Особенности внутренней среды организации на примере ООО "ТД Товарищ"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Организации стары, как мир. Еще в глубокой древности у человечества возникала необходимость в создании масштабных сооружений, решении сложных задач, что требовало привлечения большого числа исполнителей. Для координации их деятельности создавались крупные организации, которым было необходимо управление.

Для удовлетворения многообразных потребностей общества создавались различные организации. Одна из первых организаций, созданных человеком, - государство. Оно было и остается в настоящее время самой могущественной организацией. Естественно, что именно потребности государства оказывали существенное влияние на развитие управления.

Для современной экономики характерно функционирование большого числа крупнейших организаций, оказывающих мощное воздействие на жизнь общества. Среди коммерческих это транснациональные корпорации, которые по своим основным характеристикам (обороту, ресурсам, инвестициям в проведение научных исследований и т.д.) сопоставимы с целыми государствами. Среди некоммерческих, т.е. не ориентированных на достижение прибыли, наиболее мощной организацией было и остается государство. Значительным потенциалом и влиянием обладают также церковь, профсоюзы, фонды, международные организации.

Сформировался огромный корпус профессионалов-управленцев, особенно среднего звена. Произошло не только четкое выделение управленческой деятельности и лиц, профессионально занимающихся ею, но и дифференциация этой деятельности и самих управленцев.

Совершенствование управления организацией, в частности, повышение уровня управлемости внутренней средой организации, становится решающим фактором общественного прогресса.

Качественные преобразования внутри самих организациях (их структуре, масштабах, технологии), а также изменение их взаимосвязей с внешней средой обусловили острую потребность в формировании концепции управления внутренней средой организации.

Таким образом, разработка механизмов эффективного управления внутренней средой предприятия является особенно важной в настоящее время, поэтому с принципами и процессами, протекающими во внутренней среде организации должны быть знакомы все менеджеры, вне зависимости от занимаемых должностей и выполняемых функций. Только в этом случае организация будет функционировать и развиваться как единое, целостное образование.

Важность и актуальность рассматриваемой проблемы, ее недостаточная теоретическая разработанность определили выбор нами темы исследования: «Особенности внутренней среды организации».

Объект исследования - управление предприятием.

Предмет исследования - структура внутренней среды организации.

Цель исследования состоит в характеристике важнейших особенностей внутренней среды организации (на примере ООО «ТД Товарищ»).

В соответствии с поставленной целью и выдвинутыми темой и проблемой исследования, нами определены следующие задачи данной работы:

1) уточнить содержание понятия «организация», выявить ее сущность;

2) дать развернутую характеристику внутренней среды организации;

3) рассмотреть степень и характер взаимосвязи внутренних переменных организации;

4) охарактеризовать внутреннюю среду организации на примере ООО «ТД Товарищ».

1. Современная организация и ее внутренняя среда

1.1 Понятие и сущность организации

Применение термина «организация» в современной науке и практике настолько же обыденно, насколько и многообразно. Он используется в оборотах, отражающих и раскрывающих самые разнообразные области жизни. Собственно все, что окружает людей, или то, что можно себе представить, так или иначе рассматривается с позиций организации. Между тем в понимании термина «организация» можно выделить ряд самостоятельных и наиболее часто встречающихся определений, отражающих достаточно широкий спектр общепринятых представлений и применений.

В каждодневном бытовом употреблении под организацией, прежде и чаще всего, понимается официальное учреждение или общественная структура (предприятие, компания, институт, орган власти, представительство и т. д.), то есть реально существующая, целенаправленно функционирующая социальная система.

Выбор и употребление этого понимания термина «организация» направлено на определение и представление внутреннего строения, структуры, функционально-процедурного разделения, распределения, специализации и взаимодействия составляющих данной системы.

С другой стороны, организация представляется самым распространенным видом целенаправленной деятельности человека, необходимо обеспечивающим, в той или иной степени, эффективное решение любой стоящей перед ним задачи. Все, что осуществляется человеком, так или иначе организуется им или другими субъектами в отношении него. В этом смысле организация представляет собой определенным образом планируемый и осуществляемый человеком целенаправленный интеллектуально-материальный процесс установления соотношений, связей, зависимостей, построения форм и процедур.

Именно установление количественных, качественных, временных, пространственных и других связей между отдельными составляющими и представляет собой сущность организации как процесса. Понятно, что основным субъектом определения и установления таких связей, в соответствии с конкретными представлениями о необходимом порядке, становится человек, привносящий в них свое субъективное, интеллектуальное начало.

Но ведь объективно сложившееся и существовавшее до появления человека мироздание также организовано определенным образом, что в том или ином виде разделяется сторонниками как материалистического, так и идеалистического мировоззрений. Более того, именно эта организация как реальный или представляемый процесс происхождения, становления и развития мира и как сформировавшаяся в результате его система мироздания, исторически являются объектом исследования естественных наук.

В процессе поиска, накопления, построения и применения системы научных знаний человек целенаправленно исследует организацию того, что было создано без его участия и помимо его воли. Он определяет и изучает внешние формы, структуры, свойства объектов окружающего мира с позиций выяснения, формализации и классификации их организации, вне зависимости от исповедуемого мировоззрения. Природа мироздания в том или ином представлении первоначально также является продуктом объективного процесса естественного развития и закрепляет собой сложившуюся организацию.

