Организация офиса проекта в ООО "Юза"

Kaspersky Internet Security 2015 - комплексный Антивирус Касперского, который предлагает расширенные возможности: безопасные платежи, виртуальная клавиатура, родительский контроль и контроль программ. Новая версия обеспечивает комплексную защиту от всех видов вредоносных программ и интернет-угроз за счет комбинации облачных, проактивных и антивирусных технологий, эффективность которых подтверждена многочисленными тестированиями - Kaspersky Internet Security стал продуктом года по версии независимой лаборатории AV-Comparatives. В Kaspersky Internet Security 2015 для всех устройств добавилась защита от несанкционированного доступа к веб-камере пользователя и проверка безопасности публичных Wi-Fi сетей. Набор функций и инструментов безопасности включает все для защиты компьютера, важных данных и онлайн-активности от известных и новых угроз, сетевых и мошеннических атак, спама и другой нежелательной информации;

Программный продукт 1С:Бухгалтерия 8, включает технологическую платформу 1С:Предприятие 8 и конфигурацию (прикладное решение) «Бухгалтерия предприятия». Конфигурация предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в коммерческой организации, применяющей план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Конфигурация обеспечивает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета. Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности.

1С: Предприятие 8. Управление проектным офисом - система предназначена для инжиниринговых и девелоперских предприятий, управляющих и инвестиционных компаний, проектных институтов и конструкторских бюро, консалтинговых компаний, разработчиков программного и аппаратного обеспечения, дизайнерских, архитектурных и рекламных студий, а также для любых других предприятий с проектным типом производства. Программный продукт «1С: Управление проектной организацией 8» представляет собой интегрированное решение на базе программных продуктов «1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием» и «1С: Управление Проектным Офисом». В рамках интегрированного решения типовая функциональность всех подсистем «1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием» полностью сохранена и дополнена функциональностью следующих подсистем «1С: Управление Проектным Офисом»:

управление портфелями проектов и программами проектов;

проектное управление трудовыми и материальными ресурсами предприятия;

управление финансами проектов и портфелей проектов;

управление жизненным циклом, содержанием и расписанием проекта;

оперативное управление проектными работами;

управление знаниями.

Таким образом, данное программное обеспечение поможет собирать, хранить, накапливать информацию о проектах, которые уже реализованы или находятся в процессе реализации.



3.2 Расчет затрат на проектирование офиса проекта

Открытие нового офиса предполагает полное обеспечение сотрудников ресурсами, которые позволять выполнять их обязанности.

Выбранное помещение под офис проекта не требует ремонта. Необходимо оборудовать отведенное место под офис проекта, грамотно продумать расположение рабочих зон. Предложенная организация офиса проекта представлена в приложении Г.

Помещение имеет площадь 65 кв.м. Поэтому целесообразно разделить офис перегородкой при этом получить две рабочие зоны: одну под проведение совещания, вторая под рабочие места руководителей проектов, а также под хранение документации и архивов данных реализованных проектов прошлых лет.

Затраты на организацию помещения представлены в таблице 3.

Таблица 3 - Расходы на организацию помещения

Наименование	Количество, шт.	Цена за ед. продукции	Общая сумма
Компьютерный стол	3	11.000	33.000
Компьютерное кресло	3	3.000	9.000
Книжный шкаф	2	15.000	30.000
Стол для орг техники	1	5.000	5.000
Круглый стол	1	22.000	22.000
Стулья	15	1.200	18.000
Жалюзи	3	2.000	6.000
Дополнительные расходы			30.000
Итого			153.000

Общая сумма затрат на организацию помещения с учетом непредвиденных расходов составила 153.000 рублей. Перечисленные в таблице 3 составляющие офиса являются неотъемлемой его частью, без которых невозможно существование офиса проекта.

На данный момент существование офиса проекта невозможно без оргтехники. Комплекс электронных и механических устройств предназначены для возрастания эффективности работы участников проекта, ведения документооборота, распределения ресурсов, ведения бухгалтерии и т.д. Затраты на оргтехнику и вспомогательное оборудование представлены в таблице 4.

