Размещено на http://allbest.ru

Оглавление

Введение

1. Теоретические основы архивного хранения документов кадровой службы

1.1 Характеристика документации кадровых служб

1.2 Понятие архивного хранения документов

1.3 Подготовка кадровых документов к архивному хранению

1.4 Нормативно-правовое регулирование архивного хранения документации

2. Анализ архивного хранения документов отдела оплаты труда и мотивации персонала Филиала ПАО «НК «Роснефть» - ООО «РН-Бурение»

2.1 Характеристика отдела оплаты труда и мотивации персонала

2.2 Особенности оформления документов для ООО «РН-Бурение»

2.3 Особенности архивного хранения документов отдела оплаты труда и мотивации персонала

3. Рекомендации по совершенствованию архивного хранения документов кадровой службы предприятия

Заключение

Список использованных источников

Введение

Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровика обязательно документируется. При проверке работы любой организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых фиксируется деятельность службы кадров.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Хранение документов организуется и осуществляется в специально оборудованных помещениях службы документационного обеспечения управления, где постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.). Доступ в помещения, где хранятся документы, должны иметь лишь лица, ответственные за их хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов.

Целью курсовой работы является изучение архивного хранения документов кадровой службы на предприятии. Объектом исследования является Филиал ПАО «НК «Роснефть» - ООО «РН-Бурение».

В курсовой работе поставлены следующие задачи:

- охарактеризовать основные документы кадровой службы;

- рассмотреть понятие архивного хранения документов и его нормативное регулирование;

- выявить особенности архивного хранения документов на предприятии;

- разработать рекомендации по совершенствованию архивного хранения.

В процессе написания курсовой работы была изучена нормативно-правовая база по данной тематике, изучены труды отечественных ученых экономистов и ресурсы Интернета.

1. Теоретические основы архивного хранения документов кадровой службы

1.1 Характеристика документации кадровых служб

Выбор организационной формы кадровой службы определяется размером предприятия и численностью работников, порядком подбора кадров и объемом обрабатываемой информации. Если предприятие небольшое, то кадровая служба не создается, а назначается специальный работник (инспектор по кадрам, менеджер), который отвечает за всю кадровую работу.

Существуют следующие организационные формы кадровой службы:

- управление кадров;

- департамент;

- отдел кадров;

- служба персонала;

- кадровый центр и т.д.

Задачи, которые приходится решать кадровой службе, не зависят от направления деятельности предприятия и достаточно разнообразны, например:

· прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах;

· комплектование предприятия необходимыми кадрами;

· обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение;

· повышение квалификации работников;

· проведение регулярной аттестации;

· учет и анализ личного состава предприятия и др.

В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет следующие виды работ:

- составление планов работ по труду и кадрам (квартальные, годовые, перспективные);

- создание и ведение банка данных о персонале (количественный и качественный состав);

- подбор кандидатов на различные позиции и создание резерва кадров предприятия;

- отбор кандидатов на вакантные должности;

- участие в проведении аттестации;

- оформление документов о приеме, переводе, увольнениях, поощрениях и взысканиях, командировках и отпусках работников;

- оформление и ведение личных дел и трудовых книжек;

- ведение установленной отчетности, подготовка справок и других документов, касающихся трудовой деятельности работников;

- ведение учета личного состава и табельного учета;

- проведение работы по анализу текучести кадров;

- контроль за соблюдением трудовой дисциплины на предприятии и т.д.

Работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы любой организационной формы. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данного предприятия. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которой также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Единого перечня кадровых документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании.

В целом к кадровой документации относятся (у некоторых документов в скобках указаны ссылки на нормативные акты федерального уровня, которые требуют их наличия в кадровом делопроизводстве любой организации):

1. Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя:

- устав организации (копия);

- лицензии, специальные разрешения (копии).

2. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности:

- штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

- положение об оплате труда и премировании работников - документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

- документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных - положение о защите персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);

- документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

3. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также, если это требуют условия труда:

- графики сменности;

- перечень должностей с ненормированным рабочим днем;

- документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни;

- документы, устанавливающие нормы труда;

- документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

4. Дополнительные локальные нормативные акты:

- должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

- положение об охране коммерческой тайны;

- положение о подборе и адаптации сотрудников;

- положение о порядке прохождения испытательного срока;

- положение о проведении аттестации работников и др.

5. Договорные документы:

- коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);

- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (ст. 16, 56, 67 ТК РФ);

- ученические договоры (ст.198-208 ТК РФ);

- гражданско-правовые договоры (если в организации существует практика заключения с работниками договоров подряда, возмездного оказания услуг, поручения и пр.);

- договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);

- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).

6. Распорядительные документы:

- приказы по основной деятельности (об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам, о вступлении в должность генерального директора и др.);

- приказы по личному составу (приказы о приеме на работу, о прекращении (расторжении) трудового договора, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении и др.).

7. Информационно-справочные документы:

- заявления работников (ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ);

- служебные записки;

- протоколы;

- акты;

- документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.);

- личные дела сотрудников.

8. Учетные документы:

- личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 No 225 «О трудовых книжках»);

- табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

- записки-расчеты при предоставлении отпусков (составляются работниками кадровой службы, хранятся в бухгалтерии);

- записки-расчеты при увольнении (хранятся в бухгалтерии).

9. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен (7).

1.2 Понятие архивного хранения документов

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Основным документом, определяющим сроки хранения, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (далее по тексту - Перечень) (9). Выделяют три группы документов в зависимости от срока хранения:

- дела кратковременного хранения(до 10 лет);

- дела долговременного хранения (свыше 10 лет);

- дела с постоянным срок хранения.

Все документы, должны быть сохранены:

1) до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

2) до сдачи дел на государственное хранение;

3) до ликвидации организации.

К документам, подлежащим постоянному хранению относятся:

- штатные расписания и документы к ним;

- должностные инструкции;

- документы о совершенствовании аппарата управления;

- перечни профессий;

- документы об организации труда и совмещении профессий;

- коллективный договор и документы о проверке выполнения коллективного договора;

- тарифно-квалификационные сетки, справочники, ставки;

- утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников;

- документы о состоянии и проверке работы с кадрами;

- личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания;

- список (штатно-списочный) состав работников;

- списки членов руководящих и исполнительных органов организации;

- квалификационные требования;

- учебные планы, программы и учебно-методические пособия и др.

Долговременному хранения (от 10 до 75 лет) подлежат:

- 75 лет хранятся:

-приказы, распоряжения по личному составу;

- штатные расстановки;

- должностные инструкции (персональные);

- лицевые счета работников;

- личные дела работников;

- трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел;

- списки работников;

- личные карточки работников и др.

- 50 лет хранятся:

- подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) - невостребованные;

- протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - при отсутствии приказов;

- книги, журналы учета выдачи трудовых книжек;

- 45 лет:

- акты расследования профессиональных отравлений;

- документы о производственных авариях и несчастных случаях;

- 10 лет и выше хранятся:

- тарификационные ведомости (25 лет);

- журналы, книги учета профилактических работ по технике безопасности, инструктажа по технике безопасности (10 лет);

- списки, получающих персональные ставки, оклады (10 лет);

- протоколы заседаний, постановлении аттестационных, квалификационных комиссий (15 лет ЭПК).

Остальные документы временного срока хранения (до 5 лет включительно) архивному хранению не подлежат (8).

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям Перечня. Правила архивной службы определяют, что документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не может быть запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин. При разработке технологий документационного обеспечения управления, времени и способов документирования, в смысле закрепления на носителе окончательного варианта документа, необходимо помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, потребует частых, не реже чем полугодовых проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусов.

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств. В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования всех документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно по возможности в различных хранилищах. При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещение дел не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению. Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них номеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно, сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, дополнительно укреплены и снабжены замками двери. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и не жидкостные, например песок и брезент).

