Управленческие решения в органах государственного управления: совершенствование организации подготовки и реализации

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Федеральное государственное образовательное учреждение

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«СЕВЕРО-КАВКАЗСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ»

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Курсовая работа

на тему:

«Управленческие решения в органах государственного управления: совершенствование организации подготовки и реализации»

Выполнил студент

Гребенюк Н.А.

Ростов-на-Дону 2011

Введение

распорядительный управленческий решение

Тема данной курсовой работы - «Управленческие решения в органах государственного управления: совершенствование организации подготовки и реализации». Мое обращение к данной теме неслучайно. Принятие решений - основная часть работы менеджеров любого звена любого органа государственного и муниципального управления, поэтому понимание всех тонкостей процесса принятия решений в различных условиях, знание и применение различных методов и моделей принятия решений играет значительную роль в повышении эффективности работы управленческого персонала. Управленческое поведение в своей основе может быть объяснено именно в контексте управленческого решения. Показатели работы менеджера неразрывно связаны с эффективностью принимаемых им решений.

Актуальность темы определяется следующим. Во-первых, эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Во-вторых, в нашей стране долгое время проблеме обучения управленческого персонала не уделялось должного внимания. Это происходило потому, что в административно-командной системе основные решения принимались на уровне министерств и ведомств. На более низком уровне эти решения только претворялись в жизнь. В условиях перехода к рыночной экономике существенно увеличивается ответственность при принятии решений руководителей всех уровней; каждое решение может повлиять на положение данного конкретного органа, очень часто нет вышестоящих органов, разрабатывающих и контролирующих принятие стратегических решений. В-третьих, руководитель в сегодняшнем сложном, быстро меняющемся мире не может принимать непродуманных решений. Менеджер, принимающий те или иные управленческие решения, должен сочетать в себе определенные качества: искусство анализа ситуаций, глубокие профессиональные знания, приемы и методы принятия решений, профессиональные навыки в работе с людьми и другие.

Целью моей работы является изучение сущности управленческих решений, принимаемых в органах государственного управления, основных этапов их разработки и реализации, а также анализ возможностей совершенствования процесса принятия управленческих решений.

Для выполнения поставленной цели необходимо реализовать следующие задачи:

проанализировать понятие «управленческое решение», его содержание и сущность;

охарактеризовать виды управленческих решений в органах государственного управления;

изучить понятие и критерии эффективности управленческих решений в органах государственного управления;

осветить вопрос, связанный с подходами и методами совершенствования процесса принятия решений;

проследить условия совершенствования процесса принятия управленческих решений;

рассмотреть функции и организационно-правовые формы контроля за деятельностью по исполнению управленческих решений в органах государственного управления.

Степень разработанности проблемы. Вопросы, связанные с изучением управленческих решений и процессом их принятия, являются одними из центральных в науке об управлении. Проблемам техники принятия управленческого решения посвящены работы таких теоретиков менеджмента, как М. Альберт, К. Киллен, М.Х. Мескон, Л. Планкетт, Ф. Хедоури, Г. Хейл. Этой фундаментальной тематике посвятили свои труды такие отечественные ученые, как О.С. Виханский, В.В. Глущенко, Б.Г. Литвак, Э.А. Смирнов, Р.А. Фатхутдинов и другие.

Объектом изучения в курсовой работе выступает управленческое решение.

Предметом изучения является совершенствование организации подготовки и реализации управленческих решений.

ГЛАВА 1. Теоретико-методологическое обоснование управленческих решений в системе органов государственного управления

1.1 Сущность управленческих решений органов государственного управления

Управленческие решения занимают одно из центральных мест в теории управления. Принятие решений, так же как и обмен информацией, - составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления, связана со всеми участками и аспектами управленческой деятельности и является её квинтэссенцией.

В известном смысле можно сказать, что определений управленческого решения существует столько же, сколько специалистов в области управления. В этой гамме имеются определения с различной степенью полноты - от наиболее краткого: «Решение - это выбор альтернативы»Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М.:2006, с. 138. до такого: «Управленческое решение - развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический и организационно-правовой акт выбора альтернативы, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий единолично или с привлечением других лиц» Основы теории управления / под. ред. Парахиной В.И., Ушвицкого Л.И. М., 2003, с. 158.. Однако можно выделить сущностные, отличительные черты понятия «управленческое решение», признаваемые всеми теоретиками менеджмента:

Во-первых, акт выбора альтернатив;

Во-вторых, способ разрешения проблемы;

В-третьих, управляющее воздействие;

В-четвертых, процесс. Игнатов В.Г., Албастова Л.Н., Теория управления: курс лекций. М., 2006, с. 303.

Государство осуществляет непосредственное руководство обществом посредством выработки управленческих решений, которые принимаются на всех уровнях системы государственного управления: федеральном, региональном и местном; органами федеральной власти, органами государственной власти субъектов федерации и органами местного самоуправления. Для эффективного руководства со стороны государственных органов важно качество подготовки управленческого решения, организация его выполнения и контроль за ходом его осуществления.

Решение можно рассматривать и как способ осуществления управляющего воздействия, разрешения различных социальных проблем, способ выражения управленческих отношений; способ действий, обеспечивающий получение требуемых результатов. С другой стороны, решение -- это процесс, протекающий во времени, осуществляемый в несколько стадий (подготовки, принятия и реализации решения). Выработка управленческого решения есть концентрированное выражение всего многообразия управленческих процессов. Само управление, его сущность, можно определить как подготовку, принятие и реализацию цепи последовательных решений управляющей подсистемы.

