Производительность труда

Понятие и экономическая сущность производительности труда, система показателей и подходы к оценке. Методы и приемы анализа, а также основные факторы, влияющие на рост. Пути повышения эффективности использования трудовых ресурсов на заданном предприятии.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 28.05.2021
Размер файла 469,0 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Исследование бюджетной деятельности показывает, что доходы в отчетных данных учреждения отсутствуют. По расходам МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» за 2019 год в таблице 3 указаны следующие показатели.

Таблица 3. Расходы учреждения за 2019 год, тыс. рублей

Наименование показателя

2019 год,

тыс. рублей

Расходы, всего

в том числе заработная плата

21682,145

16106,956

Начисления на выплаты по оплате труда

4850,418

Услуги связи

15,543

Коммунальные услуги

68,431

Работы, услуги по содержанию имущества

382,194

Прочие работы, услуги

101,990

Страхование

0,306

Социальные пособия и компенсации персоналу в денежной форме

5,591

Амортизация

88,591

Расходование материальных запасов

61,273

Налоги, пошлины и сборы

0,850

Чистый операционный результат

-21682,145

Анализ данных таблицы 3 показывает отрицательный операционный результат в течение рассматриваемого периода, который в общей сумме равен - 21682145 рублей. Наибольший удельный вес в расходах занимает заработная плата - 74,3% и соответственно начисления на выплаты по оплате труда. Доходы будущих периодов в отчете финансовой деятельности также отсутствуют, резервы предстоящих расходов равны 1950,0 тыс. рублей.

Анализ внутренней среды для ООО МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» важен потому, что:

? учреждению следует определить свои внутренние возможности, потенциал, на который можно рассчитывать в современных условиях для достижения поставленных целей;

? подробный анализ внутренней среды позволяет лучше уяснить цели и задачи деятельности учреждения.

Чтобы определить дальнейшую стратегию и план действий руководство МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» должно иметь углубленное представление о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития. При этом внутренняя среда и внешнее окружение исследуется в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые любая организация должна учитывать при определении своих целей при их достижении. Внутренняя среда организации оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование учреждения. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие руководителей и рабочих; найм, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п. Как правило, новые организации, функционирующие 1-3 года, имеют тонкую или слабую организационную культуру, которая только складывается под воздействием многих факторов, именно поэтому работа с кадрами учреждения играет немаловажную роль и значение. В производственный срез входят оказание услуг, снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание транспорта; осуществление исследований и разработок. Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения.

Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с имиджем учреждения и оказываемыми услугами, а также их качеством. На данном этапе организация не имеет собственного сайта, разъясняющего какие услуги и работы выполняет исследуемая организация и её специалисты. Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. Далее необходимо рассмотреть вышеперечисленные стороны деятельности ООО МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» и сопоставить с внешними возможностями и угрозами, указанными в таблице 4.

Таблица 4. SWOT-анализ внешней и внутренней среды учреждения

Потенциальные внутренние сильные стороны

Потенциальные внутренние слабости

Четко проявляемая компетентность персонала

Адекватные финансовые источники

Единственное учреждение по оказанию соответствующих услуг на областном уровне

Использование поддержки местной администрации в рамках профильной деятельности

Планомерное обновление оборудования и техники

Достижение доходов в балансе

Потеря некоторых аспектов компетентности

Недоступность финансов, необходимых для смены стратегии

Слабый участник региональных проектов

Слабая сеть коммуникаций и низкий уровень информационного обеспечения

Высокая степень износа отдельной техники

Значительное повышение расходов

Потенциальные внешние благоприятные возможности

Потенциальные внешние угрозы

Возможность обслуживания дополнительных групп потребителей и организаций

Расширение диапазона возможных услуг, диверсификация деятельности

Ослабление нестабильности экономики региона и страны

Государственная поддержка отечественного сектора культуры

Большая доступность ресурсов

Неблагоприятные изменения в условиях сотрудничества с подведомственными организациями

Чувствительность к нестабильности финансовой ситуации в стране

Отсутствие государственных субсидий в период неустойчивого финансового положения

Усиление требований поставщиков

Рассматривая сильные и слабые стороны деятельности ООО МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» можно сделать вывод, о том какие возможности можно использовать и какие угрозы могут потенциально воздействовать на учреждение. Среди организаций, с которыми работает учреждение много специфических объектов от храмов, исторических памятников до дворцов культуры и отдыха, в этом случае следует учитывать подходы к обслуживанию и их обеспечению.

2.2 Анализ кадровой документации учреждения и выявление проблем документационного обеспечения управления персоналом

Основными функциями по организации документооборота в системе управления персоналом МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» являются:

- оперативная работа с входящими кадровыми документами;

- тщательный контроль отслеживания документов и хранение личных дел сотрудников;

- регулярное обновление, разработка и переиздание, тиражирование необходимой документации по кадровым вопросам;

- контроль исполнения и доведение решений до исполнителей, а также соискателей.

В системе управления персоналом учреждения имеются следующие виды документации:

- организационно-кадровая документация - устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка.

