Организация труда руководителя на примере цеха водоснабжения ОАО ММК

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Организация труда руководителя на примере цеха водоснабжения ОАО ММК

Введение

трудовой руководитель цех

С развитием и усложнением производства развивается и усложняется управленческий труд, который носит умственный характер и продуктом которого являются решения и действия руководителя.

Как и всякий труд в сфере материального производства, труд управленческий обладает производительностью, на которую большое влияние оказывают многие факторы, в том числе уровень его организации и степень применения новейших достижений науки и техники в управлении производством, национальные и духовные особенности отдельных народов.

В кабинетах многих руководителей висят плакаты со словами Анри Файоля: «Управлять - значит прогнозировать и планировать, организовывать, руководить командой, координировать и контролировать». В этих словах одного из основоположников научного менеджмента сформулированы основные функции рациональной деятельности руководителя.

Планирование и рациональная организация личной деятельности как часть работы руководителя имеет много общего с планированием в личной жизни. Согласно концепции немецкого профессора Д. Хана планирование и рациональная организация личной работы руководителя - это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений.

В данной работе мы рассмотрим особенности организации личной работы руководителя, как условия эффективности всей системы управления.

Проблеме деятельности руководителя посвящено значительное внимание в работах теоретиков и практиков менеджмента. Однако абсолютное большинство работ написано зарубежными исследователями. Отдельные аспекты деловой этики и этики руководителя анализируются в работах Х. Мескона, М. Вудкока, Д. Френсиса, П. Дракера, В. Зигерта, Л. Ланга и др. Отечественные исследования проблем этики руководителя представлены в работах А.А. Алексеева, Л.А. Громова, А.В. Морозова, Ю.И. Мухина, И. Кузьмина, Н.Н. Богомолова и др. Однако комплексных исследований особенностей организации деятельности руководителя до сих пор в отечественной управленческой науке не проводилось.

Таким образом, важность рассматриваемой проблемы, ее недостаточная разработка обуславливает ее актуальность, что в свою очередь позволяет нам сформулировать тему данного исследования: «Организация труда руководителя на примере цеха водоснабжения ОАО ММК».

Объектом данного исследования являются процесс поведения руководителя в организации.

Предмет исследования мы определяем следующим образом: эффективные приемы и методы формирующие эффективную организацию деятельности руководителя.

Гипотеза исследования заключается в том, что процесс управления организацией будет, по нашему мнению, осуществляться эффективно, если деятельность руководителя будет осуществляется с научным подходом.

Цель исследования состоит в рассмотрении эффективной организации деятельности руководителя. В соответствии с поставленной целью и выдвинутыми темой и проблемой исследования, нами определены следующие задачи данной работы:

1) определить сущность трудовой деятельности руководителя, ее особенности;

2) охарактеризовать способы учета и анализа труда руководителя;

3) представить характеристику цеха водоснабжения ММК;

4) проанализировать особенности трудовой деятельности руководителя ЦВС ОАО ММК;

5) представить рекомендации по совершенствованию организации труда руководителя, в частности рационально-технологическую организацию труда руководителя.

Методами исследования являются: анализ литературы по проблеме исследования, тестирование, беседа, анализ нормативных актов, должностных инструкций, хронометраж.

1. Сущность организации труда руководителя

1.1 Трудовая деятельность руководителя, ее особенности

Руководителем считается лицо, направляющее и координирующее работу исполнителей, которые в обязательном порядке должны ему подчиняться и в рамках установленных полномочий выполнять все его требования. Сам руководитель может решать задачи исполнителя лишь для того, чтобы разобраться в специфике работы.

К высшим руководителям относятся члены совета директоров, президенты, вице-президенты и некоторые другие категории менеджеров. Из деятельность требует большого опыта, не имеет завершения в конкретной форме и не регламентируется нормами выработки или времени.

Основные обязанности высших руководителей организации состоят в формулировке ее миссии, ценностей, политики, основных стандартов деятельности, структуры и системы управления, общем контроле, представительстве на переговорах с государственными органами и главными контрагентами.

В обязанности первого руководителя входит, например, организация работы в рамках, определяемых законодательством, уставом и другими документами; распоряжение в обусловленных рамках имуществом и средствами без специальной доверенности; заключение и расторжение хозяйственных договоров, открытие счетов в банках; решение кадровых вопросов; стимулирование подчиненных руководителей.

Обязанности представляют собой нормативно закрепленный круг действий, возложенных на орган управления или должность и безусловных для исполнения.

Официальные обязанности бывают общими (определяются конституцией), специальными (возложенными руководством конкретного органа управления) и служебными, предопределяемыми совокупностью функций, присущих данной должности. Обязанности закрепляются должностными инструкциями, правилами внутреннего распорядка, положениями, контрактом, техническими правилами, инструкциями, приказами, распоряжениями администрации.

Все это требует глубоких и всесторонних знаний, аналитических способностей, задатков политика, дипломата, публициста, оратора, которые в одном лице практически никогда не совмещаются. Поэтому сегодня в крупной организации первые руководители единолично уже не могут принимать все решения и переходят к руководству процессом их выработки в составе команды, где являются уже не «боссами», а первыми среди равных. Команда высшего руководства обычно подбирается первым руководителем, или по-другому главным администратором, занимающим свою должность на основании контракта с собственником (государством, акционерами, пайщиками), являющимся его доверенным лицом и несущим перед ним полную ответственность за состояние и результаты работы организации.

