Оптимизация внутрифирменных коммуникаций с помощью PR-инструментов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оптимизация внутрифирменных коммуникаций с помощью PR-инструментов

Стрельников И.В.

2011

1. Теоритическая часть

Процесс коммуникации и его базовые элементы

Базовые элемента процесса коммуникации:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Процесс коммуникацииwww.vladimirpost.ru 22 декабря 2006 года:

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель. внутрикорпоративный профессиональный мотивация

Назначение системы внутрифирменных коммуникаций

Вы спросите, зачем, собственно, тратить огромные усилия и бюджеты на систему внутрикорпоративных коммуникаций? Не является ли это просто данью моде, как в свое время было модно «писать» миссии и проводить реинжиниринг бизнес-процессов?

Дело в том, что современное поколение работников сильно отличается от предыдущего www.union.kz 10 декабря 2006 года. Сегодняшние профессионалы обладают гораздо большей автономностью, независимостью и, не задумываясь, уходят, если их что-то не устраивает. У них есть собственные потребности, которые для них стоят на первом месте. Потребность в человеческом обращении, например. Мотивация современных работников напрямую зависит от того, как с ними обращаются и как их ценят как людей, а не рабочую силу.

Это, к сожалению, слабое место современного российского менеджмента. Из-за игнорирования потребности в человеческом обращении, проблемы корпоративного духа пытаются решить совершенно неподходящими методами: оплата по результатам, периодические командные тренинги и т.п. Но все что людям нужно - это человеческое обращение. Работники хотят знать, что их работодатели заботятся о них как о людях. Сегодня, однако, это последнее, что они получают.

У работников есть внутренние потребности, которые следует учитывать в целях мотивации:

- Честное информирование обо всем, что происходит;

- Возможность высказаться по поводу себя и своей работы;

- Потребность в вежливом, справедливом и уважительном обращении;

- Ощущение сопричастности;

- Осознание того, что их ценят;

- Работа в атмосфере, свободной от конкуренции с равными себе;

- Стабильность в жизни и возможность личностного и профессионального роста.

При создании или изменении системы внутрифирменных коммуникаций крайне необходимо «двигаться» от этих потребностей. Собственно, сама система коммуникаций и существует, чтобы удовлетворять эти потребности сотрудников.

Теперь мы подошли к главному вопросу. Зачем компаниям вкладывать деньги в эту систему, и какие дивиденды принесут подобные инвестиции?

Назначение системы внутрифирменных коммуникаций - через удовлетворение внутренних потребностей современного работника мотивировать его к увеличению отдачи в работе, что, в свою очередь, ведет к увеличению прибыли организации.

Внутрикорпоративные и служебные коммуникации

После определения назначения системы внутрикорпоративных коммуникаций следует уточнить, какие коммуникации мы понимаем как внутрикорпоративные, т.е. те, которые направлены на удовлетворение внутренних потребностей современных сотрудников. Внутрикорпоративные и служебные коммуникации различаются по ряду критериев www.united-minds.ru 25 декабря 2006 года:

Критерий	Внутрикорпоративные коммуникации	Служебные коммуникации
Форма коммуникации	Недирективные. Диалог, беседа.	Директивные. Приказы, распоряжения.
Чьи интересы отстаивают?	Основаны на интересах и потребностях сотрудников.	Основаны на интересах и потребностях корпорации.
Обязательность	Сотрудника нельзя обязать любить свою компанию.	Обязательны к исполнению. Являются частью должностных обязанностей
Наличие обратной связи	Эффективно функционируют только на основе получения обратной связи.	Как правило, однонаправленные монологические коммуникации.
Содержание коммуникации	Формируют и транслируют корпоративные ценности - образ, видение, миссию и т.д.	Транслируют служебную информацию.
Что формируют?	Формируют сплоченность, командность, лояльность.	Формируют профессиональную компетенцию, должностное соответствие, подчиненность, управляемость.
На кого ориентированы?	Ориентированы на группы людей со сходными интересами и положением в организации	Ориентированы на определенные должности, функционал, в т.ч. персональные коммуникации

Специфика целевой аудитории. Целевая аудитория - различные группы сотрудников компании - имеет ряд характеристик, отличающих её от внешней аудитории:

1. «Обмануть сотрудников можно, но не нужно». Сотрудники всегда в курсе дел в компании, поэтому ложная информация быстро будет определена как таковая, и доверие к источнику информации существенно подорвется.

2. «Сотрудники распространяют информацию вовне». Работники ежедневно общаются с клиентами, партнерами, со своими друзьями и близкими. То, что они сообщают, имеет гораздо больший вес, чем та информация, которую компания пытается донести до общественности через официальные каналы коммуникации http://offline.cioworld.ru 13 сентября 2006 года. Это также касается негативных заявлений сотрудников в СМИ, снизить негативный эффект от которых чрезвычайно трудно.

Базовый принцип внутрикорпоративных коммуникаций

Базовым принципом внутрикорпоративных коммуникаций является принцип обратной связи. Именно он воплощает в себе квинтэссенцию внутренних потребностей современного работника. Сотрудники хотят быть не только информированными, но и услышанными своей организацией.

Внутрифирменные коммуникации в России

Как ни странно, при всей необходимости подобной системы, существуют и причины, по которым этой системой пренебрегают www.union.kz 10 декабря 2006 года:

- нехватка времени в силу напряженности ведения бизнеса;

- многолетняя традиция однонаправленных связей сверху вниз;

- общая перегрузка деловой информацией.

Следует сказать, что в российских компаниях по данным исследования Deloitte and Touche www.hrm.ru 16 декабря 2006 года системе внутренних коммуникаций не уделяется должного внимания.

