Главная Коллекция "Revolution" Менеджмент и трудовые отношения Создание отдела Event-менеджмента в ФГБОУ ВПО "Тихоокеанский государственный университет"

Создание отдела Event-менеджмента в ФГБОУ ВПО "Тихоокеанский государственный университет"

Анализ внутренней среды исследуемой организации. Анализ и характеристика рынка Event-услуг. Обоснование создания отдела Event-менеджмента на исследуемом предприятии. Оценка инновационного потенциала проекта. Обоснование и разработка проектных решений.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 28.03.2018
Размер файла 573,2 K
рефераты на заказ со скидкой

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Анализ внутренней среды ФГБОУ ВПО «Тихоокеанский государственный университет»

1.1 Анализ деятельности по организации мероприятий

1.2 Анализ существующей ситуации в ТОГУ по организации деловых мероприятий

1.3 Анализ требований заинтересованных сторон

1.4 Анализ эффективности и выявление недостатков применяемых технологий

1.5 Выводы по разделу

2. Анализ развития Event - менеджмента

2.1 Анализ и характеристика рынка Event - услуг

2.2 Состав организаций, работающих в сфере Event - менеджмента

2.3 Оценка характера предоставляемых услуг

2.4 Выводы по разделу

3. Краткая характеристика предлагаемого проекта

3.1 Описание предлагаемого решения

3.2 Сравнительные характеристики применяемой и предлагаемой услуги

3.3 Обоснование создания отдела Event - менеджмента

3.4 Прогнозируемые данные по результатам создания отдела Event - менеджмента

4. Оценка инновационного потенциала проекта

4.1 Определение компонентов организационного уровня создаваемого отдела Event - менеджмента

4.2 Оценка ресурсной обеспеченности и выявление неудовлетворенной ресурсной потребности

4.3 Разработка требований к квалификации и психологическим параметрам персонала

4.4 Оценка адекватности организационно-правовых и финансово-экономических условий потребностям проекта

5. Обоснование и разработка проектных решений

5.1 Описание требуемых ресурсов

5.1.1 Трудовые ресурсы

5.1.2 Материальные ресурсы

5.1.3 Финансовые ресурсы

5.2 Выбор источников обеспечения ресурсами

5.2.1 Трудовые ресурсы

5.2.2 Финансовые ресурсы

5.3 Календарный план

6. Охрана труда

6.1 Техника безопасности

6.1.1 Перечень работ и используемого оборудования в разрабатываемом проекте

6.1.2 Возможные причины несчастных случаев

6.1.3 Возможные причины поражения электротоком

6.1.4 Мероприятия по предупреждению поражений, вызванных электрическим током

6.1.5 Требования безопасности к конструкции вычислительной техники и периферийных устройств в соответствии с ПУЭ

6.1.6 Требования к обслуживающему персоналу

6.1.7 Требования безопасности при эксплуатации вычислительной техники

6.1.8 Организационные мероприятия по предупреждению несчастных случаев

6.2 Производственная санитария

6.2.1 Перечень вредных факторов

6.2.2 Влияние вредных факторов на организм человека

6.2.3 Нормирование параметров условий труда

6.2.4 Мероприятия по обеспечению нормативных условий труда

6.3 Пожарная безопасность

6.3.1 Возможные причины загораний

6.3.2 Мероприятия по предупреждению загораний

6.3.3 Средства пожаротушения

6.3.5 Организация эвакуации

6.4 Заболевание рук при работе с клавиатурой

6.4.1 Симптомы заболевания

6.4.2 Профилактика заболеваний

7. Экономическая эффективность проекта

7.1 Технико-экономическое обоснование создания отдела Event - менеджмента в ТОГУ

7.1.1 Расчёт величины капиталовложений

7.2 Расчет затрат

7.2.1 Расчет накладных расходов

7.2.2 Расчет затрат на оплату труда

7.3 Сводный расчет затрат

7.4 Экономическая эффективность проекта

Заключение

Список использованных источников

Введение

В Тихоокеанском государственном университете проводится большой спектр мероприятий. Около 30% из общего количества проводимых мероприятий составляют деловые встречи, симпозиумы, конференции.

Организация любого мероприятия, в том числе конференции, симпозиумы, тем более с привлечением иностранных гостей требует большой проработанности и подготовки.

Специалисты event - менеджмента легко справляются с подготовкой, проведением мероприятия и достижением поставленных целей.

Мероприятие, проведенное на высоком уровне может повлиять на имидж университета, установление доверия общественности к вузу. Типичными целями проведения мероприятия являются: обеспечение высокой численности участников, достижение высокой активности посетителей, широкое освещение в средствах массовой информации.

Цель работы: разработка предложений по повышению эффективности деловых процессов ФГБОУ ВПО «Тихоокеанский государственный университет».

Задачи работы:

- провести анализ внутренней среды ФГБОУ ВПО «Тихоокеанский государственный университет»;

- дать оценку инновационного потенциала проекта;

- провести анализ развития event - менеджмента;

- обосновать и разработать проектные решения;

- провести расчет экономической эффективности проекта.

1. Анализ внутренней среды ФГБОУ ВПО «Тихоокеанский государственный университет»

Тихоокеанский государственный университет (ТОГУ) является одним из крупных высших учебных заведений Дальнего Востока РФ и участвует в формировании единой культуры образовательного пространства высшей школы Российской Федерации.

Контингент обучающихся по всем уровням образования составляет около 18 тысяч человек, в том числе по очной форме обучения - около 8 тысяч.

История университета началась в 1958 году при создании Хабаровского автодорожного института, который в 1962 году был реорганизован в Хабаровский политехнический институт, а в 1992 году - в Хабаровский государственный технический университет. В 2005 году Хабаровский государственный технический университет был преобразован в Тихоокеанский государственный университет /26/.

