Microsoft Project

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Вологодский государственный университет»

«Электроэнергетический факультет»

«Управляющие и вычислительные системы»

Лабораторные работы

Дисциплина: «Управление проектами»

Наименование темы: «Microsoft Project»

Шифр работы КП (КР): 090401

Руководитель

Черняева Н.Н.

Выполнил студент

Группа, курс

Дата сдачи

Дата защиты

Оценка по защите

Вологда

Лабораторная работа №1 - Компоненты интерфейса MS Project.

Цель работы: изучение основных компонентов интерфейса MS Project, овладение навыками настройки интерфейса для разработки проекта.

Ответы на контрольные вопросы

1. Каким образом осуществляется настройка MS Project?

В MS Project настройка осуществляется посредством вкладки «Параметры» в меню «Файл». При помощи раздела параметров «Общие» выполняются следующие настройки:

· установка цветовой схемы и стиля всплывающих подсказок;

· осуществление выбора представления по умолчанию,

· выбор формата даты и времени;

· заполнение полей “Имя пользователя” и “Инициалы”

· и т. д.

Параметры редактирования в MS Project размещены на вкладках Отображение, Расписание и Правописание и сгруппированы в разделах, которые содержат настройки, относящиеся к программе в целом и к открытому в данный момент проекту.

Параметры сохранения устанавливаются в соответствии с потребностями пользователя. Важно учесть, что при выборе предлагаемого по умолчанию формата сохраняемого файла проекта необходимо всегда использовать стандартный формат MS Project (*.mpp).

2. Из каких основных элементов состоит интерфейс MS Project?

Окно интерфейса Microsoft Project содержит следующие элементы:

· Меню;

· Панель инструментов;

· Строку ввода;

· Рабочую область и представления проекта;

· Строку состояния.

3. Как отображать и скрывать панели Task Panel (Область задач), Project Guide (Консультант) и View Bar (Панель представлений)?

Для того чтобы освободить место в рабочей области приложения, необходимо скрыть ненужные панели -- Task Panel (Область задач) и Project Guide (Консультант). Отключение отображения области задач при загрузке программы осуществляется сбросом флажка Show at startup (Показывать при запуске), расположенного внизу панели. Отключить отображение «Консультанта» возможно только в диалоговом окне настройки интерфейса MS Project.

4. Какие типы представлений Вам известны? Объясните назначение, характер отображаемых данных для представления каждого типа

Представление -- это способ отображения проектных данных для просмотра и редактирования, который может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы. Файл проекта обычно содержит огромное количество данных, и просматривать их одновременно невозможно. Представление имеет гибкую структуру и может состоять как из отдельной таблицы, диаграммы или формы, так и из их комбинации.

Диаграмма Ганта -- одно из популярных средств отображения календарного плана проекта. Из диаграммы можно получить визуальное представление о последовательности задач, выполняемых в проекте, их относительной длительности и длительности проекта в целом.

Рисунок 1.1 - Фрагмент представления «Диаграмма Ганта» для проекта «Создание программного обеспечения».

Представление «Использование задач» показывает трудозатраты по каждой задаче, разнесенные по времени выполнения проекта (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 - Фрагмент представления «Использование задач».

Представление «Календарь» показывает деловой календарь, позволяющий показать работы, выполняемые в соответствующий рабочий день (рисунок 1.3). Диаграмма данного вида удобна тем, что представляет план проекта в виде традиционного календаря.

Рисунок 1.3 - Фрагмент рабочего поля календаря проекта.

Для построения сетевого графика проекта следует использовать кнопку «Сетевой график» на панели представлений. С помощью кнопки вызывается на рабочее окно изображение сетевого графика (рисунок 1.4), на котором показаны работы всех уровней, а также их параметры.

Рисунок 1.4 - Фрагмент представления «Сетевой график»

В MS Project имеется три вида сетевых графиков: собственно сетевой график (см. рисунок 1.4.), сетевой график с описанием и схема данных.

Загруженность ресурсов работой над проектом отражается на диаграмме «График ресурсов» (рисунок 1.5). Здесь красным цветом показывается превышение нагрузки ресурса (больше 100 %), синим - меньше 100 %. Группа ресурсов для отображения отбирается путем фильтрации. В левой части диаграммы расположена легенда (перечень условных обозначений). В легенде выводятся названия ресурсов и способ отображения информации загруженности ресурсов. Тип отображаемой информации и параметры ее отображения определяются с помощью средств форматирования диаграммы.

Рисунок 1.5 - Фрагмент представления «График ресурсов»

Для получения информации об использовании ресурсов вызывается соответствующее представление (рисунок 1.6.), в котором раскрывается список исполнителей, для каждого из которых в поле таблицы «Подробности» показывается рабочий график. В приведенном примере в строках 4 и 5 специальным индикатором выделены ресурсы (разработчик, тестеры), имеющие превышение загрузки в определенные дни.

Рисунок 1.6 - Фрагмент представления «Использование ресурсов»

С помощью кнопки «Другие» панели «Представления» на рабочий стол выводится список представлений, содержащих дополнительную информацию о проекте и расширяющие возможности приложения. В данном режиме возможно также внести изменения в существующие формы представления, снять копию, создать новое представление (рисунок 1.7).

Рисунок 1.7 - Выбор или изменение встроенного представления, создание нового и др

Приложение MS Project позволяет использовать комбинированное представление. В этом случае рабочее окно делится на две части, в каждой из которых устанавливается необходимое представление или форма. Настройка комбинированного представления выполняется в меню Вид/Представление ресурсов/Другие представления/Создать…/Комбинированное представление.



5. Перечислите приемы форматирования данных, отображаемых в рабочей области проекта через представления

Представление «Диаграмма Ганта с отслеживанием» позволяет контролировать ход выполнения проекта. На его поле указывается процент выполнения задачи к текущему сроку.

