Сертификация системы менеджмента качества организации

Размещено на http: //www. allbest. ru/

Содержание

Введение

1. ООО МТК «КРАСО»

1.1 Организационная структура компании

1.2 Отдел менеджмента качества

1.3 Проведение внутреннего аудита СМК

1.4 Сертификация СМК на ООО МТК «КРАСО»

1.4.1 Сертификационный орган ООО МТК «КРАСО»

1.4.2 Порядок сертификации системы менеджмента качества на ООО МТК «КРАСО»

2. Процесс сертификации системы менеджмента качества компании

2.1 Организация работ

2.2 Анализ документов СМК

2.3 Подготовка к аудиту «на месте»

2.4 Проведение аудита «на месте» и подготовка акта по результатам аудита

2.5 Завершение сертификации, выдача и регистрация сертификата

2.6 Инспекционный контроль сертифицированной СМК

Заключение

Список используемой литературы

Приложения



Введение

сертификация контроль менеджмент качество

Сертификация - это процедура, посредством которой третья сторона дает письменную гарантию того, что продукция, процесс, услуга или система качества соответствуют установленным требованиям.

Сертификация может быть обязательной и добровольной. Компания, которая приняла решение пройти дополнительную добровольную сертификацию, выгодно отличается от своих конкурентов, может выйти на международный рынок, доказывает качество собственной продукции.

Организация и проведение работ по обязательной сертификации возложены на Госстандарт России. Необходимость и объем испытаний, место отбора образцов определяет орган по сертификации продукции по результатам инспекционного контроля над сертифицированной системой качества (производством). Значительную роль в становлении и развитии международной, региональной и национальной сертификации играют ряд международных организаций. Рассмотрим одну из них. Крупнейшей международной организацией, которая ставит своей целью разработку правил и условий мировой торговли, является Всемирная торговая организация (ВТО) (до 1993 г. -- Генеральное соглашение по тарифам и торговле (ГАТТ)).

В настоящее время членами ГАТТ/ВТО являются 123 государства, на долю которых приходится около 90 % мирового товарооборота. С 1992 г. Российская Федерация имеет статус наблюдателя в ГАТТ, который открыл перед нашей страной ряд существенных возможностей, позволив, в частности, привлекать специалистов ГАТТ к экспертизе российского внешнеэкономического законодательства, а также пользоваться в полном объеме информацией о торговой статистике и ограничительных мерах, вводимых другими странами.

Целью данного курсового проектирования является закрепление теоретических сведений о сертификации системы менеджмента качества путем изучения процедуры сертификации на примере ООО МТК «КРАСО».

Для описания процесса сертификации системы менеджмента качества организации и этапов работ было необходимо ознакомиться на производственной практике со следующими данными:

- структурой системы менеджмента качества организации;

- областью сертификации системы менеджмента качества;

- системой сертификации;

- органом по сертификации;

- областью аккредитации органа по сертификации;

- порядком проведения инспекционного контроля.

Задачей данного курсового проектирования является заполнение форм документов, учитывая специфику системы сертификации компании, т.е. практическое изучение порядка проведения сертификации и документации, свойственной для данной процедуры.



1. ООО МТК «КРАСО»

Верный ход в истории бизнеса. Компания «КРАСО» была основана 21 апреля 1993 года.

История развития «КРАСО» -- это пример эффективного менеджмента. Сегодня «КРАСО» двигается только вперед, ставя перед собой амбициозные задачи и достигая высоких результатов. За первые годы существования компании было сделано многое из того, что заложило фундамент для более серьезных свершений. В первую очередь сформирована команда высококвалифицированных специалистов.

Для успешной развивающейся компании в определенный момент актуальным становится создание собственной сети механизированных складских комплексов.

Почувствовав необходимость сокращения расстояния с клиентом, руководство «КРАСО» приняло решение создать сеть филиалов в городах Абакан, Барнаул, Братск, Иркутск, Кемерово, Новосибирск, Красноярск. Также в 2007 году были открыты филиалы в Омске и в 2010 году в Усть-Каменогорске (Казахстан).

С момента образования компания «КРАСО» из сферы малого бизнеса, каждый год наращивая свою мощь, создавая сервис, переросла в крупную металлоторговую компанию федерального значения с развитой филиальной сетью и собственными механизированными складскими комплексами.

Сегодня «КРАСО» -- это:

· компания, с уверенностью смотрящая в будущее: ежегодно увеличиваются объемы продаж за счет эффективного взаимодействия с клиентом, обеспечивается качество предоставляемых услуг и достойный уровень сервиса. «Предвосхитить ожидания клиента» -- вот правило, которым руководствуется «КРАСО»;

· компания, умеющая работать в регионах. Развивая филиалы, «КРАСО» становится ближе к своим партнерам, экономит их деньги и ресурсы, максимально исключая зависимость бизнеса и производства от влияния временного фактора. 12 механизированных складских комплексов по всему Сибирскому федеральному округу предлагают огромный ассортимент металлопроката (свыше 800 наименований форморазмеров как простых, так и легированных, конструкционных марок стали);

· компания, являющаяся ведущим дилером и опирающаяся на качество ведущих заводов-изготовителей черной металлургии:

-Торговый Дом «ЕвразХолдинг»

-Торговый Дом «Мечел»

- Торговый Дом «Нижнесергинского метизно-металлургического завода»

- Торговый Дом «Мотовилихинские заводы»

- ОАО «Металлургический завод им.А.К. Серова»

- ООО «Верхнесалдинский металлургический завод»

- ОАО «Армурметалл»

-ОАО «Ашинский металлургический завод»

- ООО «Нижнетагильский трубный завод Металлинвест»

· компания, имеющая собственную производственную базу, в состав которой входят два завода, изготавливающие металлоконструкции и железобетонные изделия: Красноярский комбинат железобетонных и металлических конструкций (КЖБМК) и Калтанский завод металлических конструкций (КЗМК).

