Microsoft Project

Для материальных ресурсов фиксированные выплаты называются фиксированными затратами, а для исполнителей -- стоимостью использования. В локализованной версии MS Project и выше для обозначения обоих понятий использует единый «усредненный» термин -- «затраты на использование».

Стоимость назначения определяется автоматически путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату затрат на использование ресурса. Для изменения стоимости назначения следует в представлении «Использование задач» активизировать для выбранного ресурса диалог «Сведения о назначении», где выбрать другую таблицу норм затрат ресурса. Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и фиксированных затрат.

Фиксированные (разовые) выплаты не связанны с использованием проектных ресурсов и могут быть заданы не только для ресурса, но также для задачи и для проекта в целом. Для установки фиксированных выплат выполните последовательность действий: переключиться в окно диаграммы Ганта.



Лабораторная работа №4 - Анализ и оптимизация загрузки ресурсов в MS Project.

Цель работы: ознакомление с возможностями выравнивания загрузки ресурсов приложения Microsoft Project, получение практического опыта анализа и оптимизации ресурсного плана проекта.

Проблема использования ресурсов

После того как определены и назначены ресурсы и затраты всем задачам проекта полученный план необходимо проанализировать в нескольких аспектах. Во-первых, необходимо убедиться в соответствии полученного расписания потребностям проекта, так как в процессе определения назначений длительности задач могли измениться. Во-вторых, необходимо проверить, не возникнут ли при выполнении плана проблемы с использованием ресурсов. Анализ и оптимизация плана могут проводиться в произвольной последовательности и начинаются с наиболее важных составляющих проекта.

Выравнивание загрузки ресурсов в Microsoft Project

MS Project автоматически регистрирует факт перегрузки ресурса (если в параметрах настройки проекта не был запрещен автоматический пересчет числовых показателей) и предоставляет пользователю набор средств визуального просмотра соответствующей информации.

Самый надежный и быстрый способ узнать о наличии перегруженных ресурсов -- взглянуть на таблицу ресурсов. Поэтому после назначения одного ресурса нескольким задачам переключитесь в окно «Лист ресурсов». В таблице ресурсов перегруженный ресурс помечается специальным значком, отображаемым в столбце «Индикаторы», а вся относящаяся к ресурсу информация выделяется красным полужирным шрифтом (рисунок 4.1).

Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него реально имеется. Из таблицы (рисунок 4.1.) следует, что ресурс «Специалист» перегружен. Следовательно, необходимо провести выравнивание загрузки перегруженного ресурса.

Рисунок 4.1 - Лист ресурсов с индикацией перегруженных ресурсов

Выравнивание загрузки ресурсов выполняется в Microsoft Project автоматическим или ручным способами. В реальных проектах, как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматического выравнивания обычно не решает всех проблем выравнивания загрузки ресурсов.

· Откройте диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов с помощью команды меню Ресурс/Параметры выравнивания. В разделе Вычисления для выравнивания определите общие параметры выравнивания загрузки (рисунок 4.2).

Рисунок 4.2 - Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов

Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов

· Установите переключатели «Выполнять автоматически» и «Выполнять вручную», которые определяют, как будет осуществляться выравнивание: непосредственно при создании назначений (первый вариант) или при нажатии кнопки «Выровнять в диалоговом окне».

· Определите величину временного блока, в рамках которого программа будет искать превышение доступности в раскрывающемся списке Поиск превышений доступности.

· Установите флажок Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием. При этом будут удаляться все изменения в расписании, сделанные при предыдущем выравнивании.

· В разделе диалогового окна Диапазон выравнивания для проекта определите временной интервал в расписании текущего проекта, в котором будет осуществляться выравнивание.

· В разделе Устранение превышений доступности определите, каким образом программа будет устранять найденные перегрузки ресурсов. При выбранном варианте Только по идентификаторам в раскрывающемся списке Порядок выравнивания в первую очередь будут изменяться параметры задач с наибольшим идентификатором. Если выбрать пункт Стандартный, то при выравнивании MS Project проанализирует взаимосвязи задачи с другими задачами, общий временной резерв (первыми откладываются задачи с большим временным резервом), даты (задача с более поздней датой начала откладывается первой), приоритеты и ограничения. В большинстве случаев рекомендуется использовать стандартный порядок выравнивания.

Обратите внимание, что в результате автоматического выравнивания не может быть прервано или отложено исполнение задач с приоритетом, равным 1000, с ограничениями Фиксированное начало и Фиксированное окончание. Кроме того, выравнивание не влияет на задачи с ограничениями Как можно позже, если проект планируется от даты начала, и Как можно раньше, если проект планируется от даты окончания.

Для того чтобы разрешить программе при выравнивании прерывать задачи, нужно установить флажок При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат. Действие этого флажка распространяется на все задачи плана, и если Вы хотите разрешить или запретить прерывание отдельных задач, то нужно добавить поле Допускается прерывание при выравнивании в таблицу со списком задач и выбрать для каждой задачи в этом поле значение «Да» или «Нет».

Теперь, когда все необходимые настройки осуществлены, Вы можете запустить процесс выравнивания нажатием кнопки ОК или Выровнять все. Если в процессе выравнивания возникнут ситуации, когда выровнять загрузку ресурсов автоматически будет невозможно, программа отобразит диалоговое окно с сообщением.

После того как автоматическое выравнивание завершилась, результаты отражаются как в списке ресурсов, так и в календарном плане проекта. В списке ресурсов может уменьшиться число перегруженных ресурсов, а в календарном плане может измениться время исполнения задач.

