Организация офиса проекта в ООО "Юза"

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ» ОмГУПС (ОмИИТ)

Институт менеджмента и экономики

Кафедра «Менеджмент, маркетинг и коммерция»

ЗАДАНИЕ

НА ВЫПУСКНУЮ КВАЛИФИКАЦИОННУЮ РАБОТУ СТУДЕНТА

Максач Татьяны Евгеньевны

1 Тема работы: Организация офиса проекта в ООО «Юза».

2 Срок сдачи студентом законченной работы 15.06.2016

3 Календарный план

Наименование разделов ВКР	Срок выполнения
Введение	10.06.16
1 Теоретические основы создания офиса проекта. 1.1 Сущность, содержание и основные понятия офиса проекта. 1.2 Назначение и функции офиса проекта. 1.3 Основные принципы проектирования офиса проекта.	15.05.16
2 Анализ управления проектом в ООО «Юза». 2.1 Общая характеристика деятельности предприятия ООО «Юза». 2.2 Анализ управления проектами в организации. 2.3Оценка деятельности по управлению проектами в ООО «Юза». 2.4 Аналитическое резюме.	25.05.16
3 Организация стратегического офиса проекта в ООО «Юза». 3.1 Проектирование офиса проекта. 3.2 Расчет затрат на проектирование офиса проекта. 3.3 Рекомендации по внедрению офиса проекта.	5.06.16
Заключение	10.06.16
Список использованных источников	10.06.16
Приложения	10.06.16



Реферат

Выпускная квалификационная работа включает в себя страниц, источников, рисунка и таблиц.

Ключевые слова: офис проекта, организация офиса проекта, стратегический офис, поддерживающий офис, офис репрозиторий, офис наставник.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является ООО «Юза».

Предметом исследования выпускной квалификационной работы является процесс создания офиса проекта.

Целью исследования выпускной квалификационной работы является организация офиса проекта для ООО «Юза».

Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в том, что разработанные мероприятия, а именно организации офиса проекта поможет наладить коммуникационные связи между сотрудниками; сократит время на передачу и обработку необходимой по проекту информации; сведет к минимуму потери рабочего времени.

Выпускная квалификационная работа выполнена в текстовом редакторе Microsoft Word 2007 и представлена на диске в конверте на обороте обложки.



Содержание

Введение

1. Теоретические основы создания офиса проекта

1.1 Сущность, содержание и основные понятия офиса проекта

1.2 Назначение и функции офиса проекта

1.3 Основные принципы проектирования офиса проекта

2. Анализ управления проектом в ООО «Юза»

2.1 Общая характеристика деятельности предприятия ООО «Юза»

2.2 Анализ управления проектами в организации

2.3 Оценка деятельности по управлению проектами в ООО «Юза»

2.4 Аналитическое резюме

3. Организация офиса проекта в ООО «Юза»

3.1 Проектирование офиса проекта

3.2 Расчет затрат на проектирование офиса проекта

3.3 Рекомендации по внедрению офиса проекта

Заключение

Список использованных источников

Приложение



Введение

стратегический офис проект затраты

На сегодняшний день средние и крупные компании находятся в постоянном развитии, что ведет к увеличению числа проектов. Новые проекты отличаются по длительности, размеру проектных команд, использованию ресурсов. Таким образом, становится все труднее контролировать ход реализации текущих проектов, правильное распределение ресурсов, следить за изменением результатов проектов и принимать правильные и обоснованные решения о запуске нового проекта. Также становится сложнее следить за документацией по проектам, которые включают сметы, отчеты, результаты испытаний. Решением данных проблем становится создание офиса управления проектами.

Объектом исследования работы является общество с ограниченной ответственностью «Юза» (далее ООО «Юза»).

Предметом исследования является процесс создания офиса проекта в ООО «Юза».

Целью данной выпускной квалификационной работы является организация офиса проекта для ООО «Юза».

Для достижения поставленной в рамках выпускной квалификационной работы цели, необходимо решить следующие задачи:

изучить теоретические основы создания и организации офиса проекта;

проанализировать и оценить деятельность организации по созданию и управлению проектами;

разработать рекомендации по организации офиса проекта;

рассчитать затраты на создание офиса проекта.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в том, что разработанные мероприятия, а именно организация офиса проекта поможет наладить коммуникационные связи между сотрудниками; сократит время на передачу и обработку необходимой по проекту информации; сведет к минимуму потери рабочего времени.

Методы исследования, применяемые при написании работы: наблюдение, сравнение, изучение литературы, группировка и обобщение данных.

Теоретическую основу работы составляют труды отечественных и зарубежных авторов, в области менеджмента, управления проектами, теории и практики управления бизнес-процессами. В основу теории работы положены труды следующих авторов: Шапиро В. Д., Мазур И. И., Кузнецов П.А., Кендалл И., Роллинз К., Кочетков А. И., Богданов В.В., Карташова Л.В., Крутяков Ю. А.

Выпускная квалификационная работа включает в себя введение, теоретическую, аналитическую и проектную часть, заключение и список использованных источников и приложение.

Во введении отражена актуальность выбранной темы исследования и структура работы, обозначены объект и предмет исследования, указана практическая значимость работы.

В теоретической части дается определение понятию «офис проекта», анализируются особенности его организации.

Аналитическая часть состоит из четырех параграфов, где сначала представлена общая характеристика ООО «Юза», далее анализируется деятельность предприятия. В итоге формулируется аналитическое резюме. В рамках аналитической части осуществлен детальный анализ управленческой деятельности. Достаточное внимание уделено выявлению и описанию существующих проблем организации в области управления проектами.

