Методы использования системы KPI для мотивации персонала

Важную роль в построении объективной и эффективной системы мотивации играет Ключевой индикатор выполнения (KPI). Для его обозначения в Казахстане иногда также используют термин Ключевой показатель эффективности (КПЭ).

Мотивация (денежное стимулирование) персонала на базе KPI, в отличие от базовой заработной платы (оклада), ориентирована на достижение долгосрочных и краткосрочных целей компании, «мотивирующей на выполнение должностных обязанностей» самого работника. А оклад - это выраженный в денежной форме размер оплаты труда за выполнение закрепленных за ним функций. Оплата труда руководителей, специалистов и служащих производится, как правило, на основе должностных окладов, которые устанавливаются администрацией предприятия в соответствии с должностью и квалификацией работника. Для руководителей, специалистов и служащих может быть установлен иной вид оплаты труда, основанный на достижении определенных показателей [5, с. 279].

Материальное стимулирование бывает эффективным только в совокупности с другими управленческими долговременными программами. Денежное вознаграждение заставляет людей трудиться эффективнее при условии, что это напрямую связано с результатами труда и если работник уверен в наличии устойчивой связи между получаемым материальным вознаграждением и производительностью труда [1, с. 62].

Система формирования переменной части денежного вознаграждения на базе KPI стимулирует сотрудника к достижению высоких индивидуальных результатов, а также к увеличению его вклада в коллективные результаты и достижения, в выполнение стратегических целей компании. При этом показатели KPI в системе формирования переменной части заработной платы на базе KPI должны быть достаточно просты и понятны сотрудникам, а размеры переменной части компенсационного пакета - экономически обоснованы [7].

Мировая практика убедительно доказывает, что внедрение системы KPI увеличивает прибыль компаний от 10 до 30 %, поскольку ориентирует работу сотрудников на результат, повышая и мотивацию, и лояльность персонала. Внедрение системы управления и мотивации с помощью KPI требует особых знаний у руководителей компании, которые можно приобрести с помощью корпоративного обучения. Оценка по индивидуальным показателям гораздо сильнее стимулирует работника, нежели по итогам деятельности всего коллектива, что позволяет повысить производительность труда [4, с. 274].

На рисунке 1 показано соотношение KPI, целей, стратегии и понимания бизнес-процессов, место показателей KPI в структуре бизнес-процессов с применением управления по целям, то есть с использованием принципов формирования, постановки, контроля и анализа достижения целей [6, с. 28].

Для определения KPI сначала необходимо определить цель. Упрощение этой системы до простого подбора показателей может привести к серьезным негативным последствиям.

Основные сложности возникают на этапе внедрения KPI, если данная система воспринимается только как система мотивации, а не как система управления по целям. Управление по целям (Management by Objectives, МВО) является передовым методом управления бизнесом и персоналом. Он предполагает активное вовлечение сотрудников в процесс достижения стратегических корпоративных целей, что является одним из основных факторов, гарантирующих успешные перспективы развития предприятия в динамичной рыночной среде.

KPI представляет собой систему, используемую для достижения главных целей любого бизнеса, таких как привлечение и удержание потребителей (клиентов), рост профессионализма сотрудников, увеличение доходов и снижение затрат. Все эти ценности исповедует всеобщее руководство качеством [2, с. 34].

Всеобщее руководство качеством - подход к руководству организацией, нацеленный на качество, основанный на участии всех ее членов и направленный на достижение долгосрочного успеха путем удовлетворения потребителя и получения выгоды.

Основные проблемы, связанные с внедрением системы KPI, возникают из-за непонимания различных подходов к оценке проектной и процессной деятельности. Бизнес-процесс представляет собой систему циклических, последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей [1].

Проект - это уникальная (в отличие от бизнес-процессов) деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение определенного результата цели, создание определенного, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.

Существует два абсолютно разных подхода к формированию процессных проектных целей и показателей. Применительно к системе KPI они изображены на рисунке 2.

Критериями оценки ключевой функции (процессов) являются следующие.

1. Основные (абсолютные). К ним относятся:

- качество - описывает требования к результату процесса (функции) со стороны заказчика: клиентов, сотрудников или руководства компании;

- длительность - время, которое необходимо для выполнения процесса и получения результата, или промежуток времени между началом процесса и его завершением;

- стоимость - совокупность всех затрат в денежном исчислении, которые необходимо произвести для выполнения процесса - получения результата.