- организационно-распорядительная документация, которая делится на два вида:

1) распорядительная документация - приказы, постановления, распоряжения, решения;

2) информационно-справочная документация - письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки;

- документация по личному составу - приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные карточки, резюме, заявления, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны, справки разного вида и т.д. Список документации, разработанный и оформленный в исследуемом учреждении:

1) Правила внутреннего трудового распорядка;

2) Положение о защите персональных данных работников;

3) Трудовой договор;

4) Штатное расписание;

5) Личная карточка работника;

6) Табель учеты использования рабочего времени;

7) График отпусков;

8) Приказы и распоряжения;

9) Трудовая книжка;

10) Коллективный договор;

11) Должностные инструкции;

12) Положение об оплате труда и премировании;

13) Положение о структурном подразделении;

14) Положение об аттестации персонала;

15) Положение о повышении квалификации;

16) Положение об охране коммерческой тайны;

17) График сменности;

18) Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем.

В МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» используется ряд других документов внутреннего характера, отражающих процедуры работы с персоналом. Обязательной группой документов в исследуемом учреждении выступают локальные нормативные акты.

Кроме того, в данном учреждении кадровое делопроизводство осуществляется специалистом по кадрам, на которого возложены обязанности по разработке и ведению соответствующих документов. Рассмотрим работу по ДОУ, и ее взаимосвязь с другими руководителями, специалистами и сотрудниками. Бухгалтеру учреждения специалист по кадрам представляет сведения o численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, листы временной нетрудоспособности для оплаты, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении, очередных отпусках работников организации.

В обязанности специалиста по кадрам входит:

- оформление трудовых договоров с работниками, а также дополнительных соглашений к ним;

- ведение личных дел, трудовых книжек сотрудников, личных карточек работников и книг учета и регистрации трудовых книжек;

- составление и выдача справок с места работы, заверенных копий трудовых книжек, иных документов для предоставления по месту требования;

- составление графиков отпусков;

- оформление иных видов установленной кадровой документации.

В целом, анализ системы кадрового документооборота в МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» показывает, что проводится планомерная и целенаправленная работа с персоналом специалистом по кадрам, включающую в себя прием грамотных и профессиональных специалистов. Трудовая деятельность в организации возможна только на законных основаниях.

Таким образом, в должностные обязанности специалиста по кадрам МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» входит:

1) организация и ведение приема, перевода, увольнения работников, в соответствии с требованиями трудового законодательства;

2) формирование и хранение личных дел сотрудников, внесение изменений;

3) заполнение, хранение и учет трудовых книжек;

4) выдача справок о трудовой занятости персонала;

5) предоставление отпусков работникам и составление соответствующего графика.

В заявлении o приеме на работу указывается адресат (должность, инициалы, фамилия директора), автор (инициалы, фамилия работника), наименование документа (заявление), текст, в котором указывается, на какую должность автор заявления просит принять его на работу, подпись, дата.

На заявлении o приеме на работу проставляется виза непосредственного руководителя. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, второй хранится у работодателя в личном деле сотрудника. Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. В приказе о приеме на работу указывается: фамилия, имя, отчество, табельный номер работника, наименование должности, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок. Подписанный экземпляр приказа o приеме хранится у специалиста по кадрам, скан приказа о приеме отправляется по электронной почте в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Основанием для издания приказа о переводе работника является личное заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (должность, инициалы, фамилия директора), автор (должность, инициалы, фамилия работника, табельный номер), наименование документа (заявление), текст, в котором указывается, на какую должность автор заявления просит его перевести, подпись, дата.

На заявлении проставляется виза непосредственного руководителя - по прежнему месту работы и новому месту работы. Работник знакомится с приказом о переводе под роспись. Подписанный экземпляр приказа о переводе хранится у специалиста по кадрам, скан приказа o переводе работника отправляется по электронной почте бухгалтеру.

В письменной форме предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника является заявление об увольнении. Заявление об увольнении пишется от руки, адресуется директору МКУ «Расчетно-хозяйственный центр», в тексте прописывается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. Также, обязательно должна быть проставлена дата написания заявления на увольнение и виза непосредственного руководителя.

В приказе o расторжении трудового договора указываются: дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер работника, наименование должности, причина увольнения, номер и дата трудового договора. Подписанный экземпляр приказа об увольнении хранится у специалиста по кадрам, скан приказа об увольнении отправляется по электронной почте бухгалтеру для расчета с работником. Так же бухгалтерия формирует справки на уволенного сотрудника (расчетный листок, 2 НДФЛ, 182-Н).

Основанием для издания приказа о предоставлении ежегодного основного отпуска является заявление работника и график отпусков. В приказе о предоставлении ежегодного основного отпуска работник указывает: фамилию, имя, отчество, табельный номер, наименование должности, вид отпуска, период, за который предоставляется отпуск, общее число календарных дней, дата начала отпуска и дата окончания отпуска. Работник под роспись знакомится с приказом об отпуске.

Документы по учету кадров фиксируют основные этапы трудовой деятельности персонала. Трудовая книжка работника - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. N 225.

Личное дело - совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью формирования всей информации об одном работнике в отдельном комплекте. Документы располагаются в хронологическом порядке.

