Социальные, технологические, экономические и политические воздействия, как правило, находятся за пределами сферы влияния самой компании. И поэтому стратегия организации обычно строится с учетом ее способности реагировать на изменения, происходящие в макроокружении. Основной функцией стратегического управления является способность предвидеть изменения в любой из указанных СТЭП-областей.

Цель СТЭП - анализа заключается не просто в составлении перечня факторов внешней среды, но и в использовании схемы для выявления изменений или тенденций развития факторов внешней среды; концентрации внимания на тенденциях, которые имеют наибольшее значение для организации; учета происходящих перемен при разработке стратегий организации.

СТЭП - анализ призван облегчить оценку менеджментом влияния факторов внешней среды на стратегию, он привлекает внимание к динамической природе деловой среды и подчеркивает необходимость периодического пересмотра планов.

Стратегический анализ факторов внешней среды необходимо дополнять динамическим, что позволяет выявлять тенденции ее развития и определить уровень возможных изменений.

СТЭП - анализ макросреды включает:

1) изучение макросреды с целью обнаружения признаков возможных изменений, способных оказать воздействие на жизнедеятельность организации;

2) отслеживание специфических тенденций и структур макроокружения;

3) прогнозирование направленности будущих изменений макросреды;

4) оценку существующих и будущих тенденций с точки зрения их вероятных воздействий на деятельность организации.

В процессе проведения СТЭП - анализа исследуются следующие элементы (компоненты) макросреды:

социальная компонента макроокружения - направлена на выяснение влияния на бизнес таких социальных явлений и процессов, как отношение людей к работе и качеству жизни, существующие в обществе обычаи и верования, разделяемые людьми ценности, демографическая структура общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей и т.д. Социальная компонента влияет как на другие компоненты макроокружения, так и на внутреннюю среду организации. Именно процессы, происходящие в социальной компоненте, оказывают наибольшее влияние на формирование потребительских предпочтений, от которых сильно зависит направленность и величина потребительского спроса, а следовательно, и возможность фирмы реализовать свою продукцию.

Анализ социального окружения затрагивает вопросы, связанные с пониманием роли общества и социальных перемен в жизни организации, ее отрасли и рынков. Он включает анализ:

- социальной культуры (ценностей, отношений и убеждений, которые определяют поступки и поведение людей);

- демографии - влияние количества и состава населения (его возрастные категории) на структуру рабочей силы и модели спроса;

- социальной структуры - учитывается влияние структуры на отношение к работе, товарам и услугам;

технологическая компонента - позволяет своевременно увидеть те возможности, которые развитие науки и техники открывает для производства новой продукции, для усовершенствования производимой продукции и для модернизации технологии изготовления и сбыта продукции. Отслеживание процесса развития технологий важно не только в связи с тем, что необходимо вовремя начать использование новых технологических достижений, но также и в связи с тем, что организация должна предвидеть и спрогнозировать момент отказа от используемой технологии.

Анализ технологического окружения связан с изучением влияния изменений, происходящих в современных технологиях, на функционирование всех структур организации и ее окружения, включая товары и услуги, производственные процессы, информацию и связь, транспорт, общество, политику и экономику.

Изменения, происходящие в области технологий, способствуют преобразованию продукции, изменяют ее качество и функциональность.

Отслеживание изменений в области технологий, влияющих на деятельность организаций, является важным элементом внешнего анализа. Компании должны проявлять гибкость и готовность к инновациям и внедрению новых технологий после их появления на рынке. От того, в какой степени и каким образом компания использует новейшие технологические достижения, зависит и ее конкурентное преимущество;

экономическая компонента- позволяет понять то, как формируются и распределяются ресурсы. Изучение экономики предполагает анализ ряда показателей: величины валового национального продукта, темпов инфляции, уровня безработицы, процентной ставки, производительности труда, норм налогообложения платежного баланса и т.п. При изучении экономической компоненты важно обращать внимание на такие факторы, как общий уровень экономического развития, добываемые природные ресурсы, климат, тип и уровень развитости конкурентных отношений, структура населения, величина заработной платы и уровень образованности рабочей силы. Важно определить не значение показателей как таковых, а то, какие возможности для ведения бизнеса это дает. Анализ экономической компоненты должен быть направлен на комплексную оценку состояния экономики страны. Важнее всего фиксация уровня риска, степень напряженности конкуренции и уровень деловой привлекательности;

политическая компонента- представляет собой информацию о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику. Ключевым процессом политической компоненты макроокружения является борьба за власть. Власть определяет то, как осуществляется доступ к деньгам, и то, как и в каком размере отчуждаются деньги у организаций на государственные нужды.