2. Дополнительные (относительные):

- эффективность - показывает, как хорошо выполняются процессы (отношение результата к потраченным ресурсам);

- производительность - показывает отношение полученного результата к потраченному на этот процесс времени.

Алгоритм постановки цели:

1. Определить ключевую функцию (основные процессы) должности;

2. Добавить критерий (время, стоимость, качество, производительность, эффективность);

3. Далее необходимо определиться с результатом, который ожидается по данному фактору.

Цель должна соответствовать пяти требованиям SMART (конкретная, измеримая, достижимая, реалистичная и определенная по времени), и тогда получится правильная формулировка цели [3, с. 17]. Критерий измерения в содержании цели, как правило, и есть ключевой показатель эффективности.

Оценка эффективности проектов прежде всего необходима для руководства и менеджеров компании в качестве инструмента поддержки принятия решений в процессе управления проектами и компании в целом. Оценивать качество управления проектами и эффективность реализации целей проектов можно с различных сторон. Рассмотрим возможные аспекты управления проектами и возможные критерии, используемые для анализа эффективности деятельности сотрудника в проекте [6, с. 29].

Рисунок 1 - Место системы KPI в структуре бизнес-процессов

индикатор выполнение мотивация вознаграждение

Рисунок 2 - Основные виды KPI

Функции управления проектом:

- время (отклонения по времени - план-график проекта);

- качество (отклонение по качеству продукта - проектная документация);

- стоимость (отклонение по стоимости бюджет проекта);

- риски (качество управления и реагирования на проектные риски);

- персонал (эффективность использования ресурсов анализируется при необходимости повышения качества ресурсного планирования либо, наоборот, при необходимости привлечения дополнительных рабочих ресурсов);

- коммуникации. Качество коммуникаций (прямые или косвенные показатели удовлетворенности клиентов), коэффициенты эффективности взаимодействия с поставщиками и т.д.;

- контракты;

- изменения (риски, проблемы, изменения, то есть «управление отклонениями»). Для этого применяется Коэффициент проектных отклонений для оценки допустимых значений по каждому основному критерию оценки:

Проектные отклонения = (К1*[ОПВ] - К2*[ОПС] - К3*[ОПКП] / (К1 - К2 - К3),

где ОПВ - отклонение по времени; ОПС - отклонение по стоимости; ОПКП - отклонение по качеству продукта.

Значения измерителей (частные отклонения) могут рассчитываться на основании специальных шкал - диапазонов допустимых значений, позволяющих классифицировать отклонения с точки зрения тяжести их последствий.

Фазы управления проектом:

1. Инициация (оценка времени и качества принятия решения о запуске проекта);

2. Планирование (оценка качества выбора подрядчиков и времени заключения контрактов, а также качество и время этого выбора);

3. Выполнение и контроль (мониторинг и анализ исполнения этапов проекта через отклонения по срокам, стоимости и качеству), а также оценка качества проекта выступают как экспертная оценка соответствия критериям технического задания;

4. Закрытие (оценка исполнения проектов через отклонения по срокам, стоимости и качеству) и оценка качества проекта, например оценка индекса адекватности решения.

Таким образом, определять этапы и результаты этапов необходимо для точного определения момента или «точки контроля», когда можно оценить эффективность реализации проекта.

Система ключевых показателей эффективности для конкретного предприятия должна разрабатываться с учетом специфики его деятельности, приоритетных бизнес-процессов, а также других факторов, существенно влияющих на эффективность работы предприятия. Однако принципы ее построения в любом случае одинаковы, что делает ее универсальной и удобной в применении. Главная задача при разработке системы мотивации с применением KPI - это грамотно сформулировать и рассчитать показатели, сделать их понятными для сотрудников и удобными в оценке. Важно помнить и о постоянном мониторинге эффективности применяемых показателей и при необходимости их корректировке или замене.

Критериями эффективности системы мотивации являются:

- четко поставленные, достижимые цели и задачи для каждого сотрудника компании;

- понятный механизм оценки деятельности и результатов сотрудников, привязанный к определенной периодичности в зависимости от должности;

- простота и прозрачность в расчетах системы мотивации.

Всем этим требованиям отвечает система вознаграждений на основе Ключевых показателей эффективности - KPI.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