Представление «Использование задач» показывает трудозатраты по каждой задаче, разнесенные по времени выполнения проекта.

Представление «Календарь» показывает деловой календарь, позволяющий показать работы, выполняемые в соответствующий рабочий день.

Загруженность ресурсов работой над проектом отражается на диаграмме «График ресурсов». Здесь красным цветом показывается превышение нагрузки ресурса (больше 100 %), синим - меньше 100 %. Группа ресурсов для отображения отбирается путем фильтрации.

В левой части диаграммы расположена легенда (перечень условных обозначений). В легенде выводятся названия ресурсов и способ отображения информации загруженности ресурсов. Тип отображаемой информации и параметры ее отображения определяются с помощью средств форматирования диаграммы.

6. Для чего предназначены таблицы, какие типы таблиц MS Project Вы знаете?

В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц: таблица задач и таблица ресурсов. Внутренние таблицы состоят из большого множества полей, большинство из которых созданы «про запас» и часто не используются.

В процессе работы над проектом требуются вполне определенные срезы информации, например, данные о стоимости проекта, сроках окончания работ по текущим задачам и т.п. С этой целью в MS Project реализованы самые различные представления.

7. Как осуществляется переключение между таблицами внутри представления?

Приложение MS Project позволяет использовать комбинированное представление. В этом случае рабочее окно делится на две части, в каждой из которых устанавливается необходимое представление или форма. Настройка комбинированного представления выполняется в меню Вид/Представление ресурсов/Другие представления/Создать…/Комбинированное представление.

8. Какие способы фильтрации проектных данных Вы знаете?

Структурная фильтрация является самым простым способом сокращения числа строк в таблице «Ввод» диаграммы Ганта и осуществляется с помощью меню Вид /Таблицы /Другие таблицы /Ввод /Применить. Вы можете задать уровень фильтрации от одного до девяти уровня вложенности задач.

Автофильтр -- режим фильтрации в таблицах на основе значений одного столбца. Включение/выключение режима автофильтра осуществляется с помощью меню Проект/Фильтр/Автофильтр. После подключения автофильтра в заголовке столбца таблицы появляются кнопки фильтрации, при нажатии выдается диалоговое окно определения параметров фильтрации (рисунок 1.8).



Рисунок 1.8 - Диалоговое окно настройки автофильтра

Список предопределенных фильтров с описанием каждого из них Вы можете посмотреть с помощью ссылки «Доступные фильтры » на соответствующей странице индексного файла.

Вы можете создать произвольный фильтр через меню Проект/Фильтр. В режиме Вид /Данные /Другие фильтры (рисунок 1.9) Вы можете создать собственный фильтр для задач или ресурсов, включающий произвольное условие, определить имя фильтра и возможность его отображения через меню.

Рисунок 1.9 - Диалоговое окно «Другие фильтры»

9. Для чего применяются настраиваемые поля?

Настраиваемые поля создаются в любой таблице выбранного представления. Тип настраиваемого поля выбирается в соответствующем диалоге при его создании. С помощью формулы, определяемой в диалоге создания настраиваемого поля, Вы можете получить принципиально новые проектные данные, отсутствующие в стандартных полях MS Project.

10. Какие существуют способы форматирования диаграммы Ганта?

MS Project позволяет выполнить следующие операции по форматированию диаграммы Ганта:

· задание цвета, формы и стиля заполнения элементов на диаграмме Ганта;

· изменение высоты прямоугольников задач на диаграмме Ганта;

· изменение внешнего вида линий связи на диаграмме Ганта;

· отображение дополнительной информации на диаграмме Ганта;

· форматирование временной шкалы в MS Project;

· форматирование линий сетки в MS Project;

· форматирование диаграммы ганта в MS Project Online.



Лабораторная работа №2 - Создание проекта в среде Microsoft Project

Цель работы: изучение принципов планирования и получение практических навыков составления календарного плана проекта в Microsoft Project

microsoft project интерфейс проект

Составление плана проекта в общем виде заключается в описании работ, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними путем назначений. Планирование начинается с определения проекта - описания его ключевых характеристик. В качестве примера рассмотрим проект компании «РосСофт-Кон-салтинг» - «Информационный день «Автоматизация издательского дела» » (далее «Инфодень»).

Целями проекта являются: повышение конкурентной привлекательности компании, расширение рынка сбыта продвигаемого и внедряемого компанией программного продукта.

Для создания нового проекта выполните последовательность действий

· жмите кнопку создания файла проекта  во вкладке Файл/Создать.

· Определите основные свойства активного проекта в диалоговом окне вкладки «Общие», вызываемом через меню Файл/Параметры.

· Выполните команду меню Проект/Сведения о проекте. Установите параметры проекта в появившейся на экране форме.

· Установите в диалоговом окне способ планирования «от даты начала». При этом отобразится запись «Все задачи начинаются как можно раньше».

Выполните настройку базового календаря проекта:

· Во вкладке «Проект» в группе свойства нажмите кнопку «Изменить рабочее время».

Рисунок 2.1 - Изменение рабочего времени

· В диалоговом окне (рисунок 2.2) установите «Стандартный календарь проекта», укажите праздничные дни во всех месяцах проекта, установите изменение рабочего времени. Например, для изменения времени работы по пятницам в заголовке временной шкалы установите - «Пт», выделите щелчком мыши все пятничные дни. В правой части вкладки установите переключатель «Нестандартное рабочее время», внесите необходимые изменения.

Рисунок 2.2 - Настройка базового календаря

С помощью команды «Создать» вкладки «Изменение рабочего времени» Вы можете создать новый базовый календарь или копию текущего.

Определение состава работ рекомендуется начинать с определения этапов (или фаз проекта). Затем устанавливают последовательность этих фаз относительно друг друга и крайние сроки исполнения. На основе полученных сведений создается скелетный план проект, включающий фазы, их результаты и, возможно, несколько основных задач. После утверждения скелетного плана в него добавляются остальные задачи, определяются их длительности и связи. К этому процессу следует привлекать будущих исполнителей работ проекта.

