Методика составления номенклатуры дел учреждения

Нужно помнить также, что в конкретной номенклатуре, в отличие от примерной, имеется графа (3), в которой против каждого заголовка дела, по завершению его делопроизводством, проставляется количество частей, томов. Эта графа заполняется по окончании календарного года. Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в индивидуальную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима учреждению в его практической работе. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения их определяются в соответствии с действующими ведомственными или типовыми перечнями, либо путем оценки документов специалистами и Экспертной комиссией (ЭК) организации, исходя из научной и практической ценности документов, по согласованию с ЭПК архивных учреждений.

Записи, изложенные в графе "Примечания" примерной номенклатуры, в индивидуальную не переносятся (за исключением уточнений к срокам хранения дел), однако используются при ее составлении. В течение всего срока действия номенклатуры в этой графе проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. При включении в номенклатуру дел электронных документов в графе "Примечания" делается отметка "ЭД" (без кавычек).

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то для них, даже, если они не предусмотрены в примерной номенклатуре дел, заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в индивидуальную номенклатуру дел.

По окончании делопроизводственного года в конце индивидуальной номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения, а также дел, переходящих на следующий год.

2.3 Методика составления индивидуальной номенклатуры дел

Индивидуальная номенклатура дел - систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в конкретной организации или учреждении в определенный делопроизводственный год.

Приступая к разработке номенклатуры, необходимо изучить положение или устав об организации и ее структурных подразделениях, штатное расписание или структуру организации, планы и отчеты о ее работе, номенклатуры дел за предшествующие годы (если составлялись), а также виды, состав и содержание всех документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации.

Наибольшие трудности возникают при составлении номенклатуры дел впервые в недавно образованной организации с еще не полностью установившимися задачами, функциями, несложившимся составом документов. Безусловно, что в первый год деятельности организации пытаться сделать номенклатуру очень сложно и нецелесообразно. В этом случае разработку необходимо начинать со структурных подразделений или участков работы с традиционными функциями, имеющих отработанный состав документов: кадры, бухгалтерия и так далее. К непосредственному составлению номенклатуры дел структурных подразделений целесообразно приступать через определенное время после начала деятельности организации (примерно через полгода) Румынина Л.А. Делопроизводство. - М.: Фора, 2007. - С. 209..

На наш взгляд, данную работу необходимо начинать с издания соответствующего распорядительного документа руководителя организации о разработке номенклатуры дел. В этом документе должны быть указаны конкретные сроки представления в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) и архив каждым структурным подразделением всех списков первичных документов, которые могут образовываться в зависимости от специфики его деятельности в следующем делопроизводственном году. Также в приказе должны быть указаны ответственные за исполнение и достоверность представленной информации, а также сроки представления проекта сводной номенклатуры дел организации на рассмотрение экспертной комиссии и утверждение руководителя. Если организация имеет большое количество структурных подразделений, к приказу можно приложить график сдачи проектов номенклатур дел и документов в них образующихся с целью их системного рассмотрения.

Ответственность за составление сводной номенклатуры дел возлагается на руководителя службы документационного обеспечения управления (канцелярию, общий отдел и т. д.). Руководитель архивной службы организации (заведующий архивом, ответственный за архив) оказывает службе ДОУ необходимую методическую и практическую помощь в проведении этой работы.

Следует обратить внимание, что для большинства вновь созданных организаций, особенно негосударственных, характерна нестабильность структуры или ее частые изменения, поэтому возможно построение номенклатуры не по структурному, а по функциональному принципу. Это удобно в основном для небольших организаций. Также при составлении номенклатуры дел необходимо иметь в виду, что во многих организациях сложилась практика, когда руководители и специалисты держат у себя и не передают в канцелярию ряд важных документов (уставные, протокольные). Это необходимо учитывать при выявлении документов Румынина Л.А. Делопроизводство. - М.: Фора, 2007. - С. 210..

В последнее время широкое распространение получают электронные документы, а также базы и банки данных. Они стали неотъемлемой частью документооборота всех организаций и их информационных ресурсов. Однако во многих случаях документная информация на электронных носителях не считается документом и не учитывается в номенклатуре дел, что приводит к неполному учету действительного документооборота в организациях. При составлении номенклатуры дел следует иметь в виду, что вся документная информация, образовавшаяся в деятельности организации независимо от формы ее носителя, должна быть учтена. Документы или документальные комплексы, созданные электронным способом и не переведенные на бумажную основу, следует включать в соответствующий раздел номенклатуры дел, а в графе «Примечание» делается специальная отметка (например: ведется в электронной форме, на бумажный носитель не переносится). Эта отметка должна относиться, как правило, только к оперативной документации, или документация может вестись в электронной форме в текущем делопроизводстве, но при сдаче в архив в обязательном порядке переводится на бумажную основу. Это относится к видам документации, которые должны в обязательном порядке вестись на бумажном носителе, со всеми реквизитами, подтверждающими их легитимность. Это - уставная, распорядительная, нормативная, документы по личному составу. Учитывая, что базы данных не являются документами в традиционном понимании и не подлежат установленной для обычных документов классификации в номенклатуре дел, целесообразно для них иметь отдельный перечень.

Основную ценность номенклатуры дел как справочника представляют заголовки дел, прежде всего, точность и полнота отражения в них всех функций организации. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел, которые отражают все документируемые направления деятельности организации. Заголовки дел должны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Особое значение имеет проблема установления сроков хранения документов в номенклатуре дел, прежде всего, современных хозяйственных и экономических структур. В данных случаях нужно иметь в виду: если данные документы, отражающие новые виды деятельности, не имеют аналогов в действующих перечнях, нельзя устанавливать им срок хранения по формальному совпадению названия документа, имеющегося, скажем, в типовом перечне. Необходимо обратиться к мнению экспертов, зафиксированному в решении экспертной комиссии организации. Хочется отметить, что в современных условиях роль экспертной комиссии, ее ответственность за определение сроков хранения документов значительно возросла, и ее задача отнюдь не является формальной. При установлении сроков хранения документов необходимо учитывать, что в отдельных случаях их следует дополнять примечаниями типа: «после завершения ревизии», «после окончания срока действия ревизии». Эти примечания играют важную роль, особенно для финансовой и бухгалтерской документации. Отдельно уточним, что сроки хранения документов по личному составу (75 лет) начинают отсчитываться только после увольнения работника из организации.

Номенклатура дел имеет строго унифицированную форму и пять обязательных граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения, примечание.

Сводная номенклатура дел печатается не менее чем в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в раздел службы документационного обеспечения управления; второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра; третий применяется в работе архива организации для осуществления контроля за формированием дел в делопроизводстве организации, учета дел и так далее; четвертый остается в архивном учреждении, с которым номенклатура дел была согласована (это для организаций источников-комплектования). Первый (титульный) лист номенклатуры печатается на бланке организации. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, рассматривается экспертной комиссией организации, затем согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного органа, если организация является его источником комплектования, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования при организации работы с документами.

Заключение

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является важнейшим элементом делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. Без нее невозможно получить оперативную информацию, содержащуюся в документах.

Номенклатура дел предназначена для: классификации документов; порядка формирования дел в делопроизводстве; учета дел; группировки исполненных документов в дела; систематизации дел; индексации дел; фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов и т.д.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные, конкретные (индивидуальные).

Типовые номенклатуры определяют типовой состав и сроки хранения дел для организаций определенной категории или системы.

Примерные номенклатуры устанавливают примерный состав дел для тех организаций, на которые они распространяются. Этот вид номенклатуры имеет рекомендательный характер.

Разработку номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного за архив).

Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или ранее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности.

Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

Как правило, номенклатура содержит в себе пять граф: индекс дела; заголовок дела (тома, части); количество дел (томов, частей); срок хранения дела (тома, части) и номера статей по "Перечню"; примечание.

Список литературы

1. Собрание законодательства Российской Федерации. 1994-2006. - М.: Цетрполиграф, 2007.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., 2003

4. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2001.

6. Альбрехт Б. В. Составление номенклатуры дел в организациях // Отечественные архивы. - 1999. - № 1. - С. 89-91.

7. Альбрехт Б. В. Методика и организация составления индивидуальной номенклатуры дел юридического лица // Секретарское дело. - 2004. - № 10. - С. 5-9.

8. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С. 40 - 48.

9. Белова Н.Н. Делопроизводство. - М.: Норма, 2006.

10. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007

11. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

12. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / Под ред. К.Н.Гусева. - М.: Норма, 2007.

13. Кошелева Е. А. Составление номенклатуры дел // Секретарь-референт. - 2004. - № 1. - С. 46-48.

14. Кузнецова Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации // Делопроизводство. - 2007. - №1. - С.3-7.

15. Кузнецов С.Л. Новый стандарт в области ДОУ // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С.35 - 39.

16. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М.: Издательство стандартов, 2004.

17. Организация работы с документами / Под ред. Кудряева В.А. - М.: Инфра-М, 2006.

18. Рогожин М.Н. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб.: Питер, 2007.

19. Румынина Л.А. Делопроизводство. - М.: Фора, 2007.

20. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, 1994.

21. Юшкина Т.В. Делопроизводство. - М.: Флинта, 2007.

Приложение 1

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

Наименование

___________№ _______должности руководителя

на ______________годорганизации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Наименование должности руководителя Расшифровка

службы делопроизводстваПодписьподписи

Дата

Виза заведующего архивом

(лица, ответственного за архив)

ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)Протокол ЭПК архивного

учреждения

от _______ № ______от №

Формат А4 (210х297мм)

Размещено на Allbest.ru