За 55 лет деятельности вузом было подготовлено для предприятий и организаций Дальнего Востока и Восточной Сибири более 88 тысяч специалистов с высшим профессиональным образованием.

В Тихоокеанском государственном университете трудятся более 900 человек профессорско-преподавательского состава, среди которых около 120 докторов наук и более 420 кандидатов наук.

1.1 Анализ деятельности ТОГУ по организации мероприятий

event менеджмент проект

В Тихоокеанском государственном университете проводится большой спектр внеучебной работы со студентами. В координационном плане организации внеучебной работы со студентами на 2013-2014 учебный год запланировано 328 мероприятий различного типа. В них входят: организация и проведение экскурсий, выпуск студенческих газет, различного рода спортивные соревнования, проведение фестиваля «Университетская весна» и многое другое. За каждое мероприятие назначен ответственный сотрудник, в основном это председатель профкома студентов и проректор по учебно-воспитательной работе и социальным вопросам.

Кроме того, в Тихоокеанском государственном университете проводится большое количество мероприятий: семинары, симпозиумы для профессорско-преподавательского состава вуза и многое другое. В настоящее время организацией мероприятий в ТОГУ занимается каждое структурное подразделение самостоятельно. Для проведения конференций, симпозиумов каждая кафедра лично приглашает лекторов, участников, организовывает их приезд, встречу и проведение мероприятия. Приглашением и организацией приема иностранных гостей занимается Управление международной деятельностью. ТОГУ является одним из организаторов и активным участником проведения международных форумов ректоров вузов Дальнего Востока и Сибири Российской Федерации и Северо-Восточных провинций Китайской Народной Республики. В числе реализуемых вузом международных проектов:

- участие в качестве одного из организаторов в ежегодных Межуниверситетских семинарах по проблемам крупных азиатских городов (IUSAM);

- организация и проведение ежегодных Российско-Китайских симпозиумов «Современные материалы и технологии обработки»;

- проведение в ТОГУ ежегодных международных форумов преподавателей и студентов архитектурных и строительных специальностей «Новые идеи нового века» (NIoNC).

ТОГУ охватывает большой спектр проводимых внутри вуза мероприятий, которые должны быть проведены на высоком уровне.

1.2 Анализ существующей ситуации в ТОГУ по организации деловых мероприятий

Как указано в предыдущем разделе, на базе университета проводится огромный спектр мероприятий различной направленности.

Сопутствующей проблемой при этом виде деятельности является ведение расчетов, договоров, счет - фактур по результатам проведения мероприятия, с поставщиками и подрядчиками. Порядок закупок определены Регламентом закупок ФГБОУ ВПО «Тихоокеанский государственный университет» /18/.

В случае необходимости проведения закупки товаров, работ, услуг, которые не были предусмотрены Планом закупки или Планом-графиком (в объеме лимитов на финансирование закупок по направлениям деятельности проректоров); заявка на поставку формируется по факту возникновения такой потребности в следующем порядке:

- ответственный исполнитель за размещение заказов по направлениям деятельности проректоров обязан предоставить в отдел организации заказов: служебную записку от структурного подразделения - инициатора закупки по форме с визой проректора, ответственного за направление деятельности; заявку на поставку товаров (работ, услуг) для нужд университета и внесение изменений в План-график или План закупки на 2014 год по форме, в письменном виде и по электронной почте ooz@mail.khstu.ru;

- заявка на поставку товаров, работ, услуг для нужд университета и внесение изменений в План-график или План закупки на 2014 год согласовывается с отделом организации заказов. Срок согласования заявки должен составлять не более двух рабочих дней с даты ее получения;

- после согласования служебная записка и заявка представляются отделом организации заказов проректору по экономической работе для утверждения;

- в течение двух рабочих дней со дня поступления документов проректор по экономической работе принимает решение на проведение закупки и возвращает документы с визой в отдел организации заказов;

- сотрудник отдела организации заказов в случае положительного решения вносит изменения в План-график или План закупки на 2014 год и направляет сообщение о согласовании на электронный адрес руководителя подразделения-инициатора закупки.

Блок - схема действий по согласованию заявок на закупку товаров, работ, услуг при внесении в План - график или План - закупок товаров, работ, услуг приведена на рисунке 1.1.

Положения раздела I Регламента распространяются на закупки товаров, работ, услуг для нужд университета в случаях:

- осуществления закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя);

- в случае заключения договора на посещение зоопарка, театра, кинотеатра, концерта, цирка, музея, выставки или спортивного мероприятия;

- в случае заключения договора на оказание услуг по участию в мероприятии, проводимом для нужд нескольких Заказчиков, с поставщиком (подрядчиком, исполнителем), который определен Заказчиком, являющимся организатором такого мероприятия;

- в случае заключения договора на оказание услуг, связанных с обеспечением делегаций иностранных государств (гостиничное, транспортное обслуживание, эксплуатация компьютерного оборудования, обеспечение питания);

- в случае заключения договора на оказание услуг, связанных с привлечением председателя, члена государственной (итоговой) экзаменационной (аттестационной) комиссии. При этом к таким услугам относятся обеспечение проезда от места жительства до места нахождения университета и обратно, обеспечение проживания и питания;

- в случае заключения договора на оказание услуг по обучению, повышению квалификации, переподготовке или участию в семинарах (совещаниях, конференциях) работника ТОГУ;

- в случае осуществления закупки товара, работы или услуги на сумму, не превышающую ста тысяч рублей.

Рисунок 1.1 - Блок - схема действий по согласованию заявок на закупку товаров, работ, услуг при внесении в План - график или План - закупок товаров, работ, услуг

Анализ процедуры осуществления закупок (в отношении данного проекта - осуществление оплаты расходов на проведение мероприятия) показывает, что каждое подразделение, организовывая такие мероприятия, затрачивает значительное количество времени, что является неэффективным использованием рабочего времени и снижает производительность труда по основным видам деятельности.

Средние затраты рабочего времени сотрудника университета на подготовку одного документа приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Затраты рабочего времени на согласование одного документа

Действие

Значение показателя

Оформление документов, мин.

120

Согласование документов, мин.

40

Количество согласований, при условии отсутствия ошибок (исправлений), ед.

2

Всего времени на один документ в день, мин.

200

В таблице приведены данные с учетом времени ожидания в очередях; с учетом того, что документы подписываются в конце рабочего дня; без учета привилегий отдельных сотрудников; без учета случаев утери документа.

Для дальнейшего расчета было принято, что комплект документов на одно мероприятие включает 10 позиций.

Средняя стоимость минуты рабочего времени сотрудника для университета описана в таблице 1.2.

Таблица 1.2 - Средняя стоимость минуты рабочего времени

Наименование показателя для расчета

Значение показателя

Средняя заработная плата в месяц + НДФЛ и отчисления, руб.

29515

Количество рабочих дней, дней

21

Время работы в день, часов

8

Количество рабочих часов, часов

168

Стоимость рабочей минуты сотрудника для университета, руб.

2,92

На основании проведенных расчетов в среднем, в течение месяца, исполнитель тратит около 19,8% времени на оформление и согласование документации. Как уже было сказано выше, согласованием документов занимаются преподаватели кафедр или сотрудники, в чьи обязанности не входит подобная деятельность, что является нерациональной потерей рабочего времени. В результате падает эффективность и производительность основного труда, а следовательно возникают косвенные убытки для Университета (таблица 1.3).

Таблица 1.3 - Расчет косвенных убытков университета при согласовании документов

Наименование показателя

Значение показателя

Количество документов в комплекте, штук

10

Затраты рабочего времени сотрудников университета на согласование 1 документа, минут

200

Косвенные убытки университета на согласование комплекта документов, руб.

5840

Из таблицы 1.3 видно, что убыток университета от подготовки комплекта документов сотрудниками, в чьи обязанности не входит данная функция, составляет 5840 рублей.

1.3 Анализ требований заинтересованных сторон

В Тихоокеанском государственном университете организацией мероприятий занимаются различные структурные подразделения. Каждое структурное подразделение в отдельности занимается своим видом деятельности, организовывая мероприятия своей направленности.

К подразделениям, привлекаемым для организации мероприятий, относятся:

1. Управление по воспитательной и внеучебной работе со студентами:

- отдел организационной и культурно-массовой работы;

- отдел физического воспитания и спорта;

- центр аудиовизуальных технологий;

- центр информации и дизайна;

- центр культуры и досуга студентов;

2. Управление международной деятельности;

3. Профсоюзный комитет студентов.

В управление по воспитательной и внеучебной работе со студентами входят насколько отделов, которые в свою очередь имеют свою направленность по тем или иным видам деятельности. При этом каждое структурное подразделение отвечает и организовывает такие мероприятия, как:

- выпуск газеты «Технополис», раз в месяц;

- выпуск газеты «Спортивные новости», раз в месяц;

- организация заездов в студенческий санаторий, раз в месяц;

- торжественная линейка первокурсников, раз в год;

- чемпионат ДФО по боксу, раз в год;

- всероссийские соревнования по спортивному ориентированию, раз в год;

- всероссийский конкурс «Студенческий лидер», раз в год;

- соревнования по шахматам, два раза в год;

- «посвящение студентов» ТОГУ, раз в год;

- турнир по волейболу, раз в год;

- день открытых дверей, два раза в год;

- размещение новостей на сайте Тогу-лайф, раз в неделю;

- организация набора студентов первокурсников в спортивные секции, два раза в год;

- единый день голосования, раз в год;

- КВН, раз в год;

- соревнования по лапте, раз в год;

- школа лидерства, бизнес школа, раз в год;

- межуниверситетский семинар по проблемам крупных азиатских городов, раз в год;

- Российско-Китайский симпозиум «Современные материалы и технологии обработки», раз в год;

- международный форум преподавателей и студентов архитектурных и строительных специальностей «Новые идеи нового века», раз в год.

Виды мероприятий по отношению к структурному подразделению показаны в таблице 1.4.

Таблица 1.4 - Подразделения, ответственные за мероприятия

Структурное подразделение

Мероприятия

Управление по воспитательной и внеучебной работе со студентами

- соревнования по лапте;

- КВН;

- выпуск газеты «Технополис»;

- выпуск газеты «Спортивные новости»;

- чемпионат ДФО по боксу;

- всероссийские соревнования по спортивному ориентированию;

- соревнования по шахматам;

- турнир по волейболу;

- день открытых дверей.

Управление международной деятельности

- международный форум преподавателей и студентов архитектурных и строительных специальностей «Новые идеи нового века»;

- Российско-Китайский симпозиум «Современные материалы и технологии обработки»;

- межуниверситетский семинара по проблемам крупных азиатских городов.

Профсоюзный комитет студентов

- школа лидерства, бизнес школа;

- организация заездов в студенческий санаторий;

- торжественная линейка;

- всероссийский конкурс «Студенческий лидер»;

- «посвящение студентов» ТОГУ.