Личные дела ведутся на всех работников организации. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всей работы работника и дополняется документами, составляющими трудовую деятельность. В состав личного дела работника входят следующие документы:

- Заявление работника о приеме;

- Копия приказа о приеме;

- Копии документов об образовании и повышении квалификации;

- Трудовой договор;

- Согласие на обработку персональных данных;

- Лист ознакомления с локально-нормативными актами;

- Контрольный лист о прохождении инструктажей по охране труда и пожарной безопасности;

- Договор о полной материальной ответственности (для материально-ответственных лиц);

- Дополнительное соглашение к трудовому договору;

- Заявление о переводе;

- Копия приказа о переводе;

- Все документы о наложении дисциплинарного взыскания (докладные, служебные, объяснительные записки, акты, требования, протоколы и т.п. - в оригиналах, копия приказа о наложении дисциплинарного взыскания);

- Копии документов, подтверждающие изменение фамилии, имени, отчества работника;

- Заявление об увольнении;

- Копия приказа об увольнении.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку и справки (2НДФЛ и 182-Н) в день увольнения работника. По заявлению работника, в течение трех дней со дня подачи заявления работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с его работой.

Ответственный секретарь, специалист по кадрам и бухгалтер по заработной плате очень тесно взаимодействуют друг с другом. Вышеуказанные сотрудники, решая сложные задачи ежедневно, вынуждены постоянно обрабатывать большой объем документации. Кроме того, специалистам документационного сопровождения нужно выполнять значительный объем операций, связанных с оформлением трудовых отношений, движением персонала и различных гарантий и прав (предоставление отпусков, выдача справок и др.). В связи с этим, часто требуется большое количество времени для соответствующего оформления документов.

Проанализировав систему кадрового делопроизводства МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» можно выделить следующие проблемы:

- отсутствие четко определенных направлений и требований к осуществлению кадрового делопроизводства в организации создает трудности для специалиста по кадрам при составлении, оформлении и изготовлении кадровых документов;

- несогласованность действий специалиста по кадрам, секретаря и бухгалтера в вопросах документооборота, в связи с чем, бухгалтерия высказывает претензии по форме и содержанию документов, поступающих из отдела документационного сопровождения.

Первая проблема выражается в наличии ошибок при создании кадровых документов - неправильное оформление документов (кроме унифицированных форм). Кроме того, существует необходимость документального закрепления такой особенности, как издание кадровых документов в двух экземплярах - один остается в организации, другой передается в бухгалтерию.

Вторая проблема выражается в отсутствии документально закрепленной инструкции и схемы документооборота, наличие ошибок при произведении расчетов c работниками. Также отсутствует документ, в котором были бы закреплены сроки предоставления того или иного документа, назначены ответственные, что лишает возможности четко регламентировать схему документооборота между подразделениями. Таким образом, на основании проведенного анализа необходимо совершенствование системы кадрового делопроизводства и документооборота в частности. Начало данного процесс целесообразно начать c внедрения предлагаемой инструкции по кадровому делопроизводству.

2.3 Анализ и оценка системы кадрового документооборота в МКУ «Расчетно-хозяйственный центр»

Анализ действующей системы документооборота, в том числе кадровой документации, МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» характеризуется следующими группами элементов:

1. Входящий документооборот

- документы вышестоящих организаций, директивные указания, нормативные и методические акты;

- документооборот от подведомственных организаций (отчёты о деятельности, инициативные докладные записки);

- документы от не подчинённых организаций (документы, направляемые на согласование);

- обращения граждан.

2. Исходящие документы: документы, издаваемые в данном учреждении и отправляемые за его пределы (инициативные и ответственные)

3. Внутренний документооборот: организационно-распорядительные документы; кадровые; плановые; информационно-отчетные; финансовые.

На схеме документооборота может быть показана трудоёмкость выполнения элемента или операции с документом. Операции могут иметь условные обозначения и в теории должны отображаться на соответствующих картах. Достоинства данного отображения: возможность показать маршрут движения документов (отдельного документа), операции работы с документами, исполнителей операции, трудоёмкость операций. Схема документооборота исследуемого учреждения представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Технологическая схема процесса организации работы с документами в МКУ «Расчетно-хозяйственный центр»

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом. Таким образом, сокращение значительных объемов документооборота и организация соответствующего порядка в документировании управления - сложный, трудоемкий и взаимосвязанный процесс.

Согласно данным таблицы 5 можно сделать следующие выводы: по всем видам представленной документации наблюдается увеличение, кроме исходящих документов, наибольшее возрастание связано с отчетно-финансовыми документами, а также информационно-справочными, что свидетельствует об ускорении и усилении документопотоков восходящего цикла от исполнителей до руководителей администрации.

