Аналіз комунікаційних процесів в організації

- створити систему комплексної механізації і автоматизації процесів реалізації всіх функцій управління.

Механізації в першу чергу підлягає бухгалтерський облік, оперативне управління, планові розрахунки, діловодство, облік кадрів тощо. Технічні засоби, що дозволяють механізувати певні операції та процедури, поділяються на такі групи:

1. Засоби виготовлення документів (друкарські машинки, засоби комп'ютеризованого набору, диктофони тощо).

2. Засоби копіювання та розмноження документів (копіювальна техніка, мікрофільмування, комп'ютерні засоби обробки та зберігання інформації).

3. Засоби обробки інформації (засоби автоматизації збору і аналізу даних - комп'ютерні системи та спеціалізовані АСУ).

4. Засоби зберігання, групування і пошуку документів (стелажі, папки, каталоги, комп'ютерні системи -масиви, бази даних).

5. Засоби передачі інформації (радіо- і телефонні засоби, автовідповідачі, селектори і комп'ютеризовані засоби інформації - комп'ютерні мережі).

6. Засоби обчислювальної техніки (механічні та електронні обчислювальні машини та системи різного рівня складності).

Найпростіші засоби організаційної техніки, призначені для роботи з паперовим документообігом, застосовуються досить широко (копіювальна техніка, різних видів папки і файли, степлери, каталоги і т.д.). Однак збереження паперової системи документообігу як у великій установі, так і в установах середнього та малого розміру не принесе відчутного зменшення витрат на управління і майже не вплине на його ефективність. Звісно, що деяка частина паперової системи документообігу є необхідною (зовнішній документообіг: платіжні доручення, договори, контракти, акти і т.ін.). Але використання технічних засобів тільки з метою прискорення роботи з паперовими носіями інформації - це використання лише двох з шести вище перерахованих функцій. Раціонально організована структура технічних засобів управління має допомогти звільнитися від паперового документообігу всередині організації. Тому останнім часом, поряд із простими пристроями, що полегшують управлінську працю, та засобами оргтехніки, які використовуються для складання документів, їх розмноження, обробки, зберігання, пошуку та передачі, особливої популярності набули електронні комунікаційні системи і технології. Для їх створення використовуються комп'ютери, комп'ютерні мережі, телефони та інше устаткування, а також засоби програмного забезпечення, які дозволяють автоматизувати більшість рутинних операцій.

Створення системи комплексної механізації і автоматизації процесів реалізації всіх функцій управління може здійснюватися у двох напрямках:

а) впровадження електронно-обчислювальних систем, розробка економіко-математичних методів і моделей і використання їх на основі АСУ;

б) застосування організаційної техніки та розроблених на її основі організаційних проектів і систем комплексної механізації і автоматизації управлінської праці.

Слід зауважити, що застосування технічних засобів управління вимагає комплексного підходу, врахування глибокого аналізу техніко-економічних показників керованої системи. Проблеми ефективного використання технічних засобів в управлінні в наш час викликані наступними чинниками:

- апарат управління недостатньо використовує організаційну техніку, що призводить до надмірної кількості управлінських працівників;

- придбання невиправдано потужної техніки призводить до значного збільшення умовно-постійних витрат і негативно відображається на собівартості товару;

- недостатня кваліфікація персоналу або відсутність комплексного підходу заважають використовувати придбані технічні засоби управління на повну потужність та за своїм призначенням.

Отже, завдання полягає в тому, щоб створити таку модель інформаційного забезпечення управлінської діяльності в організації, яка б, з одного боку, зменшила витрати часу менеджерів на здійснення рутинних операцій, а з іншого - відповідала вимогам економічної доцільності, тобто оптимізувала співвідношення “результати/витрати”.

Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер менеджменту існують такі головні типи інформаційних систем:

1) операційно-виконавчі;

2) офісні автоматизовані,

3) управлінські інформаційні системи;

4) системи підтримки рішення;

5) системи підтримки виконання рішень;

6) Інтернет-мережі.

Операційно-виконавча система - це комп'ютерна інформаційна система, що виконує рутинні поточні операції, потрібні для розвитку бізнесу і забезпечує пряму підтримку організації на операційному рівні. Ця система - головне джерело інформації, яка використовується іншими типами комп'ютерних систем організацій. Прикладом такої системи є автоматичні сканери у торговельних мережах фірми, які дають інформацію про обсяги і асортимент проданої продукції.

Офісна автоматизована система має завданням полегшити зв'язок і підвищити продуктивність менеджерів і офісних працівників завдяки вдосконаленню документообігу і передаючих процесів. Ця система, крім селекторної передачі інформації, може також включати електронний календар, телеконференцію, графіки та інше.

Управлінська інформаційна система - це комп'ютерна інформаційна система, що постачає повсякденну інформацію менеджерам середнього і нижчого рівнів. Вона збирає дані, систематизує їх у формі, зручній для роботи менеджерів відповідних функціональних відділів і забезпечує їх нею. Система орієнтована на поточні, операційні напрямки діяльності і особливо важлива в плануванні, прийнятті рішень, контролюванні. Як правило, система підсумовує інформацію з операційно-виконавчих систем для підготовки поточних звітів, що використовуються менеджерами для оперативного керування процесами. Наприклад, працівник служби маркетингу може з цієї системи довідатись про підготовку для клієнта замовлення та дату його відвантаження, операційний менеджер може відстежувати використання матеріальних ресурсів у процесі виготовлення продукції та її кількість тощо.

Система підтримки рішень (СПР) - комп'ютерна інформаційна система, яка підтримує процес прийняття управлінських рішень в ситуаціях, які не досить добре структуровані. Такі системи загалом не вказують, які рішення є оптимальними. Проте вони роблять спробу спрямувати процес прийняття рішень у правильне русло з допомогою спеціальних прийомів, які допомагають менеджерам більш детально аналізувати ситуацію. Зокрема, якщо менеджера цікавить, які наслідки для фірми матиме збільшення ціни на її продукцію, він може це перевірити за допомогою СПР, оскільки у ній уже закладені відповідні тенденції, а також закономірності зміни ринкових цін під впливом дій конкурентів, інфляційних процесів, сезонних коливань тощо. СПР дозволяє підрахувати обсяги продажу і прибутки на кожен рівень можливого підвищення цін, на основі чого менеджер може прийняти рішення. Спеціалізованим типом інформаційної системи підтримки рішень, який знаходить все більше використання, є експертна система. Це комп'ютерна система, яка використовує реальні знання експерта для вирішення спеціальних проблем. Такі системи інколи називають інтенсивно-науковими системами, тому що вони намагаються об'єднати знання великої групи експертів для вирішення проблем в їх сфері досвіду.

Системи підтримки виконання рішень - це комп'ютерні інформаційні системи, що підтримують виконання рішень і ефективне функціонування організацій на вищих рівнях. Такі системи, головним чином, розроблені недавно і їх інколи називають виконавчо-інформаційними системами.

Інтернет-мережі - це локальні комунікаційні мережі, які діють у межах однієї фірми. Вони дають змогу кожній структурній одиниці фірми накопичувати інформацію про себе і робити її доступною для своїх працівників, а при потребі і обмінюватися інформацією з іншими функціональними відділами. Використання електронних засобів збереження інформації дозволяє скоротити споживання паперу на 25 процентів, а системне застосування цих засобів підвищує ефективність управлінської праці у 3 рази.

Багато фірм використовує персональні електронні засоби зв'язку для того, щоб дати змогу своїм працівникам самостійно планувати свій робочий час і використовувати його ефективніше. Виникла нова версія надомної роботи, яку тепер називають telecommuting. Люди працюють вдома і періодично надсилають результати своєї роботи засобами комп'ютерного зв'язку (електронною поштою). У більш широких масштабах ( через мережу Інтернет) це дозволяє розширювати рамки діючих організацій, відкривати нові підрозділи поза межами країни, залучати найбільш кваліфікованих працівників до роботи у компанії. Ще привабливішими стають перспективи телекомунікацій у майбутньому, про що свідчить бурхливий розвиток фірм, які працюють у галузі телекомунікацій. Це і відеоконференції, і приєднання до Інтернет-мережі через мобільний телефон і багато інших можливостей, які прискорюють процес обміну інформацією, збагачують його можливості і, в кінцевому результаті, підвищують потенціал фірми.

Таким чином, в сучасних умовах виключно важливе значення має перебудова технічної і технологічної бази управління, що забезпечує процеси інформатизації. Однак важливо не переоцінити роль інформаційно-управлінської техніки. Вона виконує в основному забезпечуючі функції. Головні напрямки робіт по інформатизації менеджменту лежать в області організаційної, соціальної, кадрової перебудови управлінської діяльності.

Особливе значення мають професійні дискусії на ТзОВ “Проммонтажналадка” які мають призводити до вирішення певних професійних питань і т.п. У зв'язку з цим виникає питання правильного ведення дискусій. Це в першу чергу стосується психології ведення дискусії, логічної та мовної культури дискусій.

Основні правила дискусії:

1. Всі відкрито висловлюють свої думки.

2. Всі точки зору повинні поважатися.

3. Слухайте інших не перебиваючи.

4. Не говоріть занадто довго та занадто часто.

5. Водночас говорить лише одна особа.

6. Дотримуйтесь позитивних ідей та стосунків.

7. Не критикуйте себе та інших.8. Незгоди й конфлікти відносно ідей не повинні бути направлені на конкретну особу.

Застосовуються форми організації дискусії:

"Дерево рішень" (метод усіх можливих варіантів)

Суть методу і його мета:

Ця методика застосовується при аналізі ситуацій і допомагає досягнути повного розуміння причин, які призвели до прийняття того чи іншого важливого рішення в минулому.

Учасники дискусії розуміють механізм прийняття складних рішень, а викладач з великою точністю заносить у колонки переваги і недоліки кожного з них. В ході обговорення учасники дискусії заповнюють таблицю (директор або інший ведучий).

Це робиться на періодичних “планьорках” куди збирають усіх працівників. І вирішують проблему методом “мозкового штурму”.

“Мозковий штурм” - це ефективний метод колективного обговорення, пошук рішення, в якому здійснюються шляхом вільного висловлювання думки всіх учасників.

Всі декілька хвилин можна отримати велику кількість ідей, які служитимуть основою для вироблення найбільш розумного рішення керівництвом.

“Мозковий штурм” можна вважати вдалим, якщо висловлені під час I етапу 5 або 6 ідей служитимуть основою для рішення проблеми.

Методика проведення дискусії:

1. Ведучий ставить перед учасниками “мозкового штурму” задачу і розповідає про його правила:

- мета “штурму” - запропонувати найбільшу кількість варіантів рішення задачі;

- примусьте працювати свою уяву; не відкидайте ніяку ідею лише тому, що вона суперечить загальноприйнятій думці;

- розвивайте ідеї інших учасників;

- не намагайтеся дати оцінку запропонованим ідеям - цим ви займетесь трохи пізніше.

2. Ведучий призначає секретаря, який буде записувати всі ідеї, що виникають, слідкувати за тим, щоб не порушувались правила, при необхідності втручатися. Перший етап триває до тих пір, доки з'являються нові ідеї.

3. Ведучий об'являє коротку перерву, щоб учасники налаштувались на критичний лад мислення. Починається II етап. Тепер учасники “мозкового штурму” згруповують і розвивають ідеї, висловлені в ході I етапу (список ідей можна надрукувати і роздати або вивісити на дощі). Проаналізувати і вибрати ті ідеї, які можуть допомогти знайти відповіді на поставлені питання, учасники приходять до рішення.

4. Ведучий підводить підсумок дискусії. Якщо “мозковий штурм” не приніс потрібного результату, слід обговорити причини невдачі.

Застосовується також такий метод як “Дебати”

Суть методу і його мета:

Мета учасника дебатів - переконати інших у тому, що його підхід до рішення, проблеми правильний.

Проведення дебатів є ефективним засобом навчання учасники дискусіїв вмінню зрозуміло й логічно сформувати свою позицію, віднаходити переконливі факти й доводи в свою підтримку.

Методика проведення.

1. Тему необхідно сформувати у вигляді резолюцій.

2. Розподіл ролей. Розподілити учасники дискусіїв на 2 групи: в підтримку резолюції і ту, що виступає проти. Нагадати учасниками поряд проведення дебатів. Вибрати голову і його помічника, який буде слідкувати за регламентом.

3. Підготовка учасників заняття. Учасники дискусії повинні підготувати “конструктивні аргументи” (які ґрунтуються на 3-5 положеннях, логічно викладені й підкріплені фактами). Вони повинні спробувати уявити, якими будуть доводи супротивника, і підготуватися спростувати ці доводи.

Учасникам треба пояснити користь від участів дебатах: набуття навичок знаходити переконливі докази для супротивника, що не поділяє ваші переконання; вміння розуміти і поважати право інших на особисті переконання.

Важливе місце після логіки та організації комунікації має культура мовлення.

Висновки

Отже, підсумовуючи все вищесказане, можна зробити такі висновки:

Комунікація - це процес передавання інформації від однієї особи до іншої (інших). Комунікаціями (спілкуванням) пронизана вся система управління організацією. Метою комунікації є розуміння, осмислення переданої інформації.

Комунікаційним називають процес, у ході якого дві чи більше особи обмінюються і осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає в мотивуванні певної поведінки чи впливу на неї. Отже, елементами комунікаційного процесу в першу чергу є особи, що обмінюються інформацією - відправник та отримувач.

Для здійснення процесу комунікації необхідні умови:

1) наявність щонайменше двох осіб: відправника та одержувача;

2) наявність повідомлення;

3) наявність каналу комунікації;

4) наявність зворотнього зв'язку.

2. Комунікаційний канал - засіб, за допомогою якого відбувається переміщення повідомлення від відправника до одержувача.

Формальні комунікаційні канали пронизують організацію згідно з діючим у ній командним ланцюжком чи розподілом відповідальності за виконання робочих завдань.

Неформальні комунікаційні канали ніяк не пов'язані ні з «узаконеними» каналами, ні з організаційною структурою організації. Неформальне спілкування співіснує з формальним, але не залежить від рівнів ієрархії, з'єднує усіх співробітників.

3. Управління комунікаційними процесами в організації включає:

- пошук та визначення перешкод на шляху до ефективної комунікації;

- розробку і реалізацію способів усунення таких перешкод і підвищення ефективності комунікаційних процесів.

Список використаної літератури

1. Алейнікова Г.М. Організація та управління турбізнесом: Учб. посібник. - Х.: Олді-Плюс, 2005. - 184 с.

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М.: Гардарики, 1999. - 528 с.

3. Герасименко В.Г. Основи туристського бізнесу: Учб. посібник. - О.: Чорномор'я, 2004. - 160 с.

4. Голубєв Р.О. Проблеми формування системи інформаційного забезпечення розвитку підприємництва // Економіка: проблеми теорії та практики. - 2007. - Вип.18. - с.19.

5. Гришан Ю. Напрями вдосконалення внутрішньогосподарського управління на підприємствах // Економіка України. - 2005. - №1. - с.9.

6. Дафт, Ричард. Менеджмент / Пер. с англ. - СПб: Питер, 2001. - 832 с.

7. Кабушкін Н.І. Менеджмент туризму: Учб. посібник. - 2. вид., перероб. - Л.: Нове знання, 2005. - 430 с.

8. Квартальнов В.А. Туризм: теория и практика: Выбранные труды: в 5-ти т. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 346 с.

9. Корнєв Ю.Г. Розвиток сектору інформаційно-комунікаційних технологій в Україні в контексті глобальних процесів // Теоретичні та прикладні питання економіки. - 2008. - Вип.3. - с.13.

10. Лаврінчук І.П Туризм. - К.: Логос, 2005. - 70 с.

11. Маліщук І.В. Роль інформації у формуванні підприємницького середовища // економіка, фінанси, право. - 2005. - №14. - с.27.

12. Маллинз, Лори. Менеджмент и организационное поведение: Учеб. - практ. пособие. - Мн.: Новое знание, 2003. - 1039 с.

13. Мальська М.П., Худо В.В., Цибух В.І. Основи туристичного бізнесу: Навчальний посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2004. - 272 с.

14. Онищенко В.Д. Комунікаційне забезпечення підприємницької діяльності // Сучасні проблеми економіки підприємства. - 2006. - №8. - с.10.

15. Робінс С., Де Ченцо Д. Основи менеджменту / Пер. з англ. А. Олійник та ін. - К.: Основи, 2002. - 671 с.

16. Рудінська О.В. Менеджмент: Теорія менеджменту. Організаційна поведінка. Корпоративний менеджмент. К.: Ельга; Ніка-Центр, 2002. - 334 с.

Размещено на allbest.ru