Руководители среднего звена (основных подразделений и предприятий, входящих в данную организацию) назначаются и освобождаются от должности первым лицом или его заместителями и несут перед ними ответственность за выполнение полученных заданий и сохранность имущества вверенных им подразделений. Работа руководителей среднего звена в большей степени зависит от особенностей подразделения, чем от общефирменных задач.

Через подчиненных руководителей низового уровня они управляют текущей деятельностью: устанавливают задания исполнителям, осуществляют контроль, проводят мероприятия по совершенствованию организации и технологии производства, условий труда, соблюдению производственной, технологической, трудовой дисциплины, санитарных норм. Им предоставлено право решать кадровые вопросы (частично - самостоятельно, частично - выходя с предложениями к руководству организации), поощрять или наказывать своих подчиненных.

На руководителей низового звена (начальников отделов, секторов, участков) ложится вся тяжесть повседневного управления персоналом и производственным процессом.

Они осуществляют распределение заданий, разработку графиков, организацию и координацию труда подчиненных; обеспечение условий для выполнения ими качественно и в срок производственных заданий; контроль заходом работы, соблюдением сроков, рациональным использованием оборудования, материальных и иных ресурсов, производственной дисциплиной, техникой безопасности; содействие рационализаторству, изобретательству, внедрению передовых методов работы. Руководители низового звена имеют право в установленном порядке премировать подчиненных, налагать на них дисциплинарную ответственность, делать соответствующие представления руководству подразделений и организации.

Ставя и решая задачи организации и оценки труда руководителю, необходимо четко представлять его особенности, обусловливающие возможность разработки и реализации специфических подходов к его осуществлению. Классическая структуризация трудового процесса выделяет в нем четыре основных составляющих: предмет, средство, собственно труд и его продукт. В обычном производственном процессе три из этих составляющих представляются, а значит, и отражаются реальными, материальными характеристиками, что позволяет однозначно и достоверно их оценивать. Управленческий труд вносит как в организацию, так и в оценку этих составляющих вероятностный фактор, и так уже существенно влияющий на конечную эффективность через индивидуальность исполнителя.

Труд руководителя выделяется тем, что его непосредственным предметом, средством и продуктом является не объективная реальность, а лишь ее отражение, представляемое информацией. Причем если информационная природа предмета и средства труда в той или иной степени свойственны большинству видов профессиональной деятельности, то непосредственный продукт труда руководителя, выступающий в качестве решения, ставит исключительно сложные задачи оценки его эффективности. Информационное выражение непосредственного продукта труда руководителя обусловливает необходимость применения достаточно сложных методик его анализа и оценки.

Опосредованный продукт труда руководителя находит свое воплощение в конкретных результатах работы организации. В нем отражается уже не только управленческая, но и исполнительская составляющая, причем определение их значения далеко не всегда представляется возможным. Даже совершенное решение руководителя может быть сознательно или случайно ухудшено исполнителями. В ряде случаев квалифицированные исполнители, действуя по принципу «собака лает, а караван идет», обеспечивают успех решения, не следуя решению руководителя. Все это существенным образом осложняет организацию и оценку труда руководителя, обусловливая необходимость разработки и применения специфических методов решения подобных задач.

Информационный характер и интеллектуальное содержание труда руководителя, обусловленное им, выделяют целый ряд специфических особенностей его организации и оценки, к которым прежде всего относятся оперативность, опосредованность, относительность, универсальность.

Выделенные характеристики проявляются специфически, определяя особенности труда руководителя. Так, оперативность, обусловленная необходимостью реакции на развитие ситуации в организации в режиме реального времени, устанавливает порой парадоксальные ограничения. Например, в известном профессиональном тесте «Что Вы выберете: опоздать с правильным или поторопиться с неправильным решением» - в качестве положительного ответа предполагается второй, поскольку позволяет сохранить время для исправления заведомо неверного в обоих случаях решения.

Опосредованность отражает эффект соучастия в процессе выработки, принятия и реализации решения руководителя значительного числа разных специалистов и исполнителей. Их воздействие на конечный результат может быть значительным при сложно определяемом влиянии на эффективность и качество реализации принятого решения. Естественно, это вуалирует реальный вклад каждого из участников такого процесса в его конечный результат, ограничивая возможности анализа эффективности руководителя в организации.

Относительность подчеркивает условность достоверности, соответствия, оценки происходящего в объекте и процессе управления предоставляемой информацией. И действительно, профессиональный менеджер, руководствуясь известным классическим положением «истина недостижима», вынужден довольствоваться относительно достоверной и соответствующей реалиям информацией, отдавая себе отчет в том, что часть из нее является случайно или даже заведомо ложной. Это накладывает отпечаток на принимаемые решения, в которых вольно или невольно транслируется относительность.

Труд руководителя характеризуют не только информационные, но и ряд таких особенностей, как психологические, социальные, административные. Творческий характер труда руководителя обусловлен инновационными составляющими предмета, средств, продукта и собственно процесса труда. Это отражает уникальность каждой ситуации и ее конкретного разрешения, что само по себе накладывает определенный отпечаток на организацию процесса.

