Таким образом к разработанной рациональной схеме документооборота должны применяться следующие требования:

? прямоточность - предполагает перемещение документов по наиболее короткому пути;

? непрерывность - непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение, что обеспечивает равномерную загрузку сотрудников;

? ритмичность - равномерность движения потоков документов. Этот принцип очень тесно связан с принципом непрерывности, т. к. движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения;

? параллельность - выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения;

? пропорциональность - возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям;

? экономичность - экономия в движении документа;

? самостоятельность и ответственность - при всех действиях (направлении, распределении, согласовании, подписании и др.) необходимо строго руководствоваться функциями учреждения, компетенцией работников.

Необходимо обратить внимание на правильность оформления документов. Поэтому необходимо рассмотреть основные формуляры - образцы составления основных наиболее употребляемых документов, регулирующих организационно - распорядительную деятельность изучаемого предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документы как носители информации выступают в качестве неотъемлемого элемента внутренней деятельности любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных частей и в частности отдельных сотрудников. В деятельности организации документы служат основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, источником для обобщения и анализа информации, а также материалом для справочно-поисковой работы. Правила составления и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов. Каждый документ несет в себе определенную информацию и имеет индивидуальную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Главным реквизитом документа является его текст -- речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется управленческим (официальным).

В большинстве случаев документационное обеспечение управления деятельности российских организации осуществляется стихийно и не принимается во внимание существующий богатый опыт совершенствования ДОУ. При этом в организации могут возникнуть следующие проблемы: руководство предприятия теряет целостную картину происходящего; структурные подразделения перестают гармонично осуществлять свою деятельность, так как не имеют полной информации о работе друг друга; в связи с этим снижается качество обслуживания и способность предприятия поддерживать внешние контакты; это может привести к падению производительности и вызвать ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических и т. д.; руководитель предприятия начинает расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации. В свою очередь система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности, считается унифицированной системой документации. Современные требования к организации документационного обеспечения управления предполагают создание единой комплексной системы, единого порядка работы с документами, начиная с момента их создания/получения до систематизации архивного хранения документов или уничтожения.

Отсутствие четкой организации работы с документами на предприятии влечет за собой появление документов низкого качества по полноте, оформлению и ценности предоставленной в них информации, тем самым увеличивая сроки её обработки.

Данные факторы непосредственно влияют на качество управления предприятием и приводят к увеличению сроков принятия решений, и количеству неверных решений. Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения управления. В связи с этим основными принципами ДОУ становятся: высокое качество документов; оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и т. д); оперативность в составлении и прохождении документов. Успешной реализации данных принципов способствуют следующие организационные меры: внедрение компьютерных сетей и современных сетевых технологий; распределение обязанностей между сотрудниками предприятия; оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой. Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность.

Среди мероприятий, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, схем движения документов и др. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов": ГОСТ Р 6.30. 2013 г.

2. Андреева, В. И. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства. // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2016. N 11. С. 22-28.

3. Афанасьева Л. П. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. 2014. N 2. С. 40-44.

4. Басаков М. И. Делопроизводство : конспект лекций / М. И. Басаков. Ростов н/Д : Феникс, 2015. 192 с

5. Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот : учеб. Пособие для вузов М. : Эксмо, 2014. 624 с.

6. Березина Н.М. Современное делопроизводство. Спб.: Питер, 2016. 272 с.

7. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному М. : Термика, 2014.

8. Быкова Т. А. Делопроизводство : учеб. Для вузов М. : МЦФЭР, 2016. - 558с.

9. Васильева И.Н. Организация делопроизводства. М.: Вузовский учебник, 2014. 272 с.

10. Гайдукова Л. Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения. // Секретарское дело. 2014. N 10. С. 17-22.

11. Гайфулина М. В. Автоматизированные системы регистрации документов компании : (опыт работы секретариата). // Секретарское дело. 2016. N 1. С. 16-18.

12. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных.М., Энергоатомиздат, 2016.

13. Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документооборота. // Секретарское дело. 2016. N 9. С. 45-74.

14. Гостев И. М. Защита традиционного документооборота нетрадиционными способами. // Защита информации. Инсайд. 2014. N 3. С. 22-27.

15. Делопроизводство : образцы, документы, организация и технология работы : с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. И доп. М. : Кодекс : Проспект, 2016. 455 с.

16. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2014. 220 с.

17. Доронина Л. Регистрация и индексация документов. // Служба кадров и персонал. 2014. N 6. С. 81-83.

18. Живаева О. В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота Волгоград, 2014. 30с.

19. Инструкция по делопроизводству. // Кадровик. 2015. N 12.

20. Информационные системы и технологии в экономике и управлении : учеб. Для студентов, обучающихся по экон. Специальностям / под ред. В. В. Трофимова; С- Петерб. Гос. Ун-т экономики и финансов. М. : Высшее образование, 2016. 480 с.

21. Каменева Е. М. "Делопроизводство" и "документационное обеспечение управления": есть ли разница значений? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2016. N 9. С. 34-36.

22. Каменева Е. М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2016. N 7. С. 48-62.

Размещено на Allbest.ru