В быстро меняющемся современном мире необходимо действовать решительно и точно прогнозировать результат своих действий. Выстраивать деятельность, не ориентируясь на сиюминутный результат, а ставя перед собой долгосрочные и амбициозные цели.

«Решения, принятые сегодня, -- залог успеха завтра».

7 конкурентных преимуществ компании «КРАСО»:

· действующая система менеджмента качества по ISO 9001. В 2006 году «КРАСО» стала первой металлоторговой компанией за Уралом, сертифицировавшей свою деятельность и подтверждающей ежегодно это соответствие;

· сеть филиалов, расположенных на всей территории Сибирского федерального округа;

· команда из 200 профессиональных менеджеров и специалистов;

· широкий ассортимент металлопродукции и постоянно растущее и расширяющееся количество запаса металлопроката;

· 10-летний опыт работы с компаниями, такими как: ОАО «СУЭК», ОАО «Газпром», Компания «РУСАЛ», «Спецстрой России», ОАО «НК «Роснефть», Госкорпорация «Росатом», ООО «ЕвразХолдинг», ОАО «Полиметалл», АК «АЛРОСА», говорит о клиентоориентированности, надёжности и уровне КРАСО.

· услуги по металлообработке, экспедирование грузов по России и странам ближнего зарубежья, отгрузка авто- и железнодорожным транспортом от штуки до вагона в любой комплектации.

В настоящий момент КРАСО вышла на полную загрузку двух своих заводов, что свидетельствует о стабильном и устойчивом развитии этого направления [1].

1.1 Организационная структура компании

ООО МТК «КРАСО» созданное 21 апреля 1993 года генеральным директором Сосниным Валерием Ивановичем. В его подчинение входят (Приложение А):

-Директора филиалов, таких как:

-Абаканский

-Барнаульский

-Братский

-Иркутсткий

-Красноярский

-Кемеровский

-Новосибирский

-Омский

-Томский

-Управление складского хозяйства

-Заместитель директора по коммерческим вопросам

-Заместитель директора по экономике

-Начальник отдела обеспечения

-Заместитель директора по экономической безопасности

-Заместитель директора по правовым вопросам

-Общий отдел [2].

1.2 Отдел менеджмента качества

Структура ОМК

Схема управления СМК предприятия представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 Схема управления СМК предприятия

На предприятии в рамках анализа результативности функционирования СМК проводятся следующие виды совещаний:

-Совещания у директора;

-Совещания комитета по качеству.

Совещания проводят с целью:

-анализа деятельности подразделений за прошедший период;

-анализа причин отклонений от требований к контролю качества управления работами и принятия корректирующих и/или предупреждающих действий;

-анализа уровня качества услуг и продукции за прошедший период;

-выработки мероприятий по обеспечению и достижения качества управления проектами на последующий период;

-систематического анализа результативности функционирования СМК;

-анализа и оценки реализации процессов;

-принятия управленческих решений, направленных на улучшение процессов СМК.

Совещания комитета по качеству проводят не реже 1 раза в месяц (по решению председателя совещания, может быть установлена иная периодичность проведения совещаний).Председателем совещания является представитель руководства по качеству. В случае его отсутствия председатель совещания назначается представителем руководства по качеству в рабочем порядке. В совещаниях, как правило, участвуют:

-заместитель директора по правовым вопросам;

-начальники отделов;

-маркетолог.

В зависимости от повестки совещания также могут быть приглашены и другие специалисты предприятия.

На совещании рассматривают:

-выполнение решений, принятых на предыдущих совещаниях;

-проекты Политики, Целей в области качества предприятия, а также проекты документов СМК;

-выполнение планов работ в рамках развития и совершенствования СМК предприятия;

-выполнение мероприятий по улучшению качества управления процессами жизненного цикла продукции;

-результаты внутренних и внешних аудитов СМК;

-результаты функционирования СМК в подразделениях предприятия;

-задачи, направленные на улучшение результативности функционирования СМК;

-вопросы, связанные с проведением внешних проверок СМК;

-иные вопросы, определенные председателем совещания.

Рассматриваемые вопросы и принятые решения фиксируют в протоколе совещания, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

-номер протокола;

-дату проведения совещания;

-результаты выполнения мероприятий принятых на предыдущем совещании;

-принятые решения с ответственными исполнителями и сроками исполнения;

-в случае не исполнения задания - дату его возможного исполнения;

-иные пункты, которые необходимо отразить в протоколе.

Протокол оформляется секретарем совещания, в течение одного дня после проведения совещания. Председатель совещания подписывает, оформленный протокол, после чего секретарь совещания осуществляет рассылку протокола всем лицам, участвовавшим в совещании, а также лицам, за которыми закреплены мероприятия для исполнения.

Контроль за выполнением решений, принятых на совещаниях осуществляют председатель совещания и/или секретарь совещания.

Подлинники протоколов совещаний хранятся у представителя руководства по качеству.

Цели и задачи ОМК

Основная цель отдела - разработка, внедрение и совершенствование системы менеджмента качества.

Основными задачами СМК являются:

- обеспечение функционирования и улучшение СМК в подразделениях организации;

- координация работы структурных подразделений по вопросам систем менеджмента качества [2].

Функции ОМК

Функция 1 -- разработка, поддержание и совершенствование руководств и процедур системы качества, а также программ качества по проектам, видам продукции и видам деятельности. Процедуры и руководства -- основная документация системы качества. После того как совокупная документация системы качества достигла необходимой полноты, что подтверждается ее соответствием, например элементному составу МС ИСО 9001, программы качества -- это лишь структурированные перечени ссылок на процедуры.