Таким образом, обобщая сущностные черты понятия, необходимо отметить, что управленческое решение -- это средство, процесс и результат выбора цели и способа её достижения, связующее звено между познанием управленческой ситуации и тем или иным вариантом поведения, действий человека. В заключение к сказанному можно привести определение управленческого решения в широком его толковании как «социального акта, подготовленного на основе вариантного анализа и оценки информации, принятого в установленном порядке, имеющего директивное значение, общеобязательный характер, содержащего постановку целей и обоснование средств их ocуществления, образующего практическую деятельность субъектов и объектов управления». Глазунова Н. И.Государственное и муниципальное (административное) управление: учеб. -- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006, с.399.

Применительно к системе органов государственного управления речь идет об особом типе управленческих решений, составляющих функцию государственной власти. Государственное решение - это выбор и обоснование определенного проекта действий государственных органов, направленных на достижение общественных целей Дидык М. Е. Система государственного управления: учеб. пособие /-- Ростов н/Д : Феникс, 2007, с.92.. Примерами управленческих решений в системе органов государственного управления могут служить государственные программы, социально-экономические, социально-политические концепции и военно-стратегические концепции, законодательные акты конституционного характера, принятые Федеральным Собранием РФ, указы Президента, постановления Прави­тельства, приказы и распоряжения министерств и ведомств. Решения на региональном уровне формулируются в виде законов, принимаемых представительными органами власти, конституций республик, уставов областей, краев, постановлений глав администраций субъектов федерации и др.

Специфика административно-управленческих решений заключается прежде всего в том, что они обязательны, императивны, опираются на правовые акты, что дает возможность субъектам управления легитимным образом прибегать к различным инструментам воздействия на исполнителей. Кроме того, эти решения связаны с использованием бюджетных средств, соответственно чреваты невосполнимыми социальными издержками, социальными катаклизмами. Так как привилегированное положение субъектов управления может провоцировать злоупотребления, правовыми нормами закрепляются их полномочия, касающиеся принятия управленческих решений, - своего рода ограничители, устанавливающие меру должного поведения.

Управленческие решения в системе органов государственной власти часто характеризуются невозможностью четко и бесспорно определить цель, например, в форме прибыли, как это делается в коммерческих организациях. Поэтому и процесс принятия решений страдает известной неопределенностью. Причина этого не только в специфике собственно государственной власти, но и в необходимости учета политических соображений, поскольку при принятии решений возникает потребность в удовлетворении противоречивых интересов различных заинтересованных участников этого процесса.

На характер управленческих решений влияет также специфика государственных организаций, выражающаяся в высокой значимости иерархических отношений. В этих условиях решения определяются не только правовыми нормами, но и безусловной обязательностью исполнения директивных предписаний вышестоящих органов. Подобная целенаправленность административной деятельности вызывает ограничения в сфере работы с управленческими решениями, в том числе уменьшение потенциального числа разрабатываемых альтернатив.

Принятие решений обычно называют процессом. Это происходит, во-первых, потому, что практически каждое управленческое решение определяет значительное число последующих решений. С другой стороны, вмешательство реальной жизни приводит к тому, что обычно планируется одно решение, а реализовывается - совершенно другое. И, наконец, о принятии решений принято говорить, как о процессе, вследствие его длительности, сложности и наличия целого ряда самостоятельных этапов.

Можно выделить характеристики управленческих решений в системе государственного управления: авторитет решения, что означает уровень субъекта государственной власти, принимающего решение, его легитимность; диапазон решения, то есть политическое пространство, в рамках которого оно действует, и объем задач, охватываемый данным решением; информационная обеспеченность решения, информационная база его принятия, в том числе научная; технология и стиль принятия решения -- совокупность методов и приемов подготовки и принятия решения.

Процесс подготовки и реализации управленческих решений включает следующие этапы:

1. Выявление и формулирование проблемы.

2. Формирование группы по подготовке решения

3. Сбор информации и анализ проблемы.

4. Подготовка и обоснование вариантов решения

5. Выбор и принятие решения.

6. Организация исполнения решения.

7. Контроль и оценка результатов исполнения решения. Радченко А.И. Основы государственного и муниципального управления: системный подход: учебник для вузов. 3-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д ИЦ «МарТ», 2007, с.272.

Первый этап связан с изучением управленческой ситуации; он включает выявление проблемной ситуации в объекте управления, для решения которой требуется управляющее воздействие. Проблемные ситуации возникают при отклонении нормального процесса функционирования объекта управления в результате внутренних и внешних возмущений.

На втором этапе формируется группа квалифицированных специалистов, которые в состоянии подготовить варианты решения проблемы.

На третьем этапе сформированная группа по подготовке решения проблемы осуществляет сбор и обработку информации, необходимой для подготовки управленческого решения (директивная, нормативная информация, ранее принятые решения по данной проблеме). На основе собранной информации производится анализ проблемной ситуации: какие изменения произошли в объекте управления, в чем заключается проблема, какие причины вызвали образование проблемной ситуации, какими ресурсами располагает система управления для решения проблемы; какие меры следует принять для решения проблемы.