В проектной части, на основе результатов проведенной аналитической работы разрабатывается офис проекта, рассчитываются затраты на его создание.

В заключении подводятся итоги выпускной квалификационной работы, приводится краткое обобщение результатов, определяется уровень достижения поставленной цели.

Выпускная квалификационная работа включает в себя 56 страниц, 36 источников, 3 рисунка, 5 таблиц и 2 формулы.



1 Теоретические основы создания офиса проекта

1.1 Сущность, содержание и основные понятия офиса проекта

В современной социологической науке нет разнообразного толкования понятия экспертного опроса. В приложении А приведены точки зрения различных экспертов в области управления проектами.

Проанализировав понятия, автор заметил, что ученые, работающие в области управления проектами, рассматривают проектный офис как:

- инфраструктуру;

- подразделение;

- центр компетенции.

С точки зрения первого подхода И.И. Мазур и Н.Г.Шапиро [20, с. 354] дают следующее определение офиса проекта: «офис проекта - специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций».

П.А. Кузнецов, топ-менеджеры «4CIO» и PMBOK подходят к проектному офису с точки зрения подразделения. Так, по мнению П.А. Кузнецова проектный офис - это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов [16, с. 113]. Топ-менеджеры «4CIO» считают, что проектный офис - это подразделение или группа, которая определяет и поддерживает стандартные процессы, связанные с управлением проектами внутри организации [36]. Согласно определению, данному в Руководстве PMBOK, офис управления проектами - это подразделение или организация, осуществляющие различные функции, относящиеся к управлению проектами, в его сфере ответственности [35].

С точки зрения третьего подхода В.В. Богданов [2, с. 68] дает следующее определение понятия: «проектный офис - центр компетенции, в котором накапливаются знания и опыт управления проектами в компании».

Обобщив точки зрения различных ученых, работающих в области управления проектами, автор считает целесообразным в рамках настоящей работы сформировать свое определение рассматриваемого понятия. Офис проекта - единая организационно-техническая система, которая обеспечивает эффективную коммуникацию членов команды проекта с помощью оргтехники, современных информационных технологий и программного обеспечения для успешной реализации проектов.

В соответствии с выведенным понятием автор обозначает главную цель офиса проекта как обеспечение своевременной реализации стратегических планов организации в результате улучшения качества проектного управления. Эта цель достигается путем создания и поддержки информационной, аналитической и административной системы управления проектами.

Проектный офис в соответствии с возложенной на него основной целью осуществляет следующие функции:

организация паспорта и бюджета проекта, подготовка календарного плана проекта и других плановых документов по проекту;

методическое обеспечение проекта;

управление за обеспечением исполнения регламентов и процедур по проекту;

набор высококвалифицированных специалистов, принимающих участие в управлении проектами, а также создание условий для их обучения;

сбор отчетной информации о ходе реализации проекта и ее анализ;

подготовка к управлению организационными изменениями и контроль за рисками проекта;

сбор, регистрация, формирование, хранение проектной документации;

ведение архива документов проекта;

регистрация событий проекта;

учет проблем и спорных вопросов проекта.

Каждый проектный офис имеет свои определенные особенности в соответствии с которыми можно выделить следующие типы офиса:

стратегический офис управления проектами;

поддерживающий офис управления проектами;

офис управления проектами - репозиторий;

офис управления проектами - наставник.

Первый тип офиса управления проектами включает следующие особенности:

предоставление руководству результатов деятельности и реализации проектов за каждое полугодие;

нахождение путей, способствующих сокращению продолжительности проектов;

анализ рисков, из-за которых невозможно достижение поставленных результатов и их устранение;

поддержка со стороны высоких уровней управления предприятием;

реализация комплексного календарного планирования проектов, составление отчетности о ходе выполнения проектов;

управление портфелем проектов путем контроля на соответствие целям организации и правильным распределением нагрузок между участниками проекта;

выявление угроз и риск, которые могут повлиять на ход реализации проектов;

контроль за недорасходом или перерасходом смет проектов;

анализ и оценка финансовых показателей проекта;

рациональное ранжирование проектов в портфеле;

подготовка менеджеров проектов к наставнической работе путем передачи методических знаний.

Реализация данного типа требует больших инвестиций. Поэтому данный офис управления проектами располагает четко установленными целями, задачами и правами, а также - поддержкой со стороны руководства [13, с. 79].

Второй тип офиса управления проектами включает в себя:

осуществление контроля за рисками на стадии инициации проектов;

администрирование параллельно идущими проектами, обнаружение и устранение проблемных мест, которые препятствуют реализации проектов;

подготовка информации, которая необходима для формирования портфеля проектов предприятия;

проведение экспертной оценки управления проектами;

назначение руководителей проектов из числа специалистов по управлению проектами, которые находятся в структуре организации.

Данный тип офиса управления проектами имеет поддержку на самых высоких уровнях управления предприятием (на уровне генерального директора или первого вице-президента компании).

Третий тип офиса управления проектами содержит следующие особенности:

хранение необходимой информации для эффективного управления проектами;

наличие комплекса взаимосогласованных методов и средств реализации проектов;

главный недостаток - отсутствие ответственности за финансовые показатели в ходе осуществления проектов.

Офис управления проектами - репрозиторий предполагает наличие на предприятии комплекса согласованных между собой методов и средств выполнения проектов, управления ими и отчетности. Данный тип чаще всего применяется на предприятиях с распределением властных функций, слабым центральным управлением или при закреплении за подразделениями ответственности за выполняемые проекты [13, с. 82].

