Специфіка довідково-інформаційних документів уОдеській національній академії харчових технологій

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

Розділ 1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1.1 Місце та роль довідково-інформаційної документації у Одеській національній академії харчових технологій

1.2 Правила укладання довідково - інформаційних документів

1.3 Оформлення листів та етикет службового листування

Висновки до першого розділу

Розділ 2. ОСОБЛИВОСТІ РОБОТИ З ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИМИ ДОКУМЕНТАМИ В ОДЕСЬКІЙ НАЦІОНАЛЬНІЙ АКАДЕМІЇ ХАРЧОВИХ ТЕХНОЛОГІЙ

2.1 Організаційна структура Одеської національної академії харчових технологій

2.2 Характеристика організаційних документів, які установлюють основні правила діяльності Одеської національної академії харчових технологій

2.3 Оформлення актів як одного із основних видів документів у навчальному відділі в Одеській національній академії харчових технологій

Висновки до другого розділу

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ДОДАТКИ



ВСТУП

Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідковоінформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації чи підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Це й визначає актуальність теми.

Актуальність дослідження теми.Для вдалого розвитку будь-якої установи, організації чи підприємства дуже важливою є організація довідково-інформаційної документації.

Предметомвиступають довідково-інформаційні документи в ОНАХТ.

Мета дослідження. Визначити специфіку довідково-інформаційних документів уОдеській національній академії харчових технологій.

Об'єкт дослідження:Одеська національна академія харчових технологій.

Реалізація поставленої мети здійснюється вирішенням кількох основних завдань:

ь Ознайомлення з довідково-інформаційними документами;

ь Дослідження специфіки довідково-інформаційних документів уОдеській національній академії харчових технологій;

ь Дослідження сучасного стану довідково-інформаційних документів;

ь Вивчення видів довідково-інформаційних документів.

Для написання курсової роботи я користувалася, в основному, нормативно-правовими актами.

Структурна робота складається з таких розділів:

1)Загальна характеристика довідково-інформаційної документації;

2) Особливості роботи з довідково-інформаційними документами у Одеській національній академії харчових технологій.



РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1.1 Місце та роль довідково-інформаційної документації

Переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома [9].

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу [7].

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

У довідково-інформаційну документацію входять такі види документів:

ь Протоколи;

ь Акти;

ь Службові листи;

ь Плани ;

ь Телефонограма;

ь Інформаційні листи;

ь Рекламні листи;

ь Листи-запрошення;

ь Супровідні листи;

ь Листи-підтвердження;

ь Листи-нагадування;

ь Гарантійні листи;

ь Ініціативні листи;

ь Листи-відповіді;

ь Рекомендаційні листи;

ь Телеграма;

ь Графіки;

ь Відгуки;

ь Рецензії;

ь Доповідні та пояснювальні записки[1, 97].

1.2 Правила укладання довідково-інформаційних документів

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, яка є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони несуть допоміжний характер щодо організації розпорядчої документації тому що необов'язкові для документів [13].

Інформація, що міститься в них може спонукати до дії або бути доведена лише до відома.

Акт - довідково-інформаційний документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які установлені факти або події. Акт засвідчує якийсь факт або подію; його складають у присутності свідків або на підставі обстеження(див. Додаток 1).

В організаціях акти складаються комісією, призначеною наказом керівника. Складаються акти у таких випадках: при передані однією особою і прийняття іншою якогось майна, обладнання, що належить організації. Якщо треба списати (зняти з балансу) устаткування, яке стало непридатним, використані матеріали. Акти складаються також після обстеження або ревізії, випробування нових виробів і зразків, після прийому закінчення об'єктів або роботи від осіб, які склали трудовий договір. Актами завжди оформляються результати перевірки фінансової або господарської діяльності організації. Деякі акти підлягають затвердженню[4, 123-125].

В актах зазначають документи, що визначають повноваження осіб, які його склали. Кількість примірників акту встановлюється нормативними документами або визначається практичними потребами.

Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акту він ознайомлений. довідковий інформаційний документ харчовий

Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації, підприємства відповідних розпорядчих документів.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті. В актах проставляють дату актування факту чи події.

Основні реквізити акту:

ь Назва організації-автора документа .

ь Назва виду документа (ОНАХТ).

ь Дата документа.

ь Реєстраційний номер документа.

ь Місце складання або видання.

ь Гриф затвердження (якщо потрібно).

ь Заголовок до тексту документа.

ь Текст документа.

ь Відмітка про наявність додатка (у разі потреби).

ь Підпис .