На четвертом этапе группа разрабатывает на основе выбранных методов альтернативные варианты решения проблемы. В качестве методов выработки вариантов решений могут использоваться: метод аналогии, эксперимента, имитационного моделирования, деловых игр, методы системного анализа. В каждом варианте решения должны определяться основные направления решения проблемы, конкретные исполнители решения, необходимые ресурсы, сроки достижения цели, предполагаемые последствия реализации решения. На основе сопоставления представленных альтернативных вариантов решения выбирается наиболее оптимальный.

Пятый этап - выбор варианта и утверждение решения руководителем.

На шестом этапе процесса подготовки и реализации управленческих решений осуществляется организация исполнения решения: обеспечивается доведение решения до исполнителей, которые разрабатывают план мероприятий по его исполнению и доводят до сведения руководителя. На последнем, седьмом этапе производится контроль и оценка результатов исполнения решения. Копия управленческого решения передается в службу контроля, где осуществляется постановка его на контроль. Служба контроля осуществляет фактический контроль его исполнения, оценивая по срокам и качеству результаты исполнения. Оценка результатов деятельности заключается в том, что полученные результаты реализации управленческого решения сравниваются с ожидаемыми, и если результаты не совпадают с прогнозами и планами, то осуществляется коррекция действий для достижения запланированного результата.

1.2 Научные методы подготовки оптимальных управленческих решений

Наиболее распространенным методом принятия управленческих решений является аналоговый метод, который заключается в использовании прошлого опыта.

В некоторых органах государственного и местного управления разрабатываются классификаторы принятых распорядительных документов, помогающих быстро найти подходящий распорядительный документ по решению аналогичной проблемы. Особенно эффективно применение аналогового метода принятия решений в условиях использования персональных компьютеров, позволяющих быстро найти аналогичное решение и ознакомиться с его содержанием.

Метод эксперимента состоит в проверке вариантов решения на практике и оценки их результатов. Этот метод применим только в тех случаях, когда он не угрожает нанесением серьезного ущерба объекту управления.

В случаях простых управленческих задач, для решения которых выявлены основные факторы, представляется возможным построение экономико-математических моделей, состоящих из системы уравнений и неравенств, отражающих существенные связи, количественные соотношения и ограничения при решении задач. При таком подходе может быть найдено оптимальное решение, которое обеспечивает выбор наилучшего варианта на основе определенного критерия.

В зависимости от формы взаимосвязи между исходными данными и искомыми величинами различают программирование линейное, нелинейное, динамическое.

Линейное программирование означает прямую пропорциональную зависимость между исходными данными и искомыми величинами, например, изменение объема продукции пропорционально мощности и количества применяемых ресурсов. Линейное программирование позволяет определить минимальное или максимальное значение искомой величины, например, максимального объема производства, минимальных затрат на производство заданного объема продукции.

Для установления зависимостей между элементами экономико-математической модели применяются различные статистические и вероятностные методы, например, методы корреляционного, регрессивного, статистического анализа, теории массового обслуживания и т.п.

При неопределенности и многовариантности поведения изучаемого объекта часто не представляется возможным выявить оптимальный вариант решения. В таких случаях может быть осуществлен выбор наиболее целесообразного варианта, приближающегося по эффективности к оптимальному.

Для решения задач в условиях многовариантности и неопределенности применяются также методы имитационного моделирования, деловых игр и системного анализа.

Имитационное моделирование заключается в построении модели исследуемого объекта, отражающей наиболее важные для целей исследования его стороны. Построенная модель используется для изучения поведения исследуемого объекта во времени при помощи осуществляемых на этой модели экспериментов, позволяющих определить оптимальное решение.

Деловая игра представляет собой саморегулируемую имитационную модель изучаемого объекта (задачи, ситуации).

По правилам игры в ней участвуют несколько сторон, каждая из которых включает одного или группу лиц. Участвующие стороны, имеющие разные цели, должны в результате проведения игры найти взаимоприемлемое для всех сторон решение.

В отличие от экономико-математического моделирования деловая игра не имеет возможности выразить в количественных параметрах оптимальность получаемого решения. Одной из главных задач деловой игры является выявление и учет в процессе поиска решения различного рода зависимостей.

Под игрой понимается деятельность, отражающая, воссоздающая другие ее виды. Она осуществляется в измененных по сравнению с действительностью условиях. Деловая игра является имитационной моделью, предназначенной для изучения процессов функционирования социально-экономических систем.

В сравнении с реальным экспериментом деловая игра, имитируя реальную обстановку, позволяет:

во-первых, исключить риск нанесения потерь, с которым в той или иной мере вязано экспериментирование на реальном объекте;

во-вторых, деловая игра сокращает время эксперимента, используя имитационные модели реальной обстановки;

в-третьих, деловая игра обеспечивает наглядность принимаемых решений;

в-четвертых, обеспечивает возможность моделирования будущей деятельности;

в-пятых, дает возможность работникам психологически подготовиться к решению задач, возникающих в реальной обстановке.

Деловая игра включает в себя игроков, экспертов, организаторов игры, материал по исследуемой проблеме, экспериментальную ситуацию (сценарий, игровую обстановку, регламент игры) См., например, Комаров В.Ф. Управленческие имитационные игры. -- Новосибирск: Наука. Сиб. отд., 1989; Красовский Ю.Д. Мир деловой игры: (Опыт обучения хозяйственных руководителей)). -- М.: Экономика, 1989..