Все виды экономической деятельности в различной степени подвержены влиянию со стороны политических сфер. Для менеджеров компании важно следить за политикой, проводимой правительством, чтобы обнаружить происходящие изменения на ранней стадии и отреагировать на них как можно быстрее.

Метод LOTS

Метод LOTS (в переводе - лоцман) был разработан в Швеции в начале 1980-х годов. Первоначально этот метод использовали в бизнесе для оценки рыночного потенциала гиалюровой кислоты, которая под фирменным названием «Хеалон» произвела революцию в глазной хирургии. Разработчики этого метода поставили перед собой цель - объединить все элементы целостного взгляда на бизнес. Философия LOTS включает детальное и последовательное обсуждение ряда проблем бизнеса на различных уровнях и с различной степенью детализации и сложности: от корпоративных мнений компании в целом - до индивидуального предприятия.

Философия применения метода LOTS исходит из того, что компания, государственное учреждение или какая либо другая организация должны стремиться и уметь приспособить свои действия к требованиям покупателей. И частный бизнес, и государственное управление сегодня настолько сложны, что без глубинного понимания окружения, в котором они работают, невозможно понимание желаний и мотивов покупателей. С исследований внешних проявлений мысль должна переключиться на анализ глубинной сущности вещей.

Практическое применение метода LOTS предусматривает последовательную реализацию нескольких этапов анализа:

-оценка существующего положения фирмы;

-оценка стратегии её развития;

-анализ долгосрочных и краткосрочных целей;

-определение методов и объектов анализа;

-анализ кадрового и ресурсного потенциала;

-анализ планов развития организации;

-анализ организации управления;

-анализ системы отчетности и др.

При использовании метода LOTS могут быть использованы различные модели деловой стратегии и способы решения задач. Конечной целью применения этого метода является разработка позиции, которая позволит организации, её структурному подразделению или индивидууму правильно строить взаимоотношения с внешним миром.

Метод GAP

Метод GAPбыл разработан в Стэнфордскомисследовательском центре Калифорнии. Он представляет собой попытку найти методы разработки стратегии и методы управления, позволяющие привести дела организации в соответствие с более высоким уровнем притязаний.

Использование данного метода предполагает последовательное выполнение следующих этапов:

-формулирование целей деятельности организации на ближайшие несколько лет;

-прогноз динамики нормы прибыли в увязке с установленными целями;

-установление разрыва между целями и прогнозами;

-определение альтернатив осуществления инвестиций для каждого предприятия (подразделения) и прогноз результатов;

-определение общих конкурентных позиций для каждого предприятия (подразделения);

-рассмотрение инвестиций и альтернатив развития для каждого предприятия (подразделения);

-согласование целей и стратегии развития каждого предприятия (подразделения) с перспективами развития всей организации в целом;

-установление разрыва между предварительными условиями деятельности (существующим положением и прогнозом для каждого предприятия (подразделения);

-уточнение профиля возможных приобретений новых предприятий;

-определение ресурсов, необходимых для таких приобретений, а также их возможных влияний на имеющиеся в портфеле предприятия;

-пересмотр целей и стратегии имеющихся предприятий в целях создания необходимых ресурсов.

Анализ GAP преследует цель: сократить разрыв между желаемым и действительным. Этот анализ может проводиться как для всей корпорации в целом, так и для отдельного предприятия, а также внутриорганизационных подразделений.

Метод PIMS

Матрица Мак-Кинси предусматривает изучение привлекательности рынка (отрасли) и стратегического положения фирмы (конкурентных позиций). Эта матрица нацелена на более обоснованную оценку перспектив развития отдельных подразделений компании.

Специалисты фирмы «Мак-Кинси» считают, что факторы, определяющие привлекательность рынка (отрасли) и стратегическое положение фирмы (конкурентные позиции) на отдельных рынках различны. Поэтому при анализе каждого рынка (отрасли) вначале следует выделить факторы, в наибольшей степени отвечающие специфике данного рынка, а затем постараться их объяснить и объективно оценить.

Привлекательность рынка в данной матрице рекомендуется оценивать по следующим показателям: абсолютный размер (емкость рынка), рост емкости рынка, широта рынка, структура конкуренции, особенности ценообразования, отраслевая норма прибыли, социальная роль фирмы, влияние на окружающую среду, юридические ограничения.