Функция 2 -- оценки уровня качества. Эти оценки на предприятии, в его подразделениях, филиалах, у действующих и потенциальных поставщиков проводятся с помощью собственных методик. Функция оценки уровня качества пересекается с функцией проведения внутренних и внешних аудитов, в частности, при получении независимых оценок.

Функция 3 -- внутренние и внешние аудиты (ревизии, экспертизы, инспекции, проверки) системы менеджмента качества, внутренний и внешний контроль качества в цехах, подразделениях и службах предприятия, у действующих и потенциальных поставщиков.

Функция 4 -- архивирование нормативной, справочной и тематической документации как традиционное, так и компьютерное

Функция 5 -- компьютеризация менеджмента качества выполняется в рамках автоматизации управления предприятием и его подразделениями (административное, бухгалтерско-финансовое), а также взаимоотношений с заказчиками и партнерами.

Функция 6 --корректирующие и предупреждающие действия.

Обязанностями являются:

1.Своевременная и качественная разработка и пересмотр документации систем менеджмента;

2.Организация и проведение внутренних аудитов, внешних аудитов и аудитов второй стороны на соответствие требованиям международных стандартов ISO 9001

3.Взаимодействие с независимыми органами по сертификации по вопросам сертификации продукции [1,2];

Права и ответственность ОМК

Ответственность, полномочия и взаимодействие персонала предприятия определены в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, документированных процедурах.

Представитель руководства по качеству возглавляет все работы по:

- организации, созданию, внедрению, функционированию и развитию СМК;

- организации внутренних и внешних проверок СМК.

Представитель руководства по качеству назначается приказом директора предприятия [2].

1.3 Проведение внутреннего аудита СМК

Цель внутреннего аудита

Внутренние проверки качества проводят с целью:

оценки соответствия документов СМК предприятия стандарту, на соответствие которому, разработана СМК (ГОСТ Р ИСО 9001-2001, МС ИСО 9001:2000);

оценки выполнения документированных процедур СМК (Руководство по качеству, документированных процедур предприятия и других нормативных документов СМК);

поддержание в рабочем состоянии СМК;

контроля выполнения корректирующих действий по результатам предыдущих проверок в соответствии с РК СМК 01-4.2.2-01-2006;

контроля выполнения мероприятий, направленных на повышение качества процессов СМК;

определение результативности функционирования СМК предприятия;

подготовка аналитической информации для анализа со стороны руководства в соответствии с РК СМК 01-4.2.2-01-2006 [2, 4].

Планирование внутреннего аудита

Внутренние проверки планируют с учетом важности проверяемой деятельности, а также результатов предыдущих аудитов, в объеме, позволяющем определить результативность функционирования СМК. Объектами проверки являются: процессы предприятия; деятельность по управлению качеством.

Внеплановые проверки проводят по распоряжению директора или представителя руководства по качеству в следующих случаях:

- при поступлении рекламаций, претензий и исков потребителей;

- при необходимости совершенствования процессов и, соответственно, документов СМК, вызванной внутренними причинами (изменение Политики в области качества, организационной структуры управления предприятием и т.п.), либо внешними (изменение требований потребителей и рынка, изменение поставщиков, требований законодательства и т.п.);

- подготовкой к сертификации (ресертификации).

Инициаторами проведения внеплановой проверки СМК могут выступать:

- директор;

- представитель руководства по качеству;

- руководитель структурного подразделения (по проверке собственного или другого подразделения);

- потребитель;

- орган, выдавший сертификат на СМК.

Годовой план проведения внутренней проверки СМК разрабатывает начальник отдела маркетинга и менеджмента качества, согласовывает представитель руководства по качеству и утверждает директор. Не позднее чем через одну неделю после утверждения плана начальник отдела маркетинга и менеджмента качества осуществляет его рассылку в структурные подразделения, в которых предстоит проверка.

Главного аудитора назначает представитель руководства по качеству, в соответствии с годовым планом внутренних аудитов. Состав аудиторской группы определяет отдельно для каждого аудита представитель руководства по качеству совместно с главным аудитором [2,4].

Проведение внутреннего аудита на месте

В целях обеспечения эффективного проведения внутренней проверки руководитель проверяемого подразделения обязан:

- проинформировать персонал подразделения о целях и масштабах внутренней проверки;

- назначить конкретных лиц для работы с группой проверки;

- обеспечить группу проверки всеми средствами и документацией, необходимыми для проведения внутренней проверки;

- обеспечить доступ членов группы проверки к информации по проверяемому направлению;

- обеспечить сотрудничество персонала подразделения с членами группы проверки и невмешательство в проверку без основания.

В ходе проверки главный аудитор имеет право снимать несоответствие в следующих случаях:

в ходе обсуждения со стороны руководящих работников и специалистов проверяемого подразделения представлены дополнительные доказательства того, что обнаруженное аудитором несоответствие не является обоснованным, при этом оформленный протокол о несоответствии аннулируют;

обнаруженное несоответствие устранено в ходе проверки. В этом случае в протоколе о несоответствии делают отметку об устранении несоответствия.

Факт наличия устраненного несоответствия главный аудитор фиксирует в акте о внутренней проверке [2, 3].

Порядок обозначения документов, содержащих результаты проведения внутренней проверки качества

Результаты внутренней проверки аудитор фиксирует в акте о внутренней проверке, а в случае обнаружения несоответствий (наблюдений) фиксирует еще и в протоколе о несоответствии (наблюдении). Акту о внутренней проверке присваивают номер, имеющий обозначение:

1 - двузначный порядковый номер (в соответствии с аудит - планом);

2 - год проведения проверки.