Методы системного анализа представляют собой совокупность формализованных и логических методов и приемов, позволяющих осуществить анализ и синтез сложных систем, в том числе и систем управления в социально-экономических системах.

Сферой применения системного анализа является решение новых, неизвестных ранее задач, для которых отсутствуют отработанные способы их решения.

В системном анализе проблемы, подлежащие решению, различаются по степени их структуризации, под которой понимаются:

ясность, осознанность постановки проблемы;

степень детализации и конкретизации представлений о составляющих и взаимосвязях проблемы;

соотношение количественных и качественных факторов, выявленных в проблеме.

Подготовленный проект (или варианты проекта) распорядительного документа согласовываются со всеми заинтересованными в его исполнении должностными лицами, а также с должностными лицами, от которых в той или иной степени (например, в обеспечении ресурсами) зависит исполнение распорядительного документа.

Последним согласовывает проект распорядительного документа заместитель руководителя органа государственного или муниципального управления, к сфере деятельности которого относится решаемая распорядительным документом проблема.

Свое согласие с проектом распорядительного документа должностные лица заверяют своими подписями.

1.3 Основные требования к тексту распорядительных документов органов государственного управления

Под распорядительными документами органов государственного и муниципального управления, как ранее указывалось, понимаются постановления, распоряжения, приказы.

Подготовка распорядительных документов (постановлений, распоряжений) организуется:

во исполнение или в соответствии с распорядительными документами вышестоящих органов государственной власти;

в соответствии с планом работы администрации;

по инициативе руководителей администрации, ее отделов и управлений, предприятий и организаций, нижестоящих администраций;

по предложениям органов общественного территориального управления, общественных организаций.

Распорядительные документы, принимаемые органом управления, не должны подменять руководство нижестоящих органов управления, содержать неоправданные ограничения, сковывающие их инициативу.

В проект распорядительного документа должны включаться предписания по тем вопросам, которые соответствуют компетенции органа управления. Включение в проект предписаний по вопросам, которые вправе решать нижестоящие органы, не допускается.

Не допускается издание распорядительных документов, утверждение которых имеет лишь формальное значение, например, подводящих итоги, но не содержащих глубокого анализа состояния вопроса и причин недостатков.

Подготавливаемый проект распорядительного документа должен соответствовать действующему законодательству, распорядительным документам вышестоящих органов государственной власти, а также ранее принятым распорядительным документам органа управления, если проект не предусматривает их отмену или изменение.

Если при подготовке проекта распорядительного документа предусматривается внесение существенных изменений в ранее принятые (действующие) распорядительные документы или по одному и тому же вопросу имеется несколько распорядительных документов, целесообразно подготовить новый документ, объединяющий все решения по данной проблеме. В проект документа включаются новые, а также ранее принятые распорядительные предписания, которые должны сохранить свою силу.

Проект нового распорядительного документа подготавливается также, если требуется внести изменения во многие пункты действующего или необходимо изменить пункты, в которые ранее было внесено много изменений.

В распорядительных документах администрации не должно содержаться инструктивных и методических материалов, технических условий, прейскурантов, предписаний по выполнению функций организаций и обязанностей работников. При необходимости решения подобных вопросов распорядительными документами должны утверждаться соответствующие инструкции, методики, технические условия, прейскуранты, положения и т.д.

При подготовке подобных материалов следует руководствоваться специальными правилами, установленными в соответствии с действующим законодательством.

При подготовке проекта распорядительного документа, во исполнение документов вышестоящих органов государственной власти или по инициативе руководства органа управления соответствующим руководителем определяется круг должностных лиц, на которых возлагается ответственность за его подготовку, и организаций, привлекаемых к этой работе, а также сроки подготовки проекта распорядительного документа.

Для подготовки наиболее важных и сложных проектов распорядительных документов рекомендуется создание специальной комиссии из работников органа управления, его отделов и управлений, нижестоящих органов управления. К работе комиссий в случае необходимости могут привлекаться ученые, квалифицированные специалисты из числа практических работников.

Организует работу комиссии председатель или лицо, указанное в поручении первым.

Работа по составлению проекта распорядительного документа начинается с четкого формулирования цели (или целей), которые должны быть достигнуты в результате принятия распорядительного документа и задач, которые при этом должны решаться. Цели и задачи должны указываться либо в констатирующей части распорядительного документа (постановление, приказ), либо с них должен начинаться текст документа (распоряжение).

В проект распорядительного документа должны включаться предписания, относящиеся к одному или нескольким вопросам, непосредственно связанным между собой по содержанию.

Перед составлением текста распорядительного документа должны быть изучены относящиеся к теме разрабатываемого проекта директивные документы вышестоящих органов государственной власти, научная литература и материалы периодической печати, справочные и аналитические материалы, а также все распорядительные документы органа управления, изданные ранее по данному вопросу.

В проекте распорядительного документа должно четко определяться, кому адресуется документ и на кого распространяются его предписания.