Таблица 5. Анализ объёма и структуры документооборота учреждения

Наименование группы документов

Количество документов, шт

Структура и удельный вес,%

Входящие

3244

27,7

Исходящие

1358

11,6

Внутренние:

- организационно-распорядительные

7122

1696

60,7

14,4

информационно-справочные

2987

25,5

финансовые

2439

20,8

Итого

11724

100,0

В учреждении не введена комплексная система электронного документооборота, продумывается система оперативного хранения электронных документов, определяется круг лиц и критерии доступа. В соответствии с перечнем, имеющимся в учреждении, все документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Учет электронных документов осуществляется разобщено по рабочим местам, в соответствии с требованиями и по учетным формам Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 п. Сведения о каждой единице учета электронных документов вводятся в учетную базу данных электронных документов или в учетную карточку электронного документа. Электронные документы учитывают в составе архива по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем электронных документов указывают в мегабайтах (Мбайт).

Рисунок 4. Схема рассмотрения руководством заявлений и принятие управленческого решения в учреждении

За единицу учета электронных документов принимают единицу хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительную документацию. За единицу хранения электронного документа принимают физически обособленный носитель (флэшку, жесткий диск, компакт-диск) с сопроводительной документацией.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль над исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. В организации можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль над сроками исполнения задания. К основным причинам неисполнения документов можно отнести: слишком высокая централизация полномочий; перегрузка специалистов и исполнителей разного уровня; недисциплинированность исполнителей; недостаточные сроки для качественного исполнения. Оценка эффективности существующей системы документооборота представлена в соответствии с требованиями к работе аппарата управления организации в таблице 6.

Таблица 6. Показатели эффективности электронной системы документооборота в учреждении

№ п/п

Наименование показателя эффективности

Единицы

измерения

Отчетный период 2019 г.

План

Отклонение (+;-)

1.

Обеспеченность компьютерной и организационной техникой сотрудников организации

%

70

95

+25

2.

Уровень ежегодного обновления парка компьютерной и организационной техники в организации

%

5

15

+10

3.

Доля электронных запросов к федеральным органам власти в общем объеме запросов.

%

5

40

+35

4.

Доля электронных библиотек, взаимодействующих с организацией

%

50

100

+50

5.

Доля архивных документов, включенных в электронные описи, в общем объеме документов архива

%

50

85

+35

6.

Доля документов, используемых в электронном документообороте в целом по организации

%

60

75

+15

Основными выводами к таблице 6 и в целом может послужить изменение следующих показателей:

- обеспеченность современной компьютерной и организационной техникой необходимо повысить на 25%, данный показатель к 2021 году должен быть доведён до 100%;

- по мере физического износа и морального устаревания компьютерной техники и сопутствующих деталей ежегодно следует проводить обновление, как минимум на 10%;

- доля электронных запросов к федеральным органам власти в общем объеме запросов должна быть увеличена до 40%;

- доля документов, используемых в электронном документообороте в целом по организации должна быть доведена до 75%.

Таким образом, обширный объем информации и быстрый рост внедряемых технологий в документационное обеспечение многих госпредприятий привел к возникновению принципиально новых задач - по планированию и координации дальнейшего развития информационного обеспечения, что отразится на дальнейшем совершенствовании документационного обеспечения управления в учреждении. Отсутствие единой информационной базы и электронной системы документооборота, связывающей в единые схемы документопотоков и систем хранений документов, кадровые, финансовые и организационно-производственные отношения является основным недостатком в работе аппарата управления учреждения, который может быть технически решен в ближайшее время.

3. Совершенствование организации кадрового документооборота и оценка эффективности предлагаемых мероприятий в МКУ «Расчетно-хозяйственный центр»

3.1 Разработка и совершенствование регламентов в области кадрового документооборота учреждения

Проанализировав систему кадрового делопроизводства в МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» можно выделить следующие проблемы:

· - отсутствие четко определенных процедур и требований к осуществлению кадрового делопроизводства в учреждении создает трудности для специалиста по кадрам при составлении и дальнейшем кадровых документов, а также при дальнейшем его взаимодействии с секретарем руководителя и бухгалтером по заработной плате персонала;

· - несогласованность действий специалиста по кадрам и бухгалтера в вопросах организации кадрового документооборота, в связи с чем, возникают претензии персонала с несвоевременными выплатами и задержкой доплат.

· - более длительный период оформления в бумажном документообороте в сравнении с электронным его аналогом.

· Мероприятия первоочередного характера, предлагаемые для решения выявленных проблем в системе кадрового делопроизводства отражены в таблице 7.

· Инструкция по кадровому делопроизводству должна быть составлена специалистом по кадрам и секретарем руководителя, согласована c директором и заместителем директора по финансовым вопросам. Далее директором учреждения должен быть издан приказ, утверждающий данную инструкцию.

· Следующим шагом внедрения указанной инструкции будет являться ознакомление всех специалистов, участвующих в создании кадровых документов. Проект инструкции по кадровому делопроизводству представлен в приложении А.

Таблица 7. Мероприятия, предлагаемые для решения выявленных проблем в системе кадрового документооборота

Проблемы

Мероприятие

Сроки проведения

Ответственные лица

Отсутствие четко определенных направлений и требований к осуществлению кадрового делопроизводства

Создание инструкции по кадровому делопроизводству (приложение А)

Сентябрь 2020 г.

специалист по кадрам, секретарь руководителя

Внесение поправок, согласование и утверждение инструкции по кадровому делопроизводству

Октябрь 2020 г.