Не реже одного раза в 10 лет, а для дел постоянного хранения - раз в 5 лет, для конфиденциальных документов - ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел. Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руководителем организации. При проверке контролируется не только практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля их сохранности проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденных руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

Состав учётных документов, ведущихся в самом архиве, также - установлен Росархивом в Правилах работы государственных и ведомственных архивов с различными видами документов и является обязательным для организаций-источников комплектования Государственной архивной службы, включает в себя кроме описей и внутренних учетных документов дел (единиц хранения):

- книгу учета поступления и выбытия документов, для учета каждого факта поступления и выбытия;

- лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;

- топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

- формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, утвержденные Статистической службой Российской Федерации;

- формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итого периодических проверок наличия и состояния;

- дело фонда, в котором концентрируются акты, копии форм статистической отчетности, другие материалы (10).

Безусловно, для небольших организаций, может быть, нет необходимости вести книги учета поступлений и топографические указатели в полном объеме, но все они являются нужными и в комплексе обеспечивают учет и любые изменения в составе документов во время их хранения.

1.3 Подготовка кадровых документов к архивному хранению

Документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения (свыше 10 лет), подлежат передаче в архив организации не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве. Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях (например, в кадровой службе и бухгалтерии) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения в соответствии с перечнями. После чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

Основными видами документов, характеризующими трудовую и производственную деятельность граждан, являются:

· приказы, распоряжения руководителя о приеме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им длительных отпусков (например, по уходу за ребенком), премировании, поощрении;

· личные дела, личные карточки работников (в том числе временных работников);

· лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы;

· табели и наряды работников вредных профессий;

· трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.

Срок хранения этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее - Типовой перечень) - 75 лет.

Помимо вышеперечисленных документов длительному хранению (сроки хранения указаны в Типовом перечне) подлежат: списки личного состава, в том числе работающих на производстве с вредными условиями труда; акты несчастных случаев, связанных с производством; штатные расстановки, книги учета приема, увольнения и перемещения работников и др. архив документация оплата хранение персрнал

Документы передаются в архив организации, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002) (далее - Правила), по сдаточной описи установленной формы.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы. Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Типовым перечнем.

Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

· помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;

· включать в дело по одному экземпляру документа;

· группировать в дело документы одного календарного года;

· помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

· дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу: приказов.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Типовым перечнем (ст. 6б) приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно - приказы о премировании, поощрении и т.д., т.е. содержащих сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с Правилами распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Правилами в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

· проведение экспертизы ценности документов;

· оформление дел;

· составление описей и научно-справочного аппарата к нему (указателей, оглавлений).

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; обращается внимание на правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов).

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, систематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.

Аналогично по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Как уже отмечалось выше, лицевые счета и личные карточки сотрудников систематизируются по алфавиту фамилий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющего повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста. При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начале дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме.

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

1.4 Нормативно-правовое регулирование архивного хранения документации

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (далее -- ГКРФ), который определил правовые основы деятельности юридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности.

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик".В 1990-е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и негосударственную. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности.

Законодательное регулирование самых разных аспектов работы с документами содержится в целом ряде правовых актов. В действующее законодательство включено значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре текста.

Характерной чертой современности является создание законодательной основы сбора, обработки, использования, сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренном изменении государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов. Вместе с тем заметно меняется отношение в обществе к организации информационных ресурсов. Управленцы проявляют всевозрастающий интерес к проблемам законодательного регулирования и обеспечения их деятельности. Практические работники самых разнообразных управленческих систем приходят к осознанию того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние на результативную работу во всех отраслях человеческой деятельности.

На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенции.

Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также архивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 1960-х гг. С 1987 г. много лет действовали «Основные правила работы ведомственных архивов», которые представляли собой базовый нормативно-методический определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т.е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.

Среди них:

- требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

- правила формирования дел в делопроизводстве;

- организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

- подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

- порядок выделения документов к уничтожению;

- оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

- порядок передачи дел из делопроизводства в архив (14).

В состав Основных правил включены унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.

Также правила содержат методику работы с документами в архиве организации. Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения. Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативным документом общего действия и устанавливают сроки хранения документов, которые возникают в результате документирования однотипных функций (например, таких, как организация системы управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учет и отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.).