После автоматического выравнивания ресурсов в нашем проекте был осуществлен перенос некоторых задач в плане, однако ресурс «Специалист» по-прежнему остался перегруженным. Предположим, что в проекте «Инфодень» допускается некоторое смещение даты окончания проекта. Для того чтобы повысить гибкость выравнивания следует отключить флажок «Выравнивание только в пределах имеющегося резерва» и повторить процесс выравнивания.

Результаты выравнивания отображаются в представлении «Диаграмма Ганта с выравниванием», которую можно вызвать с помощью кнопки «Другие представления» (рисунок 4.3).

На разновидности диаграммы Ганта с выравниванием с помощью дополнительной графики Вы можете увидеть изменение загрузки при выполнении отдельных задач, а в таблице - новые значения загрузки по всем задачам. На диаграмме отображаются два набора отрезков задач: до выравнивания (выделены голубым цветом) и после выравнивания (традиционные синий и черный цвета). Кроме того, в новом варианте плана могут появиться тонкие линии, обозначающие задержку задачи в результате выравнивания (отображаются голубым цветом) и временной резерв (время, на которое задача может быть отложена - коричневым).

В результате выравнивания плана проекта «Инфодень» длительность проекта увеличилась на один день, изменились сроки выполнения некоторых задач, снято превышение доступности ресурса «Специалист». В поле «Выравнивающая задержка» показана вычисленная задержка для 7-й задачи (время, на которое была отложена задача в результате выравнивания).

Рисунок 4.3 - Результаты выравнивания проекта «Инфодень»

Поиск перегружающих ресурсы задач.

· Для поиска задач, участие в которых перегружает ресурсы, воспользуйтесь представлением «Использование ресурсов» с примененным к нему фильтром «Превышение доступности ресурсов». В результате Вы получите сведения только о перегруженных ресурсах (рисунок 4.4)

·

Рисунок 4.4 - Отображение перегруженных ресурсов проекта «Разработка программного обеспечения»

На диаграмме (рисунок 4.4) в строке ресурса указана его суммарная загрузка за отрезок времени (определяется настройкой шкалы времени, в данном случае это «дни»). Если суммарная загрузка в соответствующие дни выше нормы, то данные в ячейке таблицы выделяются красным цветом. Для быстрого перехода к следующей дате перегруженности ресурса установите курсор в соответствующую строку таблицы и нажмите на кнопку «Следующее превышение доступности» на панели инструментов «Ресурс».

Снижение суммарного объема назначений ресурса.

Если перегрузка ресурса обусловлена тем, что суммарный объем назначений ресурса на несколько задач превышает заданный максимальный объем, то для выравнивания загрузки удобнее всего воспользоваться комбинированным представлением, включающим представления «Лист ресурса» (или «Использование ресурсов») и Подробно (рисунок 4.5). Последнее представление позволяет просматривать и редактировать объем назначений ресурса для всех задач, в которых он задействован.

Рисунок 4.5 - Комбинированное представление, объединяющее «Лист ресурсов» и «Форму ресурсов»

· Получите комбинированное представление: разбейте представление «Лист ресурсов»/«Использование ресурсов» (команда «Вид/Окно»).

· Откройте «Лист ресурсов»/«Использование ресурсов» и выберите в нем интересующий ресурс.

· В меню «Вид» основного окна MS Project выполните команду «Другие представления...».

· В открывшемся диалоговом окне выберите в списке «Другие представления» пункт «Форма названий ресурсов» и нажмите на кнопку «Применить».

Комбинированное представление обладает двумя достоинствами: позволяет быстро переходить от одного перегруженного ресурса к другому и помогает отслеживать результат изменения объема назначений.

Повышение уровня доступности ресурса

Доступность ресурса определяется тремя составляющими: рабочим временем, установленным календарем ресурса; начальной и конечной датами использования ресурса; располагаемым количеством ресурса в данный период времени. В MS Project для изменения рабочего время ресурса, необходимо скорректировать календарь ресурса:

· В представлении, содержащем список ресурсов проекта, щелкните мышью дважды в строке перегруженного ресурса.

· В открывшемся окне «Сведения о ресурсе» перейдите на вкладку «Изменить рабочее время».

· В списке «Базовый календарь» выберите календарь рабочего времени, наиболее близкий к предполагаемому режиму использования ресурса.

· Установите для выбранных дат рабочее время ресурса, если он работает по нестандартному рабочему графику.

· В представлении «Использование задач» найдите назначение (то есть пару «задача-ресурс»), вызвавшее перегрузку ресурса. Активизируйте диалог «Сведения о задаче»/вкладка «Общие» и укажите период времени использования ресурса на данной задаче.

Пример ручного выравнивания загрузки ресурса

Выравнивание загрузки ресурсов начнем с того, что в проекте «Инфодень» определим перегруженные ресурсы, время перегрузки и работы, которые сотрудники при этом должны выполнять. Для этого построим комбинированное представление, включающее всю необходимую информацию (рисунок 4.6.)

Рисунок 4.6 - Исходные данные для анализа использования ресурсов

В нашем проекте перегрузка специалиста вызвана тем, что он назначен на два вида одновременно выполняющихся задач «Разработка плана-проспекта инфодня» и «Подбор необходимой информации» со 100 % занятостью на одной из задач. При этом для задач установлен тип «Фиксированный объем ресурсов», длительность проекта составляет 18 дней. Вы можете выбрать несколько вариантов для выравнивания загрузки специалиста. При этом необходимо иметь четкое представление о том, какие параметры проекта Вы можете варьировать. Варианты выравнивания ресурса:

· Если длительность проекта не может измениться (должна составлять 18 дней), а трудозатраты ресурса могут быть сокращены:

Для перегружающей задачи «Разработка плана-проспекта инфодня» в таблице использования ресурсов измените трудозатраты специалиста.