Важнейшей социальной особенностью является лидерство руководителя в организации, осуществляемое на формальной или реальной основе. Здесь вступают в действие сложнейшие социальные механизмы, определяющие корпоративный характер труда руководителя в организации. Это обусловливает необходимость разработки и реализации сложного и разнообразного инструментария труда менеджмента, организационно-методической основой которого становится администрирование.

Анализируя представленные особенности, необходимо отметить, что административная основа и корпоративное содержание определяются организацией, информационный характер объективно выходит за ее рамки, а творческая природа проявляется на решающей стадии и далеко не у всех руководителей. Это накладывает особый отпечаток на организацию труда каждого работника и оценку эффективности руководителя в организации.

Деятельность руководителя и происходящие в результате ее преобразования так или иначе представляют процесс объединения составляющих. Более того, все планируемые и осуществляемые действия его подчиненных, их непосредственные и опосредованные результаты также выражают собой прежде всего суть объединения определенных дискреций. Это обусловливает необходимость дифференцирования, идентификации и кооперации исключительно широкого разнообразия составляющих деятельности руководителя. Решение такой задачи лежит в сфере естественного и целенаправленного разделения процесса на обособленные виды действий, получивших наименования функций. Первые функции выделялись или складывались эволюционно, становясь ответом на возникающие проблемы. Но в их составе, содержании, а главное, в последовательности выделения, освоения, применения выражалась логика постановки и достижения цели, использование или, по крайней мере, учет которой являются совершенно необходимым условием организации эффективной деятельности руководителя.

Одной из общих функций руководителя позиционируется планирование, обеспечивающее теоретическое представление процесса предстоящего воздействия. Оно во многом представляет собой интеллектуальное моделирование организации в виде обусловленной последовательности определенных действий и формируемого ими нового состояния имевшейся или собственно новой системы в целом. В этом понимании планирование определяет программу проведения как достаточно четко рассчитываемой организации, так и необходимой и возможной координации действий.

Выполнение запланированного, как правило, не ограничивается организацией и координацией, а необходимо и поэтапно контролируется и стимулируется по содержанию и результатам участия в этих процессах конкретных исполнителей. Эти функции также являются общими в разработке и осуществлении процесса управления любой организацией, составляя периодически повторяющийся цикл обязательной последовательности определенных действий. В целом состав, содержание и базовую последовательность осуществления общих функций управления организацией.

В развитии каждой из общих функций позиционируется несколько составляющих ряда конкретных практических проявлений, выражающих ее внутреннюю организацию. В данной структуре была выделена последовательность из четырех проявлений составляющих каждой общей функции управления и позиция развития их состава и содержания. На практике таких элементов может быть значительно больше, причем структуризация их состава основывается не только на детализации и разнообразии, но и на повторении одних и тех же составляющих в нескольких из пяти общих функций.

Иными словами, формирование и применение каждой из общих функций управления обеспечиваются достаточно разнообразной и сложной внутренней функциональной организацией. Она основывается на известных приемах разделения, специализации и комбинации составляющих, но включает в себя еще и очень важный механизм их инвариантной компоновки и инновационного взаимодействия. Суть действия такого механизма заключается в избирательности применения и широком спектре модификаций компоновки функциональных составляющих, обусловливаемых решаемыми задачами, объектами и условиями реального управления.

В позиционировании основных функций руководителя привлекает внимание соотношение восприятия и применения понятий организации и координации. И действительно, разнообразие понимания, применения или даже подмена сущности координации на организацию встречается в теории и практике менеджмента достаточно часто. Подобные тенденции, их оценки и осуществляющиеся по ним заключения вновь актуализировали вопрос о теоретическом соотношении и практическом применении понятий организации и координации применительно к деятельности руководителя. Более того, они подтолкнули ряд ученых и практиков к предположению о том, что организация включает, должна или может включать в себя содержание координации на уровне субъекта воздействия.

Обоснованное и общепринятое разрешение этой проблемы совершенно необходимо для определения функционального проявления координации в организации и может быть концептуально рассмотрено на следующей модели.

Как видно даже из поверхностного анализа модели, реальное соотношение организации и координации проявляется в наличии или отсутствии и в связи с этим использовании или нет отношений иерархии. И действительно, организовать менеджер может только имеющиеся ресурсы или подчиненных, но конечный успех дела зачастую зависит еще и от того, чего у него нет, или от тех, кто ему не подчинен. В этом случае совершенно необходимым становится привлечение внешних ресурсов, достижение тех или иных договоренностей. Функция координации как раз и обеспечивает взаимную увязку совместных действий руководителей самостоятельных подразделений или организаций по достижению общей составляющей самостоятельных целей. В этом проявлении функция координации ни в коем случае не входит в организацию, но совершенно необходимо развивает, четко ориентирует и обеспечивает эффективное применение функции организации.

Анализ проблем складывающегося взаимодействия организации и координации в отечественной практике показывает, что формируемое воздействие часто необоснованно поднимается на более высокий уровень, для которого все участвующие в данном взаимодействии являются подчиненными. Содержание подобного воздействия, так или иначе, преобразуется в организацию, последовательно интегрируемую в единый механизм жесткого действия, что далеко не всегда оправдано ситуацией и эффективно обеспечивает решение стоящих задач.