Для генеральных директоров качество внутрифирменной коммуникации - первоочередной вопрос отделов кадров, в то время как сами главы отделов кадров считают, что этот вопрос - лишь пятый в иерархии важности. Исследование показало, что 63% генеральных директоров считают, что базовые функции их отделы кадров выполняют удовлетворительно, но что лишь 22% придерживаются того мнения, что их отделы кадров успешно добиваются решения «первоочередного вопроса налаживания внутрифирменной коммуникации».

Как можно объяснить подобное положение вещей? Система внутрикорпоративных коммуникаций - вопрос сравнительно новый. Не каждому руководителю, а уж тем более, начальник HR-службы близко и понятно, как её нужно выстраивать. А главное, зачем на неё тратить деньги и время.

Нельзя сказать, что средств внутрикорпоративных коммуникаций нет в российских организациях: есть корпоративные журналы, интранет, почтовая рассылка и другие средства внутрифирменных коммуникаций. Но вот достигают ли они цели, которая должна достигать эта система?

Задачи системы внутрикорпоративных коммуникаций

Рассмотрим основные задачи, которые призвана решать система внутрикорпоративных коммуникаций www.united-minds.ru 25 декабря 2006 года.

1. Создание командного духа, объединение, сплочение. Система средств внутрикорпоративных коммуникаций играет решающую роль в том, что сотрудник компании чувствует себя частью единого коллектива, сплоченного общими целями, действующего слаженно, работающего как одна команда. Каждому отдельному сотруднику видна только малая часть общего «корпоративного пространства», а при помощи системы внутрикорпоративных коммуникаций он видит всю «картинку» в целом, в объеме.

2. Формирование лояльности компании, руководству. Лояльность персонала руководству - непременный атрибут управляемости компании. С одной стороны - лояльность персонала происходит из такой базовой человеческой потребности как потребность быть привязанным, аффилированным, быть частью чего-то большого и сильного (страны, нации, компании), поэтому общая атмосфера в компании, создаваемая при помощи средств внутрикорпоративных коммуникаций только способствует проявлению базовых человеческих чувств. С другой стороны - при помощи средств ВК образ руководителей компании может получить большую долю человечности и привлекательности, что также работает на повышение лояльности персонала руководству компании. Понятно, что лояльность персонала - это часть общего репутационного капитала компании и она способствует как большей управляемости, так и менее болезненному проведению изменений в компании и внедрению новых методов работы.

3. Разъяснение стратегии развития компании, нововведений и изменений. При помощи системы внутрикорпоративных коммуникаций компании до сотрудников доводятся стратегические установки компании - разъясняется смысл и направление ее движения, а также суть и характер различных нововведений. Также средства внутрифирменных коммуникаций могут служить и источником обратной связи о результатах проводимых изменений в бизнесе компании.

Исследования Билла Кверка показали, что 84% сотрудников, которые понимают, что делает их бизнес успешным, хотят помочь в достижении этого успеха. Среди тех, кто не понимает этого, только 46% разделяют это чувство. Когда сотрудники осознают свою роль в бизнесе, 91% из них будут работать на успех, но их число резко снизится до 23%, если осознание не будет достигнуто. Таким образом, сотрудники, которые понимают перспективу, скорее помогут своей компании достичь процветания.

4. Информирование персонала. Одной из основных и наиболее четко понимаемых функций является информирование персонала по широкому кругу вопросов как внутрикорпоративной, так и отраслевой жизни. Однако эту роль не так легко выполнить ввиду различной оперативности и доступности разных средств внутрикорпоративных коммуникаций целевым группам.

5. Развитие профессиональной мотивации персонала. Распространяемая информация должна способствовать повышению профессионального престижа, общей профессиональной мотивированности. Поскольку большая часть информации посвящена вопросам бизнеса и отрасли - это также способствует расширению профессионального кругозора.

6. Формирование корпоративной культуры. Средства внутрикорпоративных коммуникаций - один из важнейших ресурсов формирования корпоративной культуры. Здесь важно все: и содержание материалов, и стиль их подачи, и создание в компании атмосферы сотрудничества, взаимодействия и многосторонних коммуникаций. Важно понять, что и сам факт существования системы средств внутрикорпоративных коммуникаций и постоянной заботы об ее эффективном функционировании является существенной составляющей корпоративной культуры.

7. Формирование внутрикорпоративного образа компании. Как уже указывалось выше, внутренний образ компании в очень большой степени формируется средствами внутрикорпоративных коммуникаций. Фактически внутренний образ компании «оживает» при помощи системы средств внутрикорпоративных коммуникаций. И одновременно образ самих средств внутрикорпоративных коммуникаций составляет часть общего образа корпорации.

8. «Путеводитель» по компании. Когда речь идет о больших, диверсифицированных корпорациях, возникает необходимость в средстве ориентирования внутри большого и сложного корпоративного организма. Роль такого гида, «путеводителя» по компании могут выполнять средства внутрифирменных коммуникаций. Особенно, это касается адаптации новых сотрудников.

Также следует отметить, что длительное существование этой системы, когда существенная часть информации о жизни компании проходит через ее каналы, приводит к тому, что накапливается большое количество информации о прошедших периодах развития бизнеса компании. И для того, чтобы ориентироваться в этом многообразии сведений, возникает потребность в создании собственного поискового ресурса, при помощи которого можно было бы ориентироваться уже в самой системе средств внутрикорпоративных коммуникаций.

Внутрикорпоративные коммуникации как система

Почему для внутрикорпоративных коммуникаций нужно создавать систему средств?

Потому, что не существует ни одного универсального средства внутрикорпоративной коммуникации, которое бы охватывало все целевые группы и решало бы все задачи, стоящие перед системой. Каждое из средств решает лишь часть задач и более релевантно отдельным целевым группам. Поэтому эффективной может быть лишь система средств внутрикорпоративных коммуникаций, которые решают задачи в комплексе. Каждое из средств внутрикорпоративных коммуникаций имеет свои ограничения и свои преимущества, свою зону оптимального воздействия.