Последний тип офиса управления проектами включается следующее:

организованный центр коммуникаций для связи между функциональными подразделениями;

передача методологии управления проектами между функциональными подразделениями;

наблюдение за ходом выполнения проекта и оценка его характеристик;

документальное оформление проделанных работ по проектам;

сбор информации и принятие участия в формировании технических заданий по проекту;

мониторинг работ и анализ результатов по проектам.

В данном случае офис управления проектами действует преимущественно как тренер, консультант или наставник. Он служит также источником информации о проектах, участвует в формировании технических заданий на проекты и анализе достигнутых результатов после их завершения [13, с. 87].

Таким образом, в зависимости от направленности проектов и методов их реализации компания выбирает подходящий тип офиса управления проектами и руководящий состав.

Руководящий состав включает:

руководитель проектного офиса;

администратор;

представители управляющих проектами и других причастных подразделений компании;

специалисты по информационным технологиям;

эксперты.

В обязанности руководителя проектного офиса входят:

руководство и организация работы участников проектного офиса;

принятие участия в осуществлении проектов, руководство ими, а также сопровождение проекта на всех стадиях его реализации;

организация взаимодействия участников проекта в рамках решаемых задач;

создание условий для обучения участников, задействованных в проекте;

своевременное информирование участников проекта о выявленных отклонениях от плановых показателей и принятие решения по существенным изменениям;

работа с отчетной документацией по проекту и ее представление участникам проекта;

обеспечение методологических консультаций сотрудников по реализации проектов.

Администратор проекта выполняет следующие функции:

обеспечение руководителя проекта достоверной информацией, которая предоставляет возможность контролировать проект;

координация работы участников проектного офиса;

ведение протоколов совещаний;

обеспечение своевременной подготовки, движения и архивации документов по проекту;

обнаружение и исследование произошедших отклонений в проекте;

формирование сводного отчета о состоянии проекта;

отслеживание и прогноз рисков проекта;

формирование учета занятости участников проектного офиса в соответствии с графиком загрузки.

В обязанности представителя причастного подразделения компании входят:

своевременная организация получения проектным офисом необходимой информации о ходе реализации проекта в рамках компетенций своего подразделения;

принятие участия в анализе хода реализации проекта и в подготовке отчетов по проекту.

В обязанности специалиста по информационным технологиям входит:

гарантия работы оборудования, включающие компьютеры, принтер, сканер, сетевые устройства;

обеспечение работы стандартного системного программного обеспечения (программные продукты).

Эксперт в проектном офисе выполняет следующие функции:

проводит анализ влияния зафиксированных отклонений на достижение целевых показателей проекта;

анализирует предлагаемые изменения по проекту и их влияние на целевые показатели;

оказывает информационно-аналитическую помощь в процессе реализации заданий;

обеспечивает эффективность и актуальность финансово-экономических исследований по проекту;

анализирует и проводит оценку рисков проекта.

Потребителями услуг офиса управления проектами являются сами сотрудники организации. Наиболее важными группами потребителей по мнению Джеральда И. Кендалла, Стивена К. Роллинза являются:

Спонсор проекта. Изучение и понимание потребностей спонсоров должно быть неотъемлемой составной частью обязанностей офиса.

Команды исполнителей проектов. Офис проекта предназначен для оказании поддержки и ценной помощи исполнителям проектов. Он служит системой раннего предупреждения о возможных проблемах.

Совет по управлению проектами. Миссия этого официального органа, составленного из руководителей служб и подразделений организации или их представителей, заключается в стратегическом управлении, в котором проекты служат средствами достижения целей, стоящих перед компанией. Основными видами услуг офиса проекта для правления Совета является представление необходимой информации с анализом и рекомендациями.

Функциональные подразделения. Эти подразделения обычно конкурируют между собой за использование общих активов и ресурсов организации. Офис проекта помогает правильно и грамотно их распределить между подразделениями.

Руководители проектов. Руководители проектов всегда обращаются в офис проекта в случае возникновения сомнений в возможности завершения проекта. Офис управления проектами может оказать помощь при возникновении конфликтов в борьбе за ресурсы, а также спрогнозировать результат исходя из опыта прошлых лет.

Распорядители ресурсов. Офис управления проектами имеет полезные контакты со всеми распорядителями ресурсов организации. Таким образом, распорядители ресурсов могут более грамотно подходить к их выделению на основе отчетов, представляемых офисом, а также предоставлять информацию об имеющихся недостатках в ресурсном обеспечении.

1.2 Назначение и функции офиса проекта

Информационный офис управления проектами создается и внедряется с целью улучшения результатов управления проектами.

Функции информационного офиса:

содействие сокращению продолжительности циклов выполнения проектов (изучение и устранение ограничений, связанных с одновременным выполнением многих проектов, особенно в части перегруженности ресурсов, невозможности надлежащего регулирования графиков выполнения проектов и устранения потерь, обусловленных постоянными изменениями приоритетов; устранение ограничений по отдельным проектам путем изменения подходов к оценкам проектов);

организация и поддержание информационного обеспечения руководства (информационный офис с самого начала должен стать для руководителей всех уровней источником бесценной информации о состоянии портфелей проектов, ресурсов, активов и стратегических целей);

отслеживание хода выполнения проектов и предоставление отчетов руководству (руководство предприятия должно знать, будут ли выполнены проекты к назначенному сроку и в соответствии с установленными требованиями к их содержанию, а также располагать информацией о состоянии финансов предприятия);

в составе офиса должны присутствовать специалисты по управлению проектами, обладающие большим практическим опытом;

корректирующие действия (должны преимущественно затрагивать организацию работ в масштабах всего предприятия, нежели по отдельным проектам для исключения увеличения срока выполнения работ);

подготовка руководителей проектов (создание стандартизованной, высококвалифицированной стратегии организации по обучению и подготовке руководителей и исполнителей проектов);

эффективная коммуникация;

архивы (целесообразно сосредоточить архивы всех проектов организации в одном месте).