Теперь можно приступить к вводу работ В MS Project

· Введите названия фаз в таблицу «Задача» «Диаграмма Ганта».

Добавление в план фазы не отличается от добавления задачи - любая задача автоматически становится фазой, как только у нее появляется вложенная задача, находящаяся на следующем уровне структуры плана.

· Вставьте строку в таблице для ввода параметров задачи ниже строки, определяющей фазу. Введите название задачи.

· Поместите задачу на следующий (более низкий) уровень структуры. Для этого установите курсор на задачу и нажмите на кнопку  панели форматирования. Для перемещения задачи на предыдущий уровень структуры используется кнопка.

· Продолжите структуризацию задач для всех фаз проекта. В результате рабочее окно диаграммы Ганта будет иметь вид, представленный на рисунок 2.3.

Рисунок 2.3 - Структуризация списка задач проекта

Определение длительности задач

· Введите длительности задач в соответствующее поле таблицы «Ввод».

Единицами измерения длительности задачи могут быть часы, дни или недели. Длительность фаз рассчитывается автоматически. Если длительность задачи требует уточнения, ее можно отметить знаком вопроса.

Если задача продолжительная, рекомендуется ее разбить на вложенные задачи в соответствии с правилом «восемьдесят часов». Данное правило устанавливает, что рекомендуемая максимальная длительность задачи равна восьмидесяти часам, или двум неделям при 8-часовом рабочем дне и пятидневной недели. Для небольшого проекта практики рекомендуют использовать правило «1,5-2%», что определяет минимальную длительность в пределах 1,5-2% от длительности всего проекта.

Создание вехи

Веха представляет собой задачу с нулевой длительностью. Обычно веха обозначает некоторую важную контрольную точку в календарном плане (например, завершение крупного этапа проекта). В рассматриваемом примере веха подтверждает окончание подготовительных работ по проекту. Для установки вехи следует указать длительность задачи, равную нулю. В результате установки длительностей задач и вехи будет получена диаграмма, изображенная на рисунок 2.5.

Рисунок 2.5 - Установка вехи и длительности работ

Определение связей между задачами

Связь между двумя задачами позволяет понять, каким образом время начала или завершения одной задачи влияет на время начала или завершения другой. Задача, влияющая на другую задачу, называется Предшественник, а задача, зависящая от другой, называется Последователь. Одна связь может объединять только две задачи, и при этом у одной задачи может быть несколько связей с другими задачами. Задача может иметь неограниченное число предшествующих и последующих задач. Связи могут объединять не только задачи, но и фазы, к которым применимы все принципы организации связей между задачами.

Существует четыре типа связей между задачами в MS Project:

1) связь типа Окончание-начало (ОН) -- наиболее распространенный тип зависимости между задачами, при которой задача В не может начаться, пока не завершена задача А;

2) связь типа Начало-начало (НН) обозначает зависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не началась задача А. С помощью такой связи обычно объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно;

3) связь типа Окончание-окончание (00), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончилась задача А. Обычно такой связью объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно, но при этом одна задача не может закончиться, пока не завершена другая. Например, сдача-приемка программы идет одновременно с исправлением ошибок (найденных в процессе сдачи-приемки), и пока исправление ошибок не завершено, сдача-приемка тоже не может завершиться;

4) связь типа Начало-окончание (НО), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не началась задача А. Обычно такая связь используется в том случае, когда А является задачей с фиксированной датой начала, которую нельзя изменить. В таком случае дата начала последующей задачи не изменяется при увеличении длительности предшествующей.

Использование задержек и опережений

Часто в реальных проектах зависимости между задачами сложнее, чем Окончание-начало. Например, между задачей «Покраска стен» и «Развешивание картин» должен пройти минимум один день, чтобы краска успела высохнуть.

Для того чтобы отобразить такую зависимость между задачами, в приложении MS Project используется параметр Запаздывание. В случае с покраской стен запаздывание между задачами должно составить 1 день.

Запаздывание является свойством связи и может быть указано в диалоговом окне определения свойств. Кроме того, запаздывание можно вводить как длительность (например, 1 день) или как процент от длительности предшествующей задачи. Например, если предшествующая задача продолжается 4 дня, то запаздывание в 25% будет равняться 1 дню.

Иногда для начала выполнения следующей задачи не нужно дожидаться полного окончания предыдущей. В таком случае следует использовать Опережение. Опережение вводится так же, как и запаздывание, но с отрицательным знаком. Например, опережение в 1 день определяется как -1d (-1д), опережение в 50% (следующая задача начинается, когда предыдущая выполнена наполовину) как -50%.

Определение зависимости между задачами

Установим зависимости между работами рассматриваемого проекта любым известным способом на основании плана последовательности работ.

· Установите курсор в строке «Разработка плана проспекта Инфодня».

· Активизируйте вкладку «Сведения о задаче» двойным щелчком мыши на текущей строке таблицы.

· На листе «Предшественники» выберите задачу-предшественника, установите тип связи и при необходимости запаздывание (рисунок 2.6).

Рисунок 2.6 - Определение зависимости с помощью вкладки «Сведения о суммарной задаче».

Определение зависимости графическим способом.

· Установите курсор мыши на подзадачу предшественника, нажмите на левую кнопку и переместите мышь на задачу последователя. По умолчанию создается связь «Окончание-начало», которая отражается на всплывающей подсказке. Здесь Вы можете изменить тип связи по умолчанию и установить запаздывание (рисунок 2.7).

Рисунок 2.7 - Определение зависимости графическим способом.

Определение зависимости с помощью диаграммы «Ганта».

· Запишите в ячейку столбца «Предшественники» таблицы диаграммы Ганта номер предшественника и установите требуемый тип связи. Результатом работы является план проекта, который в виде диаграммы Ганта приведен на рисунок 2.8.