При составлении проекта распорядительного документа главное внимание должно обращаться на конкретность и реальность предписаний документа, четкое определение исполнителей, наличие ресурсов и обоснованных сроков исполнения. Для исполнения этих условий должны тщательно и всесторонне прорабатываться все вопросы, обеспечивающие реальное выполнение предписаний распорядительного документа.

В каждом пункте распорядительной части документа должно содержаться указание на конкретное реальное действие по выполнению поставленной задачи с однозначным определением результата выполнения, а также указание на конкретную, однозначную дату окончания выполнения предписания (задания).

В конце каждого пункта распорядительной части документа (при длительных сроках исполнения) должно содержаться указание о сроках (периодичности) промежуточного контроля исполнения (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и т.д.), к которым исполнителем (исполнителями) должна представляться информация о ходе исполнения распорядительного документа.

В последнем пункте распорядительной части документа должны указываться организации и должностные лица, на которые возлагается контроль за исполнением данного распорядительного документа в целом.

В случае осуществления контроля исполнения отдельных пунктов различными организациями и лицами в конце каждого пункта об этом должно быть сделано соответствующее указание.

В качестве исполнителе распорядительных документов должны указываться управления и отделы органа управления, нижестоящие органы управления (по вопросам их компетенции), предприятий и организаций. Поэтому предписания должны адресоваться не руководителям, а подразделениям.

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия возлагается на конкретное лицо. В этом случае должность и фамилия исполнителя (без инициалов) пишутся в дательном падеже.

Глава 2. Эффективность управленческих решений

2.1 Технология разработки и реализации управленческих решений

Процесс подготовки и реализации управленческих решений включает следующие этапы:

Выявление и формулирование проблемы.

Формирование группы по подготовке решения.

Сбор информации и анализ проблемы.

Подготовка и обоснование вариантов решения.

Выбор и принятие решения.

Организация исполнения решения.

Контроль и оценка результатов исполнения решения.

На первом этапе осуществляется выявление проблемной ситуации в объекте управления, для решения которой требуется управляющее воздействие системы управления. Проблемные ситуации возникают при отклонении нормального процесса функционирования объекта управления в результате внутренних и внешних возмущений. Проблемы также возникают в результате анализа итогов функционирования объектов управления в прошедшем периоде, оценки степени использования ресурсов и т.п. Проблема может быть поставлена вышестоящей организацией.

Формирование проблемы и цели управленческого решения осуществляет руководитель.

На втором этапе руководитель формирует группу квалифицированных специалистов, которые, по его мнению, в состоянии подготовить варианты решения проблемы. В необходимых случаях руководитель самостоятельно выполняет эту работу.

На третьем этапе сформированная группа по подготовке решения проблемы осуществляет сбор и обработку информации, необходимой для подготовки управленческого решения. К такой информации относится директивная, нормативная информация, в том числе и ранее принятые решения по данной проблеме. Качество собранной информации должно оцениваться по достоверности, точности, полноте, актуальности, ценности, полезности. На основе собранной информации производится анализ проблемной ситуации со следующими выводами:

что, какие изменения произошли в объекте управления, в чем заключается проблема;

какие причины вызвали образование проблемной ситуации;

какими ресурсами располагает система управления для решения проблемы;

какие меры следует принять для решения проблемы.

На четвертом этапе группа разрабатывает на основе выбранных методов альтернативные варианты решения проблемы.

В качестве методов выработки вариантов решений используются:

Метод аналогии.

Метод эксперимента.

Экономико-математические методы.

Метод имитационного моделирования.

Метод деловых игр.

Методы системного анализа.

В каждом варианте решения должны определяться основные направления достижения цели (решения проблемы), конкретные исполнители решения, необходимые ресурсы, сроки достижения цели, предполагаемые социальные последствия от реализации решения.

Таким образом, найденные при помощи научных методов альтернативные варианты управленческого решения представляются руководителю, который делает окончательный выбор и утверждение управленческого решения.

На основе сопоставления представленных альтернативных вариантов решения выбирается наиболее оптимальный. Составление альтернативных вариантов решений осуществляется по различным показателям. В качестве таких показателей могут использоваться степень решения проблемы, затраты ресурсов, продолжительность реализации решения, социальные последствия для объекта управления. Выбор варианта и утверждение решения руководителем является содержанием пятого этапа процесса подготовки и реализации управленческих решений.

На шестом этапе этого процесса осуществляется организация исполнения решения. На данном этапе прежде всего обеспечивается доведение решения до исполнителя или исполнителей, которые разрабатывают план мероприятий по его исполнению и доводят его до сведения руководителя администрации.

На последнем, седьмом этапе производится контроль и оценка результатов исполнения решения. С этой целью копия управленческого решения передается в службу контроля, где осуществляется постановка его на контроль. Служба контроля напоминает исполнителям о приближении сроков исполнения и, с привлечением необходимых работников, осуществляет фактический контроль его исполнения, оценивая по срокам и качеству результаты исполнения.

С помощью контроля исполнения руководитель получает информацию о состоянии дел, что позволяет ему своевременно предупреждать возникновение неблагоприятных ситуаций.

Оценка результатов деятельности заключается в том, что полученные результаты реализации управленческого решения сравниваются с ожидаемыми. Если результаты не совпадают с прогнозами и планами, то осуществляется коррекция действий для достижения запланированного результата, т.е. возникает необходимость разработки и принятия нового управленческого решения.