Протоколу о несоответствии присваивают номер, имеющий обозначение:

1 - номер акта о внутренней проверке;

2 - двузначный номер протокола несоответствия, выявленного в ходе проверки;

3 - год проведения проверки [3].

Управление информацией

Документы по внутренним проверкам СМК (подлинники актов о внутренней проверке, протоколов о несоответствиях (наблюдениях) и др.) хранит начальник отдела маркетинга и менеджмента качества в соответствии с номенклатурой дел подразделения. В подразделениях копии актов о внутренней проверке, протоколов о несоответствиях (наблюдениях) хранят руководители подразделений в соответствии с номенклатурой дел подразделения.

Формы: годового плана внутренних проверок; служебной записки; акта о внутренней проверки; протокола о несоответствиях (наблюдениях); аудит - плана; приказа; журнала регистрации несоответствий; итогового отчета по проведенному аудиту; распоряжения представлены в формах предприятия [4].

Ответственность

Ответственность за разработку годового плана внутренних аудитов, подбор и обучение членов группы по аудиту, назначение аудиторов по каждому конкретному аудиту и анализ результатов проведенного аудита возложена на начальника отдела маркетинга и менеджмента качества.

Ответственность за обеспечение проведения внутренней проверки СМК в структурном подразделении и своевременное выполнение корректирующих действий возложена на руководителя данного подразделения.

Ответственность за назначение аудиторов на каждый конкретный аудит, разработку аудит-плана, подготовку к проверке, проведение аудита, оформление записей о результатах аудита, а также контроль выполнения корректирующих действий возложена на главного аудитора.

Контроль за исполнением положений настоящей процедуры предприятия возложен на представителя руководства по качеству [2, 4].

1.4 Сертификация системы менеджмента качества в ООО МТК «КРАСО»

Сертификация - это процедура, посредством которой третья сторона дает письменную гарантию того, что продукция, процесс, услуга или система менеджмента соответствуют установленным требованиям.

Решение о сертификации продукции или системы менеджмента предприятие принимает после проведения надлежащей подготовки, которая включает внедрение стандартов ИСО, выбор органа по сертификации, проведение разъяснительной работы с персоналом, назначение ответственных представителей предприятия для работы с внешними аудиторами.

Выбор органа по сертификации определяется задачами, которые ставит перед сертификацией предприятие, а также такими факторами, как авторитет органа по сертификации и стоимость его услуг.

Качество оказываемых услуг ООО МТК «КРАСО» постоянно поддерживается на стабильном уровне, удовлетворяющем требования потребителей. Этому способствует функционирование на предприятии системы менеджмента качества, сертифицированной в Ассоциации по сертификации "Русский Регистр" [1].

1.4.1 Сертификационный орган ООО МТК «КРАСО»

Ассоциация по сертификации «Русский Регистр» (далее «РР» или «Русский Регистр») является по правовой форме некоммерческой организацией, которая действует в рамках Федерального закона РФ «О некоммерческих организациях» от 12.12.1996 г.

Исторически сертификационный бизнес выделился из недр классификационных обществ. Русский Регистр, как и многие другие крупные международные органы по сертификации, был создан на базе службы сертификации систем управления ФГУ «Российский морской регистр судоходства», которая действовала в качестве органа по сертификации систем менеджмента ещё с 1993 года.

Само же классификационное общество «Русский Регистр» было создано 31 декабря 1913 года, поэтому на логотипе сохранён старый знак того дореволюционного «Русского Регистра» представляющий собой переплетение морского якоря и первых букв имени «PETRО Primo» -- Петр I.

В соответствии с законом, Уставом РР определено, что Ассоциация не имеет основной целью своей деятельности извлечение прибыли и не распределяет полученную прибыль между членами Ассоциации, а направляет её на развитие своих программ, на повышение компетентности и оснащенности своих сотрудников.

Учитывая, что итоговая ценность результатов сертификации/оценки/экспертизы состоит в том, чтобы представить всем заинтересованным сторонам уверенность в соответствии объекта проверки указанным требованиям, Русский Регистр принял за основу принципы, которыми руководствуется в своей деятельности, а именно:

Беспристрастность,

Компетентность,

Ответственность,

Открытость,

Конфиденциальность,

Оперативное реагирование на претензии.

На настоящий день Русский Регистр является ведущим российским органом по сертификации систем управления, доверие которому оказало более 2000 предприятий России, Казахстана, Украины, а также других стран ближнего и дальнего зарубежья. Главный принцип деятельности РР - максимальное удовлетворение потребностей всех заинтересованных сторон в услугах по проведению беспристрастной, компетентной, экономически обоснованной и оперативной сертификации систем менеджмента организаций.

1.4.2 Порядок сертификации СМК в ООО МТК «КРАСО»

Начало работ по внедрению стандартов ИСО и по каждому его этапу оформляется соответствующими организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями). Завершение работ фиксируется актом о внедрении. И организационно-распорядительные документы, и акты являются важным средством прослеживаемости фактических работ по внедрению стандартов ИСО в компании.

Выбор органа по сертификации определяется задачами, которые ставит перед сертификацией компания, а также такими факторами, как авторитет органа по сертификации и стоимость его услуг. Основными задачами компании при сертификации являются подтверждение соответствия своих систем качества международному стандарту ИСО 9001 и повышение за счет этого конкурентоспособности продукции при ее поставках в определенные сегменты рынка, а также получение лицензий. Исходя из этого, выбирается тот орган сертификации, чей сертификат может пользоваться признанием у потенциальных потребителей продукции. В настоящее время наиболее популярным в мире органом по сертификации является ассоциация по сертификации Русский Регистр.

Разъяснительная работа по сертификации систем качества проводится службой качества и руководителями подразделений на деловых совещаниях, собраниях коллективов. Смысл сертификации доводится до каждого работника предприятия. Особое внимание при этом уделяется разъяснению цели и задач сертификации, экономических выгод, которые должна получить компания при положительном результате сертификации, речь идет и об ответственности персонала перед внешними аудиторами систем качества. Необходимо довести до сведения каждого работника предприятия, что при сертификации определяется содержательная, а не формальная сторона систем качества. Важно отметить, что общепринятая методология сертификации и компетентность внешних аудиторов и экспертов по сертификации выступают гарантом того, что любые попытки изобразить систему качества предприятия чем-то вроде «потемкинской деревни» не могут иметь успеха при сертификации. Существенно и то, что при сертификации систем качества не принципиально, изготавливается ли продукция обязательно по прогрессивной технологии и на передовом или новом оборудовании. Главным критерием успешной сертификации служит реальная способность компании обеспечивать стабильное оказание услуг требуемого или ожидаемого потребителем качества.

Перед началом проведения сертификации в организации назначаются его представители для работы с внешними аудиторами. Представители проходят соответствующий инструктаж, касающийся технологии и психологии общения с внешними аудиторами. Представитель (как и внешний аудитор) является главным действующим лицом проводимого в организации аудита систем качества. От его поведения во многом зависит успех или провал аудита, а, следовательно, и всей сертификации. Представитель должен быть хорошо знаком с функционированием процессов и процедурами систем качества в закрепленных за ним подразделениях, а также понимать их взаимосвязь с соответствующими требованиями стандарта ИСО. Оценив свою готовность к сертификации систем качества, компания направляет в выбранный орган по сертификации соответствующую заявку. С этой операции и начинается процесс сертификации систем качества. Получив от компании заявку на сертификацию систем качества, орган по сертификации официально сообщает ему свое решение и условия, включающие сведения о порядке, продолжительности и стоимости работ по сертификации. По желанию компании орган по сертификации проводит консультацию, в ходе которой разъясняет характер мероприятий по сертификации и другие специальные вопросы. Чтобы оценить возможности сертификации системы качества в компании, представитель органа по сертификации знакомится с его деятельностью. Иногда визуальное знакомство заменяется заполнением специально составленной анкеты. И то и другое позволяет получить представление о структуре компании, организации управления, объемах производства и видах оказываемых услуг, и ее основных потребителях, хронологии работ по обеспечению качества и внедрению стандартов семейства ИСО 9000. При положительной оценке эксперты органа по сертификации знакомятся с документами системы качества. Как правило, в состав документов, предназначенных для экспертизы, включаются Руководство по качеству и, в случае необходимости, другие документы, например, относящиеся к внедрению систем качества; сведения о внутренних аудитах систем качества; краткая характеристика испытательной и контрольно-измерительной базы, сведения о предприятиях, привлекаемых к оказанию услуг и др.

Анализ документов позволяет экспертам продиагностировать, то есть предварительно оценить системы качества и разработать программу ее детального аудита, а также календарный график его проведения. В ходе дальнейшего взаимодействия с органом по сертификации компания обеспечивает:

- доступ к системам качества (документации, рабочим кабинетам и др.) и оказание содействия в ее аудите;

- четкое определение ответственности перед органом по сертификации, в частности, путем назначения представителей организации;

- координатора аудита.

Со своей стороны орган по сертификации осуществляет управление процессом аудита. Лицом, ответственным за управление аудитом, является назначенный этим органом главный аудитор. При подборе членов аудиторской группы для выполнения отдельных заданий учитываются следующие факторы:

- тип нормативного документа, на соответствие которому предстоит провести аудит (например, ИСО 9001 и т.д.);

- виды продукции и связанные с ними особенности (например, электронная техника, продовольствие, ядерные устройства, контрольно-измерительная аппаратура);

- необходимость в профессиональной квалификации или технической экспертизе по отдельным дисциплинам (например, по судостроению, производству лекарственных препаратов, металлургии, деревообработке);

- численность и состав группы аудиторов;

- должная степень владения членами группы согласованным языком аудита;

- наличие или отсутствие реального или предполагаемого конфликта интересов.

Назначенные, органом по сертификации, аудиторы могут быть отклонены компанией, если оно в доказательство своей правоты приведет убедительные аргументы. В этом случае орган по сертификации обязан предложить другие кандидатуры.

Сертификационный аудит включает проведение вводного совещания, аудит процессов обеспечения качества по элементам систем качества, заключительное совещание. На вводном совещании, после официального представления аудиторов и руководящего персонала предприятия, аудиторы знакомят участников совещания с целями, областями и объемами предстоящего аудита; кратко излагают программу, методы и процедуры, которые будут использованы в ходе аудита. После согласования календарного графика аудита аудиторы приступают к системному аудиту. При этом ими проверяется соответствие деятельности предприятия всем требованиям выбранного для применения стандарта ИСО. Проверка проводится путем ознакомления с документацией, состоянием производства, испытательной базы и путем бесед с непосредственными руководителями и исполнителями работ по обеспечению качества. Проверке подвергаются практически все подразделения предприятия, причем проверка ведется в реальных, типичных условиях, то есть при работающем производстве. По результатам каждого дня аудиторская группа проводит свои рабочие совещания. На заключительном совещании, в котором участвуют представители предприятия, аудиторская группа излагает результаты своей работы, дает предварительное заключение, знакомит с условиями выдачи и сроками действия сертификата, порядком надзора за сертифицированными системами качества, отвечает на вопросы.

По итогам аудита составляются отчет и окончательное заключение, которые направляются в орган по сертификации. По этим материалам принимается один из следующих вариантов решений:

1) Системы качества полностью соответствует требованиям стандарта.

2) Системы качества в целом соответствует требованиям стандарта, но содержит незначительные несоответствия.