Рисунок 2.8 - Диаграмма Ганта проекта «Инфодень».

Ответы на контрольные вопросы

1. Каким образом создается скелетный план проекта?

Определение состава работ рекомендуется начинать с определения этапов (или фаз проекта). Затем устанавливают последовательность этих фаз относительно друг друга и крайние сроки исполнения. На основе полученных сведений создается скелетный план проект, включающий фазы, их результаты и, возможно, несколько основных задач. После утверждения скелетного плана в него добавляются остальные задачи, определяются их длительности и связи. К этому процессу следует привлекать будущих исполнителей работ проекта.

2. Как добавить в проект задачи, фазы и завершающие задачи?

Добавление в план фазы не отличается от добавления задачи - любая задача автоматически становится фазой, как только у нее появляется вложенная задача, находящаяся на следующем уровне структуры плана.

Продолжите структуризацию задач для всех фаз проекта. В результате рабочее окно диаграммы Ганта будет иметь вид, представленный на рисунок 2.2.

Рисунок 2.2 - Структуризация списка задач проекта

3. Каким образом определяются зависимости между задачами?

MS Project обеспечивает 255 уровней вложенности, однако на практике используют от трех до шести уровней. С увеличением числа уровней иерархии и детализации разбиения результатов на более мелкие части улучшаются возможности планирования, управления и контроля.

4. Какие типы зависимостей между задачами существуют и как они влияют на расчет календарного плана проекта

Связь между двумя задачами позволяет понять, каким образом время начала или завершения одной задачи влияет на время начала или завершения другой. Задача, влияющая на другую задачу, называется Предшественник, а задача, зависящая от другой, называется Последователь.

Существует четыре типа связей между задачами в MS Project:

1) связь типа Окончание-начало (ОН) -- наиболее распространенный тип зависимости между задачами, при которой задача В не может начаться, пока не завершена задача А;

2) связь типа Начало-начало (НН) обозначает зависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не началась задача А. С помощью такой связи обычно объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно;

3) связь типа Окончание-окончание (00), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончилась задача А.

4) связь типа Начало-окончание (НО), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не началась задача А.

5. Как использовать запаздывания и опережения при формировании зависимостей?

Для того чтобы отобразить такую зависимость между задачами, в приложении MS Project используется параметр Запаздывание. В случае с покраской стен запаздывание между задачами должно составить 1 день.

Запаздывание является свойством связи и может быть указано в диалоговом окне определения свойств. Запаздывание можно вводить как длительность (например, 1 день) или как процент от длительности предшествующей задачи. Например, если предшествующая задача продолжается 4 дня, то запаздывание в 25% будет равняться 1 дню.

Иногда для начала выполнения следующей задачи не нужно дожидаться полного окончания предыдущей. В таком случае следует использовать Опережение. Опережение вводится так же, как и запаздывание, но с отрицательным знаком.



6. Для чего предназначены и как используются ограничения?

Ограничения используются в том случае, если необходимо контролировать даты начала или окончания задачи. В случае крайней необходимости Вы можете изменять ограничения по умолчанию, вводя дату начала или окончания задачи в столбцах Начало и Окончание в таблице Ввод или любой другой таблице, содержащей эти колонки. Рекомендуется задачи с ограничениями выделять особым стилем отрезков. Используя подобные настройки, Вы можете создать фильтр для отбора задач с ограничениями.

7. Что такое крайний срок исполнения задачи и как его можно использовать?

Крайний срок -- это предельная дата исполнения задачи. Отличие использования крайнего срока от ограничений заключается в том, что наличие этой даты не влияет на расчет графика проекта. Если для задачи указан крайний срок, то на диаграмме Ганта отображается соответствующая отметка, и если выполнение задачи не укладывается в этот срок, то в колонке Индикаторы появляется особый значок. Поскольку крайний срок ограничивает дату окончания задачи, его удобно использовать в сочетании с ограничением на начало задачи, ограничивая, таким образом, задачу с двух сторон.



8. Что такое повторяющиеся задачи, как их добавлять в проект?

Повторяющиеся задачи используются с целью описания в плане проекта регулярно выполняющихся задач. Примерами могут служить задачи: «подготовка отчета для заказчика», «проведение собрания» и т.п. Повторяющаяся задача в плане выглядит как фаза, а ее повторения -- как вложенные задачи. Для редактирования свойств ее повторений нужно воспользоваться теми же приемами, что и при редактировании обычных задач.

9. Как определить суммарную задачу проекта?

Календарный план проекта представляет собой фазы, объединяющие все задачи проекта. Для каждой из них известна длительность, однако информация о длительности всего проекта отсутствует. Получить ее сложением длительностей фаз невозможно, поскольку они частично выполняются одновременно, а значит, общая длительность проекта не равняется длительности его фаз. Решением проблемы является создание Суммарной задачи, в состав которой входят фазы проекта. Суммарная задача отображается на диаграмме Ганта особым цветом, и MS Project особым образом работает с ней.



Лабораторная работа №3 - Планирование ресурсов и создание назначений в MS Project

Цель работы: изучение особенностей планирования назначений для сотрудников и материальных ресурсов, а также принципов распределения загрузки ресурсов во время выполнения задач.

Планирование ресурсов

Для того чтобы получить ресурсный план проекта необходимо ввести в календарный план список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении «Лист ресурсов». Список ресурсов обычно создается в два этапа. Сначала определяется предварительный список ресурсов, где указано назначение ресурсов и определены их роли. Затем планируются конкретные ресурсы. Полученный на предыдущем этапе список ресурсов уточняется.

Выполните процедуру определения трудовых ресурсов как показано на рисунок 3.1:

· Активизируйте представление «Лист ресурсов» в меню «Вид»;

· Введите в поле «Название ресурсов» должности сотрудников, которые необходимы для выполнения проекта;

· В поле «Тип» установите тип ресурса: материальный или трудовой;

Поле «Единицы измерения материалов» заполняется только для материальных ресурсов.