Причинами корректировок решений в процессе их реализации может быть плохая организация исполнения решения, резкие изменения в обстановке, вызванные внешними причинами, недоработанность самого решения и некоторые другие. Когда прежнее решение теряет свою действенность, оно может дезорганизовать работу. Нередко для корректировки решения достаточно внести в него несколько дополнений, но бывают случаи, когда приходится принимать новое решение. В обоих случаях руководитель должен быстро довести до исполнителей информацию о внесенных коррективах.

2.2 Эффективность управленческих решений органов государственного управления: понятие и критерии

В условиях проводимой реформы государственной службы особое место занимает эффективность принятия управленческих решений. Принятие решений, формирующих государственную политику, касается многих людей и механизмов взаимодействия управленческих звеньев государства по реализации стратегических целей. Для определения эффективности деятельности субъектов принятия политических решений используются достаточно неопределенные оценочные критерии. Так, например, эффективность политических решений оценивается не только по достижению контрольных цифр (например, сбору налогов или повышению размеров пенсий), но и по принципу справедливости.

Для определения эффективности деятельности государственного аппарата используют чаще всего социологические опросы, наблюдения, аналитические и экспертные методы исследования, которым подлежат: управленческая деятельность орган власти, проводимая политика, государственные программы, результаты и последствия государственной политики и программ.

Качество управленческого решения - совокупность свойств, которыми обладает управленческое решение, отвечающих в той или иной мере потребностям успешного разрешения проблемы. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. - М., 2005, с. 316. Например, своевременность, адресность, конкретность и, в целом, - эффективность. Под качеством управленческого решения также следует понимать степень его соответствия характеру разрешаемых задач функционирования и развития производственных систем, совокупность параметров решения, удовлетворяющих конкретных потребителей и обеспечивающих реальность его реализации. В процессе разработки и принятия управленческого решения очень важно создать условия обеспечения его высокого качества и эффективности. К таким условиям относятся:

использование научных подходов менеджмента при разработке управленческого решения;

структурирование проблемы и построение дерева целей;

обеспечение многовариантности решений;

обеспечение сопоставимости альтернативных вариантов управленческих решений;

правовая обоснованность принимаемых управленческих решений;

создание и обеспечение работы системы ответственности и мотивации качественного и эффективного управленческого решения;

наличие или создание механизма реализации управленческого решения.

Эффективность управленческого решения - это соизмерение затраченных усилий, ресурсов или энергии на достижение определенных результатов. Эффективность решений в менеджменте оценивается через качество результата, т.е. через полученный эффект. В. Щегорцов. Управленческое решение // Служба кадров и персонал, 2007, №1, с. 33. К основным факторам, характеризующим эффективность управленческого решения, относятся:

1. Использование ресурсов; характеризует структуру, качество ресурсов, их экономию в процессах управления и возможность пополнения и накопления.

2. Фактор времени; отражает своевременность решения, экономию времени, использования новых технологий и потенциал персонала, способного решать проблемы достаточно оперативно и профессионально.

3. Целенаправленность управления; отражает реальность и значительность цели, в соответствии с которой и рассматривается результат деятельности менеджера, его стратегия, учет процессов развития.

Многие ученые высказывают мнение о том, что эффективность управления представляет собой функцию двух переменных: затрат на разработку управленческих решений и содержание аппарата управления, с одной стороны, и результатов управленческой деятельности, отражающихся в изменении значений показателей, которыми оценивается состояние объекта управления - с другой. Уровень экономической эффективности является важнейшей характеристикой системы управления и качества принимаемых управленческих решений.

Существует ряд обстоятельств, которые снижают эффективность решений. К ним относятся:

ориентация менеджеров на сиюминутный экономический результат и недооценка возможных последствий;

неоправданное разделение субъектов, принимающих и реализующих решение;

неорганизованность, непоследовательность процесса разработки и принятия решений;

принятие нескольких противоположных решений по одной и той же проблеме;

отсутствие учета имеющегося опыта;

излишняя медлительность или самоуверенность в принятии решений. В. Щегорцов. Управленческое решение // Служба кадров и персонал, 2007, №1, с. 34.

Для того чтобы быть эффективным, т.е. достигать некоторых поставленных целей, управленческое решение должно удовлетворять ряду требований:

обоснованность -- аргументированность и обоснованность решения, которое должно быть принято на основе достоверной ин­формации о состоянии объекта с учетом тенденций его развития;

единство целей -- непротиворечивость решения ранее поставленным целям; для этого должна быть проведена структуризация проблемы и построение дерева целей;

своевременность и оперативность принятия решений, повышающие ценность принятого решения, так как задержка решения резко снижает эффективность управления;

объективность -- менеджеры не должны игнорировать фактические условия или фактическое положение дел при разработке вариантов решений;

ясность формулировок -- ориентация на конкретного исполнителя;

краткость формулировок принятого решения, выполнение этого требования повышает конкретность, действенность решений и способствует лучшему усвоению задачи исполнителем;

гибкость -- существование алгоритма достижения цели при изменении внешних или внутренних условий, описания состояний объекта управления, внешней среды, при которых выполнение решения должно быть приостановлено и начата разработка нового решения;

полномочность -- управленческое решение должно быть полномочным, т.е. должно быть принято органом или лицом, имеющим право принять его.