3) Системы качества не соответствует требованиям стандарта.

Если в ходе аудита выявляются значительные несоответствия, то они устраняются до выдачи сертификата, для чего в некоторых случаях (при длительных сроках реализации корректирующих действий) проводится дополнительный аудит.

При решении по варианту I предприятию выдается сертификат. Срок его действия, как правило, три года, по истечении которых проводится новый аудит. Орган по сертификации в течение срока действия сертификата осуществляет инспекционный контроль (не реже одного раза в год) сертифицированных систем качества, в процессе которого анализируются все изменения, появившиеся в документации, оборудовании и персонале. В случае возникновения несоответствий контролируется ход выполнения корректирующих мероприятий. Орган по сертификации может временно или полностью прекратить срок действия сертификата, если при инспекционном контроле выявлены несоответствия требованиям стандарта на системы качества или если имеются обоснованные претензии потребителей к качеству продукции. В этом случае орган по сертификации уведомляет предприятие о временном или полном прекращении срока действия сертификата с указанием причин и публикует в соответствующем бюллетене информацию о факте прекращения действия сертификата.

В случае принятия решения по варианту II предприятию предоставляется возможность в течение определенного срока (не более шести месяцев) устранить обнаруженные несоответствия, после этого проводится дополнительный аудит (для чего заключается новый контракт), как правило, по сокращенной программе. При положительном результате предприятию выдают сертификат соответствия.

В случае принятия решения по варианту III предприятие после доработки обращается в орган по сертификации с повторной заявкой. При этом все работы по сертификации проводятся по полной программе.

Продолжительность сертификации зависит от вида продукции и сложности производства. Процесс сертификации (без времени, затраченного на инспекционный контроль) может занимать от одной до нескольких недель.

Значимость результатов сертификации систем качества определяется национальным или международным признанием органа, выдавшего сертификат. Следует, однако, иметь в виду, что главным показателем достижений предприятия в обеспечении качества продукции является не получение каких-либо свидетельств (сертификатов), пусть даже и от самых авторитетных организаций, а постоянная, никогда не прекращающаяся работа в этом направлении. Сертификация систем качества не решает всех проблем, а закладывает прочную основу для хорошей практики и дальнейшего совершенствования работ по обеспечению качества продукции.



2. Процесс сертификации системы менеджмента качества компании

Сертификация системы менеджмента качества состоит из следующих этапов:

Организация работ;

Анализ документов системы менеджмента качества;

Подготовка к аудиту «на месте»;

Проведение аудита «на месте» и подготовка акта по результатам аудита;

Завершение сертификации, выдача и регистрация сертификата;

Инспекционный контроль сертифицированной системы менеджмента качества.

Блок-схема деятельности по сертификации системы менеджмента качества приведена в Приложении Б (этапы 1-5).

2.1 Организация работ

Основанием для начала работ может служить письмо-обращение, направленное заказчиком в произвольной форме в орган по сертификации, или заявка на официальном бланке заказчика. Орган по сертификации проводит предварительную регистрацию письма-обращения и его анализ для определения возможности проведения сертификации с учетом:

- оценки соответствия области сертификации заказчика и области аккредитации органа по сертификации;

- наличия у органа по сертификации необходимой информации для планирования аудита (расположение организации, численность работников, предпочтительные сроки проведения аудита и др.);

- наличия у органа по сертификации возможности проведения работ в сроки, предпочтительные для заказчика, наличия соответствующих ресурсов.

В случае невозможности проведения сертификации орган по сертификации письменно извещает заказчика и Технический центр регистра об отказе с мотивировкой принятого решения.

При положительном решении орган по сертификации регистрирует письмо-обращение и извещает об этом заказчика. После получения извещения о принятии заявки от органа по сертификации заказчик оплачивает органу по сертификации регистрационный взнос, и в последующем заключают договор на проведение сертификации системы менеджмента качества. В связи с тем, что работы органа по сертификации должны быть оплачены в полном объеме независимо от результатов аудита, в договоре предусматривается предварительное поступление на счет органа по сертификации всей суммы оплаты до начала работ.

После оплаты работ по договору орган по сертификации направляет заказчику:

- бланк-заявку на проведение сертификации системы менеджмента качества, которая представлена в Приложении В;

- перечень сведений и документов системы менеджмента качества, которые представлены в соответствии с приложением Г представляемых в обязательном порядке, а также дополнительных документов (включая записи), представляемых по запросу органа по сертификации.

Запрошенные сведения и документы системы менеджмента качества в двух экземплярах (один экземпляр - на бумажном носителе информации, один экземпляр на электронном носителе информации), заполненный бланк заявки на проведение сертификации системы менеджмента качества также в двух экземплярах заказчик представляет в орган по сертификации.

Рассмотрев заявку, орган по сертификации извещает заказчика о результатах. Форма извещения о результатах рассмотрения заявки на сертификацию СМК представлена в Приложении Д.

Полученные документы остаются в органе по сертификации в качестве контрольных экземпляров.

После представления заказчиком оформленной заявки, запрошенных сведений и документации распоряжением руководства органа по сертификации назначается руководитель группы аудита (далее - председатель комиссии) и формируется группа аудита (далее - комиссия по сертификации). Комиссия может состоять из одного или нескольких экспертов. Если аудит осуществляет один эксперт, он выполняет обязанности председателя комиссии. Состав комиссии утверждает руководство органа по сертификации.

2.2 Анализ документов системы менеджмента качества

Анализ документов системы менеджмента качества проводят для определения соответствия документов системы требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

При необходимости, по согласованию с проверяемой организации орган по сертификации может командировать своего представителя для предварительного ознакомления на месте с системой менеджмента качества проверяемой организации или решения неясных (спорных) вопросов. Оплата такой командировки оговаривается с заказчиком на условиях дополнительного договора или дополнительным соглашением к существующему договору.