С учетом наличия разных модальностей восприятия, средства системы должны быть разными по видам и типам предоставляемой информации, должны воздействовать на разные органы чувств целевой аудитории.

Проблемы эффективного функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций

К наиболее часто встречающимся проблемам работы системы относятся www.united-minds.ru 25 декабря 2006 года:

Игнорирование потребностей целевой аудитории. Если то, что сотрудник получает через средства внутрифирменных коммуникаций не отвечает его потребностям, а значит, и не интересует, то такая система внутрифирменных коммуникаций не будет эффективной, сколько ресурсов в нее не вкладывай.

Отсутствие корпоративной индентичности, управляемой репутации. Сложная ситуация складывается и тогда, когда средствам ВК по сути своей нечего «транслировать» -- когда корпоративная идентичность не сформирована, образ компании, ориентированный на целевые группы персонала остается противоречивым и смутным, а управление репутацией компании среди персонала не является приоритетным для руководства.

Проблема «когнитивного диссонанса». Когнитивный диссонанс - ситуация, когда человек получает из различных источников, обладающих примерно равным статусом, противоречивые суждения об одном и том же предмете. Как правило, такая ситуация вызывает у человека отрицательные эмоции, поскольку он не может определиться с тем - кому доверять и вынужден для избавления от неприятной ситуации диссонанса искать дополнительную информацию по поводу самого предмета, либо о том - какому же из источников можно больше доверять. При получении информации внутри компании такая ситуация возникает, когда разные коммуникаторы (менеджеры) сообщают весьма противоречивую информацию о том или ином значимом предмете - например, о повышении зарплаты, кадровых перестановках или положении на рынке. Это происходит из-за неслаженной, неорганизованной системы информирования внутри компании, отсутствия четкой информационной политики.

Возрастающий объем информации и дефицит времени на ее рассмотрение. Информации из средств системы непросто «пробиться» к своему получателю. Практически каждый сотрудник находится в информационном потоке высокой плотности и все возрастающего уровня. В этом информационном потоке конкурирующие сообщения играют роль информационного «шума», т.е. затрудняют восприятие информации, накладываясь на нее, как будто один текст звучит поверх другого текста - разумеется, оба не воспринимаются адекватно. При этом времени на рассмотрение информации становится все меньше, поскольку растет производительность труда, а, стало быть, и занятость сотрудника исполнением своих прямых служебных обязанностей. Вот почему у сотрудников подчас просто не остается времени на знакомство с информацией в средствах внутренних коммуникаций.

Ограниченная информационная емкость восприятия. Помимо объективно существующего дефицита времени на рассмотрение информации, у человека есть еще и такое субъективное свойство, как ограниченность информационной емкости восприятия или другими словами ограниченность кратковременной памяти. Емкость восприятия ограничена так называемым «магическим числом Мюллера», т.е. 7 + 2 единицы. Это означает, что для того, чтобы информационный материал был усвоен, он должен состоять из общего числа отдельных сообщений от 5 до 9 единиц.

Проблемы структурирования сообщения. Для эффективной подачи сообщения весьма важно грамотно его построить, структурировать. В этом отношении есть смысл использовать следующий базовый шаблон:

Основополагающее заявление	«Зонтичное» послание -- основное содержание, главная тема сообщения.
Ключевое послание	Главная информация, выделяющая организацию или продукт
Ключевые послания для конкретных аудиторий	Та часть сообщения, которая адресована конкретным целевым аудиториям, учитывающая их интересы и восприятие
Вспомогательные факты	Цифры, статистика, заявления 3-х сторон, которые помогают аргументировать, убедить аудиторию
Учет конкурирующих посланий	По-возможности нужно учитывать то, какой информацией по этой теме уже располагает аудитория. Данное сообщение должно отличаться от этой конкурирующей информации.

Несовпадение официальной информации и информации, известной сотруднику. Такое несовпадение может наблюдаться в случае расхождения между официальной позицией компании и реальной информацией, которой сотрудник обладает по факту работы в данной компании. Как правило, в случае такого расхождения доверие к руководству падает.

Несоответствие способа подачи информации ее восприятию. Поскольку целевые группы персонала, как правило, весьма различны по своему уровню образования, интеллекта, интересов, возраста и т.ч. то эти различия сказываются и в предпочитаемых ими способах и каналах получения информации. Так, в ходе проведенных исследований выяснилось, что низовые уровни персонала, такие как работники производства, обычно предпочитают более наглядные и, в первую очередь, визуальные каналы предоставления информации, такие как телевидение. В то же время офисные специалисты и менеджеры, как правило, обладают более развитым абстрактным мышлением и аналитическими способностями и поэтому предпочитают больше текстовую информацию с предоставлением разнообразных точек зрения. Таким группам персонала больше подходит Интернет. Соответственно, при адресации сообщений тем или иным целевым группам, необходимо учитывать не только контент, т.е. содержание сообщения, но и форму подачи и каналы при помощи которых сообщения доводятся до целевых групп.

«За двумя зайцами». Довольно часто приходится сталкиваться с тем, что руководство корпорации хочет одновременно убить двух зайцев - сделать, например, корпоративное издание, которое было бы официально рассчитано на всех сотрудников компании, а еще было бы замечательно, если бы оно понравилось бы акционерам и инвесторам. На деле это означает - что ни одна из указанных целевых групп не считает, что это издание адресовано именно им.

Отсутствие учета информационных запросов аудитории. Интегральной проблемой, которая препятствует эффективному функционированию системы средств внутренних коммуникаций, является отсутствие концентрации на реальных интересах различных групп персонала, которые являются целевыми аудиториями для системы внутрикорпоративных коммуникаций.