Проектный офис является временным подразделением, который организуется в компании для одного конкретного проекта. Данный офис включает в себя технический персонал и обученный штат управленцев, а также необходимые программные продукты и технические системы. На проектный офис могут возлагаться разнообразные задачи:

сбор и хранение необходимой информации;

разработка и внедрение стандартов бизнес-процессов;

проведение тренингов и консультаций;

возложение ответственности за достижение конечных результатов проекта.

Функции проектного офиса зависят от особенностей организации, в рамках которой он создается. Можно выделить основные функции проектного офиса для любых организаций:

соблюдение стандартов при управлении проектами;

постоянное совершенствование и улучшение инфраструктуры управления проектами;

проведение контроля над процессами, происходящими при управлении проектами;

введение базы данных по показателям эффективности проектов;

обучение кадров, которые принимают участие в управлении проектами;

хранение необходимых документов в рамках управления проекта;

подготовка отчетности по реализации проекта (отчеты могут быть еженедельными, ежемесячными, ежеквартальными и т.д.).

На сегодняшний день большое значение придется созданию виртуального офиса, потому что происходит быстрое развитие сети Internet и при управлении проектами увеличивается значение программно- информационного аспекта.

При удаленном управлении проектами виртуальный офис является незаменимым. Он дает все преимущества полнофункционального офиса без необходимости переезда с места на место. Виртуальный офис обеспечивает решение задач, несмотря на территориальные границы. Большое значение придается последовательному и эффективному использованию информационных и коммуникационных технологий.

Основой виртуального офиса является распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей. Она позволяет использовать единые программные средства, одну базу данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.

Инфраструктура виртуального офиса проекта должна включать в себя следующие составляющие:

сеть Internet;

международный стандарт для обмена данными;

стандарты взаимодействия прикладных программ, например стандарты Corba.

Основные функции виртуального офиса проекта:

обеспечение сотрудничества и координация сотрудников, которые территориально удалены друг от друга;

гибкость, возможность быстрой организации совещания в необходимое время;

возможность перераспределения полномочий власти и принятие решений на всех уровнях организационной иерархии;

организация взаимодействия специалистов друг с другом с помощью ЭВМ;

применение программных средств обеспечения коллективной деятельности;

обеспечение свободного обмена идеями между участниками виртуального офиса.

Таким образом, в зависимости от специфики проекта, территориальной удаленности участников руководители проекта выбирают какой тип офиса подходит, а именно информационный, проектный или виртуальный.

1.3 Основные принципы проектирования офиса проекта

При проектировании офиса проекта необходимо рассмотреть следующие аспекты:

помещение;

оргтехника и вспомогательное оборудование;

программно-компьютерные комплексы.

При выборе помещения для офиса проекта необходимо продумать месторасположение, интерьер, внутреннюю отделку помещения и обустройство необходимой мебелью. Для офиса проекта необходимо выбрать помещение, обладающее необходимой вместимостью, исправными инженерными системами (системы кондиционирования и вентиляции), охраной помещения. Кроме помещения также стоит обратить внимание на удобный подъезд к офису: наличие парковки, общественного транспорта.

Оргтехника и вспомогательное оборудование включают в себя:

организационные средства - доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний;

системы коммуникаций - проводные и беспроводные средства связи;

организационная техника - компьютеры, копиры, проекторы, уничтожители бумаги, факсимильные аппараты, принтеры, сканеры;

средства безопасности - сигнализация, пропускная система;

высокоскоростной Интернет;

хозяйственный инвентарь и оборудование.

Выбор программно-компьютерных комплексов и средств связи включает:

компьютерная техника (компьютеры, компьютерная периферия, сетевое оборудование);

программное обеспечение;

средства связи - телефонные станции, мобильные телефоны и т.д.

Таким образом, все эти аспекты взаимосвязаны и в совокупности составляют организационно-техническую систему.

При проектировании офиса проекта необходимо выполнить последовательно 12 шагов, которые представлены в приложении Б. Каждый последующий шаг должен учитывать результат предыдущего.

Первый шаг заключается в проектировании организационной структуры и бизнес-процессов команды проекта. Его можно осуществлять с помощью специализированных программных средств. Также при построении бизнес-процессов можно указывать необходимые ресурсы и требования к ним.

Выявление требований структуры и процессов к техническим и организационным решениям с точки зрения использования различных ресурсов - на данном этапе производится оптимальное распределение ресурсов.

Последующие шаги связаны с проектированием территориальной структуры бизнес-процессов, пространственно-планировочных решений, информационной системы проекта, программного обеспечения проекта, аппаратного обеспечения проекта (локальные и распределенные сети проекта), средств и каналов связи, интерьера и мебели. Для проектирования вышеперечисленного следует использовать специализированные программные продукты. Таким образом получится единый подход к формированию пространственной и организационной среды, а также оптимизацию бизнес процессов.

Определение потребностей в средствах передвижения - на данном этапе происходит выбор транспортного средства, определение наиболее рациональных маршрутов доставки груза.

Разработка бюджета инвестиций в офис проекта - на данном этапе производится финансовый расчет стоимости организации офиса проекта.

Разработка бюджета текущих расходов - плановый документ, включающий оценку стоимости всех операций по проектированию офиса.

Таким образом, последовательное осуществление каждого шага позволит рационально спроектировать офис проекта, оптимально распределить человеческие и материальные ресурсы.