На диаграмме (рисунок 4.7) видно, что загрузка ресурса выровнена, появился индикатор изменения трудозатрат в строке соответствующей задачи. Если переключится на диаграмму Ганта и для измененной задачи посмотреть сведения о назначении, то можно увидеть, что количество единиц ресурса для задачи снижено до 50 %, длительность проекта не изменилась и составляет 18 дней.

Рисунок 4.7 - Выравнивание ресурса «Специалист» за счет снижения трудозатрат

Если выполнить работу с меньшими трудозатратами в установленный срок не возможно, Вы можете:

изменить количество рабочего времени, необходимого ресурсу для выполнения данной работы, т.е. назначить сверхурочные часы или работу в выходные дни;

изменить график работы так, чтобы работы выполнялись в то время, когда ресурсы не будут перегружены.

Предположим, что увеличение длительности проекта допустимо при неизменных трудозатратах.

Простейший способ выравнивания загрузки специалиста в плане проекта: зафиксировать длительность задачи «Подбор необходимой информации». В этом случае MS Project автоматически отложит выполнение данной задачи на один день, изменив дату начала на 15 мая. Объем работы специалиста не изменится и составит 108 часов, длительность проекта увеличится на один день и составит 18 дней (рисунок 4.8).

Предыдущий результат Вы можете получить, не фиксируя длительность задачи, путем установления для перегружающей задачи выравнивающей задержки, равной одному дню, в форме названий ресурса (рисунок 4.9).

Рисунок 4.8 - Автоматическое изменение сроков перегружающей задачи

Если Вы переключитесь на диаграмму Ганта с выравниванием в текущем файле проекта, то получите диаграмму, идентичную диаграмме, построенной в результате автоматического выравнивания ресурсов (рисунок 4.3).



Рисунок 4.9 - Использование выравнивающей задержки для устранения перегрузки ресурса «Специалист»

В подавляющем большинстве реальных проектов ресурсное планирование не заканчивается распределением ресурсов между задачами проекта или подсчетом суммарного количества необходимых ресурсов. Наоборот, первоначальный вариант распределения ресурсов служит лишь отправной точкой для всестороннего анализа параметров проекта: его стоимости, влияния распределения ресурсов на сроки завершения отдельных задач и проекта в целом, наличие «рискованных» участков и т. д.

Ведущую роль в проведении такого анализа играет проектный треугольник, отражающий интегрированную характеристику любой задачи проекта. Вершинами этого треугольника служат длительность задачи, ее трудоемкость и объем назначенных ресурсов. Изменение «координат» (численного значения) любой из вершин неизбежно ведет к смещению одной из двух других. Например, привлечение дополнительных ресурсов к выполнению задачи при неизменной ее трудоемкости приведет, скорее всего, к сокращению длительности задачи.

После того как произведено назначение ресурсов, разработчик проекта может манипулировать не только типами задач, но и объемом назначения ресурса, добиваясь стоящей перед ним цели: сокращения срока завершения проекта, рационального распределения имеющихся ресурсов или снижения риска при выполнении наиболее важных работ.

Ответы на контрольные вопросы.

1. В чем заключается основная проблема использования ресурсов в проекте?

После того как определены и назначены ресурсы и затраты всем задачам проекта полученный план необходимо проанализировать в нескольких аспектах. Во-первых, необходимо убедиться в соответствии полученного расписания потребностям проекта, так как в процессе определения назначений длительности задач могли измениться. Во-вторых, необходимо проверить, не возникнут ли при выполнении плана проблемы с использованием ресурсов. Анализ и оптимизация плана могут проводиться в произвольной последовательности и начинаются с наиболее важных составляющих проекта.

2. Перечислите причины появления перегрузки ресурсов в проекте

Появление в проекте перегруженных ресурсов может быть вызвано следующими причинами:

· назначение задаче ресурса в количестве, превышающем максимально допустимый объем назначений;

· одновременное назначение ресурса на две или более задач, в результате чего суммарный объем назначений превышает максимально допустимый;

· увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса;

· назначение ресурса на задачи, выполняемые в период недоступности ресурса;

· ошибки планирования (например, совмещение во времени задач, на которые назначен один и тот же ресурс).

3. Какие средства MS Project используются для выявления ресурсов с превышением доступности?

Самый надежный и быстрый способ узнать о наличии перегруженных ресурсов -- взглянуть на таблицу ресурсов. Поэтому после назначения одного ресурса нескольким задачам переключитесь в окно «Лист ресурсов». В таблице ресурсов перегруженный ресурс помечается специальным значком, отображаемым в столбце «Индикаторы», а вся относящаяся к ресурсу информация выделяется красным полужирным.

Существует несколько способов выравнивания загрузки:

· уменьшение объема работы перегруженных ресурсов;

· сокращение некоторых задач в проекте или назначение других сотрудников на их выполнение;

· исключение пересечения задач путем вставки в расписание перерыва в задачах или назначениях, либо изменения даты их начала и окончания;

· планирование ресурсу сверхурочной работы (сохранение перегрузки).

4. Какие настройки MS Project необходимо выполнить для осуществления автоматического выравнивания загрузки ресурсов?

· Установите переключатели «Выполнять автоматически» и «Выполнять вручную», которые определяют, как будет осуществляться выравнивание: непосредственно при создании назначений (первый вариант) или при нажатии кнопки «Выровнять в диалоговом окне».

· Определите величину временного блока, в рамках которого программа будет искать превышение доступности в раскрывающемся списке Поиск превышений доступности.

· Установите флажок Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием. При этом будут удаляться все изменения в расписании, сделанные при предыдущем выравнивании.

· В разделе диалогового окна Диапазон выравнивания для проекта определите временной интервал в расписании текущего проекта, в котором будет осуществляться выравнивание.

