Анализ работы Министерства финансов

Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, для того чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать правила хранения документов и т.д.

Преимущества электронного документооборота:

1)Прозрачность бизнес-процессов.

Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

2)Повышение исполнительской дисциплины.

По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

3)Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

4)Обеспечение конфиденциальности информации.

Утечка конфиденциальной инфомации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

5)Развитие корпоративной культуры.

Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Что касается сроков хранения документов, Министерство финансов Республики Бурятия руководствуется приказом Министерства финансов РФ от 03.09.2016 №276 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов РФ, подведомственных ему организаций, c указанием сроков хранения».

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), является основным нормативным документом, устанавливающим сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации и подведомственных ему организаций, их отбор на постоянное и временное хранение, а также уничтожение по истечении установленных сроков.

Перечень используется в работе экспертных комиссий (ЭК) подведомственных Министерству финансов Российской Федерации организаций, экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) федеральных архивов.

РАЗДЕЛ 6. КРОСС - КУЛЬТУРНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ В МИНИСТЕРСТВЕ ФИНАНСОВ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

Кросс-культурный менеджмент - это составная часть системы управления человеческими ресурсами, обеспечивающая разработку технологий обучения эффективному ведению бизнеса в условиях разнообразия культур с целью предотвращения межкультурных конфликтов.

Слово «кросс - культурный», происходящее от английского слова cross - «пересекать, перекрещиват», подразумевает переплетение большого количества языков, культур и анализ их взаимодействия, в отличие от слова «межкультурный», которое применимо только для анализа двух культур.

Кросс-культурный менеджмент как важное направление науки об управлении человеческими ресурсами решает эти задачи на макро- и микроуровне путем:

- управления культурным разнообразием - различиями в деловых культурах и в системах их ценностей;

- определения причин межкультурных конфликтов, их предотвращения или нейтрализации;

разработки методов управления бизнесом на стыке взаимодействия культур, а также коллективами работников разных культур;

- разработки кросс - культурных технологий;

- формирования и развития межкультурных компетенций менеджеров в целях повышения эффективности организации в условиях глобализации экономики и др.

Национальный состав государственных гражданских служащих Министерства характеризируется следующим образом: русские - 44 чел., что составляет 44% от общего числа государственных гражданских служащих, буряты - 54 чел., или 53%, немцы - 1 чел., украинцы -2 чел. (табл.8)

Таблица 8 - Национальный состав государственных гражданских служащих Министерства финансов Республики Бурятия

Одной из самых известных моделей, описывающих влияние культуры на концепцию управления человеческими ресурсами является модель культурных измерений (CulturalDimensions) голландского ученого Г. Хофстеде. Данная модель была разработана в период 1967-1980 гг. в компании IBM

Хофстеде исследовал 50 человек разных национальностей, работавших в тот период в компании IBM. Модель состоит из пяти элементов (измерений).

Первое измерение - индекс дистанции власти (ИДВ, PowerDistanceIndex - PDI), который показывает степень децентрализации власти и способность делегирования полномочий внутри организации. По степени децентрализации власти страны заметно отличаются друг от друга. Страны, где индекс PDI высокий, характеризуются наличием больших и сложных иерархий, а делегирование полномочий вниз не приветствуется. В странах с низким индексом PDI, наоборот, распространено делегирование ряда функций на нижний уровень управления.

Второе измерение - уровень индивидуализма (Инд, Individualism - Idv). В организациях с высоким уровнем индивидуализма персонал работает поодиночке, при низком уровне индивидуализма - коллективно. Заметим, что в данной модели коллективизм не несет никакой политической окраски.

Третье измерение - мужественности (Муж, Masculinity - Mas) и женственности (Жен, Femininity - Fern) культур. Это измерение характеризует распределение ролей между полами. В результате исследования было выявлено, что женские ценности в меньшей степени отличаются друг от друга, чем мужские.

В зависимости от нации мужским ценностям характерен более широкий разброс ценностей. Так, например, в одних странах мужчины могут вести себя властно, агрессивно и доминантно, что свидетельствует о высоком уровне мужественности в культуре. В других странах мужчины могут быть более мягкими, понимающими, идущими на компромиссы, что подтверждает женственность культур. Таким образом, в странах, где уровень женственности считается высоким, и женщины, и мужчины обладают более мягкими свойствами характера, легче идут на компромиссы и понимание. В странах с высоким уровнем мужественности женщины являются более агрессивными и конкурентными игроками общества и бизнеса, чем в "женственных" странах, однако не настолько агрессивными, как мужчины.