Акти можуть бути оформлені на загальних бланках (кутовому або поздовжньому), спеціальних бланках (формах) або на чистих аркушах паперу формату А4, Дата акту має відповідати дню факту чи події, на які він складається. Якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи [15].

Заголовок акту містить назву чи короткий зміст факту чи події, на які він складається, наприклад: "Акт передачі матеріальних цінностей", "Акт прийомупередачі...". Місце складання або видання має відповідати місцю складання акту.

Текст акту складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина будується за такою схемою:

Складено комісією...;

Присутні...

Якщо акт складено комісією, то замість слова "Присутні" друкують: "Голова комісії", потім - "Члени комісії", зазначають їхні посади, прізвища та ініціали.

У основній частині викладають цілі та завдання, суть та характер проведеної комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких проводилася робота, фіксують установлені факти. Акт складають у трьох примірниках: перший направляють до вищої організації, другий - керівникові організації, третій - підшивають у справу.

Акт підписують голова і всі особи, які брали участь у його складанні. В реквізиті "Підпис" вказується не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків серед членів комісії, наприклад:

Голова (підпис) В. В. Кравець

Члени комісії: (підпис) Г.О. Павленко

(підпис) О. Ж. Семенченко

Протокол - це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах, а також документ, який складається офіційною особою для засвідчення якогось факту(див. Додаток 2).

За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на З групи:

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де всі виступи записують дослівно[1, 206].

Протоколи ведуть посадові особи (секретарі, діловоди) або вибрані на засіданні секретаріати чи секретарі. Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, що зроблені під час засідання: Крім того, при оформленні протоколу використовуються надані до засідання матеріали: тексти, тези доповідей та виступів, довідки, проекти рішень тощо. Протокол повинен відрізнятись повнотою і точністю викладення виступів і ходу зборів. У протоколі необхідно відображати всі висловлені в процесі обговорення думки, точки зору і заяви, а також усі прийняті рішення [17, 205].

Протокол містить такі реквізити:

ь Найменування організації та її підвідомств.

ь Назва документа (протокол).

ь Порядковий номер протоколу (після слова протокол).

ь Дата засідання.

ь Місце засідання.

ь Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).

ь Заголовок до тексту.

ь Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).

ь Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).

ь Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).

ь Текст.

ь Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.

ь Підписи голови та секретаря.

ь Гриф затвердження (якщо необхідно).

Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.

В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово "СЛУХАЛИ" пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).В другій частині наводять прізвища тих, хто виступав і коротке викладення виступу.

В третій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами [18].

Вимоги до оформлення протоколу:

1. Протокол оформляють на загальному аркуші формату А4.

2. Датою протоколу є дата засідання.

3. Протоколи нумеруються у межах календарного року.

4. Заголовок містить такі відомості: вид наради (засідання, збори, нарада), назва колегіального органу та питання, які обговорюються).

5. Текст протоколу.

5.1. Вступна частина має постійну інформацію (голова зборів, секретар, були присутніми).

5.2. Прізвища членів колегіального органу та запрошених записуються в алфавітному порядку (окремо члени комісії, окремо - запрошені). їх друкують в один рядок через один інтервал. Прізвища запрошених слід вказувати, якщо їх кількість не перевищує 15. Інакше до протоколу додається список присутніх.

5.3. Вступ протоколу закінчується порядком денним. Після слів «ПОРЯДОК ДЕННИЙ» ставлять дві крапки і через два інтервали нижче друкують з абзацу порядкові номери питань.

5.4. Головна частина тексту протоколу складається згідно з пунктами порядку денного. Текст будується за схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

5.5. Слово СЛУХАЛИ друкують великими літерами, перед словом ставиться цифра, що відповідає питанню, після слова ставиться дві крапки. Ініціали, прізвище доповідача пишуться у родовому відмінку з нового рядка; після прізвища ставиться тире і з великої літери пишуть зміст доповіді у вигляді прямої мови.

5.6. Слово ВИСТУПИЛИ друкують великими літерами, після нього ставлять дві крапки, ініціали і прізвище пишуть у називному відмінку з абзаца, в дужках вказують посаду, потім ставиться тире і з малої літери друкують зміст доповіді.

5.7. Запитання доповідачу і відповіді входять до розділу ВИСТУПИЛИ й оформляються так само.

5.8. Слово УХВАЛИЛИ друкують великими літерами через два інтервали нижче попереднього тексту.

Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню[3].

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи [5].

Схема складання витягу з протоколу:

Відомство

Найменування підприємства

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛА

12.05. 00 №567

м. Хмельницький Найменування протоколу

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Затвердження плану роботи Доповідач Савчук П. Л.

2. СЛУХАЛИ:

Савчук П. Л. Ознайомив...... і далі по тексту.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1_______________

Голова (підпис) Ініціали, прізвище

Секретар (підпис) Ініціали, прізвище

Вірно: Інспектор (підпис) Ініціали, прізвище

12.05. 00

Звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи (завдань, доручень за певний проміжок часу) [4, 95-96].

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти оформлюються наспеціально виготовлених друкарським способом бланках. Текстові звіти здебільшого виконуються довільно, але існують усталені вимоги до їх оформлення(див. Додаток 3).

Реквізити:

ь Штамп установи.

ь Назва виду документа.

ь Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).

ь Текст, який має такі частини:

1) вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

2) основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

3) висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

ь Підпис керівника установи або особи відповідальної за складання звіту.

ь Дата складання.

ь Печатка.

Звіт повинен мати композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі, обґрунтованість висновків і пропозицій, стислість, точність формулювань. Текст звіту великий за обсягом звіт поділяють на частини, кожна з яких має свій заголовок (наприклад, навчально-методична діяльність, науково-дослідна діяльність, організаційно-виховна робота).

Звіти про виконання одноразових завдань і доручень не затверджуються й адресуються керівникові, від якого отримано завдання. Текст такого звіту починають словами: Відповідно до Вашого доручення від..., За Вашим завданням...).

Печатка, штамп установи й підпис керівника мають бути лише у зовнішніх звітах.

За допомогою звітів можна переглядати, форматувати та підсумовувати дані. Наприклад, можна створити простий звіт, у якому будуть представлені номери телефонів усіх ваших контактів, або зведений звіт за даними про збут у різних регіонах і за різні часові проміжки.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок. У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться [18,19].

Основні види звітів: наукові звіти, анотовані звіти, рекомендаційні звіти, річні звіти, аудиторські звіти, робочі звіти, звіти про поїздки, звіти про розслідування, бюджетні звіти, поліцейські звіти, демографічні звіти, кредитні звіти, оціночні звіти, перевірочні звіти, військові звіти тощо [10,94-95].

Класифікація за типами:

1. Усний та письмовий;

2. Цифровий та у вигляді тексту;

3. Разовий та періодичний.

Додаткирозміщують після основної частини звіту. У додатки можуть бути включені: ілюстрації або таблиці, матеріали, які через великий обсяг, специфіку викладення або форму подання не можуть бути внесені до основної частини, додатковий перелік джерел, на які не було посилань у звіті, але які можуть викликати інтерес (див. Додаток 4).

Службовий лист- загальна назва різних за змістом документів, які виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту - поштовою пересилкою. Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами та установами. На них припадає значна частина вхідної та вихідної документації [6].

Службові листи надсилають аби спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладення та змістовності тексту.

Текст службового листа, як правило, складається із двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. В останній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії тощо.

Службовий лист оформлюють на спеціальному / фірмовому бланку (перевагу надають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампу адресата). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Реквізити службового листа:

ь назва організації-відправника листа;

ь довідкові дані про організацію-відправника листа;

ь номер листа (індекс) і дата;

ь адресат (одержувач) листа;

ь заголовок листа;

ь номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді;

ь текст;

ь перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

ь підпис керівника;

ь прізвище виконавця.

Службові листи- це єдина форма документів, де не вказується реквізит «вид документа», тобто «Службовий лист» не назначають [7, 40].

Існує багато видів службових листів:

ь інформаційні;

ь рекламні;

ь подяка;

ь запрошення;

ь супровідні;

ь підтвердження;

ь нагадування;

ь гарантійні;

ь ініціативні;

ь відповіді;

ь пропозиції;

ь рекомендаційні та інші.

План робіт - документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників та конкретних виконавців(див. Додаток 5).

Під загальною назвою "план" об'єднається далеко неоднакова за призначенням, тематикою, обсягом і практичним значенням інформація, починаючи від плану проведення одного заходу й закінчуючи планами роботи на тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік тощо [4].

Надзвичайно важливим для цього документа є рубрикація. Тобто, правильний поділ плану на співмірні частини; дотримання однотипного способу викладу всіх пунктів плану; точність і чіткість формулювань.

Плани робіт поділяють на наступні групи:

ь перспективні (розраховані на кілька років);

ь річні;

ь піврічні;

ь квартальні;

ь місячні;

ь тижневі;

ь денні.

Плани робіт можуть мати як текстову форму, так і табличну. На практиці більш зручною вважається таблична форма.

Особливими реквізитами, які обов'язково мають бути вказані в плані робіт, є:

ь гриф затвердження (плани робіт можуть бути затверджені безпосередньо керівником установи, а можуть затверджуватися розпорядчим документом керівника установи);

ь назва виду документа разом із заголовком - зазначенням періоду, на який його складено (наприклад, план роботи головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області на II півріччя 2005 року), а також назви структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується (наприклад, план роботи на вересень 2005 року Вєтрова Василя Васильовича, головного спеціаліста управління справами головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області) [19, 55-59].

У плані робіт належить вказувати прізвище виконавця; термін виконання. Відмітка про виконання проставляється після виконання заходу, що зазначений у плані робіт.

Службові плани робіт підписуються посадовими особами, що відповідають за їх виконання та затверджуються керівником установи. Індивідуальні плани робіт підписуються особою, що їх складає, і затверджуються безпосереднім керівником (наприклад план складено головним спеціалістом організаційного відділу, підпис цього спеціаліста, затверджено керівником організаційного відділу) [7, 206].

Графік відпусток - складається на рік. Містить такі реквізити:

ь найменування організації;

ь найменування структурного підрозділу;

ь дата, індекс, місце видання;

ь гриф затвердження;

ь текст;

ь візи узгодження.

Текст починається повідомленням, на який рік складений графік, а далі йдуть прізвища, посади співробітників, заплановані строки відпусток (місяць, кількість днів, за який робочий рік, підпис працівника).

Графік підписується керівником підприємства або його підрозділу й погоджується із профспілковим комітетом.

1.3 Оформлення листів та етикет службового листування

Оформлення листа

Загальні протокольні вимоги до офіційного листування, метою якого є засвідчення адресатові поваги з урахуванням рангів.

Ґрунтується на принципах рівності, коректності, взаємоповаги[15].

Обов'язкові реквізити листів:

Звертання -- вказує на офіційний та почесний титул адресата, наприклад: Сер, Шановний пане Посол, Ваша Ясновельможносте тощо.

Комплімент - це засвідчення ввічливості, яким обов'язково починається або закінчується лист, приклад: 3 глибокою повагою, Цілком щиро ваш , Щиро ваш тощо.

Підпис засвідчує цей документ. Прізвище особи, уповноваженої поставити свій підпис, звичайно зазначене у кінці документа.

Дата має вказувати день місяця, рік і місце написання листа. Ці дані не пишуть у скороченому вигляді.

Адреса - повністю прізвище, титул та адреса. Розміщують угорі або у низу першої сторінки документа залежно від його характеру та повторюють на конверті.

Службові листи друкуються на комп'ютері, друкарській машині або на спеціальному бланку листа лиш з одного боку. Не слід відправляти листа, написаний через копіюючий папір. Звичайно відповідати на листа якомога швидше. Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів [17].

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Не слід відповідати листа нашвидкоруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко 27 сформуйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думку на папір.

Правила службового етикету зобовґязують памґятати таке:

ь краще не торкатися проблем особистого характеру, не розповідати просебе, коли вирішуєш ділові питання;

ь дискусія - це мистецтво. Треба обстоювати власну позицію, вдаючись винятково до обґєктивних фактів. Нетактовно казати: "Ти тугодум", "Егоїст", "Цинік" - це епітети, а не аргументи, до того ж найчастіше спірні. Аргументом не може також слугувати підвищений або іронічний тон. У будь-якій дискусії слід уникати узагальнень;

ь недоречні й образливі зауваження на зразок: "Як примітивно ти міркуєш!" (це може стати початком сварки);

ь у приятельській дискусії неприпустимі й нетактовні вигуки: "Брехня!", "Вас важко зрозуміти" (одразу зникає бажання спілкуватися). Можна те саме сказати інакше: "А мені здається, що...", "Я не зовсім вас зрозумів..." тощо.

Згідно з нормами і правилами етикету службових взаємин не можна:

ь обговорювати зовнішній вигляд співробітника;

ь починати розмову про те, що може залишитися незрозумілим бодай одному із присутніх. Неввічливо спілкуватися в присутності товаришів по службі натяками, зрозумілими лише частині присутніх;

ь розповідати сенсаційні, але поки недостовірні новини;

ь переривати, коли хтось говорить, особливо якщо це співробітник похилого віку;

ь підказувати слова речникові, закінчувати за нього фразу, виправляти припущені ним стилістичні помилки;

ь привселюдно виправляти неправильно вимовлене кимось іноземне слово;

ь неприпустимо керівникові (начальникові) робити будь-які зауваження літньому співробітникові (молодому можна, але тільки в приятельській формі, мґяко, неначе між іншим);

ь дізнаватися, хто скільки заробляє;

ь висловлювати побажання співробітниці будь-якого віку "взяти шлюб". Така неделікатність трапляється часом і на роботі;

ь жадати пояснень, якщо хтось, посилаючись на зайнятість, відмовляється від участі в незапланованих заходах; те, що довелося почути випадково, піддавати подальшому обговоренню;

ь запитувати професійної поради в лікаря, юриста, котрого випадково зустріли на вулиці, в транспорті;

ь говорити про свої успіхи або таланти - нехай це зроблять інші.

Етикет службового листування

Ведення ділової кореспонденції - це справжнє мистецтво, осягнути таємниці якого вдається не кожному. Відомий американський публіцист і маркетолог Рон Теппер гірко зауважив, що в « сучасному світі панують відео та усна мова, а добре написані ділові листи й записки стають рідкістю». І з цим можна цілком погодитись. Адже зазвичай автор ділового листа дбає передусім про те, щоб чітко викласти інформацію, і забуває, що кореспонденція - не просто важлива частина бізнесу, але й обличчя ділового партнера. Кореспонденція має бути обличчям ? вашим чи вашої компанії.

Культура спілкування має не тільки внутрішню ( моральну, психологічну), а й зовнішню сторону - етикет, норми якого досить значущі в моральному плані [18, 223].

Насамперед доречно було б сказати що таке етикет.

Етикет- це сукупність правил поведінки, які регулюють зовнішні прояви людських стосунків ( ставлення до інших людей, форми звертання, поведінки, манери тощо). Це складова зовнішньої культури окремої людини і суспільства загалом. Людина, спілкуючись відповідно до загальноприйнятих норм і правил, демонструє свою готовність зважати на ту спільноту людей, серед яких вона живе [14].

Професійна етика система конкретизованих моральних норм і принципів з урахуванням особливостей тієї чи іншої професійної діяльності людини.

Службовий лист - це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного, управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами 20 та закладами. Мета їх, пояснити, переконати, проінформувати і спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді належать:

ь лист-прохання;

ь лист-звертання;

ь лист-пропозиція;

ь листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

ь листи-попередження;

ь листи-підтвердження;

ь листи-відмови;

ь супровідні листи;

ь гарантійні листи;

ь листи-повідомлення;

ь листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції; циркулярний лист - цілі низці установ; колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата [15].

Листи-відповіді за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх мета і характер були вже задані запитом. Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягає у чіткості формулювань щодо попередніх прохань (запитів ), міри чи ступеня, часу та якості їх виконання(див. Додаток 6).

Супровідний лист - документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності. Листи такого виду можуть надсилатися разом із комерційними документами.

Договірний лист- різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення попередньо укл аденого договору, угоди між адресом і адресатом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час провадження заходу.

Цей документ деталізує умови участі адресата у заході, умови проїзду, перебування, конкретизує порядок денний робочого часу та ку льтурної програми тощо.

Інформаційний лист(див. Додаток 7) та лист повідомлення близькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист- документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов'язань і має підвищену правову функцію.

Рекламний лист- це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування - це документ, який містить вказівку про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов'язань або проведення заходу.

Лист-підтвердження- містить повідомлення про отримання певного відправлення, прибуття певної особи чи групи осіб, виконання певних заходів дій.

Рекламаційний лист -це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, виробленій продукції чи наданій послузі.

Лист-претензія документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричним за змістом. Цей лист скоріше так то в не нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати накладанню штрафних санкцій і позову до арбітражного суду, які містяться у рекламаційному листі.

Контрольний лист - це специфічний документ-талон для індивідуальної реєстрації документів, який містить резолюцію на конкретний документ та його стислий зміст.

Рекомендаційний лист - документ, близький до характеристики, але не обов'язковий. Незважаючи на вільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника у даній організації. Інформація повинна бути об'єктивною і виваженою.

Лист-вітання - це зовсім не обов'язковий офіційний набір заяложених та безликих висловів-штампів до державних свят. Доцільними будуть поздоровлення з подіями, ювілеями чи успіхами локального характеру(див. Додаток 8).

Комерційний лист специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній так і міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі продажу чи страхування.

Правила яких потрібно дотримуватись підчас написання листа

Фахівці з проблем ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:

I. Починати листа потрібно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості.

Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний ( ім'я та по батькові)!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажаний міністре!

Вельмишановний професоре!

Шановний директоре!

Шановний суддя!

Пане Президенте!

Високоповажний Пане Президент!

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати. Якщо цей лист - відповідь на запрошення, запит, подяка то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

Насамперед дозвольте подякувати Вам подякувати за...

У листах-підтвердження варто скористатися такими початковими фразами:

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

У листах-нагадування, що належать до психологічно складних. Такі листи варто розпочинати так:

Бажаємо за свій обов'язок нагадати Вам про...

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про...

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості. відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформуйте відповідь так:

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

Вибачте, але ми не можемо надати ( погодитись)...

III. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу:

Дозвольте ще раз подякувати Вам....

Висловлюємо ще раз вдячність...

Дякуємо за допомогу...

Щиро вдячні за...

Доречним на при кінці листа запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

На при кінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємось що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботу :

Щиро просимо вибачення за...

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою.

З повагою і найкращими побажаннями.

З удячністю і повагою.

З найщирішою до Вас повагою.

Із вдячністю і правдивою пошаною.

Бажаємо успіхів.

Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться.

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

VI. Діловий лист не повинен бути надто довгим. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням нашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами [12].



Висновки до першого розділу

Отже, довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

У довідково-інформаційну документацію входять такі види документів:

ь Протоколи;

ь Акти;

ь Службові листи;

ь Плани ;

ь Телефонограма;

ь Інформаційні листи;

ь Рекламні листи;

ь Листи-запрошення;

ь Супровідні листи;

ь Листи-підтвердження;

ь Листи-нагадування;

ь Гарантійні листи;

ь Ініціативні листи;

ь Листи-відповіді;

ь Рекомендаційні листи;

ь Телеграма;

ь Графіки;

ь Відгуки;

ь Рецензії;

ь Доповідні та пояснювальні записки.



РОЗДІЛ 2. ОСОБЛИВОСТІ РОБОТИ З ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИМИ ДОКУМЕНТАМИ У ОДЕСЬКІЙ НАЦІОНАЛЬНІЙ АКАДЕМІЇ ХАРЧОВИХ ТЕХНОЛОГІЙ

2.1 Організаційна структура Одеської національної академії харчових технологій

Структура організації - це її внутрішня побудова, яка характеризує склад підрозділів і систему зв'язку, підпорядкованість і взаємодію між ними. Організаційна структура організації визначає співвідношення між функціями, які виконуються її працівниками. Вони проявляються у формі розподілу праці, створення спеціалізованих підрозділів, системи і є необхідним елементом ефективної організації(див. Додаток 9).

Структуроюакадемії є:

Кафедри - це базові структурні підрозділи Академії (її інститутів, факультетів), що проводять освітню методичну та/або наукову діяльність за певною спеціальністю (спеціалізацією) чи міжгалузевою групою спеціальностей, до складу якого входить не менше п'яти науково - педагогічних працівників, для яких кафедра є основним місцем роботи, і не менш як три з них мають науковий ступінь або вчене (почесне ) звання. Кафедра створюється за рішенням Вченої ради Академії (див. Додаток 10).

Керівництво кафедрою здійснює завідувач кафедри, який не може перебувати на посаді більш як два строки.

Керівник кафедри повинен мати науковий ступінь та/або вчене (почесне) звання відповідно до профілю кафедри. Керівник кафедри обирається за конкурсом таємним голосуванням Вченою радою Академії строком на п'ять років з урахуванням пропозицій трудового колективу факультету (навчально-наукового інституту) та кафедр. Ректор укладає з керівником кафедри контракт.

Керівник кафедри забезпечує організацію освітнього процесу, виконання навчальних планів і програм навчальних дисциплін, здійснює контроль за якістю викладання навчальних дисциплін, навчально-методичною та науковою діяльністю викладачів.

Кафедри працюють згідно з Положенням про кафедру, яке затверджується Вченою радою Академії та вводиться в дію наказом Ректора та за своїм призначенням поділяються на кафедри: гуманітарної, фундаментальної, загально - інженерної підготовки та випускаючі.

Факультети- це структурні підрозділи академії, що об'єднує не менш як три кафедри та/або лабораторії, які у структурі забезпечують підготовку не менш 200 здобувачів вищої освіти денної форми навчання.

Керівництво факультетом здійснює декан, який не може перебувати на цій посаді більш як два строки. Декан факультету повинен мати науковий ступінь та/або вчене (почесне) звання відповідно до профілю факультету. Декан факультету може делегувати частину своїх повноважень своїм заступникам. Повноваження декана факультету визначається Положенням про факультет, яке затверджене Вченою радою Академії та вводиться в дію наказом Ректора.

Декан факультету обирається Вченою радою Академії строком на п'ять років з урахуванням пропозицій факультету. Ректор укладає з деканом контракт. Декан здійснює свої повноваження на постійній основі.

Декан розробляє річний та перспективний план роботи факультету, безпосередньо керує профорієнтацією, навчальною, виховною та науковою роботами, здійснює контроль за виконанням кафедрами планів навчально-методичної роботи, аспірантів, підвищення кваліфікації викладачів, розвитку лабораторної бази , комп'ютеризації навчального процесу. Разом із завідувачами випускаючих кафедр розробляє робочі навчальні плани зі спеціальностей факультету, здійснює контроль за підготовкою кафедрами навчальних програм за всіма дисциплінами та за своєчасним внесенням змін до них, затверджує графік навчального процесу факультету та індивідуальні плани підготовки ба лаврів, спеціалістів та магістрів, слідкує за підготовкою розкладу занять. Здійснює контроль за якістю проведення всіх видів навчальних занять, організацією виробничої практики, курсового та дипломного проектування, самостійної роботи студентів, призначенням стипендій студентам факультету. Вивчає пропозиції керівників підприємств та організацій щодо працевлаштування випускників факультету, розробляє та реалізує заходи, націлені на підвищення якості підготовки фахівців. Ставить перед керівництвом академії і самостійно вирішує питання покращення побуту, харчування, відпочинку, методичного обслуговування студентів. Очолює Вчену раду факультету і приймає участь у роботі рад із спеціальностей.

Ректор у разі утворення нового факультету призначає виконувача обов'язків декана цього факультету на строк до проведення виборів декана факультету, але не більш як три місяці.

Науково-технічна бібліотека, бібліотечний фонд якої має відповідати вимогам стандартів освітньої діяльності.

Навчально-наукові інститути - структурні підрозділи Академії, що об'єднують відповідні кафедри, лабораторії, науково-дослідні центри та експериментальні лабораторії, які проводять освітню діяльність і проводять наукові дослідження.

Керівництво навчально-науковим інститутом здійснює ректор, який не може перебувати на цій посаді більш як два строки. Директор навчального інституту повинен мати науковий ступінь та/або вчене ( почесне) звання відповідно до профілю навчально-наукового інституту. Директор навчально-

наукового інституту може делегувати частину своїх повноважень своїм заступникам. Повноваження керівника навчально-наукового інституту визначається Положенням про навчально-науковий інститут, яке затверджене Вченою радою Академії і вводиться в дію наказом Ректора.

Директор навчально-наукового інституту видає розпорядження щодо діяльності відповідного навчально-наукового інституту, які є обов'язковими для виконання всіма учасниками освітнього процесу навчально-наукового інституту і можуть бути скасовані Ректором, якщо вони суперечать законодавству, Статуту чи завдають шкоди інтересам Академії.

Підготовчі відділення (підрозділи), підрозділи перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів, інститут післядипломної освіти, лабораторії, навчально-методичні кабінети, видавництво, спортивний комплекс, заклади культурно- побутового призначення, центри студентського спорту.

Центри-головним завданням центрів є організація та ефективне управління якістю навчального процесу. Вивчення, узагальнення та розповсюдження передового досвіду.

Механіко-технічний коледж ОНАХТ- відокремлений підрозділ, включений в структуру академії відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 29. 05. 1997р. № 526, який веде підготовку фахівців за освітньо-кваліфікаційним рівнем «молодший спеціаліст».

Одеський технічний коледж ОНАХТ - відокремлений підрозділ, включений в структуру академії відповідно наказу Міністерства освіти і науки Укріїни від 07. 09. 2004 р. №706, без надання права юридичної особи та з правами фінансово-господарської самостійності,а саме: право вести самостійний баланс, закріплення поточного бюджетного рахунку в Управлінні державного казначейства із збереженням коду мережі фінансування, штампу, печатки зі зображенням Державного Гербу України. Керівником коледжу є директор, який призначається Ректором Академії, відповідно до законодавства. Права, обов'язки та відповідальність директора визначається відповідним Положенням про відокремлений структурний підрозділ. Директору коледжу доручається представництво інтересів коледжу в усіх державних, кооперативних і суспільних установах, з усіх питань пов'язаних з діяльністю Одеського технічного коледжу ОНАХТ, на підставі виданої Академією довіреності. Коледж проводить освітню діяльність, пов'язану зі здобуттям ступенів молодшого бакалавра та\або бакалавра, проводить прикладні наукові дослідження. Коледж також має право здійснювати підготовку фахівців освітньо-кваліфікаційного рівня «молодший спеціаліст» .

Коледж газової і нафтової промисловості ОНАХТ - відокремлений підрозділ, включений в структуру Академії відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 31 травня 2012 р. № 334, наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20. 06. 2012 №727, який веде підготовку фахівців за освітньо-кваліфікаційним рівнем «молодший спеціаліст».

Санаторій-профілакторій ОНАХТ- є відокремленим підрозділом Академії і його діяльність пов'язана з методичною практикою: лікування і оздоровлення студентів і співробітників Академії, при частковому фінансуванні Фондом соціального страхування, при господарському утриманні і оснащенні санаторію-профілакторію Академією.

Інші підрозділи Академії відповідно до структури Академії, діяльність яких не заборонена законом.

Перелік структурних підрозділів Академії (структура Академії) затверджується наказом Ректора [8].

2.2 Характеристика організаційних документів, які установлюють основні правила діяльності Одеської національної академії харчових технологій

Організаційні документи - це документи, що закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління на тривалий час [16].

До організаційних документів можна віднести:

ь положення

ь статути

ь регламенти

ь інструкції

ь правила.

Положення-нормативно-правовий або локально-правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються, тимчасово створюваних комісій, груп, бюро і т. ін.

Статут -встановлений засновником (власником майна) організації обсяг правил, що регулюють її правовий стан, відносини, пов'язані з внутрішнім управлінням, стосунки з іншими організаціями чи громадянами.

Регламент- це організаційний документ, що встановлює порядок організації діяльності установ, колегіального або дорадчого органу.

Інструкція -правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб.

Правила - це зібрання положень, що визначають певний порядок дій, поведінку юридичних та фізичних осіб. Дотримання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосуються, а тому вони належать до правових документів.

В Академії керуються такими організаційними документами:

ь положення (див. Додаток 11);

ь статут (див. Додаток 12);

ь інструкція (див. Додаток 13);

ь правила (див. Додаток 14).

2.3 Оформлення актів , як одного із основних видів документів у навчальному відділі в Одеській національній академії харчових технологій

Акт - це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Його складають у разі приймання-здавання справ, після переобліку, під час проведення випробувань нової техніки, при нещасних випадках, коли здають об'єкти(див. Додаток 15).

Акти - це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій. Вони оформлюються комісією, що її створює керівник установи, організації чи підприємства[14].

Текст акта мусить мати дві частини: вступну і констатуючу.

У вступній частині вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також тих, хто був присутній під час його складання.

Після слова "Підстава" вказується документ чи усне розпорядження службової особи.

Після слова "Складений" перелічують осіб, які складали акт або були присутні при його складанні, з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розміщуються в алфавітному порядку. Якщо були присутні, то перелічуються їхні прізвища, ініціали та посади.

У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників акта й вказується місце їх зберігання.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні. Отже, до формуляра акта належать такі реквізити:

1. Автор документа (назва відомства й організації).

2. Назва документа.

3. Дата, номер і місце складання.

4. Гриф затвердження.

5. Заголовок.

6. Підстава (наказ керівника організації).

7. Склад комісії, присутні.

8. Текст.

9. Відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження.

10. Перелік додатків до акта.

11. Підписи членів комісії і присутніх.

Акти приймання-передання, обстеження чи ревізії набувають юридичної чинності лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником установи чи організації.

Зразок акта:

Назва міністерства, ЗАТВЕРДЖУЮ

відомства, організації

АКТ№

(дата)

(місце видання)

Про__

(заголовок до тексту)

Підстава:____

від_№_

Комісія у складі:

Голова______

(посада, прізвище та ініціали)

Члени комісії:

1.____

(посада, прізвище та ініціали) 2._____

(посада, прізвище та ініціали)

3._

(посада, прізвище та ініціали) У період з__по_комісія провела перевірку роботі

У результаті перевірки встановлено_

(текст)

Складено у 2-х примірниках:

1-й примірник -

2-й примірник -

Голова комісії_розшифрування підпису

(підпис)

Члени комісії_____розшифрування підпису

(підпис)

__розшифрування підпису

(підпис)

У справу 01-24

_розшифрування підпису

(підпис) "_"_200_ р.



Висновки до другого розділу

Навчальну практику я проходила у навчальному відділі Одеської національної академії харчових технології .

...