· В разделе Устранение превышений доступности определите, каким образом программа будет устранять найденные перегрузки ресурсов. При выбранном варианте Только по идентификаторам в раскрывающемся списке Порядок выравнивания в первую очередь будут изменяться параметры задач с наибольшим идентификатором. Если выбрать пункт Стандартный, то при выравнивании MS Project проанализирует взаимосвязи задачи с другими задачами, общий временной резерв (первыми откладываются задачи с большим временным резервом), даты (задача с более поздней датой начала откладывается первой), приоритеты и ограничения.

5. В каких случаях следует выравнивать загрузку ресурсов вручную?

Когда нужно уменьшить объем работ для ресурса, выделив на задачу другого сотрудника взамен перегруженного. В таком случае трудозатраты задачи уменьшатся. Наконец, Вы можете сохранить перегрузку, определив избыточные трудозатраты ресурса как сверхурочные

6. Какие факторы влияют на результат выравнивания загрузки ресурсов?

В результате автоматического выравнивания не может быть прервано или отложено исполнение задач с приоритетом, равным 1000, с ограничениями Фиксированное начало и Фиксированное окончание. Кроме того, выравнивание не влияет на задачи с ограничениями Как можно позже, если проект планируется от даты начала, и Как можно раньше, если проект планируется от даты окончания.

Флажок Выравнивание только в пределах имеющегося резерва определяет, может ли MS Project при переносе задач изменять дату окончания проекта. Если установить этот флажок, то в результате выравнивания дата окончания проекта не будет изменена, но некоторые ресурсы по-прежнему будут перегружены и их нагрузку придется выравнивать вручную. Если же флажок сбросить, то в результате выравнивания может увеличиться длительность проекта.

При выравнивании MS Project в подобных ситуациях изменял свойства назначений, а не задач, нужно установить флажок При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи. Если же этот флажок снять, то в подобных случаях будут изменяться свойства задачи.

Флажок При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат. Действие этого флажка распространяется на все задачи плана, и если Вы хотите разрешить или запретить прерывание отдельных задач, то нужно добавить поле Допускается прерывание при выравнивании в таблицу со списком задач и выбрать для каждой задачи в этом поле значение «Да» или «Нет».

7. Каким образом осуществляется повышения уровня доступности ресурса в проекте?

В MS Project для изменения рабочего время ресурса, необходимо скорректировать календарь ресурса:

· В представлении, содержащем список ресурсов проекта, щелкните мышью дважды в строке перегруженного ресурса.

· В открывшемся окне «Сведения о ресурсе» перейдите на вкладку «Изменить рабочее время».

· В списке «Базовый календарь» выберите календарь рабочего времени, наиболее близкий к предполагаемому режиму использования ресурса.

· Установите для выбранных дат рабочее время ресурса, если он работает по нестандартному рабочему графику.

· В представлении «Использование задач» найдите назначение (то есть пару «задача-ресурс»), вызвавшее перегрузку ресурса. Активизируйте диалог «Сведения о задаче»/вкладка «Общие» и укажите период времени использования ресурса на данной задаче.

8. В каком случае для выравнивания загрузки применяется замена назначений задач?

Иногда в управлении проектом эффективнее произвести полную замену одного назначения на задачу другим вместо частичного переноса трудозатрат с одного ресурса на другой. Например, в проекте задействован программист Фролов с общей доступностью 50 %. Естественно, что назначение его на задачу «А» с фиксированными трудозатратами с загрузкой в 100 % приведет к превышению загрузки. Поскольку уменьшение загрузки ресурса приведет к увеличению длительности данной задачи, то для выравнивания загрузки Фролова нужно заменить другим ресурсом.

9. Каким образом устраняется перегруженность задачи?

Если перегрузка ресурса обусловлена тем, что объем назначений ресурса на одну задачу превышает заданный максимальный объем, то для устранения перегрузки целесообразно использовать окно «Сведения о задаче». Получив сообщение о перегрузке с помощью «столбца Превышение доступности» в таблице задач, достаточно просто перейти на вкладку «Ресурсы» и внести необходимые изменения в назначения ресурсов.

Обычно перегруженность задачи обусловлена недостаточным количеством ресурса определенного вида. Формально такую ситуацию можно исправить двумя способами:

· увеличить для используемого ресурса значение поля «Макс, единиц» в «Листе ресурсов»;

· увеличить количество доступных единиц ресурса на время выполнения перегруженной задачи.



Лабораторная работа №5 - оптимизация параметров проекта в MS Project

Цель работы: изучение методов анализа и оптимизации плана работ и стоимости проекта, получение практических навыков оптимизации параметров проектов в среде MS Project.

Методы оптимизации плана работ

После того как вы сформировали план проекта, и в приложении MS Project вычислили его временные параметры и стоимость, Вы можете обнаружить, что имеется некоторый запас времени и/или ресурсов. Такой запас позволяет выбрать одно из трех направлений улучшения показателей проекта:

а) закончить проект раньше первоначально намеченного срока при сохранении сформированного бюджета;

б) повысить качество работ за счет увеличения бюджета, при сохранении сроков выполнения работ;

в) повысить качество работ за счет увеличения отводимого на них времени, при сохранении бюджета;

Хотя можно, конечно, пойти и по четвертому пути: сохранить рассчитанные сроки выполнения работ, обеспечив экономию материальных средств.

Однако значительно более сложные проблемы возникают в тех случаях, когда разработчик проекта получает план, параметры которого не умещаются во временные и/или бюджетные рамки.

Рассмотрим методы оптимизации сроков и стоимости проектных работ и методику применения данных методов в среде MS Project. Классическими методами анализа и оптимизации плана работ являются методы PERT (Program, Evalution and Rewiew Technique, техника оценки и пересмотра программ) и метод критического пути CPM (Critical Path Method).