Таблица 4 - Расходы на оргтехнику и вспомогательного оборудования

Наименование	Количество, шт.	Цена за ед. продукции	Общая сумма
Доска для рисования	1	15.000	15.000
Планшеты	3	20.000	60.000
Компьютеры	3	40.000	120.000
Проектор и экран	1	40.000	40.000
Принтер	1	10.000	10.000
Сканер	1	5.000	5.000
Сигнализация	1	15.000	15.000
Высокоскоростной интернет			1.000
Сейф	1	15.000	15.000
Дополнительные расходы			30.000
Итого			311.000

Таким образом, затраты на оргтехнику и вспомогательное оборудование с учетом непредвиденных расходов составили 311.000 рублей.

Организация офиса проекта невозможна без такой составляющей как программное обеспечение. Компьютерной техники как минимум нужна операционная система. Существует множество платных программ. В зависимости от сферы деятельности предприятие выбирает программы в соответствии со своей спецификой, то есть набор программного обеспечения для каждого офиса будет индивидуальным. Для решения основных офисных задач необходимо иметь, как минимум операционную систему Windows, а также пакет офисных программ и средство защиты от компьютерных вирусов и нежелательных программ. Таким образом, программное обеспечение для офиса является неотъемлемой частью в процессе выполнения каждодневной работы с использованием компьютерной и офисной техники. Расходы на программное обеспечение представлены в таблице 5.

Таблица 5 - Расходы на программное обеспечение

Наименование	Стоимость, р.
Microsoft Windows 7 Professional	9.000
Microsoft Office 2010	10.000
Adobe Acrobat Professional DC 2015	10.500
Kaspersky Internet Security 2015	2.000
1С: Бухгалтерия 8	13.000
1С: Предприятие 8. Управление проектным офисом	18.000
Итого	62.500

Общая сумма расходов на программное обеспечение составила 62.500 рублей.

Суммируя все три аспекта, компании ООО «Юза» для реализации офиса проекта необходимо вложить 526.500 рублей.

В расчетах экономическая эффективность может достигаться как за счет дополнительно принесенной прибыли, так и за счет получаемой экономии на затратах. В данном случае экономическая эффективность будет проявляться за счет получаемой экономии на затратах.

Прогнозируя эффективность от использования офиса проекта, рассмотрим такой аспект как анализ рисков. Если в компании существует офис проекта, то возможно выявить возникновение рисковой ситуации до начала реализации проекта и соответственно разработать план как эти риски минимизировать. Так как компания реализует однотипные проекты, то возможно использовать план минимизации рисков для большинства проектов.

Если в ходе реализации проекта руководитель видит рисковую ситуацию, то можно обратиться к готовому плану действий и минимизировать этот риск. Соответственно происходит экономия времени и ресурсов, между выполняемыми работами не будет простоя.

Расчет экономической эффективности. Реализация проекта строительства сети газоснабжения в массиве Долгирева - Орджоникидзе стоит 4.000.000 рублей. Срок строительства составляет 4 месяца, из них 88 дней рабочих.

Зд = С:Д (1),

где Зд - затраты в день;

С - стоимость проекта;

Д - рабочие дни.

Зд = 4.000.000:88 = 45.454 рублей

Чтобы рассчитать один день простоя необходимо найти 5% от затрат в день. В данном примере за один день простоя заказчик вычитает 2.272 рублей. Предположим минимизация риска происходит в течении 5 дней.

Сп = Дп*Сп1 (2),

где Сп - стоимость простоя 5 дней;

Дп - количество дней простоя;

Сп1 - стоимость простоя одного дня.

Сп = 5*2.272= 11.360 рублей.

Таким образом, риск увеличения сроков может быть обусловлен невыполнением обязательств поставщиками и подрядчиками, ошибками в осуществлении работ, авариями. Нарушая сроки реализации проекта, заказчик накладывает штрафные санкции, что ведет к потери прибыли и соответственно отсутствию стимула к работе.