Уже такой, достаточно поверхностный, первичный анализ приводит нас к выводу о том, что исключительно широкое и разнообразное восприятие, понимание и применение термина «организация» отражает явления и события. Они могут представлять собой как процесс, так и систему, иметь субъективную, объективную и смешанную природу, проявляться в материальных, интеллектуальных и смешанных формах.

Комплексное представление всех возможных проявлений сочетаний и взаимосвязей этих противоположных начал наиболее полно и всесторонне отражает реальное мироздание. Это естественно, поскольку оно в его сегодняшнем виде восприняло как объективные последствия естественной эволюции, отбора и закрепления наиболее развитых и устойчивых форм различных организаций и их составляющих, так и непосредственные результаты целенаправленных и случайных воздействий человека на окружающий мир.

Действительно, большинство объективных, материальных по своей природе происхождения, систем в процессе жизнедеятельности человека в той или иной степени реально воспринимают его субъективное воздействие. Некоторые, на первый взгляд объективные, материальные системы в действительности были случайно выделены, использованы, целенаправленно организованы человеком или сложились при его непосредственном участии в реально осуществлявшихся природных процессах и условиях, что отражает двойственную природу их происхождения.

С одной стороны, это раскрывает определяющее влияние объективной организации на цели, средства и формы того, что разрабатывает и пытается осуществить человек. В непонимании или игнорировании этого положения кроется большинство противоречий функционирования и развития современного мира - использования возобновляемых природных ресурсов и просчетов в деятельности человека, последствия которой далеко не всегда можно адекватно оценить и соответствующим образом учесть или компенсировать. Такое понимание окружающего еще раз подчеркивает стратегически важное, всеобщее значение исследования единых организационных начал и применения этих знаний в самых разнообразных, практически во всех, сферах деятельности человека.

Вместе с тем человек далеко не всесилен, его возможности, а значит средства и, самое главное, цели функционирования и развития, ограничены условиями объективной организации. Природа всех социальных процессов и систем изначально носит двойственный объективно-субъективный характер. Основным элементом и главным организатором этих процессов и систем является человек, а цель их формирования, функционирования и развития -- комплексное и эффективное решение стоящих перед человечеством задач. Это обусловливает особое значение комплексного исследования всего спектра проявлений организации и применения полученных знаний в формировании, функционировании, развитии и управлении социальными процессами и системами.

Любые знания человечества сами по себе, а значит и процесс их получения, накопления, систематизации, анализа и т. д., изначально имеют интеллектуальную природу, то есть представляют собой форму проявления моделей интеллектуальной организации. Наблюдения и впечатления индивидуума, их накопление и систематизация формируют его представление о происходящем как взаимосвязь и зависимость определенных составляющих знания.

Более того, посредством интеллектуальной организации человек воспринимает происходящее, постигает его сущность и сравнивает самые разнообразные явления и события. Именно сравнение и постоянно осуществляемый индивидуумом на его основе анализ происходящего являются основным источником формирования его отношения к окружающему миру, выбора позиции, разработки и реализации той или иной модели поведения. Причем здесь такие способности интеллектуальной организации индивидуума, как быстрота и адекватность понимания происходящего, выбор и осуществление необходимой программы реагирования на него, порой вообще определяют потенциал самосохранения индивида.

Наконец, вся планируемая индивидуумом целенаправленная деятельность и, собственно, цель его функционирования и развития представляются определенной моделью интеллектуальной организации. Именно в этом проявлении значение организации как структурно-методической основы получения, отражения и применения знаний о принципах, формах и способах построения и представления процесса целенаправленного функционирования в любой области знаний и сфере деятельности раскрывается наиболее полно и убедительно.

1.2 Характеристика внутренней среды организации

Представление об организации как о системе, состоящей из управляющей и управляемой подсистем, или из объекта и субъекта управления, связанных между собой определенного рода информацией является наиболее общим и простым. В современных теориях организации нет единого общепринятого метода анализа внутреннего построения организации: сколько авторов, столько и мнений. Но объединяющей чертой исследований последних лет является предпосылка, что единственный разумный способ изучения организации состоит в том, чтобы изучать ее как систему, и что изучение системы должно опираться на метод анализа, включающий в себя одновременные изменения взаимозависимых переменных.

Внутренняя среда организации определяется как органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура.

В переводном учебнике американских авторов М. Мескона и др. "Основы менеджмента" организация представляет собой открытую систему, целостность, состоящую из следующих внутренних переменных: цели, структура, задачи, технология и люди.

Все внутренние переменные, как и организация в целом, - следствие реализации ранее принятых решений. Однако в конкретный момент не все переменные полностью контролируются. В этом плане внутренние переменные могут быть разделены на: а) в основном контролируемые (регулируемые) и б) в основном неконтролируемые, но которые необходимо учитывать. Классическим примером здесь является монотонная работа при использовании конвейерных технологий.

Цели. Организация рассматривается как многоцелевая система. Вместе с тем в ряде случаев целесообразно формулировать и общую генеральную цель организации, которая определяет ее главную задачу на определенном этапе функционирования. Генеральная цель (иногда ее обозначают как миссию) предопределяет ее назначение. Наряду с генеральной целью как производная от нее формулируется многоступенчатая система целей, определяющая характер деятельности основных функциональных блоков и подразделений в организации. Система целей имеет структуру связного незамкнутого графа, не имеющего циклов (дерево целей).