Одним из обязательных требований, предъявляемых к управленческим решениям, является их научная обоснованность. При поиске решения нужно просматривать все возможные варианты, анализируя ситуацию с разных сторон. Для того чтобы понять суть проблемы, необходимо привлечь всех причастных к ней людей. Решение должно приниматься на основе достаточно полной и достоверной информации о состоянии объекта, внешней среды с учетом действия экономических законов и конкретной производственной обстановки.

В соответствии с требованием научной обоснованности управленческие решения должны быть реальными и политически направленными, выработанными с учетом анализа возможных вариантов использования достижений науки и техники, передового опыта, основываться на итогах научно-исследовательских разработок, выявленных закономерностях и тенденциях. Управленческие решения должны иметь целевую направленность, то есть соответствовать целям, поставленным перед подразделением управляемого объекта, деятельности которого касается данное решение, или объектом в целом. Целевая направленность управленческого воздействия на объект управления предусматривает необходимость решения частных, второстепенных задач, исходя из решения главных.

Решение должно быть экономичным, т.е. иметь высокие конечные результаты при наименьших затратах. Каждое управленческое решение имеет не только экономические, но и социальные, политические последствия, пренебрежение к которым может привести к значительному снижению ожидаемого от его принятия эффекта. Управленческие решения должны носить комплексный характер. Управленческое решение должно быть понятным исполнителям без каких-либо дополнительных уточнений и разъяснений. Управленческое решение должно быть всесторонне обоснованным, при поиске решения нужно просматривать все возможные варианты, анализируя ситуацию с разных сторон, учитывая последствия каждого варианта, как позитивные, так и негативные.

ГЛАВА 3. Оптимизация и совершенствование технологии разработки и реализации управленческих решений в органах государственного управления

3.1 Основные направления и подходы к совершенствованию процесса разработки управленческих решений в органах государственного управления

Хотя задачи принятия решений сопровождают человечество с момента его зарождения, систематическое их изучение началось лишь в XXв. В последние десятилетия было ясно осознано, что проблема принятия решений междисциплинарна и требует системного подхода. Поэтому в настоящее время интенсивно разрабатываются тесно связанные между собой математическая, психологическая, организационная, информационная и другие теории принятия решений. Проблема принятия решений в управлении социальными процессами представляется настолько сложной, что наряду с использованием системного подхода требует для своего решения установления связей между идеями различных научных дисциплин, философских традиций, часто выходя за пределы науки в ее традиционном понимании и порождая элементы нового видения реальности. Следовательно, речь идет о проникновении “новой” парадигмы в управленческую теорию и практику.

Государственные органы принимают решения, касающиеся общества, социальной системы общества, которая является сложной системой. Эта сложность усиливается еще и тем, что субъект управления сам включен в управляемую систему, привнося тем самым в нее еще большую непредсказуемость, неопределенность своими субъективными реакциями. Другими словами, принципиальным для таких систем является наличие включенного в систему наблюдателя. Встать в позицию внешнего наблюдателя по отношению к социальной системе представляется проблематичным; это означает, что управляющий включен в систему и, управляя системой, управляет самим собой.

Следовательно, возможен двоякий подход к процессам управления и принятия решений: акцент можно делать на формулировании и достижении конечной цели, а можно акцентировать внимание на разумной, правильной в определенном смысле организации самого процесса управления или процесса принятия решения. Мальковская А.О., Соловьева Ю.В. Эффективность принятия управленческих решений и оценка деятельности работников государственной гражданской службы // http://oad.rags.ru/vestnikrags/issues/issue0108/010812.htm Первый подход, ориентированный на конечное целеполагание, находится в концепции регулярного управления, задающего основные стандарты, процедуры и правила управления. Этот подход является достаточно традиционным в теории и практике управления. Второй подход, ориентированный на правильную организацию самого процесса принятия решения и управления, больше соответствует контексту управления изменениями, или управлению в режиме реального времени. Один подход не исключает другой, они только дополняют друг друга, подобно тому, как в физике рассматривается свет и как волна, и как частица.

Эффективность использования на практике того или иного подхода зависит от содержания конкретной проблемы, которую необходимо разрешить. В различных технологиях принятия решений на разных этапах указанные подходы могут применяться как автономно друг от друга, так и переплетаться в разных комбинациях.

Наиболее распространенным методом принятия управленческих решений является аналоговый метод, который заключается в использовании прошлого опыта. В некоторых органах государственного и местного управления разрабатываются классификаторы принятых распорядительных документов, помогающих быстро найти подходящий распорядительный документ по решению аналогичной проблемы.

Метод эксперимента состоит в проверке вариантов решения на практике и оценки их результатов. Однако этот метод применим только в тех случаях, когда он не угрожает нанесением серьезного ущерба объекту управления.

В процессе выработки вариантов сложная управленческих решений целесообразно применение метода моделирования. Он дает возможность получить некий идеальный вариант будущего решения без учета имеющихся ограничений, т.е. такой, который позволил бы наиболее эффективно выполнить поставленные задачи. Идеальная модель помогает увидеть все социальные, технологические, ресурсные аспекты решения проблемы.

В случаях простых управленческих задач, для решения которых выявлены основные факторы, представляется возможным построение экономико-математических моделей, состоящих из системы уравнений и неравенств, отражающих существенные связи, количественные соотношения и ограничения при решении задач. При таком подходе может быть найдено оптимальное решение, которое обеспечивает выбор наилучшего варианта на основе определенного критерия.