В большинстве случаев совместные действия руководителей, не подчиненных непосредственно, необходимо и возможно согласовывать, соответствующим образом координировать, но не организовывать. Их организация чаще всего становится неадекватным действием, тормозящей содержание административно-бюрократической процедурой. Здесь замена координации организацией существенно снижает эффективность действий, сводит на нет неограниченные возможности использования кооперационного потенциала свободных, рыночных отношений.

Функциональная организация труда руководителя отражает один из возможных вариантов классификации состава и содержания выделяемых и кооперируемых видов профессиональной деятельности руководителя. Особое значение в этой связи необходимо уделить администрированию как необходимой основе общего менеджмента организации. Администрирование - строгое распределение, закрепление и исполнение комплекса прав, обязанностей и ответственности аппарата управления на основе систем и процедур жесткого планирования, регламентации и контроля - представляет собой организационно-методическую основу формирования и функционирования всех систем и процессов менеджмента.

Существо труда руководителя заключается в обеспечении общего руководства процессом функционирования и развития системы управления. Условно можно выделить три составляющих труда руководителя: производственную, социально-экономическую и организационно-управленческую. Специфика труда руководителя состоит в том, что производственные, экономические, технические и социальные задачи он решает преимущественно в организационном аспекте, воздействуя на работников, которые должны непосредственно решать эти задачи.

Характер труда руководителя определен тем, что он реализует важнейшую функцию управления - функцию руководства, решая при этом задачу интегрирования системы управления в единое целое путем координации ее отдельных звеньев.

Особенность современного взгляда на руководителя как лидера коллектива состоит в том, что он рассматривается как носитель инновационной организационной культуры, как основной инициатор последовательных изменений в организации. Важнейшие черты современного руководителя: профессионализм, способность вести за собой коллектив, стремление создавать и поддерживать хороший психологический климат.

Вторая группа, выделяемая в персонале управления, - специалисты, призванные выполнять функции подготовки и разработки управленческих решений. Это специализированные работники, обеспечивающие обработку и анализ информации, характеризующей состояние производственного процесса в заданный интервал или момент времени. На основе аналитических данных они обеспечивают разработку вариантов решения отдельных функциональных вопросов производственного или управленческого характера. Специалисты управления классифицируются в соответствии с функциями управления и их профессиональной подготовкой. К группе специалистов относятся инженеры, экономисты, бухгалтеры, юристы и т.д.

Работники, выполняющие разнообразную работу, связанную с обеспечением деятельности руководителей и специалистов, относятся к группе «другие служащие». Они, как правило, классифицируются по отдельным операциям управления. В их состав включаются секретари, машинистки, техники, лаборанты и другие лица. Основная их задача - осуществление информационного обслуживания руководителей и специалистов при выработке и реализации управленческих решений.

В настоящее время эффективность производства во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления организации. В свою очередь эффективность деятельности персонала управления обеспечивается рациональной организацией его труда. Совершенствование организации труда персонала управления в производственном коллективе базируется на изучении и анализе применяемых форм разделения труда в управлении коллективом; организации рабочих мест; методах выполнения работ; использовании технических средств и других составляющих научной организации труда.

Организация труда руководителя тесным образом связана с организацией всех процессов управления в аппарате, находящемся в его подчинении, и существенным образом влияет на успех управления в целом.

1.2 Организация труда руководителя

Цели и содержание работы руководителя следует рассматривать с точки зрения организации в целом и самого работника. Если цели деятельности работника определены нечетко или он плохо их себе представляет, то можно говорить об отсутствии предпосылок для эффективной работы.

Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Рационально организовать умственный труд, создать благоприятные условия для повышения его эффективности - эти задачи приобретают сегодня особенно важное значение. В любой сфере умственный труд, помимо собственно мыслительной деятельности, содержит чисто организационные, технические элементы, определенная часть которых является общей для многих профессий. Следовательно, проблемы организации личного труда работника можно изучать с точки зрения организации, используемых методов, принципов и приемов работы. Второй стороной организации личного труда являются техника личной работы, технические средства, применяемые персоналом управления в практике повседневной работы.

Область знаний, изучающую организацию личного труда руководителя, основанную на использовании достижений науки и передового опыта, применении технических средств и позволяющую наилучшим образом установить взаимодействие между работником и используемыми техническими средствами в процессе выполнения должностных обязанностей, называют персональным менеджментом.

Научную основу персонального менеджмента составляет вся сумма знаний об организации личного труда, накопленная в практике управленческой деятельности и представленная в виде принципов, способов, методов организации трудовой деятельности персонала управления. Персональный менеджмент как наука выявляет факторы и условия эффективной работы руководителя, специалистов и других служащих. На этой базе разрабатывается теория, содержанием которой являются принципы, формы и методы рациональной деятельности людей в процессе управления.

Однако следует помнить, что труд руководителя, специалиста не только объективно обусловлен, он носит инициативный, творческий характер. В этой связи можно говорить о том, что, с одной стороны, организация их работы подчинена определенным закономерностям, принципам, правилам, а с другой - эти правила сами требуют творческого осмысления для определения степени их применимости с учетом складывающейся производственной ситуации. Соответствующие принципы и правила служат здесь лишь исходным пунктом для работы руководителя, специалиста над совершенствованием индивидуального рабочего стиля, навыков и умений, методов организации своего труда.

