Главная Коллекция "Revolution" Менеджмент и трудовые отношения Информационное обеспечение в организационной деяительности

Информационное обеспечение в организационной деяительности

Основные понятия документационного обеспечения управления. Нормативно-методической базы делопроизводства. Организация документационного обеспечения предприятия. Рекомендации по совершенствованию организации информационно-документационного обеспечения.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 14.04.2018
Размер файла 1,1 M
рефераты на заказ со скидкой

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Московской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Московской области

Раменский колледж

Отделение управления и информационных технологий

Курсовая работа

на тему: Информационно-документационное обеспечение деятельности организации

Выполнила:

Жульдикова Юлия

г. Раменское 2018

Содержание

  • ВВЕДЕНИЕ
  • 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАЦИОННО - ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
    • 1.1 Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления
    • 1.2 Нормативно-методическая база делопроизводства
  • 2 ОЦЕНКА ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ»
    • 2.1 Характеристика ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ»
    • 2.2 Организация документационного обеспечения управления
    • ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ»
  • 3 МЕРОПРИЯТИЯ, НАПРАВЛЕННЫЕ НА СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ»
  • ЗАКЛЮЧЕНИЕ
  • СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Ежедневно в практической деятельности решается огромное количество вопросов, непосредственно связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов. Эффективная организация работы с документами, путем совершенствования всех информационно- документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, является одним из важнейших направлений управленческой деятельности. Документы как носители информации выступают в качестве неотъемлемого элемента внутренней деятельности любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных частей и в частности отдельных сотрудников. В деятельности организации документы служат основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, источником для обобщения и анализа информации, а также материалом для справочно-поисковой работы. Правила составления и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов. Каждый документ несет в себе определенную информацию и имеет индивидуальную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Главным реквизитом документа является его текст -- речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется управленческим (официальным).

Актуальность данной темы курсовой работы заключается в том, что документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности организаций, предприятий, учреждений.

Объектом курсовой работы является ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ».

Предметом - информационно - документационное обеспечение.

Цель данной работы - рассмотреть информационно-документационное обеспечение организации.

Для достижения данной цели в работе необходимо решить ряд взаимосвязанных задача, таких как:

? рассмотреть теоретические аспекты информационно-документационной деятельности;

? изучить нормативно-методическую базу делопроизводства;

? провести анализ организации документационного обеспечения организации;

? предложить мероприятия, направленные на совершенствование организации информационно-документационного обеспечения организации.

В качестве теоретической базы курсовой работы послужили научные издания авторов, посвященные делопроизводству предприятия.

В качестве информационной базы в работе использовалась информация ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ».

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАЦИОННО - ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления

Понятия -- это представление об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах. Понятия выражают себя в словах. Именно слова связывают понятие с предметом или явлением. Эта связь осуществляется через значение слова. Значение показывает, что мы вкладываем в то или иное понятие, какие представления связываем с ним.

Научные понятия обозначаются специальными словами -- терминами. Термин -- это слово или устойчивое словосочетание, которому предписано определенное научное или специальное понятие.

Содержание понятия, обозначенного термином, может быть понято только через его дефиницию -- краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т.е. его содержание и границы.

Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия. Термины конкретной области знания или деятельности составляют ее терминологию.

Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» означает отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Равнозначен ему термин «документационное обеспечение управления».

Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами. В последнее время в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий все чаще стал употребляться термин «документационное обеспечение управления» - ДОУ. Терминология в области создания, обработки, использования документов фиксируется в законах и других нормативных актах, терминологических стандартах и словарях.

Терминология, используемая при работе с документами в управлении и архивах, закреплена в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Определения ключевых понятий в области создания документов («информация», «документированная информация», «документ» и др.) содержит Федеральный закон от 20 февраля 1995 г, № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Под информацией в Законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Термины «документированная информация» и «документ» в Законе рассматриваются как синонимы. Документированная информация (документ) определяется в Законе как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Идентификация информации осуществляется с помощью реквизитов. Под реквизитом документа в ГОСТ Р 51141-98 понимается «обязательный элемент оформления официального документа».

Создание документов обозначается термином «документирование» (по ГОСТ Р 51141-98: запись информации на различных носителях по установленным правилам). Оформление документов заключается в проставлении необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Классификация документов может проводиться по различным признакам, связанным с характером используемых носителей и способов записи информации, средств ее обработки и передачи. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных.М., Энергоатомиздат, 2016.