Одновременно с анализом исходных документов, поступивших от проверяемой организации, комиссия организует сбор и анализ дополнительных сведений о качестве услуг организации.

Анализ завершается оформлением письменного заключения, в котором наряду с выявленными замечаниями формулируют вывод о возможности или невозможности проведения аудита системы менеджмента качества «на месте». Форма заключения по результатам предварительной оценки системы менеджмента качества представлена в Приложении Е.

Заключение по результатам анализа документов системы менеджмента качества, подписанное председателем комиссии и экспертами, проводившими анализ, орган по сертификации направляет проверяемой организаций не позднее, чем за две недели до начала проверки «на месте». Форма бланка с замечаниями по документам системы менеджмента качества представлена в Приложении Ж.

При отрицательном заключении по результатам анализа документов системы менеджмента качества проверяемой организации орган по сертификации направляет заключение о невозможности проведения аудита системы менеджмента качества «на месте». После устранения отмеченных в заключении несоответствий заказчик может направить в орган по сертификации доработанные документы для возобновления работ по оценке системы менеджмента качества. Выполнение работ по повторному анализу документов может осуществляться в рамках дополнительного соглашения к договору.

2.3 Подготовка к аудиту «на месте»

Председатель комиссии подготавливает план аудита, включающий:

- цели аудита;

- сроки и график проведения аудита, включая предварительное и заключительное совещания с руководством проверяемой организации и обзорное ознакомление комиссии с организацией;

- область аудита, включая идентификацию структурных подразделений проверяемой организации;

- даты посещения структурных подразделений, где будет проводиться аудит;

- объекты аудита;

- идентификацию членов комиссии, ответственных за выполнение плана аудита;

- идентификацию представителей проверяемой организации (лиц, сопровождающих экспертов);

- требования конфиденциальности.

План аудита утверждает руководство органа по сертификации. План аудита должен быть доведен до сведения проверяемой организации до начала аудита «на месте».

Любые возражения проверяемой организации должны быть разрешены до начала аудита председателем комиссии и представителем проверяемой организации, имеющим соответствующие полномочия.

В ходе аудита председатель комиссии вправе вносить изменения в план аудита, которые должны быть согласованы с проверяемой организацией. Форма плана аудита системы менеджмента качества приведена в Приложении И.

2.4 Проведение аудита «на месте» и подготовка акта по результатам аудита

Проведение аудита на «месте» состоит из следующих этапов:

1 Предварительное совещание.

Предварительное совещание проводят под руководством председателя комиссии с участием членов комиссии и руководства проверяемой организации.

Участники совещания должны быть зарегистрированы. Целью предварительного совещания является:

- подтверждение возможности реализации плана аудита;

- краткое изложение используемых методов и процедур аудита;

- установление официальных процедур взаимодействия между членами комиссии и сотрудниками проверяемой организации;

- обсуждение возникших вопросов.

На предварительном совещании председатель комиссии:

- представляет участников комиссии с указанием их роли впроведении аудита;

- сообщает график проведения работ, дату и время заключительного совещания и других мероприятий, касающихся аудита, таких как промежуточные совещания, проводимые комиссией и руководством проверяемой организации;

- знакомит с методами и процедурами аудита;

- согласовывает официальные каналы связи между комиссией и проверяемой организацией;

- сообщает порядок информирования проверяемой организации о ходе аудита;

- согласовывает использование ресурсов (материально-техническое обеспечение, транспорт, бытовые условия), необходимых для проведения аудита;

- подтверждает соблюдение комиссией требований конфиденциальности;

- информирует о правилах принятия решений по результатамсертификации;

- знакомит с правилами составления акта;

- информирует об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

- информирует о задачах проверяемой организации и последующих действиях органа по сертификации, в случае, если акт будет содержать несоответствия.

2 Обследование системы менеджмента качества «на месте».

В ходе аудита председатель комиссии периодически информирует проверяемую организацию. Ежедневно в конце рабочего дня председатель комиссии проводит рабочие совещания членов комиссии.

Информацию, полученную в ходе аудита, свидетельствующую о наличии непосредственного риска нарушений требований к качеству продукции, нарушения требований к процессам или производственной среды, включая экологическую безопасность и безопасность труда, немедленно доводят до сведения руководства проверяемой организации.

Если свидетельства аудита указывают на то, что цели аудита недостижимы, председатель комиссии докладывает о причинах этого в орган по сертификации и проверяемой организации для определения дальнейших действий: корректировки плана аудита, изменения области и/или объектов аудита или прекращения аудита.

3 Сбор, проверка и регистрация данных.

Комиссия собирает и проверяет информацию, касающуюся области и объектов аудита, включая информацию о взаимодействии подразделений организации и процессов системы менеджмента качества. В качестве источников информации используют:

- интервью с персоналом вуза;

- собственные наблюдения экспертов за деятельностью персонала, функционированием процессов, условиями труда и состоянием рабочих мест;

- данные обратной связи от потребителей;

- документы системы менеджмента качества регламентирующего характера, такие как политика и цели в области качества, руководство по качеству, планы по качеству, стандарты (процедуры) предприятия, регламенты, положения, инструкции, внешняя нормативная и техническая документация, договоры, контракты и др.;

- документы, содержащие данные (записи) о процессах, такие как акты (отчеты) по внутренним аудитам, отчеты об анализе со стороны руководства, протоколы испытаний продукции, решения совещаний по проблемам качества, информация по результатам мониторинга и измерений продукции и процессов, рабочие журналы, заполненные ведомости, формы, бланки и др.;

- данные обзоров, анализов результативности функционирования системы менеджмента качества;

- результаты оценки и рейтинга поставщиков.