Исходя из принятого определения, персональный менеджмент включает научно обоснованное решение следующих взаимосвязанных вопросов:

организация труда в аппарате управления (разделение труда, регламентация труда по содержанию, регламентация труда по времени), выбор систем и методов работы;

специфические проблемы организации личного труда (планирование и распределение рабочего времени, управление потоком посетителей, индивидуальный рабочий стиль, рациональное ведение корреспонденции и т.д.);

организация и оснащение рабочих мест;

организация использования средств вычислительной и оргтехники.

Перечень представленных вопросов определяет состав задач и направлений работы в этой области.

Организация процессов труда персонала управления заключается в проектировании и внедрении рациональных систем и методов выполнения возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств.

Научная организация труда персонала управления предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении работниками должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда означает установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда.

Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить эффективную работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы. Устаревшие методы работы и неэффективный индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления.

Среди круга вопросов персонального менеджмента особое значение имеют планирование и распределение рабочего времени, а также проблемы организации личного труда персонала управления. Рациональный индивидуальный рабочий стиль каждого работника является важным условием эффективной работы аппарата управления.

На практике планирование личной работы руководителя в организации сводится к распределению по видам работ. Укрупненное распределение времени регламентируется с помощью распорядка рабочего дня, который строится с учетом распорядка дня высшего руководства (последний обычно является коллективным), периодичности выполнения отдельных работ. На практике составляется:

1. Общий распорядок рабочего дня (режим работы подразделений; время начала и окончания работы, время приема посетителей из других организаций и своих сотрудников по личным вопросам; выдачи справок, оформления заявок; технической учебы, повышения квалификации, заседания комиссий).

2. Распорядок работы руководителей и подразделений.

Единый распорядок рабочего дня вносит систему в работу аппарата, сокращает потери времени, повышает продуктивность труда. Но жесткое распределение времени не всегда разумно.

Планирование времени позволяет руководителям и специалистам:

· критически осмыслить собственные цели и найти более эффективные способы их реализации;

· создать необходимые резервы для решения непредвиденных проблем;

· сконцентрироваться на важнейших вопросах с учетом сроков их решения, а остальные рационально распределить среди подчиненных с учетом их необходимости; последствий в случае отказа от выполнения; оправданности требуемых усилий, возможности снижения затрат и повышения реальной отдачи;

· сформировать оптимальную структуру рабочего дня и составить его расписание.

Сначала планируются дела с фиксированным сроком исполнения или требующие значительных затрат времени, а также неприятные задачи, откладывание которых на потом не желательно; далее следует рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей; наконец, третье место отводится второстепенным и эпизодическим делам, например, чтению текущей корреспонденции, обходу рабочих мест.

Нужно иметь в виду, что с повышением уровня руководства снижается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и растет время на административную, организационную работу, представительство, решение социальных проблем.

При планировании времени устанавливается реальный срок завершения работы. Если она сложна, то ее лучше разбить на части или предусмотреть возможность переноса на более поздний срок. Точность и соблюдение сроков должно быть неотъемлемым элементом личного стиля работы

Планом охватывается не более 60% рабочего времени, а остальное составляют резервы на решение непредвиденных проблем (неожиданные посетители, телефонные звонки, необходимость исправлять ранее допущенные ошибки), творческую деятельность, повышение квалификации. Создание таких резервов повышает гибкость планов и облегчает их корректировку.

На практике существует несколько видов планов использования времени:

· с помощью долгосрочных распределяется время на реализацию крупных жизненных целей, требующих многих лет, а порой и десятилетий: получение образования, продвижение до определенной должности и т.п.

· среднесрочные планы, к которым можно отнести годовые, фиксируют распределение времени на решение более конкретных задач, прежде всего производственного характера;

· каждый из краткосрочных планов (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной) детализирует предшествующий; уже в месячных планах расход времени на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается в часах; в декадных (недельных) отражаются все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения.

При составлении краткосрочных планов определяется центральная наиболее трудоемкая проблема периода, которая должна быть решена в его рамках; выходящие за них задачи и задачи, к решению которых нужно приступить, возможные трудности.

Уже в месячных планах нужно учитывать критические дни и личные биоритмы - физический, эмоциональный и интеллектуальный, составляющие соответственно 23, 28 и 33 дня. На положительные фазы этих периодов планируются дела, требующие повышенных нагрузок. Учет принципа повышенной работоспособности происходит и в дневном плане. У большинства людей имеются два ее пика с 9 до 13 и с 16 до 18 час. На это время необходимо планировать наиболее сложную и ответственную работу.

Составление дневного плана начинается накануне вечером и происходит в несколько этапов. Сначала формулируются его задачи:

· перенесенные из месячного и недельного (декадного) планов;

· переходящие из плана предыдущего дня, не решенные к настоящему моменту;

· не планируемые заранее вследствие повторяемости;

· могущие внезапно возникнуть.

Затраты времени определяются с учетом возможного способа их решения. В дневном плане предусматриваются «окна» на случай необходимости решать неожиданные проблемы и десятиминутные перерывы после каждого часа работы.

Затем еще раз уточняются приоритетность задач; выделяются те из них, за которые настала пора решительно браться, и уточняется, кому из подчиненных что можно поручить.