Директор учреждения, специалист по кадрам, секретарь руководителя

Внедрение инструкции по кадровому делопроизводству

Октябрь 2020 г.

специалист по кадрам, секретарь руководителя, бухгалтер по заработной плате персонала

Несогласованность действия специалиста по кадрам и бухгалтера по заработной плате в вопросах документооборота

Создание графика документооборота

(приложение Б)

Ноябрь 2020 г.

специалист по кадрам, бухгалтер по заработной плате

Утверждение и внедрение графика документооборота

Декабрь 2020 г.

Утверждение приказом директора учреждения, секретарь руководителя

Также для того, чтобы избежать задержек по выплате денежных средств, штрафов и жалоб от сотрудников организации в надзорные органы, необходимо создать и утвердить график документооборота. В этом графике, в том числе, будут регламентированы сроки передачи кадровых документов от специалиста по кадрам бухгалтеру для проведения своевременного расчета денежных средств с работниками.

График документооборота должен быть утвержден директором МКУ «Расчетно-хозяйственный центр». Лица прямо и косвенно ответственные за ведение кадрового делопроизводства и расчетов должны быть ознакомлены с данными документами под роспись и далее вести работу, точно соблюдая положение данного документа. Проект (ключевой фрагмент) графика документооборота между отделом документационного сопровождения и бухгалтерией представлен в приложении Б.

Ведение кадрового делопроизводства постоянно связано с большим объемом документооборота. Специалисту по кадрам и далее необходимо оформлять документы по приему вновь прибывших или вышедших из декрета работников, переводу персонала, предоставлению отпусков, направлению в командировки, увольнению, дополнительной работы, учет листков нетрудоспособности, прочие компенсации, ведение личных карточек и тд.

Предлагаемые действия позволяют оптимизировать работу специалиста по кадрам и бухгалтера, снизить трудоемкость процессов и увеличить качественные показатели работы.

Таким образом предлагаемая инструкция и график документооборота позволят улучшить у сотрудников организации систему действий, необходимых для осуществления кадрового делопроизводства, а так же уменьшить затраты времени у соответствующих специалистов. Использование предлагаемых мероприятий приведет к следующим результатам:

- уменьшение объема бумаг;

- уменьшение времени на согласование и поиск документов в случае необходимости;

- строго определенный процесс регистрации документов, указывающий на исполнителя и сроки исполнения;

- прохождение документов необходимых стадий (регистрация, рассмотрение, визирование, согласование и исполнение) в установленные сроки;

- повышение исполнительной дисциплины и ответственности;

- повышение качества выполняемых работ и создание положительного имиджа организации.

Данные, приведенные в таблице 8, показывают количество сэкономленного времени специалиста по кадрам. После проведения такого мероприятия как разработка и внедрение инструкции по кадровому делопроизводству в учреждении.

Таблица 8.

Экономия рабочего времени специалиста отдела документационного сопровождения после разработки и внедрения инструкции по кадровому делопроизводству

Наименование критерия

Среднее количество времени, потраченного на создание кадрового документа, минут

Количество сэкономленного времени (минут)

До реализации мероприятий

После реализации мероприятий

Получение задания, обсуждение особенностей создания документов

10

7

3

Создание документа

40

30

10

Согласование проекта документа

15

15

0

Внесение поправок в проект документа

10

0

10

Подписание документа директором

30

30

0

Всего

105

82

23

В общем итоге, после внедрения инструкции по кадровому делопроизводству (при ее правильном использовании) специалисты смогут сэкономить 23 минуты рабочего времени на издание одного кадрового документа.

Оклад специалиста по кадрам согласно штатному расписанию, составляет 23000 рублей. Размер заработной платы - 23011,50 рублей (23000оклад + 15% районный коэффициент - 13% подоходный налог).

В 2019 году, согласно производственному календарю, рабочее время при 40-часовой рабочей неделе составляет 1970 часов.

За 2019 год специалист по кадрам получит сумму 276138,00 рублей (23011,50 рублей * 12 месяцев). Стоимость одного рабочего часа специалиста отдела документационного сопровождения равна 140,17 рублей (276138,00 рублей / 1970 часов).

Стоимость одной минуты специалиста по кадрам равна 2,33 рубля (140,17 рублей / 60 минут). При создании одного документа будет экономить 23 минуты, что позволит организации уменьшить стоимость создания кадрового документа на 53,59 рубля. Приведенные данные доказывают экономическую эффективность предложенного мероприятия по совершенствованию системы кадрового делопроизводства в учреждении.

Социальные результаты, которых можно добиться при внедрении инструкции по кадровому делопроизводству:

- Улучшение психологического климата среди работников;

- Четкое определение прав и обязанностей работников;

- Четкое понимание того, какие документы должны быть созданы в той или иной ситуации;

- Увеличение уровня мотивации у сотрудников;

- Уменьшение количества задаваемых вопросов коллегам и руководителю, как следствие повышение производительности;

- Стабильность, гарантированность и законность трудовых отношений, которые обеспечиваются только правильным и своевременным оформлением всех документов;

- Повышение качества выполняемой работы;

- Уменьшение количества испорченной бумаги при составлении документов;

- Новые сотрудники смогут быстро разобраться в нюансах работы;

- Сведение к минимуму штрафных санкций от контролирующих служб.

3.2 Обоснование выбора системы электронного документооборота по улучшению документационного сопровождения кадровых процедур в учреждении

Система электронного документооборота, как и любая другая информационная система предприятия, должна соответствовать определенным требованиям. Обычно каждое предприятие определяет для своей работы в зависимости от специфики деятельности главенствующие характеристики СЭД, но есть и универсальные требования, которым должна отвечать любая система. Среди них можно выделить: надежное хранение документов, быстродействие системы, создание отчетов, удобный поиск документации, масштабируемость, обеспечение информационной безопасности.

Рынок систем электронного документооборота достаточно разнообразен, но все еще и пополняется как платформами зарубежных поставщиков-производителей, так и системами отечественных компаний. Поставляемые программные продукты варьируются по размеру и объему от небольших автономных систем до крупномасштабных конфигураций на уровне предприятия, об-служивающих глобальную аудиторию. Многие системы управления документооборотом обеспечивают средства для внедрения стандартной практики подачи документов в электронной форме.

Среди систем электронного документооборота наиболее часто применяющиеся в работе российских компаний и предприятий, в частности, можно выделить:

1. Программный комплекс «Дело». Данная система предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства на предприятии. Система позволяет отслеживать перемещение электронного документа и создавать проекты документации. Помимо этого, система отличается общей отлаженностью и широкой функциональностью. Однако СЭД имеет ряд своих недостатков: несколько устаревший интерфейс и определенная сложность в освоении новым пользователем [15].

2. Система от семейства 1С - 1С-ЭДО. 1С-ЭДО является системой электронного документооборота, созданной на платформе 1С:Предприятие 8. По названию уже становится понятно, что система интегрирована со всеми продуктами 1С, что уже является большим преимуществом. Особенно данный продукт приветствуется коммерческими директорами предприятий, так как компания 1С предоставляет своим клиентам подарки с собственной символикой и часто проводит бесплатные семинары. К безусловным преимуществам системы можно отнести: возможность настройки конфигурации под требования заказчика, доступный интерфейс, который уже знаком многим пользователям продукции 1С, наличие мобильных приложений, регулярный выпуск обновлений. Конечно, в этой системе можно выделить и ряд недостатков: стоимость приобретения и владения продуктом является неприемлемой для предприятий с небольшой выручкой, система обновляется только специалистами, а не автономно, что может значительно тормозить работу предприятия [3].

3. CompanyMedia - универсальная программа, которая включает в себя набор программных решений, предназначенных автоматизировать не только документооборот, но и бизнес-процессы по предприятию в целом. Отличительной особенностью данной СЭД является непревзойдённая гибкость настроек и наличие независимых модулей. К плюсам данной системы относят: возможность применения данной платформы на предприятиях с достаточно крупной организационной структурой и с территориально-удаленными офисами, бесперебойная работа системы круглые сутки, возможность интеграции сразу нескольких автоматизированных рабочих мест. Минусы: веб-интерфейс не поддерживает некоторые браузеры, в частности FireFox, система является слишком громоздкой для малых предприятий.

4. Полнофункциональная платформа электронного документооборота «Documentum». Данная система является лидером на рынке СЭД. Мощный функционал в совокупности с гибкой настройкой отдельных модулей делают «Documentum» одной из лучших иностранных СЭД из доступных на российском рынке. Положительные характеристики системы: надежное хранение документации, обработка большого объема метаданных, лёгкая адаптация системы под бизнес-процессы предприятия, управление правами доступа, поддержка устройств распознавания документов. Значительным минусом данной системы является реализация веб-интерфейса только с помощью браузера Internet Explorer. Помимо этого, медленная работа при высокой загруженности системы, отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.

5. Программа «Логика СЭД». Ранее данная система встречалась под названием «Босс-Референт» и была одной из самых популярных на отечественном рынке систем электронного документооборота. Прямым конкурентом данного программного продукта была СЭД «Дело». Однако смена названия никак не повлияла на качество этой системы. «Логика СЭД» имеет широкий функционал для управления документооборотом на предприятиях любого типа и размера. Положительные стороны: возможность отслеживания статуса документа, обеспечение высокой степени защиты данных, относительно быстрое внедрение системы и адаптация пользователей, большой потенциал масштабируемости системы. К слабым сторонам системы можно отнести: «старомодный» интерфейс, не самая лучшая работа технической поддержки, сложность в разграничении прав доступа к данным [5].

6. ЕВФРАТ. Эта система электронного документооборота полностью соответствует требованиям международного стандарта качества ISO 9000 и российского ГОСТ в области делопроизводства. Отличительной особенностью данного программного продукта является наличие уникальных модулей, не встречающихся у систем конкурентов. С технологической точки зрения эта система является самой инновационной на отечественном рынке СЭД. При приобретении пользователь получает не только СЭД «ЕВФРАТ», но и дополнительную разработку компании - СУБД «Ника». Это не может не радовать коммерческих директоров фирм, которым не приходится думать о выделении бюджета на покупку дополнительного программного обеспечения. Интерфейс программы является уникальным и достаточно удобным для пользователя. Минусы системы: достаточно высокая стоимость лицензии на одного пользователя, необходимо иметь достаточно мощные персональные компьютеры для бесперебойной работы в данной системе.

