Роль коммуникации в информационном обеспечении организации

2.3 Рекомендации по повышению эффективности коммуникаций

Можно сформулировать следующие рекомендации по организации и повышению эффективности коммуникаций на данном предприятии, в зависимости от статуса.

Для руководителя:

1. Следует использовать для творческой работы утренние часы и «время без телефона».

2. Следует максимально делегировать своим сотрудникам рутинную работу, причем не только задания и права, но и связанную с ними ответственность. Только передав ответственность, можно быть спокойным за то, что работа будет выполнена.

Не следует допускать «обратного делегирования» от подчиненных, не надо стараться вступать в детальное обсуждение с сотрудниками, которым уже переданы права и ответственность.

3. Следует иметь прямые источники информации (от первоисточников): данные, проходящие много этапов, как правило, неполны, неточны или устарели.

4. Постоянно открытые двери стимулируют сотрудников к встречам без особой надобности. Следует установить время посещений и можно будет увидеть, насколько быстрее будут решаться поставленные задачи. Принимать посетителей без вызова необходимо лишь по вашим вопросам и в порядке исключения.

5). Не следует забывать, что чрезмерное увлечение совещаниями ведет к значительным потерям времени.

6) Не читать ненужную информацию, но полезную записывать на карточку и переносить в память компьютера.

Для руководителей среднего звена:

организация текущего «ежедневного» планирование на завтра;

ежедневный отчет перед руководством (сдача информации);

ежедневные встречи с сотрудниками и руководителями Компании.

Общие технические рекомендации:

Необходимо организовать общую диспетчерскую службу предприятия, которая была бы оснащена следующими видами технических и организационных средств:

административно-производственная связь (селектор);

радиосвязь (радиотелефон);

административно-производственная сигнализация (производственная, вызывная);

средства отображения процессов производства и управления (1 диспетчерский щит);

диспетчерские пульты;

локальная компьютерная сеть;

система АСУП на базе продуктов компании 1С.

Заключение

Итак, с развитием представлений о методах создания наиболее эффективных организационных структур, где поставленные цели достигаются с наименьшими затратами, менялись и понятия о коммуникациях и необходимости их исследования - от почти полного игнорирования коммуникационных проблем к пониманию значимости их совершенствования для любой сложной организации и пониманию того, что надежные коммуникации - залог успеха всей организации.

Процесс коммуникации - это обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечивание понимания передаваемой и получаемой информации. Выделяют следующие виды коммуникаций: формальные (определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов). Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения; формальные коммуникации; вертикальные коммуникации: сверху вниз и снизу вверх; горизонтальные коммуникации - обмен информацией между различными отделами для согласования действий; межличностные коммуникации.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. В качестве субъектов коммуникационного процесса могут выступать как отдельные личности, группы, так и целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер.

Характер обмена информацией между людьми определяется тем, что посредством системы знаков партнеры могут повлиять друг на друга. Обмен информацией обязательно предполагает воздействие на партнера. Коммуникативное влияние, которое при этом возникает, - это психологическое воздействие одного участника на другого с целью изменения его поведения. Эффективность коммуникации измеряется именно тем, насколько удалось это воздействие.

Коммуникационная сеть организации включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Коммуникационная сеть организации состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации.

Глоссарий

Авторитет - установленное и узаконенное право руководить действиями и поведением других людей.

Блок управления - часть системы управления организацией, включающая в себя нормы, цели и эталоны контролируемых параметров, а также сравнение их с реальными значениями этих параметров.

Бюрократия - социальная структура, состоящая из ряда официальных лиц, членов общества, профессионально занимающихся управлением, которые образуют иерархию и различаются формальными правами и обязанностями, определяющими их действия и ответственность.

Делегирование - передача руководителем части своих функций и полномочий руководителям более низкого уровня управления или лидерам в группах организации.

Каналы управления - коммуникационные каналы, но которым к руководителю поступают сведения о состоянии контролируемого параметра и передаются управленческие решения.

Культура корпоративная (в организации) - субкультура, разделяемая членами одной достаточно однородной (в профессиональном или статусном отношениях) группы. При этом возникает чувство идентичности по отношению к представителям данной культуры, общность идей, взглядов и верований, характеризующихся понятием «корпоративный дух».

Мотив - внутреннее побуждение, импульс или намерение, которые заставляют человека делать что-либо или поступать определенным образом.

Организация - социальная группа, ориентированная на достижение взаимосвязанных специфических целей и на формирование высокоформализованных структур на основе разделения труда.

Персонал организации - работники, составляющие структуру организации согласно имеющимся статусам и ролям, осознающие членство в организации, подчиняющиеся нормам организационной культуры и выполняющие необходимые функции в соответствии с разделением труда.

Управление - процесс, представляющий собой совокупность действий особого органа организации, направленных на изменение существующего состояния организации или ее части в направлении достижения целей и баланса организации с внешней средой.

Функция - вклад некоторой структурной единицы в деятельность социальной системы для достижения целей этой системы.

Список используемой литературы

1. Аверченко Л.К. Психология управления. Курс лекций. - Новосибирск, 2001. 184с.

2. Акулов В.Б., Рудаков М.Н. Теория организации. Учебное пособие. - М.: Академия, 2004. 266с.

3. Алиев В.Г. Организационное поведение. - М.: Владос, 2004. 312с.

4. Андреев А.А. Управление персоналом организации. - М.: Диалог-наука, 2005. 291с.

5. Беляцкий Н.П., Велесько С.Е., Ройш П. Управление персоналом. - Мн.: Экоперспектива, 2000. 244с.