Благодаря накопленному опыту, хранению информации, офис проекта поможет сократить время на передачу и обработку необходимой по проекту информации, сведет к минимуму потери рабочего времени, а самое главное - поможет осуществлять контроль и регулирование процессов на предприятии.

3.3 Рекомендации по внедрению офиса проекта

В рамках выпускной квалификационной работы предлагается составить план организации и развития офиса проекта для наглядной картины, который будет охватывать период, продолжительностью 24-30 месяцев. Предлагается разбить план на полугодовые интервалы. Таким образом, каждые 6 месяцев можно получать измеримые результаты от создания офиса проекта.

В выпускной квалификационной работе компании ООО «Юза» предлагается составить примерный план создания офиса управления проектами, который состоит из 5 этапов:

этап 1 - изучение и оценка существующих проблем и путей их решения. Также на этом этапе можно проводить подготовку устава офиса управления проектами, то есть устанавливать правила, которые регулируют организацию и порядок деятельности в управлении проектами.

этап 2 - начало работы офиса управления проектами, выявление имеющейся информации о выполнении проектов. Определение статуса проекта и установление порядка «Как реализуются проекты на данный момент времени» и «Как должно быть».

этап 3 - повышение прозрачности процессов реализации проектов.

этап 4 - выбор наиболее подходящих программных средств управления проектами.

этап 5 - обеспечение самоокупаемости офиса управления проектами, путем обеспечения интеграции систем управления проектами.

Процесс организации и внедрения офиса управления проектами в каждой организации уникален. Для компании ООО «Юза» была предложена схема работ по внедрению офиса управления проектами, состоящей из 5 этапов. Стоит отметить, что компания должна понимать, для чего предназначен офис управления проектами.

На каждом этапе внедрения офиса проекта компания должна производить оценку материальных и нематериальных выгод, которые офис приносит организации в данный момент времени. Если выгод от офиса проекта не обнаружено, то руководителю необходимо поставить вопрос об ликвидации офиса проекта. Оценка результатов работы на каждом этапе способствует правильной корректировке решаемых задач на каждом этапе внедрения проекта, тем самым способствуя сокращению времени внедрения самого офиса.



Заключение

В ходе выпускной квалификационной работы были проанализированы теоретические основы создания и организации офиса проекта, дана общая характеристика предприятия, проанализирована деятельность организации по управлению проектами, исследованы проблемы, связанные с реализацией проекта, организован офис проекта и рассчитаны затраты на создание офиса проекта.

На примере компании ООО «Юза» были исследованы проблемы, связанные с реализацией проектов, а именно было выявлено отсутствие налаженной системы управления рисками, градации проектов по степени важности, неэффективное управление одновременно выполняемыми работами, возникновение перезагрузки ресурсов, информация по проекту хранится в разных функциональных подразделениях. Перечисленные риски возникают при реализации параллельно идущих проектов, которыми становится сложно управлять.

Таким образом, руководителям трудно следить за ходом реализации проектов. В связи с этим, было предложено организовать стратегический офис управления проектами с целью улучшения результатов управления ими, а именно осуществлению контроля на каждом этапе реализации.

Деятельность офиса управления проектами может быть очень эффективной, если он обеспечит своевременное представление информации при использовании существующих методов и средств yпpавления проектами. Если офис управления проектами способен помочь руководителю проекта как можно раньше выявить существующие проблемы, то для их устранения потребуются корректирующие действия в минимальных дозах.

При планировании организации офиса проекта для ООО «Юза» просчитаны затраты на организацию помещения, обеспечение оргтехникой и программным обеспечением.

Расходы на организацию помещения составили - 153.000 рублей, на оргтехнику и вспомогательное оборудование -311.000 рублей, на программное обеспечение - 62.500 рублей. В общей сумме, на организацию стратегического офиса управления проектами в ООО «Юза» потребуется 526.500 рублей.



Список использованных источников

1. Ахметов, К. Практика управления проектами. М: Изд-во: «Русская Редакция», 2014. 272 с.

2. Богданов, В. В. Управление проектами. Корпоративная система - шаг за шагом. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. 248 c.