Определение ключевых дат проекта

Результаты ресурсного планирования могут существенно повлиять на первоначальную расстановку ключевых дат проекта, если таковые были определены при составлении расписания работ. Объясняется это тем, что такие даты могут быть связаны не только с началом или завершением наиболее важных задач, но и с началом либо завершением использования некоторого ресурса. Все подобные даты полезно вынести на календарный график в качестве вех.

После завершения указанной процедуры следует обратить первоочередное внимание на два типа вех:

а) попадающие на одну календарную дату;

б) расположенные на критическом пути (изменение сроков выполнения задач критического пути может весьма неожиданным образом повлиять на положение вех).

Для того чтобы облегчить поиск вех, приходящихся на одну дату, целесообразно воспользоваться фильтром:

· переключитесь в окно диаграммы Ганта и в списке фильтров выберите пункт «Вехи».

Один из способов «разгрузить» напряженный день -- перенести задачи-вехи на другой срок (как на более поздний, так и на более ранний). Для поиска вариантов переноса вех на более поздний срок Вы можете использовать резерв времени при его наличии.

Для получения информации о наличии резерва времени выполните следующую последовательность действий:

· в меню «Вид» выберите команду «Другие представления...»;

· в открывшемся диалоговом окне выберите представление «Подробная диаграмма Ганта» и нажмите на кнопку «Применить»;

· в списке стандартных фильтров установите пункт «Вехи».

На календарном графике, представленном в окне «Подробная диаграмма Ганта», резерв времени отображается в виде линии темно-зеленого цвета, рядом с которой указывается величина резерва (рисунок 5.1).

Сокращение критического пути

Прежде, чем приступать к сокращению длительности критического пути целесообразно еще раз внимательно изучить специфику задач, которые его образуют. С этой целью рекомендуется оставить на календарном графике только задачи критического пути:

· в меню «Вид» выберите команду «Другие представления...»;

· в открывшемся диалоговом окне установите представление «Подробная диаграмма Ганта» и нажмите на кнопку «Применить».

Рисунок 5.1 - Отображение критического пути проекта

Для того чтобы получить информацию о том, какие задачи образуют критический путь каждого из проектов, выполните действия:

· в меню «Сервис» выберите команду «Параметры...»;

· в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку «Расчет»;

· установите флажок «Рассчитать несколько критических путей» и щелкнуть на кнопке ОК.

Для сокращения длительности критического пути могут быть использованы следующие приемы:

1) снижение трудоемкости задач критического пути;

2) изменение условий планирования задач; в частности, замена условия «Начать не ранее (Start No Early Than)» на условие «Как можно раньше (As Soon As Possible)» позволяет существенно повысить гибкость планирования;

3) разделение критической задачи на несколько задач меньшей длительности, которые могут выполняться одновременно различными ресурсами;

4) пересмотр типа зависимости между задачами; здесь возможны, например, следующие варианты:

если задача зависит от нескольких предшественников, следует уточнить взаимоотношения между ними и по возможности удалить наименее существенные зависимости;

если зависимость между задачами порождена использованием общих ресурсов, то следует по возможности уточнить сроки применения этих ресурсов и удалить связь между задачами по времени;

если задачи связаны отношением следования, то необходимо продумать возможность изменения типа зависимости (например, вместо зависимости «Окончание-начало» установить зависимость «Начало-начало» с отрицательным смещением);

5) планирование задач в сверхурочное время;

6) назначение задачам критического пути дополнительных ресурсов.

Обратите внимание, в результате сокращения длительности исходного критического пути, другая последовательность задач может образовать новый критический путь. Убедитесь, что новая дата завершения проекта; определяемая длительностью нового критического пути, Вас устраивает. В противном случае, придется применять к нему рассмотренные выше средства оптимизации.



Изменение календарей проекта

Изменение календарей проекта может рассматриваться и как средство сокращения длительности исходного критического пути, и как самостоятельная процедура, направленная на более рациональное использование рабочего и нерабочего времени.

Изменение календарей проекта предполагает:

1) изменение или удаление календарей одной или нескольких задач;

2) изменение или удаление календарей одного или нескольких ресурсов;

3) изменение базового календаря проекта.

Приведенные выше действия упорядочены по силе воздействия на исходное расписание проекта. Поэтому при желании внести «косметические» поправки следует начинать с изменения календарей задач.

Изменять календарь ресурса рекомендуется в тех случаях, если ресурс фактически работает больше (или, наоборот, меньше), чем предусмотрено календарем. Например, если календарь ресурса, назначенного на задачу критического пути, устанавливает пятидневную рабочую неделю, но ресурс фактически работает шесть дней, изменение календаря приведет к сокращению длительности проекта.

Изменять базовый календарь проекта целесообразно при условии, если все ресурсы проекта работают большее количество времени, чем предусмотрено исходным календарем проекта. Например, если календарь проекта указывает, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, но фактически все исполнители работают по 10 часов, следует изменить календарь проекта.

Увеличение продолжительности рабочего дня в календаре проекта является наиболее реальным и эффективным способом коррекции календаря.

Следующая последовательность действий позволит изменить продолжительность рабочего дня в календаре проекта:

· в меню «Сервис» выберите команду «Параметры...»;

· в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку «Календарь»;

· в поле «Часов в дне» установите требуемое значение и нажмите на кнопку ОК.

Обратите внимание, что не обязательно вносить изменения в параметры календаря: продолжительность рабочей недели, время начала и окончания рабочего дня.

Выявление задач с превышением стоимости

Для выявления задач с превышением стоимости в MS Project менеджеры проектов используют стандартные фильтры:

«Затраты превышают...»