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации (1)

2. Анализ архивного хранения документов отдела оплаты труда и мотивации персонала Филиала ПАО «НК «Роснефть» - ООО «РН-Бурение»

2.1 Характеристика отдела оплаты труда и мотивации персонала

ООО «РН-Бурение» создано в марте 2006 года в результате консолидации сервисных активов ОАО «НК «Роснефть».

Участниками ООО «РН-Бурение» являются:

· ПАО «НК «Роснефть» с долей участия 64,915349792 %;

· ООО «РН-Иностранные проекты» с долей участия 0,000000035 %;

· ООО «РН-Актив» с долей участия 35,084650173%.

Общество осуществляет деятельность по бурению нефтяных и газовых эксплуатационных и разведочных скважин.

Генеральным директором Общества является Асадуллин Роберт Рашитович.

Общество обладает одной из самых разветвленных филиальных сетей в Российской Федерации среди буровых компаний (11 филиалов).

Регионы деятельности ООО «РН-Бурение»:

· Ханты-Мансийский автономный округ - Югра (Нефтеюганский филиал)

· Ямало-Ненецкий автономный округ (Губкинский филиал)

· Республика Коми (Усинский филиал)

· Краснодарский край (Краснодарский филиал)

· Красноярский край (Восточно-Сибирский филиал)

· Иркутская область (Иркутский филиал)

· Сахалинская область (Сахалинский филиал)

· Чеченская республика (Грозненский филиал)

· Оренбургская область (Оренбургский филиал)

· Ханты-Мансийский автономный округ - Югра (Нижневартовский филиал)

· Республика Башкортостан (Уфимский филиал)

Отдел оплаты труда и мотивации персонала(ООТиМП) которое включает в себя так же отдел обеспечения персоналом.

Рисунок 1 - Место отдела оплаты труда и мотивации персонала в структуре организации

Отдел возглавляется начальником ООТиМП и находится в непосредственном подчинении заместителя директора по работе с персоналом. Целью деятельности отдела является обеспечение потребности Филиала в человеческих ресурсах.

В соответствии с установленной целью специалисты ООТиМП решают следующие задачи:

1. Управление процессом подбора персонала в ООО «РН-Бурение», обеспечение потребностей Филиала в квалифицированном персонале.

2. Обеспечение документационного сопровождения кадровых процессов, соблюдения требований трудового законодательства Российской Федерации при оформлении и расторжении трудовых отношений с работниками, ведение кадрового учета (учета личного состава) в Филиале.

3. Организация награждения работников. Подготовка наградных материалов для представления к награждению государственными, ведомственными и корпоративными наградами.

4. Управление процессом профессионального обучения и развития работников Филиала, организация обучения работников аппарату управления с целью обеспечения готовности кадрового ресурса Филиала к выполнению производственных функций.

5. Организация проведения медицинских осмотров, вакцинации.

6. Управление процессом оценки работников в Филиале, организация и проведение оценки работников Филиала: профессиональной, психофизиологической, оценки результативности труда работников, оценки состояния здоровья, оценки психологического климата в коллективе.

7. Управление процессом адаптации работников Филиала, обеспечение эффективной социально-психологической и профессиональной адаптации работников Филиал при приеме и ротации.

8. Формирование и подготовка внутреннего кадрового резерва на руководящие должности Филиала. Разработка внутренних нормативных актов в области управления персоналом и организационного проектирования в соответствии с отраслевыми методическими рекомендациями, указаниями, стандартами.

9. Методологическое руководство реализацией кадровой политики ПАО «НК «Роснефть» в Филиале. Координация и интеграция кадровых процессов в целом в Филиале.

10. Своевременная оплата труда персонала и разработка новых методов и подходов мотивации.

