2

Правильная расстановка фильтров на пути информационных потоков

Фильтры обеспечивают:

- адресацию информации по конкретным получателям;

- сортировку информации по степени важности для получателя (первоначальная, долгосрочная, неотложная особо срочная и т.д);

- предупреждение информационных перегрузок участников коммуникационного процесса;

- дозирование информации в зависимости от разрешенной степени доступа к ней сотрудников (информация для специалиста по кадрам, заместителя директора, библиотекаря, социального педагога и т.д).

Неправильная установка фильтров может разрушить весь коммуникационный процесс. Его участники постоянно перегружены различной информацией, которую нужно правильно отсортировать и обработать, что при хронической нехватке времени в современных условиях представляется затруднительным. Несвоевременно и неадекватно воспринятая информация искажается, что влечет за собой неэффективность в принятии решений.

Делегировать полномочия сотруднику учреждения (например, секретарю) по отслеживанию писем, поступающих на электронную почту учреждения и поступлению и разведению информационных потоков

3

Порядок работы с внешней информацией.

Сбор и анализ информации позволяет посмотреть на внутренние процессы образовательной организации взглядом сторонних людей и увидеть то, что незаметно изнутри

Обратить внимание на анализ внешней информации, который поможет правильно определить место образовательного учреждения в системе образования района.

Необходимо выделить группу сотрудников, ответственная за сбор информации, которая может быть полезна для успешного функционирования школы, во внешней среде, в первую очередь, в СМИ.

4

Особенности речевых межличностных коммуникации

В проводятся общие собрания и планерки всего коллектива, административные совещания. На таких собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее. Преимущество общих собраний - в мгновенном доведении информации до каждого члена коллектива.

В организации преобладает вертикальная подача информации (директор-заместители; директор-педагоги; директор-младший обслуживающий персонал).

В меньшей степени информация внутри организации распространяется горизонтально (директор-заместители; заместители по учебной работе-педагоги; заместитель по административной работе- младший персонал)

Руководству необходимо разработать формы таких коммуникаций, отдельно для различных категорий персонала - для заместителей, для педагогов, для младшего обслуживающего персонала.

5

Система обратной связи.

Обратная связь в МОУ организована в виде: -регулярно проводимых опросов педагогов и штатных сотрудников;

- системы сборов предложений.

В ходе анализа коммуникационных процессов организации, обнаружилось, что система обратной связи МОУ несовершенна. В образовательном учреждении присутствуют семантические барьеры коммуникативного взаимопонимания и взаимодействия.

Директор должен выделять несколько часов своего рабочего времени для приема любых сотрудников, независимо от их служебного статуса, для получения информации напрямую. Такие приемы целесообразно устраивать раз в неделю во избежание устаревания информации.

6.

мини-программа совершенствования культуры межличностного общения.

Директор школы владеет сам и учит подчиненных четко формулировать задачу, содержащуюся в передаваемой информации, следить за языком собственных поз, жестов и интонаций

Необходимо научиться слушать собеседника, во избежание искажений в обмене информацией.

Педагогу психологу образовательного учреждения рекомендовать проведение психологических тренингов, которые позволят сотрудникам научиться:

грамотно излагать свои мысли, быть открытым к общению;

правильно выбирать канал передачи информации.

Исходя из анализа системы внутренних коммуникаций, определились недочёты, касающиеся горизонтальных коммуникаций внутри учреждения:

- Личностные моменты: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др.

- Отсутствие единого понимания используемых понятий и терминов, символов, т.е. наличие семантических барьеров коммуникативного взаимопонимания и взаимодействия.

- Большое количество промежуточных звеньев в коммуникативной цепи.

Предполагается, что утверждение и претворение в жизнь вышеизложенной программы поможет усовершенствовать коммуникационный процесс в организации, сделав его более гибким, мобильным и приятным для всех участников этого процесса.

3.5 Организационное планирование процесса внедрения программы коммуникаций как инструмента формирования продуктивного организационного поведения

Предлагая работникам образовательного учреждения изменения, важно предполагать, почему они могут согласиться на инновацию, какими мотивами будут руководствоваться. Можно выделить четыре основных уровня изменений:

1) изменение в знаниях - требует минимального времени и минимальных затрат, достаточно провести программу обучения, распространить материалы, например, инструкции. Однако проблема связана с тем, что почти все могут знать, как надо делать, но никто в организации не будет делать так, как надо, потому что может считать это неважным, слишком сложным, неэффективным и т. д.;

2) изменение в индивидуальных установках (отношение каждого к тому, что и как надо делать) требует более длительного времени и больших затрат, поэтому необходимо создать условия для того, чтобы человек принял необходимость изменения. Например, все знают, что курить вредно, но для того чтобы человек бросил курить, надо, чтобы он пережил, например, большой стресс - заболел, испугался за свою жизнь;

3) изменение в индивидуальном поведении - должно быть обеспечено еще большим временем и ресурсами. Самое главное на этом этапе - человек должен получить положительный опыт нового поведения.

