Анализ работы предприятия ООО "Автосоюз"

Практикуется выделение участков краткосрочного и длительного хранения. На участках краткосрочного хранения располагают запасные части, многократно оборачивающиеся в течение года. На участках длительного хранения размещают как детали невысокого спроса, так и детали частого спроса, но составляющие страховые запасы в дополнение к текущим, находящимся на участке краткосрочного хранения.

Оборудовать склад лучше разборными стеллажами с переменной высотой ячеек. Для увеличения количества ячеек, улучшения метода хранения, ускорения отбора деталей специфической формы целесообразно установить на свободных участках стен, на колоннах и торцах стеллажей стенды со штырями. Стенды используют для размещения в подвешенном состоянии гибких деталей тросов спидометра. прокладок, трубопроводов, крупных колец, т. е. деталей, хранение которых в лежачем положении не позволяет из-за их формы экономично использовать объемы ячеек и неудобно для отбора. Виды вспомогательного оборудования зависят от величины грузооборота. Компания "Volvo", проанализировав опыт работы своих складов. установила, что 95% времени обработки запасных частей на складе занимают их сортировка и обработка документации и только 5%-транспортировка внутри склада. На складе нужны большие верстаки размером примерно 1х5 метров для распаковки, проверки, а также комплектования деталей. Для удобства отбора мелких деталей со стеллажей используют столики на колесах, наподобие сервировочных, высотой около 70 см, с верхней крышкой, выполненной в виде коробки с низкими бортами. У столиков имеются также 1-3 полки. Таким образом развозят по местам хранения прибывающий мелкий груз. Конечно, нужен инструмент для распаковки ящиков: гвоздодеры, кусачки, ножи. Склад для текущего запаса должен быть отапливаемым. Холодные склады используют для резервных запасов.

При организации складской обработки запасных частей особое внимание уделяют размещению грузов в стандартные складские металлические контейнеры. Это позволяет механизировать перемещение грузов внутри склада, максимально использовать помещение за счет штабелирования контейнеров, обеспечить быстрый доступ к их содержимому.

Для фасовки используются коробочки, пластиковые и бумажные пакеты, связки, кольцевые резинки.

Ярлыки с наименованиями лучше крепить на полках, а не на коробках, т. к. у детали должно быть постоянное место, даже если по одному адресу находятся несколько деталей. Если коробку унесут. будет видно, что нужно принести или заказать товар. Для хранения мелких деталей применяют специальные складские пластиковые или проволочные лотки разных размеров. Детали больших размеров хранят на полках без коробок. Если детали не имеют индивидуальной упаковки, устанавливают низкие борта ячеек из фанеры, оргалита, пластика.

Поступающий товар нужно разгрузить, распаковать, проверить количество и качество, разложить по адресам хранения, оприходовать. Отгружаемые запасные части нужно отобрать, упаковать, оформить накладные, упаковочные листы, счета, транспортные документы. Кстати, в программе печати накладных для отбора товара детали нужно сортировать по адресам хранения - это помогает лучше организовать работу персонала, исключить лишние перемещения по складу.

Адресная система хранения

Обязательно следует ввести единую адресную систему для всех складов - теплого, холодного и открытого, иначе неизбежны потери времени и деталей. Это важно для обеспечения увеличения оборота, исключения ошибок в размещении деталей и быстрого нахождения запасных частей даже новыми сотрудниками после короткого инструктажа. Адрес может иметь 4-5 и более знаков. Обеспечьте автоматическое указание адресов в ярлыках, чеках, спецификациях наличия, ведомостях инвентаризации. Печатайте ведомости инвентаризации и накладные с сортировкой по адресам. Вот самая распространенная адресная система: Номер ячейки: А1739 А, Б, В-зона хранения - теплый, холодный склад или часть склада; 17 - порядковый номер стеллажа; 3 - порядковый номер вертикальной секции стеллажа: 9 - порядковый номер полки.

Очевидно, что эта нумерация пригодна для зоны из 99 стеллажей и что каждый стеллаж может иметь не более 10 вертикальных секций и не более 10 полок. При большем числе полок и секций выделяют для их нумерации двузначное число.

Внедрение адресной системы требует всего около одного человеко-месяца и включает разметку на планах складов, изготовление номеров, их крепление или нанесение краской, внесение адресов в спецификации деталей, внесение номеров из спецификации в компьютер, параллельно - корректировка программ. Маркировать адреса на стеллажах и номера деталей на коробках следует крупно, чтобы видеть их издалека и быстрее выбирать маршрут к ячейке.

В идеале служащий должен находить деталь по названию и адресу, даже не зная ее внешнего вида. Размещение запасных частей на складах инофирм технологически организовано так, что при отсутствии всех продавцов и при остановке компьютера комплектовать партии по заказам, хотя и медленнее, могут другие люди после короткого инструктажа, имея под рукой ведомость наличия деталей на складе с адресами их хранения.

В периоды затишья - снижения числа заявок служащие склада должны заниматься приведением в порядок ячеек с деталями: поправлять разбросанные или сдвинутые детали (актуально для деталей специфической формы) и коробки, проверять читабельность наименований, фасовать мелкие детали. Цель - устранить помехи быстрому размещению и отбору деталей. Для ускорения работ по отбору мелких деталей необходимо провести компьютерный анализ частоты спроса, наиболее часто заказываемых количеств, общего объема продаж. Выбрать наиболее ходовые и для них ввести применяемую везде предварительную фасовку в малых одинаковых количествах, если это не сделано поставщиками.

3.2.2 Эффект от уменьшение риска неликвидности запасов

Риск неликвидных запасов деталей могут образовываться по следующим причинам:

ошибочные закупки излишних количеств; ошибочные закупки деталей устаревшей конструкции; порча деталей из-за повреждений, повышенной влажности; брак, не замененный поставщиком по рекламациям; появление новой модификации деталей, заменяющей прежние;

изменение технологии ремонта;

оприходования по ошибке;

пересортица в поставках;

не списание реализованных деталей;

пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске другой детали;

потери на складе из-за небрежности в указании адресов или нанесения их нестойкой краской, обнаруженные при инвентаризации;

разукомплектование узла и невозможность использовать некомплектный.

На первый взгляд, кажется, что подобные случаи нечасты. Однако если вы работаете с номенклатурой более сотни позиций, сами не заметите, как быстро будут возникать и нарастать неликвиды Ежемесячно необходимо проверять перечень деталей, не имевших спроса с начала года. Ведите статистику поквартальной реализации каждой детали в штуках, чтобы отслеживать колебания спроса и анализировать их причины. В договорах с поставщиками необходимо добиваться права возврата ошибочно заказанных деталей, удовлетворения рекламаций по количеству и качеству.

Вот некоторая информация, которую складская служба должна готовить руководству для управления:

ежемесячный перечень запасов, не пользовавшихся спросом критерий устанавливается руководством. Это необходимо для принятия мер высвобождению "замороженных" в запасах средств для дальнейшего использования, и предотвращению образования неликвидов, превращающихся чаще всего в убытки;

еженедельный или ежемесячный перечень товаров, запас которых снизился меньше установленного минимума. Это нужно для своевременного размещения заказов;

ежеквартальные расчеты оборачиваемости по каждому наименованию. Это необходимо для принятия мер по оптимизации сроков и объемов заказов новых партий;

ежеквартальные предложения по списанию испорченных, утерянных, похищенных и неликвидных товаров.

Ниже перечислены некоторые моменты, на которые следовало бы обратить особое внимание при работе с многочисленной номенклатурой товаров при нарастающем объеме расходов запасов в целях предотвращения образования неликвидов.

Проводить перманентную инвентаризацию по утвержденному бухгалтером плану проверку соответствия наличия учетным данным определенного количества наименований или определенной группы товаров в месяц. Такая инвентаризация практикуется на всех крупных складах, чтобы не останавливать работу надолго в конце года.

При размещении товаров на складе обеспечивать оптимальное использование площадей и объемов складов и свободный доступ к каждому товару. Это необходимо для быстрой раскладки и отбора товаров - т. е. экономии трудозатрат. Особенно это важно при увеличении числа и объемов отгрузок в день.

Систематизировать приемку, отбор, упаковку и отгрузки товаров в целях оптимального использования рабочего времени, установив график и не допуская авралов и привлечения дополнительной рабочей силы.

Ввести и строго соблюдать систему адресов для ячеек, стеллажей и других мест хранения товара. Ведомость наличия на складе должна содержать адрес каждого товара. Своевременно корректировать в картотеках и памяти компьютера адреса при изменениях места хранения товара. Поддерживать в читабельном состоянии бирки адресов и наименований товаров во избежание ошибок при размещении и отборе.

Обеспечивать соблюдение рекомендуемых поставщиком правил хранения каждого товара.

Выполнять приемку поступающих товаров по количеству и качеству. Своевременно оформлять рекламации, контролировать их удовлетворение поставщиками. Возвращать или актировать бракованные товары.

Обеспечить невозможность хищений товаров со склада, повреждения товаров при перемещениях.

Изучить и использовать все возможности компьютерной программы по складскому учету.

Вести картотеку поставщиков, перевозчиков.

Из различных ведомостей, которые нужно готовить при помощи компьютера для анализа и принятия мер, отметим несколько, предварительно указав, что все они могут быть распечатаны или только выведены на дисплей компьютера.

Ведомость деталей, не пользовавшихся спросом за период с начала года - это первое, что нужно для контроля. Данная ведомость поможет выявлять неликвиды, являющиеся проблемой всех складов запасных частей, а иногда и причиной банкротств.

Ведомость запасов сверх максимально установленных количеств - это перечень излишних закупок.

Ведомость для анализа цен с указанием номеров и наименований деталей, розничных и закупочных цен и коэффициентов, определяющих соотношение этих цен и степень доходности.

Ведомость деталей, наличие которых на дату контроля меньше установленного минимума для контроля запасов и своевременных заказов.

Ведомость движения товаров за период - с указанием наличия на начало периода, поступления, продаж и наличия на конец периода.

Ведомости наличия на складе с указанием номера детали, наименования, адреса, количества и розничной цены необходимы персоналу склада для текущей работы по раскладке и отбору деталей.

Те же ведомости, но в закупочных ценах с обсчетом общей суммы необходимы для контроля стоимости запасов, справок, а также после инвентаризации.

Ведомость наличия на складе с сортировкой по возрастанию адреса служит для инвентаризаций: в ней оставлено место для внесения вручную фактического наличия при инвентаризации, а также имеются колонки "недостача" и "излишки".

После ввода в компьютер данных инвентаризации эта ведомость печатается со старыми и новыми данными, с обсчетом итогов.

Следует предусмотреть возможность изменения розничных цен по группам деталей на основе вводимых коэффициентов для подготовки прейскурантов. Прейскурант печатается после корректировок цен.

Персонал должен изучать системы нумерации товаров по каталогам поставщиков и применяемости хранимых товаров во избежание ошибок при приемке, учете и отгрузке, а также для консультирования потребителей и уточнения их заявок, учитывая, что номенклатура, указанная в каталогах отечественных поставщиков, часто не соответствует той, что поставляется в запчасти. Кроме того, нужно систематически информировать персонал о новых деталях, взаимозаменяемости и т. д.



3.2.3 Эффект от активизация запасов

Для сокращения складских расходов полностью избавляются от выявленных при анализе "мертвых" неликвидных запасов, а бездействующие запасы переводят на более дешевую форму хранения; удешевляют контроль по всем малоценным деталям; группируют оставшиеся на складе детали в соответствии с результатами анализа спроса для обеспечения надлежащего контроля за движением запасных частей. Решиться на ликвидацию даже бездействующих и "мертвых" запасов нелегко. Основанием для этого может быть только тщательный анализ и прогноз и выяснение причин застоя на те или иные детали. Если же никаких перспектив для реализации "мертвых" запасов нет, стараются от них избавиться.

Компания "International Harvester" на своем региональном складе во Франции практикует ликвидацию "мертвых", запасов только после трехлетнего отсутствия спроса на деталь

В специальных изданиях, особенно рассчитанных на тех, кто обслуживает свои машины собственными силами, помещают соответствующую рекламу. Оставшиеся не распроданными детали устраняют из запасов. Детали, по которым не было движения в течение года (за исключением деталей для новых, только введенных на рынок моделей машин), снимают со стеллажей и укладывают в ящики, на которые крепят упаковочные листы. Ящики держат в таком месте, где их хранение не влечет значительных расходов. Эти детали оставляют в базе данных, но указывают другой адрес складирования. Стоимость этих деталей, как правило, списывают. Если спустя год (т. е. всего через два года) по этим деталям по-прежнему не будет никакого движения, их продают как металлолом или возвращают поставщику при его согласии.

После очищения складов от бездействующих и "мертвых" запасов управляющие принимают меры для предупреждения возможности аккумуляции подобных запасов в будущем.



3.2.4 Эффект от удешевление контроля

Удешевление контроля помогает сократить расходы по содержанию запасов. Тщательный учет каждой находящейся на складе детали слишком дорог. Экономичное управление запасами предполагает, что нужно меньше контролировать дешевые товары и сосредоточивать все внимание на наиболее дорогостоящих. Менеджеры нередко обнаруживают, что на контроль за запасом, например, шайб, они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих узлов и деталей. Ряд исследований в Англии показал, что на долю дешевых изделий приходится большая часть проводок в документации контроля запасов, в то время как в товарообороте и стоимости запасов они составляют очень малую долю. Так, выборочное обследование выявило следующие данные: на запасные части стоимостью менее 35 пенсов за штуку приходилось 30% наименований хранимых деталей, 40% проводок в документации контроля запасов, но всего 1,6% объема реализации, 5% стоимости запасов. Фирма систематически проводила инвентаризацию всех товаров, и учет малоценных деталей обходился дороже их стоимости. После прекращения контроля дешевых деталей издержки по содержанию запасов снизились на 34%.

При инвентаризации физических запасов основное внимание уделяют деталям групп, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Что же касается группы малоценных деталей, то принимают на веру данные карточек учета этих запасов.

На небольших складах за рубежом применяются простые и дешевые способы контроля. Используя принцип оптимального размера заказа, устанавливают, что детали малой стоимости нужно заказывать менее часто, но в больших количествах. С этой целью применяют, например, упрощенную систему визуального контроля запасов. При этой системе запасы каждой детали делят на три группы и размещают в одной ячейке. Группы деталей отделяют друг от друга с помощью специальных щитков или помещают в пластиковые мешки либо коробки. Каждая группа имеет цветовую кодировку: красный цвет означает минимальный запас, желтый - уровень заказа, зеленый - наличие сверх уровня заказа. На ячейке или непосредственно на партии деталей закреплена карточка, содержащая следующую информацию: код детали, ее адрес, наименование, категорию запаса и сведения об установленных для детали уровнях запаса. Для пополнения запаса не требуются никакие действия до тех пор, пока не начнется выбор деталей из желтой секции ячейки. В этот момент контрольная карточка снимается и передается работнику, занятому учетом запасов, для того чтобы сделать заказ. Затем контрольная карточка возвращается в ячейку с отметкой о сделанном заказе. После того, как начнется выбор деталей из красной секции, карточка снова поступает к клерку как повторное напоминание о необходимости восполнения запаса. Если выполнение ранее сделанного заказа в ближайшее время не ожидается, то размещается срочный заказ или предпринимаются другие необходимые действия.

3.2.5 Эффект от реорганизации формирования и контроля запасов с запасных частей

Формирование и контроль запасов - составляющие системы управления, от которых зависит своевременное устранение дефицита или затоваривания. Организация пополнения запасов характеризуется определенными и случайными параметрами. Интервалы между поставками, объемы партий и спрос не являются постоянными величинами, так как находятся под влиянием многих факторов, которые необходимо учитывать при формировании запасов. Например, время на перевозку одной партии отличается от времени на перевозку следующей, на оформление документов также может требоваться разное время и т. д.

Формирование, регулирование и контроль запасов предусматривают поддержание такого соотношения деталей частого и нерегулярного спроса, которое обеспечивает высокую оборачиваемость запасов при удовлетворительном обеспечении покупателей и оптимальных расходах на содержание запасов. Регулирование запасов заключается в определении их уровня, оптимального по конкретному критерию, и в разработке условий, которые обеспечивают поддержание запасов на этом уровне.

Для первого случая, приведенного на рис. 4, принято, что в течение месяца продается 100 каких-либо деталей. В конце месяца запас мгновенно пополняется, и цикл повторяется. В данном случае минимальный запас равен 0, максимальный - 100 шт., средний - 50 шт. Средний текущий запас является важным показателем для контроля запасов, он определяет среднюю величину средств, вложенных в запасы и среднюю стоимость их содержания.

Рис. 4.Упрощенная схема движения запаса

Такой упрощенный случай в практике не встречается, т. к. запасы не могут пополняться немедленно из-за колебаний интервалов поставок, а продажа запасных частей нестабильна ввиду колебаний спроса.

Для удовлетворения спроса в любой момент, независимо от задержек в поставках или скачка заказов, в систему управления включают страховые запасы деталей. Пример движения запасов с участием страхового запаса показан во втором случае, приведенном на рис. 5. Страховой запас состоит из 50 деталей, ожидаемая продажа за 3 месяца - 100 шт. График показывает, что страховой запас помог в одном случае обеспечить продажи в период запаздывания поставки, а в другом - при увеличении спроса выше расчетного.

Факторы, влияющие на размер страховых запасов, подразделяются на две группы - связанные с колебаниями спроса и определяемые условиями поставки. Учет первой группы факторов связан с прогнозированием величины спроса и вероятных величин отклонения спроса в расчетном периоде.

Влияние второй группы факторов выражается в отклонениях интервалов поставок от заданных в системе из-за нарушений ритмичности

Рис. 5.Упрощенная схема движения запасов при наличии страховых запасов

производства деталей, опозданий подачи транспорта, задержек в пути и т. п. Все эти отклонения вызываются случайными и не зависящими одна от другой причинами, поэтому моделирование закономерностей этих отклонений выполняют по методологии изучения случайных массовых явлений. Например, выясняется, как часто встречается отклонение интервала поставки и какова наиболее вероятная величина отклонения. Критерием оптимальности, как отмечалось ранее, является минимизация расходов на пополнение и содержание запасов. Для поддержания запасов на определенном уровне разрабатывается порядок их формирования (установление нормы запаса и правил пополнения) и контроля. Оптимальный размер запасов каждой детали определяется с учетом следующих общих принципов:

* для деталей высокого спроса (группа А) - включение в запас максимального страхового запаса для покрытия любых скачков спроса;

* для деталей постоянного спроса (группа В) - включение в запас умеренного страхового запаса;

* для деталей нерегулярного спроса (группа С) - низкий или нулевой уровень страховых запасов.

Для корректировок оптимального размера запаса практикуют:

* частый контроль запасов деталей группы А;

* периодический контроль запасов деталей группы В;

* выборочный контроль запасов деталей группы С.

Соотношение между текущими запасами, их расходом, пополнением и страховыми запасами рассчитывается для каждого наименования по следующей модели рис.6.

Рис. 6.Примерное соотношение между текущими запасами, их расходом, пополнением и страховыми запасами

Запас страховой > Запас текущий - Неудовлетворенные заявки + Поставки ожидаемые - Спрос прогнозируемый

При этом: Запас текущий = Спрос прогнозируемый Х Период временной

Соотношение запаса, спроса, страхового запаса показано на рис. 6.Определяя политику в отношении номенклатуры и объема подлежащих хранению запасов, при особом внимании к страховым запасам. стараются применять наиболее экономичную систему пополнения запасов. По образному выражению торговцев запчастями, "бланк заказа в неопытных руках так же опасен, как и незаполненный банковский чек".

Пополнение запасов складов оптовиков и дилеров основаны, как упоминалось ранее, на одной из двух систем:

Рис. 7.Движение запаса при переменном спросе, переменном интервале поставок и фиксированных объеме и уровне (точке) заказа

* система с фиксированным размером заказа (количество деталей определено расчетом оптимального размера заказа): решение принимается только о моменте размещения заказа (пример: по 100 деталей раз в месяц);

* система с фиксированным интервалом между заказами (фиксируется момент заказа (например: ежеквартально, до 15 числа первого месяца квартала): решение принимается о количестве заказываемых деталей.

При системе с фиксированным размером заказа (рис. 7) придерживаются двух правил контроля:

* заказывать следующую партию, когда сумма количеств наличного запаса и количеств, поставка которых ожидается по последнему заказу, упадет ниже точки заказа;

* заказывать партии деталей оптимального объема,

Первая система (с фиксированным размером заказа) предусматривает следующую последовательность операций подготовки заказа:

* рассчитывается оптимальный размер заказа с точки зрения наибольшей скидки при близком к необходимому количестве (например, наибольшая скидка - при покупке 24 дисков сцепления (одна коробка), а ваша расчетная потребность-21 диск, выбирается размер заказа 24 шт.);

* рассчитывается уровень (точка) заказа на основе ожидаемого объема продаж за время ожидания поставки и величины страхового запаса;

* проверяется остаток запаса после каждой продажи;

* в день снижения запаса до количества, установленного как уровень (точка) заказа, готовится документ для заказа;

* принимается решение о моменте высылки заказа, и заказ высылается.

Выбор момента заказа зависит от реальной и прогнозируемой ситуации: он может быть выслан на несколько дней раньше или позже ввиду действия факторов, не поддающихся расчетам, как-то: необходимость замены вида транспорта из-за погоды или каких-либо событий; необходимость ускорения или задержки в поставке и т. п.

Вторая система (с фиксированным интервалом между заказами) (рис. 8) предусматривает следующую последовательность операций подготовки заказа:

устанавливается периодичность контроля запасов, ориентированная на график поставок поставщика;

рассчитывается величина требуемых запасов как сумма количеств, продаваемых за период контроля запасов и за время ожидания поставки и количеств в страховом запасе;

составляется и выполняется график проведения контроля уровня запасов - например, компьютер должен каждую среду выдавать сводку запасов по контролируемым деталям;



Рис. 8 Движение запаса при фиксированном интервале заказов и переменных объемах и уровнях заказов

принимается решение о размере заказа - выписывается количество деталей, необходимое для доведения количеств наличного запаса до расчетного

запаса;

заказ высылается в установленный графиком день.

Во всех случаях, когда говорится о моменте высылки (размещении) заказа, имеется в виду его принятие к исполнению, т. к. проблемы связи не существует - заказы высылаются электронной почтой, факсом или телексом, иногда дублируются заказным письмом. но времени пробега корреспонденции практически нет.

Дилеры могут размещать регулярные (несрочные) заказы по графику, установленному оптовиком, например, каждый вторник. Выбор - размещать заказ или нет - остается за дилерами, поэтому им удобнее использовать систему с фиксированным размером заказа.

Региональные склады обычно могут размещать регулярные (несрочные) заказы у поставщиков лишь раз или два в месяц, поэтому они используют систему пополнения запасов с фиксированным интервалом между заказами. Поставщики настаивают на этой системе для обеспечения эффективного планирования производства.

При любой системе пополнения запасов требуют решения два основных вопроса: когда делать заказ и сколько деталей заказывать. При системе с фиксированным интервалом между заказами устанавливаются строго определенные сроки представления заказа, тем самым решается вопрос "когда?". Ответить надлежит на вопрос "сколько?". Для этого устанавливают и фиксируют в карточках учета или памяти компьютера величину "требуемого запаса" для каждой детали. Наличный запас плюс ожидаемый приход по предыдущему заказу должны быть достаточными для удовлетворения спроса в период до следующего пополнения запаса, т. е.:

Требуемый запас = Количество, расходуемое за период контроля + Количество, расходуемое за период поставки + Страховой запас

Из этого следует, что:

Размер заказа = Требуемый запас - (наличный запас + ожидаемый приход)

Уровень запасов всегда выше при системе с фиксированным интервалом между заказами, т. к. величина требуемого запаса включает запас, используемый в период между двумя последовательными моментами размещения заказа, т. е. в период контроля запасов.

При работе по системе пополнения запасов через фиксированные интервалы времени ничто не препятствует использованию оптимальных заказов, особенно для деталей, имеющих стабильный спрос в период между поставками. Оптовики стараются точнее рассчитывать и своевременно корректировать величины требуемых запасов деталей - это способствует точности заказов и минимизации расходов по закупкам и содержанию деталей.

Оптимальные размеры заказов определяются при сопоставлении издержек на содержание запасов и расходов на заказы. Расходы на заказы - это издержки на закупку каждой партии, включающие затраты на контроль наличия, подготовку заказа, высылку заказа, получение товара, проверку количества и качества, раскладку по местам хранения, проверку документов, подготовку рекламаций, постановку на учет, бухгалтерские проводки. Затраты на заказы и на содержание запасов всегда анализируются, и для расчетов применяются средние величины. По данным английского экономиста, обследовавшего затраты на заказы у дилеров, расходы на заказы одного наименования запасных частей составляют у мелких и средних дилеров от 13 до 25 центов в месяц. Очевидно, что чем чаще заказывать, тем дороже это обходится.

Выполним расчет годовых затрат на заказы и хранение одной детали на базе ООО «Автосоюз».

Выбираем три разные детали, закупочная стоимость - обозначим ее "Р" - составляет 0,5 долл., 0,1 долл. и 10,0 долл.

Расходы на заказы каждой партии - обозначим их "А" - условно составляют 0,2 долл.

Расходы по хранению единицы товара - обозначим их "В"-условно составляют 65%, т. е. для наших деталей 0,325 долл., 0,065 долл. и 6,5 долл. соответственно. Годовой расход деталей - обозначим его "С" - 48 шт. Размер одной закупочной партии - обозначим его "F" - установлен поставщиком в 4, или 12, или 24, или 48 шт. и более, кратно количеству в упаковке. Расчет годовых затрат производится по следующим формулам:

Годовые затраты на заказы D = АC/F

Годовые затраты на хранение Е = ВF/2

Суммарные годовые затраты S = D+Е

При различных частоте и размере заказов годовые суммарные затраты изменяются разнонаправлено - это подтверждают данные табл. 4.

Таблица 4 - Суммарные затраты

Программа закупок	Среднегодовые затраты, в S
	на заказы	на хранение	всего
Для деталей стоимостью 0,5 S
раз в месяц раз в квартал*	2,40 0,80 0,40 0.20	0,65 1,95 3,90 7.80	3,05 0.75
раз в полгода раз в год			4,30 8,00
Для деталей стоимостью 0,1 $
раз в месяц раз в квартал раз в 4 месяца	2,40 0,80 0,60 0,40 0,20	0,13 0,39 0.57	2,53 1,19 1,1 1,18 1,76
раз в полгода раз в год		0,78 1,56
Для деталей стоимостью 10,0 $
раз в месяц	2,40	13,0 39,0 78,0 156,0	15,40 39,80 78,40 156.20
раз в квартал раз в полгода раз в год	0.80 0,40 0,20

*Подчеркнуты экономичные варианты заказов.

Расчет затрат производится в зависимости от частоты заказов и размеров партий деталей. Очевидно, что для деталей небольшой стоимости затраты на заказы более весомы, чем затраты на хранение.

График (рис. 9) показывает, что точка экономичного заказа находится в точке равенства расходов на закупку и хранение. Для дорогих деталей затраты на закупку незначительны, и основная тяжесть падает на расходы по хранению. Затраты могут быть минимизированы, если детали малой стоимости заказывать большими партиями через длительные интервалы, а дорогие заказывать чаще, но мелкими партиями.

Оптовики применяют сами и рекомендуют дилерам приведенную выше методику расчета оптимальных объемов партий и периодичности заказа. На практике расчеты выполняются по таблицам, построенным на известной формуле Вильсона, включающей вышеприведенные компоненты и основанной на положении, что при оптимальных объемах партий и периодичности заказов затраты на заказы примерно равны расходам на хранение.

Тогда экономичный размер заказа 2АС равен: РВ

равен: Если подставить приведенные выше значения, получим:

Количество, оптимальное для заказа =

Ближайшее количество, кратное четырем (количеству в одной упаковке), равно 16.Если устраивают сроки размещения заказа, это количество и заказывается в установленный момент подачи заявки.

Рис. 9.Расчет экономичного объема заказа

Для обеспечения эффективного планирования производства поставщики настаивают на том, чтобы их региональные склады работали по системе пополнения запасов через фиксированные интервалы времени.

3.2.6 Эффект от ускорения оборачиваемости запасов

На складах ООО «Автосоюз» используют систему кодирования цветом. На каждую вновь поступившую на склад деталь наносится небольшая цветная метка. Для каждого года хранения и квартала устанавливается определенный цвет. Нанесение этих меток не занимает много времени, зато позволяет быстро установить срок хранения изделия. При такой системе наиболее долго хранящиеся детали используются в первую очередь; кроме того, с течением времени метки позволяют выявить детали, по которым нет движения. Это особенно важно для деталей небольшой стоимости, по которым не проводится контроль запасов.

Небольшие склады, чаще всего филиалы одного дилера, применяют простую систему пополнения запасов, известную как "система авансирования", или "пополнение количества за количество". При этой системе в каждой ячейке склада имеется пачка талонов, состоящих из двух одинаковых частей. При упаковке деталей по заявке заказчика берется один талон, и в обеих частях проставляется проданное количество. Затем одна часть талона прикрепляется к копии счета и передается в бухгалтерию, а вторая направляется на основной склад, информируя о расходе. На основании таких талонов склад формирует очередную партию и отгружает ее на периферийный склад в ближайший удобный день.