Примерные (внутренние) требования заинтересованных сторон, выдвигаемые к мероприятию представлены ниже:

- обеспечение коротких сроков подготовки документации по оплате проведения мероприятия;

- обеспечение атмосферы, соответствующей направленности мероприятия;

- формирование списка участников;

- обеспечение выбора помещений, соответствующих направлению мероприятия;

- обеспечение необходимого технического оснащения, соответствующего направлению мероприятия;

- обеспечение наличия программы проведения мероприятия;

- организация кофе-брейков (питания);

- создание рекламы мероприятия и другое.

Примерные (внешние) требования заинтересованных сторон, выдвигаемые к мероприятию:

- обеспечение престижа вуза;

- привлечение партнеров;

- привлечение абитуриентов.

1.4 Анализ эффективности и выявление недостатков применяемых технологий

Анализ достоинств и недостатков применяемой на сегодняшний день технологии по организации мероприятий в ТОГУ, представлен в таблице 1.5.

Таблица 1.5 - Достоинства и недостатки применяемых технологий

Преимущества

Недостатки

Отсутствие затрат на отдельное структурное подразделение, отвечающее за организацию мероприятий

Большие затраты времени на организацию мероприятий

Глубокое знание направления проводимых мероприятий

Выполнение работы, не связанной с основной деятельностью, сотрудниками ТОГУ и, как следствие косвенные убытки университета

Отсутствие специалистов event - менеджмента

Сравнительно низкий уровень проведения мероприятий

Таким образом, существующая система проведения и подготовки мероприятий в университете не позволяет в полной мере удовлетворять требованиям заинтересованных сторон, приведенным в пункте 1.3 данного документа.

1.5 Выводы по разделу

В разделе представлена существующая ситуация в университете по проведению мероприятий различного уровня. Приведено описание организации мероприятия и основные недостатки.

На данный момент, существующий способ организации мероприятий имеет ряд недостатков, не позволяющих говорить о высоком уровне проведения мероприятий.

При этом, требуются большие затраты времени на организацию одного мероприятия. Это связано со сложной и неоправданно длительной процедурой документооборота, установленной в университете. Сотрудники университета, организовывая мероприятие (приезд делегации, симпозиум и т.д.) собственным трудом, не имея необходимой квалификации event - менеджера, тратят около 19,8% своего рабочего времени только на оформление документов и их согласование. Это приводит к косвенным финансовым потерям университета.

В связи с этим актуальным становится вопрос разработки предложений по повышению эффективности деловых процессов ТОГУ. При этом, в настоящее время одним из оптимальных направлений решения данной проблемы представляется event - менеджмент.

2. Анализ развития enetn - менеджмента

Мировой event - рынок возник еще в конце девятнадцатого века. В 1896 году был создан первый конгресс - центр, а в 1928 году профессиональная ассоциация IAEE. Первый стабильный рост инвестиций наблюдался с 1960-х годов, тогда же начали основываться образовательные программы event - менеджеров /12/.

Мировой event - рынок в процентном соотношении представлен на рисунке 2.1.

Таким образом, лидером рынка event - менеджмента являются США (13,6%), Франция (7,7%) и Германия (5,4%). Россия в данном рейтинге занимает последнее место (1,1%), что свидетельствует о низком уровне внимания в нашей стране к данному направлению бизнеса и косвенно указывает на свободную нишу рынка.

Рисунок 2.1 - Мировой event - рынок

При этом, на данный момент не существует единых стандартов качества и моделей event - менеджмента. А так же отсутствуют образовательные программы подготовки соответствующих кадров.

2.1 Анализ и характеристика рынка Event - услуг

Event-менеджмент - это огромный пласт различных действий, которые приходится выполнять соответствующему персоналу. По сути - это программа управления проектом. Как каждый проект, любое событие имеет начало и завершение. Начинается оно с постановки целей, которые должно решать предстоящее событие, а завершается подведением итогов - были ли достигнуты поставленные цели. В зависимости от поставленных целей выстраивается логистика, драматургия, сценография мероприятия. Затем нанимаются подрядчики и решаются все остальные вопросы.

Каждый раз это новый проект, он не должен иметь аналогов. Но одно неизменно - event-менеджмент: планирование, организация, контроль, проведение.

Все эти составляющие части равноценны. Важна и сама организация проекта - встречи, переговоры. Из всего этого и складывается event-менеджмент /12/.

Существуют следующие основные характеристики рынка /22/:

1. Масштабность. Охарактеризовать рынок можно путём классификации его по географическому принципу. Так, в зависимости от географического фактора выделяют следующие виды рынков:

- мировой;

- национальный;

- региональный.

Рынок event - услуг является мировым, так как в нем принимают участие крупные мировые компании, которые представлены на рынках большинства стран.

2. Состав участников рынка. Данные о составе участников рынка приведены в таблице 2.1 /6/.

Таблица 2.1 - Крупнейшие участники рынка event - слуг

Вид рынка

Название компании

Расположение

Количество мероприятий в год

Мировой

George P.Johnson Experience Marketing

США

2000

Мировой

Pico Global Services LTD

Китай

270

Мировой

VOK DAMS

Германия

330

Мировой

Universal World Events

США

968

Мировой

AMCI

Китай

400

Мировой

Jack Morton Worldwide

США

1100

Мировой

Index Creative Village

Тайланд

96

Мировой

Hartmann Studios

США

576

Мировой

Hargrove

США

715

Мировой

TBA Global

США

250

Национальный

BE!MA

Москва

130

Национальный

Louder

Москва

250

Национальный

Eventum Premo

Москва

175

Национальный

MaxMedium

Москва

260

Национальный

Show&Motion

Москва

75

Национальный

Подъёжики

Москва

95

Региональный

Пан и Параваев

Хабаровск

150

Региональный

Событие

Хабаровск

90

Региональный

Backstage The Most Premium project

Хабаровск

60

Региональный

Корпорация Приключений-ДВ

Хабаровск

55

Региональный

Акварель

Хабаровск

48

Региональный

Rest & Business

Хабаровск

38

Из приведенных выше данных видно, что наиболее значимые участники мирового рынка сосредоточены в США, национального рынка - в Москве, а региональный рынок представлен городом Хабаровском.

3. Конкуренты. Основными конкурентами, предлагаемого проекта по созданию в университете Event - отдела, являются наиболее крупные региональные event - компании, такие как /14/: Пан и Параваев, Событие, Backstage The Most Premium project, Корпорация Приключений-ДВ, Акварель, Rest & Business.

4. Емкость и объем. На сегодняшний день организация корпоративных праздников и презентаций компании одна из наиболее востребованных ниш на рынке event - услуг.

По данным исследования компании «АМИКО», объем российского рынка event - услуг оценочно составляет 137 млн долл. Несмотря на динамичное развитие, рынок event - услуг за прошедшее десятилетие так и не вошел в цивилизованное русло. Это едва ли не единственная абсолютно неструктурированная отрасль с потенциальной емкостью, по данным некоторых участников рынка, примерно в 700 млн. долл. США, в которой отсутствует какая-либо саморегуляция и правила поведения. На законодательном уровне event - бизнес как будто бы не существует-большинство event-компаний находится в тени. Эксперты прогнозируют, что в скором времени на российский event - рынок придут крупные западные игроки /17/.

5. Соотношение спроса и предложения. Услугами event - агентств редко пользуются представители среднего, а тем более малого бизнеса. Небольшим компаниям под силу самим организовать проведение мероприятия. В то же время, крупные компании, в том числе международные, чаще доверяют проведение и подготовку различного вида мероприятий специалистам в сфере event - менеджмента. В условиях ежегодного роста рынка event - услуг ожидается увеличение спроса, но на текущем этапе спрос и предложение уравновешены.

Таким образом, прогнозы для рынка event - услуг в России на краткосрочную и долгосрочную перспективу следующие:

1. На 5 - 10 лет:

- появление сильных игроков на рынке;

- начало создания стандартов качества;

- появление и внедрение процессных, технологических и продуктовых инноваций;

- появление профессиональных ассоциаций и разработка образовательных программ.

2. На долгосрочную перспективу:

- существенное увеличение доли России в мировом event - рынке;

- участие в формировании общемировых стандартов и моделей;

- принципиальное продвижение в качестве и количестве мероприятий.

2.2 Состав организаций, работающих в сфере Event - менеджмента в г. Хабаровске

В Хабаровске функционирует около 6 крупных event - агентств (зарегистрированы в электронных каталогах и специализированы именно на event'ах). Агентств, оказывающих другие услуги по организации мероприятий значительно больше, однако, однообразие их организаторских решений заставляет компании искать что-то новое.

Event - агентства, работающие в Хабаровске:

- Пан и Параваев;

- Событие;

- Backstage The Most Premium project;

- Корпорация Приключений-ДВ;

- Акварель;

- Rest & Business.

Растущая популярность event - мероприятий объясняется тем, что они помогают заказчику добиться определенных целей и решить поставленные задачи. Они могут касаться презентации товара или услуги, увеличения их потребления или создания имиджа самой компании.

2.3 Оценка характера предоставляемых услуг

Спектр организуемых специальных событий чрезвычайно широк и отображен на рисунке 2.

Все эти мероприятия могут проводиться организацией самостоятельно или возможно организационное сотрудничество с другими физическими и юридическими лицами.

Для любого профессионального, организованного, специального события присущи определённые цели (и соответственно - результаты) /28/:

- воздействие на конкретных людей, вовлечение их в активное участие;

- привлечение внимания, создания осведомлённости целевой аудитории;

- привлечение участников доноров, спонсоров, фандрейзиров, их мотивирование;

- развитие партнёрских отношений;

- привлечение инвестиций;

- выстраивание оптимальных отношений с органами государственной власти, местного самоуправления;

- развитие отношений с общественностью (партиями, профсоюзами);

- добрососедские отношения с населением, другими организациями и предприятиями;

- формирование и развитие корпоративной культуры;

- взаимодействие со СМИ;

- создание привлекательного имиджа;

- формирование круга друзей.

Event агентства Хабаровска занимаются разными направлениями мероприятий.

«Пан и Параваев» -- креативное агентство, оказывающее брендам комплексное маркетинговое обслуживание, в частности, в области Event - менеджмента и рекламы /11/.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2 - Спектр организуемых событий

Сильные стороны агентства -- креативная разработка и организация мероприятий, подготовка ведущих для мероприятий различных форматов, создание рекламных концепций. По этим направлениям агентство работает с множеством клиентов на территории Дальнего Востока.

Агентство «Пан и Параваев» предлагает различный спектр услуг (таблица 2.2).

Таблица 2.2 - Предлагаемые услуги агентства «Пан и Параваев»

Проведение мероприятий

ТОГУ

Свадебное предложение

ТОГУ

- Авторские шоу-программы

- Разработка развлекательных и мотивационных игр

- Презентации товаров и услуг

+

+

- Разработка свадебной концепции

- Планирование свадебного дня

- Организация свадьбы

- Авторское вечернее шоу

Организация мероприятий

ТОГУ

Креатив, дизайн, реклама

ТОГУ

- Разработка концепции мероприятия

- Сценарий мероприятия

- Планирование бюджета мероприятия

- Подбор площадки и подрядчиков

- Дизайн и оформление мероприятия

- Техническое оснащение мероприятия

- Проведение мероприятия

- Управление проектом

- Разработка специальных развлекательных продуктов

- Букинг

- Работа со СМИ и продвижение мероприятия

- Отчет о проекте

- Подготовка к выставочной деятельности

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

- Создание творческой концепции для рекламы

- Планирование и запуск рекламной кампании

- Размещение рекламных материалов

- Создание рекламного слогана

- Создание рекламного послания

- Разработка названия торговой марки

- Организация BTL -- акций

- Сценарий аудиоролика

- Сценарий видеоролика

- Изготовление рекламного/информационного аудиоролика

- Изготовление рекламного видеоролика

- Креативные решения в рекламе

+

+

+

+

+

+

+

В таблице показан перечень предлагаемых услуг агентства «Пан и Параваев», пересекающихся с деятельностью создаваемого event - отдела в университете. В основном event - отдел и агентство «Пан и Параваев» пересекаются в деятельности по организации мероприятий и рекламы.