Принципы построения внутрикорпоративных коммуникаций

Ориентирами в построении коммуникаций с занятыми могут служить следующие правила Алёшина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров, Экмос, 2006 г., с.47-48.:

1. Регулярное исследование отношения сотрудников к организации и менеджменту. Подобное исследование позволяет выявить проблемы до того, как они станут кризисом.

2. Последовательность и регулярность коммуникаций, сообщение как хороших, так и плохих новостей. Сотрудники должны узнавать новости не из СМИ, а из внутренних источников.

3. Персонификация коммуникаций. Работники хотят личного внимания от тех, для кого они работают, особенно от ближайших менеджеров. Поэтому многие компании проводят «встречи на местах», в которых менеджеры высшего уровня гастролируют по стране -- в места размещения заводов, чтобы отвечать на вопросы занятых.

4. Искренность коммуникаций.

5. Инновационность в выборе новых коммуникационных решений. Это требование диктуется бурным развитием технологий и необходимостью конкурировать за внимание с огромным количеством ярких теле- и видеообразов, окружающих сотрудников компании.

Разработка системы внутренних коммуникаций

1. Анализ ситуации и внутренний аудит коммуникаций;

2. Разработка стратегии;

3. Тактические действия;

4. Оценка эффективности.

Анализ ситуации и внутренний аудит коммуникаций

Анализ ситуации включает в себя www.union.kz 10 декабря 2006 года:

- разбиение служащих на сегменты;

- определение средней продолжительности службы в компании;

- географическое размещение служащих;

- определение способа получения ими информации.

Внутренний аудит включает в себя:

- исследование отношения сотрудников к их работе, к самой организации и менеджменту;

- анализ существующих форм и методов коммуникаций.

Разработка стратегии:

- какие деловые цели вы поддерживаете?

- как ваша стратегия соответствует этим целям?

- какие группы служащих нуждаются в получении информации?

- какой она должна быть, в какое время и каким образом?

- как вы собираетесь этого добиться?

Сотрудники, как правило, хотят, чтобы коммуникации несли для них следующую информацию:

· Что должно произойти в организации?

· Что и почему происходит в организации?

· Значение изменений или достижений для сотрудников персонально.

· Решения, принимаемые в организациях и их причины.

К ситуациям особой значимости внутрикорпоративных коммуникаций относятся www.pr-service.com.ua 21 декабря 2006 года:

- Организационные изменения (слияния и поглощения, внедрение КИС, реорганизация);

- Оценка персонала;

- Латентные междепартаментские и межличностные конфликты.

Тактические действия

На тактическом уровне программы коммуникаций можно обнаружить следующие тенденции и рекомендации (по Кэролин Бобо www.union.kz 10 декабря 2006 года):

- наиболее предпочитаемый способ получения информации для служащих - это личная встреча с глазу на глаз;

- высшее руководство зачастую не авторитет. В связи с этим возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи высшее руководство - менеджеры среднего звена - работники. Их задача - способствовать тому, чтобы работники поняли, КАК воплощать разработанную наверху стратегию;

- осуществляйте коммуникации по крайней мере несколькими способами;

- помогите служащим разобраться с ворохом поступающей информации, облегчайте восприятие письменной информации, поступающей от вас.

Оценка эффективности

Трудность оценки состоит в том, как измерить изменение поведения, которое не имеет ярко выраженного характера, как определить, что люди стали прилагать больше усилий к работе, что изменилось в их восприятии.

Можно выделить два группы методов оценки: экономические и неэкономические.

Экономические www.pr-service.com.ua 21 декабря 2006 года:

· Коэффициент текучести кадров;

· Производительность труда;

· Соотношение уровня зарплат со среднерыночным;

· Уровень удовлетворенности персонала как внутреннего клиента компании-работодателя.

Неэкономические www.union.kz 10 декабря 2006 года:

· Случайная выборка служащих и их опрос;

· Фокус-группы.

Построение внутриорганизационных коммуникаций определяется типом организации. Конгломерат строит свои коммуникации иначе, чем крупная гомогенная организация. Аппарат управления холдинга должен уделять специальное внимание коммуникациям с отдаленными субсидиарами, решая проблемы общего информационного пространства, доверия, мотивации и затрат на их обеспечение.

Строя коммуникации, следует учитывать, что занятые в первую очередь лояльны своей команде, затем -- отделению, и только потом компании в целом. Чем более отдален топ-менеджмент, тем более он безличен для занятых.

Классификация средств внутрикорпоративных коммуникаций

Существует большое количество классификаций средств внутрифирменных коммуникаций. В данной работе средства внутрифирменных коммуникаций будет ранжироваться на основе процесса, на котором построена коммуникация. В этой связи выделяют следующие виды средств внутрикорпоративных коммуникаций:

1. Печатные (бумажные);

2. Технологические;

3. Персональные.

Печатные (бумажные) средства внутрикорпоративных коммуникаций

При наличии новых технологий внутрикорпоративных коммуникаций печатные издания до сих пор остаются первичным средством для внутреннего общения в большинстве организаций.

Задачи печатных изданий:

1. Информирование сотрудников о целях, задачах и направлениях развития организации;

2. Обеспечение сотрудников информативными материалами, необходимыми им для того, чтобы выполнять свою работу профессионально и эффективно;

3. Развитие у сотрудников более высокой социальной ответственности, а также стремления к поддержанию и улучшению стандартов организации, повышению качества и эффективности их работы;

4. Признание достижений сотрудников.

Чтобы уменьшить стоимость публикации, некоторые из них содержат рекламу.

Обычно такие публикации направлены на несколько контактных аудиторий, включая иногда и внешние, но часто они используются только для контактов с персоналом.