Рисунок 3.1 - Список трудовых ресурсов проекта «Инфодень».

Определение рабочего времени ресурсов

После того как ресурсы добавлены в проект, необходимо определить для каждого из них время работы. По умолчанию в MS Project все сотрудники считаются доступными на 100 %, то есть могут работать над выполнением проектных задач полный рабочий день.

Если некоторые сотрудники не могут участвовать в проекте на всем его протяжении, или работать полный рабочий день, для них нужно определить время участия в проекте и процент максимальной загрузки. Это можно сделать в меню «Ресурс» в представлении «Сведения» на вкладке «Общие».

· Установите курсор в строке названия ресурса представления «Лист ресурсов».

· Щелкните правой кнопкой мыши, выберите представление «Сведения».

· Отредактируйте на вкладке «Общие» сведения о ресурсе а также информацию о его доступности в проекте (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 - Определение времени участия в проекте

Доступность определяется только для нематериальных ресурсов.

Крайние даты интервала доступности трудовых ресурсов по умолчанию принимают значение НД -- «неопределенная дата», а процент загрузки устанавливается в 100%. Если, например, ресурс может участвовать в проекте только до 17 мая, то в поле «Доступно с» введите НД, а в поле «Доступно до» -- дату прекращения участия в проекте. Вы можете ввести несколько интервалов доступности ресурса в соответствующей таблице (см. рисунок 3.2).

Персональное время работы

По умолчанию в MS Project считается, что все сотрудники работают по основному календарю проекта, установленному на этапе определения проекта. Часто отдельные сотрудники или даже целые подразделения имеют собственный календарь.

Для определения рабочего времени ресурса, а также его личных рабочих и выходных дней во вкладке «Общие» в диалоговом окне сведений о ресурсе предназначено поле «Изменить рабочее время» (рисунок 3.3).

Рисунок 3.3 - Настройка персонального времени работы

На вкладке расположен календарь, в котором Вы можете настроить особый режим работы для выбранного ресурса аналогично тому, как мы настраивали особый режим работы в проектном календаре (рисунок 3.3):

· Установите на вкладке рабочее время для специалиста с учетом того, что рабочий день 4 июня сокращен.

Обратите внимание, доступность ресурса Вы можете ввести с помощью заполнения таблицы доступности или создать внеурочный выходной день в личном календаре. И в том и в другом случае MS Project сообщит Вам об ошибке планирования, если Вы попытаетесь назначить сотрудника на выполнение работ в недоступное время.

· Активизируйте представление «Календарь» и выполните цветовое форматирование дней, в которые ресурсы работают по нестандартному расписанию с целью быстрого обнаружения дней.

Определение назначений

Назначение ресурсов позволяет определить время выполнения работы и необходимые затраты. MS Project обеспечивает равномерное распределение нагрузки для ресурсов при включенном режиме автоматического выравнивания. Программа не допустит того, чтобы трудозатраты сотрудников превышали их рабочее время.

Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов в определенных случаях может вызвать некоторые проблемы. Например, если Вы попытаетесь назначить сотрудника на задачу, выполняющуюся одновременно с другой задачей, где данный сотрудник уже задействован, MS Project автоматически перенесет ее исполнение на более поздний срок. Поэтому режим автоматического выравнивания загрузки стоит отключить до того момента когда все назначения будут определены.

· Откройте диалоговое окно, предназначенное для настройки выравнивания загрузки ресурсов, с помощью команды меню Ресурс/ Параметры выравнивания (рисунок 3.4).

· В открывшемся окне в разделе «Вычисления для выравнивания» установите переключатель «Выполнять вручную» и нажмите кнопку ОК. Теперь Вы можете перейти к работе с назначениями.

Рисунок 3.4 - Диалоговое окно «Выравнивание загрузки ресурсов»

Создание назначений

Для выбора ресурсов, обеспечивающих выполнение задач, удобнее всего воспользоваться представлением «Использование задач».

· Для создания назначения установите курсор в строке таблицы представления «Использование задач», двойным щелчком на задаче откройте диалоговое окно сведений о задаче и откройте вкладку Resources (Ресурсы) (рисунок 3.5).

· В таблицу ресурсов введите их название и процент загрузки, если он меньше 100%.

MS Project позволяет назначать ресурсы как на задачи, так и на фазы. Это может понадобиться для учета трудозатрат на фазу, а не на отдельную задачу. Не рекомендуется назначать ресурсы на фазы! В подобных случаях лучше создавать задачи типа «гамак».

Рисунок 3.5 - Назначение ресурсов на выполнение задачи

Если трудовой ресурс выделен на выполнение задачи длительностью 2 дня на 50%, то трудозатраты сотрудника составят 1 день, или 8 часов (число часов определяется в соответствии с настройкой календаря). После того как трудозатраты определены, программа распределяет их в календаре в соответствии с общими параметрами календаря, личным календарем ресурса и календарем задачи.

· Выполните назначение ресурсов задачам проекта «Инфодень».

В результате выполнения назначений формируется таблица «Назначение ресурсов». На диаграмме Ганта отображается информация о назначениях (рисунок 3.6).

Рисунок 3.6 - Диаграмма Ганта проекта «Инфодень»

Рассмотрим свойства задач и назначений, влияющих на логику работы MS Project при определении назначений и выравнивании ресурсов.

Типы задач

Задачи в плане проекта могут быть трех типов: Фиксированная длительность, Фиксированные трудозатраты или Фиксированный объем ресурсов. Тип задачи выбирается на вкладке Дополнительно в диалоговом окне сведений о задаче (см. рисунок З.5) и определяет, каким образом редактирование одного из свойств задачи -- длительности, трудозатрат или назначений будет влиять на два других свойства.

В зависимости от выбора типа задачи программа фиксирует значение одного из трех свойств. Например: если Вы определите тип задачи, то изменение трудозатрат или числа назначенных на исполнение задачи сотрудников не изменит ее длительность; если Вы создадите задачу с фиксированной длительностью, составляющей 5 дней, а затем назначите на исполнение сотрудника, то трудозатраты автоматически будут установлены в 40 час. После того как Вы добавите на задачу еще одного сотрудника, трудозатраты станут составлять 80 час. (т. е. 2 человеко-недели), а длительность по-прежнему будет равняться 5 дням, или 40 часам. Длительность задач не зависит от трудозатрат и числа назначенных ресурсов для задач типа Фиксированная длительность.

Тип Фиксированные трудозатраты устанавливается для задач, выполнение которых требует строго определенных трудозатрат. Чем больше сотрудников назначено на задачу, тем меньший объем работы приходится на каждого из них и тем быстрее задача будет выполнена. Например, если добавить в план задачу с длительностью в 5 дней и установить тип Фиксированные трудозатраты, то MS Project зафиксирует объем трудозатрат в 40 часов. Если затем назначить на выполнение задачи сотрудника, то он будет загружен на 100%. Назначим на задачу еще одного сотрудника. Программа в этом случае разделит зафиксированные трудозатраты в 40 часов между двумя сотрудниками, и, соответственно, время, за которое они вдвоем выполнят задачу (то есть ее длительность), уменьшится до двух с половиной дней. Если трудозатраты задачи зафиксированы, то чем больше ресурсов назначено, тем быстрее задача будет выполнена

Тип Фиксированный объем ресурсов используется в плане проекта для задач, длительность и объем работы для которых полностью зависят от выделенных на них ресурсов. Например, если добавить в план задачу длительностью в 5 дней и выделить на нее сотрудника, то трудозатраты будут определены в 40 часов. Если теперь назначить на задачу еще одного сотрудника, то трудозатраты возрастут до 80 часов. В случае изменения длительности задачи, например, до 6 дней, трудозатраты вырастут до 96 часов. Длительность задач с фиксированным объемом ресурсов равняется трудозатратам, деленным на число назначенных ресурсов. Таблица 3.2 иллюстрирует результаты изменения свойств задач каждого типа.

Фиксированный объем работ

В дополнение к указанию типа задачи Вы можете использовать признак фиксированного объема работ (рисунок 3.7). Если включить данный признак, то трудозатраты будут зафиксированы одновременно с одним из двух других признаков задачи: длительностью или объемом ресурсов.

Рисунок 3.7 - Настройка типа задачи и признака фиксированного объема работ

Признак фиксированного объема работ может быть установлен для любого из двух типов задач за исключением «Фиксированные трудозатраты» с помощью флажка Фиксированный объем работ в диалоговом окне «Сведения о задаче» (см. рисунок 3.7).

Календарь задачи

Для любой задачи, также как для ресурса и проекта в целом, может быть установлен свой календарь. Например, режим выполнения задачи может зависеть от режима работы некоторого оборудования, требуемого для ее выполнения. Календарь задачи определяется в диалоговом окне сведений о задаче (вкладка «Дополнительно») в списке Календарь. Если календарь задачи не определен, то ее календарем считается базовый календарь проекта.

При распределении загрузки ресурса внутри периода, отведенного на исполнение задачи, учитывается не только календарь задачи, но и календарь ресурса. Чтобы определить, сколько часов ресурс должен тратить на выполнение задачи в определенный день, MS Project умножает число часов, которые ресурс может отработать в этот день, на число единиц, на которые ресурс был выделен для этой задачи.

При распределении трудозатрат по рабочим дням программе приходится объединять календари задачи и ресурса. Причем, календарь ресурса имеет приоритет перед календарем задачи.

· Установите флажок «He учитывать календари ресурсов при планировании» в диалоговом окне сведений о задаче для того чтобы календарь задач при расчете расписания имел больший приоритет, чем календарь ресурсов.



Профиль загрузки

По умолчанию при создании назначения трудозатраты распределяются по всей его длительности, используя максимум рабочего времени ресурса. Следовательно, если трудозатраты не округляются до целых дней, например до 20 часов (8+8+4), то объем работы в 4 часа будет оставлен на последний день задачи, а первые два дня ресурсы будут задействованы полностью. Распределение по описанному принципу соответствует плоскому профилю загрузки, по умолчанию используемому для новых назначений. Однако не всегда это удобно, поскольку на разных этапах выполнения работы часто требуется перераспределять трудозатраты, т.е. варьировать загрузку трудовых ресурсов. Изменить профиль загрузки назначения можно с помощью раскрывающегося списка «Профиль загрузки» в диалоговом окне «Сведения о назначении» (рисунок 3.8).

Рисунок 3.8 - Диалоговое окно сведений о назначении

Примеры использования профилей загрузки для задачи длительностью 5 дней и загрузкой ресурса на 50 % приведены на рисунке 3.9.

Рисунок 3.9 - Пример использования профилей загрузки

Значки, появляющиеся в колонке Индикаторы при применении профилей к назначению, отражают принцип распределения загрузки назначения каждого из них (рисунок 3.10).

Рисунок 3.10 - Примеры использования профилей загрузки

· Откройте автономную справку и ознакомьтесь со спецификой использования профилей различных типов.

Обратите внимание, что использование профилей приводит к изменению трудозатрат ресурсов в определенные дни. Если нагрузка ресурсов до применения профиля составляла по 8 часов в день, то его применение приведет к ее понижению в определенные дни и, как следствие, к увеличению числа дней, которые ресурс должен работать. Поэтому применять профили стоит осторожно, так как они могут изменить длительность задач.

Определение стоимости ресурсов

В MS Project различают два типа затрат:

-- повременную оплату ресурсов;

-- фиксированные (разовые) выплаты.

Для каждого из трудовых ресурсов может быть задана стандартная ставка и ставка сверхурочных. Сверхурочная оплата для материальных ресурсов не имеет смысла. Фиксированные выплаты могут быть определены как для исполнителей, так и для материальных ресурсов. Примером фиксированной выплаты для исполнителей может служить оплата стороннего специалиста. Примером разовой оплаты материальных ресурсов можно считать приобретение лицензионного программного обеспечения.

Для материальных ресурсов фиксированные выплаты называются фиксированными затратами, а для исполнителей -- стоимостью использования. В локализованной версии MS Project и выше для обозначения обоих понятий использует единый «усредненный» термин -- «затраты на использование».

Существенное значение для планирования стоимости проекта имеет метод начисления затрат.

Метод начисления затрат выбирают в зависимости от момента времени, когда следует учесть стоимость ресурса. Для всех типов ресурсов предусмотрено три варианта начисления затрат:

на момент начала задачи;

на момент окончания задачи;

по мере расходования (использования) ресурса.

Для рассматриваемого примера установим стоимость ресурсов согласно данным таблицы 3.1:



Таблица 3.1 - Стандартные ставки трудовых ресурсов

№	Название ресурса	Стандартная ставка
1	Руководитель	500р/час
2	Программист	500р/час
3	Верстальщик	350р/час
	Дизайнер	450р/час

· Откройте любое из двух представлений: «Лист ресурсов» или «Использование ресурсов».

· Введите в таблицу «Ресурсы» названия и стандартные ставки трудовых ресурсов (таблица 3.1).

· Двойным щелчком мыши на строке ресурса откройте окно «Сведения о ресурсе».

· Перейдите на вкладку «Затраты» (рисунок 3.11).

Рисунок 3.11 - Определение стоимости ресурса

На вкладке в разделе «Таблицы норм затрат» расположены пять таблиц с одинаковой структурой (вкладки: А, В, С, D, Е). В каждой таблице можно определить стандартную ставку ресурса, ставку за сверхурочную работу и стоимость его использования. Ставки вводятся в формате число/единица времени, например 1000$/мо (1000$/мес), что соответствует оплате $1000 за месяц трудозатрат

· Установите метод пропорционального начисления затрат с помощью раскрывающегося списка «Начисление затрат».

Использование таблицы норм затрат позволяет для каждого ресурса сформировать до пяти различных схем оплаты и впоследствии использовать их для разных задач, на которые назначен данный ресурс (см. рисунок 3.11).

Кроме того ставка ресурса может меняться во время выполнения проекта. Вы можете отразить в плане проекта изменения оплаты ресурса с помощью ввода даты действия, начиная с которой будут действовать ставки оплаты ресурса. Ставки, указанные в первой строке таблицы, действуют со дня начала проекта, поэтому поле «Дата действия» в этой строке не заполняется.

Стандартная ставка -- это ставка оплаты ресурса в «стандартное» рабочее время. По умолчанию MS Project устанавливает почасовую оплату (например, 350 р/ч).

Ставка сверхурочных -- это ставка оплаты ресурса при его использовании в сверхурочное время. Сверхурочное время, как Вы помните, задается при описании рабочего календаря ресурса.

Затраты на использование -- это стоимость однократного использования ресурса; заданное в этом столбце значение добавляется к стоимости проекта всякий раз, когда этот ресурс используется, независимо от количества выполненной им работы.

При учете «Затрат на использование» MS/Project допускает только один метод начисления -- на дату начала выполнения задачи.

Стоимость задачи

Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и фиксированных затрат.

Установка размера фиксированных затрат для задач

Фиксированные (разовые) выплаты не связанны с использованием проектных ресурсов и могут быть заданы не только для ресурса, но также для задачи и для проекта в целом. Для установки фиксированных выплат выполните последовательность действий: переключиться в окно диаграммы Ганта;

· Откройте меню Buд /Таблицы/Затраты.

· В открывшемся представлении в столбце «Фиксированные затраты» введите сумму затрат, а в столбце «Начисление фикс. Затрат» задайте способ начисления затрат для данной задачи (или проекта в целом).

Чтобы получить данные о распределении затрат по задачам, следует предварительно перейти к представлению «Диаграмма Ганта, либо к представлению «Использование задач».

В обоих случаях таблица содержит идентичный набор полей данных (рисунок 3.12).

Рисунок 3.12 - Состав полей данных таблицы затрат по задачам.



· Используйте автономную справку для ознакомления с предназначением всех полей таблицы «Затраты».

Ответы на контрольные вопросы

1. Каким образом создается список ресурсов проекта в MS Project?

Список ресурсов обычно создается в два этапа. Сначала определяется предварительный список ресурсов, где указано назначение ресурсов и определены их роли (прототипы). Затем планируются конкретные ресурсы. Полученный на предыдущем этапе список ресурсов уточняется.

2. Как настроить время участия ресурса в проекте и персональный график сотрудника?

Если некоторые сотрудники не могут участвовать в проекте на всем его протяжении, или работать полный рабочий день, для них нужно определить время участия в проекте и процент максимальной загрузки. Это можно сделать в меню «Ресурс» в представлении «Сведения» на вкладке «Общие».

Для определения рабочего времени ресурса, а также его личных рабочих и выходных дней во вкладке «Общие» в диалоговом окне сведений о ресурсе предназначено поле «Изменить рабочее время».

3. Какие средства MS Project используются для создания, редактирования и удаления назначений в проекте?

Для создания назначения установите курсор в строке таблицы представления «Использование задач», двойным щелчком на задаче откройте диалоговое окно сведений о задаче и откройте вкладку Resources.

4. Какие типы задач существуют и как они взаимосвязаны с назначениями?

Задачи в плане проекта могут быть трех типов: Фиксированная длительность, Фиксированные трудозатраты или Фиксированный объем ресурсов.