2 Анализ управления проектом в ООО «Юза»

2.1 Общая характеристика деятельности предприятия ООО «Юза»

Компания ООО «Юза» - это производственно - торговая фирма, которая является лидером в Западно - Сибирском регионе по торговле газовым оборудованием.

ООО «Юза» представляет собой общество с ограниченной ответственностью, т.е это коммерческая организация учрежденная несколькими лицами, уставный капитал которой разделен на доли определенных размеров. Размер доли каждого участника зафиксирован в учредительных документах. Число учредителей составляет 4 человека.

Учредительными документами ООО «Юза» выступают учредительный договор, подписанный его участниками, и утвержденный ими устав.

Сфера деятельности компании - это оптовая и розничная торговля газовым оборудованием, проектирование и строительство объектов газоснабжения, производство газового оборудования, газификация, строительство и проектно-сметные работы, переоборудование автомобилей. Сфера деятельности компании ООО «Юза» представлена в приложении В.

Стратегия компании - постоянное расширение рынка сбыта и ассортимента предлагаемых изделий и услуг. Компания «Юза», являясь официальным представителем заводов в регионах, продолжает налаживать деловые контакты со многими производителями. Не останавливаясь на достигнутых позициях, компания расширяет сферу деятельности. Работа компании «Юза» направлена на то, чтобы максимально удовлетворить любые запросы потребителей, связанных с газо-, тепло- и водоснабжением, и снизить их затраты.

Месторасположение предприятия: Россия, г.Омск, ул. Гусарова, 45/1.

Офис и магазин Компании «Юза» располагается в собственном трёхэтажном здании площадью 1000 кв.м., а на складах площадью 5000 кв.м. хранится товар более 40 заводов. Оптовый отдел работает со многими организациями Сибири и Дальнего Востока. Собственное производство снабжает как саму компанию, строящую газопроводы, так и строящие организации России. Строительством газопроводов организация начинала заниматься с десятка километров в 2004г., а на сегодняшний день компания проектирует и прокладывает сотни километров в год.

В соответствии с Федеральным законом №148 «О внесении изменений в градостроительный кодекс РФ и отдельные законодательные акты РФ» с 01 января 2010 г. официальным документом, дающим право вести профессиональную деятельность в сфере строительства, проектирования, инженерных изысканий, является выданное профильной саморегулируемой организацией свидетельство о допуске к работам (свидетельство о допуске к работам, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства.

Одним из первых направлений в развитии компании «Юза» было переоборудование автомобилей на газ. Уже более 15-ти лет СТО Компании Юза-Газ устанавливает газовые баллоны, в том числе тороидальные (под «запаску») и спаренные на любые типы автомобилей - отечественные и импортные, карбюраторного и инжекторного типа.

Компания «Юза» имеет опыт переоборудования автомобилей на газ как в г. Омске так и за пределами Омской области:

г. Омск: ООО «Жилкомсервис», ОАО «ИНМАРКО», «Омскэлектро»;

Омская область: с. Лузино ООО «Транспортная компания «БеконАвтоТранс», р.п. Павлоградка, ЗАО «Нива», Лукьяновский мясокомбинат;

Тюменская область: р.ц. Казанка «Молзавод»;

Курганская область: р.ц. Петухово «Молзавод»;

Новосибирская область: г. Куйбышев ОАО «Каинтранс», г. Барабинск МУП «Барабинское АТП», «Черепановское АТП», «Каргатское АТП»;

Сибирский регион - ООО «Вектор»(«Сибирьтелеком»), а также многие другие предприятия региона.

Так же компания «Юза» имеет продукцию собственного производства, к которой относится:

горелка газовая «Сибирячка»;

изолирующее фланцевое соединение (ИФС);

клапан термозапорный (КТЗ);

неразъёмное соединение;

теплицы модульные.

Основными объектами проектирования, строительства и реконструкции, которыми занимается компания "Юза" являются:

внутридомовые, внутрипоселковые, межпоселковые газопроводы;

газораспределительные станции;

системы вентиляции, отопления и горячего водоснабжения промышленных зданий, частных и многоквартирных домов;

внутрипоселковые, межпоселковые водопроводы, насосные станции;

крышные и отдельно стоящие газовые котельные мощностью до 5МВт.

Компания ООО «Юза» так же предоставляет следующие услуги:

составление технико-экономическое обоснования принятого технологического решения;

оформление пакета разрешительных документов;

проведение инженерно-геодезических и инженерно-геологических работ;

разработка проектно-сметной документации;

оптовая и розничная поставка сопутствующего оборудования;

выполнение строительно-монтажных и пуско-наладочных работ;

осуществление авторского надзора и работ по приему-сдаче построенного объекта;

гарантийное и послегарантийное обслуживание.

Так же одним из направлений деятельности компании «Юза» является оптовая и розничная торговля. Компания является лидером в Западно-Сибирском регионе по торговле газовым оборудованием. Поставки товаров в магазин компании осуществляются с заводов изготовителей (партнёров) и со складов (собственное производство).