«Затраты сверх бюджета»

«Задачи с задержкой/превышением бюджета для...»

Два последних фильтра используют для работы с базовым планом проекта.

С целью получения последовательности задач, общие затраты которых превышают заданное значение (рисунок 5.2) выполните действия:

· откройте любое представление проекта, в котором имеется перечень задач проекта;

· в списке фильтров выберите пункт «Затраты превышают...». В открывшемся диалоговом окне введите значение пороговой суммы (например, 5000р.) и нажмите на кнопку ОК.

Рисунок 5.2 - Применение автофильтра для анализа стоимости задач.

С помощью автофильтра столбца «Общие затраты» Вы можете получить список задач, полная стоимость которых превышает указанную стоимость (например, среднюю) задач проекта.

Поиск временного резерва в календарном плане

Временной резерв -- величина допустимого запаздывания задачи, не влияющего на даты окончания других задач или всего проекта. Свободный временной резерв представляет допустимое запаздывание задачи, которое не приводит к задержке другой задачи. Общий временной резерв представляет допустимое запаздывание задачи, не вызывающее задержку даты окончания проекта.

Поиск временных резервов осуществите следующим образом:

· в меню «Вид» выберите команду «Другие представления»;

· в списке «Представления» выберите строку «Подробная диаграмма Ганта» и нажмите кнопку «Применить»;

· в меню «Вид» выберите команды «Таблица» и «Календарный план».

В области диаграммы в представлении резервы времени отображаются в виде тонких отрезков справа от задачи. Значения резервов времени примыкают к обычным отрезкам диаграммы Ганта. Если поля «Свободный временной резерв» и «Общий временной резерв» не отображены в области листа представления, для перехода к ним нажмите клавишу TAB.

Теперь Вы можете оставить на диаграмме Ганта только те задачи, которые спланированы с превышением затрат.

Ответы на контрольные вопросы

1. Какие методы оптимизации плана работ Вам известны?

Классическими методами анализа и оптимизации плана работ являются методы PERT (Program, Evalution and Rewiew Technique, техника оценки и пересмотра программ) и метод критического пути CPM (Critical Path Method).

2. Каким образом производится перерасчет длительности задач с использованием метода PERT?

Перерасчет длительности задач с помощью метода PERT производится по формуле:

(Оптимистическая длительность * Оптимистический весовой коэффициент + Ожидаемая длительность * Ожидаемый весовой коэффициент + Пессимистическая длительность * Пессимистический весовой коэффициент) / 6.

3. Как учитываются ограничения задач при выполнении PERT анализа?

Следует иметь в виду, что при PERT-анализе оптимистического и пессимистического плана крайние сроки и ограничения задач не учитываются.



4. Что называется критическим путем проекта?

Критический путь -- это задача или последовательность задач, определяющая дату окончания проекта.

5. В чем заключается основная суть метода критического пути и как он используется для анализа плана работ проекта?

Если увеличить/уменьшить длительность задачи, лежащей на критическом пути, то длительность проекта соответственно изменится. Анализ плана работ методом критического пути (CPM, Critical path method) позволяет выявить задачи, длительность которых нужно сокращать для оптимизации временных параметров проекта.

6. Каким образом определяется временной резерв критических задач и как получить информацию о наличие временных резервов в проекте?

Для того, чтобы определить для проекта размер временного резерва критических задач, нужно с помощью команды меню Tools > Options (Сервис > Параметры) открыть диалоговое окно настройки параметров MS Project. Далее Вы должны перейти на вкладку Calculation (Расчеты) и указать нужное значение параметра Tasks are critical is slack is less or equal to ... days (Считать критическими задачи, имеющие резерв не более ... дней).

7. Какие приемы Вы можете использовать для сокращения критического пути?

· Уменьшение длительности отдельных задач.

· Применение последовательно-параллельного выполнения задач.

· Уточнение состава и уровня укрупнения задач.

8. Как и с какой целью производится изменение календарей проекта?

Изменение календарей проекта может рассматриваться и как средство сокращения длительности исходного критического пути, и как самостоятельная процедура, направленная на более рациональное использование рабочего и нерабочего времени.

Изменение календарей проекта предполагает:

· изменение или удаление календарей одной или нескольких задач;

· изменение или удаление календарей одного или нескольких ресурсов;

· изменение базового календаря проекта.

9. Какие действия и в какой последовательности необходимо выполнить для оптимизации бюджета проекта?

При выполнении оптимизации бюджета целесообразно придерживаться следующего порядка действий:

· выявить задачи, вызывающие превышение бюджета;

· определить наличие резервов времени для задач, не укладывающихся в бюджет;

· ввести комментарии относительно предполагаемых изменений плана;

· сохранить резервную копию плана;

· скорректировать состав и распределение ресурсов с целью снижения затрат;

· увеличить затраты в случае получения дополнительного бюджета;

· оценить результаты оптимизации плана.



10. С какой целью выполняют выявление задач с превышением стоимости?

С целью получения последовательности задач, общие затраты которых превышают заданное значение (рисунок 1) выполните действия:

Рисунок 1 - Применение автофильтра для анализа стоимости задач

С помощью автофильтра столбца «Общие затраты» Вы можете получить список задач, полная стоимость которых превышает указанную стоимость (например, среднюю) задач проекта.

11. Какие типы отчетов используются при оптимизации плана по стоимости?

· движение денежных средств;

· задачи с превышением.

12. Какие действия по снижению стоимости проекта может предпринять менеджер проекта?

· Изменение используемой схемы оплаты ресурса. Если для данного ресурса предусмотрено несколько схем оплаты, то следует рассмотреть возможность применения более экономной схемы.