Четвертое измерение модели - индекс избегания неопределенности (ИИН, UncertaintyAvoidanceIndex - UAI). Данный индекс характеризует страну с точки зрения отношения к принятию неопределенности и двусмысленности, работы в нестандартных ситуациях. В рамках данного измерения анализируется, в какой степени культура запрограммировала людей комфортно или некомфортно существовать в условиях неопределенности. Под неопределенностью в контексте модели культурных измерений принято понимать неизвестные, отличающиеся от стандартных, удивительные и тому подобные ситуации. Люди, живущие в странах с высоким значением индекса избегания неопределенности, стремятся минимизировать неопределенные ситуации путем издания большого количества законов, правил, политик, процедур и стандартов, а также веры в единственно правильное решение, если речь идет о религии. Люди, которые живут в таких странах, являются более эмоциональными и мотивированными внутренней энергией. В случае, когда индекс избегания неопределенности низкий, он сменяется индексом принятия неопределенности. Такая ситуация является полностью противоположной описанной выше. В странах с высоким уровнем принятия неопределенности люди ценят мнения и решения, серьезно отличающиеся от стандартов, и не боятся их. Законы, правила и процедуры существуют не в больших количествах, а в вопросах религии не существует единственно правильного подхода. Люди подобных национальностей не являются эмоциональными.

Пятым измерением данной модели является индекс долгосрочной ориентации (ИДО, Long-TermOrientationIndex -LTO). Противоположным данному индексу является индекс краткосрочной ориентации. Основными ценностями в культурах, ориентированных на долгосрочную перспективу, являются настойчивость и стремление к быстрому росту. В культурах краткосрочной направленности основные ценности представлены такими понятиями, как дань семье, уважение к старшим, выполнение социальных требований и соблюдение социальных норм. В культурах с долгосрочной ориентацией акцент делается на достижение результатов в будущем, поэтому в настоящем можно жертвовать чем-то и не придавать большого значения правилам. В культурах с краткосрочной ориентацией достигнуть хороших результатов в будущем можно только благодаря достижению небольших результатов в настоящем, придерживаясь всех стандартов, политики и процедур.

Таблица 9 - Классификация менеджмента стран по параметрам Хофстеде

Изучив таблицу 9 можно сделать вывод о том, что россияне являются коллективистами, которые не умеют и не любят рисковать, а также они не способны к стратегическому планированию. Аналогичный вывод можно сделать и по Украине. Что касается Германии, то данная страна имеет незначительную дистанцию власти, ей характерна средняя терпимость, касающаяся избежания неопределенности. Немцы являются умеренными коллективистами, имеют высокий уровень мужества и не способны к стратегическому планированию.

Достоинством модели является ее простота, четкость и лаконичность. Автор модели создал абсолютно понятный механизм, который можно применять на практике и учитывать фактор влияния культуры во всех аспектах жизни общества. В случае правильного применения полученная информация может помочь снизить уровень неопределенности в общении с людьми разных национальностей и вывести из этого общения только самые полезные результаты. Однако к недостаткам модели следует отнести возможность неправильной интерпретации индексов без использования конкретных расчетов автора, что может привести к негативным последствиям в процессе разных вариантов общения.

Таким образом, правильное использование знания особенностей культур и их взаимодействия является важным резервом повышения эффективности управления человеческими ресурсами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе прохождения производственной практики были изучены цели, задачи, функции и организационная структура Министерства финансов Республики Бурятия.

Был произведен сбор практических данных, приобретены навыки самостоятельной работы, неоднократно выполнялись индивидуальные работы по заданию руководителя практики.

Если давать общую оценку отдела государственной службы и кадров, нужно отметить, что отдел справляется со своими обязанностями достаточно эффективно. Об этом свидетельствует высокий квалификационный уровень, наличие опыта и высокий уровень профессионализма для решения поставленных задач подобранного персонала, полностью отвечающего требованиям к своим должностям. Сотрудники отдела исполнительны, инициативны, ответственно относятся к своей работе.

Таким образом, программа практики выполнена полностью, цели и задачи практики можно считать исполненными, а теоретические знания, полученные в процессе обучения, успешно реализованными при исполнении работы по заданию руководителя.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.ФЗ от 27.07.2004 №79 - ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»

2.ФЗ от 05.04.2013 №44 - ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных служб»

3.ФЗ от 25.12. 2008 №273 - ФЗ «О противодействии коррупции»

4.Закон РБ от 06.07.2005 № 1225-III «О государственной гражданской службе Республики Бурятия»

5.Указ Президента Российской Федерации от 01.02.2005 года № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)»

6.Указ Президента Республики Бурятия от 03.10.2005 №488 «Об утверждении Положения о кадровом резерве на государственной службе Республики Бурятия»

7.Максимцев И.А. Управление человеческими ресурсами: учебник для бакалавров / И.А. Максимцев. - М.: Юрайт, 2013. - 525с.

8.Ишигенов И.В. Методические указания для прохождения производственной практики для обучающихся по направлению подготовки «Менеджмент» / И.В.Ишигенов, Н.С.Тимофеева, О.Н.Пономорева; ФГБОУ ВО БГСХА им. В.Р.Филиппова. - Улан - Удэ: Изд - во БГСХА им. В.Р.Филиппова, 2016. - 109с.

9.http://docs.cntd.ru/document/456001016

10. http://минфинрб.рф/index.php

11. http://ecm-journal.ru/mustknow

12. http://clearspending.dev2.sdlabs.ru/customer/01022000002/?sort=-signDate#

Размещено на Allbest.ru