Стратегическое положение фирмы на рынке (конкурентные позиции) рекомендуется оценивать по следующим показателям: доля рынка, относительная доля рынка, динамика развития (рост), прибыль, рентабельность, технологическое состояние, имидж, руководство и персонал.

После анализа перечисленных показателей строится матрица и определяется стратегия действий фирмы на каждом рынке.

Модель Мак-Кинсинельзя считать чисто стратегической моделью. Это скорее способ осмысления проблем, связанные с развитием или перестройкой самой организации и если рассмотренные ранее методы и модели касались взаимодействия организации с внешней средой, то модель Мак-Кинси связана с внутренней.

Модель Мак-Кинси часто называют моделью «7S» от семи факторов внутренней среды, названия которых в английском языке начинаются с буквы S. Эти факторы. по мнению экспертов корпорации Мак-Кинси являются наиболее важными для развития организации:

-стратегия (strategy);

-навыки, мастерство (skills);

-общепризнанные ценности (sharea values);

-структура (structure);

-система (system);

-штат (staff);

-стиль (style).

Обычно, когда компания собирается изменить свою организацию, эти семь составляющих изменяются, как правило, именно в такой последовательности: на первом этапе определяется стратегия, а затем определяется, в чем данная организация особенно сильна и какие навыки надо развить и приобрести для того, чтобы воплотить стратегию в жизнь. На следующем этапе необходимо выяснить, что требуется изменить в оставшихся пяти факторах, чтобы реорганизация компании дала положительный результат.

SWOT-анализ

Метод SWOT-анализа позволяет анализировать среду деятельности организации, так как в этой среде постоянно протекают динамичные процессы изменений, что-то постоянно исчезает, а что-то постоянно появляется. Одна часть этих процессов открывает для организации новые возможности и создает для нее благоприятные условия. Другая же часть, наоборот, создает дополнительные трудности и ограничения.

SWOT представляет собой аббревиатуру от четырех английских слов: S - Strength (сила), W - Weakness (слабость), O - Opportunities (возможности), T - Treats (угрозы).

Сильные стороны- служат той базой, на которую организация должна опираться в конкурентной борьбе и которую она должна стремиться укреплять и расширять.

Слабые стороны - это предмет самого пристального внимания со стороны руководства организации, которое должно делать все возможное для того, чтобы избавиться от них.

Угрозыпредставляют собой отрицательные тенденции и явления во внешней среде, которые при отсутствии соответствующей реакции со стороны организации могут привести к значительному снижению эффективности ее функционирования.

Возможности - это положительные тенденции и явления во внешней среде, использование которых может привести к значительному увеличению объема продаж и размеров получаемой прибыли.

10. Информационное обеспечение управленческой деятельности

Информация дает возможность принимать обоснованные и эффективные решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением. Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных, преодоление проблемы несовместимости типов данных, создание системы управления данными и т.п. Эти задачи управления похожи для всех организаций. И хотя еще не разработана полная методология количественной и качественной оценки информационных потребностей и ресурсов, а также прогнозирования потребности в информации, на уровне организации можно и нужно изучать информационные потребности, планировать информацию и управлять информационными ресурсами. Поэтому информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Обобщенные цели и задачи информационного обеспечения

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

· удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

· формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

· создание и развитие систем обработки и передачи информации;

· развитие системы информационного обеспечения.

Требования к информационному обеспечению

Требования к информационному обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией формулируются так:

· удовлетворение информационных потребностей органов управления;

· правильный отбор первичных сведений и источников информации;

· правильная систематизация и классификация информации;

· непрерывность процесса сбора и переработки информации;

· отсутствие дублирования информации;

· проверка корректности (непротиворечивости данных);

· многократное использование информации;

· приведение к общему формату информации;

· фильтрация, агрегирование и актуализация информации;

· уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).

Задачи создания и совершенствования системы информационного обеспечения

Системы информационного обеспечения решают следующие задачи:

· определение потребителей информации, ее состав, периодичность циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);

· определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;

· унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;

· организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах;

· организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах;

· формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;

· формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;

· организация обратной связи - осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации;

· разработка «Концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы организации» и «Программы совершенствования информационного обеспечения организации» для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности.

Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения и необходимость внутренней регламентации, а также обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств в рамках соответствующих информационных технологий и уровень информационной безопасности.

Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации.

Нормативно-методическая база включает в себя:

· законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

· указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы работы с документами на федеральном уровне;

· правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

· правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

· правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические материалы по работе с документами учреждений, организаций и предприятий;

· государственные стандарты на документацию;

· унифицированные системы документации;

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· государственную систему документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

· нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Источники информации

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Информация порождается соответствующими средами, поэтому, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.