В зависимости от выбора типа задачи программа фиксирует значение одного из трех свойств. Например: если Вы определите тип задачи, то изменение трудозатрат или числа назначенных на исполнение задачи сотрудников не изменит ее длительность; если Вы создадите задачу с фиксированной длительностью, составляющей 5 дней, а затем назначите на исполнение сотрудника, то трудозатраты автоматически будут установлены в 40 час. После того как Вы добавите на задачу еще одного сотрудника, трудозатраты станут составлять 80 час. (т. е. 2 человеко-недели), а длительность по-прежнему будет равняться 5 дням, или 40 часам. Длительность задач не зависит от трудозатрат и числа назначенных ресурсов для задач типа Фиксированная длительность.

Тип Фиксированные трудозатраты устанавливается для задач, выполнение которых требует строго определенных трудозатрат. Чем больше сотрудников назначено на задачу, тем меньший объем работы приходится на каждого из них и тем быстрее задача будет выполнена. Например, если добавить в план задачу с длительностью в 5 дней и установить тип Фиксированные трудозатраты, то MS Project зафиксирует объем трудозатрат в 40 часов. Если затем назначить на выполнение задачи сотрудника, то он будет загружен на 100%. Назначим на задачу еще одного сотрудника. Программа в этом случае разделит зафиксированные трудозатраты в 40 часов между двумя сотрудниками, и, соответственно, время, за которое они вдвоем выполнят задачу (то есть ее длительность), уменьшится до двух с половиной дней. Если трудозатраты задачи зафиксированы, то чем больше ресурсов назначено, тем быстрее задача будет выполнена.

Тип Фиксированный объем ресурсов используется в плане проекта для задач, длительность и объем работы для которых полностью зависят от выделенных на них ресурсов. Например, если добавить в план задачу длительностью в 5 дней и выделить на нее сотрудника, то трудозатраты будут определены в 40 часов. Если теперь назначить на задачу еще одного сотрудника, то трудозатраты возрастут до 80 часов. В случае изменения длительности задачи, например, до 6 дней, трудозатраты вырастут до 96 часов. Длительность задач с фиксированным объемом ресурсов равняется трудозатратам, деленным на число назначенных ресурсов. Таблица 3.2 иллюстрирует результаты изменения свойств задач каждого типа.

5. Как распределять загрузку ресурсов в рамках назначения с помощью профилей?

Изменить профиль загрузки назначения можно с помощью раскрывающегося списка «Профиль загрузки» в диалоговом окне «Сведения о назначении».

Например, если применить к назначению профиль Колокол, то пик работ придется на середину выполнения задачи. Профиль Черепаха планирует основную загрузку ресурса на середину выполнения задачи, а в начале и окончании задачи трудозатраты уменьшаются.

6. С какой целью и какими средствами Вы можете определять даты начала и окончания назначения?

Иногда ресурс подключается для выполнения задачи не на все время ее выполнения, а лишь на некоторые дни. В таких случаях для ограничения длительности назначения нужно указать в его свойствах даты начала и окончания в диалоговом окне сведений о назначении.

7. Каким образом Вы можете учитывать перерывы в исполнении задач?

Довольно часто задачи имеют перерывы, например, когда ресурс, исполняющий работу, должен временно переключиться на другую задачу. В таком случае выполнение задачи прерывается.

В дни перерыва MS Project устанавливает в ноль трудозатраты назначенных ресурсов. Поэтому, если Вам потребуется освободить ресурсы от выполнения работ над задачей, Вы можете воспользоваться как средствами диаграммы Ганта, так и представлением «Использование задач».

8. Каким образом осуществляется назначение на задачу материальных ресурсов?

При назначении материальных ресурсов можно указать как фиксированный объем выделяемых на задачу ресурсов (например, 2 коробки), так и переменный объем (например, 1 коробка в день). Для ввода переменного объема расходования материалов:

Введите в диалоговом окне сведений о задаче в поле «Единицы» данные в формате: число единиц/обозначение длительности (например, 3/д, для обозначения расходования трех единиц материала в день).

9. Как определять состав ресурсов во время создания назначений?

Создавать назначения удобно, если список ресурсов уже заполнен. Но обычно необходимые проекту ресурсы известны заранее, только если в организации накоплен большой опыт выполнения аналогичных проектов. Если же такого опыта нет, то определить ресурсы можно в процессе создания назначений.

Сначала нужно установить флажок, разрешающий автоматическое добавление новых ресурсов (см. раздел «Настройка параметров» ). После этого в диалоговом окне определения ресурсов задачи можно будет вводить названия новых ресурсов, а не только выбирать из списка. В качестве названий ресурсов стоит указывать не фамилии, а профессиональные квалификации, например «редактор» или «программист». Если требуется несколько ресурсов одной квалификации, можно ввести названия «программист!», «программист» и т. д.

После того как назначения определены и на каждую задачу назначены исполнители и выделены материалы, перейдя в представление Resource Sheet (Лист ресурсов), вы увидите список всех требуемых проекту сотрудников и оборудования. Теперь можно заменить профессиональные квалификации конкретными фамилиями.

10. Какие методики применяются для планирования стоимости проекта?

Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений. Стоимость назначения определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения (при почасовой ставке), либо фиксированной стоимостью ресурса.

При назначении ресурса на задачу MS Project определяет его стоимость и стоимость задачи, складывая стоимость всех ее назначений и добавляя к ним фиксированную стоимость задачи, если она указана.

Суммарная стоимость задач определяет стоимость проекта в целом.

11. Как определять стоимость ресурсов, назначений и задач?

Для каждого из трудовых ресурсов может быть задана стандартная ставка и ставка сверхурочных. Сверхурочная оплата для материальных ресурсов не имеет смысла. Фиксированные выплаты могут быть определены как для исполнителей, так и для материальных ресурсов. Примером фиксированной выплаты для исполнителей может служить оплата стороннего специалиста. Примером разовой оплаты материальных ресурсов можно считать приобретение лицензионного программного обеспечения.

...