Рассмотрение особенностей ведения делопроизводства в АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО"

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Раздел 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОПТИМИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Понятие и значение делопроизводства

1.2 Оптимизация процессов делопроизводства

1.3 Современные подходы к оптимизации организации делопроизводства

Раздел 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ И АНАЛИЗ ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО"

2.1 Общая характеристика предприятия и организация делопроизводства АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО

2.2 Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО

2.3 Схема и технология обработки документов в АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО

2.4 Совершенствование регистрации и контроля документов в АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО»



Введение

Документы являются основной и главной информацией для любой организации. Важно сохранить и уметь использовать информацию предприятия, чтобы успешно вести бизнес. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей, но и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Неправильное использование накопленной информации может привести к потере в бизнесе. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это потерянные деньги, время и возможности.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой делопроизводства является его объем. Под объемом делопроизводства понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем делопроизводства - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Руководители различных структур не всегда учитывают требования Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, согласно которому документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования

устанавливается Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти (ст. 11).

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами. делопроизводство оптимизация организация

Объектом дипломного исследования является оптимизация организации процесса делопроизводства на примере АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО»

Предметом исследования стали основные правила организации документооборота в АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО»

Целью работы является рассмотрение особенностей ведения делопроизводства в АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО".

Данная цель позволила сформулировать следующие задачи дипломного исследования:

1. Рассмотреть систему документации предприятия.

2. Проанализировать документооборот в АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО».

3. Предложить пути оптимизации делопроизводственного процесса в АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО».

Среди документов самого предприятия ООО «Теле МИГ» можно выделить три основных документа:

1) Устав АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО».

2) Решение учредительного собрания о создании АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО».

3) Учредительный договор «О создании Общества с ограниченной ответственностью АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО».



Раздел 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОПТИМИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. Понятие и значение делопроизводства

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.

Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия либо учреждения.

Перед делопроизводством стоят следующие цели:

· фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления);

· организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).

Цели делопроизводства определяют его основные задачи:

· создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);

· регистрация документов;

· передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др.

Документ на бумаге все еще остается самым массовым носителем управленческой информации, поэтому, наряду с термином «делопроизводство», часто используют определение ДОУ.

В современном делопроизводстве все шире применяются электронные формы документа. Набирая документ на клавиатуре компьютера, пользователь получает файл на диске, а с помощью принтера - твердую копию файла - бумажный документ. Последний может быть получен другой организацией по почте и вновь с помощью сканера превращен в электронный документ - файл. Наконец, файлы без распечатывания могут пересылаться в другую организацию по электронной почте.

Классификация документов происходит по многим факторам:

§ по видам,

§ по форме,

§ по содержанию,

§ по происхождению, по срокам хранения и т.д.

Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст - речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).

Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.

Правила составления и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Документооборот зависит от размера предприятия: чем оно крупнее, тем больше в нем документооборот. В документообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, работники архива и другие потребители информации. Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности информации для принятия решения и управления организацией.

К информации предъявляются два требования: во-первых, она должна быть своевременной, а во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения.

Информационные связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными.

К средствам письменной (документированной) связи относятся: деловые письма, соглашения, договоры; доклады, отчеты; телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы.

Устная связь осуществляется при помощи: устных переговоров, совещаний; телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных); громкоговорящей связи, переговорных устройств; телеконференций.

Документирование - процесс подготовки и создания документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота.

Достижения в науке, стремительное развитие производства требуют изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

§ оперативность в составлении и прохождении документа;

§ высокое качество документов;

§ оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.);

§ широкое применение безбумажных технологий обмена информацией.

Упешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры:

§ оптимизация распределения обязанностей между сотрудниками;

§ оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;

§ внедрение компьютерных сетей и сетевых технологий;

§ применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.

Развитие компьютерной техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать и ускорить процесс управления.

Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий. Для решения основных задач делопроизводства на современном этапе используются программное обеспечение компьютеров, базы данных, современные телекоммуникационные технологии и Internet.

1.2 Оптимизация процессов делопроизводства

Правильное ведение документооборота -- залог эффективной работы организации. От того, насколько быстро компания обменивается документами, зависят ее показатели в бизнесе. Долгая сортировка бумаг по папкам, сложные маршруты подписания и хаос в бухгалтерии -- всего этого можно избежать, если оптимизировать документооборот.

Оптимизация процесса согласования документов

Время от времени очень полезно отслеживать маршрут каждого документа внутри компании, чтобы убирать из него возможные ненужные «точки». Организация растет, и функционал ее должностных лиц неизбежно меняется.

Сигналом к тому, что процесс согласования документов нуждается в пересмотре, служит неадекватная продолжительность процесса: вместо положенных по инструкции нескольких дней проект может кочевать по согласующим лицам целыми неделями, а то и месяцами. В числе возможных причин можно назвать следующие:

· проекты документов в компании согласовывают слишком много должностных лиц;

· у конкретного согласующего лица физически не хватает времени, чтобы рассмотреть все поступившие к нему проекты;

· конкретное согласующее лицо не понимает, для чего должно рассматривать все эти проекты, считает их второстепенной задачей и копит на столе, занимаясь текущими делами.

Таким образом, оптимизация процесса согласования документов должна начинаться с анализа состава согласующих и с поиска того самого «конкретного согласующего лица», которое тормозит весь процесс. Если выяснится, что человек действительно слишком перегружен текущей работой и не успевает рассматривать поступившие на согласование проекты, то эту информацию следует донести до руководства и каким-то образом решить этот вопрос. Оставлять ситуацию без внимания нельзя: она отражается на работе всей компании.

Один из способов оптимизации -- переход на электронный документооборот (ЭДО). При ЭДО производится обмен файлами, а не бумажными носителями. Файл заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП) и юридически равен своему бумажному аналогу. КЭП подтверждает личность подписавшего и гарантирует отсутствие изменений в исходном файле.

Однако переход на обмен электронными документами не решит всех проблем, если маршруты их перемещения будут такими же, как при бумажном документообороте.

Разберем, какие ошибки с оптимизацией возникают чаще всего.

· Сложно выстроены бизнес-процессы: в обмен документами включено множество неэффективных элементов и операций, маршруты согласования дублируют друг друга, а сотрудники не знают, как взаимодействовать между подразделениями.

· Не вся работа переведена в электронный вид: какая-то часть процессов так и остается в бумажном виде. Из-за этого на сотрудников ложится двойная нагрузка.

· Нет регламента согласования: не продумано, кто из сотрудников может использовать КЭП, и не выстроены сценарии согласования.

· Контрагенты не готовы к переходу на ЭДО: из-за этого останавливаются процессы и снижается эффективность работы с партнерами.

· Сотрудники не готовы к изменениям: переход на ЭДО оказывается формальностью, что приводит к ошибкам и замедлению работы.

Большую часть этих проблем можно решить, если вести документооборот через сервис ЭДО, например Контур.Диадок. С помощью Диадока можно оптимизировать ЭДО и провести интеграцию с любой учетной системой.

1.3 Современные подходы к оптимизации организации делопроизводства

Есть ряд понятных шагов для оптимизации документооборота в кадровых процессах:

1. Автоматизация документооборота в организации. Это значительно упрощает работу с кадровыми документами.

2. Централизация операций по работе с документами позволяет вести всю документацию в соответствии с установленными требованиями.

3. Исключение возвратных движений документа, не обусловленных производственной необходимостью, и устранение необоснованных согласований существенно сокращает время подписания конкретного документа.

4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации существенно сокращает нагрузку на работников кадровых отделов.

5. Использование унифицированных и стандартизированных форм документов позволяет избежать ошибок при заполнении документов.

6. Сокращение документооборота через упорядочение их возникновения позволяет не тратить время на ведение «лишней» документации.

Как оптимизировать работу с кадровыми документами в организации

· Составьте список кадровых документов для вашей организации;

· Ответьте на вопрос: на основании какого нормативно-правового акта заполняется каждый документ? У вас появится список обязательных и необязательных документов. Отдельно можно выделить те документы, которые важно заполнять исключительно в бумажном формате;

· Проанализируйте каждый необязательный документ. Защищает ли как-то тот или иной документ интересы вашей организации? Возрастают ли риски для компании при отсутствии этого документа? Если нет, то можно отказаться от ведения конкретного документа;

· Если вы понимаете, что конкретный необязательный документ крайне важен для вашей организации, можно рассмотреть вопрос о переводе его в электронный формат. Это повысит эффективность работы кадровых отделов и значительно сэкономит время.

Обязательные и необязательные документы в организации

Прежде чем приступить к оптимизации кадровых документов в организации нужно разделить все документы, которые сейчас ведутся, на обязательные и необязательные.

К обязательным документам относятся те, которые регламентированы законом РФ. Например, к обязательным документам можно отнести:

· приказ о приеме на работу;

· график отпусков;

· приказ о расторжении/прекращении трудового договора и пр.

К необязательным документам можно отнести все, которые никогда не были обязательными к ведению с точки зрения законодательства или исторически перестали быть обязательными, однако продолжают вестись организациями «по привычке». Например, командировочное удостоверение, установление испытательного срока и пр.

Таким образом, вы сами можете определить, какое количество кадровых документов вы можете вести в электронном формате или сократить.

С ноября 2021 года в ТК РФ были внесены дополнения (ст. 22.1-3 ТК РФ), на основании которых организации могут законно перевести кадровую документацию в электронный вид.

Руководствуясь новыми статьями, кадровые отделы в организациях могут создавать, хранить и передавать документы в электронном виде. Многие документы разрешено не дублировать в бумажном формате.

По ТК РФ только в электронном виде разрешено вести:

· трудовые договоры;

· договоры о мат. ответственности;

· приказы о дисциплинарном взыскании;

· уведомления об изменении условий трудового договора и пр.

Нельзя перевести полностью в электронный формат:

· трудовые книжки, если не получено согласие работника на перевод документа в электронный формат. Если сотрудник дал согласие, тогда можно полноценно перевести трудовую книжку «в цифру»;

· СТД-Р;

· акты о несчастных случаях № Н1;

· приказы об увольнении;

· журнал инструктажей по охране труда.

Работодатель обязан дублировать на бумаге данные экземпляры.

С 1 марта 2023 ожидается вступление в силу новых требований к условиям ведения КЭДО в организациях. [1]

Рис.1 Шкала законодательных изменений в КЭДО

Очевидно, что процесс легализации электронных документов идет очень активно. Не за горами время, когда отсутствие электронного документооборота в организации будет вызывать такое же недоумение, как когда-то его наличие.

Электронная подпись

Компания может вести кадровую документацию в электронном виде. Чтобы идентифицировать человека, подписавшего документ, вам понадобится электронная подпись. Существует несколько видов ЭП: усиленные (квалифицированные и неквалифицированные) и простые.

Есть ряд обязательных кадровых документов, которые требуют собственноручной подписи согласно закону. Чтобы перевести их в электронный вид потребуются УКЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись. Например, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении и прочие.

Документы, которые необязательно вести в бумажном виде, возможно подписать при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).

Чтобы подписать необязательные документы, можно воспользоваться простой подписью (ПЭП).

Как происходит работа с электронными документами

Варианты работы с КЭДО в личном кабинете:

§ документ создает специалист и отправляет на подписание сотруднику через «Личный кабинет» (трудовой договор, приказ о приеме, расчетный листок и т.д.);

§ документ создают сотрудники и через «Личный кабинет» и отправляют руководителю (заявление о приеме, отпуске, и т.д.).

Подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника от официального партнера 1С

Что дает внедрение кадрового электронного документооборота

§ Автоматизация технических процессов. Вы можете создать необходимый кадровый документ и отправить сотруднику для ознакомления. Удобный и понятный интерфейс личного кабинета позволяет более оперативно реагировать на полученные документы. Подпись осуществляется нажатием всего одной кнопки. А наличие мобильной версии с полностью аналогичными возможностями еще больше упрощает процесс обмена кадровыми документами, тем самым повышает эффективность использования рабочего времени каждым сотрудником;

§ Позволяет существенно сократить расходы организации за счет перехода от бумажной документации к электронному формату;

§ Повышает результативность работы кадровой службы. Все документы создаются, согласовываются и подписываются в соответствии со сроками и требованиями, предъявляемыми к ним. Создание любых отчетов, списков и баз сотрудников занимает несколько минут. Не нужно «от руки» отмечать, кто подписал документы, а кто нет. Система возьмет эти задачи на себя;

§ Минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором. Ситуации, когда документы «забыли подготовить», «сдали с опозданием», «некорректно заполнили» будут исключены. Система может отправлять уведомления о новых или напоминать о ранее полученных документах;

§ Автоматизация кадрового документооборота делает его максимально понятным и прозрачным. Руководитель кадровой службы или отдельный сотрудник всегда может посмотреть, на какой стадии находится интересующий его документ;

§ Большая часть функционала Личного Кабинета настраивается с помощью программы 1С. Все данные сотрудников синхронизируются и хранятся в вашей базе 1С;

§ Нет риска потери данных. Вся актуальная информация находится под рукой в полном объеме. Если вам необходим документ, его можно оперативно найти или поднять из архива. Ничего бесследно не пропадет;

§ Сильно упрощается задача хранения документов. Всегда есть такая документация, которую нельзя просто выбросить. Их нужно хранить, иногда очень долго. Электронные документы в этой ситуации сильно выигрывают у бумажных;

§ Увеличивает возможность дистанционной работы для сотрудников. Это сильно ускоряет документооборот внутри организации, а значит повышает эффективность использования рабочего времени.

А главное: все решения соответствуют законодательству по КЭДО. Нет необходимости больше вести кадровые документы в бумажном виде. Электронный формат абсолютно легален, имеет юридическую силу и в разы упрощает взаимодействие, как внутри компании, так и со сторонними контролирующими органами.



Раздел 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ И АНАЛИЗ ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО"

2.1 Общая характеристика предприятия и организация делопроизводства АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО»

АО «Чеченэнерго» является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

АО «Чеченэнерго» действует на основании законодательства Российской Федерации. Организация имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами.

«АО «Чеченэнерго» обеспечивает передачу электроэнергии по сетям напряжением от 110 до 0,4 кВ, осуществляет технологическое присоединение потребителей к сетевой инфраструктуре на территории Чеченской Республики.

АО «Чеченэнерго» осуществляет электроснабжение на территории общей площадью 16,1 тыс. кв. км. с населением 1,3 млн. чел. Производственный потенциал АО «Чеченэнерго» составляют 5 090 подстанций общей мощностью 2 056,1 МВА. Отпуск электроэнергии осуществляется по линиям электропередачи протяженностью 14 050,9 км.

Численность персонала АО «Чеченэнерго» составляет 2 439 чел.

Основными задачами АО «Чеченэнерго» является обеспечение надежного, бесперебойного и качественного электроснабжения потребителей на территории Чеченской Республики, технологическое присоединение потребителей электрической энергии, а также повышение инвестиционной привлекательности распределительных электросетевых активов.

Центральный офис АО «Чеченэнерго» расположен в г. Грозный, столице 17 Чеченской Республики» [2].

Основным видом деятельности АО «Чеченэнерго» является - ОКВЭД 35.12.1 - Передача электроэнергии. На рисунке 2 представлена организационная структура управления АО «Чеченэнерго».

Рис. 2. Организационная структура управления АО «Чеченэнерго»

Организационная структура управления АО «Чеченэнерго» является линейно-функциональной.

Целевыми ориентирами для АО «Чеченэнерго» по решению стратегических задач являются:

§ снижение износа сети до нормативного уровня;

§ снижение потерь электроэнергии в сетях;

§ обеспечение роста доходов;

§ переход к рентабельному уровню операционной деятельности;

§ эффективное внедрение нового тарифного регулирования с применением метода RAB;

§ создание эффективного механизма снижения издержек в сфере передачи и распределения электроэнергии, рациональное использование собственных

§ и заемных ресурсов;

§ распределения электроэнергии, рациональное использование собственных

§ и заемных ресурсов;

§ достижение высоких финансово-экономических, производственно- технологических и управленческих показателей ;

§ обеспечение привлечения необходимых средств для осуществления масштабной реновации основных фондов, результатом которой будет повышение надежности и качества услуг, увеличение эффективности деятельности распределительных сетевых компаний;

§ внедрение инновационных технологий, соответствующих мировым стандартам в области распределения электрической энергии;

§ создание резерва электрических мощностей в объеме, необходимом для подключения потребителей к сетям;

§ реализация энергоэффективной политики;

§ применение и внедрение передового мирового опыта, современных разработок и высоких технологий для развития энергетического комплекса;

§ внесение вклада в поддержание устойчиво высокого уровня экономического развития региона и занятости населения;

§ способствование социальному прогрессу общества;