Работа в делопроизводстве с традиционными бумажными документами и электронными документами имеет существенные различия, однако основополагающие требования к документированию (например, относящиеся к наименованиям документов, их назначению, составу реквизитов и др.) распространяются на все группы документов, независимо от физических характеристик. Законодательство не отдает предпочтения каким-либо носителям и способам записи. Результатом документирования является документ -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель -- материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Наряду с бумагой применяются магнитные носители.

Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование -- регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или в отработанными традицией.

Документ включает обязательные реквизиты, к ним, прежде всего, относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью компьютерной техники и образуют официальный бланк документа.

Бланк -- это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица -- общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Басаков М. И. Делопроизводство : конспект лекций / М. И. Басаков. Ростов н/Д : Феникс, 2015. 192 с

Упорядочение и минимизация состава систем документации достигается с помощью унификации. При унификации документации применяются методы содержательной и формальной унификации. К методам содержательной унификации относятся: установление ограничительных номенклатур действующих форм; создание типовых форм; построение единой модели документов для групп однородных задач (использование формуляра-образца); унификация и стандартизация реквизитов, используемых в формах. Методами формальной унификации являются: унификация структур документов; создание общих синтаксических правил построения документа унификация методов контроля информации документа. Унифицированная форма документа (УФД) - созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации, подразделяются на общероссийские, отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов организаций. Унифицированная система документации (УСД) - созданная с использованием методов унификации документации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные системы документации организаций (ПР 50.1.019-2000).

В системе понятий в области создания документации важное место занимает понятие «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» (ГОСТ Р 51141-98). Другими словами, документ способен вызывать определенные юридические последствия в случае, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положения соответствуют законодательству, а оформление реквизитов - принятым нормам.

Для создания документов используются разнообразные информационные, организационно-правовые, технические, программные и другие средства. В этой сфере принято выделять документоведческие, правовые, технические и другие аспекты. Документы и процессы их создания изучаются различными научными дисциплинами, имеющими свои специфические методы и понятийный аппарат.

Названия процессов документирования, реквизитов, видов документов и другие термины, связанные с подготовкой и оформлением документов, находят отражение в словарях по вопросам права, экономики, применения компьютерной техники. Терминология, используемая документоведением, нашла отражение в словарях архивных терминов (Словарь архивных терминов. М., 1966; Краткий словарь видов и разновидностей документов. М., 1974; Словарь архивной терминологии социалистических стран. М., 1982. Вып. 1; 1988. Вып. 2.). Специализированные словари документоведческого профиля в нашей стране в последние годы не издавались. В этой связи в инструкции по делопроизводству, правила оформления документов и другие разработки зачастую включаются справочные терминологические приложения.

Каждая научная дисциплина, изучающая документацию, имеет свой понятийный аппарат, поэтому один и тот же объект может быть описан с помощью различных терминов. Например, постановления, распоряжения, приказы и другие документы, фиксирующие управленческие решения, обозначаются с позиций делопроизводства как организационно-распорядительные документы. Юридические же дисциплины обозначают их как правовые акты, нормативные правовые акты. При этом проводится разграничение правовых актов и другой документации, а также правовых актов и нормативных правовых актов.

В законодательстве содержится разъяснение понятий «правовой акт», «нормативный правовой акт». В данном случае Минюстом России (Разъяснения о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены приказом Минюста России от 14 июля 1999 г. № 217) рекомендуется использовать постановление Государственной Думы от 11 ноября 1996г. №781-11 ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации», в котором приводятся определения нормативного правового акта и правовой нормы: «Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение». Басаков М. И. Делопроизводство : конспект лекций / М. И. Басаков. Ростов н/Д : Феникс, 2015. 192 с

Под нормативным правовым актом понимается изданный в установленном порядке акт управомоченного на то органа государственной власти, органа местного самоуправления или должностного лица, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, и предусмотренные актом. Под правовым актом индивидуального характера понимается акт, устанавливающий, изменяющий или отменяющий права и обязанности конкретных лиц.

В ГОСТ Р 6.30-2003 не проводится разграничение между нормативными правовыми актами и правовыми актами, они обозначаются как организационно-распорядительные документы. Вместе с тем отмеченные различия между нормативными правовыми актами и правовыми актами влияют на выбор вида документа при издании указанных актов. Например, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009) допускают издание нормативных правовых актов с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Владение нормативно закрепленной терминологией обеспечивает однозначное толкование официальных документов, позволяет избежать излишнего «творчества», при котором в инструкциях и правилах, принимаемых в организациях, появляются такие термины, как «резолютор» (автор резолюции), «рапортичка» (докладная записка), «атрибут документа» (реквизит документа), «шаблон» (бланк документа) и т. д. В ряде случаев, например при употреблении терминов-синонимов, важно правильно оценить, в каком организационно-правовом контексте создается тот или иной документ, Например, даже такие термины, как «договор», «контракт», «соглашение», которые можно было отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления.

1.2 Нормативно-методическая база делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

? законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

? указы и распоряжения Президента РФ;

? Постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного попечения на федеральном уровне;

? правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентов и др.);

? правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления;

Стандартизация -- это деятельность по установлению норм, правил.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

? государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ);

? международные (региональные) стандарты, применяемые в установленном порядке;

? правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

? общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

? стандарты отраслей;

? стандарты предприятий.

Государственные стандарты разрабатываются на: продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России. Их требования обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации.

2. ОЦЕНКА ИНФОРМАЦИОННО - ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ»

2.1 Характеристика ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ»

Компания "Глобус - Сталь" основана в 1997 году.

Основное направление деятельности - поставки на Российский рынок широкого ассортимента специальных и нержавеющих сталей. За 10 лет деятельности Компания достигла лидирующих позиций в области дистрибуции металлопроката, по оценкам экспертов Компания входит в 10 лучших поставщиков нержавеющего проката. Компания никогда не останавливается на достигнутом, постоянно развивает и улучшает сервис для своих клиентов, активно разрабатывает новые направления и осваивает перспективные рынки сбыта.

Юридический адрес предприятия - Московская обл., Жуковский, Раменский МО.

Цель Компании - предоставлять своим клиентам полный спектр услуг в области дистрибуции металлопроката: качественное обслуживание, консультации по применению марок стали, доставка продукции, услуги современного металлоцентра.

Основной вид деятельности ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ» Торговля //Оптовая; Торговля оборудованием, комплектующими, сырьем, материалами.

Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс и печать.

2.2 Организация документационного обеспечения управления ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ»

Документационное обеспечение управления ? деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Несмотря на, что ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ» осуществляется Общим отделом.

Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

В ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ» функции по делопроизводству разделяются между несколькими подразделениями, рисунок 1.

Рисунок 1 - Подразделения, осуществляющие функции по делопроизводству в ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ»

Департамент управления делами является основным структурным подразделением, осуществляющим функции по документационному обеспечению управления и осуществляет контроль за исполнением Инструкции по делопроизводству.

Департамент управления делами в своей структуре имеет два отдела: экспедицию и отдел документационного обеспечения. Функции между этими отделами распределены следующим образом.

Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической связи.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:

? поступающие (входящие);

? отправляемые (исходящие);

? внутренние.

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

- бланк Компании для письма;

- бланк для письма Управления развития бизнеса; - общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.)..

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

? организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

? распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

? информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2015.

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ» осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

? адрес отправителя;

? время отправки и получения документа;

? при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. документационное обеспечение делопроизводство

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

Порядок прохождения входящих документов представлен на рисунке 2.

Рисунок 2 - Оперограмма движения входящих документов

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

? составление проекта документа исполнителем;

? проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

? согласование проекта документа;

? подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);

? регистрация документа;

? отправка документа адресату;

? подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ООО «Глобус - Сталь» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

? порядковый номер документа, включающий номер дела;

? адресат (корреспондент);

? краткое содержание или заголовок;

? отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

? исполнитель;

? примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами ООО «Глобус - Сталь» приведен на рисунке 3.

Также на предприятии существует контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Организация контроля за исполнением документов в ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение рисунок 4.

Рисунок 4 - Контроль исполнения документов

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по поручению руководства Компании.

В ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы (таблица 1):

Таблица 1 - Журнал контроля документов

№ п/п

« документа

Дата документа

Краткое содержание

Исполнитель

Срок исполнения

Ход исполнения

Отметка о снятии с контроля

1

2

3

4

5

6

7

8

Рисунок 3 ? Оперограмма движения исходящих документов

Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:

? формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

? напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

? получение информации о ходе и результатах исполнения;

? занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

? регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

? снятие документов с контроля по указанию руководителя.

После указания руководителя ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2014. 220 с.

Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.

Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2016 года, таблица 2.

Таблица 2 - Анализ объема документооборота ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ» помесячно за 2016 год

Месяц

Виды документов

Входящие

Исходящие

Приказы

Внутренние

1

2

3

4

5

Январь

122

186

226

299

Февраль

118

192

209

274

Март

96

124

184

235

Апрель

107

149

211

219

Май

91

117

107

210

Июнь

94

163

192

308

Июль

102

195

168

312

Август

43

101

185

175

Сентябрь

90

109

132

243

Октябрь

99

136

191

257

Ноябрь

93

115

189

251

Декабрь

85

142

179

222

Итого

1140

1729

2173

3005

Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль, апрель и июль. Данный факт объясняется в основном следующими причинами. По итогам года Правительство РФ, налоговая инспекция, Комитеты государственной статистики, Комитет по государственному имуществу и многие другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых результатов производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и февраль характеризуются получением ежегодных заявок на участие предприятия в тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая бухгалтерская отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих документов в соответствующие подразделения.

Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

Таким образом, рассмотрев докуметооборот ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ», разработаем рекомендации по совершенствованию документооборота.

3. МЕРОПРИЯТИЯ, НАПРАВЛЕННЫЕ НА СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ»

Проведенная оценка документооборота ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ» можно разработать ряд мероприятий по его совершенствованию.

Среди мероприятий, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперофамм и документограмм, схем движения документов и др. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документационного обеспечения управления, как информационно-поисковая система учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов (по каждому типу решений).

В соответствии с этим должна формироваться методика обследования и совершенствования документооборота, основанная на изучении организационной структуры учреждения с целью выявления уровней принятия решений; органов и звеньев управления, принимающих решения; функциональной деятельности учреждения с целью определения круга решаемых вопросов и их типологии; документационного обеспечения деятельности учреждения с целью выявления кортежей документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения решений, установления маршрутов кортежей документов; подсчета временных затрат на документооборот по типовым вопросам деятельности учреждения.

Так, в технологической карте на документооборот отразится весь маршрут документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты расположены операции в их технологической последовательности, по горизонтали -- методика работы, применяемое оборудование и материалы, продолжительность процесса, трудовые затраты.

Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями.

Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать весь документ. При подготовке оперативных документов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа или подписи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую информацию.

Конечно, экономия бумаги не является главной в сокращении документооборота. Основное - удобство работы и ликвидация излишних документов. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации.

Еще один реальный способ сокращения объемов документации -- построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Возьмем такой пример. Приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах, в бухгалтерии. Причина такого "тиража" -- создать возможность обнаружить документ в необходимый момент. В результате создаются дублетные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архивы. По сути же это удвоенная или утроенная документация и, соответственно, увеличенный, документооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др. Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.

В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественного или несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов, и наоборот.

Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому каждая организация стремится приобрести совершенную множительную машину и увеличивает тиражирование, часто без достаточных оснований. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок".

В целях сокращения объема документооборота рекомендуется составление плана по следующим направлениям:

? в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов;

? ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции;

? в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;

? унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п. письма единой формой правового акта "Указание";

? разработать трафаретные тексты наиболее часто повторяющихся документов;

? повысить качество подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии с действующими стандартами;

? расширить практику бездокументного решения служебных вопросов;

? для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;

? разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения.

В наши дни стоит задача определить пути сокращения числа бумажных документов в условиях новой информационной технологии. Такая технология предполагает замену бумажного документа машинным носителем информации. Это позволит формировать локальные базы данных, сокращая тем самым количество обращающейся документации.

Микропроцессорная техника позволяет создать более рациональные схемы подготовки и прохождения документов, намного сокращает время их обработки. Тем не менее, управленческий документ как таковой не ликвидируется, а заменяется небумажной, машинной формой, которая должна быть удобна пользователю (в то же время бумажный документ сохранится в целом ряде случаев в силу традиционных критериев).

Переход к новой машинной технологии начинается прежде всего с упорядочения документационного обеспечения управленческих процессов, технологии управленческой деятельности. Важным моментом является разработка матрицы документирования, учитывающей бумажные и машинные документы и жесткие требования к бумажным документам, ориентированные на последующий переход к безбумажному документированию.

В унифицированных формах сохраняются действующие в управленческих процессах номиналы документов. Это названия формы типа: отчет, справка, сводка и др. Номинал отражает правовой уровень документа, характер его содержания, то есть направленность фиксируемого управленческого действия. Задача сводится к построению правовой иерархии принимаемых управленческих решений и циркулирующей информации и закреплению ее за определенными номиналами. Например, констатация производимых действий -- акт, констатация устной речи -- протокол.

Устанавливается набор обязательных реквизитов, правила их написания, места расположения. Такими реквизитами может быть номинал, краткое содержание, дата, удостоверение подлинности, отметка о регистрации, авторство, сроки хранения. Например, следует установить единый цифровой порядок написания даты и постоянное место для нее в штампе бланка, единый порядок удостоверения документа традиционным или машинным способом. Определяются также жесткие текстовые структуры и языковые формулы для групп документов.

Наиболее перспективным является представление текста в виде анкеты или таблицы. Устанавливается состав показателей, подлежащих записи в машинную память, из которых формируются самостоятельные документные формы на основе единых требований. Целесообразна также разработка правил проектирования форм документов. На первом этапе упорядочения традиционной документации будут и бумажные, и машинные документы. Следующий этап -- переход к безбумажной технологии. Базовым средством этого этапа является миникомпьютерная система текстовой обработки или пишущий автомат, который позволяет печатать текст на бумаге, одновременно воспроизводить его на экране, корректировать без перепечатки, записывать на машинный носитель и хранить в машинной памяти.

В условиях новой информационной технологии вся документальная деятельность в аппарате управления группируется в два блока:

? блок автоматизированной подготовки документов;

? блок машинной регистрации поступления в систему, где сосредоточены учет, поиск, контроль исполнения и другие операции.

На начальном этапе создания машинного документа специалист создает первоначальную редакцию документа, одновременно выводя ее на экран дисплея и занося в машинную память. Создается машинный черновик. Внесенные в него изменения воспроизводятся сразу на экране, причем первый вариант из памяти стирается. Отработанный вариант визируется автором и направляется на согласование. Согласование также производится машинным способом путем вывода документа на экран. На всех этапах согласования сохраняются в памяти машины все внесенные изменения и их авторство. Стадия подписания документа также имеет машинную форму. Руководитель выводит на свой экран окончательный текст документа, все визы согласования и мнения специалистов. Изучив всю информацию, руководитель принимает окончательное решение.

После окончательного подписания документа все его промежуточные варианты могут быть из памяти машины стерты. Однако для наиболее важных документов, содержащих принципиальные решения или комплексные сведения, все мнения специалистов хранятся столько же, сколько и сам документ. Делопроизводство : образцы, документы, организация и технология работы : с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. И доп. М. : Кодекс : Проспект, 2016. 455 с.

Таким образом, в автоматизированной технологии бумажная форма появляется лишь на завершающем этапе документирования при наличии в этом необходимости.

Безбумажное документирование предусматривает еще создание автоматизированных бланков текстовых заготовок. В них заключаются унифицированные формы документов, повторяющиеся тексты и отдельные фразы, адреса, должности, обязательные реквизиты и т.п. Специалист-оператор выбирает необходимую форму, выводит ее на экран и задает машине программу - остальное делает техника.

Например, для подготовки конкретного документа необходимо вызвать на дисплей соответствующую форму и заполнить ее нужными данными. В этом смысле современная техника оказалась более удобной, чем рекламировавшееся в 60-х годах микрофильмирование, которое не было принято потребителями как заместитель бумаги для оперативного использования.

Второй блок автоматизированного документационного обеспечения - блок машинной регистрации поступления в систему.

Задача заключается в том, чтобы определить рациональную технологию регистрации всех поступлений и обеспечить доступность информации для потребителей. Наиболее целесообразно применение регистрационно-контрольной карточки как формы, связующей бумажный и машинный носители и являющейся унифицированным местом сбора сведений об информационном массиве (своего рода страховой фонд машинной системы). Карточка в определенных условиях может заменить обращение к документу, она же может служить информационным источником в государственном архиве после передачи в него документов.

Карточка основывается на унифицированной форме, но с добавлением таких показателей, как способ записи информации, отметка о переносе текста документа в машинную память, срок его хранения. Регистрация проводится одновременно с поступлением документа в систему по соответствующей программе. Данные регистрации централизованно записываются в машинную память.

На базе регистрации и идентификации каждого документа реализуется автоматизированный поиск и контроль исполнения. Идентификация документа производится при помощи следующих реквизитов: код формы по ОКУД, код организации-автора по ОКПО, порядковый номер внутри организации-автора, дата подписания. Речь идет о том, что для поступающего в организацию документа не следует изобретать новый входящий индекс, потому что пользоваться можно тем, который он получил "при рождении". В условиях новой информационной технологии машинные носители заменят бумагу на всех промежуточных стадиях подготовки документа, при обмене информацией между машинами, при передаче одноразовых оперативных сообщений. Эффективно применение машинных методов для построения информационно-поисковых систем по управленческим документам с возможностями многоаспектного использования. Но в официальной сфере бумажный документ сохранится в обозримом будущем. Даже при безбумажном делопроизводстве целесообразно выводить на бумагу в одном экземпляре документы, подлежащие передаче на государственное хранение, так как речь идет о комплектовании "государственной памяти".

...

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены