Разработка личностной спецификации и квалификационной характеристики

Размещено на http://www.allbest.ru/

Разработка личностной спецификации и квалификационной характеристики



Содержание

Введение

1. Понятие личностной спецификации и методология ее разработки

2. Понятие квалификационной характеристики и методология ее разработки

Заключение

Список использованных источников

Приложение



Введение

Условия найма, уровень качественных характеристик, их развитие определяют деятельность в конкретной должности или на конкретном рабочем месте, то есть определяют положение работника в организационной структуре. Это положение связано с выполнением какой-либо цели или задачи. Персонал работает на обеспечение определенных целей организации, а так же обладает собственными целевыми установками. Эффективность работы персонала во многом определятся тем, насколько цели каждого работника адекватны целям организации.

Для регламентирования отношения работников к производственной дисциплине по каждой должности, содержащейся в штатном расписании, требуется разработать личностную спецификацию и квалификационную характеристику. Они составляется на основе положения о подразделении, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности).

Актуальность темы определена тем, что в настоящее время с усложнением управленческих процессов в сфере управления персоналом многократно возрастает роль личностной спецификации и квалификационной характеристики, которые являются документами, регламентирующим производственные полномочия каждой должности и содержат требования к работнику, занимающему эту должность. Как государству необходимы четкие правильные законы и механизмы их реализации, так и любой организации требуются четкие формализованные описания требований к сотруднику.

Цель контрольной работы - изучение разработки личностной спецификации и квалификационной характеристики.

Для достижения цели определены следующие задачи:

Изучить понятие личностной спецификации и методология ее разработки;

Изучить понятие квалификационной характеристики и методология ее разработки.

Объект исследования - личностная спецификация и квалификационная характеристика как кадровые документы, регламентирующие требования к сотруднику.

Предмет исследования - процесс разработки личностной спецификации и квалификационной характеристика.



1. Понятие личностной спецификации и методология ее разработки

Личностная спецификация - это параметры, которыми должна обладать личность для успешной работы. Одним из пионеров системного подхода к описанию этих параметров является английский ученый Алек Роджер. Его статья «План из семи пунктов» заложила основу стандарта документа «Личностная спецификация». Суть идеи А. Роджера, что все характеристики личности, которые анализируются на предмет их соответствия требованиям выполняемой работы, можно сгруппировать в семь разделов. Эти разделы имеют свои подразделы, содержание которых может варьироваться в зависимости от должности. Эти подразделы рассматривались Роджером как руководство по планированию собеседования при приёме на работу, как вопросы, которые работодатель должен задать себе, собирая информацию о кандидате [7, c. 271].

Таблица 1 - Основные параметры личностной спецификации

Характеристики кандидата	Направления оценки
1. Физический облик кандидата	Рост, вес, пол, возраст, телосложение, лево/праворукость, состояние здоровья (аллергия, слух и пр.), речевые характеристики, внешний вид, поведение. Основной вопрос: имеет ли кандидат дефекты здоровья или другие физические дефекты, которые могут иметь значение для данной работы?
2.Достижения (образование/ квалификация/ опыт)	Уровень образования, знание языков, тип учебного заведения, продолжительность и форма обучения, дополнительное профессиональное обучение, опыт работы. Основной вопрос: Какого рода образование и квалификация требуются?
3. Общая понятливость, ум, смышлёность	Чёткое выражение мыслей, беглость речи, скорость восприятия, память, абстрактное мышление, уровень интеллекта. Основной вопрос: Насколько кандидат может показать общую понятливость (ум), смышлёность?
4.Специальные способности	Способность к вычислениям, навыки устного выступления и письма, художественные и музыкальные способности, ловкость рук. Основной вопрос: Какие специальные способности требуются для данной работы?
5.Интересы	Приоритеты (интеллектуальная или физическая работа, конструирование, художественное творчество), мотивация кандидата (деньги, престиж, карьера и пр.). Основной вопрос: Какие из указанных интересов будут способствовать эффективному выполнению работы?
6. Черты характера	Инициативность, способность влиять на других, полагаться на себя, другие качества личности (эмоциональный/спокойный, самоуверенный/робкий, самостоятельный/ зависимый и пр.). Основной вопрос: Станет ли кандидат хорошим членом группы? Можно ли предсказать его поведение?
7. Внешние (домашние, социально-бытовые) условия	Прошлые условия жизни (место рождения, занятия членов семьи, её статус, подвижность кандидата (возможность работы сверхурочно, возможность переезда, командировок), расстояние от дома до места работы), родственники-иждивенцы, религиозные, политические обязательства

Из предложенного перечня выделяют три категории качеств для конкретной должности:

основные требуемые качества, без наличия которых работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне;

желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия других главных качеств;

противопоказания: качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящих по другим параметрам [2, c. 68].

Эти данные могут быть представлены в форме табл.2.

Таблица 2 - Личностная спецификация

Должность	Требуемые качества
Перечень требований к работнику	основные	желаемые	противопоказания
1. Физический облик
2. Квалификация (образование, опыт работы)
3. Интеллект
4. Специальные способности
5. Интересы
6. Черты характера
7. Внешние условия домашние условия/социально-бытовые условия

Личностная спецификация - это требования должности и организации к личности кандидата. Если данные требования совпадают с личностными установками кандидата, то это благо для человека и для организации [10, c. 418].

При определении качеств всегда следует помнить об опасности перебора, о необходимости поиска не идеального, а подходящего кандидата. Не следует забывать и о необходимости чёткой терминологии при определении личных качеств кандидата. Такие описания, как «хорошее образование», «средний интеллект» и т.п., - субъективные понятия, интерпретируемые различными людьми по- разному. Например, уровень образования должен быть чётко определён указанием желаемого учебного заведения, минимальным уровнем успехов. План из семи пунктов является не единственным подходом к написанию личностной спецификации, определению требований к работнику.

Личностная спецификация - это, по сути дела, портрет «идеального» сотрудника, состоящий из набора персональных характеристик, которыми должен обладать человек для выполнения должностных обязанностей.

Важнейшим моментом разработки личностной спецификации является операционализация описываемых характеристик деятельности. Под операционализацией подразумевается точное определение и конкретизация целей или иных параметров деятельности работника в качественном, количественном и временном отношении, позволяющие перенести их в сферу практических действий и затем оценить степень их выполнения [10, c. 419].

При операционализации требований необходимые знания и навыки детализируются по таким, к примеру, разделам, как коммуникативные, специальные технические, экономические и маркетинговые, обработки информации, ведения основных операций и т.д. Далее каждый из разделов также детализируется. Например, коммуникативные знания и навыки работников кадровой службы подразделяются на: знания методов интервьюирования, индивидуального профессионального консультирования и собеседований, ведения переговоров, обучения и мотивации, иностранного языка, приемов составления инструктивных материалов и речей и т.д.

Эталонные уровни необходимых качеств разрабатываются исходя из характеристик уже работающих и хорошо справляющихся сотрудников, а также на основании заключений экспертов. Важным моментом при составлении спецификации является определение оптимального количества требований к работнику. В каждом конкретном случае их состав может изменяться в зависимости от особенностей производства, должности и т.д. [5, c. 187].

В табл. 3 в качестве примера рассматривается личностная спецификация должности начальника отдела, разработанная в авиакомпании.

Таблица 3 - Личностная спецификация должности начальника отдела

Параметры требований	Операционализация
Черты личности руководителя
1. Ориентация на клиента	Умеет распознавать потребности клиента и обеспечивает соответствие товаров фирмы и их маркетинга этим потребностям; отодвигает личные желания на второй план, когда они не совпадают с интересами клиента
2. Открытость	Терпим по отношению к другим, но без чрезмерной уступчивости. Внимателен к чужим доводам и прислушивается к ним, даже если они расходятся с его личными взглядами. Открыт по отношению к другим, ищет контакты, приветлив, вызывает симпатию; поведение свидетельствует о хорошем воспитании и умении держаться. Может служить образцом для подражания
3. Активность и умение выдерживать нагрузки	Не теряет выдержки даже в критических ситуациях; сохраняет деловой подход, даже когда задеты его личные интересы. Проявляет упорство даже при выполнении сложных заданий и не останавливается перед препятствиями. Не раздражается, когда ему мешают. Проявляет энтузиазм по отношению к заданиям и людям. Ярко выраженная целеустремленность и умение увлечь за собой других. Стремление к успеху
4. Автономность и готовность к переменам	Охотно берется за сложные задания; мобильный. Не отрекается от своих ошибок и не сваливает их на других. Держится уверенно; умеет высказывать критические замечания, даже когда это не одобряется
Мышление и действия в ходе самостоятельной работы
5. Интеллектуальные способности	Определяет общие элементы разных ситуаций; устанавливает правила на основе конкретных ситуаций и претворяет их также в конкретные решения. Перенимает информацию и опыт из смежных профессиональных сфер и частной жизни и претворяет эти знания в новаторские подходы; развивает новые оригинальные стратегии принятия решений. Избегает заезженных путей
6. Профессиональная компетентность	Обладает широкими и глубокими знаниями своей профессии, приобретенными благодаря образованию и практическому опыту, и развивает их. Знает иностранные языки или готов их изучить
7. Предпринимательское мышление и общественная ответственность	Наблюдает за событиями за пределами своей сферы ответственности на фирме или в обществе; учитывает влияние своих решений на другие подразделения фирмы, фирму в целом и на общество. Мыслит и действует экономически целесообразно; обладает способностью видеть перспективы
8. Плановость работы	Формулирует свои рабочие цели и следует им; действует системно и структурирует сложные деловые аспекты, определяет приоритеты. Основывает свои решения на адекватных данных, учитывает последствия и в результате принимает быстрое решение. Соблюдает договоренности
Стиль руководства и социальная направленность
9. Целенаправленность	Берет на себя руководящую роль и стремится оказывать влияние, берет на себя инициативу в межличностных ситуациях и структурирует деятельность других. Совместно с сотрудниками разрабатывает четкие и реалистичные цели и проверяет их осуществление. Уточняет и структурирует задания сотрудников. Не теряет из виду поставленных целей даже при наличии сопротивления; не поддается социальному давлению
10. Ориентация на сотрудников	Распознает и учитывает потребности сотрудников; восприимчив по отношению к их личным заботам и проблемам, оказывает им необходимую помощь в трудных ситуациях. Согласовывает полномочия сотрудников и не вмешивается в сферу их компетенции; до передачи сотрудникам полномочий проверяет степень компетенции и мотивации. Заблаговременно и адекватно информирует сотрудников в понятной для них форме. Мотивирует и увлекает сотрудников и содействует их профессиональному развитию
11. Поведение в коллективе	Привлекает коллег к процессу принятия касающихся их решений и воспринимает их доводы. Интегрирован в коллектив; заблаговременно распознает конфликтные интересы и конструктивно «обрабатывает» создавшиеся конфликты. Уравновешивает отношения на деловом и человеческом уровнях при возникновении межличностной напряженности. Не стремится получить выгоду за чужой счет, устанавливает четкие правила игры и действует в соответствии с ними
Умение выражать свои мысли
12. Компетентность в сфере вербальной коммуникации	Выражается ясно и понятно; учитывает при этом уровень информированности собеседника. Не возбуждает противоречия; его идеи и предложения перенимаются другими; к нему обращаются за советом
13. Способность представлять свои идеи	Использует графические изображения, примеры и сравнения при изложении своих мыслей; умело применяет технические средства. Совмещает доводы и структурирует их. В письменной форме использует ясные фразы; текст четко структурирован и хорошо читается

В личностных спецификациях иногда выделяют три категории качеств:

основные требуемые качества, т.е. такие, без наличия которых работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне;

желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия у них других главных качеств;

противопоказания: качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящих по другим параметрам.

Разработанные для каждой должности личностные спецификации могут быть сведены в единый классификатор знаний и навыков для всего персонала организации.

На основе личностных спецификаций могут разрабатываться профили требований, которые представляют собой графическое представление величины (степени проявления) операционализиро- ванных параметров [3, c. 278].

Профили требований используются в качестве: информации для ищущих работу лиц; базы для целенаправленной и системной оценки пригодности работника к занятию данного рабочего места; основы для проведения консультаций по вопросам карьеры; критериев, используемых для оценки личных качеств сотрудников; инструмента конкретизации целей при разработке программ развития персонала.

В практике определения требований к работнику в разрезе профессий все большее распространение получает такой инструмент, как профессиографирование. Структура профессиограммы показана в табл. 4.



Таблица 4 - Структура профессиограммы

Профессия	Общие сведения о профессии; изменения, которые происходят с развитием НТП; перспективы развития профессии
Процесс труда	Характеристика процесса труда; сфера деятельности и вид труда; продукция; орудия труда; основные элементы деятельности (действия, производственные операции) и профессиональные обязанности, рабочее место, рабочая поза; ожидаемый результат и требования, предъявляемые к нему; последовательность операций, действий, «технология» деятельности; способы взаимодействия и коммуникативные сети
Санитарно-гигие- нические условия труда	Работа в помещении или на воздухе; шум, вибрация, освещение, температура, режим труда и отдыха; монотонность и темп труда; возможности производственных травм, профзаболеваний; медицинские показания; льготы и компенсации
Психо физиологические требования профессии к работнику	Требования к особенностям восприятия, мышления, внимания, памяти; требования к эмоционально-волевым качествам человека; требования к деловым качествам
Профессиональные знания и навыки	Перечень необходимых знаний, умений и навыков
Требования к подготовке и повышению квалификации кадров	Формы, методы и сроки профессионального обучения, перспектива профессионального роста

Индивидуальные особенности работника сравниваются с нормами профессиограммы и на этой основе делается вывод о его профессиональной пригодности к данному виду труда [9, c. 512].

На что нужно обратить внимание при подготовке описания работы при разработке личностной спецификации:

Цели определение диапазона возможных целей (помимо оценки при отборе), основное внимание уделяется главной;

при изменении цели необходимо вернуться к ранее проведенному анализу и разработанному «Описанию» и, дополнив его, составить новый вариант «Описания».

Формы «Описания»

В зависимости от поставленной цели и характера информации формы могут быть разными: по длине изложения, по детальности информации, соотношению количественных и качественных характеристик.

Содержание

При составлении «Описания работы» полезно иметь список вопросов, которые должны быть освещены (см. далее). Они помогут собрать и структурировать информацию к работе в зависимости от цели.

Стиль --

целесообразно

1) начинать с глагола (в повелительном наклонении);

2) быть краткими, свести количество употребляемых слов до минимума, избегать повторений;

3) разграничивать задачи, которые работник выполняет непосредственно, и те, за выполнением которых он должен следить (т.е. непосредственную и управленческую ответственность);

4) при описании рабочих стандартов использовать как можно больше количественной информации [3, c. 280].

Источники ошибок

1) недостаточное количество источников информации (неполной анализ или его «пристрастный характер»);

2) намеренное искажение фактов аналитиком при интерпретации собранной информации;

3) атмосфера, в которой проводился анализ работы;

4) ограничение времени, заставляющее проводить сбор информации и ее интерпретацию наспех;

5) отсутствие менеджерской ответственности;

6) любые условия, отвлекающие внимание [1, c. 168].

Анализ работы - это процесс, который является основным видом работы с персоналом. Чем больше источников будет привлечено для сбора информации, тем точнее будет анализ. Описание работы - это конечный продукт анализа работы. Иногда персональные (личностные) характеристики включаются уже в «Описание работы», однако чаще разрабатывают личностную спецификацию [8, c. 311].

2. Понятие квалификационной характеристики и методология ее разработки

Квалификационные характеристики должностей предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. Знание методологии разработки квалификационной характеристики может оказать существенную помощь при проведении анализа работ с целью профилирования должностей в организациях [4, c. 52].

Традиционно квалификационные характеристики создаются для определения обязанностей, оценки степени мастерства работников организации и назначения им заработной платы. Типовая структура квалификационной характеристики и требования к содержанию ее разделов представлены в табл. 1.

Квалификационная характеристика - описание должностных обязанностей, уровня профессиональных знаний, трудовых навыков, опыта, умений работника, занимающего определенную должность. Квалификация - степень профессиональной подготовленности к выполнению определенного вида работы. Различают квалификацию работы и квалификацию работника.



Таблица 5 - Структура и содержание квалификационной характеристики

Наименование раздела КХ	Содержание	Комментарий, рекомендации
«Должностные обязанности»	Перечисляются работы, выполнение которыхполностью или частично поручается работнику, занимающему данную должность	Этот раздел является основным, поскольку содержание работ определяет само наименование должности, ее роль и место в структуре предприятия, учреждения, организации, а также требования к знаниям и квалификации работников, необходимым для замещения соответствующей должности и выполнения установленных обязанностей. С учетом различий в объеме и разнообразия работ, степени самостоятельности в принятии решений допускается разная детализация обязанностей работников. Если в характеристиках должностей руководителей эти обязанности излагаются довольно укрупненно, то в обязанности исполнителей включаются более конкретные виды работ. Степень их дифференциации тем больше, чем очевиднее стереотипность выполнения и меньше требуемая для этого квалификация исполнителей. Такой порядок перечисления должностных обязанностей облегчает практическое применение квалификационных характеристик, осуществление сравнительного анализа степени разнообразия работ, предусматриваемых по той или иной должности, а также решение вопросов, связанных с совершенствованием разделения труда служащих
«Должен знать»	Содержатся основные требования, предъявляемые к работникам в отношении знаний законодательных актов, приказов, распоряжений, инструкций и других руководящих и методических документов, а также специальных знаний, необходимых для успешного выполнения всех работ, предусмотренных по соответствующей должности	Содержание раздела «Должен знать» устанавливается исходя из перечня должностных обязанностей работников и строится в определенной последовательности. Прежде всего формулируются требования к знаниям нормативных документов и методических материалов, определяющих порядок выполнения предусмотренных функций. Далее следуют требования к знаниям, вытекающие из основной деятельности по той или иной должности. При этом в зависимости от содержания должностных обязанностей и степени самостоятельности их выполнения они дифференцируются. Так, для замещения одних должностей или групп должностей обязательны знания технологии производства продукции, экономики и организации труда и управления, а для других - достаточно знаний их основ. Важная особенность этого раздела - лаконичность и унификация формулировок специальных знаний, особенно применительно к группам должностей, относящихся к одной функции управления
«Требования к квалификации по разрядам оплаты труда»	Определяет уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимые для выполнения предусмотренных обязанностей, требования к стажу практической работы и др.	Требования к квалификации, устанавливаемые в характеристиках должностей, определяются на основе установленных критериев выявления квалификационных различий работников

Сегодня очевидно, что квалификационные характеристики должностей работников организаций должны отражать изменения в процессе труда и, соответственно, в трудовых функциях. Необходим механизм, который позволит не только формировать, но и при необходимости трансформировать квалификационные характеристики [6, c. 4].

Принципы разработки квалификационных характеристик

Как известно, принцип (от лат. principium - начало, основа) - это основное исходное положение какой-либо теории, учения, науки, мировоззрения и т.д., а также основная особенность устройства какого-либо механизма, ведения какой-либо деятельности. Разработку квалификационной характеристики необходимо осуществлять исходя из норм деятельности, представленных в табл. 6.

Таблица 6 - Характеристика принципов, лежащих в основе формирования квалификационных требований к работникам

Принцип	Характеристика
1. Максимальной точности описания функциональных обязанностей	Своевременное отслеживание и исключение работ, уже не свойственных данной должности в изменившихся условиях, расширение круга обязанностей исполнителей за счет включения в перечень новых функций, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации или изменения должностного наименования
2. Минимальной достаточности	В перечень функций включаются типовые функции работника, наиболее часто выполняемые, которые минимально необходимы для исполнения служебных обязанностей в организациях независимо от их форм собственности и организационно-правовых форм, исходя из сложившейся практики разделения и кооперации труда
3. «Бок о бок»	Одновременное проектирование должностных обязанностей и необходимых для их выполнения знаний
4. Значимости функций	При рассмотрении объекта как комплекса выполняемых работником функций приоритет отдается главным функциям
5. Соответствия государственному Образовательному стандарту	Квалификационные требования к должностям должны основываться на образовательных стандартах профессиональной подготовки к выполнению работы в данной должности
6. Соответствия значимости функций временным затратам на их осуществление	Сбалансированность распределения времени между различными по значимости функциями при высоком уровне качества
7. Научности	Достаточное и четкое научное обоснование критериев, вводимых в качестве основных
8. Полноты	Охват всех сторон практической деятельности работника
9. Диагностичности	Возможность по предлагаемым критериям поставить однозначный диагноз на том или ином уровне квалификации специалиста

Порядок разработки квалификационной характеристики

Разработка квалификационных характеристик к должностям должна быть начата с исследования содержания работы и выявления важнейших характеристик работы, обусловливающих требования к квалификации исполнителя, необходимой для ее выполнения. Потому что систематическое и подробное исследование содержания работы дает возможность определить наиболее существенные характеристики работы, упорядочить и оценить информацию, связанную с работой или трудом работника, четко определить цели, задачи, элементы работы в той или иной должности и условия ее эффективного выполнения.

Процедура описания характеристик работы, ее содержания, целей, задач, основных функций и др. элементов называется анализом работы. Это важнейшая содержательная и методическая часть процесса формирования квалификационной характеристики должности, так как анализ является обязательным элементом системного подхода к объекту исследования наряду с синтезом и другими методами познания. Анализ служит отправной точкой прогнозирования, планирования, управления объектами и протекающими в них процессами [6, c. 5].

Цель анализа работы состоит в выявлении ее важнейших характеристик и требований к исполнителям, необходимых для ее выполнения. В процессе анализа ведется поиск ответов на следующие вопросы:

наименование работы;

место выполнения работы;

цель работы;

ответственность руководителя;

ответственность работника;

взаимодействие работника в процессе выполнения работы;

необходимые рабочие стандарты (нормы);

затраченные усилия для выполнения работы;

какие задачи являются простыми, какие - сложными [9, c. 514].

Согласно Британскому институту стандартизации анализ работы представляет собой процесс определения наиболее существенных характеристик работы. Американский департамент труда определил анализ работы как «любой процесс упорядочивания и оценки информации», связанной с работой или работником. Информация может отображать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы. В процессе анализа работы можно выделить 4 этапа.

Этап 1. На этом этапе происходит сбор и изучение информации о задачах, которые должны быть выполнены на каждом рабочем месте, и навыках, необходимых для выполнения этих задач. Для этого необходимо выявить содержание работы (что должно быть сделано?), характер ее выполнения (как должно быть сделано?) и условия труда, а также разграничить элементы деятельности [3, c. 285]. В числе основных способов изучения и исследования работы можно отметить:

сплошное наблюдение;

выборочное наблюдение;

простое собеседование;

групповое интервью;

применение вопросников и анкет.

Информация, собираемая в процессе анализа работы, используется для составления двух важнейших документов - описания работы (табл. 7, Приложение А) и личностной спецификации. Эти документы имеют большое значение для успешного проведения процедуры найма и отбора кадров, оценки работ и определения ставок заработной платы.

Личностная спецификация может быть составлена либо в текстовой форме, либо в табличной. В ней выделяют три категории качеств:

основные требуемые качества, то есть такие, без наличия которых работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне;

желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия у них других главных качеств;

противопоказания: качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящих по другим параметрам.

Существуют и другие варианты составления личностной спецификации. Так, в США широко используется личностная спецификация М. Фрейзера, включающая пять пунктов:

воздействие на других людей (физические данные, внешность, речь, манера поведения);

накопленная квалификация (образование, профессиональное обучение, подготовка, опыт работы);

природные способности (быстрота понимания и способность к обучению); спецификация должность профессиограмма квалификационный

движущая сила - мотивация (поставленные перед собой цели, решимость и последовательность в достижении целей, успех в их достижении);

адаптация (эмоциональная устойчивость, способность противостоять стрессам и контактность с людьми).

Этап 2. На этом этапе происходит анализ требований к исполнителю (свойства работников), в рамках которого осуществляется «перевод» характеристик работы в характеристики человека, то есть в «квалификацию» или «предпосылки пригодности». При этом можно выделить проблему распознавания на основе видимого (задачи, работы) незримого (черт личности работника). Анализ требований к исполнителю заключается в определении требований к физическим, психическим, социальным и интеллектуальным качествам работника, вытекающих из «объективных характеристик» (качественное измерение) рабочего задания [6, c. 7].

В отличие от персонифицированного понятия «квалификация», рабочие требования привязаны не к работнику, а к подлежащей выполнению задаче и могут быть структурированы по видам (требования к различным профессиональным группам, требования, связанные с определенным видом технологии, и т.п.), по степени подготовленности (например, необходимость предварительного обучения) и по категориям (требования физические и интеллектуальные, требования к внимательности, ответственности и др.). Результаты анализа требований используются в первую очередь при принятии решений о назначении на рабочие места, для дифференцирования заработной платы в зависимости от степени трудности работы и при структурировании работ. Анализ требований к исполнителю предполагает сопоставление профессиональной пригодности работника с требованиями, которые ему предъявляются, а также изучение недостатков в работе служащего и сравнение ее (фактически выполненной работы) со стандартом исполнения.

Словарь кадрового делопроизводства. Профессиональная пригодность - совокупность и структура психических и психофизиологических особенностей человека, необходимых для достижения общественно приемлемой эффективности в профессиональном труде.

Профессиональная пригодность формируется в процессе труда при наличии положительной профессиональной мотивации.

Этап 3. На этом этапе происходит анализ значимости выделенных требований. Анализируя значимость требований, необходимо дать ответы на следующие вопросы:

В какой степени требуется выполнение отдельных предпосылок пригодности?

Насколько значимы отдельные требования к работнику?

Каковы критерии значимости этих требований?

В чем состоят индивидуальные отличия в выносливости?

И др.

Этап 4. На этом этапе происходит разработка профиля требований к должности (рабочему месту). Профиль требований к должности содержит все требования, которым должен отвечать работник, чтобы успешно справляться с соответствующими задачами. Основой применения профильного метода к разработке квалификационной характеристики является наличие подробного каталога требований, предъявляемых к человеку в зависимости от выполняемой им работы, с учетом количественных характеристик рабочих мест и персонала.

Содержание работы:

отличие данной работы от всех остальных (спецификация).

Должностные обязанности:

перечисляются в зависимости от важности или требуемого времени;

отражают:

значимость или ценность;

результаты, которые должны быть получены;

используемое оборудование и инструменты;

фразы начинаются с активных глаголов; предмет подразумевается; акцент делается на краткости [1, c. 174].

Анализ работы проводит аналитик работ, в обязанности которого должны быть включены следующие функции:

изучение и анализ работы;

составление описания обязанностей и ответственности, а также физических и интеллектуальных требований к работникам;

сбор, анализ и обобщение данных, характеризующих профессии и квалификацию работников;

оценка работы;

участие в определении уровня (и величины) оплаты труда работников с учетом степени сложности и ответственности поручаемой работы.

Стиль текста описания работы должен быть подчинен определенным требованиям. Так, в описании работы применяют краткие формулировки, каждое описание задачи начинается с глагола в настоящем времени в активной форме, каждому действию соответствует одна цель. Исключено использование неточных (неконкретных) терминов и лишних слов. Структура формулировки в описании работы следующая:

На первом месте - глагол в настоящем времени и активной форме;

На втором месте - дополнение;

На последнем месте - фраза с глаголом в неопределенной форме, показывающая цель действия [6, c. 9].

Например: 1) формулирует 2) требования должности, 3) чтобы оценивать кандидатов при найме. В современном кадровом сообществе сегодня чаще всего используются опросные методики, обработка которых с помощью ключей или компьютерных программ позволяет получать сопоставимые описания должностей, их веса, формировать требования к кандидатам при найме, критерии оценки квалификации действующего персонала и результативности труда в организации [5, c. 192]. Ниже приведены рекомендации по проведению структурированного собеседования, в которых содержится примерный перечень вопросов, позволяющих провести наиболее полный и точный анализ определенной работы (приложение Б). Также для примера предлагается опросник для оценки работы в должности, используемый в методике консалтинговой компании Hay-Group (приложение В). Для определения разряда сложности работы может быть использован бланк тарифно-квалификационной карты (Приложение Г).

Разработанные и утвержденные полномочным органом квалификационные характеристики к должностям должны служить эталоном квалификации специалиста определенного профиля, способствовать правильному решению вопросов разделения и кооперации труда (посредством четкого определения должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований), обеспечивать обоснование правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечивать правильность принимаемых решений о соответствии работников занимаемым должностям при проведении аттестации персонала.



Заключение

Личностная спецификация - это требования должности и организации к личности кандидата. Если данные требования совпадают с личностными установками кандидата, то это благо для человека и для организации.

Личностная спецификация - это, по сути дела, портрет «идеального» сотрудника, состоящий из набора персональных характеристик, которыми должен обладать человек для выполнения должностных обязанностей.

Важнейшим моментом разработки личностной спецификации является операционализация описываемых характеристик деятельности. Под операционализацией подразумевается точное определение и конкретизация целей или иных параметров деятельности работника в качественном, количественном и временном отношении, позволяющие перенести их в сферу практических действий и затем оценить степень их выполнения.

Квалификационные характеристики должностей предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. Знание методологии разработки квалификационной характеристики может оказать существенную помощь при проведении анализа работ с целью профилирования должностей в организациях.

Традиционно квалификационные характеристики создаются для определения обязанностей, оценки степени мастерства работников организации и назначения им заработной платы.

Квалификационная характеристика - описание должностных обязанностей, уровня профессиональных знаний, трудовых навыков, опыта, умений работника, занимающего определенную должность. Квалификация - степень профессиональной подготовленности к выполнению определенного вида работы. Различают квалификацию работы и квалификацию работника.

Разработка квалификационных характеристик к должностям должна быть начата с исследования содержания работы и выявления важнейших характеристик работы, обусловливающих требования к квалификации исполнителя, необходимой для ее выполнения. Потому что систематическое и подробное исследование содержания работы дает возможность определить наиболее существенные характеристики работы, упорядочить и оценить информацию, связанную с работой или трудом работника, четко определить цели, задачи, элементы работы в той или иной должности и условия ее эффективного выполнения. Процедура описания характеристик работы, ее содержания, целей, задач, основных функций и др. элементов называется анализом работы. Это важнейшая содержательная и методическая часть процесса формирования квалификационной характеристики должности, так как анализ является обязательным элементом системного подхода к объекту исследования наряду с синтезом и другими методами познания. Анализ служит отправной точкой прогнозирования, планирования, управления объектами и протекающими в них процессами.



Список использованных источников

1. Арсеньев, Ю. Н. Управление персоналом : Технологии: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по спец. 061100 «Менеджмент организации», 061200 «Управление персоналом» / Ю.Н. Арсеньев, С.И. Шелобаев, Т.Ю. Давыдова. - Москва : ЮНИТИ: UNITY, 2019. - 191с. - Текст : непосредственный.

2. Будник, Ю. А. Рекрутинг как важнейший этап в системе управления персоналом / Ю. А. Будник.-Текст : непосредственный // Молодой ученый.-2019.-№ 8 (246).-С. 68-77.-URL: https://moluch.ru/archive/246/56705/ (дата обращения: 26.09.2022).

3. Егоршин, А. П. Организация труда персонала : учеб. для студентов вузов, обучающихся по спец. «Управление персоналом» / А.П. Егоршин, А.К. Зайцев. - М. : ИНФРА-М, 2020 - 318с. - Текст : непосредственный.

4. Ивановская, Л.В. Управление персоналом: теория и практика. Кадровая политика и стратегия управления персоналом: Учебно-практическое пособие / Л.В. Ивановская. - Москва : Финпресс, 2018. - 64 с. - Текст : непосредственный.

5. Кафидов, В. В. Управление человеческими ресурсами : для бакалавров и специалистов : учеб. пособие по спец. «Менеджмент организации» / В.В. Кафидов. - М. ; СПб. ; Н. Новгород [и др.] : Питер, 2021. - 202 с. - Текст : непосредственный.

6. Кибанов, А., Ловчева, М., Лукьянова, Т., Белова, О. Методология разработки квалификационной характеристики / А. Кибанов, М. Ловчева, Т. Лукьянова, О. Белова // Кадровик. Кадровое делопроизводство - 2019. - N 9. - С. 4-19.

7. Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации: актуальные технологии найма, адаптации и аттестации : учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по спец. : «Менеджмент организации» и «Управление персоналом» / А.Я. Кибанов, И.Б. Дуракова ; Гос. ун-т управления. -Москва : Кнорус, 2021. -357 с. : табл. - (ABC). -Прил.: с. 303-358. -Сер. указ. на обл. - Текст : непосредственный.

8. Маслова, В. М. Управление персоналом : учебник и практикум для академическо-. го бакалавриата / В. М. Маслова.-2-е изд., перераб. и доп.-М. : Издательство Юрайт, 2020.-492 с. - Текст : непосредственный.

9. Плутова, М. И. Процедура оценки эффективности внедрения профессиональных стандартов в систему управления персоналом / М. И. Плутова, О. Н. Анагуричи.-Текст : непосредственный // Молодой ученый.-2021.-№ 21 (363).-С. 512-516.-URL: https://moluch.ru/archive/363/81389/ (дата обращения: 26.09.2022).

10. Турчинов, А.И. Управление персоналом : учебник / Рос. акад. гос. службы при Президенте РФ ; под общ. ред. А.И. Турчинова ; [авт. кол. : Т.П. Вернигорова, А.И. Горбачев, Е.В. Данькова и др.]. - 2-е изд., доп. и перераб. - М. : Изд-во РАГС, 2018. - 606 с. - Текст : непосредственный.



Приложение

Приложение А

Таблица 7 - Описание работы по должности «Секретарь-референт»

1.	Название должности	Секретарь-референт
2.	Непосредственный руководитель	Директор фирмы
3.	Непосредственные подчиненные, их обязанности	Отсутствуют
4.	Основная цель работы	Организация помощи руководителю, контроль и распределение информационных потоков, поступающих в офис
5.	Каковы основные задачи и обязанности специалиста: - по каждому виду деятельности - какая доля рабочего времени тратится на каждый вид деятельности	- подготовка документов, контрактов, в том числе на французском и английском языках, 6 - 7 ч в неделю - стенографирование во время заседаний, 2 - 4 ч в неделю - телефонное обслуживание офиса, общение с клиентами и ответы на вопросы по телефону, 4 - 5 ч ежедневно - прием и регистрация документов, 2 - 3 ч ежедневно - обеспечение сохранности документов, 8 ч ежедневно
6.	Как происходит оценка работника	По количеству замечаний и дополнений от руководителя
7.	Как работа согласуется с деятельностью отдела	Полностью
8.	Откуда поступает работа	- от руководителя - от коллег - от покупателей - извне (по телефону)
9.	Куда направляется сделанная работа	- за пределы организации - руководителю - в структурные подразделения фирмы
10.	Как часто и в каком объеме поступает работа по каждому виду деятельности	Работа поступает регулярно, по мере появления новых клиентов и видов работ
11.	Должен ли работник заполнить какие-либо документы или вести записи, какие и как часто	Ведение журналов учета входящей и исходящей документации, поступления звонков, отправления факсов, составление контрактов. Документация заполняется немедленно при поступлении очередных данных
12.	Какими техническими средствами управления пользуются служащие	Internet, Windows, Word, многофункциональные калькуляторы, системный телефон, ксерокс, сканер
13.	Какие расчеты необходимо производить	-
14.	В какой степени работа требует контактов: - со служащими других отделов - с представителями других организаций - с частными лицами	- постоянный контакт с руководителем - периодические контакты с работниками структурных подразделений - редкие контакты с частными лицами
15.	Рабочие условия, командировки	Рабочее время с 9.00 до 17.30, с перерывом на обед; возможна работа во внеурочное время за дополнительное вознаграждение
16.	Какая требуется квалификация и опыт для выполнения работы	Высшее экономическое образование, умение работать на ПЭВМ, опыт работы от 1 года
17.	Какие специальные навыки и подготовка необходимы для выполнения работы	Знание стенографии, делового этикета, иностранных языков, машинописи
18.	Сколько времени требуется человеку со средними способностями для того, чтобы научиться выполнять данную работу	При наличии базовых знаний по языкам, компьютеру, этикету - около двух месяцев
19.	Условия найма и труда	Работа по трудовому соглашению с испытательным сроком 1 мес., оплата труда устанавливается индивидуально, предусмотрены ежемесячные премии в размере оклада, отпуск, льготы по ТК РФ



Приложение Б

Рекомендации

по проведению структурированного собеседования для анализа работы

Место в данной организации

1. Как называется ваша должность (работа)?

2. В каком отделе вы работаете?

3. Какие должности (работы) непосредственно выше вашей?

4. Какие должности (работы) непосредственно ниже вашей?

Главная цель работы

5. Какой вы себе представляете главную цель вашей работы?

Основные обязанности, виды или направления деятельности

6. Каковы ваши основные обязанности, направления деятельности?

7. Насколько важна каждая из названных вами обязанностей в вашей работе?

8. Какую долю рабочего времени вы тратите на выполнение каждой из них?

По каждой обязанности, виду или направлению деятельности

9. Какими инструментами, оборудованием вы пользуетесь?

10. Для чего вы используете каждый инструмент (оборудование)?

11. Насколько они важны в вашей работе?

12. Как часто вы ими пользуетесь?

13. Какие аспекты вашей работы требуют физических усилий?

14. Что вам конкретно приходится делать?

15. Какого рода усилие, давление вы используете в работе?

16. Как часто вам приходится производить эту операцию?

17. Какие письменные материалы вы используете в качестве источников информации - записки, отчеты, статьи и т.п.?

18. Для чего вы их используете?

19. Насколько они важны в вашей работе?

20. Как часто вы ими пользуетесь?

21. Что вам приходится писать: отчеты, письма, докладные записки?

22. Кому вы обычно пишите?

23. Каково обычно содержание этих текстов?

24. Как вы решаете, что вы должны писать?

25. Как часто вам приходится их писать?

26. Какими материалами вы пользуетесь, включая таблицы с числами и т.п.?

27. Для чего вы их используете?

28. Насколько они важны в вашей работе?

29. Как часто вы их используете?

30. Какие расчеты вам приходится выполнять?

31. Для чего вам приходится их делать?

32. Какой уровень математических знаний вам требуется, например, работа с десятичными и простыми дробями, с алгебраическими выражениями и т.п.?

33. Как часто вы работаете с цифрами?

34. Пользуетесь ли вы в своей работе графиками, рисунками или иными графическими материалами?

35. Для чего вы их используете?

36. Насколько они важны?

37. Как часто вы их используете?

38. Приходилось ли вам когда-нибудь составлять карты, схемы, диаграммы и т.п.?

39. По каким причинам?

40. Как часто вы это делаете?

41. Какие аспекты вашей работы, если таковые имеются, требуют от вас точности или аккуратности в работе?

42. Каковы были бы последствия, если бы вы были неточны или неаккуратны?

43. Какие другие источники информации вы используете в своей работе?

44. По какой причине?

45. Насколько они важны?

46. Необходима ли для этой работы профессиональная квалификация?

47. Какой уровень образования необходим для того, чтобы выполнять данную работу?

48. Нужен ли для выполнения этой работы предыдущий опыт?

49. Если да, то какой конкретно опыт вы используете?

50. Почему вы так думаете?

51. За какое минимальное количество времени человек мог бы получить такой опыт?

52. Как часто вас контролируют?

53. Сколько у вас контактов с вашим контролером?

54. Как узнает ваш контролер, что ваша работа по качеству ниже стандартных требований?

55. Сколько человек вы контролируете?

56. В чем заключается этот контроль?

57. Каким образом вы определяете порядок выполнения своей работы?

58. Что вам приходится планировать или организовывать?

59. Для чего вам приходится это делать?

60. Насколько это важно в вашей работе?

61. Как часто вам приходится это делать?

62. Каким образом вы несете ответственность за безопасность других?

63. Что входит в эту ответственность?

64. Насколько это важно?

65. За что вы несете непосредственную ответственность (имущество,

материалы, деньги)?

66. Что сюда входит?

67. Насколько это важно?

Контакты с другими работниками 68. С кем вы контактируете?

69. По какой причине?

70. Насколько важен контакт с каждым из них?

71. Как часто вы вступаете в контакт с каждым из них?

72. С кем вне организации вы вступаете в контакты?

73. По какой причине?

74. Насколько важны контакты с каждым из них?

75. Как часто вы вступаете в контакты с каждым из них?

76. Участвуете ли вы в каких-либо собеседованиях, обучении, публичных выступлениях?

77. По какой причине?

78. Что в них входит?

79. Насколько это важно?

80. Как часто вам приходится это делать?

81. Каковы основные формы контактов?

82. Насколько важны эти формы контактов?

83. Как часто вы ими пользуетесь?

84. Большая часть вашей работы выполняется в помещении или вне его?

85. Какую часть времени вы проводите в помещении (вне его)?

86. С каким количеством людей вы работаете большую часть времени?

87. В какой степени вам приходится придерживаться установленных порядков и процедур?

88. Для каких видов деятельности?

89. Каковы перспективы вашего дальнейшего развития?

Приложение В

Опросник для оценки должностей

1. Глубина знаний:

- начальные знания: среднее образование и инструктаж для выполнения ручных рутинных, повторяющихся операций;

- начальные профессиональные знания: знание несложных стандартных приемов труда, использования простейших устройств и оборудования;

- средний уровень знаний: практические специальные знания и навыки использования специального оборудования;

- высший уровень профессиональных знаний: специальная (не теоретическая) квалификация, приобретенная либо опытным путем, либо на профессиональных курсах;

- начальные научные знания: теоретические и практические знания в научной, технической и специальной областях, приобретенные либо в рамках профессионально-технического или академического образования, либо опытным путем;

- зрелые научные знания: знания в технических, научных и специальных областях, приобретенные благодаря богатому опыту либо в широкомасштабных экспериментах;

- высший уровень научных знаний: совершенные теоретические и практические знания, приобретенные благодаря углубленному изучению и/или всестороннему опыту в узкоспециализированной области;

- выдающийся профессиональный авторитет: выдающиеся знания, международный авторитет и признание.

2. Степень глубины знаний:

- минимальная;

- средняя;

- максимальная.

3. Широта знаний:

- отдельное задание: выполнение одной или нескольких конкретных по цели и содержанию функций без координации и руководства другими людьми;

- отдельная работа: выполнение или сопровождение специфической по цели и содержанию работы с соответствующими знаниями в смежных областях;

- однородная деятельность: координация относительно однородных по целям и содержанию работ с внешне сходными функциями;

- разнородная деятельность: координация и интеграция разнородных по содержанию и целям значимых работ или координация стратегических функций;

4. Значимость (уровень) коммуникаций:

- базовый уровень: уважительность, тактичность, эффективность взаимоотношений, включая запрос и получение информации;

...