4) изменение в групповом поведении - наиболее сложное организационное поведение, требующее максимального времени и существенных ресурсов. В организации часто возникает ситуация, когда сотрудники, прошедшие программу обучения и окрыленные новыми взглядами, обогащенные передовым опытом, через некоторое время теряют общий язык с коллегами, начинают отторгаться или, если конечно, не отказываются от своих инноваций. Группа всегда требует от своего участника поведения, близкого к среднему, позволить отклоняющееся поведение коллектив может только лидеру или неквалифицированному специалисту. Самая большая проблема - создание нового способа коллективного поведения. В подобном случае одним из вариантов преодоления сопротивления новому могло стать обучение всего подразделения одновременно, например, в самой организации.

Если оценивать затраты на проведение изменений, то всегда дешевле поддерживать систему в существующем состоянии (даже очень неблагоприятном), чем изменять. А поскольку затраты на изменения требуют единовременного вложения очень больших капиталов (в оборудование, обучение, покупку технологий, проектирование и прочего, без чего организация не может эффективно функционировать), изменения необходимо начинать готовить именно на стадии стабилизации.

Процесс подготовки и внедрения Программы коммуникаций как инструмента формирования продуктивного организационного поведения:

- Подведение итогов и обобщения положительного опыта.

На данном этапе происходит подготовка «почвы» для развития коммуникационных процессов в организации. Констатируются положительные моменты функционирования организации, вместе с тем намечаются пути усовершенствования коммуникационных процессов, переводящие организацию из режима функционирования в режим развития.

- Обоснование изменений.

На данном этапе аргументируются причины, объясняющие нововведения коммуникационных процессов в МОУ.

- Создание преемственности между прошлой и будущей организационной структурой в МОУ.

Все значительные изменения встречают активное сопротивление, поэтому следует мотивировать изменения и сообщить, что часть ценностей прошлого будет сохранена и продолжит свое существование в обновленном виде.

В коллективе необходимо выделить лидеров групп - людей, авторитетных для коллектива, для включения их в процесс преобразования.

Особое внимание следует уделить психологическому обеспечению внедрения изменений:

-привлекать внимание к необходимости изменений;

-организовать процесс получения конкретных предложений от сотрудников организации и поддержку активных сотрудников, подающих такие предложения;

- создавать неофициальную информационную сеть распространения информации о приводящихся изменениях;

-учитывать при подготовке информации, способах презентации материалов особенности персонала и личностные характеристики аудитории;

- стараться учитывать продуктивные возражения, возникающие у персонала, адаптировать программу изменений с учетом возникающих затруднений.

Для успешной реализации программы в образовательном учреждении:

- коллектив принимает предложенные изменения, руководствуясь внешними мотивами, для руководителя в таком случае необходимо разработать систему стимулирования (оплаты) за проведенные изменения;

- сотрудники переводят общие цели и принципы изменений в специфические личные цели, для руководителя появляется возможность разработать систему мотивирования, ориентируясь на тот тип основополагающих внутренних мотивов, которые специфичны для каждого - потребность в общении, ориентация на получение статуса, самореализация.

Следует отметить, что при последовательном внедрении программы коммуникаций, сформируется продуктивное организационное поведение в образовательном учреждении.

Заключение

Коммуникационный процесс подразумевает обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений.

Организационные структуры представляют собой инструменты обеспечения взаимосвязей и координации, формирующие формальные, служебные отношения в процессе трудовой деятельности людей.

Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Коммуникация является средством, с помощью которого осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.

В ходе анализа системы внутренних коммуникаций МОУ определились недочёты, касающиеся горизонтальных коммуникаций внутри учреждения. Предложена программа совершенствования коммуникационных процессов, целью которой является формирование организационного поведения. Следуя этапам внедрения программы, организация должна достигнуть положительной динамики коммуникационных процессов.

школа образовательный коммуникативный

Список литературы

1. Васильев Ю. В. Теория управления [Текст]: учебник для студентов высших учебных заведений по специальности «Государственное и муниципальное управление». Под ред. Ю. В. Васильева, В. Н. Парахиной, Л. И. Ушвицкого. - Изд. 2-е, доп. - Москва: Финансы и статистика, 2008. - 606 с.

2. Королев В. И. Основы менеджмента [Текст]: учебное пособие. Под ред. В. И. Королева. Всероссийская академия внешней торговли. - Москва: Магистр, 2008. - 619 с.

3. «Эффективное управление»; Журнал «Управление персоналом» 2009; № 8;

4. Бакут, П.А. Информационные ресурсы вопросы теории и практики; «ИРР» 2009. № 9

5. [16] Латфуллина Г.Р. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. И перераб./ Под ред. Г.Р. Латфуллина, О.Н.Громовой. - СПб.: Питер, 2008 - 464с.:ил.

6. Кукушкина В.В.: Введение в специальность: менеджмент. - М.: ИНФРА-М, 2012

7. Райченко А.В.: Общий менеджмент. - М.: ИНФРА-М, 2012

8. Лунева Е.В.: Основы менеджмента. - Старый Оскол: , 2011

9. Лунева Е.В.: Основы менеджмента. - Старый Оскол: , 2011

10. Под общ. ред. Э.М. Короткова и С.Д. Резника: Менеджмент организации: итоговая аттестация студентов, преддипломная практика и дипломное проектирование. - М.: ИНФРА-М, 2011

Размещено на Allbest.ru

...