Понятно, что весь учет концентрируется на основном складе, что позволяет экономить на контроле запасов в складах-филиалах. После введения системы авансирования в филиалах своих складов ООО «Автосоюз». крупный сократил семь кладовщиков филиалов, т. к. операции с талонами смогли выполнять менее квалифицированные (и менее оплачиваемые) рабочие, комплектующие отгрузки по заявкам покупателей.

Значительная часть запасных частей содержится на складах поставщиков, оптовиков и дилеров не потому, что они постоянно требуются, а потому, что они могут потребоваться. Некоторые менеджеры складов, опасаясь возможной нехватки деталей, систематически создают избыточные запасы в целях подстраховки. Это приводит к излишним расходам и сокращению прибыли.

ООО «Автосоюз» стремятся увеличить оборачиваемость запасов (отношение годового объема продаж к среднегодовому объему запасов), чтобы при меньшей площади складов и меньших затратах на содержание запасов получить наибольший объем продажи и, следовательно, прибыли. Разумеется, идеальной была бы продажа "с колес", без всякого хранения. Однако такая торговля невозможна в связи с особенностями запасных частей, поэтому оборачиваемость запасов является важным критерием, который тщательно анализируется фирмами.

Достижение высокой оборачиваемости - нелегкая задача для крупных поставщиков, поскольку они вынуждены хранить на складах часть запасов номенклатуры нерегулярного спроса. Если для экономически эффективной торговли запасными частями необходимо поддерживать высокий уровень оборачиваемости запасов, то для обеспечения спроса на любую деталь, особенно для снятых с производства машин, необходимо хранить широкий ассортимент редко продающихся деталей, что тормозит оборачиваемость запасов.

Учитываются несколько видов оборачиваемости запасов: оборачиваемость каждой детали в количественном выражении; оборачиваемость всего запаса по стоимости; оборачиваемость групп деталей разной степени спроса; оборачиваемость запасных частей к устаревшим моделям машин. К каждому виду оборачиваемости запасов предъявляются свои требования.

Средняя оборачиваемость запасов на региональных складах ООО «Автосоюз» не превышает трех раз в год. Запасы некоторых деталей высокого спроса оборачиваются до 8-10 раз в год, но средняя оборачиваемость намного ниже в связи с необходимостью хранения запасных частей нерегулярного спроса.

Одной из причин низкой оборачиваемости запасов является большой объем "мертвых" и бездействующих, или "спящих", запасов. К "мертвым" запасам относят детали, на которые вообще не было спроса в течение года, к бездействующим - детали, спрос на которые был случайным или очень редким.

Получить точную картину средней оборачиваемости можно, только выявив и те, и другие. После избавления от этих запасов оборачиваемость возрастает. На складах ООО «Автосоюз» бездействующие запасы составляют, по данным менеджеров, от 1 до 10% по сумме и от 3 до 28% по номенклатуре.

При увеличении оборачиваемости возрастают объем реализации и прибыль. Стоимость содержания запасов деталей и узлов автотракторной техники на складах растет из года в год вследствие инфляции, роста стоимости аренды помещений, расходов на заработную плату, накладных расходов и т. д., что вызывает естественное стремление снизить уровень запасов за счет более частого заказа запасных частей меньшими партиями. Таблица 5 показывает, что увеличение оборачиваемости вдвое увеличивает прибыль втрое. Однако, если в результате снижения уровня хранимых запасов склад потеряет возможность удовлетворять запросы клиентуры на запасные части, то потерянная при этом прибыль может превысить стоимость содержания соответствующих запасов.

Таблица 5 - Увеличение оборачиваемости

	Оборачиваемость запасов
	1 раз в год	2 раза в год
Среднегодовой запас	20000	20000
Объем продаж	20000	40000
Валовый доход, 24% от продаж	4800	9600
Издержки прямые, 10% от продаж	2000	4000
Накладные расходы, 7% от запаса	1400	1400
Прибыль до уплаты налога	1400	4200

Для регионального дистрибьютора или крупного дилера размещение у поставщика слишком большого числа срочных заказов может привести к существенному снижению получаемой им торговой скидки и, следовательно, к снижению прибыли. Эти проблемы вызвали применение современных методов управления запасами, которые обеспечивают увеличение оборачиваемости и прибыли.

Основными элементами управления запасами в целях ускорения оборачиваемости являются: организационная структура сбытовой сети, спрос, стратегия управления, формирование и контроль запасов.

Высокоэффективная торговля запасными частями возможна в настоящее время только при условии системной организации распределения и сбыта, управления запасами на основе научных методов, компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза, обработки всей документации, позволяющей

Рис. 10 Влияние частоты регулярных (несрочных) заказов на оборачиваемость запасов и на объем бездействующих запасов

не только оптимизировать запасы, снизить расходы по хранению запасных частей, но и значительно ускорить обслуживание покупателей.

Товаропроводящие или дистрибьютивные сети компаний-продуцентов машин, как упоминалось ранее, строятся обычно по двум основным схемам. Первая, так называемая "транзитная", схема включает в себя центральные склады, региональные и дилерские склады в отдельных регионах. Такую схему применяет ООО «Автосоюз».

Вторая схема, именуемая "складской", предусматривает, вместо центральных или наряду с ними, зональные склады, обслуживающие определенную группу региональных складов. Управление поставками в обоих случаях выполняется центрами распределения компании-продуцента.

Сети распределения с зональными складами считаются более экономичными. Во-первых, совокупный товарный запас при этом меньше, так как на региональных торговых складах хранятся только детали высокого и постоянного спроса - группы А и В, на зональных складах - детали постоянного и нерегулярного спроса групп В и С, а на заводских - детали случайного спроса. Так распределена номенклатура запасных частей ООО «Автосоюз» - 7 зональных складов. При транзитной же схеме и на региональных, и на центральных складах приходится хранить детали нерегулярного спроса ввиду меньшей гибкости управления поставками в сетях, построенных по этой схеме, при значительных расстояниях до центрального склада.

Во-вторых, почти полностью ликвидируются страховые запасы на региональных складах, т. е. запасы на случай опоздания поставок по сравнению с расчетными сроками. Они концентрируются на зональных складах, но в значительно меньших объемах по количеству деталей одного наименования. Уменьшение объема централизованного страхового запаса по сравнению с суммой объемов децентрализованных запасов возможно потому, что вероятность потребности в страховом запасе одновременно у всех региональных складов, обслуживаемых зональным складом, невелика. Концентрация страховых запасов в зональном звене помогает избежать омертвления товарных ресурсов в звене региональных складов.

Сбытовая сеть ООО «Автосоюз». строится таким образом, чтобы гарантировать получение клиентами деталей, относящихся к группе А, немедленно, а к группам В и С-не позже чем через сутки после получения заказа. Для обеспечения подобного обслуживания запасы деталей во всех звеньях сбытовой сети регулируются так, чтобы на складах дилеров хранились однодвухмесячные запасы деталей высокого спроса, на региональных - трехмесячные запасы деталей высокого и постоянного спроса, на зональных складах - четырехмесячные запасы деталей постоянного и нерегулярного спроса.

Необходимо учитывать, что детали, которые имеют с точки зрения дилера или регионального склада нерегулярный спрос на их рынке, являются для зонального и центрального складов, обслуживающих несколько рынков, запасными частями постоянного спроса, и хотя объем их продаж ниже, чем деталей высокого спроса, они не залеживаются на складах, так как величина запасов регулируется путем учета сбыта на всех рынках.

Рассматривая запасы деталей на складах всех ступеней с точки зрения номенклатуры, можно отметить, что на региональных складах хранится обычно до 60% номенклатуры запасных частей к одной модели машины, на зональных или центральных складах - до 80% и на заводских - до 10% номенклатуры. Остальные 5-10% номенклатуры случайного спроса не хранятся, а изготавливаются и поставляются по мере необходимости заводами. Крупные дилеры хранят не более 20% номенклатуры. Мелкие дилеры стараются хранить буквально несколько наименований, чтобы не замораживать средства, предпочитая получать детали с регионального склада по срочным заказам, пусть даже и с меньшей скидкой.

Задачей стратегии управления запасами является бесперебойная торговля при наименьших затратах и максимальном удовлетворении спроса. Все три понятия относительны и требуют установления критериев оптимизации системы управления, т. е. конкретных параметров, к которым следует стремиться.

Бесперебойная торговля понимается как выполнение заказов потребителей в объявленные в рекламе сроки - а значит, и своевременное пополнение запасов.

Наименьшие затраты - это соблюдение бюджета путем размещения заказов по наиболее выгодной системе. Снижение затрат на заказы, получение и хранение партий запчастей достигается при следовании рекомендациям поставщиков относительно оптимизации объемов и сроков заказов.

Максимальное удовлетворение спроса - достижение установленного процента удовлетворения заказов по номенклатуре. Ни один поставщик не надеется на полное удовлетворение спроса ввиду невозможности хранения всей номенклатуры деталей даже в системе складов. Уровень удовлетворения спроса редко превышает 90-95%, и этот конкретный уровень устанавливается каждым поставщиком для своей сбытовой сети как параметр стратегии управления запасами, влияющий на объем запасов и расходы по их содержанию. Зависимость объема запасов от уровня удовлетворения спроса показывают в табл. 6 и на данные анализа, проведенного в анализируемом нами предприятии.

Таблица 6 - Зависимость объема запасов от уровня удовлетворения спроса

Уровень удовлетворения спроса, %	Стоимость необходимых запасов, S	Рост стоимости запасов на 1% роста удовлетворения спроса, $
72	98000	1361
85	127000	2231
91	145000	3000
96 ориентировочно	190000	8600
100 ориентировочно	290000	25000

Очевидно, что невыгодно стремиться к чрезмерно высокому уровню удовлетворения спроса - придется хранить значительные запасы деталей нерегулярного спроса. Анализ упущенных продаж, который ведется, показывает, что 96,5% невыполненных заявок покупателей содержали детали, отсутствовавшие в нужный момент на складе, хотя обычно они хранились там и регулярно продавались. Только в 3,5% невыполненных заявок покупатели просили те детали, которые не планировалось хранить и продавать.

Рис. 11.Зависимость объема запасов от уровня удовлетворения спроса

При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами. Управление запасами осуществляется обычно при различных ограничениях - по срокам подачи заказов и их исполнения, по экономичному объему партий, по уровню запасов.

В торговле запасными частями применяются две системы пополнения запасов - с фиксированным интервалом заказов и с фиксированный объемом заказов. Обе системы позволяют упорядочить поступление заказов поставщикам и обеспечить возможность планирования поставок, поэтому следование им поощряется скидками.



Заключение

Основными задачами материально-технического обеспечения являются:

а) четкая организация комплексного снабжения всеми материальными средствами предприятий;

б) рациональное использование средств и предметов труда, контроль за соблюдение установленных норм;

в) рациональная организация складского хранения всех материальных ценностей.

Организация и планирование материально-технического обеспечения должны способствовать выполнению задач, стоящих перед ним. Поэтому необходимо:

а) определить потребность предприятия в предметах материально-технического обеспечения в планируемом периоде;

б) мобилизовать внутренние резервы, заменить дефицитные и дорогостоящие материалы другими (без ухудшения качества продукции);

в) экономно использовать материальные ресурсы;

г) обеспечить своевременное поступление сырья, материалов и металлов в производство;

д) способствовать внедрению передовых, прогрессивных норм расхода материальных средств на единицу продукции, основанных на передовом опыте и разработке плана организационно-технических мероприятий по внедрению этих прогрессивных норм;

и) определить размер потребных предприятию складских запасов товарно-материальных ценностей в планируемом периоде.