7. СБИС - программный продукт, который обеспечивает предприятиям реализацию документооборота со всеми его составляющими. Число пользователей данной системы с каждым годом увеличивается, все чаще эта система внедряется на предприятия, на предприятия города Рязани в частности. СБИС позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами, сдавать электронную отчетность в госорганы и вести с ними переписку, производить сверку. Сервис позволяет создавать и управлять проектами и имеет собственное мобильное приложение. Значительным плюсом системы является возможность обмена документами с контрагентами, у которых стоят другие платформы ЭДО. Среди минусов можно выделить: обязательное наличие стабильного подключения к Интернету и вся отчетность хранится на сервере поставщика, которую он может просматривать [4].

8. Система электронного документооборота отечественной компании СКБ Контур. Данная система работает по средствам сети Интернет с применением веб-технологии «тонкий клиент». На персональном компьютере пользователя устанавливается минимум программного обеспечения, а все базы данных хранятся на сервере оператора. Это означает, что система обновляется автономно, никак не останавливая работу пользователя. Вся документация хранится на защищенном сервере оператора бесплатно и бессрочно. В СЭД СКБ Контур можно загружать документы из корпоративных информационных систем, которые функционируют на предприятии, или же создавать документы в самой системе. Из отрицательных характеристик данного программного продукта можно выделить то, что у пользователя нет возможности оценить функциональные возможности системы бесплатно, то есть демодоступ не предоставляется.

Приведенные системы электронного документооборота будут сравниваться по критериям, которые являются наиболее важными для исследуемого учреждения. На сегодняшний день учреждение использует информационную систему ЭДО СБИС, которая используется без передачи отчетности в госорганы. Используемая версия достаточно примитивна для МКУ «Расчетно-хозяйственный центр», которая не включает в себя важные функции ЭДО, такие как: функциональность, учет российского законодательства, адаптивность к другим СЭД.

Отрицательными сторонами использования СБИС для МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» являются следующие моменты: ограниченные возможности обмена электронными документами с контрагентами (до 50 исходящих документов), пакет не предусматривает передачу электронной отчётности в госорганы, низкий процесс автоматизации, а также не работает часть функций при использовании интерфейса программы.

Руководство учреждения также прекрасно осознает важность модернизации системы электронного документооборота. В каждодневной практике любое предприятие сталкивается с достаточно большим количеством документов, которые соответственно нужно отправлять, подписывать и хранить. Кроме того, в выборе СЭД также принимают участие главный бухгалтер (так как значительная часть функций системы относится именно к бухгалтерии), специалист по кадрам и системный администратор.

Основными критериями сравнения приведенных систем являются:

- цена. Оценивается разнообразие предлагаемых компаниями-поставщиками пакетов лицензий, стоимость приобретения и стоимость владения. Предпочтение отдается СЭД с наиболее низкой ценовой категорией;

- удобство пользования. Дается оценка внешнему интерфейсу системы со стороны конечного пользователя;

- функциональность. Данный критерий оценивается по наличию у системы как стандартного набора функций (сдача отчетности, внешний и внутренний документооборот, сверка расчетов и т.д.), так и наличие уникальных функций (календарь отчетности, проверка контрагента, мобильное приложение, смс-информирование и т.д.);

- скорость работы. Оценивается скорость работы всей системы в целом и скорость загрузки отдельных модулей;

- учет российского законодательства. В первую очередь данный критерий включает в себя возможности системы соответствовать требованиям законодательства и своевременно обновлять нормативную базу и формы документов;

- поддержка пользователя. Взаимодействие пользователя и поставщика СЭД является очень важным критерием оценки, так как это будет способствовать быстрому решению разного рода проблем. Результаты исследования приведены в таблице 9.

Таблица 9. Экспертная оценка сравнительных характеристик информационных систем электронного документооборота

Место

Программа/сервис

Цена

Удобство пользования

Функциональность

Скорость работы

Учет российского законодательства

Поддержка пользователя

Средняя оценка

1

СКБ Контур

5

5

5

5

5

5

5

2

СБИС

4

5

4

5

5

5

4,7

3

1С:Архив

4

4

4

4

5

5

4,3

4

ЕВФРАТ

4

4

4

4

5

4

4,2

5

Дело

4

3

4

4

5

4

4

6

Логика

3

3

4

3

5

2

3,3

7

CompanyMedia

3

3

3

2

5

3

3,2

8

EMC Documentum

2

2

3

2

4

2

2,5

Экспертная оценка проводилась по 5-тибалльной шкале:

5 баллов - полное соответствие требованиям, дополнительные возможности системы;

4 балла - соответствие требованиям, нестандартные предложения;

3 балла - частичное соответствие требованиям;

2 балла - очень слабое соответствие, отсутствие значимых критериев;

1 балл - полное несоответствие требованиям.

Таким образом, по результатам экспертных оценок СКБ Контур занимает наиболее высокое место в сравнении с другими информационными системами электронного документооборота по ценовой политике, функциональности, скорости работы системы, учету российского законодательства, технической поддержке пользователя.

Так как основная цель учреждения - сделать документооборот компании надежным, быстрым и максимально эффективным, но при этом менее трудоемким и затратным, мы можем предложить использовать другую информационную систему ЭДО - систему компании СКБ Контур. Отметим, что компания СКБ Контур заняла 13 место в 2017 году в рейтинге отечественных ИТ-компаний.

Для существенной наглядности преимуществ системы СКБ Контур по сравнению с существующей на предприятии СЭД СБИС приведем сравнительную характеристику определённых функций. Для адекватности сравнения возьмем базовые тарифы, которые приблизительно одной ценовой категории. В качестве основных функций для выбора оператора ЭДО можно использовать следующие: функционал используемой системы электронного документооборота, возможность интеграции с другими информационными системами, количество юридических лиц, которые уже работают с оператором электронного документооборота, профессионализм компании, предоставляемые гарантии по качеству сервиса, смежные услуги, которые оказывает компания, организация роуминга.

В таблице 10 представлено сравнение функциональных возможностей систем электронного документооборота СБИС и СКБ Контур.

Таблица 10. Сравнение функциональных возможностей информационных систем ЭДО СБИС и СКБ Контур

Функции

СБИС

СКБ «Контур»

Онлайн-версия

есть

есть

Доступ к отчетности без интернета

есть

есть

Использование ЭДО для любых отраслей

нет

есть

Моментальное подтверждение оператора о факте доставки отчетности

есть

есть

Обмен данными между онлайн и ПК версиями

есть

есть

Отправка отчетности в ПФР, ФНС, ФСС, Росстат, Росприроднадзор, ФСРАР

есть

есть

Интеграция другими системами учета

есть

есть

Выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП

есть

есть

Сверка расчетов с ФНС РФ и ПФ РФ

есть

есть

Входящие документы бесплатно

есть

есть

Интеграция с 1С, SAP, Oracle и др.

нет

есть

Хранение документов бесплатно

нет

есть

Техподдержка 24/7

есть

есть

Календарь отчетности

нет

есть

Нормативно-правовая база

нет

есть

Мобильное приложение

есть

есть

Бесплатное СМС-оповещение о поступающих документах

нет

есть

Сравнивая эти два программных продукта, становится ясно, что система от компании СКБ Контур превосходит систему СБИС по нескольким критериям. Очевидно, что отдавать предпочтение СЭД из такой же ценовой категории, но с меньшим функционалом, не рационально. Руководству учреждения стоит всерьез задуматься о переходе на другую платформу электронного документооборота, а именно на платформу, которую предлагает компания СКБ Контур.

Таким образом, мы можем сделать следующие выводы:

1. Выбор информационной системы электронного документооборота следует начинать в первую очередь из потребностей и возможностей предприятия, на котором будет внедряться данный продукт.

2. В выборе СЭД должны принимать участие потенциальные пользователи системы и те, кто будет заниматься ее внедрением и сопровождением.

3. Система электронного документооборота от компании СКБ Контур в полной мере отвечает функциональным требованиям учреждения. Она обеспечит быстрое решение задач измерения, прогнозирования, оценки складывающейся оперативной ситуации на предприятии.

4. Использование различных функциональных возможностей системы и помощь в определении оптимальных значений для достижения наилучшего результата работы в данных условиях.

5. Для руководителя, принимающего решения на оперативном уровне, определены границы параметров, доступные для изменения.

6. Постоянное совершенствование и поиск новых решений для бизнес-процессов.

3.3 Оценка эффективности предлагаемой системы электронного документооборота в работе с кадрами

Электронный кадровый документооборот в МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» должен развиваться на основе внедрения соответствующей системы отечественной компании СКБ Контур. Для расчета экономического эффекта от внедрения предлагаемой системы электронного документооборота были использованы данные по оценке труда специалиста по кадрам при работе с документами на основе сопоставления традиционной бумажной и электронной технологий.

К первой группе эффектов относятся: экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу); на оборудование (копировально-множительную технику и др.); на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места). Экономия рабочего времени сотрудников: на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное использование документов. Эффект, обусловленный улучшением управленческих процессов и не поддающийся количественным подсчетам. Ко второй группе эффектов (неисчисляемых):

- Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе.

- Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления, за счет:

- повышения качества работы с информацией, возможности выполнения новых типов или способов выполнения работ.

- формирования единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры.

Таким образом, внедрение современной системы электронного документооборота является необходимым условием для перехода на качественно новый уровень управления процессами на предприятии. Порядок расчета и его методику представим в таблице 11.

Таблица 11. Методика расчета экономической эффективности от совершенствования информационного обеспечения управления персоналом

Показатель

Ед.

измерения

Порядок расчета

Условные обозначения

Абсолютный показатель экономии

тыс.человеко-часы

Тэк= Т0 - Т1

То - трудоемкость работ по участкам учета затрат, существующая до внедрения нового информационного обеспечения.

T1 - трудоемкость работ бухгалтерского аппарата по данным участкам учета после внедр...


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.