Event - агентство «Событие» предоставляет услуги по организации и проведению любых мероприятий, таких как /3/:

- концерт;

- фестиваль;

- конференция;

- семинар;

- презентация;

- выставка;

- корпоративный праздник;

- юбилей, день рождения, новоселье, свадьба.

Агентство "Backstage The Most Premium project" позиционирует себя, как концертное агентство /10/.

Компания специализируется на следующих направлениях деятельности:

- букинг артистов;

- организация концертов;

- прокат оборудования.

Так же, Backstage Project предоставляет полный комплекс услуг по подготовке и проведению тематических вечеринок, специальных событий, корпоративных и частных мероприятий.

Агентство «Корпорация Приключений-ДВ» представляет проект "Подари мечту». В рамках этого проекта компания разработала оригинальные программы (развлекательные, обучающие, оздоровительные, спортивные и др.) и воплотила их в виде подарочного комплекта /4/. Подарочные сертификаты разделяются на несколько категорий:

- пакетные предложения;

- экстрим;

- романтика;

- красота и здоровье;

- обучение;

- для детей;

- шоу;

- свадьбы и свадебные путешествия;

- путешествия детям.

Команда Event-агентства "Акварель" - творческий коллектив профессиональных организаторов, образовавшийся в 2003 году /2/.

Команда event-агентства "Акварель" организовывает и проводит:

- презентацию, рекламную или промо-акцию, клиентский вечер, тест-драйв, road show, выставку;

- конференцию, семинар, тренинг, деловую встречу или «без галстуков», торжественное собрание;

- выездные мероприятия, в том числе за рубежом, деловой тур и инсентив тур;

- социальные и культурные мероприятия;

- корпоративные мероприятия: профессиональный праздник, день компании, командообразующие мероприятия, учебу и тренинг профмастерства, отдых;

- школьные и студенческие мероприятия, Последний звонок, Выпускной бал;

- день рождения и юбилей, детский праздник, свадьбу;

- выпускной вечер.

Агентство «Rest & Business» оказывает профессиональные услуги по комплексной организации корпоративных, спортивных мероприятий, проведению праздников и вечеринок любого уровня - от разработки оригинальной концепции, до ее реализации под "ключ", а также выборочные сервисы в отдельности /1/.

Потребность в специальных событиях существует во всех сферах жизнедеятельности людей, организаций и общества в целом.

2.4 Выводы по разделу

В мировом масштабе отрасль event - менеджмента вступает в фазу зрелости, так как наблюдается устойчивый рост, зависящий, однако, от мировой рыночной ситуации. В России отрасль фактически не сформирована, поэтому является перспективной зоной развития и инвестиций, это объясняет большое количество компаний, организовывающихся в последнее время в отрасти event.

3. Краткая характеристика предлагаемого проекта

Как было описано ранее, Event отрасль набирает обороты, как в России, так и в городе Хабаровске.

Методы организации мероприятий, используемые в ТОГУ являются неэффективными и требуют больших затрат времени. Поэтому, создание отдела Event - менеджмента является актуальным направлением развития для ТОГУ.

3.1 Описание предлагаемого решения

Еvent management (от англ. event -- «событие») -- это полный комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий.

Подготовка и планирование мероприятия (семинара, симпозиума, конференции и т.д.) крайне важны. Возможности по обеспечению контроля и управление мероприятием весьма ограничены - все должно быть предусмотрено и определено заранее. В управлении мероприятиями особенно значимы следующие моменты /28/:

а) в такого рода событиях следует уделять внимание управлению рисками и обеспечению надежности. Подготовительный процесс должен планомерно охватывать различные сферы деятельности;

б) мероприятие жизнеспособно благодаря тому, что его посещают. Своевременное объявление о его проведении, реклама в конечном итоге имеют большое значение.

Вне зависимости от того, задействовано в событии сто или сто тысяч участников, с момента определения сроков и до утверждения проекта на плечи организаторов мероприятия ложится огромный объем работы по планированию и подготовке. Организаторам приходится иметь дело не только с участниками, но и с поставщиками и финансовыми структурами. Ответственные за мероприятия должны уметь действовать быстро и эффективно. Невнимание как к очевидно важным аспектам, так и к кажущимися мелочам одинаково способно поставить мероприятие под угрозу. С началом мероприятия уже не останется времени на какие-либо корректировки, а поэтому непосредственные задачи возлагаются именно на подготовку. Подготовка сводится к разработке плана.

Фазы Event-менеджмента представлены в таблице 3.1 /28/.

Таблица 3.1 - Фазы Event-менеджмента

Фаза

Содержание

Фаза 0

Идея

Идея Event появилась

Инициирование

Оформление идеи, подготовка проекта для лиц, принимающих решение

Фаза 1

Да/Нет

Принятие решения о проведении Event-мероприятия (либо об отказе от планирования проекта). Заявление об Event внутри организации, назначение исполнителей и руководителей проекта

Старт

Фаза планирования: распределение задач, формирование команд, планирование хода мероприятия.