Целевой аудиторией для таких публикаций считаются сотрудники. Преимущество таких публикаций состоит в том, что они позволяют довести нужную информацию до каждой конкретно определенной группы сотрудников. Отсюда многие организации поддерживают несколько публикаций, каждая из которых ориентирована на определенную контактную аудиторию в рамках определенной группы.

Одним из недостатков и в то же время преимуществ внутренних публикаций организации является некоторая негибкость по отношению к внутреннему каналу обратной связи. Чтобы облегчить получение отклика от контактной аудитории, т.е. сделать связь двусторонней, нередко прибегают к модели «вопрос-ответ».

Все желающие задают вопросы, на которые отвечает редакция. Данный подход требует полной поддержки со стороны руководства компании, поскольку необходимо время для того, чтобы проводить исследования и отвечать на вопросы. С другой стороны, двусторонняя коммуникация обеспечивает атмосферу полного доверия. Часто сотрудники при непосредственной встрече с руководителем не очень активны в вынесении вопросов на обсуждение (особенно конфликтных). Внутренние же публикации обеспечивают отличный механизм для обратной связи.

Одним из основных требований, предъявляемых к внутренним публикациям, является их невысокая стоимость. В таких случаях не требуется красочного оформления или дорогая бумага. Самое главное - это наличие в публикациях интересной и необходимой сотрудникам информации.

Доски объявлений

Стенды с бумажными объявлениями на разные темы, а также с фотографиями и т.п. Располагаются в местах, где бывают все сотрудники. Обычно бывают общекорпоративные доски объявлений и доски, относящиеся к различным подразделениям.

Преимущества:

- дешевизна;

- действенное средство для пресечения слухов.

- доступность всем сотрудникам;

- оперативное оповещение о предстоящих событиях;

- хорошо подходит для визуальных материалов. Возможно применение «цветовой кодировки» -- обозначение того или иного вида информации цветом бумаги или шрифтами.

Ограничения:

- снижение внимания сотрудников при отсутствии обновления информации;

- ограниченный объем материалов;

- отсутствие обратной связи.

Как правило, доска объявлений одинаково доступна всем группам, но офисные специалисты испытывают к информации на доске объявлений значительно меньший интерес, поскольку почти всю информацию могут найти в Интранете на рабочем месте.

Ящики вопросов и предложений

Напольный или настенный ящик, куда сотрудники могут опускать свои вопросы для руководства. Используется либо как постоянное средство связи простого сотрудника с высшим руководством, либо как средство сбора вопросов перед специальными периодическими информационными мероприятиями.

Обычно такой вид коммуникации вызывает у сотрудников стойкую негативную реакцию. Либо ящик существует чисто символически и никакой обратной связи не предполагается, либо руководство пытается отвечать на вопросы сотрудников, но из-за большого объема этих вопросов и предложений делает это с большим опозданием.

Больше подходит для низового персонала, офисные сотрудники обычно предпочитают использовать информационные технологии.

Адресно-информационные издания

Полиграфические издания, в которых даны ФИО, фотография, контактные данные и краткое описание круга задач каждого сотрудника компании. Как правило, обновляется раз в году.

Активно работает на актуализацию аффилиативных чувств сотрудников - каждый чувствует себя частью большого коллектива и с гордостью показывает это родным и друзьям.

Адресно-информационные издания как таковым средством внутрикорпоративных коммуникаций не являются, но выполняют функцию передачи ощущения сопричастности каждого сотрудника к общему делу.

Достаточно дорогое средство, т.к. должны быть в качественной полиграфии и с хорошими фотографиями. Также при высокой текучести кадров информация быстро устаревает, учитывая весьма долгий цикл подготовки.

Это средство одинаково привлекательно для всех категорий сотрудников, поскольку носит персональный и представительный характер.

Листовка

Принципиальное отличие в специфическом способе распространения: прежде всего - непосредственно в местах скопления аудитории, или расклейка на улицах. В последнее время в российской практике часто используется и почтовая рассылка.

В отличие от рекламных листовок, листовки, которые используются в PR, построены таким образом, чтобы заинтересовать читателя, предоставить ему полезную или интересную информацию. Во многих компаниях сегодня используются так называемые информационные рэки - комплекты информационных материалов для сотрудников и посетителей.

Корпоративные издания

Не секрет, что на данном этапе развития бизнеса в России корпоративные издания пользуются большой популярностью, принимая во внимание даже факт их дороговизны.

В начале 1990-х годов, с появлением и развитием в стране независимых СМИ, интерес к корпоративным изданиям («многотиражкам») постепенно сходил на нет, и подобные издания почти не использовались. Однако сейчас этот вид опять возрождается. И в некоторых регионах и отраслях имеет место настоящий «бум» корпоративной прессы. Наглядной иллюстрацией к этому тезису является организация и проведение с 2005 года Всероссийского конкурса корпоративной прессы «Лучшее корпоративное издание года».

Независимые СМИ в своем стремлении к «негативу», скандалам и слухам настолько перегнули палку, что перед многими организациями встала задача донести до общественности свои позицию и мнение без искажений, сообщить ей о своих достижениях и планах. Корпоративные, организационные газеты и журналы как нельзя лучше отвечают этим целям и, кроме всего прочего, являются инструментом укрепления «корпоративного» духа. Бурное развитие корпоративных изданий в последние годы объясняется еще и тем, что они позволяют распространять информацию, о самом существовании которой знают немногие, а также тем, что они предоставляют читателю гораздо более полную и развернутую картину событий по определенной тематике.

Главным преимуществом корпоративных изданий является возможность размещения большой объем информации с иллюстрациями на самые разные темы корпоративной жизни.