3. Вэйс, Дж. В. Пять стадий управления проектами / Дж. В. Вэйс, Р. К. Вайсоки. М.: ИНФРА-М, 2010. 160 с.

4. Вютрих, Х. А. Виртуализация как возможный путь развития управления/X.А. Вютрих, А.Ф. Филлип (Университет бундесвера, г. Мюнхен (Германия)// Проблемы теории и практики управления. 2000. № 1. С. 22-27

5. Гейзлер, П.С. Управление проектами: учебное пособие / П.С. Гейзлер. Минск: БГЭУ, 2014. 276 с.

6. Головань, С. И. Бизнес планирование и инвестирование / С. И. Головань, М. А. Спиридонов. Ростов н/Д.: Феникс, 2009. 368 с.

7. Гонтарева, И.В. Управление проектами / И.В. Гонтарева, Р.М. Нижегородцев Д.А. Новиков М.: Либроком, 2014. 384 с.

8. Григорьев, Л. Инвестиционный процесс: накопленные проблемы и интересы / Л. Григорьев // Вопросы экономики. 2008. № 4. С. 44 - 60.

9. Заренков, В. А. Управление проектами /В. А. Заренков. М.: Изд-во АСВ, 2006. 312 с.

10. Ильин, Н. И. Управление проектами / Н. И. Ильин, И. Г. Лукманова. СПб.: Два-Три, 2014. 610 с.

11. Капустина, Н. В. Новая методика оценки рисков деятельности предприятия / Н. В. Капустина, О. Г. Крюкова, Р. Н. Федосова и др. // Менеджмент в России и за рубежом. 2008. № 4. С. 99 - 105.

12. Карташова, Л. В. Управление человеческими ресурсами / Л. В. Карташова. М.: ИНФРА-М, 2007. 235 с.

13. Кендалл И., Роллинз К. Современные методы управления портфелями проектов и офис управления проектами: Максимизация ROI - М.: ПМСОФТ, 2014. 338 с.

14. Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации: актуальные технологии найма, адаптации и аттестации / А. Я. Кибанов, И. Б. Дуракова. М.: КНОРУС, 2011. 368 с.

15. Крутяков, Ю. А. Бизнес-планирование: учебно-практическое пособие / Ю. А. Крутяков, С. Р. Юсупова. М.: Проспект, 2006. 352 с.

16. Кузнецов, П. А. Проектный офис как ключевое звено управления инновациями в университете /П.А. Кузнецов/ Дальневосточный государственный технический университет. Владивосток, 2010. 315 с.

17. Кулик, О. С. Финансовое планирование деятельности предприятия / О. С. Кулик // Финансовый менеджмент. 2009. № 5. С. 51 - 63.

18. Липсин, И. В. Экономический анализ реальных инвестиций / И. В. Липсин, В. В. Косов. М.: Экономистъ, 2004. 347 с.

19. Локир, К. Управление проектами: Ступени высшего мастерства / пер. с англ. А. Г. Петкевич, науч. ред. 2013. 352 с.

20. Мазур, И. И. Управление проектами / И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге. М.: Омега-Л, 2011. 405 с.

21. Макаров, В. М. Стратегия и тактика управления проектами / В. М. Макаров, Н. В. Макарова, А. Г. Степанов. Спб.: Два-три, 2010. 150 с.

22. Ньютон, Р. Управление проектами от А до Я / Р. Ньютон. М.: Норбит, 2011. 288 с.

23. Пивоваров, К. В. Бизнес-планирование: учебно-методическое пособие / К. В. Пивоваров. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005. 164 с.

24. Попов, В. М. Бизнес-планирование / В. М. Попов, С. И. Ляпунова, С. Г. Млодика. М.: Финансы и статистика, 2006. 816 с.

25. Пресняков, В. Ф. Основы управления проектами / В. Ф. Пресняков. М.: Омега-Л, 2011. 345 с.

26. Разу, М. Л. Управление проектом. Основы проектного управления / М. Л. Разу, Т. М. Бронникова, Б. М. Разу и др. М.: КНОРУС, 2006. 768 с.