Каждый уровень дерева целей может быть сопоставлен с соответствующим уровнем управления в организации. Однако не следует считать, что дерево целей автоматически определяет состав и подчиненность подразделений и руководящих должностей в аппарате управления, хотя выделение подразделений должно происходить исходя из однородности целей, которые перед ними ставятся. При этом наряду с целями статус подразделений и его руководителя определяется объемом деятельности, который необходим для достижения цели, степенью сложности и важности вытекающих из ней задач и другими факторами. Для построения и функционирования организации важное значение имеет формулировка совокупности главных целей. Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, процессов и подпроцессов. И в зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные действия и процессы могут занимать в ней ведущее место. Некоторые процессы, осуществляемые в широком масштабе в одних организациях, в других могут либо отсутствовать, либо осуществляться в небольших размерах. И в зависимости от этого, а также от специфических задач и конкретной ситуации, сложившейся на определенных стадиях функционирования, формируются цели организации. Так, применительно к современному машиностроительному предприятию, как организации, можно было бы выделить следующие главные цели - научно-технические, производственные, экономические и социальные.

Формулирование этих целей позволяет выделить соответствующие крупные блоки управления. Главные цели служат основой для конкретизации целей следующих уровней, по которым организация структурируется более подробно. При этом цели подразделений внутри одной организации могут сильно различаться. Из-за этих различий в целях руководство должно прилагать усилия по их согласованию, координации.

Основным направляющим моментом при этом следует считать приоритет общих целей организации. Цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

Система целей на сегодня рассматривается в качестве одного из основных инструментов рационального построения структур с помощью различных методов, выработанных теорией и практикой управления.

Достижение целей осуществляется в системе ограничений. Могут быть выделены внутренние ограничения организации, связанные в первую очередь с ее ресурсами, и внешние. Внешние ограничения будут рассмотрены при характеристике внешней среды организации. Общий процесс достижения целей организации может быть представлен в виде ряда этапов.

1. Руководство организации:

- разрабатывает цели организации;

- определяет цели подразделений организации;

- сообщает эту систему целей подразделениям.

2. Руководство подразделений:

- конкретизирует цели подразделений;

- сообщает цели и ставит задачи перед конкретными работниками - членами коллектива.

3. Члены коллектива:

- соотносят свои цели и цели организации и подразделений;

- соотносят свои цели и цели других членов коллектива;

- действуют.

4. Руководство подразделений и организации в целом оценивает результаты деятельности членов коллектива в соответствии с целями организации. Полученная информация используется при обосновании целей следующего периода.

Цели организации образуют сложную систему и могут быть классифицированы по ряду критериев (табл. 1.1).

Таблица 1.1. Система целей организации

Критерий классификации	Цель
1. Характер организации: коммерческая некоммерческая (государственные органы, больницы и т.д.)	Получение прибыли, доля рынка, объем продаж Снижение затрат, увеличение числа получателей услуг
2. Уровень организации: организация как единая система подразделение отдельные группы	Цели организации Цели подразделений Цели групп
3. Характер сферы деятельности: Производство маркетинг финансы	Повышение производительности, качества, освоение новых моделей Анализ рынков, продвижения товаров Рентабельность

Структура. Перед любой организацией стоит задача формирования и развития структуры управления как средства целенаправленной координации усилий всех элементов, образующих эту организацию. Структура управления должна устанавливать четкую взаимосвязь различных видов деятельности внутри организации, подчинив их достижению определенных целей. Конечным результатом организационной системы является повышение эффективности производства. Простая сумма машин, сырья и людей - это еще не организация. Предприятие может увеличить свою производительность, лишь улучшая способы комбинирования этих ресурсов. Каждая система должна быть структурирована для эффективного функционирования. Чтобы эффективно обеспечивать достижение установленных целей, необходимо понять структуру каждой выполняемой работы, всех подразделений и организации в целом.

В большинстве организаций структура оформлена таким образом, что каждое подразделение и, в свою очередь, каждый работник специализируется на определенных областях деятельности.

Рациональное разделение труда зависит как от абсолютного объема выполняемых работ, так и от необходимого уровня знаний отдельных работников в разных областях деятельности, их квалификации. При разработке организационной структуры одним из главных является вопрос о том, в какой степени следует осуществлять разделение труда, имея в виду преимущества специализации.

Внутри организации выделяют горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда производится с помощью дифференциации функций в организации и состоит из следующих элементов:

И определение работы, т.е. сведение отдельных задач в конкретные однородные виды работ и установление связей между ними. При этом каждая работа может исполняться одним или различными лицами, занимающими определенные должности в организации:

* охват управления, т.е. определяется число подчиненных, которые отчитываются перед соответствующими руководителями;

* функционализация организации, т.е. установление набора разнообразных задач, которые должны быть выполнены для достижения целей организации;

* разделение организации на структурные части - отделы, сектора, бюро, цех, участки и другие подразделения.

Поскольку работа в организации делится на составляющие части, кто-то должен координировать, согласовывать деятельность всех частей системы посредством вертикального разделения труда, которое отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

При этом важно учесть степень обособления функций управления. Можно выделить следующие этапы обособления функций:

I. Объем управления невелик. Например, в малых организациях не имеется четко выделенной группы управляющих. Типичный пример - бригада, где бригадир выполняет управленческие обязанности как часть своей основной работы.

II. Объем управления таков, что появляется руководитель, целиком занятый управленческой деятельностью. Например, мастер уже сам физически не работает, а только управляет работой других.

III. Объем управленческих работ достигает такой величины, что появляется линейная иерархия, группой мастеров руководит управляющий мастерской.

IV. Сложность управленческой деятельности становится такой, что оказывается не под силу одному человеку, и в управлении появляется разделение труда, его работники специализируются. В управлении выделяются плановики, учетчики и т.д. V. Объем работ по специальным функциям управления такой большой и число работников, занятых специальными работами, так велико, что возникает потребность в иерархии внутри каждой специализированной группы работников. Внутри плановой службы появляются начальник, отделы и т.д.

VI. В ходе специализации от некогда единого управления обособилось так много специализированных видов деятельности, что наконец появляется руководство. Это особый, отличный от любой специализированной работы вид деятельности, задачи которого состоят в том, чтобы синтезировать, объединять все выделившиеся функции, координировать их деятельность.

Объективная ограниченность возможностей любого руководителя делает важной иерархическую организацию. Руководитель может уменьшать свою рабочую нагрузку, делегируя на стоящий ниже уровень, однако одновременно возрастает нагрузка, имеющая характер контроля выполнения работ. Потребность в следующем уровне иерархии появляется при повышении объема работ по контролю над возможностями руководителя. Число лиц, подчиненных одному руководителю, обычно именуется "сферой контроля" или "сферой управления", или "масштаб управляемости", или "диапазон и сфера руководства".

Не существует общих правил, которые можно было бы использовать для определения надлежащей "сферы управления" в каждой ситуации. Это зависит от различных обстоятельств - от способности руководителя налаживать связи с подчиненными ему сотрудниками, характера выполняемых функций, территориального расположения подразделений, квалификации и опыта служащих, форм контроля и координации, от характера настроя неформальных групп и др.

Доказано, что число отношений в которых находятся люди в пределах данной сферы, больше числа подчиненных. В.Э. Грайчунас разработал следующую формулу, которая применяется для определения числа потенциальных контактов руководителя с различным числом работников, ответственных перед ним:

C= n[2n-1 +n-1]

где: n - число работников, ответственных перед руководителем; С - число потенциальных связей.

С ростом числа подчиненных быстро растет число потенциальных связей. Если предполагается увеличить "сферу управления" какого-то руководителя, следует принимать во внимание потенциальные связи, которые могут установиться у него с подчиненными.

Решение о целесообразном числе уровней в иерархии организационного управления, о количестве подчиненных у каждого руководителя - один из центральных вопросов формирования структуры управления.

Характер организационной деятельности обуславливает существование различных вариаций в иерархических уровнях и структуре в целом. Объем и характер деятельности руководителей различаются в зависимости от того, стоят ли они во главе производственного предприятия, банка, вуза или НИИ. Различия в деятельности руководителей существуют и между подразделениями одной организации. Изменение организационной деятельности во времени также может отразиться на иерархии в сфере управления.

Хотя точных и удовлетворительных количественных показателей масштаба управляемости не найдено и, видимо, не существует идеальной сферы контроля.

Итак, в современных крупных организациях, в которых имеет место разделение деятельности как по горизонтали, так и по вертикали, появляется насущная необходимость в их координации для достижения целей организации, в том числе за счет построения структуры, т.е. логических взаимоотношений уровней управления и функциональных областей деятельности.

Задачи. Задача (или нормо-работа) - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются должности, их выполнение обеспечивает достижение целей организации. Задачи организации бывают трех категорий: работа с людьми, предметами, информацией.

Работа рабочего состоит из работы с предметами, в то время как мастер работает с людьми, а, допустим, бухгалтер имеет дело в основном с информацией. Характерными чертами работы являются повторяемость данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. С этой точки зрения, современная операция, выполняемая рабочим, носит монотонный, повторяющийся характер и требует затрат времени, исчисляемого секундами. В то же время работа управленца менее монотонна, носит все более творческий характер от низшего уровня к высшему и может требовать все больших затрат времени. Наконец, имеет место все большее дробление работы на составные части, происходит дальнейшее углубление специализации труда, приводящее к снижению затрат на производство и повышению прибыли.

Технология. В узком смысле под технологией обычно понимают нечто, связанное с изобретениями, машинами. В широком смысле технология означает способ, который позволяет с помощью квалификационных навыков, оборудования, инструментов и соответствующих технических знаний преобразовывать исходные материалы в желаемый на выходе продукт.

В зарубежной литературе различают три крупных переворота в технологии: промышленную революцию, стандартизацию и механизацию, применение сборочных конвейеров.

В настоящее время все больше говорят о революции, вызванной современной информационной технологией. Различие между ней и предыдущими технологиями состояло в том, что предыдущие технологии были преобразователями энергии, продолжением действий рук и мускулов работающего человека и считались его инструментом и помощником, тогда как современная информационная технология является продолжением работы мозга человека и его партнером или даже его руководителем. Поэтому современная информационная технология считается технологией управления. Там, где труд специализирован, сложилось грубое разделение труда между теми людьми, которые заняты выполнением заданий, непосредственно связанных с выпуском продукции предприятия, и теми, кто занят координацией и управлением (контролем) деятельности других.

Промышленная революция коснулась людей, выполняющих задания первой группы - фабрично-заводских рабочих, некоторых видов канцелярских работников. Управленческая группа, включая директоров и штатных специалистов, не испытывала особого влияния до тех пор, пока не появилась информационная технология. В наше время технология, появление компьютеров, прежде всего, оказало влияние на канцелярских работников.

Использование стандартных, взаимозаменяемых компонентов в производстве стимулировало дальнейшее повышение специализации, открыв одновременно широкие возможности для применения неквалифицированного и малоквалифицированного труда. Именно стандартизация в сочетании с механизацией служит основой массового производства товаров и услуг.

Применение движущихся сборочных конвейерных линий при производстве сложной продукции способствовало резкому сокращению затрат времени на ее производство. Рабочие, занятые на этой линии, были чрезвычайно узко специализированы.

Три коренных изменения в технологии, выразившиеся в механизации, стандартизации и сборочных конвейерах, оказали глубочайшее воздействие на характер и содержание задач, на управление в целом, что в конечном счете отразилось на повышении эффективности организации.

Люди. Построение системы управления производственной организацией - это прежде всего налаживание взаимодействий и отношений людьми, выполняющими производственные и управленческие операции, необходимые для достижения поставленных перед организацией целей.

Специфика организации как социальной системы состоит в том, что на всех этапах процесса управления человек и его отношения в группе играют решающую роль. С одной стороны, процесс труда занимает центральное место при выполнении материально-производственных функций, что делает людей основным объектом управления, с другой - в деятельности руководящих работников, подготавливающих и принимающих решения, субъективно опосредствуются все реальные процессы производства и управления.

Все элементы системы управления в производственных организациях приобретают специфическую, присущую лишь социальным системам форму реализации. Прежде всего это касается формулирования целей. В социальных системах цели - это, прежде всего, отражение человеческих потребностей, которые будучи осознанными, превращаются в интересы, а затем и в установки к действию. Эти потребности и интересы находятся в непрерывном развитии. Люди творчески относятся к формированию и удовлетворению своих потребностей, непрерывно сопоставляя их с потенциальными возможностями и тенденциями материального мира, а также с той макро- и микросредой, в которой они функционируют.

Большую роль в поиске путей достижения и реализации целей играет человеческое поведение, которое является величиной переменной. Современная деятельность людей в группах, организациях - источник больших внутренних возможностей повышения производительности без каких бы то ни было специальных затрат ресурсов. И реализация этих возможностей зависит как от способностей людей выполнять возложенные на них задачи, так и от их внутренних мотивов, стимулов, заинтересованности. Поэтому предугадать "технологию" выполнения человеком своей работы можно лишь приближенно.

Люди, формально имеющие одну и ту же квалификацию и опыт, могут выполнять одни и те же работы разными способами с существенно различной производительностью. Отсюда возникает проблема правильного подбора людей, развития у них необходимых навыков, квалификации, способностей сознательности и т.п. сообразно решаемым задачам и складывающимся обстоятельствам.

Не менее важное значение имеет человек и при реализации принятых решений. Прежде чем будет выполнено определенное действие для достижения заданных целей, оно должно пройти сложные преобразования в психологии человека. Потребности человека осознаются в виде интересов, желаний, индивидуальных и групповых стремлений, на основе которых у него формируются мотивы (побуждения, решения, установки (практическая готовность) к действию). При соответствующих объективных условиях они воплощаются в реальности.

Специфическую форму в организациях как социальных системах приобретает информация, связывающая воедино различные блоки системы управления. Информация, используемая людьми, имеет особую форму выражения в виде обмена суждениями, умозаключениями, идеями, знаниями.

Использование информации в управлении основывается на опыте людей, т.е. на ранее накопленных сведениях, как в виде научных знаний, статданных и т.д., так и в виде практических навыков. В системах управления важна не только объективная содержательная сторона информации, но и ей относительная субъективная пригодность для принятия решения в данной управленческой ситуации, в данном месте и в данный момент.

В процессе взаимодействия работника и его внешней среды формируется шаблон поведения. Задача организации - создавать и поддерживать условия, которые бы обеспечивали желательный тип поведения ее членов, стимулировали формирование необходимых качеств.

Рабочая среда - это совокупность внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации.

Важнейшими элементами рабочей среды являются группы и лидерство. Спонтанно возникшие или организованные группы характеризуются разделяемыми членами установками, ценностями и ожиданиями относительно нормы поведения. По влиянию на цели организации различают нормы, помогающие и мешающие достижению этих целей.

В управлении конкретными организациями объектом социального управления являются межгрупповые и межличностные отношения. Для эффективного функционирования организации важнейшее значение имеет не только формальное регламентирование работы организации, которое позволяет четко распределить обязанности, права и ответственность, служебные связи между членами организации, определить социальную роль каждого члена или подразделения, но и неформальная сторона, проявляющаяся в реально существующих, но организационно не оформленных межличностных связях, отношениях, контактах, взаимной поддержке и выручке членов организации и т.п.

Особенно сильны неформальные связи и отношения в малых группах, в которых важное значение приобретают психологические неформальные аспекты их деятельности. Важность неформальных организационных отношений в управлении придает особое значение применению достижений социологии, психологии, личным качествам, искусству руководства, морально- этическим принципам поведения членов организации. Моральная атмосфера в организации и ее подразделениях, стиль управления, воспитание в людях честности и требовательности к себе и другим, доверие и строгая ответственность - все это является характеристикой высокоэффективной организации.

1.3 Взаимосвязанность внутренних переменных организации

Названные выше пять переменных величин находятся в полной взаимозависимости. Изменение одной из них непременно повлечет за собой изменение других. Для теоретиков управления интерес представляет описание сущности (природы) этих взаимосвязей, которое послужило бы для практических руководителей ориентиром в сложной проблеме планирования и осуществления необходимых изменений в организационной структуре.

При исследованиях организации большинство теоретиков обычно склонны выделять одну из пяти переменных, несмотря на то, что они обычно признают, что без сомнения другие переменные также имеют отношение и также важны.

Взаимосвязь переменных видна уже из того, что, если какая-то группа не выполняет то, что положено, то в виду этого изменятся не только ее цели, но и цели многих других групп. В наше время - время автоматизации, внедрения компьютеров и других научно-технических достижений в производство, технология становится одной из существенных переменных. Но это не должно приводить к пренебрежению структурой или нуждами людей, к отступлению их на второй план.

З. Румянцева в своих исследованиях построила классификацию 100 английских компаний на три типа в соответствии с используемой производственной технологией:

1. Производство продукции мелкими партиями или единицами.

2. Производство большими партиями, или массовое.

3. Непрерывный процесс. В работе с единичными объектами выпуска (таких, как работа коммивояжера или столяра), ответственность за качество нес сам работник, который обычно имел достаточно высокую квалификацию. Но по мере того, как технология становилась более сложной и объединенной в единое целое, менеджер переходил от управления отдельными лицами и группами к управлению процессом.

Другие исследования подтвердили ту точку зрения, что при единичном производстве может быть необходимость в дружеской атмосфере и любезном поведении, в то время как в массовом производстве или при непрерывных процессах осуществить это может оказаться слишком трудным. Имеется ввиду, что менеджер-лидер должен учитывать тот факт, что доминирующая технология влияет на то, что он может и должен делать.

Один из классических примеров того, как изменение технологии повлияло на работоспособность рабочих и моральное состояние, имел место в Великобритании. Поскольку горнодобывающая промышленность работала плохо, было решено перейти от "коротко-забойной" к "длинно-забойной" технологии. При коротких забоях люди работали небольшими группами, насчитывающими от двух до восьми человек, причем группу собирали сами рабочие, а работа шла на небольшом участке рудника, в основном с помощью кайла и лопаты. Они работали рядом друг с другом, характер работы часто менялся, взаимопомощь играла большую роль, и данный участок работы представлял собой самостоятельный объект. Рабочим платили по сдельной бригадной системе. Все это изменилось при переходе к "длинно-забойной" системе, в которой бригады включали от 40 до 50 горняков, занимающих забой примерно в 200 метров длиной. Труд каждого был специализирован. Было мало переходов от работы к работе, и возможность взаимодействия была также ограниченной.

Оплата основывалась на бригадной выработке. Каковы же были результаты? Что касается менеджеров, гораздо больше времени и энергии тратилось на координацию и надзор за работой бригад и на то, чтобы иметь дело с непредвиденным обстоятельством в процессе роботы. Что касается рабочих, то производительность труда не повысилась, зато усилилось чувство изолированности и удрученности. Наконец, был найден компромисс, при котором имела место "длиннозабойная" технология с небольшими тесно сплоченными группами.

Исследования в угледобывающей промышленности показали, что организации должны рассматриваться как социотехнические системы, т.е. состоящие из двух подсистем - социальной (включающей людей) и технической (включающей все другие переменные организации). Попытки одновременно рассматривать изменения в обеих подсистемах во взаимосвязи позволили достичь поставленной цели.

Итак, подведем итог данной главе. Рассмотрев сущность организации, особенности ее внутренней среды, сделаю следующие выводы:

1) Организация представляется самым распространенным видом целенаправленной деятельности человека, необходимо обеспечивающим, в той или иной степени, эффективное решение любой стоящей перед ним задачи. Все, что осуществляется человеком, так или иначе организуется им или другими субъектами в отношении него. То есть организация представляет собой определенным образом планируемый и осуществляемый человеком целенаправленный интеллектуально-материальный процесс установления соотношений, связей, зависимостей, построения форм и процедур.

2) Внутренняя среда организации определяется как органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура.

3) По мнению ряда зарубежных авторов, организация представляет собой открытую систему, целостность, состоящую из следующих внутренних переменных: цели, структура, задачи, технология и люди. В данной курсовой работе данная точка зрения является рабочей.

2. Характеристика внутренне среды организации на примере ООО «Товарищ»

2.1 Структура управления ООО «ТД Товарищ»

ООО «ТД Товарищ» находится в г. Магнитогорске по адресу ул. Советская, 160/б. Общество создано на принципах Общества с ограниченной ответственностью действует на основании Гражданского Кодекса РФ, Закона «Об Обществах с ограниченной ответственностью» и учредительного договора.

Общество является самостоятельным хозяйствующим субъектом с правами юридического лица, которые приобретает с момента его государственной регистрации в городе Магнитогорске, а именно 4 января 2004 года.

Общество обладает обособленным имуществом, имеет самостоятельный баланс, действует на основе полной хозяйственной самостоятельности, самофинансирования и самоокупаемости.

Общество имеет расчетный счет, печать, штампы и бланки со своим наименованием, фирменный знак и сайт в Интернете.

Уставной капитал 100% принадлежит физическому лицу.

Общество создано в целях:

· розничной продажи строительных материалов;

· оптовой продажи строительных материалов;

· продажи строительных инструментов;

· продажи сантехфаянса.

Для осуществления своих целей общество занимается ведет торгово-закупочную деятельность.

Общество самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы развития, исходя из спроса на предлагаемые товары, услуги.

Отношения общества с предприятиями, организациями во всех сферах деятельности строятся на основе договоров. Общество свободно в выборе предмета договора, определении обязательств, любых других условий хозяйственных взаимоотношений, не противоречащих действующему законодательству. В своей деятельности общество учитывает интересы потребителя и его требования к качеству товаров.

Общество на основе изучения конъюнктуры рынка, возможностей потенциальных партнеров, информации о движении цен организует закупочную деятельность путем приобретения необходимых товаров на оптовом рынке товаров и услуг.

ООО «ТД Товарищ» предлагает различные стройматериалы от самых простых и дешевых до материалов еврокласса. Ассортимент разнообразен.

Товар, предлагаемый ООО «ТД Товарищ», подкрепляется следующими маркетинговыми действиями:

1. ВСЕ ВИДЫ ОПЛАТЫ.

Наряду с оплатой наличными деньгами фирма предлагает другие формы оплаты. Так, например, возможна оплата по взаимозачету, оплата всеми видами пластиковых карт, имеющихся в хождении в РФ.

2. СКИДКИ.

Скидки рассчитываются исходя из величины заказа, скидка может составлять - 5-7%.

3. ГАРАНТИЯ.

Среднесписочная численность ООО «ТД Товарищ» в 2005 году составила 44 человека.

В обществе функционирует линейно-функциональная система управления, что в достаточной степени оправдано для Магазина строительных материалов.

Магазин и все его отделы находятся в одном здании.

Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией, являющейся самостоятельной службой, возглавляемой главным бухгалтером. ООО «ТД Товарищ» ведет журнально-ордерную форму учета.

Торговый отдел представлен отделом погрузки/разгрузки и продавцами торгового зала (12 человек). Продавцы несут полную материальную коллективную ответственность.

Охрана в магазине осуществляется посредством тревожной кнопки, штатного охранника в магазине нет.

Упаковка и прием/хранение/выдача пакетов и сумок осуществляется отделом упаковки, где работает один сотрудник. С точки зрения удобства для покупателей и обеспечения бесперебойной работы отдела следует рядом с данным отделом организовать место для хранения вещей покупателей в виде закрывающихся на замок миниячеек.

2.2 Миссия и цели деятельности ООО «Товарищ». Управление персоналом

Как указывалось в первой главе курсовой работы, внутрення среда организации помимо всего прочего включает в себя такие составные элементы, как миссию, базовые цели (принципы) и особенности управления людьми.

Миссия - основная общая цель предприятия, четко выраженная причина его существования. Без определения миссии как ориентира руководители имели бы в качестве основы свои индивидуальные ценности. Результатом мог бы быть скорее разброс усилий, а не единство целей, имеющее существенное значение для предприятия. Миссия как бы определяет роль, которую предприятие хотела бы играть в обществе.

Миссия организации определяет политику и статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определенных целей и стратегии на различных организационных уровнях. Формулировка миссии отражает содержание предпринимательской деятельности, отношение предприятия к внешней среде, его наиболее общую культуру.

Миссия ООО «ТД Товарищ» сформулирована следующим образом: предоставление населению города Магнитогорска недорогих строительных материалов для дома и офиса.

Второй элемент "философии управления внутренней средой организации" - это базовые цели (принципы), предусматривает разработку стратегии и установление ключевых целей по важнейшим функциональным подсистемам.

Цели есть базис для работы и рабочих заданий. Они определяют структуру предприятия, ключевые виды деятельности, и, прежде всего, назначение исполнителей. Цели есть основа проектирования как структуры предприятия, так и работы отдельных подразделений и отдельных работников. Целями ООО «ТД Товарищ» являются:

1. завоевание большей части рынка строительных материалов г. Магнитогорска в спальных районах;

2. увеличение ассортимента продукции;

3. налаживание контакта с мелкими местными производителями строительных материалов;

4. снижение издержек на перевозку товаров.

Еще один внутренней среды организации - это особенности управления людьми в организации, их кодекс поведения. Всем понятно, что даже верно сформулированные миссия и базовые цели - это лишь хорошая предпосылка для достижения успеха, своеобразная технология успеха, но для того, чтобы успех пришел необходимо эту технологию реализовать. И это тоже очень не просто. Для этого необходимо вполне определенное поведение каждого работника предприятия или грамотно сформулированная организационная культура. Все это в первом приближении должен определить кодекс поведения работников предприятия.

Для изучения особенностей управления персоналом в ООО «ТД Товарищ» был проведен опрос. Он проводилось среди всех сотрудников предприятия. В общей сложности было опрошено 30 человек.

По моему мнению, особенности управления персоналом в организации хорошо отражает организационная культура, складывающаяся в каждой организации. Как уже отмечалось, организационная культура охватывает очень многие стороны взаимодействия на предприятии, в том числе, правила и нормы поведения, индивидуальные и групповые интересы, особенности поведения, стиль руководства, показатели удовлетворенности работой, уровень взаимного сотрудничества, идентификацию работников с организацией и др.

Правила и нормы поведения, а также групповые и индивидуальные интересы наиболее ярко прослеживаются в отношениях между руководителями и подчиненными. На вопрос "Устраивают ли Вас отношения с начальником?", утвердительно ответило 72% опрошенных.

Что же не устраивает работников в начальстве? Приоритеты на такой вопрос распределились следующим образом:

· "не учитывает интересы подчиненных" - 19,3 %;

· "нет взаимного понимания" - 14,4 %;

· "нет доверия к подчиненным" - 10,5 %;

· "не умеет слушать" - 10 %;

· "не рассматривает вопросы повышения квалификации" - 7 %;

· "недостаточный уровень квалификации" - 6,5 %.

Опрос показал, что отношения далеки от желаемых, и у подчиненных много разных претензий, в том числе, и к профессионализму руководителей. Чего же ожидают работники от руководителей? Ответы на данный вопрос распределились следующим образом:

· "правильно оценивать объемы и качество выполняемых работ" - 37,1 %;

· "необходимо четко ставить проблемы и формулировать задачи" - 29,3 %;

· "умеренно контролировать" - 23,9 %;

· "предоставлять достаточно прав и информации для выполнения работ" - 19,85 %;

· "обеспечивать повышение квалификации и общее развитие" - 13,4 %;

· "не вмешиваться в мою работу" - 8,9 %;

· "предлагаемые задачи должны активно использовать и развивать мои способности" - 6,5 %.

Таким образом, работники имеют вполне активную позицию: они хотят справедливости, профессионализма от руководителя, доверия и уважения, хорошего информационного обеспечения и активного развития себя и предприятия.

Серьезное влияние на взаимоотношения оказывает стиль управления руководителей и социально-психологический климат в коллективе. Социологические исследования этого направления показали, что 51 % респондентов оценили стиль управления своего руководителя, как демократический, 22 % - как директивный и 21 % - как либеральный (попустительский).

При этом выявлена характерная закономерность: уровень директивного стиля управления возрастает к высшему звену управления до 50 %. Следовательно, можно предположить, что директивный стиль идет от высшего звена руководства и в целом имеет преобладание над другими стилями.

Морально-психологический климат в коллективе оценивают как "хороший" - 18,6 % опрошенных; "нормальный" - 57 %; "удовлетворительный" - 16,7 %; "тяжелый" - 6,9 %. Как следует из опроса, здесь есть над чем поработать.

Патриотизм работников к предприятию определяется идентификацией, приверженностью и лояльностью работника по отношению к своему предприятию. Работник идентифицирует себя с предприятием, если обладает информацией о положении дел на предприятии, о перспективе значимых для него проблем, если для него цели организации и его собственные образуют единство, если он гордится самим фактом работы в данной организации и считает справедливой оценку своего труда.

Исследование показало, что высшие цели деятельности ООО «ТД Товарищ» доводятся в среднем до 86 % работников предприятия, 14 % такой информации не имеют.

На вопрос "Как Вы оцениваете масштаб выполняемой Вами работы?" получены следующие ответы:

· "она очень важна" - 25,2 %,

· "она необходима" - 52,4 %,

· "трудно сказать" - 30,6 %.

На вопрос "Как Вы оцениваете уровень информированности выполняемых работ?", только 44 % ответили - "вполне достаточно", а 15% - "информации не достает и ее негде взять".

Гордятся своей работой лишь 56 % опрошенных. И наконец, на вопрос "Правильно ли оценивает руководитель Ваш вклад в работу?", только 41,5 % ответили "да", а 28, 8 % ответили "нет" и почти 30 % затруднились с ответом. Таким образом, существующая организационная культура пока не создает необходимых условий для возможности идентификации себя с предприятием.

На вопрос "Нравится ли Вам работа?" 60,7 % опрощенных ответили "да", а 19,8 % - ответили "нет", остальные - затруднились с ответом. Почти пятая часть опрошенных ответили, что им работа не нравится, что свидетельствует о неправильном выборе характера работы и неэффективной организацией труда на рабочем месте.

На вопрос "Есть ли у Вас все необходимое для качественного выполнения работы?" 40,2 % опрошенных ответили - "нет".

При опросе 23,5 % респондентов оценивают уровень ответственности за свой труд, как "высокий", 54,9 % как "достаточный" и 21,6 % как "низкий". Такое отношение во многом связано с тем фактом, что люди далеко не всегда чувствуют значимость и важность своей работы.

На вопрос "Что стимулирует Вашу работу?" ответы получили следующие приоритеты: первый приоритет - "материальные стимулы" - 76 %; второй приоритет - "важность выполняемой работы" - 6 %; "возможность проявлять свои способности" - 18 %.

А на вопрос "Эффективно ли мотивируется Ваш труд?", только 15 % опрошенных ответили "да", а 85 % - "нет". Следовательно, главная проблема в повышении вовлеченности работников заключается в совершенствовании мотивации труда.

Наконец, последним фактором патриотизма работников является лояльность работника к предприятию, которая формируется удовлетворенностью содержанием работы, ощущением внимания и заботы со стороны предприятия, удовлетворенностью карьерой и уверенностью в целесообразности работы в данной организации. На вопрос "Является ли Ваша работа интересной для Вас?" 60,4 % ответили "да", 19 % - "нет". Из опрошенных только 11,7 % считают, что организация стремится создать высокое качество жизни для работника, и 17,6 % ощущают постоянное внимание к себе, как человеку; отрицательные ответы составили, соответственно, 88,3 % и 82,4 %.

На вопрос "Хотели бы Вы перейти в другой коллектив с такой же заработной платой?" 66,7 % респондентов ответили "нет", 3,9 % намерены уйти в благоприятное время, а 29,4 % - хотят уйти, но не знают куда. Следовательно, можно сделать вывод, что достаточно эффективных условий, чтобы вызвать лояльность работника на предприятии еще не создано.

...