Утром составленный накануне дневной план руководитель еще раз уточняет с референтом или секретарем, чтобы учесть внезапно появившиеся новые обстоятельства, например поступившие за ночь документы.

Дневной план должен включать в себя не более десятка проблем, в том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь. Однородные задачи группируются в дневном плане работы блоками, что позволяет не «перескакивать» с одной проблемы на другую и экономить таким образом время.

Дневной план использования времени должен быть гибким; жестко в нем регламентируются только вопросы, связанные с приглашением людей (совещания, прием посетителей и т.п.).

Планы расходования времени составляются в письменной форме, ибо таким образом заложенные в них дела труднее игнорировать. Кроме того, записи разгружают память, дисциплинируют, позволяют четче распределять работу, делать ее более целенаправленной. По записям также легче осуществлять контроль и оценивать их итоги.

Планирование времени позволяет более эффективно использовать рабочий день. Считается, что последний лучше начинать в одно и то же время, ибо человек - раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовывать принцип «человек - хозяин работы, а не работа - хозяйка человека».

Предпочтительно, чтобы руководитель начинал свой день раньше подчиненных, и до их прихода на работу мог уточнить задания и принять меры для преодоления трудностей. После этого выполняются наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня - легкие.

Такая последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и тем, что после обеда подчиненные обычно приходят с просьбами о помощи и разъяснении тех или иных вопросов. Поэтому во второй половине лучше заниматься несложными делами, например просмотром почты, или решением проблем, появившихся с утра.

Дефицит рабочего времени руководителей ведет к информационным и психологическим перегрузкам, стрессам, нетерпеливости, сумбурности в действиях, отсутствии порядка в действиях, откладывании дел на потом, слабой проработке вопросов и пр. Поэтому нужно учиться экономить время.

Пути улучшения работы руководителя. Качество управленческого труда должно повышаться не за счет удлинения рабочего дня руководителя, а вследствие улучшения организации его работы. Для этого необходимо сделать следующее:

1) освободить вышестоящего руководителя от работ, которые могут быть выполнены нижестоящими лимитными или штатными специалистами;

2) своевременно определять потребности развития участка управления и решать поставленные задачи;

3) совершенствовать личный труд;

4) создать целесообразные пропорции при распределении рабочего времени (увеличить количество времени для собственной работы и уменьшить затраты времени на проведение заседаний, совещаний и т.д.);

5) создать необходимые условия для эффективной управленческой деятельности путем совершенствования организации управления;

6) совершенствовать образ жизни руководителя, заниматься самовоспитанием, развитием собственных способностей.

1.3 Учет и анализ труда руководителя

Дефицит времени - это одна из проблем, которые больше всего тревожат руководителей и специалистов разного ранга, так как временной фактор для них, как правило, играет решающую роль. Время представляет собой ресурс, которым каждый руководитель обладает в абсолютно равных количествах. Для каждого из руководителей и специалистов в этой связи проблема состоит не в том, сколько он имеет, а в том, как он использует то время, которым располагает.

Время - это уникальный ресурс, не подлежащий накоплению, как деньги; самый негибкий элемент нашего существования. Фактор времени - это ресурс, который тем дороже обходится руководителю, чем неэффективнее он его использует. Порой руководителю и не требуется больше профессиональных знаний и способностей, чем у него есть в данный момент, для того чтобы работать значительно эффективнее. Ему необходимо только усовершенствовать свои хорошие навыки в работе, устранив недостатки и прежде всего неэффективное использование времени, его потери.

Эффективность труда руководителя есть мера соответствия затрат и результатов его личного труда и труда работников службы (подразделения), которую он возглавляет, при условии решения поставленных перед ними задач. Практически каждый руководитель точно знает результаты работы своего подразделения. Сложнее руководителю ответить на вопрос о том, как достигнуты эти результаты, каков его вклад, каковы затраты его личного труда.

Как вы работаете? Каковы затраты вашего времени на решение поставленных задач? Это вопросы, на которые руководитель должен получить ответы, прежде чем сможет улучшить свои трудовые навыки и приемы работы.

Необходимость учета затрат рабочего времени признается практически всеми руководителями и специалистами. На практике, однако, мало кто реально решает для себя этот вопрос, что приводит к ряду отрицательных последствий: спешке в работе, переутомлению, слабой мотивированности в труде, бесплановости в работе. Основная причина того, что учет затрат рабочего времени не находит широкого применения в работе руководителей и специалистов, состоит в отсутствии навыков к этому. В специальной же литературе по этому вопросу проблема сводится к технике записи текущих дел.

Рациональная организация рабочего времени руководителя, специалиста требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем, изучения структуры затрат рабочего времени. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы. Без учета и анализа использования рабочего времени составленные руководителем и специалистом планы личной работы окажутся оторванными от реальных условий.

Для изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителей и специалистов могут быть использованы следующие методы:

· анкетный и устный опросы;

· фотография (хронометраж) рабочего времени.

Анкетный и устный опросы проводятся с целью изучения существующего состояния организации труда и использования рабочего времени, а также для изучения мнения руководителей и специалистов о необходимости проведения специальных мероприятий, способствующих повышению эффективности и улучшению условий труда.

Фотография рабочего времени (ФРВ) применяется для установления структуры его затрат на протяжении запланированного периода наблюдений. При ФРВ изучение затрат рабочего времени производится путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат времени в порядке их фактической последовательности.

