Производительность труда

С₁ - стоимость работ, в условиях внедрения нового информационного обеспечения.

Показатель относительной экономии

%

Э_относ.= (С₀-С₁): С₀*100%

-

Годовой экономический эффект от внедрения нового информационного обеспечения

тыс. руб.

Э_ф= С_эк-К_нэ*З_п

К_нэ - нормативный коэффициент экономической эффективности;

З_п - стоимость затрат на внедрение нового информационного обеспечения, тыс. руб.

Срок окупаемости затрат

годы

Т_ок ⁼ З_п: С_эк

-

Первичную информацию необходимую для расчетов можно оформить в виде таблицы 12.

Таблица 12. Показатели, используемые для расчета экономической эффективности совершенствования информационного обеспечения управления персоналом

Показатели	Значение
Трудоемкость работ, существующая до совершенствования информационного обеспечения управления, человеко-часы	131
Трудоемкость работ после внедрения нового информационного обеспечения, человеко-часы	117
Стоимость работ, выполняемых до совершенствования информационного обеспечения управления, тыс. руб.	22261
Стоимость работ, в условиях внедрения нового информационного обеспечения, тыс. руб.	21959
Нормативный коэффициент экономической эффективности	0,15
Стоимость затрат внедрение нового информационного обеспечения, тыс. руб.	155

На сегодняшний день, средняя численность отдела кадров на предприятии составляет 7 человек. При внедрении системы на предприятие временные затраты на обмен данными между сотрудниками сократятся в среднем на 40 минут, составят 7,2 часа.

По представленной ниже формуле (1) рассчитаем абсолютный показатель экономии от проведенных мероприятий

Т_эк= Т₀ - Т₁ (1)

где Т_о - трудоемкость работ до внедрения нового информационного обеспечения;

T₁ - трудоемкость работ после внедрения нового информационного обеспечения.

Т_эк= 131-117=14

По следующей формуле (2) определим абсолютный показатель прямой экономии от сокращения затрат на внедрение системы.

С_эк =С₀-С₁ (2)

где С_о - стоимость работ, выполняемых до внедрения нового информационного обеспечения;

С₁ - стоимость работ, в условиях внедрения нового информационного обеспечения.

С_эк= 22261-21959=302

Учитывая вышеизложенное, рассчитаем индекс общих затрат труда (в%) работников организации по формуле (3):

I_зт ⁼ T_1: T_o (3)

I_зт ⁼ 117/131=0,89*100=89%

Далее рассчитаем коэффициент рост затрат труда (4) и коэффициент эффективности труда (5) в МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» с учетом введения новой системы.

К_зт ⁼ T_0: T₁ (4)

К_эт = (T_o-T₁):T_o*100 (5)

К_зт =131/117=1,12

К_эт = (131-117)/131*100= 10,69

Показатель относительной экономии (6), выраженный в%, наглядно демонстрирует экономический эффект от внедрения современных информационных технологий в организации.

Э_относ.= (С₀-С1): С₀*100 (6)

Э_{относ. =} (22261-21959)/22261*100= 1,36

Далее рассчитаем годовой экономический эффект от внедрения системы автоматизированного кадрового документооборота. На внедрение этих мероприятий планируется затратить средства в размере 155 000 рублей. Ниже представлена формула (7), позволяющая определить экономический эффект.

Э_ф= С_эк-К_нэ*З_п (7)

где К_нэ - нормативный коэффициент экономической эффективности;

З_п - стоимость затрат на внедрение нового информационного обеспечения, тыс. руб.

Э_ф=302-0,15*155=278,75

Срок окупаемости затрат можно определить обратной величиной экономической эффективности (8)

Т_ок ⁼ З_п: С_эк (8)

Т_ок = 155/278,75= 0,56 месяцев

В итоге затраты на внедрение нового сервера в организации окупаются практически в течении полугода. Такие показатели могут быть достигнуты в управлении хозяйственного и документационного обеспечения благодаря применению современных информационных технологий. С учетом показателей, рассмотренных в таблице 12, а также произведенных выше расчетов, определим экономическую эффективность совершенствования информационного обеспечения управления. Все полученные данные занесены в таблицу 13.

Таким образом, внедрение новой системы в организации позволит значительно сократить время обмена информацией и корреспонденцией, свести до минимума, в том числе и почтовые расходы, что, по сути, является экономией финансовых и временных средств на предприятии.

Таблица 13. Показатели экономической эффективности предлагаемой системы кадрового электронного документооборота

Показатели	Значение
Абсолютный показатель экономии, тыс. человеко-часы	14
Индекс общих затрат труда,%	89
Коэффициент роста затрат труда,%	1,12
Коэффициент эффективности труда,%	10,69
Абсолютный показатель прямой экономии от сокращения затрат на внедрение СЭД, тыс. руб.	302
Показатель относительной экономии,%	1,36
Годовой экономический эффект, тыс. руб.	278,75
Срок окупаемости затрат, годы	0,56

Проведенные расчеты экономической эффективности подтверждают целесообразность и необходимость совершенствования информационного обеспечения в области организации системы электронного кадрового документооборота исследуемого учреждения.

Заключение

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что совершенствование организации кадрового документооборота требует ситуационного и в тоже время применения системного подхода, который будет улучшать не только ощущение от занятости и работы непосредственно персонала, но и переводить все документы организации взаимосвязано в электронно-цифровую среду без опасений потери и похищений.

Управленческие документы являются основным предметом делопроизводства и результатом труда руководителей и специалистов всех уровней. Первоочередной задачей любого учреждения выступает разумная экономия в области управленческих и других расходов, второй этап работ затрагивает ускорение темпов работы кадров, а также повышение качества полученных результатов труда.

В этой связи, по расчетным данным, любой электронный документ в системе управления позволяет получить ключевые преимущества в итогах деятельности организации: рост производительности труда сотрудников на 25-50%; сокращение времени на создание и обработку документов до 75%; уменьшение расходов на хранение документов до 80%.

МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» создано с целью централизации бухгалтерского учета, организации и осуществления материально-технического, социально-бытового обеспечения деятельности, обслуживания в кадровой сфере и развития инфраструктуры учреждений муниципального образования - Шацкий муниципальный район Рязанской области.

Исследуемое учреждение осуществляет следующие виды деятельности:

- организацию и ведение бюджетного, бухгалтерского и налогового учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности муниципальных учреждений культуры и их отражения в бухгалтерских регистрах в соответствии с действующим законодательством;

- обеспечение соответствия заключаемых контрактов лимитам бюджетных обязательств, своевременного и правильного оформления первичных учетных документов и правомерности совершаемых операций и другие виды деятельности.

Среднегодовая численность работников исследуемого учреждения за 2019 год составила - 71,5 человек, то есть на начало года количество сотрудников составляло - 72 человека, на конец - 71 человек по списку. Также следует заметить, что согласно отчетности учреждения средняя численность внешних совместителей за отчетный период равнялась в среднем 14 работникам. Среднемесячный оклад руководителя учреждения составил за 2019 год - 32800 рублей, его заместителей - 14112 рублей, специалистов - 24463 рублей. Планирование численности работников учреждения по кадровой документации осуществляется на текущий 2020 год без значительных изменений в рамках работы отчетного периода.

В данном учреждении кадровое делопроизводство специалистом по кадрам, на который возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства. Рассмотрим работу по ДОУ, и ее взаимосвязь с другими руководителями, специалистами и сотрудниками. Бухгалтеру учреждения специалист по кадрам представляет сведения o численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, листы временной нетрудоспособности для оплаты, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении, очередных отпусках работников организации.

В обязанности специалиста по кадрам входит:

- оформление трудовых договоров с работниками, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам;

- оформление и ведение личных дел, трудовых книжек сотрудников, личных карточек работников и книг учета и регистрации трудовых книжек;

- оформление и выдача справок с места работы, заверенных копий трудовых книжек, иных документов для предоставления по месту требования;

- составление графиков отпусков;

- оформление иных видов установленной кадровой документации.

В целом, анализ системы кадрового делопроизводства в МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» показывает, что кадровое обеспечение системы управления персонала представляет собой планомерную и целенаправленную работу с персоналом кадровой службы, включающую в себя прием грамотных и профессиональных специалистов. Трудовая деятельность в организации возможна только на законных основаниях.

Однако наряду с вышеперечисленными положительными сторонами систем электронного документооборота имеется такая проблема, как переобучение персонала. При переходе от бумажного документооборота к СЭД требуется переобучение персонала, которое занимает много времени у сотрудников, и поэтому проводить его в рабочее время невыгодно. Можно в данном случае переобучать сотрудников во внерабочее время, но в этом случае не все сотрудники изъявят желание этим заниматься. Проанализировав систему кадрового делопроизводства МКУ «Расчетно-хозяйственный центр» можно выделить следующие проблемы:

- отсутствие четко определенных направлений и требований к осуществлению кадрового делопроизводства в организации создает трудности для специалиста по кадрам при составлении, оформлении и изготовлении кадровых документов;

- несогласованность действий специалиста по кадрам, секретаря и бухгалтера в вопросах документооборота, в связи с чем, бухгалтерия высказывает претензии по форме и содержанию документов, поступающих из отдела документационного сопровождения.

Предлагаемые инструкция и график документооборота позволят улучшить у сотрудников организации систему действий, необходимых для осуществления кадрового делопроизводства, а так же уменьшить затраты времени у соответствующих специалистов. Использование предлагаемых мероприятий приведет к следующим результатам:

- уменьшение объема бумаг;

- уменьшение времени на согласование и поиск документов в случае необходимости;

- строго определенный процесс регистрации документов, указывающий на исполнителя и сроки исполнения;

- прохождение документов необходимых стадий (регистрация, рассмотрение, визирование, согласование и исполнение) в установленные сроки;

- повышение исполнительной дисциплины и ответственности;

- повышение качества выполняемых работ и создание положительного имиджа организации.

Сравнение двух программных продуктов (претендентов на внедрение), показал, что система от компании СКБ Контур превосходит систему СБИС по нескольким критериям. Очевидно, что отдавать предпочтение СЭД из такой же ценовой категории, но с меньшим функционалом, не рационально. Руководству учреждения стоит всерьез задуматься о переходе на другую платформу электронного документооборота, а именно на платформу, которую предлагает компания СКБ Контур.

Также с внедрением в организацию СЭД происходит увеличение объема ее документооборота ровно в два раза, так как создаются два документооборота: бумажный и электронный и полностью отказаться от одного в пользу другого невозможно. В дальнейшем в работе происходит полное дублирование документов, которые были созданы ранее на бумажных носителях, и которые в дальнейшем будут создаваться в организации. Комплексное научное решение этих проблем является одной из самых актуальных задач современной автоматизации документооборота на всех его стадиях.

Список использованных источников

1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 01.09.2018) // Собрание законодательства РФ. - 05.12.1994

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 11.10.2018)

3. Абрамова, Н. А. Юридическое делопроизводство. [Текст]: Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2019. - 224 с.

4. Агафонова, М.С. Целесообразность использования информационных систем на предприятии / М.С. Агафонова, И.П. Кулешова, В.А. Зелепукина // Научно-методический электронный журнал «Концепт». - 2017. - Т.39. - С. 371-375. - Режим доступа: https://e-koncept.ru/2017/970401.htm

5. Алифирова, А.М. К вопросу о ведении электронного документооборота в организации / А.М. Алифирова, В.П. Васильев // Символ науки. - 2016. - №6-1. - С.133-135.

6. Бакунова, О.М., Применение электронного документооборота в программе 1С / О.М. Бакунова, Е.В. Анохин, А.Ф. Палуйко, Е.Н. Александрович, Е.Д. Антонов, М.Ю. Ситник, И.С. Гречко, Д.М. Кабаков // International Journal of Innovative Technologies in Economy. - 2018. - №4 (16). - С. 64-66.

7. Баранова, М.В. К вопросу об эффективности использования информационных систем / М.В. Баранова, Н.Е. Гильц // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. - 2017. - Т.2. № 8. - С. 241-242.

8. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): [Текст]: учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2019. - 83 c.

9. Бут, К.О. Использование информационных систем в принятии управленческих решений на предприятиях / К.О. Бут // Ломоносовские чтения на Алтае: фундаментальные проблемы науки и образования: сборник научных статей международной конференции. Алтайский государственный университет. - 2015. - С. 901-903.

10. Быкова, Т. А., Кузнецова, Т. В., Санкина, Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.

11. Владычанский, Т.В. Электронный документооборот предприятий малого бизнеса / Т.В. Владычанский // Символ науки. - 2016. - №5-2. - С. 246-249.

12. Воронина, Е.И. Система электронного документооборота в бухгалтерском учете / Е.И. Воронина // Economics. - 2018. - №4 (36). - С. 77-79.

13. Газиева, Инна Кадровая политика в сфере государственной гражданской службы / Инна Газиева. - М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2017. - 196 c.

14. Ефремова, Л.И. Формирование информационной среды организации / Л.И. Ефремова // Вестник ВУиТ. - 2018. - №1. - С. 142-148.

15. Жарков, А.А. Система электронного документооборота / А.А. Жарков // Наука, техника и образование. - 2014. - №3 (3). - С. 65-71.

16. Жильников, А.Ю. Электронный документооборот / А.Ю. Жильников, О.С. Михайлова // Территория науки. - 2017. - №2. - С. 116-120.

17. Запольских, О.М. Электронный документооборот - повышение эффективности управления организацией / О.М. Запольских // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. - 2018. - №11. - С. 174-179.

18. Иванова, Е.В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства / Е.В. Иванова // Гуманитарий Юга России. - 2017. - №1. - С. 196-206.

19. Козак, Н. Н. Кадровая политика организации. Библиотека топ-менеджера / Н.Н. Козак. - М.: Издательские решения, 2016. - 233 c.

20. Комаристый, Д.П. Использование информационных систем на предприятиях / Д.П. Комаристый, А.М. Агафонов, А.П. Степанчук, П.С. Коркин // Вестник Воронежского института высоких технологий. - 2017. - № 2 (21). - С. 104-106.

21. Корнеева, А. П., Амелина А. М., Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2019. - 480 с.

22. Кузнецова, Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. - M.: Интел-Синтез, 2017. - 400 c.

23. Кузьмина, Н.М. Кадровая политика корпорации. Монография / Н.М. Кузьмина. - М.: ИНФРА-М, 2017. - 641 c.

24. Кулакова Н.С. К вопросу об использовании информационных систем на предприятии / Н.С. Кулакова, А.Н. Иванов // Информационные технологии в экономике, образовании и бизнесе: Институт управления и социально-экономического развития, Саратовский государственный технический университет, Richland College (Даллас, США). -2016. - С. 119-122.

25. Лившиц, С.Б. Кадровая служба / С.Б. Лившиц, Н.С. Назаров, В.Ф. Суров. - М.: Лениздат, 2017. - 124 c.

26. Ловчева, М. В., Галкина Е. Н., Гурова Е. В. Делопроизводство в кадровой службе. М.: Проспект, 2019. - 80 с.

27. Мельников, Илья Кадровик: разработка и реализация кадровой политики организации / Илья Мельников. - Москва: Наука, 2016. - 961 c.

28. Михеева, Е.В. Компьютерное делопроизводство в бухгалтерии. [Текст]: Учебник / Е.В. Михеева. - М.: Academia, 2019. - 96 c.

29. Парамонова, М.Г. Системы электронного документооборота / М.Г. Парамонова // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. - 2018. - №12. - С. 194-198.

30. Пожникова, Н.М. Практикум по предмету "Документы, корреспонденция и делопроизводство" [Текст]: Учебное пособие / Н.М. Пожникова. - М.: Academia, 2019. - 208 c.

31. Рогожин, М. Настольная книга ответственного за делопроизводство / М. Рогожин. - М.: Проспект, 2019. - 128 c.

32. Столбов, А.П. Организация электронного документооборота в здравоохранении / А.П. Столбов // Врач и информационные технологии. - 2007. - №5. - С. 33-39.

33. Федяинова, В.И. Электронный документооборот: технология внедрения и способ оптимизации бизнес-процедур / В.И. Федяинова, Т.Н. Сысо // Вестник ОмГУ. Серия: Экономика. - 2012. - №4. - С. 36-44.

34. Фролов, Д.А. Использование информационных систем на предприятиях малого бизнеса / Д.А. Фролов // В сборнике: Информационные технологии в экономических и технических задачах: сборник научных трудов Международной научно-практической конференции. - 2016. - С. 75-77.

35. Шаститко, А.Е. Электронный документооборот в контрактных отношениях / А.Е. Шаститко, А.А. Шпакова // Управленец. - 2018. - №5. - С. 2-16.

36. Шрэйтэр, К.О. Электронный документооборот: возможности и преимущества / К.О. Шрэйтэр // Молодой ученый. - 2015. - №2. - С. 52-55.

37. Шувалова, Н. Н., Иванова А. Ю. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. [Текст]: Учебник. М.: Юрайт, 2018. - 376 с.

Размещено на Allbest.ru

...