4 Формирование выводов аудита.

Полученная и проверенная информация по объектам аудита или свидетельства аудита сопоставляются с критериями аудита (требованиями ГОСТ Р ИСО 9001) для получения выводов аудита.

Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие системы менеджмента качества вуза критериям аудита. Выводы аудита могут касаться и предотвращения возможных отклонений, тогда они классифицируются как уведомления.

Члены комиссии должны совместно систематически анализировать выводы на соответствующих этапах аудита.

Свидетельства обобщаются с указанием мест наблюдений, функций, процессов и требований, которые были проверены. Несоответствия, уведомления и подтверждающие их свидетельства аудита регистрируются.

5 Классификация и регистрация наблюдений.

В ходе аудита системы менеджмента качества все обнаруженные отклонения объектов аудита от требований ГОСТ Р ИСО 9001-2008и документов системы менеджмента качества вуза тщательно рассматриваются и классифицируются комиссией в зависимости от степени несоответствия рассматриваемого объекта проверки.

Наблюдения, сделанные в ходе аудита, классифицируют с целью выполнения проверяемой организацией корректирующих действий (для устранения причин несоответствий), адекватных последствиям выявленных несоответствий, а также принятия органом по сертификации решения о выдаче, подтверждении, приостановлении или отмене действия сертификата, а также расширения или сужения области сертификации.

Более чем пятикратное повторение малозначительных несоответствий одного вида (связанных с одним и тем же элементом системы менеджмента качества) дает основание для перевода их в значительное несоответствие.

Обнаруженные несоответствия и уведомления регистрируют на бланках, которые представлены в Приложениях К, Л.

Зарегистрированные несоответствия и уведомления официально представляют руководству проверяемой организации.

6 Действия с несоответствиями и уведомлениями.

Действия с несоответствиями и уведомлениями состоят из следующих этапов:

- комиссия официально представляет руководству зарегистрированные несоответствия и уведомления, при этом возможна дискуссия по поводу зарегистрированных несоответствий и уведомлений;

- если несоответствия и уведомления комиссией доказаны, то уполномоченный представитель руководства проверяемой организации ставит свою подпись на бланках регистрации несоответствий и уведомлений;

- организация проводит анализ причин несоответствий и уведомлений и устанавливает корректирующие мероприятия;

- в случае возникновения затруднений у проверяемой организации при планировании корректирующих действий в период сертификационного аудита орган по сертификации вправе предоставить дополнительно одну неделю (от даты проведения заключительного совещания) для завершения указанной работы. Орган по сертификации после представления плана корректирующих мероприятий в недельный срок готовит заключение по представленному плану. При наличии замечаний к плану орган по сертификации извещает об этом проверяемую организацию, которая после этого в течение недели проводит доработку плана.

Срок, отводимый в плане на выполнение запланированных корректирующих действий не должен превышать:

- 12 недель - приналичии одного и более значительных несоответствий;

- 5 недель - приналичии только малозначительных несоответствий и уведомлений.

Если в орган по сертификации не представлен согласованный план корректирующих действий, процесс сертификации должен быть прекращен.

Возобновление процесса сертификации может быть осуществлено только с подачи повторной заявки на сертификацию.

7 Подготовка акта по результатам аудита, проведение заключительного совещания, утверждение и рассылка акта.

а) Подготовка акта по результатам аудита.

До проведения заключительного совещания комиссия проводит следующую работу:

- анализирует наблюдения (выводы) аудита;

- анализирует выявленные несоответствия и уведомления;

- оформляет заключение по результатам аудита;

- подготавливает рекомендации органу по сертификации для принятия решения о выдаче (невыдаче) сертификата соответствия системы менеджмента качества организации;

- обсуждает последующие действия (проведение инспекционного контроля).

- Результаты аудита, выводы и рекомендации комиссия оформляет в виде акта,который представлен в ПриложенииМ. Акт содержит:

- идентификацию органа по сертификации;

- идентификацию организации-заказчика;

- цель и область аудита;

- основание для проведения аудита;

- время и место проведения аудита;

- состав комиссии по сертификации с идентификацией председателя и членов комиссии, включая технических экспертов;

- идентификацию нормативной базы аудита;

- результаты аудита;

- выводы комиссии;

- адреса рассылки акта.

К акту должны быть приложены:

- план аудита;

- заполненные бланки регистрации несоответствий и уведомлений;

- справки о жалобах потребителей;

- листы регистрации должностных лиц проверяемой организации, присутствующих на предварительном и заключительном совещаниях.

б) Проведение заключительного совещания.

Заключительное совещание проводят под руководством председателя комиссии с целью представления выводов и заключений по аудиту системы менеджмента качества.

К совещанию должен быть подготовлен проект акта по результатам аудита.

На заключительном совещании должны присутствовать руководство проверяемой организации и все члены комиссии. Участники совещания регистрируются.

в) Утверждение и рассылка окта по результатам аудита.

Акт подписывают председатель комиссии, члены комиссии и представляют для ознакомления и подписи руководителю организации или его представителю. Акт печатают в двух экземплярах. Один экземпляр акта передают проверяемой организации, другой - органу по сертификации.

Экземпляры акта являются собственностью проверяемой организации и органа по сертификации. Члены комиссии и проверяемая организация должны строго соблюдать требования конфиденциальности.

2.5 Завершение сертификации, выдача и регистрация сертификата

Работу комиссии считают завершенной, если выполнены все работы, предусмотренные планом аудита, и акт по результатам аудита подписан сторонами и разослан.

Сертификация системы менеджмента качества не может считаться завершенной, пока не будут проведены все запланированные корректирующие действия и проверена результативность их выполнения.

...