В магазине «Юза» можно приобрести следующие товары:

бытовая техника «Атлант» (холодильники, стиральные машины);

крупная бытовая техника (напольные газовые плиты, напольные электрические плиты, комбинированные и газоэлектрические плиты, настольные газовые плиты, настольные электрические плиты, автоклав, газовая подводка, штуцера, вытяжные устройства, встраиваемая техника, запчасти);

бытовое газовое оборудование (баллоны пропановые, ВБ, КБ, РДСГ, запчасти);

автомобильное газовое оборудование (атикер, баллоны, запчасти, аксессуары, комплектующие, комплекты, хомуты);

бытовое и промышленное газовое оборудование (котлы, водонагреватели, счетчики газа, баки для отопления, воздуховоды, вентканалы, оцинковка, САКЗ, стабилизаторы, газогорелочные устройства, ГРПШ бытовые, газорегуляторы, счётчики газа промышленные);

газосварочное оборудование (баллоны кислород, ацетилен, ВК, запчасти, манометры газосварочные, продукция БАМЗ, продукция Джет, продукция КРАСС, рукава газосварочные, средства защиты, тележки);

запорная арматура, отопление, водоснабжение (вентиля, задвижки, краны, фильтры, фитинги (полиэтилен), хомуты, трубы и фитинги ППРС, счетчики воды, манометры, радиаторы, подводка для воды, лента сигнальная);

резинотехнические изделия (бризол, запчасти МАЗ, МТЗ, кольца, лента ЖВН, манжеты, рукава для резки и сварки (БРТ), дорожка, коврик, шланги поливочные, рукав ГОСТ 10362 (БРТ).

2.2 Анализ управления проектами в организации

Проектный отдел ООО «Юза» впервые был создан в 2000 году и насчитывал три человека. В настоящий момент штат сотрудников позволяет каждый год разрабатывать более масштабные проекты.

На период строительного сезона 2016 года ООО «Юза» запланировано и осуществляется проведение множества различных проектно-изыскательских и строительно-монтажных работ по развитию сетей газоснабжения в городе Омске и районах области.

Краткий перечень планируемых объектов строительства сетей газоснабжения в 2013 - 2016 г. в г. Омске представлен в таблице 1.

Таблица 1 - Объекты строительства сетей газоснабжения в 2013-2016 г.

№ проекта	Населённый пункт	Массив	Статус
1 2	Г. Омск	посёлок Береговой улицы Линии - 20 лет РККА	Инвестиционный план утвержден
3		улицы Ремесленные	Инвестиционный план на рассмотрении
4		м-рн. Порт-Артур	Строительство в 2015 - 2016 г.
5		ПО Север 24-35 2 очередь	Инвестиционный план утверждён
6		массив Долгирева-Орджоникидзе	Осуществлено строительство в 2014 - 2015г.

Сеть газоснабжения в массиве Долгирева - Орджоникидзе наглядно представлена на рисунке 1.

Рисунок 1- Сеть газоснабжения в массиве Долгирева - Орджоникидзе

Так же сеть газоснабжения компании ООО «Юза» планируется и осуществляется в других городах и регионах.

Таблица 2 - План сети газоснабжения в других городах и регионах

№ проекта	Населённый пункт	Массив	Статус
1	г. Исилькуль	массив ул. Ленина,Орджоникидзе	Инвестиционный план на рассмотрении
2	Кормиловский МР	с. Некрасовка,	Инвестиционный план утвержден
3	р.п. Черлак	массив 15	Инвестиционный план утверждён
4	р.п Щербакуль	массив 13	Инвестиционный план утверждён
5	Щербакульский м.р.	Центральное отд. Борисовского сельского поселения	Инвестиционный план на рассмотрении
6	Нововаршавка	массив 5 а
7	Крутинский м.р.	к/з имени Кирова
8	Р.п. Крутинка	п. Солнечный
9	Тюкалинский м.р.	с. Сажино

В ООО "Юза" существует ряд уже реализованных проектов газификации, построенных в районах Омской области до 2016г, который представлен на рисунках 2, 3.

Рисунок 2- Объекты газификации, построенные в г. Омске до 2016г.

ООО «Юза» - развивающаяся компания. Каждый год разрабатываются проекты газопроводов протяженностью более 300 км, не считая площадных объектов газо-, тепло- и водоснабжения.

Рисунок 3 - Объекты газификации, построенные в г. Омске до 2016г.

Компания ООО «Юза» выполняет работы в области проектирования, строительства и реконструкции газопроводов высокого, среднего и низкого давления, газификации, газопотребляющего оборудования.

В процессе предпроектных и проектных работ компания ООО «Юза» осуществляет:

получение технических условий на газификацию объекта;

подготовку документов для получения лимитов на газ;

геодезическую съемку участка;

составление и обоснование смет;

проектирование наружных и внутренних систем газоснабжения объектов;

согласование проекта системы газоснабжения.

Специалисты компании проводят монтаж системы газоснабжения, а именно:

монтаж наружных систем газоснабжения высокого и низкого давления с установкой распределительных устройств (ГРП, ШРП, ДР);

монтаж контрольно-измерительных приборов систем газоснабжения;

монтаж гидроизоляционной, теплоизоляционной и антикоррозионной защиты газопроводов;

монтаж внутренних сетей газоснабжения жилых домов;

монтаж газового оборудования котельных установок;

монтаж систем автономного газоснабжения;

монтаж газопотребляющего оборудования.

После проведения монтажа систем газоснабжения компания осуществляет полный спектр услуг по вводу смонтированных систем в эксплуатацию:

оформление исполнительной документации;

оформление и оплата счетов за разрешение на врезку и за пуск газа к газопотребляющим приборам;

сдача юридических документов в абонентский отдел управления газового хозяйства;

получение и передача абонентской книжки заказчику.

Проектирование систем газоснабжения осуществляется опытными проектировщиками. Качественный монтаж систем газоснабжения обеспечивается опытом монтажного персонала.

По завершению проекта компания предлагает своим клиентам техническое обслуживание систем газоснабжения и газового оборудования.

Накопленный опыт специалистов компании и высокое качество оборудования гарантируют заказчикам экономическую эффективность, безопасность, экологическую «чистоту» систем газоснабжения и газификации.

В перспективе компании ООО «Юза» - закрепление позиций компании в соседних регионах, расширение ассортимента продукции, повышение конкурентоспособности компании посредством снижения затрат заказчика и индивидуальной работой с каждым клиентом.