Внутренние источники информации - это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Эти информации передаются и используются в рамках следующих систем:

· транзакционных, предназначенных для операционной работы;

· внутрифирменного электронного документооборота;

· электронных хранилищ информации и документов;

· бумажного документооборота и документов на бумажных носителях.

Информация внутренней среды, как правило, - точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее часто можно обрабатывать с помощью стандартных формализованных процедур. Примеры внутренней информации: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.

Внешняя среда - экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними.

Это - экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, профсоюзами, государственными органами и т.п.

В качестве внешних источников информации могут выступать:

· законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.);

· клиенты и партнеры предприятия (технологическая и научно- техническая информация, содержащая научные знания, сведения об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнеров, консалтинговых фирм, банков и т.п.);

· информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах Интернета);

· конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);

· органы статистического учета (информация статистических исследований).

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки. Примеры внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, ценах на товары, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства, оперативные экономические новости, биржевые индексы, информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам, аналитическая информация и т.п.

Использование различных внутренних и внешних источников часто носит непостоянный характер.

Действия с информацией в процессе информационного обеспечения

Ввод и передача информации. В рамках информационного обеспечения ввод и передача информации возможны в пределах следующих систем:

· глобальные сети;

· корпоративные и локальные компьютерные сети;

· системы передачи бумажных документов.

Хранение информации. Основные требования к данной фазе работы с информацией состоят в обеспечении следующих свойств у хранимых данных:

· целостность;

· предметная ориентация данных;

· историчность;

· интегрированность;

· неизменность во во времени;

· многоуровневое хранение информации на основе правил организации информационных хранилищ;

· построение метаданных (данных о данных) на разных уровнях интеграции.

Обработка и анализ информации. Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

· простые и сложные (многоаспектные) запросы;

· формализованные и неформализованные;

· нерегламентированные запросы.

Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Выделение таких процедур обработки информации позволяет их формализовать, а в дальнейшем и автоматизировать. Вопрос лишь в том, в состоянии ли используемые в организации информационные технологии обеспечить инфраструктуру для этого. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

Действия с информацией:

· преобразование, представление в нужной форме;

· интерпретация информации как совокупности бизнес-объектов (клиенты, договоры и т.д.);

· аналитическая работа, анализ неструктурированной и слабоструктурированной информации;

· прогнозирование;

· моделирование (информационные, финансовые, математические и эвристические модели, моделирование состояний и процессов, адаптивные модели бизнеса);

· поддержка принятия решений.

Представление информации. В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления. Основные требования к данной фазе работы с информацией:

· необходимо понимать, что успех связан не только с содержанием, но и с формой представления информации;

· при организации информационного обеспечения следует сформировать правильные требования к пользовательскому интерфейсу;

· следует использовать презентационную графику.

Организация информационной системы обеспечения качества

Процесс внедрения российскими предприятиями передовых систем качества ISO 9000 чрезвычайно сложен. Однако, внедрение этих систем - необходимое условие для повышения конкурентоспособности как предприятия, так и выпускаемой им продукции. Важную роль в этом деле играет использование информационных систем.

Организация и рациональное использование информационных систем необходимы при сертификации системы обеспечения качества для:

· получения зарубежных инвестиций;

· привлечения зарубежных заказчиков, (так как повышение цены реализации продукции предприятия с такой системой может достигать 50%);

· соблюдение ISO 9000 является требованием для получения госзаказа (постановление Правительства России № 113 от 02.02.1998 г.).

Система обеспечения качества предполагает формирование эффективной структуры управления процессом производства с целью выпуска качественной продукции. Международный стандарт ISO 9000 может быть внедрен любым предприятием и регламентирует следующие направления.

§ Ответственность руководства.

§ Систему качества.

§ Анализ контракта.

§ Управление проектированием.

§ Управление документацией и данными.

§ Закупки.

§ Управление продукцией, поставляемой потребителем. Идентификацию и прослеживаемость продукции.

§ Управление процессами.

§ Контроль и испытания.

§ Управление контрольным, измерительным и испытательным оборудованием

§ Статус контроля. Управление несоответствующей продукцией.

§ Корректирующие и предупреждающие действия.

§ Погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковку, консервацию и поставку.

§ Управление регистрацией данных о качестве.

§ Внутренние проверки качества.

§ Подготовку кадров.

§ Обслуживание.

§ Статистические методы.

Размещено на Allbest.ru

...