§ рациональное природопользование;

§ создание сплоченного, социально защищенного, творческого и экономически мотивированного коллектива;

§ улучшение условий труда и отдыха, повышение безопасности труда работников в соответствии с лучшими мировыми стандартами;

§ достижение и поддержание статуса современной высокоэффективной и социально-ответственной Компании по оценкам ключевых заинтересованных сторон;

§ обеспечение рентабельности инвестиций в распределительно-сетевой комплекс Северного Кавказа;

§ обеспечение роста стоимости компании;

§ совершенствование принципов корпоративного управления;

§ ведение открытой и прозрачной информационной политики;

§ соблюдение прав и законных интересов акционеров Общества и потребителей его услуг.[4]

Ключевой целью кадровой политики Акционерного общества «Чеченэнерго» является своевременное обеспечение потребностей в персонале требуемой квалификации. Основными источниками привлечения персонала в Общество являются учреждения высшего, среднего и начального профессиональной образования, преимущественно расположенные в г. Грозном, ведущие подготовку по востребованным в Обществе специальностям.

В период с 01.01.2016 - 31.12.2016 гг. в АО «Чеченэнерго»

было принято 43 выпускника следующих образовательных учреждений

(27 - высшего образования, 16 - среднего профессионального образования), ведущих подготовку по профильным для электросетевого комплекса направлениям:

- ГГНТУ им. академика М.Д. Миллионщикова;

- ФГБОУ ВПО «Чеченский государственный университет»

- ГБОУ СПО «Чеченский Техникум Энергетики»;

- ГБОУ СПО «Чеченский технологический техникум».

Таким образом, в 2016 году наблюдается увеличение доли молодых выпускников ВУЗов и СУЗов до 25 лет, что обусловлено проводимой в Обществе политикой омоложения персонала. [3]

В 2018 году около 500 студентов прошли практику в АО «Чеченэнерго»

Управляемое МРСК Северного Кавказа АО «Чеченэнерго» продолжает вести активную работу по взаимодействию с профильными высшими и средними учебными заведениями Чеченской Республики.

Одним из главных партнеров энергокомпании в сфере образования является Чеченский техникум энергетики, с которым налажено тесное сотрудничество - здесь сотрудники Общества проходят курсы повышения квалификации, а студенты учебного заведения набираются опыта в структурных подразделениях компании.

Обсудить вопросы дальнейшего взаимодействия, познакомиться с руководящим составом и учебно-методическими наработками, посмотреть кабинеты, где проходят занятия будущих энергетиков - с этой целью посетил Чеченский техникум энергетики начальник управления по работе с персоналом «Чеченэнерго» Ислам Магомадов.

-- Обсуждая планы на перспективу с директором ЧТЭ Бесланом Селимовым, мы наметили реализацию новых проектов, которые благотворно повлияют на уровень обучения студентов, помогут им лучше разбираться в особенностях будущей профессии и выйти из стен техникума уже хорошо подготовленными специалистами. Также выяснилось, что количество молодежи, желающей связать свою жизнь с энергоотраслью, ежегодно увеличивается, а это значит, возрастает и ответственность за их подготовку, -- добавил И. Магомадов.

Напомним, в 2018 году практику и стажировку в энергокомпании прошли 466 студентов, из них 165 - из высших учебных заведений, 299 - среднеспециальных, большая часть которых обучается в Чеченском техникуме энергетики.[5]

2.2 Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО»

АО «Чеченэнерго» в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, законами и иными нормативными правовыми актами Чеченской Республики.

АО «Чеченэнерго» имеет следующие городские и районные подразделения:

1.Ачхой-Мартановские районные электрические сети

2.Аргунские городские электрические сети

3.Веденские районные электрические сети

4.Грозненские городские электрические сети

5.Грозненские районные электрические сети

6.Гудермесские районные электрические сети

7.Гудермесские городские электрические сети

8.Итум-Калинские районные электрические сети

9.Курчалоевские районные электрические сети

10.Наурские районные электрические сети

11.Надтеречные районные электрические сети

12.Ножай-Юртовские районные электрические сети

13.Урус-Мартановские районные электрические сети

14.Шалинские районные электрические сети

15.Шатойские районные электрические сети

16.Шелковские районные электрические сети4.

Среди нормативно-правовых актов, регламентирующих деятельность АО «Чеченэнерго», в том числе вышеперечисленных нами подразделений, можно выделить следующие:

-Приказ № 764 «О защите персональных данных» и Положение об обработке и защите персональных данных в ПАО «МРСК Северного Кавказа» и управляемых Обществах;

-Решение Верховного суда ЧР от 05.03.2015 г.

-Федеральный закон от 26 марта 2003 г. № 35 «Об электроэнергетике»

-Постановление Правительства РФ от 04.05.2012 № 442 «О функционировании розничных рынков электрической энергии, полном и (или) частичном ограничении режима потребления электрической энергии»

- Постановление Правительства РФ от 27.12.2004 № 861 «Об утверждении Правил недискриминационного доступа к услугам по передаче электрической энергии и оказания этих услуг, Правил недискриминационного доступа к услугам по оперативно-диспетчерскому управлению в электроэнергетике и оказания этих услуг, Правил недискриминационного доступа к услугам администратора торговой системы оптового рынка и оказания этих услуг и правил технологического присоединения энергопринимающих устройств потребителей электрической энергии, объектов по производству электрической энергии, а также объектов электросетевого хозяйства, принадлежащих сетевым организациям и иным лицам, к электрическим сетям»

- Приказ Министерства энергетики Российской Федерации (Минэнерго России) от 15 апреля 2014 г. № 186 г. «О Единых стандартах качества обслуживания сетевыми организациями потребителей услуг сетевых организаций» [6]

Городские и районные подразделения АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО»

Единый номер 8 (8712) 22-23-82 (соединение производится через коммутатор)

1.Ачхой-Мартановские районные электрические сети - Начальник РЭС Макаев Арби Исаевич

ЧР Ачхой-Мартановский район, с. Ачхой-Мартан ул. Мамакаева, 22

индекс 366612 (achkhoy-res@chechenergo.ru)

2.Аргунские городские электрические сети - Начальник АГЭС Эдилов Хожбауди Хожахмедович

ЧР г. Аргун, ул. Аксактемирова,

индекс: 366310 (argun-gres@chechenergo.ru)

3.Веденские районные электрические сети - Начальник РЭС Арсанукаев Рамзан Шаманович

ЧР Веденский район, с.Дышни-Ведено ул.Кадырова, 62

индекс: 366334 (vedeno-res@chechenergo.ru)

4.Грозненские городские электрические сети - Начальник ГГЭС Кадиров Ибрагим Салаудинович

ЧР г. Грозный, ул. Гудермесская, 29

индекс: 364015 (gges@chechenergo.ru)

5.Грозненские районные электрические сети - Начальник ГРЭС Берсанукаев Дени Усманович

ЧР г. Грозный, ул. Д.Бедного, 24

индекс: 364018 (gres@chechenergo.ru)

6.Гудермесские городские электрические сети- Начальник ГЭС Вагапов Ахмед Умарович

ЧР Гудермеский район, г.Гудермес, Школьная, 22

индекс: 366200 (gudermes-gres@chechenergo.ru)

7.Гудермесские районные электрические сети - Начальник РЭС Мусаев Али Ахмедович

ЧР г. Гудермес пер.Береговая №1

индекс: 366202 (gudermes-res@chechenergo.ru)

8.Итум - Калинские районные электрические сети - Начальник РЭС Хадисов Джаловди Данилович

ЧР Итум - Калинский район, с.Итум-Кали,ул.М.Узуева 9а

индекс: 366404 (itumkali-res@chechenergo.ru)

9.Курчалоевские районные электрические сети - Начальник РЭС Зеиев Темерлан Ильясович

ЧР Курчалоевский район с. Курчалой, ул. А-Х. Кадырова, 191

индекс: 366319 (kurchaloy-res@chechenergo.ru)

10.Наурские районные электрические сети - Начальник РЭС Решидов Имран Саниевич

ЧР Наурский район ст. Наурская ул.Энергетиков 1

индекс: 366128 (naur-res@chechenergo.ru)

11.Надтеречные районные электрические сети - Начальник РЭС Курбанов Магомед Халидович

ЧР Надтеречный район, с.Знаменское, ул.Лесная б\н

индекс 366813 (nadt-res@chechenergo.ru)

12.Ножай-Юртовские районные электрические сети - Начальник РЭС - Мусаев Асхаб Ахмедович

ЧР Ножай - Юртовский район, с.Ножай-Юрт, ул.И.И.Ильясова, 21,

индекс: 366220 (nojai-yurt-res@chechenergo.ru)

13.Урус-Мартановские районные электрические сети - Начальник РЭС Макаев Ибрагим Зайндинович

ЧР Урус-Мартановский район, г.Урус-Мартан, ул.Шерипова, 21,

индекс: 356500 (urusmartan-res@chechenergo.ru)

14.Шалинские районные электрические сети - Начальник РЭС Малигов Хамзат Ахмедович

ЧР Шалинский район, г.Шали, ул.Фрунзе,4

индекс: 366300 (shali-res@chechenergo.ru)

15.Шатойские районные электрические сети - Начальник РЭС Безиев Зелимхан Магомедович

ЧР Шатойский район, с.Шатой, ул А.Кадырова, 2,

индекс: 366400 (shatoy-res@chechenergo.ru)

16.Шелковские районные электрические сети - Начальник РЭС Эскиев Шах-Магомед Адизович

ЧР Шелковской район, ст.Шелковская ул.Шаповалова, 1,

индекс: 366108 (shelk-res@chechenergo.ru) [6]

2.2 Схема и технология обработки документов в АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО»

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

- горизонтальные - связывают организации одного уровня;

- вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.

Восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций. Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту:

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

У_д = S_BX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства АО «Чеченэнерго», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Движение входящих документов показано на рис.2, где цифрами и буквами обозначено:

I	Руководитель (директор)
II	Исполнитель (структурное подразделение)
а	Экспедиционная обработка
b	Предварительное рассмотрение, сортировка
с	Регистрация
d	Распределение (разметка)
е	Перераспределение (переметка)
1	Корреспонденция
2	Документы, регистрируемые службой ДОУ
3	Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

Рисунок 3. Движение входящих документов

Рисунок 4. Схема движения входящих документов

Основными правилами организации документооборота на АО «Чеченэнерго» являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в АО «Чеченэнерго» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО».

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации). [8]

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Данные документы используются для организации работы АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО» (особенно если они территориально разнесены) и приказы генерального директора Общества. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы. [7]

Технология обработки документов в АО «ЧЕЧЕНЭНЕРГО».

В наибольшей степени оптимизировать делопроизводство на современном предприятии призвана современная офисная техника. Покажем, какая техника и как может использоваться для оптимизации работы с документами.

Пишущие машинки

Этот недавно еще незаменимый вид конторского оборудования все более вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами.

Пишущие машинки должны обеспечивать:

*высокую производительность труда при минимальных затратах;

*высокое качество печати;

*простоту управления;

*максимальное количество одновременно получаемых копий;

*надежность работы.

Канцелярские пишущие машинки настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные.

Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механическими.х. [9]

Организационные автоматы

Это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.

Функциональные возможности оргавтоматов шире, нежели у электронных пишущих машинок:

*большие объемы оперативной памяти (до 1000 страниц текста);

*емкая внешняя память (мегабайты);

*более удобное редактирование, приближающееся к возможностям компьююрных редакторов.

Широко используются такие оргавтоматы: Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и 2301.

Средства транспортирования документов.

Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

Тележки универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.

Чаше других используются тросовые и ленточные конвейеры.

Грейферные транспортеры тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.

Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута. Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеров существуют две разновидности организации транспортировки: документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом); документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т.д. Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения. [10]

Средства обработки документов.

Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей-шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.

Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению.[11]

Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.

Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.

Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.

Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.

Брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки формата АЭА4, брошюрует до 100 страниц формата А4А5. производительность до 1500 брошюр в час имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляет подобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия пол скоросшиватель. [12]

Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и тп. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.

*Листоукладочные машины вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.

*Пачковязальяые машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.

*Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.

*Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр. Номенклатура резаков весьма большая: от ручных резаков настольных (например, фирмы IDEAL 1034, 1071, 2035), напольных (1080, 1110), напольных гильотин (3905, 4700) до автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550, 7228), имеющих длину разреза от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20 до 200 листов.

*Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК2 "Тайна") или брикетов (Destroyer). Виды уничтожителей: офисные (продольная резка), промышленные (перекрестная резка), секретные (резка в бумажную пыль), специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).

...