· Замена ресурса менее дорогим. Иногда использование менее дорогих ресурсов может привести к снижению качества работ или к увеличению их длительности, однако, это одна из наиболее реалистичных стратегий для снижения издержек.

· Отмена назначения ресурса. Если задаче назначено несколько однотипных ресурсов, то, возможно, по крайней мере, один из них может быть снят с этой задачи.

· Снижение объема назначений ресурса; иногда оказывается возможным либо уменьшить количество времени, в течение которого используется ресурс, либо снизить назначенный ему объем работ.

· Отказ от использования ресурса в сверхурочное время. Если стоимость данного ресурса в сверхурочное время значительно превышает уровень стандартной ставки, следует продумать возможность замены его в эти часы более дешевым ресурсом, либо вообще не привлекать данный ресурс в сверхурочное время.

· Удаление второстепенных задач. Задачи, которые не являются обязательными, могут быть удалены из проекта с целью снижения его стоимости.

· Изменение длительности задач. Длительность может быть изменена как в большую, так и в меньшую сторону: увеличение длительности позволяет снизить интенсивность использования ресурса или объем назначений.

· Пересмотр разовых затрат. Следует проанализировать, насколько они действительно необходимы, и в каком количестве.

Более тщательный анализ назначения ресурсов, входящих в пул проектов.



Лабораторная работа 6№ - упраление рисками в MS Project

Цель работы: получение практических навыков идентификации рисков и разработки стратегии их смягчения с использованием MS Project

Общий подход к управлению рисками

На первый взгляд, создание достаточно детализированного плана проекта, оптимизированного по срокам и затратам, избавляет менеджера проекта от любых проблем вплоть до наступления даты завершения проекта. Однако в реальной жизни случаются события, способные отрицательно повлиять на ход проекта. Подобные события, которые трудно предусмотреть заранее, но которые способны негативно повлиять на ход реализации проекта, обычно называют рисками. В контексте проекта риск -- это вероятность наступления нежелательного события и всех его возможных последствий. При наступлении любого из них появляется опасность не завершить проект вовремя, не уложиться в бюджет, не выполнить условия контракта и т.д.

Для того чтобы защитить проект от негативных факторов и опасностей, необходимо разработать продуманную стратегию управления рисками.

Как правило, в управлении рисками различают четыре этапа:

1) идентификация рисков;

2) количественная и качественная оценка рисков;

3) планирование рисков;

4) разработка стратегии смягчения рисков.

Для анализа рисков используют полученный в результате оптимизации план проекта, содержащий описание структуры работ и пара-метры распределения ресурсов. Поэтому начальный анализ риска рекомендуется проводить непосредственно перед сохранением базового плана и началом реализации проекта. Необходимо отметить, что анализ риска не является одноразовой задачей. Вы будете возвращаться к ней время от времени в ходе реализации проекта и обязательно при каждом существенном отклонении от плана.

Методы количественной оценки рисков здесь не приводятся и рассматриваются в теоретической части дисциплины.

Риски в расписании

Важной задачей стоящей перед руководителем проекта при анализе рисков расписания является уменьшение вероятности срыва сроков работ. Срыв может произойти в том случае, если длительности задач в плане проекта не будут соответствовать времени, требуемому ресурсам на их выполнение.

Несоответствие запланированных длительностей работ фактическим может произойти в двух случаях: если неточно составлен план проекта и если неожиданно окажется, что та или иная работа требует больше времени, чем ожидалось. К таким работам можно отнести несколько типов задач календарного плана.

Задачи с предварительными длительностями. С точки зрения идентификации рисков наиболее «подозрительными» являются новые для организации задачи, длительность и оценки стоимости для которых, скорее всего, будут неточны (приблизительны, estimated). Приблизительную длительность задачи отмечают с помощью знака вопроса, например -- «2д?». Такие задачи можно обнаружить в плане проекта с помощью стандартного фильтра. С целью снижения риска Вы можете:

а) применить PERT-анализ для вычисления пессимистической оценки длительности задачи и полученный результат использовать в плане проекта;

б) добавить в план дополнительную задачу, предшествующую задаче с неопределенной длительностью. Например, прежде чем начнется работа, предполагающая использование новой информационной технологии, необходимо выделить время (запланировать работу) на обучение сотрудников, которым предстоит ее выполнить.

Слишком длинные задачи и задачи с большим числом ресурсов создают сложности при планировании, так как невозможно точно оценить трудозатраты для таких задач и загрузку ресурсов. Поэтому, включая подобные задачи в план, Вы рискуете тем, что план окажется неточным.

Получить представление о задачах с большой длительностью довольно несложно. Достаточно отфильтровать задачи по столбцу Длительность, определив с помощью автофильтра пороговую величину (например, «длительность» > 15 дней). Задачи с большим числом ресурсов получить подобным способом невозможно, поскольку в MS Project нет специального столбца «внутренней» таблицы, в котором было бы указано число ресурсов, назначенных на задачу. Поэтому, Вы можете воспользоваться настраиваемым полем. Для этого в поле задач «Группа ресурсов» поместите формулу: Названия ресурсов.

Функция Названия ресурсов определяет длину текстовой строки, переданной ей в качестве параметра. В нашем случае этой строкой является значение поля «Названия ресурсов». Чем больше ресурсов назначено на задачу, тем длиннее строка и тем больше будет значение поля «Число ресурсов». Определив задачи с большими длительностями или большим числом назначенных ресурсов (рисунок 6.1), необходимо декомпозировать их на более короткие задачи или превратить в фазы.

Рисунок 6.1 - Получение сведений о задачах с большим числом ресурсов

Детализация работ у задач с большой длительностью или с большим числом назначенных ресурсов облегчает контроль выполнения работ и дает возможность оптимального распределения загрузки ресурсов, что, в свою очередь, снижает риск несоответствия плана проекта реальному ходу выполнения работ.