Для решения задач в условиях многовариантности и неопределенности применяются также методы имитационного моделирования, деловых игр и системного анализа.

Имитационное моделирование заключается в построении модели исследуемого объекта, отражающей наиболее важные для целей исследования его стороны. Построенная модель используется для изучения поведения исследуемого объекта во времени при помощи осуществляемых на этой модели экспериментов, позволяющих определить оптимальное решение.

Деловая игра представляет собой саморегулируемую имитационную модель изучаемого объекта. По правилам игры в ней участвуют несколько сторон, имеющие разные цели, которые должны в результате проведения игры найти взаимоприемлемое для всех сторон решение. В отличие от экономико-математического моделирования деловая игра не имеет возможности выразить в количественных параметрах оптимальность получаемого решения. Деловая игра является имитационной моделью, предназначенной для изучения процессов функционирования социально-экономических систем. В сравнении с реальным экспериментом деловая игра, имитируя реальную обстановку, позволяет исключить риск нанесения потерь, с которым в той или иной мере вязано экспериментирование на реальном объекте, а также сократить время эксперимента.

Методы системного анализа - совокупность формализованных и логических методов и приемов, позволяющих осуществить анализ и синтез сложных систем, в том числе и систем управления в социально-экономических системах. Сферой применения системного анализа является решение новых, неизвестных ранее задач, для которых отсутствуют отработанные способы их решения.

Эвристические методы применяются для оптимизации управленческих решений в тех случаях, когда невозможно описать в формализованном виде основные элементы, составляющие проблемную ситуацию, связи между ними, ограничения, накладываемые на решения, нет возможности применить математическое моделирование. Простейшими эвристическими методами совершенствования процесса принятия решений являются метод исключения второстепенных факторов и метод ограничивающего фактора. Метод исключения второстепенных факторов сводится к тому, что субъект управления ограничивает количество критериев оптимальности путем исключения из них незначительных. Метод ограничивающего фактора заключается в выявлении фактора, в наибольшей степени препятствующего достижению поставленной цели; такой фактор называется ограничивающим. Приемлемыми вариантами решений являются только те, которые ведут к преодолению влияния этого фактора (например, недостаточная штатная численность; низкий уровень технического оснащения; некомпетентность исполнителей и т. п.).

Следует иметь в виду, что существует ряд причин, затрудняющих эффективное применение даже простых эвристических методов. К их числу относятся психологическая и профессиональная инерция субъекта управления; невосприимчивость новых идей, консерватизм мышления, твердая приверженность привычным методам решения проблем и т.д. Эффективность применения эвристических методов значительно повышается при одновременном использовании формализованных методов прикладной математикич. Частью таких методов являются так называемые методы исследования операций.

Операция понимается как совокупность действий, осуществляемых под чьим-либо руководством по заранее намеченному плану и направленных на достижение определенной цели. Глазунова Н. И.Государственное и муниципальное (административное) управление: учеб. -- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006, с.415 Примерами операций в органах управления могут служить: система мер, обеспечивающих наведение порядка на рынке оптово-розничной продажи товаров, операция но благоустройству подъездов и т. д. Дли проведения операции создается штаб во главе с должностным лицом оперирующей стороны, выделенные в их распоряжение активные средства и ресурсы - люди, транспорт, финансы, время; как правило, ресурсы всегда ограничены, в связи с чем часто задачей конкретной операции является их наиболее выгодное (оптимальное) распределение. Способ использования средств и сил - стратегия оперирующей стороны, которая может представлять собой одно общее или совокупность частных решений. План мероприятия включает в себя факторы, на которые может воздействовать оперирующая сторона, и факторы, не поддающиеся такому воздействию. Эффективность операции - степень приближения к достижению цели. Для суждения о том, насколько та или иная стратегия эффективна, вводится определенный критерий; его конкретная форма проявляется в виде показателей, характеризующих новую ситуацию, прежде всего социальных показателей (как улучшилось обслуживание населения), а также количества использованных ресурсов, время проведения операции.

Сегодня трудно назвать такую область управленческой практики, где бы не применялись в том или другом виде методы исследования операций (исследование методов распределения ресурсов, повышения эффективности массового обслуживания, задач упорядочения и координации, выбора маршрута действий). Они могут решаться группой методов исследования операций: сетевого планирования и управления; математического прогнозирования, теории игр и др.

3.2 Условия оптимизации управленческих решений в органах государственного управления

В настоящее время профессионализм должен выступать одним из главных принципов для лиц, принимающих управленческие решения. Под профессионализмом понимается высший уровень психофизических, психических и личностных изменений, происходящих в процессе длительного выполнения человеком служебных обязанностей, обеспечивающих качественно новый, более эффективный уровень решения сложных профессиональных задач в особых условиях. Карданская Н.Л. Принятие управленческих решений. - М., 2007. С. 347. С понятием профессионализма тесно связано понятие профессиональной культуры, обязательной для профессионала. Эта культура проявляется, прежде всего, в знании своей профессии, в умении применять разные методы социального управления, а также в умении предвидеть результаты своей деятельности, в ее прогнозировании, в способности отражать и выражать общенациональные интересы, видеть перспективы их развития.

...