Таким образом, проанализировав деятельность компании ООО «Юза», можно сделать вывод, что организация реализует множество проектов. Перед компанией стоит сложная задача по управлению и контролю реализуемых проектов, а также хранению всех необходимых документов.

2.3 Оценка деятельности по управлению проектами в ООО «Юза»

Компания ООО «Юза» с 2000 года реализовала множество проектов. Важно с точки зрения возможности извлекать уроки из прошлых ошибок. Данные за реализованные проекты полезны для извлечения опыта, например, при решении юридических проблем. Кроме того, сведения об индивидуальных способностях сотрудников, их предпочтениях и выполненных ранее работах полезны при формировании команд исполнителей новых проектов.

При реализации проекта газоснабжения в массиве Долгирева-Орджоникидзе возникли проблемы со сдачей проекта в срок.

Первый этап заключался в изготовлении проектно-сметной документации на газификацию. Специалист компании подготовил необходимые документы, а именно:

технические условия на газификацию частного дома;

документ, подтверждающий право собственности на дом;

разрешение местного исполнительного и распорядительного органа на разработку проектно-изыскательских работ;

топографический план участка с обозначением на нём всех инженерных коммуникаций;

копия технического паспорта на дом, или строительного проекта с указанием всех размеров и наименованием помещений;

комплект технической документации газового оборудования на русском языке, которое должно иметь сертификат или разрешение на право его использования;

информация о точном расположении, размерах и материалах изготовления существующих дымовых и вентиляционных каналов;

информация о точном месторасположении газовых приборов и места прокладки газопровода.

После подготовки проектно-сметной документации проектировщик согласовал документы с техническим отделом «Горгаза».

На втором этапе был реализован монтаж наружного газопровода. На данном этапе возникли трудности с выполнением земляных работ в срок. Для выполнения работы необходимо было полностью перекрывать движение транспорта. При этом компания должна была составить схему движения транспорта и пешеходов, указать геометрические размеры участка работ, а также подъезд к домам и расположение знаков дорожного движения. На разработку схемы ушло 4 дня, так как проектировщик был перегружен работой в параллельно идущих проектах.

Следующий этап заключался в проведении монтажных работ по установке внутридомовой газовой системы. Главной проблемой реализации данного этапа стало неправильный расчет времени на проведение работ. Возникали задержки при отсутствии владельцев квартир.

Последующий этап заключался в оформлении документов на газификацию дома и запуск газа.

На каждом из этапов технологического процесса, главной, является проблема контроля и регулирования выполнения работ.

В компании ООО «Юза» часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда организация располагает ограниченными ресурсами, распределение которых между несколькими проектами позволило бы быстро их завершить, но реально в ней одновременно ведется десятки проектов. При этом ресурсы распределяются, чтобы удовлетворить запросы всех функциональных руководителей. Менеджеры, отвечающие за управление ресурсами, также не видят для себя иного выхода.

Руководители проектов часто конфликтуют с исполнителями относительно сроков завершения работ и выделяемых человеческих и материальных ресурсов. Им также приходится спорить с менеджерами, отвечающими за управление ресурсами, относительно того, на какие проекты и в каком количестве должны выделяться ресурсы, когда можно будет приступать к тем или иным работам. Они также вынуждены бороться за ресурсы с руководителями других проектов.

При анализе реализации проектов были выделены следующие недостатки:

повторение ошибок прошлых лет;

неэффективная коммуникация между участниками проекта;

возникновение трудностей при распределении человеческих ресурсов (чаще всего возникают перезагрузки);

предоставляемые руководству отчеты содержат либо недостаточно информации для принятия управленческих решений, либо излишне много;

информация и документы находятся в разных функциональных подразделениях;

информация о ходе реализации проекта может быть недостоверной, нет информации о том, почему сроки реализации проекта увеличиваются.

Таким образом, в ООО «Юза» много проектов, а целостной картины о количестве, их статусе, израсходованных бюджетах и времени на реализацию нет. В работе предлагается организовать офис проекта, который решит следующие задачи:

создание корпоративной методологии ведения проектов;

управление проектами под четким контролем и руководством;

технологическая поддержка управления проектами;

контроль и управление персоналом;

ведение архива проектов.

2.4 Аналитическое резюме

Офис проекта - единая организационно-техническая система, которая обеспечивает эффективную коммуникацию членов команды проекта с помощью оргтехники, современных информационных технологий и программного обеспечения для успешной реализации проектов.

Главная цель офиса проекта заключается в обеспечении своевременной реализации стратегических планов организации в результате улучшения качества проектного управления. Данная цель достигается путем создания и поддержки информационной, аналитической и административной системы управления проектами.

Выделяют четыре типа офиса проекта:

стратегический офис управления проектами;

поддерживающий офис управления проектами;

офис управления проектами - репозиторий;

офис управления проектами - наставник.

В зависимости от направленности и содержания проекта компания выбирает именно тот тип офиса, который наибольшим образом подходит для нее.

При проектировании офиса необходимо рассмотреть следующие аспекты:

помещение;

оргтехника и вспомогательное оборудование;

программно-компьютерные комплексы.

Деятельность офиса управления проектами может быть очень эффективной, если он обеспечит своевременное представление информации при использовании существующих методов и средств yпpавления проектами. Если офис управления проектами способен помочь руководителю проекта как можно раньше выявить существующие проблемы, то для их устранения потребуются корректирующие действия в минимальных дозах.