Отдел оплаты труда и мотивации персонала в своей деятельности руководствуется следующими документами:

- Действующим законодательством РФ, в том числе Трудовым Кодексом РФ;

- Указами Президента РФ, Постановлениями Правительства РФ, законодательными актами субъектов РФ, нормативными актами органов местного самоуправления;

- Приказами, указаниями, распоряжениями, локальными актами ПАО «НК «Роснефть», Общества, Филиала, в том числе Уставом Филиала, Корпоративным Кодексом Общества, Правилами внутреннего трудового распорядка Филиала, настоящим Положением;

- Руководством по качеству, Политикой и целями в области качества Филиала;

- Документами интегрированной системы менеджмента по направлению деятельности.

ООТиМП комплектуется в соответствии со штатным расписанием специалистами, имеющих высшее профессиональное образование в областях, соответствующих их деятельности и обладающих опытом работы по специальности. В отделе работают 5 сотрудников: начальник, заместитель начальника, ведущий специалист, специалист 2 категории и специалист. Квалификационные требования, их функциональные обязанности, права и ответственность закреплены в «Положение об отделе оплаты труда и мотивации персонала» и в их должностными инструкциях, утверждаемые генеральным директором ООО «РН-Бурение».

В обязанности начальника отдела входит следующее:

- руководство деятельностью отдела оплаты труда и мотивации персонала;

- распределение функциональных обязанностей и отдельных поручений между сотрудниками ООТиМП и сотрудниками группы внутренних коммуникаций, входящей в структуру ООТиМП, установление степени их ответственности, определение взаимозаменяемости сотрудников ООТиМП;

- осуществление в пределах своей компетенции функций управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принятие решений, обязательных для всех работников ООТиМП;

- принятие мер к повышению уровня и эффективности работы ООТиМП;

- осуществление контроля исполнения подчиненными ему работниками своих должностных и функциональных обязанностей;

- обеспечение выполнения требований корпоративной этики;

- обеспечение систематического повышения профессионального уровня сотрудников ООТиМП, принятие мер к укреплению трудовой дисциплины;

- своевременное и качественное исполнение задач и функций, возложенных Положением об ООТиМП.

В соответствии с возложенными задачами на ООТиМП заместитель начальника отдела выполняет следующие функции и должностные обязанности:

- подготавливает проекты кадровых приказов по вопросам, относящимся к его компетенции (обучение, подготовка кадрового резерва и т.д.);

- обеспечивает согласование проектов документов по кадровым вопросам (договоров, приказов и т.п.);

- обеспечивает развитие и совершенствование системы обучения и развития персонала Филиала, определяет потребность в обучении персонала исполнительного аппарата управления Филиала на основании заявок руководителей структурного подразделения, определяет содержание, форму и методы обучения персонала аппарата управления Филиала, формирует и реализовывает планы обучения персонала аппарата управления, формирует бюджет обучения персонала и контролирует его исполнение, организовывает и проводит оценку эффективности обучения персонала аппарата управления Филиала;

- участвует в организации и проведении социологических и психологических исследований процессов в коллективах Филиала;

- планирует потребность Филиала в руководящих кадрах, определяет необходимость кадрового резерва для замещения руководящих должностей;

- подготавливает рекомендации по использованию и расстановке кадров в соответствии с индивидуально-психологическими особенностями и профессиональными качествами работников;

- контролирует соблюдение внутренних нормативных актов, отраслевых методических рекомендаций, указаний, стандартов, регламентирующих деятельность в области управления персоналом по вопросам, относящимся к его компетенции;

- осуществляет своевременную подготовку отчетов по вопросам, относящимся к его компетенции по исполнительному аппарату управления Филиала, формирует сводные отчеты по Филиалу в целом, в том числе отчет об обучении персонала, отчет по выполнению эксплуатационного приказа в части обучения, отчет об оценке эффективности обучения персонала, отчет о причинах увольнения работников, отчеты в программе АРМ «Отчеты для ПАО «НК «Роснефть» », иные отчеты по заданию начальника ООТиМП.

Ведущий специалист отдела рекрутинга, оценки и развития персонала выполняет следующие функции и должностные обязанности:

- подготавливает проекты кадровых приказов по вопросам, относящимся к его компетенции (поощрение, оценка и т.д.);

- организовывает награждения работников, обеспечивает подготовку наградных материалов для представления к награждению государственными, ведомственными и корпоративными наградами;

...