На корпоративные издания требуется регулярное выделение значительного бюджета. Поэтому в небольшой компании наличие красочного корпоративного издания будет восприниматься не иначе, как блажь директора.

Журналы, как правило, выходят 4-6 раз в год и имеют издательский цикл подготовки материалов 2-3 месяца. За это время вся информация успевает устареть, и они рассматриваются как просто интересные иллюстрации из прошлой жизни. С изданиями, которые выходят раз в месяц и чаще, возникает проблема новизны контента.

Корпоративные издания доступны разным группам. Однако различные подразделения компании весьма пристрастны к тому - как освещается деятельность их отдела на страницах издания. Как правило, сотрудники имеют возможность влиять на содержание корпоративных изданий, но не пользуются этой возможностью.

Информационный бюллетень

Информационные бюллетени широко используются организациями. Из-за недорогого и упрощенного технологического процесса создания они выпускается очень оперативно, доступны всем и недороги. Многие организации используют их на регулярной основе и в случаях необходимости быстрого доведения до коллектива сведений по отдельным вопросам.

В развитых странах практически каждая из компаний имеет свой информационный бюллетень, в котором отражены как внешние, так и внутренние новости. В России их роль в основном выполняют дайджесты прессы, оформленные в печатном виде (по банкам, по недвижимости, по фондовому рынку и т.д.), а также все более и более популярные в настоящее время электронные дайджесты - сводки новостей в электронном виде. Более крупные российские компании дополняют современные бизнес-сводки новостями о работе своей организации.

Стенгазеты

Во времена СССР стенгазеты пользовались немалой популярностью. Сейчас популярность их в связи с развитием электронных средств коммуникации значительно снизилась. Однако для России данный вид передачи информации персоналу до сих пор остается одним из основных в силу ряда причин, важнейшей из которых является привычка к такому способу коммуникации, оставшаяся еще с социалистических времен, а также слабость развития издательской базы. Хотя компьютеры появились уже практически во всех организациях, лишь немногие из компаний имеют компьютерные сети, доступ в Internet, не всегда достаточно эффективно используют даже имеющиеся в их распоряжении электронные средства коммуникации http://ido.tsu.ru/ 22 декабря 2006 года.

Формат и содержание стенгазеты у каждой компании свои, но основные вопросы, ответы на которые должен получить ПР-специалист, ее создающий, остаются неизменными:

- Для какой аудитории предназначена данная газета?

- Какие виды публикаций предполагаются в ней помещать?

- Каков бюджет стенгазеты?

- Каков подходящий формат стенгазеты?

- Как часто она должна выходить?

- В чем специфика процесса ее создания и корректировки?

Ответы на эти и подобные вопросы должны иметься задолго до начала создания газеты. Такие газеты должны выпускаться регулярно, вовремя. Если они интересны, сотрудники ждут с нетерпением выхода очередного номера. Подобная газета служит первоочередным каналом коммуникации для менеджмента, через который он объясняет политику и философию компании. Впоследствии этот канал становится обычно двусторонним, обеспечивая не только возможность для менеджмента поддерживать контакт с сотрудниками, но и возможность для коллектива выражать свое отношение по любому вопросу. Пока такого рода газеты не обеспечивают двустороннюю коммуникацию, поскольку их подготовка, как правило, возложена на руководство компании. Чтобы газета стала действенным каналом общения, важно, чтобы как можно больше сотрудников выражали в ней свое отношение к волнующим их вопросам.

Ежегодный отчет компании для сотрудников

Большинство работающих активно интересуются проблемами организации, следят за ее функционированием, за достигнутыми результатами и за теми действиями и решениями, которые принимает руководство. Представление отчета всему персоналу компании является прекрасным способом обсудить эти вопросы честно и неформально. Данный отчет должен быть фактическим, освещающим информацию о работе организации в течение года, а также информативным, отражающим все основные изменения, произошедшие в организации.

Отчет компании коллективу должен содержать следующее:

- Письмо руководителя, представляющее собой специальный отчет главного исполнительного менеджера компании, в котором выражается благодарность сотрудникам и описывается работа компании, ее основные достижения в течение года;

- Отчет об использовании фондов (в виде графиков и диаграмм);

- Анализ финансового положения предприятия, данный, как правило, в диаграмме, отражающей активы и пассивы компании, доли ее акционеров;

- Характеристика основных средств компании, данная в простой, графической форме;

- Отчет об участии компании в социальных программах;

- Характеристика расходов на аппарат. Освещение расходов на зарплату и прочие издержки, связанные с содержанием сотрудников и управленческого аппарата, является важной частью подобного отчета;

- Вопросы управления. В этой части, как правило, дискутируются наиболее важные вопросы действий менеджмента, положительный и отрицательный опыт в этой области;

- Информация о контингенте сотрудников. Это ключевая тема, которая призвана проходить красной нитью через весь отчет, подчеркивая важность тех людей, которые работают в организации: интервью с сотрудниками, их комментарии по поводу условий и результатов работы в компании, фотографии сотрудников на рабочих местах и т.д.

Сотрудники всегда очень ценят признание их способностей, поэтому подобные отчеты имеют большое значение. Заметим, что в данном контексте российские компании достигли значительных успехов. Достаточно упомянуть о ежегодных отчетах финансово-промышленных групп и банков, по красочности и качеству внешнего оформления не уступающих зарубежным аналогам. Единственной проблемой в подобных публикациях, как правило, является несоответствие представляемых в них данных реальной ситуации, особенно в части, описывающей финансовые активы и результаты организации.

Управленческие публикации

В компании мощной прослойкой коллектива являются сотрудники, входящие в аппарат управления. Они также должны знать все, что происходит в организации. Руководству необходима их поддержка. В некоторых компаниях публикуется специальный бюллетень для менеджеров среднего звена управления, отражающий изменения в персонале, в местоположениях офисов, новые телефонные номера сотрудников, изменения в политике организации.

