Рассмотрение особенностей ведения делопроизводства в АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО"

*Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины.

*Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.

Средства административно-управленческой связи.

В системах административного управления информация передается как путем переноски (перевозки) информационных документов курьером (или по почте), так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи.

Ручная и механическая перевозка документов - весьма распространенный способ передачи информации в учреждениях. Этот способ при минимальных капитальных затратах полностью обеспечивает достоверность передачи информации, предварительно зафиксированной на документах и проконтролированной непосредственно в пунктах ее регистрации Оперативность (скорость) передачи очень низкая и может удовлетворить лишь очень непритязательного пользователя. Для оперативной передачи информации используют системы автоматизированной передачи информации - системы административно-управленческой связи.

Совокупность всех средств, служащих для передачи информации, будем называл системой передачи информации (СП).

Источник и потребитель информации являются абонентами системы передачи. Лицентами могут быть ЭВМ, системы хранения информации, различного рода датчики и исполнительные устройства, а также люди. В составе структуры СП можно выделить: кану передачи (канал связи), передатчик информации, приемник информации.

Передатчик служит для преобразования поступающего от абонента сообщения в сигнал, передаваемый по каналу связи; приемник - для обратного преобразования сигнала в сообщение, поступающее абоненту.

В идеальном случае при передаче должно быть однозначное соответствие между передаваемым и получаемым сообщениями. Однако под действием помех, возникающих в канале связи, в приемнике и передатчике, это соответствие может быть нарушено, и тогда говорят о недостоверной передаче информации.

Основными качественными показателями системы передачи информации являются:

*пропускная способность,

*достоверность,

*надежность работы.

2.3 Совершенствование регистрации и контроля документов в АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО»

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке.

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. [13]

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается генеральным директором АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО», если он включает нерегистрируемую документацию всего АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО» , или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация документов.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:

- 06 - индекс структурного подразделения;

- 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

- 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО». Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30-2003. [14]

Формы регистрации документов и порядок их заполнения.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (см. Рис. 5).

Рис. 5. Организация контроля исполнения

В структурных подразделениях АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО» применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

Таблица 1. Форма журнальной регистрации исходящих документов

Таблица 2. Форма журнальной регистрации входящих документов

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определена в организации (учреждении) и утверждена в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148 х 210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (см. Рис. 6).

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО»

В структурных подразделениях АО "ЧЕЧЕНЭНЕРГО» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Рис. 6. Контроль исполнения документов

Литература

1. https://wiseadvice-it.ru/upload/webp_cache/upload/medialibrary/ce4/ris.-1-shkala-zakonodatelnyh-izmenenii-v-kedo.webp

2. www.chechenergo.ru

3. Устав Акционерного Общества «Чеченэнерго»

4. https://referat.yabotanik.ru/buhgalterskij-uchet-i-audit/otchet-po-praktike-v-ao-chechenjenergo/340455-3748679-page3.html

5. https://vesti095.ru/2019/04/perspektivy-razvitiya-3/

6. http://chechenergo.ru/index.php/kompaniya/podrazdeleniya

7. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп. М., 2006. С. 86.

8. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А.В. 4-е изд. М.: ИНФРА-М, 2002. С. 75.

9. Стенюков М.В. Курс секретарского дела: Обучение профессии: Практические рекомендации. Работа с документами. Использование компьютера. Ведение деловой беседы. Работа в приемной. М., 2007. С. 103.

10. Стенюков М.В. Справочник секретаря. С изменениями и дополнениями. М., 2003. С. 74.

11. Строганова Е. Книга секретаря. Практический справочник секретаря, референта и офис-менеджера. СПб., 2004. С. 326.

12. Строганова Е. Книга секретаря. Практический справочник секретаря, референта и офис-менеджера. СПб., 2004. С. 412.

13. Красавин А.С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство: Практич. пос. М., 2004. С. 52.

14. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). М., 2003. С. 57.

15. Кузнецова А.Н., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство: Справочное пос. М., 2004. С. 79.

16. Документирование управленческой деятельности / Под ред. В.В. Маковецкого. М., 2005. С. 63.

Размещено на Allbest.ru