Фаза 2

Вперед/Стоп

Принятие решение о подготовке (либо о её прекращении), определение сметы, публичное заявление об Event (с данного момента отказ от проекта влечет за собой финансовый и моральный ущерб)

Подготовка

Окончательное планирование: подготовка и организация Event-мероприятия; задания и поручения, приглашения

Фаза 3

Точка невозвращения

Начало фазы пуска: активизация и предъявление требований к планированию; отныне возникающие затраты имеют большой объем (последняя возможность для принятия окончательного решения, в дальнейшем отступление уже невозможно)

Пуск

Наступление Event: активная деятельность по обустройству места проведения, монтажу оборудования, поставкам, обеспечению прибытия

Фаза 4

Открытая дверь

Event стартует; официальное открытие, приветствие

Действие

Ход Event-мероприятия: от открытия до закрытия. Время контакта принимающей стороны и приглашенных - гостей

Фаза 5

Окончание

Окончание Event-мероприятия, официальное закрытие, прощание

Последействие

Завершение Event-мероприятия: работы на месте проведения, демонтаж оборудования, организация отъезда

Фаза 6

Завершение

Прекращение действий и окончание расчетов

Подведение итогов

Заключительные организационные работы. Обработка данных, финансовый отчет

Фаза 7

Окончание проекта

Проект закрыт

Из таблицы 3.1 видно, что для каждой фазы характерны свои виды деятельности. А при планировании и реализации проекта важны как подготовительные работы, так и подведение итогов с анализом результатов.

Event-менеджмент осуществляется, как правило, в рамках определенной организации. Мероприятия заканчиваются, а работа продолжается. В связи с этим необходимо приведение Event-менеджмента в единую управленческую систему в пределах существующей организации. Event в общем и целом должен быть организован в форме проекта.

Это касается:

а) внедрения Event в существующую организацию;

б) учета в Event-менеджменте всех аспектов управления (таких как организация, ресурсы, персонал, расходы, риски).

Формирование собственного структурного подразделения, действующего на постоянной основе, имеет смысл. Как указано в разделе 1.1, мероприятия в ТОГУ готовятся и проводятся регулярно, что обеспечивает гарантию загрузки данного подразделения (а также, по мере необходимости, привлечение его к решению других задач).

Также следует принимать во внимание следующее:

- учет собственных целей устроителей (делать мероприятия для себя, осознавая все риски, направления, учитывая возможности);

- кадровая увязка (равномерное распределение нагрузки между сотрудниками подразделения).

Предлагаемым решением является создание отдела Event - менеджмента, который возьмет на себя организацию всех деловых мероприятий ТОГУ.

Внедрение системы Event-менеджмента в структуру ТОГУ подразумевает создание отдельного структурного подразделения, состоящего из шести постоянных и нескольких сотрудников при необходимости привлекаемых со стороны на условиях аутсорсинга (таблица 3.2).

Таблица 3.2 - Ведомость потребности в трудовых ресурсах

Должность

Обязанности

Постоянные сотрудники

Руководитель Event-отдела

Является руководителем отдела в целом и представляет интересы команды. Он играет ключевую роль в структурировании мероприятия и берет на себя ответственность за проведения анализа затрат

Event-менеджер 1

Несет ответственность за определение сроков проведения мероприятия, организацию места проведения, оснащение необходимым оборудованием, проведение мероприятий

Event-менеджер 2

Ответственность за документацию, связанную с участниками, реализация мер коммуникации по привлечению слушателей/участников, проведение мероприятий

Event-менеджер 3

Составление договоров и их подписание, проведение мероприятий

Аутсорсинг

Экскурсовод

Проведение экскурсий по городу, показ достопримечательностей

Переводчик

При приеме иностранных гостей устранение трудностей перевода

Данное количество сотрудников достаточно для организации мероприятий в ТОГУ, так же для организации и подготовки одновременно к нескольким последующим мероприятиям.

Для проведения качественного мероприятия требуется детальная проработка каждого аспекта мероприятия. Исходя из большого количества обязанностей, комплектация отдела шестью постоянными сотрудниками является оправданной.

3.2 Сравнительные характеристики применяемой и предлагаемой услуги

Предлагаемый путь развития в университете Event'а представляет собой создание отдела, конкретно занимающегося созданием, планированием, проведением мероприятий.

Преимущества создания Event - отдела и имеющейся системы в настоящей момент в университете, представлены в таблице 3.3.

Таблица 3.3 - Преимущества создания Event - отдела и имеющейся системы в настоящей момент в университете

Преимущества Event - отдела

Преимущества имеющейся системы

Навыки и знания Event - cпециалистов

Отсутствие затрат на отдельное структурное подразделение

Освобождение сотрудников ТОГУ от непрямых обязанностей

Знание направления проводимых мероприятий

Обеспечение внутреннего контроля мероприятий на всех этапах реализации

Преимущества Event - отдела

Преимущества имеющейся системы

Планирование, организация, координирование и контроль - основные обязанности Event отдела

Таблица 3.3 показывает, что преимуществ у отдельного Event - отдела больше, чем у имеющейся системы организации мероприятий в университете. Специалисты Event - менеджмента обладают необходимыми знаниями и навыками в проведении и организации мероприятий. Их работа направленна на качественное проведение мероприятий и их детальную проработку, что поспособствует повышению уровня мероприятий.

Недостатки обеих форм проведения мероприятий отображены в таблице 3.4.