Фотографии рабочего времени различаются по двум основным признакам: наблюдаемым объектам и методам проведения и обработки наблюдений.

По первому признаку выделяют фотографии рабочего времени руководителей и специалистов:

· индивидуальную, где объектом наблюдения является руководитель или специалист;

· групповую, охватывающую наблюдением группу руководителей или специалистов, выполняющих одинаковые или различные работы;

· самофотографию, где учет затрат рабочего времени проводится самим работником.

По методам наблюдения ФРВ может быть:

· сплошная, когда запись (регистрация) затрат времени ведется без перерыва по текущему времени по мере их появления;

· выборочная, когда замеры времени производятся по отдельным видам затрат рабочего времени (например, регистрируется в течение дня только продолжительность служебных разговоров по телефону);

· моментные наблюдения, когда запись затрат времени производится в выбранные или случайные моменты времени. Точность результатов наблюдения или степень их приближения к реальному положению дел определяется в данном случае количеством наблюдений.

В зависимости от целей анализа трудового процесса могут использоваться различные технические средства. Так, визуальное наблюдение, как правило, ведется по показаниям стрелки часов или секундомера. ФРВ может проводиться посредством специальных приборов, регистрирующих время под управлением наблюдателя или автоматически (например, система «Фреквенсор» обеспечивает помощь в сборе исходных данных и проведении с ними аналитической работы).

Все методы исследования затрат рабочего времени руководителей и специалистов включают следующие основные этапы: подготовка к наблюдению, его проведение, обработка данных, анализ результатов и подготовка организационно-технических предложений в соответствии с целью проводимых наблюдений. Содержание работ по каждому этапу зависит от метода исследования затрат рабочего времени.

Выбор метода изучения содержания труда и структура затрат рабочего времени зависят от задач и масштабов исследования, целесообразности и экономичности применения того или иного из них.

Все рабочее время руководителей и специалистов условно можно разделить на время работы и время перерывов. При изучении затрат рабочего времени целесообразно классифицировать их следующим образом.

Учет можно вести с разной степенью детализации в регистрации затрат времени. На первом этапе допускается организация укрупненного учета, а перейти к более детализированному учету рекомендуется через один-два месяца.

Большое значение имеет выбор формы для записи текущих дел. На практике, как правило используются календари, записные книжки, дневники времени, специальные таблицы и формы.

Каждая из этих форм записи предназначена для определенных условий работы и имеет свои преимущества и недостатки. Так, традиционный календарь-ежедневник, имеющий сетку часов, дает планируемую картину дел текущего дня, однако в нем затруднена запись работ, не имеющих определенного срока исполнения. Дневники времени ориентированы для записи дел и мероприятий, запланированных на определенную дату. Используемые для регистрации затрат рабочего времени специальные формы, как правило, представляют собой лист бумаги, разграфленной по основным направлениям работы, что порой вызывает затруднения при фиксировании затрат на нетрадиционные виды деятельности.

Период для проведения исследования выбирается таким образом, чтобы он в наибольшей мере соответствовал средним величинам и давал наиболее общую картину об использовании рабочего времени исследуемым. Однако и в так называемые «нетипичные» периоды времени испытуемый обеспечивается оригинальной информацией по изучаемой проблеме.

Для проведения исследования рекомендуется выделить период времени в две-три недели, но в зависимости от конкретной ситуации и целей исследования он может быть и несколько длиннее, но не короче.

Личная регистрация затрат рабочего времени руководителем или служащим часто обеспечивает лишь приблизительную точность, но следует помнить, что излишняя детализация здесь и не нужна, чтобы не усложнять процедуру сбора необходимой информации. При проведении исследования достаточна регистрация затраченного времени с точностью до 15 - 20 мин. При регистрации затрат времени нет необходимости дожидаться окончания рабочего дня, следует производить немедленную регистрацию и избегать более поздних записей по памяти.

После завершения наблюдения зарегистрированные данные систематизируются и анализируются в соответствии с целью проводимого исследования. Содержание анализа - это область организации личной работы руководителя или служащего.

Для того чтобы провести анализ использования рабочего времени руководителя, нужно предварительно исследовать затраты рабочего времени. Исследование может осуществляться разными способами самим исследуемым по обычной форме, анкете (табл. 1).

Таблица 1

Элементы затрат моего рабочего времени	Продолжительность, мин	Удельный вес, % к итогу
1. 2. 3. и т.д.
Итого		100

Для исследования берется отрезок времени примерно в одну - две недели, в течение которых рекомендуется проводить записи использования рабочего времени ежедневно. Таким образом, за две недели набирается 10 анкет. Интервал таких исследований - два-три года. Полученные данные анализируются и группируются в соответствии с тем, на какие вопросы мы хотим получить ответы. Эти вопросы нужно предусматривать на стадии планирования исследования.

В процессе исследования невозможно дать ответы на все вопросы. Поэтому необходимо определить те вопросы, которые вы хотите выяснить в результате исследований (они могут отличаться от предложенных).

Полученные результаты анализируются и делаются выводы о том, как используется рабочее время и эффективна ли работа. Анализ осуществляется на основе сгруппированных данных по использованию времени и другим факторам (см. табл. 2). Таким образом, анализ результатов исследования и принятие решений по ним составляют единый комплекс. В табл. 2 приведены важнейшие группы для оценки результатов.