Некоторые формальные публикации такие, как, скажем, журнал для менеджмента предприятия, обычно содержат более конфиденциальную информацию, чем стандартная газета для сотрудников. Компания может освещать свои основные, глобальные задачи в газете для сотрудников, но раскрыть формы и методы достижения намеченного уровня прибыли в журнале для менеджеров. Затраты на это не столь велики, а результаты, отдача порой просто впечатляют.

Эффект конфиденциальности очень важен для сотрудников. Они нередко жалуются, что информация не содержит достаточных для них подробностей, необходимых для того, чтобы быть в курсе всех дел компании. Это зачастую соответствует действительности. Как правило, сотрудник имеет полный доступ к информации на своем уровне, к большей части информации своего прямого руководителя и к малой информации уровня топ-менеджера. Остальная информация, за исключением характеристики общих стратегических задач и политики организации, является для него закрытой. Это, бывает, приводит к тому, что некоторые из рядовых сотрудников и даже менеджеров компании знают меньше о характере ее деятельности, чем некоторые журналисты. Отсюда, хотя ограничения на доступ к информации, затрагивающей конфиденциальные вопросы, необходимы, высшее руководство должно быть максимально честно и открыто по отношению к своему персоналу.

Брошюры, руководства, справочники, книги

Такие печатные формы информирования персонала можно разделить на три вида:

1. Вводная литература;

2. Справочная литература;

3. Институциональная литература.

Вводная литература

Подготавливается специально для новых сотрудников, студентов-практикантов или визитеров. Они содержат правила организации, характеристику преимуществ, которые может получить новый сотрудник (клиент, партнер) организации, если будет с ней сотрудничать и придерживаться этих правил.

Такая литература используется с целью помочь новичку адаптироваться, вникнуть в идеи организации, ознакомиться с ее культурой.

Справочная литература

Такие справочники предназначены для обеспечения сотрудников специфичной информацией по тому или иному важному вопросу (виды и способы страхования, пенсионные и медицинские программы, распределение прибыли, формы и методы поддержания безопасности, информация о стажировках и обучении, различные организационные вопросы).

Институциональная литература

Публикации в такой литературе описывают философию организации, представляют описание ее ценностей, принципов ее функционирования. Информация относится к качеству работы, конкурентоспособности, социальной ответственности, роли организации в обществе. Иные специальные публикации связаны с празднованиями юбилеев, наградами, историей, успехами, а также освещением деятельности основателей и «героев» организации.

Все подобные издания, как правило, рассылаются по почте или предоставляются непосредственно ее сотрудникам. Опубликование книг и красочных буклетов, описывающих историю развития организации, биографии ее основателей и т.д., обычно финансируется спонсорами и осуществляется коммерческими издателями. Спонсоры рассылают копии в библиотеки и избранным лицам. Цена такой публикации довольно высока, однако такие «спонсируемые»издания могут дать хорошие долгосрочные дивиденды, если они хорошо представлены и разосланы в нужные адреса. После того, как книга внесена в каталог библиотек, такие истории становятся источниками материала для писателей, студентов и других людей, занимающихся исследованиями организаций и их основателей.

Охарактеризуем основные вопросы, которые должны быть рассмотрены при подготовке такого рода публикаций:

1. Подходит ли рассматриваемая книга для решения тех задач, для которых издание предназначено?

2. Привлечет ли содержание и цель книги внешнего читателя?

3. Должна ли книга раздаваться бесплатно или продаваться и если да, то на каких условиях?

4. Какая обложка должна быть у книги (мягкая, жесткая, престижная)?

5. Какие имеются возможности для ее продвижения на рынок рекламы?

6. Помогает ли она решать основные задачи ПР организации эффективнее?

Вложения и приложения

За рубежом люди, получающие счета по почте, получают одновременно различные вложения и приложения. Ежемесячно в конверте вместе со счетом приходит целый набор красочных реклам и буклетов. Как средство контактов вложение является важным элементом в ПР. Например, уведомление об организационных изменениях в компании и т.д. часто приходят в виде вложений.

Очевидное преимущество этого метода в том, что информация направляется прямо к четко определенной и предварительно изученной аудитории. Если учтены психологические моменты группы, которая является потенциальным читателем вложений и приложений, отклик может быть высоким и эффективным. Другим преимуществом является достижение существенной экономии. Вложение не требует увеличения стоимости отправки письма или изменения вида письма, скажем, на бандероль, или пакет. Эффект же, производимый красочным и грамотно составленным вложением, намного перекрывает затраты на его создание.

Памятки и репринты

Выражение позиции организации в репринтах широко известный и эффективный метод коммуникации применительно к контактной аудитории. Поскольку их политика постоянно изменяется, организации, так или иначе, отвечают на необходимые вопросы в выступлениях своих руководителей, а также на слушаниях, Обсуждениях, пресс-конференциях. Перенос выступлений на бумагу и их опубликование раскрывает то, о чем говорилось.

Основной целью использования этого метода коммуникации является необходимость проинформировать и успокоить людей, обеспокоенных теми или иными проблемами, связанными с организацией. Сходным методом является перепечатка опубликованных статей. С разрешения автора или издателя, важные события, анализ интересных для сотрудников вопросов и другие публикации могут быть перепечатаны и разосланы.

Технологические средства внутрикорпоративных коммуникаций

С бурным развитием информационных технологий внутрикорпоративные коммуникации дополняются новыми инструментами. Некоторые из них, такие как, телеконференции, корпоративное видео, например, сравнительно дороги, но все из-за того же развития информационных технологий их стоимость со временем уменьшается.

