В. Составление номенклатуры дел в организациях // Отечественные архивы. - 1999. - № 1. - С. 91..

Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Автор определяется на основании таких реквизитов документа, как наименование учреждения, где составлен документ, подпись (в письмах, предложениях, заявлениях граждан, а также в распорядительных документах). Корреспондент определяется по реквизиту "адресат" и используется, чаще всего, при составлении заголовков к делам по переписке.

Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем документы дела.

Хронологический признак содержит указание о том, за какой период времени сгруппированы документы в деле. Как правило, в дела подшиваются документы одного делопроизводственного года, но есть и дела переходящие, т. е. такие, в которые подшиты документы за несколько лет. Географический признак используется реже, как правило, в тех случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных признаком территории, на которой они расположены.

Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут такие его элементы, как автор документа (название организации, структурного подразделения, лица); корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы), краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности Кошелева Е. А. Составление номенклатуры дел // Секретарь-референт. - 2004. - № 1. - С. 48..

В заголовках судебных, арбитражных, следственных, личных (персональных), других дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются их названия: например "Документы о проведении промышленных выставок (планы, списки, доклады, переписка, характеристики экспонатов)".

Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу. Например "Документы к протоколам заседаний правления жилищно-строительного кооператива".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: "Переписка с выставочным комитетом об участии в выставках".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка.

В заголовках группы дел может использоваться какой-либо обобщенный термин, например, "территориальный орган", "подведомственные учреждения", означающий, что данный вид документа формируется во всех органах системы (организации, объединения) и их филиалах. Например: "Документы проверок территориального органа (подведомственного учреждения) вышестоящей организацией (акты, справки, предложения и др.)", "Акты приема-передачи дел при смене руководителя территориального органа (подведомственного учреждения)" и др. Когда возможно установить название конкретного органа или должностного лица, указывается конкретный автор. Например: "Приказы Генерального директора ООО "Гелиос" по личному составу" Румынина Л.А. Делопроизводство. - М.: Фора, 2007. - С. 204..

По одному заголовку дела примерной номенклатуры дел может быть предусмотрено несколько заголовков дел в конкретной номенклатуре дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в индивидуальную номенклатуру дел как один заголовок.

Заголовки дел по вопросам, которые ведутся в течение нескольких лет, являются переходящими. Их рекомендуется вносить в индивидуальную номенклатуру дел каждого года под одним и тем же индексом до решения вопроса и окончания по нему делопроизводства.

Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее в обращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.

Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типового перечня, который необходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах дел является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом.

Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание "Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00".

Для обеспечения единства определения сроков хранения дел при разработке примерных номенклатур дел рекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения.

При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными номенклатурами.

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности организации Альбрехт Б. В. Методика и организация составления индивидуальной номенклатуры дел юридического лица // Секретарское дело. - 2004. - № 10. - С. 9. .

Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются также сроки "до минования надобности" (ДМН) и "до замены новыми". Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копии документов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года. Срок "до замены новыми" обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретной организации правоустанавливающий характер.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка "ЭПК", которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

В примерных номенклатурах дел отметка "ЭПК" делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории дел, содержащих отметку "ЭПК" перед их включением в номенклатуру с целью возможного переформирования дел и установления конкретных сроков хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Отметку "ЭПК" в примерных номенклатурах следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

Закрепленная отметка "ЭПК" переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.

Сроки хранения дел, устанавливаются в примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы, связанных между собой соподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следует согласовать эти изменения с архивом.

2.2 Оформление и применение примерной номенклатуры дел

При оформлении примерной номенклатуры дел нужно помнить, что ее форма должна соответствовать формам конкретных индивидуальных номенклатур организаций, на которые она распространяется.

Гриф утверждения оформляется распорядительным документом организации и проставляется на титульном листе номенклатуры. Если объем примерной номенклатуры до 5 листов (вкл.), титульный лист к ней не составляется, а гриф утверждения размещается на первом листе номенклатуры. Гриф согласования располагается в конце номенклатуры, ниже реквизита "подпись составителя".

Примерная номенклатура дел, как мы уже отмечали выше, служит методическим пособием для организаций, на которые распространяются ее положения и в которых на ее основе разрабатываются индивидуальные номенклатуры дел Альбрехт Б. В. Методика и организация составления индивидуальной номенклатуры дел юридического лица // Секретарское дело. - 2004. - № 10. - С. 9..

Каким же образом осуществляется применение примерной номенклатуры дел?

В номенклатуру дел организации из примерной номенклатуры переносятся предусмотренные ею заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации с учетом ее специфики, а также сроков хранения.

При этом индивидуальная номенклатура дел должна включать все документы, образующиеся в деятельности организации (в том числе и не предусмотренные примерной номенклатурой дел, например, документы, отражающие особенности работы отдельной организации, не свойственные другим аналогичным организациям). Вместе с тем, не следует переносить из примерной номенклатуры дел в индивидуальную дела, которые в этой организации не образуются.

Индивидуальная номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Графы индивидуальной номенклатуры дел в организациях заполняются, основываясь на указаниях примерной номенклатуры дел, но с учетом своей специфики.

Так, при составлении заголовков конкретных номенклатур на основе примерной необходимо учитывать следующее.

1. Большинство заголовков дел примерной номенклатуры переносится в конкретную с уточнениями (например, с указанием наименований конкретных организаций, временного периода, документы за который будут входить в дело).

2. В заголовках дел с термином "документы" в конкретной номенклатуре указываются те виды документов, которые характерны для данной организации.

3. По одному заголовку дела примерной номенклатуры могут быть предусмотрены несколько дел в конкретной номенклатуре (с более подробными заголовками).

4. Несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело. 5. В конкретную номенклатуру не включаются дела, предусмотренные примерной номенклатурой, если в деятельности данного учреждения не образуется соответствующей документации Альбрехт Б. В. Составление номенклатуры дел в организациях // Отечественные архивы. - 1999. - № 1. - С. 91. .

...