6. Герчикова И.М. Менеджмент: Учебник. - М.: ЮНИТИ, 2005. 556с.

7. Говорова Н.А. Менеджмент и его аспекты. - М.: Логос, 2000. 118с.

8. Джордж Дж. М. Организационное поведение. - М.: Дашков и Ко, 2003. 464с.

9. Драккер П.Ф. Управление, нацеленное на результат / Пер. с англ. - СПб.: Технолог. Школа бизнеса, 2002. 382с.

10. Кнорринг В.И. Искусство управления. - М.: БЕК, 2005. 382с.

11. Кабаченко Т.С. Психология управления. - М.: РПА, 2002. 464с.

12. Кохно П. А. и др. Менеджмент. - М.: Финансы и статистика, 2003. 188с.

13. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель. М.: Дашков и Ко, 2003. 208с.

14. Кузнецов Ю.В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. - СПб.: ОЛБИС, 2002. 461с.

15. Лебедев О.Т., Каньковская А.Р. Основы менеджмента. - СПб.: НДМиМ, 2001. 340с.

16. Мильнер Б.З. Теория организаций. - М.: Инфра-М, 2001. - 382с.

17. Панасюк А. Ю. Управленческое общение. - М.: Алгон, 2000. 244с.

18. Понин С.С. Теория организации. - М.: МГУ, 2006. 228с.

19. Радугин А. А., Радугин К. А. Введение в менеджмент: социология организаций и управления. - Воронеж, 1995. 434с.

20. Редин В.С. Теория организации. - М.: Академия, 2007. 564с.

21. Румянцева 3. П., Саломатин Н. А. и др. Менеджмент организации. - М: ИНФРА-М, 2002. 366с.

22. Секреты умелого руководителя / Пер. с англ. - М., 2001. 478с.

23. Симоненко В. Д. Основы менеджмента: Краткий курс лекций. - Брянск: БГПУ, 1997. 176с.

24. Тихонравов Ю. В. и др. Теория управления. - М.: Вестник, 2004. 276с.

25. Управление организацией / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П.Румянцевой, Н.А.Саломатина. - М.: Инфра-М, 1999. 668с.

26. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я.Кабанова. - М.: ИНФРА-М, 1998. 638с.

27. Уткин Э. А. Курс менеджмента. - М-: Зеркало, 1998. 431с.

28. Филин А.А. Управление персоналом организации. - М.: Логос, 2004. 602с.

29. Фролов С.С. Социология организации. - М.: Флинта, 2004. - 416с.

30. Шепель В.М. Настольная книга бизнесмена и менеджера. - М.: Финансы и статистика, 2005. 432с.

31. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. - М.: Высшая школа, 2002. 388с.

Приложение 1

Сравнение роли коммуникаций в организациях в различных научных концепциях

Приложение 2

Анкета

Анонимность гарантируется

Данное исследование направлено на изучение особенностей коммуникаций внутри вашего предприятия.

При ответе на каждый вопрос отметьте, пожалуйста, только одну букву (а, б, в, г, д)

Заранее спасибо!

1) Какова степень доверия подчиненных руководству Вашей организации?

а) очень низкая: б) весьма невысокая; в) затрудняюсь ответить; г) достаточно высокая; д) очень высокая;

2) Как часто руководители Вашей организации выявляют и используют разумные идеи своих подчиненных?

а) всегда, или почти всегда; б) иногда; в) трудно сказать, г) крайне редко; д) практически никогда;

3) какова степень кооперации в отношении с коллегами?

а) крайне низкая; б) довольно низкая; в) трудно оказать; г) довольно высокая; д) очень высокая;

4) Оцените, пожалуйста, степень информированности рядовых работников о делах Вашей организации (включая деятельность ее высшего руководства)

а) очень низкая; б) низкая; в) трудно скатать; г) средняя; д) высокая или очень высокая;

5) Насколько, на Ваш взгляд, точна информация, получаемая руководством организации "снизу"?

а) полностью точна; б) достаточно точна; в) затрудняюсь ответить; г) обычно не совсем точна; д) совсем неточна.

6) Насколько точна и полна информация, получаемая рядовыми работниками и низовыми звеньями управления "сверху"?

а) работники информируются лишь о том, что угодно начальству; б) такая информация является полной и объективной далеко ни всегда: в) трудно сказать; г) обычно достаточно полна и точна, хотя бывают и исключении; д) всегда полна и объективна;

7) Насколько хорошо в Вашей организации руководители знакомы с проблемами своих подчиненных?

а) очень хорошо; б) достаточно хорошо; в) затрудняюсь ответить; г) знакомы лишь выборочно; д) очень плохо, руководство "оторвано" от жизнедеятельности рядовых работников;

8) Вовлечены ли подчиненные в процесс принятия относящихся к их работе решений?

а) нет б) незначительно в) трудно сказать г) в определенной мере д) да

9) Каково "качество" (правильность) принимаемых руководством организации решений с точки зрения создания условий для саморазвития и самореализации личности каждого работника?

а) крайне низкое; б) весьма невысокое: и) затрудняют, лттетитц г) довольно среднее; д) высокое либо очень высокое;

10) Ваша позиция в иерархии управления предприятием;

1) высший или средний уровень управления (от гендиректора до начальников служб и цехов включительно): 2) низовой уровень (включая мастеров, начальников участков и т. п.); 3) непосредственный исполнитель (рабочий, служащий и т.д.)

Благодарим за ответы!

Размещено на Allbest.ru