Электронные письма

Наиболее простым технологическим средством внутренних коммуникаций являются электронные письма. Они предоставляют руководителям возможность общаться с сотрудниками в неформальной манере общения.

Среди преимуществ использования писем экономия средств, прямой и индивидуализированный подход, скорость действия. Письма осуществляют прямолинейную коммуникацию, демонстрируя, что именно важно в делах компании в огромном потоке информации и новостей, увеличивая ценность прямолинейного общения. Подобная поддержка чрезвычайно важна, особенно в большой, диверсифицированной организации.

За рубежом важная информация о каждом из сотрудников вводится в базу данных компании, а программа следит за рассылкой поздравлений по поводу дней рождения, праздничных дат и юбилеев. По праздникам производится автоматическая рассылка поздравлений всем партнерам компании. Еще более важной, чем периодические письма, является корреспонденция организации. Ежедневный поток писем и записок составляет серьезное и влиятельное средство коммуникации.

С помощью электронной почты проводится информирование занятых, опросы и сбор их мнений методом мозгового штурма, а также обучение. Такие электронные каналы информирования, опроса и обсуждения текущих и стратегических вопросов организации заменяют многие бесплодные и растянутые собрания сотрудников, обеспечивают предварительную подготовку и проработку обсуждаемых вопросов. По электронной почте же может рассылаться информационный бюллетень.

Но в этом случае также не стоит переусердствовать. Почтовая рассылка должна сообщать действительно важные новости, а не рассылаться по любым пустякам. Иначе сотрудники будут удалять её как спам, не читая.

Интранет

Внутренняя корпоративная сеть - это потенциально огромный информационный ресурс:

- интерактивное, двустороннее средство коммуникации;

- работа в режиме реального времени;

- может содержать неограниченный объем информации и иллюстраций и ссылок на другие ресурсы.

К недостаткам внутрикорпоративного сайта можно отнести отсутствие четкой и организованной структуры, что замедляет поиск информации. Сайты различных подразделений обычно очень разношерстны по своему стилю, контенту и оформлению, т.к. делаются независимо друг от друга. Нужен специальный информационно-поисковый ресурс. Существует проблема конфиденциальности и авторизации доступа сотрудников к различным ресурсам. Внутрикорпоративный сайт требует большого бюджета, который обычно сопрягается с бюджетом на системную интеграцию.

Интранет обычно доступен офисным работникам, т.к. они имеют компьютеризированное рабочее место. Правда, для низового персонала информация может дублироваться в других средствах внутрикорпоративных коммуникаций.

Чтобы сделать внутрикорпоративный сайт интересным, используются следующие действия:

- постоянное обновление информации;

- активность сотрудников;

- строгое соблюдение правил на сайте;

- размещение сотрудниками личной информации (объявления, поздравления, анекдоты и т.д.)

Правила организации корпоративного сайта konc.elektra.ru:8080/presentations/talan_inter_comm.ppt 23 декабря 2006 года:

1. Определите, для каких целей будет использоваться внутренний сайт;

2. Определите круг лиц, которые смогут добавлять информацию на сайт, их полномочия и ограничения;

3. Предусмотрите такие средства добавления информации, которыми в той или иной степени смогут пользоваться все сотрудники;

4. Разработайте и опубликуйте правила поведения на сайте.

5. Соблюдайте правила, установленные вами же;

6. Сделайте внутренний сайт простым и удобным. При необходимости организуйте удаленный доступ к сайту;

7. Обяжите ключевых лиц, активно использовать сайт как средство общения и координации.

Информационные терминалы

На случай, если у сотрудников нет доступа к Интранет, информирование таких сотрудников может осуществляться посредством информационных терминалов, содержащих корпоративную информацию.

К преимуществам относится наличие большого объема информации, которую можно актуализировать и прочитать на экране, как правило, нажатием пальца на монитор. Доступно широким слоям сотрудников.

Но есть и свои недостатки. Низовые сотрудники не охотно пользуются этим средством из-за опасения, что прямой руководитель «не погладит их за это по головке». К тому же информационные терминалы - это одно из самых дорогих средств внутрикорпоративных коммуникаций.

Телеконференции, электронные совещания

Используются для организации выступлений, совещаний, если докладчики не имеют физической возможности собраться вместе (транснациональная компания). Тогда выступление транслируются через спутниковые средства коммуникации. Такой дорогой способ коммуникации имеет смысл использовать, когда экономия на времени, стоимости организации встречи и размещении участников превышает расходы на использование такой технологии.

В настоящее время доступны в основном крупным компаниям.

Видеофильмы

Внутреннее видео стало эффективным средством контактирования. Десятиминутный видеоролик с записью речи руководителя, рассказывающего о новой политике компании, содержит в сотни раз больше информации, чем аудиокассета с тем же сообщением, которая, в свою очередь, вбирает в себя в сотни раз больше информации, чем отпечатанный доклад данного руководителя.

Является своего рода «видеоприложением» к корпоративному бюллетеню. Производится съемка всех значимых событий из жизни компании и затем монтируется в виде визуального журнала с комментариями. Средняя продолжительность 15-20 минут. Демонстрируется периодически в общей столовой.

Преимущества видеофильмов:

- позволяют комбинировать воздействие звука, света, движения, цвета и эмоций;

- дают ощущение видимого движения, которое не может быть эффективно описано печатными или аудиосредствами;

- привлекают постоянное, повышенное внимание к сообщениям в процессе всего показа;

- показывают процессы, которые иногда нельзя увидеть невооруженным глазом;

- стирают границы расстояния и времени, позволяя увидеть удаленные в пространстве и во времени события.

К недостаткам можно отнести:

- ограниченный объем информации. Мало текстовой, чисто визуальная информация;

- неоперативное средство с долгим технологическим циклом подготовки. Часто сообщает общеизвестную информацию;

...