Задачи с большим числом зависимостей повышают риск невыполнения проекта в запланированный срок. Чем больше у задачи зависимостей, тем выше риск, что ее выполнение будет задержано из-за того, что одна или несколько задач-предшественников не укладываются в сроки. Особенно опасно, если несколько предшественников имеет задача, расположенная на критическом пути, поскольку в случае ее задержки увеличится длительность проекта.

В MS Project для определения задач, имеющих двух и более предшественников, выполните следующие действия:

· Использовать средний из списков управления фильтрами области «Данные» вкладки «Вид» ленты меню, отмеченный иконкой .

· В открывшемся меню выбрать команду «Автофильтр отображения» При этом в ячейке заголовка каждого столбца таблицы активного представления будет сформирован специальный элемент управления .Навести на него указатель мыши и щелкнуть по нему левой кнопкой.

· В открывшемся списке выбрать строку «Фильтры /Условие…»

· Нажмите на кнопку ОК.



Рисунок 6.2 - Настройка автофильтра для отбора задач с двумя и более предшественниками

При необходимости вы можете сохранить созданный фильтр, щелкнув на кнопке «Сохранить».

Для отбора задач, имеющих внешних предшественников, требуется выполнить аналогичную последовательность действий, с той лишь разницей, что в качестве символа-разделителя следует ввести обратный слэш ( «\» ). Тогда в результате применения фильтра в списке останутся задачи, в поле «Предшественники» которых содержится адрес файла связанного проекта.

После того как задачи с большим числом зависимостей идентифицированы, необходимо принять меры по уменьшению связанных с ними рисков в расписании.

Одним из способов уменьшения риска является увеличение длительности одной или нескольких задач-предшественников за счет более раннего их начала (если это возможно). Кроме того, возможно увеличить запланированную длительность задачи, если ограничения по длительности проекта позволяют это сделать. Также наличие временного резерва снижает риск задержки задачи.

Ресурсные риски

Цель анализа ресурсных рисков -- определение ресурсов и назначений, увеличивающих вероятность срыва проекта. Например, привлечение к выполнению задач недавно принятого на работу сотрудника является риском, поскольку отсутствует опыт работы с подобным сотрудником и неизвестно, сможет ли он справиться с поставленными задачами. Другой риск -- использование одного сотрудника в слишком большом количестве задач, поскольку проект становится зависимым от одного сотрудника. Если сотрудник станет недоступным (больничный лист, командировка и др.), то проект рискует провалиться.

Использование неопытных сотрудников может привести к наступлению ресурсных рисков, которые следует идентифицировать. С помощью MS Project Вы можете определить задачи, где задействованы недавно принятые на работу сотрудники, и описать риск их использования. При разработке стратегии смягчения рисков нужно будет решить, как уменьшить риск. Для идентификации сотрудников без опыта работы выполните следующие действия:

· Настройте столбец Flag2 (Флаг2): назовите его «Опыт есть»; определите отображение красного индикатора для тех случаев, когда значением поля является No (Нет), и зеленого -- когда значением является Yes (Да) (рисунок 6.3).

Рисунок 6.3 - Настройка дополнительного поля

· Добавьте настроенное поле в представление Лист ресурсов и установите в нем значение Нет для тех ресурсов, у которых нет опыта работы (рисунок 6.4).

Рисунок 6.4 - Ресурс без опыта работы отмечен красным индикатором (строка 3)

· Разделите окно, отобразив в нижней части представление Использование задач и добавьте два столбца «Описание риска» и «Вероятность риска» для последующего заполнения.

· Для отображения только тех задач, в которых задействованы неопытные сотрудники, выделите этих сотрудников в списке в верхнем представлении, щелкнув на их фамилиях при нажатой клавише Ctrl (рисунок 6.5).

Рисунок 6.5 - Ввод информации о рисках назначения неопытных сотрудников

Анализ сведений, представленных на рисунок 6.5, позволяет сделать вывод, что в первой задаче из двух неопытный сотрудник работает совместно с опытным руководителем, поэтому вероятность риска в этом случае можно определить как среднюю. Для задачи, где задействован один менеджер, по нашему предположению не имеющий опыта работы, риск может быть оценен как средний или высокий. Учитывая, что объем работы не большой, вероятность наступления риска невыполнения задачи в срок определим как среднюю.

Разработка стратегии смягчения рисков

После того как мы выявили проектные риски необходимо спланировать мероприятия, направленные на предупреждение, ограничение или смягчение отрицательных последствий рисков.

Поскольку планирование риска может потребовать достаточно много времени и сил, то данный вид работы выполняется, как правило, только для наиболее приоритетных рисков. Планирование предполагает: выявление признаков угрозы возникновения каждого риска; определение перечня мероприятий по предупреждению или смягчению последствий рисков.

Существует три основных способа борьбы с рисками:

1) проведение упреждающих мероприятий, направленных на снижение вероятности появления риска. Например, если выполнение некоторой работы зависит от единственного специалиста в данной области, предусмотрите возможность обучения другого специалиста того же профиля. План подобных мероприятий обычно называют планом предупреждения рисков;

2) смягчение последствий воздействия риска. Например, если выполнение некоторого этапа проекта зависит от поставщика, контракт с ним мог бы предусматривать введение штрафа за несвоевременную доставку. План подобных мероприятий обычно называют планом смягчения рисков;

3) использование альтернативного плана, который вступает в силу при появлении угрозы риска. Например, если появляется опасность задержки выполнения задачи, альтернативный план может предусматривать назначение дополнительных ресурсов на эту работу. Подобный план называют планом ограничения рисков.

Все средства MS Project, пригодные для планирования рисков, можно условно разделить на две группы:

...