27. Слушкина, Ю. Управление инвестициями и разработка инвестиционных решений: системный подход / Ю. Слушкина // Проблемы теории и практики управления. 2009. № 12. С. 71 - 76.

28. Станиславчик, Е. Н. Бизнес-план. Управление инвестиционными проектами. М.: Ось-89, 2009. 128 с.

29. Троцкий М., Груча Б., Огонек К. Управление проектами. - Москва, «Финансы и статистика», 2016. 304 с.

30. Ушаков, И. И. Бизнес-план / И. И. Ушаков. СПб.: Питер, 2005. 223 с.

31. Фунтов, В. Н. Основы управления проектами в компании / В. Н. Фунтов. СПб.: Питер, 2006. 320с.

32. Холодкова, А. В. Экономические аспекты управления человеческими ресурсами / А. В. Холодкова, С. А. Сурков // Менеджмент в России и за рубежом. 2009. № 1. С. 128 - 136.

33. Чернов, И. В. Разработка и защита инвестиционных бизнес-проектов / И. В. Чернов // Финансовый менеджмент. 2007. № 5. С. 39 - 54.

34. Официальный сайт ООО «Юза» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.juza.ru/home (дата обращения 13.04.2015). О компании ООО «Юза».

35. Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://ui.ranepa.ru/media/uploads/attachment/source/2012/12/PMbok4.pdf (дата обращения 25.04.2016)

36. Управление проектами [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.4cio.ru/ (дата обращения 25.04.2016)



Приложение А

(справочное)

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ ОФИСА ПРОЕКТА

Автор	Определение понятия
1	2
Мазур И.И., Шапиро Н.Г.	Офис проекта - специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.
Кузнецов П.А.	Офис проекта - это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов.
Богданов В.В.	Проектный офис - центр компетенции, в котором накапливаются знания и опыт управления проектами в компании
Топ-менеджер «4CIO»	Проектный офис - это подразделение или группа, которая определяет и поддерживает стандартные процессы, связанные с управлением проектами внутри организации.
PMBOK	Офис управления проектами - это подразделение или организация, осуществляющие различные функции, относящиеся к управлению проектами, в его сфере ответственности.



Приложение Б

(справочное)

СХЕМА ПРОЕКТИРОВАНИЯ ОФИСА ПРОЕКТА



Приложение В

(справочное)

СФЕРЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ «ЮЗА»

Сфера деятельности	Услуги
Энергетика	Проектирование и монтаж мини-котельных; внутридомовые работы: проектирование систем отопления и вентиляции; монтаж систем отопления, вентиляции и дымоудаления; обследование противопожарного состояния объекта.
Газификация	Строительство объектов наружной газификации, проектирование и строительство внутрипоселковых и межпоселковых газопроводов.
Правовой центр	Регистрация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей; перерегистрация и ликвидация юридических лиц; сопровождение сделок с недвижимостью; устные и письменные консультации; составление документов (договоры, письма, претензии, жалобы, иски и др.); ведение дел в судах (арбитраж, гражданские суды): защита при трудовых, семейных спорах; защита прав по спорам при страховании транспортных средств (ОСАГО, КАСКО); защита прав по спорам из договоров купли-продажи; защита прав потребителей; споры с недвижимостью; взыскание долгов; юридическое обслуживание деятельности предпринимателей, организаций; защита прав в антимонопольной службе; защита прав при газификации.
Торговля	Оптовая торговля; розничная торговля в г.Омске и районах Омской области.
Центр сервисного обслуживая	Диагностика и ремонт газовых котлов
Станция технического обслуживания автомобилей	Переоборудование автомобилей на газ; диагностика неисправностей; автомойка.
Производство	Проектирование, строительство и монтаж модульных газовых котельных; организация производства.



Приложение Г

(обязательное)

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА ОФИСА

Условные обозначения:

1 - комната для проведения совещаний;

2 - доска для рисования;

3 - стол для переговоров;

4-5 - книжный шкаф;

6-8 - рабочие места руководителей проектов;

9 - стол для оргтехники.

Размещено на Allbest.ru

...