Компания ООО «Юза» с 2000 года разрабатывает проекты по строительству и развитию сетей газоснабжения в городе Омске и районах области. На данный момент реализуются проекты по строительству сетей газоснабжения в микрорайоне Порт-Артур, 20 лет РККА, поселок Береговой и 24 Северная, а также в различных областях.

ООО «Юза» перед другими компаниями в данной сфере имеет следующие преимущества:

большой опыт работы;

компания работает исключительно на материалах собственного производства;

компания является лидером в западно-сибирском регионе;

большое количество удачно реализованных проектов.

Но, не смотря на эти преимущества, ООО «Юза» испытывает трудности в координации, контроле и регулировании процессов на предприятии, так как у организации нет помещения оборудованного под офис проекта, который бы существенно упростил эти задачи.

Проанализировав деятельность компании по управлению проектами, были выявлены следующие недостатки:

отсутствует налаженная система управления рисками;

нет градации проектов по степени важности;

неэффективное управление одновременно выполняемыми работами;

возникновение перезагрузки ресурсов;

информация по проекту хранится в разных функциональных подразделениях.

Таким образом, в работе предлагается компании ООО «Юза» организовать стратегический офис проекта. Данный офис поможет осуществить управление проектными рисками в процессе инициации и выполнения проектов, собрать необходимые данные для формирования портфеля проектов предприятия, содержащих информацию о всех важных проектах, запуск которых обговорен с руководством. Проектный офис играет ведущую роль в управлении многими, одновременно выполняемыми проектами, выявляя и устраняя узкие места, мешающие работам по всем проектам.

Офис управления проектом является оптимальным образом организованное место, где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами и хранить проектную документацию.

Сделанные выводы подчеркивают необходимость организации офиса проекта в ООО «Юза».



3 Организация стратегического офиса проекта в ООО «Юза-Газ»

3.1 Проектирование офиса проекта

Одной из главных проблем в компании ООО «Юза» является отсутствие офиса, который необходим для регулирования и контроля процессов реализации проектов. На данный момент компания имеет возможность профинансировать организацию офиса проекта и в дальнейшем развивать и поддерживать его, поэтому в работе рекомендовано создать офис проекта.

Компания ООО «Юза» нацелена на укрепление позиций на рынке, привлечение и удовлетворение потребителей, успешную конкуренцию и достижение глобальных целей. Поэтому организуемый офис будет существовать на протяжении всего цикла функционирования компании.

В рамках выпускной квалификационной работы предлагается организовать стратегический офис управления проектами, так как именно данный тип офиса осуществляет управление проектными рисками в процессе инициации и выполнения проектов, играет ведущую роль в управлении одновременно выполняемыми проектами путем выявления и устранения узких мест. В рамках стратегического офиса происходит сбор данных, необходимых для формирования портфеля проектов предприятия и содержащих информацию обо всех важных проектах, запуск которых необходим точно в срок. Также данный тип офиса предоставляет руководству результаты реализации проектов за каждое полугодие, проводит анализ рисков, из-за которых становится невозможным достижение поставленных результатов, проводит комплексное календарное планирование проектов и предоставление отчетности о ходе выполнения проектов.

При проектировании офиса проекта компании необходимо проанализировать следующие аспекты:

помещение;

оргтехника и вспомогательное оборудование;

программно-компьютерные комплексы.

При выборе помещения большое внимание уделялось его месторасположению. В работе было предложено организовать офис управления проектами в собственном трехэтажном здании компании по адресу ул. Гусарова 45/1. Такое решение является наиболее рациональным, так как помещение обладает необходимой вместимостью, исправными инженерными системами и охраной. Также к самому зданию есть удобный подъезд, и имеется собственная парковка для сотрудников и посетителей компании.

При выборе оргтехники и вспомогательного оборудования было решено включить:

организационные средства - доска для рисования, планшет для наглядных графиков;

организационная техника - компьютеры, копиры, проекторы, принтеры и сканеры;

средства безопасности - сигнализация;

высокоскоростной интернет.

Так же при создании офиса управления проектами необходимо правильно выбрать программно-компьютерные комплексы и средства связи. Наиболее рациональным выбором компьютерных программ является:

Windows 7 Professional - сочетает все необходимые функции для бизнеса с развлекательными функциями выпуска Windows 7 Home Premium. Есть возможность запускать множество рабочих программ для Windows XP непосредственно в Windows 7 или с помощью режима Windows XP, а также без труда восстанавливать данные благодаря возможностям автоматического резервного копирования в домашней или рабочей сети. Также есть подключение к корпоративным сетям. Данный выпуск включает такие дополнительные возможности: присоединение к домену, что позволяет подключиться к управляемой сети Windows Server; расширенное резервное копирование и восстановление, с помощью которого можно создать в домашней или рабочей сети резервную копию целой системы, а также шифрованная файловая система защиты данных; режим Windows XP для запуска устаревших бизнес-приложений в среде Windows XP; печать с учетом сетевого расположения, которая помогает задавать различные принтеры по умолчанию для домашней и рабочей сетей.

Microsoft Office 2010 - офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows, Windows Phone, Android, Apple Mac OS X, Apple iOS. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA. В пакет встроена улучшенная антипиратская технология Office Genuine Advantage.

Acrobat DC - это полностью обновленная настольная версия лучшего в мире решения для работы с файлами PDF. В состав этого решения входит мобильное приложение, позволяющее подписывать и отправлять файлы PDF, а также заполнять формы с любых устройств. С помощью облачных сервисов Document Cloud можно создавать, экспортировать, редактировать и отслеживать файлы PDF, открыв их в любом веб-браузере. Приложение Acrobat DC, дополненное сервисами Document Cloud, включает множество инструментов для преобразования и редактирования документов PDF, а также добавления в них подписей.

...