Заполните соответствующие бланки организаторов вовремя. В противном случае Вашим сотрудникам придется тратить на это драгоценное время в день открытия либо платить за вход на выставку.

30. Разошлите пригласительные билеты.

Доставка пригласительных билетов может быть поручена представителю вашей фирмы. Позаботьтесь, чтобы билеты не были отправлены слишком рано, иначе утеряются, но и не слишком поздно, иначе у ваших деловых партнеров не будет времени для подготовки к посещению выставки.

31. Отправьте приглашение за границу.

Не исключено, что ваши зарубежные партнеры, возможно планируют на это время деловую поездку. Тогда они смогут посетить вашу выставку по пути. В любом случае вы должны представить им эту информацию.

32. Организуйте рассылку приглашений в своей стране.

Подумайте, может быть, стоит вложить в пакет письмо или каталог, а может быть приглашение на прием. Решите, что вы можете позволить, и что может наиболее привлечь нужного вам посетителя.

33. Спланируйте рекламную и информационную работу.

Попросите ваших специалистов в области рекламы разработать скоординированный план на основе всех доступных средств массовой информации. Проведите тщательный маркетинг, изучите работу конкурентов, графики проведения аналогичных выставкой в других городах, странах. Постарайтесь связать свои планы с любыми проектами, котрые есть у организаторов.

34. Договоритесь о дополнительной рекламе.

Ваши обычные рекламные объявления в коммерческой, торговой и технической прессе должны сообщать о вашем участии в выставке, дате ее открытия и месте проведения. Проверьте, указан ли номер вашего стенда, а также узнайте у организаторов, существует ли специальный символ выставки, который вы бы могли использовать.

35. Поместите дублирующую рекламу в зарубежной прессе.

Реклама за рубежом может иногда помочь и в продвижении торговли а Вашей стране. Поговорите заранее с вашим зарубежным агентом, возможно, он хочет пригласить ценных клиентов на вашу выставку. Этот визит необходимо спланировать заранее.

36. Используйте нетрадиционные виды рекламы.

Участие в выставке может потребовать дополнительной рекламы, не запланированной заранее. Узнайте, не предоставляют ли организаторы для этого какие-то возможности. Плакаты, расклеенные в выставочном зале, помогут привлечь посетителя на ваш стенд.

37. Отправьте пресс-релизы за рубеж.

Рекламу на разных языках с одобрительными отзывами о вас клиентов нужно разослать в виде фотокопий куда только возможно. Пошлите копию и зарубежным агентам. Пользуясь своим влиянием, они, возможно смогут опубликовать ее в прессе. Одновременно пошлите пресс-релизы и фотографии редакторам изданий.

38. Закажите заранее место для рекламы в прессе.

Хорошо подготовленный пресс-релиз в коммерческом и техническом издании может повысить интерес к вашей продукции до, во время и после выставки.

39. Подготовьте фотографии вашей продукции для прессы.

Вам могут понадобиться фотографии для массовой рекламы, буклетов, или литературы. Фотографа нужно проинструктировать по каждому из этих пунктов отдельно. Копии нужно оставить и в пресс-офисе организаторов и журналистов. Конечно же, у вас должны быть только профессионального фотографа, будьте разборчивы, покупайте только те фотографии, которые вам подходят, и не заказывайте больше, чем требуется.

40. Поместите рекламу в каталог выставки.

Возможно, это самое лучшее средство рекламы. Каталогом можно пользоваться как справочником еще долго поле окончания выставки. Укажите в нем название вашей фирмы, адрес, телефон, номер телекса. Текст должен содержать информацию о выставляемой продукции, чтобы покупатели использовали каталог в качестве справочника, и могли найти контакт с вами. [26, с.166]

41. Подготовьте коммерческую литературу для распространения на стенде.

Коммерческую литературу лучше разделить по категориям: качественный, недорогой раздаточный материал для раздачи случайным посетителям и более дорогие брошюры для раздачи посетителям, проявляющим действительный интерес и оставляющим свом фамилии и адреса. И той и другой литературы должно быть достаточно.

42. Закажите услуги переводчика.

Обеспечьте перевод информационных материалов. Постарайтесь все переводы проверить заранее в соответствующих странах. Конечно, для этого потребуется время, но если вы хотите выглядеть солидным экспортером, сделайте это.

43. Предусмотрите типографские работы.

Совместно с дизайнером по печати и наборщиком составьте график работы. Ночные печатные работы в спешке и панике обойдутся вам гораздо дороже.

44. Составьте график выполнения типографских работ.

Постарайтесь доставить печатный материал хотя бы за месяц до открытия. Самые первые экземпляры нужно отправить главным покупателям, а обслуживающий персонал стенда должен хорошо знать информацию, которая в них содержится. Исключите доставку литературы на стенд прямо из типографии. В таких случаях она часто теряется и становиться предметом ненужных волнений.

45. Подготовьте пресс-релиз №1.