Таблица 3.4 - Недостатки Event - отдела и имеющейся системы в настоящей момент в университете

Недостатки Event - отдела

Недостатки имеющейся системы

Затраты на содержание отдельного подразделения

Большие затраты времени на организацию мероприятия

Затраты на создание подразделения

Выполнение сотрудниками университета работы, не связанной с основной деятельностью

Поиск квалифицированных специалистов

Косвенные убытки университета

Отсутствие специалистов event - менеджмента

Низкий уровень проводимых мероприятий

Как видно из таблицы 3.4, недостатком создания отдельного подразделения Event являются, в основном, финансовые затраты, а так же поиск необходимых сотрудников. В то время, как в настоящий момент организация мероприятий в университете имеет большее количество значимых недостатков.

3.3 Обоснование создания отдела Event - менеджмента

Как описывалось ранее, организация мероприятий в университете имеет ряд недостатков. Предполагается что, отдел Event - менеджмента исключит имеющиеся недостатки и привнесет заметные улучшения.

Создание отдела Event - менеджмента приведет к увеличению ряда показателей, что видно из таблицы 3.5.

Таблица 3.5 - Выявление сильных и слабых сторон отдела Event - менеджмента

Внутренние

Сильные стороны

Слабые стороны

-Рост социального эффекта

-Наличие программы стратегического развития в вузе

-Реструктуризация подразделений

Внешние

Возможности

Угрозы

-Повышение интереса общественности к ТОГУ

-Мобильность, интеграция в мировую вузовую систему

-Повышение интереса к высшему образованию

-Слабая проработанность данного направления на данном этапе

К социальному эффекту от внедрения Event-менеджмента в структуру ТОГУ можно отнести:

- повышение престижа ВУЗа среди других учебных заведений ДФО и Азиатско-Тихоокеанского региона;

- развитие научной и культурной деятельности;

повышение научно-технического потенциала ВУЗа;

- привлечение новых студентов в ТОГУ (договорников и бюджетников).

Наличие в вузе программы стратегического развития, дает финансовую и программную возможность создания отдельного структурного подразделения Event - менеджмента.

Организовывая мероприятия на уровне event'а, освещая их в СМИ, университет повышает интерес общественности к себе и высшему образованию. Так, организовывая мероприятия международного уровня, приглашая делегации из других стран, ТОГУ становится более мобильным, получая возможность интеграции в мировую вузовую систему.

Как было описано ранее, каждый этап подготовки мероприятия требует детальной проработки. На каждое проводимое мероприятие составляется план - последовательность необходимых организационных действий.

Например, план приема делегации состоит из этапов приема и времени соответственно, исполнителей и их контактных данных, как показано в таблице 3.6.

Таблица 3.6 - Пример составление плана приема делегации

Этапы приема делегаций

Период

Ответственные подразделения

Исполнитель

Телефон

Покупка авиа/жд билетов

За две недели до мероприятия

Отдел Event-менеджмента

Event-менеджер

+7/___/___/____/

Этапы приема делегаций

Период

Ответственные подразделения

Исполнитель

Телефон

Бронирование гостиницы

За две недели до мероприятия

Отдел Event-менеджмента

Event-менеджер

+7/___/___/____/

Встреча гостей

1 день; 10:00-11:00

Отдел Event-менеджмента

Event-менеджер

+7/___/___/____/

Трансфер до гостиницы

1 день; 11:00-12:00

Транспортный отдел

Водитель автобуса

+7/___/___/____/

Обед

1 день; 12:00-13:00

Отдел Event-менеджмента

Персонал гостиницы

+7/___/___/____/

Экскурсия

1 день; 15:00-17:00

Сторонние организации

Экскурсовод

+7/___/___/____/

Ужин

1 день; 18:00-19:00

Отдел Event-менеджмента

Персонал гостиницы

+7/___/___/____/

Этапы приема делегаций

Период

Ответственные подразделения

Исполнитель

Телефон

Завтрак

2 день; 9:00-10:00

Отдел Event-менеджмента

Персонал гостиницы

+7/___/___/____/

Трансфер до места проведения

2 день; 11:00-12:00

Транспортный отдел

Водитель автобуса

+7/___/___/____/

Мероприятие

2 день; 12:00-14:30

Отдел Event-менеджмента

Event-менеджер

+7/___/___/____/

Кофе-брейк

2 день; 13:00-13:30

Отдел Event-менеджмента

Event-менеджер

+7/___/___/____/

Трансфер до гостиницы

2 день; 14:30-15:30

Транспортный отдел

Водитель автобуса

+7/___/___/____/

Трансфер в аэропорт/вокзал

2 день; 16:00-17:00

Транспортный отдел

Водитель автобуса

+7/___/___/____/

Каждый этап приема делегации должен быть расписан, назначены ответственные лица и записаны их контактные данные. Подобный план следует составлять для каждого мероприятия. В таблице 3.7 приведен примерный план для организации конференции.

Таблица 3.7 - Пример составление плана организации конференции

Этапы проведения конференция

Период

Ответственные подразделения

Исполнитель

Телефон

Подготовка материалов конференции и формирование «портфеля участника»

За две недели до

Отдел Event-менеджмента

Event-менеджер

+7/___/___/____/

Поиск конференц-зала и обеспечение всей необходимой аппаратурой

За две недели до

Отдел Event-менеджмента

Event-менеджер

+7/___/___/____/

Организации кофе-брейков и питания во время конференции

За неделю до

Отдел Event-менеджмента

Event-менеджер

+7/___/___/____/

Определение тайминга

За неделю до

Отдел Event-менеджмента

Event-менеджер

+7/___/___/____/

Организация работы координационного центра для регистрации участников конференции, а также для решения всех появляющихся вопросов

За пару дней до

Отдел Event-менеджмента

Event-менеджер

+7/___/___/____/

Пр...

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены