Специфіка довідково-інформаційних документів уОдеській національній академії харчових технологій

Навчальний відділ - це структурний підрозділ Одеської національної академії харчових технологій (далі - ОНАХТ), що здійснює управління освітньою роботою в ОНАХТ. 1.3. Діяльність навчального відділу поєднується з централізованим керівництвом ректора академії, проректора з науково-педагогічної та навчальної роботи.

Обов'язки навчального відділу:

ь Аналіз стану навчальної роботи в ОНАХТ (у тому числі у коледжах ОНАХТ), якості навчання здобувачів вищої освіти, якості викладання навчальних дисциплін та надання керівництву ОНАХТ пропозицій щодо підвищення якості навчання й викладання.

ь Контроль за виконанням графіку навчального процесу та розкладів навчальних занять.

ь Контроль за розробленням, оновленням навчальних планів (робочих навчальних планів) та відповідності їх державним стандартам вищої освіти.

ь Участь разом з кафедрами і відділом кадрів у організації комплектування ОНАХТ науково-педагогічними працівниками та іншими працівниками, оформлення на роботу викладачів із погодинною оплатою.

ь Здійснення контролю за виконанням планів роботи кафедр та індивідуальних планів викладачів, перевірка якості ведення навчальної документації в структурних підрозділах ОНАХТ (кафедри, деканати, коледжи).

ь Консультування всіх структурних підрозділів ОНАХТ (у тому числі коледжів ОНАХТ) щодо навчальних питань і організації освітнього процесу.

ь Впровадження нових технологій навчання, аналіз впливу даних технологій на якість навчання.

ь Управління якістю підготовки фахівців.

ь Діловодство з організації освітнього процесу:

- організація роботи екзаменаційних комісій;

- збір та аналіз звітів голів екзаменаційних комісій;

- ведення документації з підготовки документів про вищу освіту;

- організація видачі документів про вищу освіту та додатків до них;

- оформлення та видача академічних довідок, дублікатів документів про вищу освіту та додатків до них;

- організація замовлення і видачі студентських квитків, залікових книжок, академічних довідок, іншої документації, необхідної для здійснення освітнього процесу;

- підготовка проектів наказів щодо призначення іменних стипендій, комплексного дипломного проектування, визначення кваліфікацій в дипломах випускників.

ь Участь у підготовці статистичної форми 2-Знк.

ь Розрахунок та видача навчального навантаження кафедрам.

ь Здійснення кон тролю за оновленням складу та роботою тьюторів.

ь Організація та здійснення контролю за проведенням всіх форм контролю успішності студентів.

ь Забезпечення оновлення складу і організація роботи Стипендіальної комісії ОНАХТ, контроль за роботою стипендіальних комісій факультетів та коледжів.

ь Здійснення контролю за навчальною діяльністю коледжів ОНАХТ.

ь Організація сумісно з Приймальною комісією ОНАХТ процедури поновлення та переведення студентів.

ь Організація роботи з Єдиною державною електронною базою з питань освіти.



ВИСНОВКИ

Отже, документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконує інформаційну функцію. Але він виконує йінші функції: передачу інформації на відстані, накопичення та зберігання інформації, доказу, обліку.

У процесі діяльності людини, будь-якого об'єкта, суб'єкта, підприємства створюються документи, які відображають цю діяльність і показують інформаційні зв'язки людини і суб'єкта. «Матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для передачі у часі та просторі» -- так визначає документ ГОСТ 16487-83 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення». Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. Документ якнайтісніше пов'язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю та ін.



СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Бибик С.П., Сюта Г.М. Ділові документи та правові папери. 2006. С. 93.

2. Глущик С. В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. Закладів -К. АСК.2002. С. 400.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб./ А.Н. Діденко - 5-те вид. доп. і перероб. К.: Либідь. 2006. С. 384с.

4. Довідково-інформаційна документація.URL: http://pidruchniki.com/ 19120621/dokumentoznavstvo/dovidkovoinformatsiyna_dokumentatsiya

5. Діловодство. URL: http://osvita.ua/vnz/reports/dilovodstvo/24495/

6. Документ, його роль та місце в управлінській діяльності. URL: https://ukrreferat.com/chapters/rizne/dokumentyogo-rol-ta-misce-v-upravlinskiy-diyalnosti.html

7. Довідково-інформаційні документи. URL:http://allref.com.ua/uk/ skachaty/Dovidkovoinformaciiyni_dokumenti?page=1

8. Зубков М. Г. Мова ділових паперів - Х. 2004. С. 287-288.

9. Звіт.URL:https://uk.wikipedia.org/wiki/%D0%97%D0%B2%D1 %96%D1%82

10. Офіційні документиURL:http://pidruchniki.com/1228112860534/dokumentoznavstvo/ofitsiynidokumenti

11. Опорні конспекти. URL: http://subject.com.ua/reference/mova/

professional/18.html

12. Паламар Л.М., Кацавець Г. М. «Мова ділових паперів: Практичний посібник.» - 4-е вид. К.: Либідь, 2000. С. 294-296.

13. Створення довідково-інформаційних документів. URL: http://pidruchniki.com/1821071260591/dokumentoznavstvo/stvorennya_dovidkovo-informatsiynih_dokumentiv

14. Складання актів.URL: http://4vuz.com.ua/book_32_glava_34_4.5.

Stvorennjadov%D1%96dkovo- %D1%96.html

15. Службове листування. URL:http://www.student.zoomru.ru/jurnalist/sluzhbovelistuvannya/228943.1801276.s1.html

16. Створення довідково-інформаційних документів. URL: https://support.office.com/uk.ua/article/%D0%97%D0%B0%D0%B3%D0%B0 %D0%BB%D1%8C%D0%

17. Українська мова за професійним спрямуванням. URL:http://pidruchniki.com/10981205406/dokumentoznavstvo/zvit

18. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування. К. 2003. С. 223.

19. Баюш О. О. Діловодство : конспект лекцій. К. : Ліра-К, 2018. 114 с.



ДОДАТКИ



ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Інспектор Навчального відділу безпосередньо підпорядковується начальнику Навчального відділу, призначається і звільняється з посади наказом ректора за погодженням з начальником Навчального відділу.

Інспектор Навчального відділу у своїй роботі керується:

- Конституцією України;

- Законом України «Про освіту»;

- Законом України «Про вищу освіту»;

- Статутом ОНАХТ;

- Колективним договором;

- Положенням про організацію освітнього процесу;

- наказами та розпорядженнями Міністерства освіти і науки України;

- Положенням про Навчальний відділ;

- рішеннями Вченої ради, ректорату;

- наказами та розпорядженнями ректора;

- розпорядженнями проректора з науково-педагогічної та навчальної роботи, начальника Навчального відділу;

- даною посадовою інструкцією.

2. Завдання та ОБОВ'ЯЗКИ

Завдання:

- перевіряти шаблони додатків до документів про вищу освіту факультетів академії;

- розробляти єдині проекти подань на теми комплексних кваліфікаційних робіт, дипломних проектів (робіт) магістрів, бакалаврів та їх керівників для кафедр академії;

- збирати необхідну інформацію від кафедр академії для створення проектів наказів про затвердження тем та керівників комплексних кваліфікаційних робіт та/або дипломних проектів (робіт) магістрів, бакалаврів;

- розробляти проекти наказів про затвердження тем та керівників комплексних кваліфікаційних робіт та/або дипломних проектів (робіт) магістрів, бакалаврів;

- збирати інформацію від кафедр академії про дату, час, аудиторію проведення захисту комплексних кваліфікаційних робіт та/або дипломних проектів (робіт) здобувачами освіти;

- складати розклад роботи екзаменаційних комісій по захисту комплексних кваліфікаційних робіт та/або дипломних проектів (робіт) магістрів, бакалаврів;

- приймати та реєструвати описи курсових робіт (проектів) здобувачів освіти від кафедр академії;

- приймати курсові роботи (проекти), дипломні роботи (проекти), комплексні кваліфікаційні роботи від кафедр на зберігання в архіві академії;

- вести Журнал зберігання і обліку курсових проектів та курсових робіт на навчальний рік;

- проводити списання курсових робіт (проектів), комплексних кваліфікаційних робіт, дипломних проектів (робіт), термін зберігання яких закінчився;

- формувати Збірник розширених анотацій кращих кваліфікаційних робіт (дипломних проектів) з датами захистів в електронному вигляді для розміщення на сайті академії, забезпечувати його розповсюдження серед зернопереробних, харчових та інших профільних організацій;

- збирати інформацію про електронні адреси зернопереробних, харчових та інших профільних організацій; складання списків наявних та потенційних організацій з метою розповсюдження Збірника розширених анотацій кращих кваліфікаційних робіт (дипломних проектів);

- збирати інформацію від деканів факультетів про подання науково-педагогічних працівників до вчених звань доцента і професора, розробляти річний план по академії;

- збирати інформацію від деканів факультетів про реконструкцію діючих і створення нових стендів навчальних лабораторій академії, розробляти план по академії;

- контролювати оновлення складу та роботу тьюторів на факультетах, складати списки тьюторів, закріплення їх за групами по академії;

- підтримувати в актуальному стані електронний реєстр тематики дипломних проектів і кваліфікаційних робіт останніх п'яти років за всіма освітніми програмами;

- здійснювати супровід проведення конкурсу на кращі дипломні проекти (магістерські роботи) за напрямами і спеціальностями;

- готувати проекти наказів, що стосуються його роботи;

- готувати інформацію про досягнення ОНАХТ в навчальній роботі для висвітлення в інформаційному та медійному просторі;

- виконувати в межах своєї компетенції іншу поточну роботу та доручення начальника Навчального відділу (заступника начальника Навчального відділу).

Обов'язки:

- постійно підвищувати свій професійний і загальнокультурний рівні та професійну майстерність;

- поважати гідність, права, свободи і законні інтереси всіх учасників освітнього процесу;

- дотримуватися норм етики, моралі, поважати гідність осіб, які навчаються та працюють в ОНАХТ;

- зберігати майно академії, економно й раціонально витрачати матеріали, електричну й теплову енергію;

- додержуватися законів, інших нормативно-правових актів, Статуту ОНАХТ та Правил внутрішнього розпорядку ОНАХТ, виконувати свої посадові завдання та обов'язки

- працювати чесно й сумлінно, виконувати установлений обсяг робіт, дотримуватися дисципліни, своєчасно й ретельно виконувати розпорядження адміністрації, поводити себе гідно, дотримуватися правил загальнолюдської поведінки.

8. ПРАВА

Інспектор має право на:

- участь в обговоренні найважливіших питань освітньої й виробничої діяльності факультетів, кафедр, коледжів;

- ініціативу та внесення пропозицій щодо покращення роботи факультетів, кафедр, коледжів, в межах своєї компетенції;

- вимагання від відповідальних посадових осіб за освітній процес факультетів, кафедр, коледжів своєчасного подання інформації, необхідної для виконання посадових завдань та обов'язків;

- вживання дій для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей згідно своїх повноважень;

- роботу за сумісництвом (суміщенням) та виконання робіт за розширеним обсягом, якщо такі роботи будуть у Навчальному відділі;

- доступ до інформаційних ресурсів і комунікацій, що використовуються в освітньому процесі;

- підвищення своєї професійної кваліфікації;

- відзначення успіхів у своїй професійній діяльності;

- справедливе та об'єктивне оцінювання своєї професійної діяльності;

- захист професійної честі та гідності;

- участь у громадському самоврядуванні, роботі колегіальних органів управління ОНАХТ;

- забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці, підвищення свого професійного рівня, організацію відпочинку та побуту, встановлених законодавством України, нормативними актами ОНАХТ, умовами строкового трудового договору та Колективного договору;

- безоплатне користування бібліотекою; навчальною, науковою, виробничою, культурною, спортивною, побутовою, оздоровчою інфраструктурою ОНАХТ та послугами її структурних підрозділів;

- соціальне та пенсійне забезпечення в установленому законодавством порядку.

8. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Інспектор несе відповідальність за:

- невиконання або неналежне виконання завдань та обов'язків згідно з цією посадовою інструкцією;

- невиконання планів Навчального відділу згідно своїх повноважень, наказів, розпоряджень вищого керівництва академії;

- невиконання інструкцій з охорони праці та пожежної безпеки;

- недотримання Правил внутрішнього розпорядку академії

- недотримання чинного законодавства України.

8. ПОВИНЕН ЗНАТИ

Інспектор повинен знати:

- закони України, що стосуються його діяльності;

- акти Президента України, Верховної Ради України, постанови Кабінету міністрів України щодо освітньої галузі та нормативно-правові акти, що регламентують освітню діяльність;

- накази та розпорядження Міністерства освіти України, що стосуються його діяльності;

- Статут ОНАХТ;

- Положення про Навчальний відділ;

- нормативні документи, які регулюють освітній процес за всіма формами навчання;

- систему організації освітнього процесу в ОНАХТ;

- організацію навчальної роботи в академії;

- етику ділового спілкування;

- Інструкцію з діловодства в ОНАХТ (зі змінами);

- основи роботи з оргтехнікою та комп'ютером;

- державну мову;

- правила і норми з охорони праці, пожежної безпеки, виробничої санітарії;

- основи організації праці, основи законодавства України про працю, правила внутрішнього розпорядку в академії.

8. Кваліфікаційні вимоги

Інспектор повинен мати базову або неповну вищу освіту відповідного напряму підготовки (молодший спеціаліст, бакалавр). Без вимог до стажу роботи.

8. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ

Інспектор свої завдання й обов'язки виконує в тісній взаємодії з:

- начальником Навчального відділу (заступником начальника Навчального відділу), проректором з науково-педагогічної та навчальної роботи, яким безпосередньо підпорядковується;

- деканами факультетів, завідувачами кафедр ОНАХТ з питань організації освітнього процесу, інших питань згідно своїх повноважень;

- іншими працівниками навчального відділу, працівниками кафедр та факультетів, інших структурних підрозділів академії;

- іншими підприємствами, організаціями та установами з питань своєї роботи.

8. ОХОРОНА ПРАЦІ

Інспектор

- у своїй роботі дотримується інструкцій з охорони праці, пожежної безпеки, охорони праці при роботі на персональному комп'ютері тощо;

- при виникненні надзвичайної ситуації під час освітнього процесу негайно повідомляє начальника Навчального відділу;

- при настанні під час освітнього процесу нещасного випадку вживає заходів, передбачених Положенням про порядок розслідування нещасних випадків.

Про вилучення для знищення документів,не внесених до Національного архівного фонду

На підставі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012р. №578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.04.2012р. №571/20884 відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи :

№ з/п	заголовок справи або груповий заголовок справ	дата справи або крайні дати справ	номери описів (номен- клатур) за рік (роки)	індекс справи (тому, частини) за номен- клатурою або номер справи за описом	кіль- кість справ (томів, частин)	строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	примітки
1	2	3	4	5	6	7	8

Размещено на Allbest.ru

...