Для составления плана материально-технического снабжения большое значение имеет своевременное проведение подготовительных работ, в том числе выявление номенклатуры материальных средств, потребных предприятию в планируемом периоде; разработка плановых цен (с учетом расходов по заготовке и доставке) и ценников на предметы материально-технического снабжения; установление норм расхода исходных материалов на единицу готовой продукции; анализ отчетных данных по материально-техническому снабжению и разработка исходного первоначального варианта плана организационно-технических мероприятий по повышению эффективности производства, направленных на улучшение использования средств на предприятии и рациональную организацию материально-технического снабжения.

Перечень потребных предприятию в планируемом периоде и в отдельных его частях материальных средств должен быть точным и исчерпывающим, отражающим возможность замены одних материалов другими.

На основании работ, проведенных в подготовительном периоде разработки плана материально-технического снабжения, составляется проект контрольных показателей по материально-техническому снабжению предприятия, представляемый в вышестоящую хозяйственную организацию.

После проведения подготовительной работы и получения контрольных показателей по материально-техническому снабжению приступают к составлению плана снабжения. Для этого определяют количество материальных ресурсов, которое должно быть предоставлено в распоряжение производственных цехов в планируемом периоде (расходное количество); рассчитывают ожидаемые остатки материальных ценностей на складах предприятия на начало, а находящиеся в пути - на начало и конец планируемого периода; определяют количество материальных средств, которое должно быть заготовлено в планируемом периоде (заготовительное количество); составляют окончательный вариант плана организационно-технических мероприятий, направленных на улучшение организации снабжения и использования материальных ресурсов на предприятии.

Расчет расходного количества основных материалов, необходимого для выполнения производственного задания в планируемом периоде и обеспечения нормального течения производственного процесса, является наиболее важным этапом в планировании материально-технического снабжения предприятия.

В работе проводилось исследование управления материально-технического обеспечения на примере ООО «Автосоюз».

На предприятии ООО «Автосоюз» было выделено управление материально-техническим снабжением и организация складских работ. Однако в процессе управления выяснились недостатки в организации складского хозяйства.

Дефицит складских площадей при одноярусной компоновке;

Образование на складах неликвидных товаров;

Оприходования по ошибке;

Пересортица в поставках;

Порча из-за повреждений;

3. Отсутствие на складах адресной системы хранения материалов.

И для предприятии были разработаны следующие рекомендации:

по совершенствованию организации складирования и обработки.

по уменьшению неликвидных запасов;

по активизации запасов;

по удешевлению контроля;

и ускорению оборачиваемости запасов.

Это является эффективным решением, так как способствует дальнейшему развитию предприятия.



Библиографический список

1. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: Учебник. - М.: ИНФРА-М,2004.

2. Капустина Н. Е. Теория и практика маркетинга в США. М.: Экономика, 1997.

3. Лавров С. Н., Злобин С. Ю. Основы маркетинга автопромышленных объектов. М.: Внешторгиздат, 1997.

4. Вейлл П. Искусство автомобильного дилера: Новые идеи для мира хаотических перемен: Пер. с англ. - М.: Новости, 1993.

5. Роджерс К., Агарвала-Роджерс Р. Коммуникации в маркетинге/ Пер. с англ. М.: Экономика, 1980.

6. Белобрагин В. Я. Современные проблемы территориального управления эффективностью производства и качеством продукции в условиях становления рынка. - М.: Изд-во стандартов, 1998.

7. Веснин В. Р. Маркетинг для всех. - М.: Юрист, 1999.

8. Веснин В. Р. Маркетинг для предпринимателей автомобильного рынка: Кн. 1.2.- М.: Антиква, 1999.

9. Золотев А. В. Экономическое саморегулирование. - Нижний Новгород: Изд-во Нижегород. гос. ун-та, 1999.

10. Трайнев В. А., Алексеев И. С., Трайнев И. В. Стратегия и тактика предпринимательской деятельности в отечественной и зарубежной практике: Обобщение и рек. - М.: Междунар. акад. информац. процессов и технологий, 1999.

11. Завьялов П. С., Демидов В. Е. формула успеха: маркетинг. М.: Международные отношения, 1998.

12. Савицкая А.М. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. - 3 издание., переработанное и дополненное - М.: ИНФРА - М, 2004.

13. Слиньков В.Н. Бизнес - план и организация финансово- хозяйственной деятельности предприятия: Учебное пособие. - М.: АЛЕРТА, 2004.

14. Баулин А.В. Анализ производственно - хозяйственной деятельности предприятия: Учебное пособие. - Пенза, 2001.

15. Билльман В. Основы управления предприятиям/Пер. с нем. и науч. ред. В.А. Антонова. - М.: ТЕЗИС, 2002.

16. Файоль А. Общее и промышленное управление: Пер. с фр. / Науч. ред. и предисл. Е. А. Кочерина. - М.: Контроллинг, 1999.

17. Пономарев В. Помогаем развитию предпринимательства: Опыт регионов. Московская область / Человек и труд. 2002, № 4.

18. Голубкова Е. Н., Лабженова Л. Н. Модель прогнозирования реализации запасных изделий//Повышение эффективности производства. Труды АВТОВАЗ. Москва, 1998

19. Васильченко Н.Г. Современная система управления предприятием: Учебно - практическое пособие. - М.: Бизнес - школа «Интеллект - синтез», 2003.

20. Давыдова Л.А., Фальцман В.К. Экономика и управление предприятием: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2003.

21. Лапин А.Н. Стратегическое управление современной организацией. - М.: Управление персоналом, 2004.

22. Лукичева Л.И. Управление организацией: Учебное пособие. - М.: ОМЕГА - Л, 2004.

23. Мельников В.П., Маренков Н.Л., Смиртладзе А.Г. Управление организацией: Учебное пособие. - М.: КиноРус, 2004.

24. Мильнер Б.З. Теория организации. - М.: ИНФРА - М,2004.

25. Поршнев А.Г., Румянцева З.П. Управление организацией: Практикум. - М.: ИНФРА - М, 2003.

...