Таблица 2. Оценка использования рабочего времени

Группы для оценки результатов	Их характеристика	Оценки
1. Общая оценка использования рабочего времени	На основе табл. 1.	1 2 3 4 5
2. Результаты работы	Конечный результат работы
3. Распределение рабочего времени	Сравнение с поставленными целями по использованию рабочего времени
4. Эффективность работы	Эффективность выполнения работы мною. Сравнение с установленными стандартами
5. Загрузка рабочего времени	В какой мере мы сами способны распоряжаться своим рабочим временем и в какой степени это зависит от других
6. Поддержание связи с коллегами и нахождение на рабочем месте	Как часто мы связываемся с сослуживцами. Одновременно выясняется, было ли у нас достаточно времени для нахождения на своем рабочем месте
7. Достаточно ли у нас оргтехники и как мы ее используем	Общая оценка использования или оценка относительно каждого вида оргтехники отдельно (телефон, компьютер, факс и т.д.)
8. Факторы помех	Собрать все помехи (внутренние и внешние), которые мешают эффективному использованию рабочего времени и его планированию
9. Настроение	Оценка носит личный характер. Зависит от многих причин
10. Физическое состояние	Поддержание здоровья и физического состояния на высоком уровне

На основании выставленных оценок принимают соответствующие решения, которые можно свести в таблицу по следующей форме (табл. 3).

Таблица 3. Решения по улучшению использования рабочего времени

	Меры по улучшению не нужны, так как	Меры по улучшению нужны
		немедленно (какие)	в течение года (какие)
1. Общая оценка использования рабочего времени 2. Результаты работы 3. и т.д.	(дать обоснование)

2. Организация труда руководителя цеха водоснабжения ОАО ММК

2.1 Характеристика цеха водоснабжения ОАО ММК

Цех водоснабжения ОАО «ММК» одно из подразделений Магнитогорского металлургического комбината.

Цех водоснабжения (ЦВС) - структурное производственное подразделение ОАО «ММК». Был основан 13 октября 1931 года.

ЦВС самый энергоемкий цех комбината. Не один цех не может работать без воды. Скажем, для доменного цеха 5 минут без воды настоящий крах. Восемь миллионов кубических метров воды подавалось на различные объекты комбината. Перекачка воды дорогостоящее дело. Вода должна поступать бесперебойно. И для обеспечения надежности работы оборудования нужна высокая самодисциплина. Очень высоко ценится качественная передача смены. Чувство ответственности не покидает до конца смены.

Сегодня в цехе функционируют 30 насосных станций промышленного водоснабжения и водоотведения и 9 насосных станций по перекачке хозяйственно-бытовых стоков. Из 39 насосных станций 23 работают в режиме автоматического и телемеханического управления.

Предприятие по состоянию на 01.10.2006 г. имеет в своем составе ряд участков. Для оперативного руководства работой насосных станций и водопроводных сетей была создана диспетчерская служба. Для планового обслуживания и ремонта сетей, насосных станций и других сооружений цеха существуют участок гидротехнических сооружений, участок водоочистных сооружений, участок насосных станций, механослужба, участок автотранспорта и противоаварийной техники. Для обеспечения безаварийной работы электрооборудования цеха - электрослужба. В 2006 г. был построен новый участок по эксплуатации систем оборотного водоснабжения комплекса электросталеплавильного и сортового цехов, который предназначен для бесперебойного водоснабжения потребителей, а именно электросталеплавильный цех, построенный на основе мартеновского цеха, и сортовой цех. Для безаварийной работы автоматики создан участок автоматики и телемеханики.

Коллектив жил не только производством. В свободное от работы время многие работники занимались спортом, участвовали в художественной самодеятельности, активно пользовались библиотечным фондом.

Коллектив регулярно выходил на демонстрации 1 мая и 7 ноября, на субботники вплоть до 1990 года, особенно перед красными днями календаря.

Руководство ЦВС и его общественные организации с особым вниманием относились к участникам ВОВ и ветеранам цеха.

Структура ЦВС ОАО ММК представлена на рисунке.

Организационная структура ЦВС ОАО ММК

В цехе трудятся 360 человек. По отзывам высшего руководства Комбината все они - люди мобильные и ответственные.

Цех водоснабжения считают одним из основных цехов комбината, от него зависит работа всех структурных подразделений комбината.

Цех сложный, объекты расположены на территории и за пределами комбината, разветвленные коммуникации. В настоящее время износ коммуникаций составляет примерно 32,5%, что практически в два раза меньше соответствующих показателей в городском хозяйстве.

Конечно, главное богатство в цехе это персонал, профессионалы очень высокого уровня. На насосных трудятся специалисты с высшим образованием. Отбор идет очень серьезный. Каждый работник, прежде чем получить допуск к работе с оборудованием, проходит специальную подготовку.

Цех активно участвует в ежегодной спартакиаде, посвященной Дню энергетика, принимает участие в соревнованиях по футболу, волейболу. Работники регулярно выезжают на отдых за город. Не забывает цх про своих пенсионеров, ветеранов, собирают их на праздники: Новый год, День пожилого человека, восьмое марта, Накрывают столы, готовят подарки, приглашают баяниста. Больных навещают на дому.

...