Он должен быть готов за месяц до начала выставки. Это сообщение должно содержать общую информацию об участии вашей фирмы в выставке, короткие сведения о новых видах продукции. Сообщение должно быть выпущено большим тиражом.

46. Подготовьте пресс-релиз №2.

Это сообщение предназначено для коммерческих и технических изданий. В нем должно быть больше детально информации о вашей продукции, а так же фотографии, иллюстрации, отзывы художника о вашей экспозиции, фотографии стенда и моделей продукции.

47. Еще раз убедитесь, что вся реклама должным образом размещена, что из всех редакций присланы копии ваших объявлений.

Убедитесь в наличии самых последних расценок на рекламу, адресов, фамилий агентов, которые вам понадобятся на стенде в день открытия.

48. Подготовьте пресс-релиз №3.

Это сообщение должно привлечь внимание местной прессы.

49. Подготовьте пресс-релиз №4.

Это сообщение должно содержать основной материал вашего фирменного издания и может включать информацию о росте вашей компании и другие дополнительные сведения.

50. Организуйте работу пресс-центра.

Организаторы отвечают за рекламу выставки в целом, рекламировать отдельных экспонентов или их продукцию они не обязаны. Поэтому подумайте о создании своего собственного пресс-центра прямо на стенде или в отдельной комнате, расположенной рябом. Постарайтесь, чтобы приемы журналистов не совпадали по времени с приемом ваших конкурентов. Назначайте прием на такое время, чтобы журналист успевал подготовить материал в набор.

51. Разошлите приглашения на приемы.

За неделю до открытия обзвоните своих гостей, которые не успели ответить на ваше приглашение, и напомните им о приеме. Решите, кто из ваших подчиненных произнесет приветственную речь и ответит на вопросы прессы.

52. Подготовьте дополнительный информационный материал в полном объеме: копии речей, фотографии.

Убедитесь, что в буфете знают, когда начать, и когда закончить обслуживание гостей.

53. Пригласите фотографа.

Несмотря на то, что вы приглашаете прессу, целесообразно иметь и свои собственные снимки почетных гостей вашего стенда или званного приема, чтобы потом использовать их в публикациях, в том числе в вашем фирменном журнале.

54. Приготовьте итоговое сообщение для прессы.

Фотографии и отзывы ваших посетителей можно поместить через ваши контакты в коммерческих или ваших фирменных изданиях. Комментарии по итогам выставки должны содержать данные о заказах, которые вы получили, об объеме заключенных вами сделок.

55. Проверьте стенд перед открытием.

Если ваша работа была хорошо спланирована, последняя проверка покажет, что все сделано, как надо. Какие-либо изменения вносить уже поздно.

56. Организуйте прием посетителей.

Организуйте приемы для посетителей в день открытия или если необходимо в день закрытия выставки.

57. Проверяйте стенд ежедневно.

Следите за наличием всех материалов, включая литературу, а также за тем, чтобы действующие модели, слайд-проектор, видеомагнитофон работали все время.

58. Каждый день продвигайтесь к цели.

Ежедневно вы должны выполнять намеченные планы. Каждый день может принести какие-то неожиданности. Может потребоваться дополнительны персонал. В конце каждого дня проводите короткие совещания. Как работали? Сколько новых имен и адресов получили? Сколько продукции продали?

59. Организуйте демонтаж стенда и отправку выставочных экспонатов.

Когда выставка заканчивается, возникает желание побыстрее уехать. Не торопитесь. Нужно сделать еще многое: организовать транспорт и убрать экспонаты. Возможно, они понадобятся для работы вашим зарубежным агентам, поэтому позаботьтесь, чтобы все было разобрано и тщательно упаковано.

60. Подведите итоги.

Возвратившись домой, составьте подробный отчет. Стоило ли дело затраченных усилий? Проверьте счета. И не забудьте оформить заявку на участие в выставке на следующий год!

Правильность изложенных подходов к проведению выставок подтверждается и мнениями американских специалистов выставочного бизнеса, которые также считают, что предвыставочный и послевыставочный маргетинг не менее важны, чем сама выставка. Задача предвыставочного этапа состоит в том, чтобы заставить прийти на выставку как можно больше потенциальных покупателей вашего товара. Тогда вы, может быть, превзойдете заветную цифру 45, которую крупнейший американский консультант выставочного бизнеса С. Миллер называет законом торговой выставки (автор закона он сам). Действительно, если ваша экспозиция работает 30 часов в течение 4 дней, а физически вы в состоянии вступить в контакт с 12 посетителями в час, то всего вы можете обработать 360 человек. Серьезных покупателей, не зевак, из них бывает от силы 25%, однако среди этих последних покупатели именно вашей продукции составляют в лучшем случае половину, т.е. 45 человек. Это и есть нижний максимум контрактов, который дает неподготовительное участие в выставке, сколь бы грандиозной она не была. Верхний предел, как легко догадаться, - 360 контрактов, но чтобы приблизиться к нему, нужно много и умело потрудиться.

Изощренность американцев здесь не знает границ. Миллер приводит пример из жизни маленькой калифорнийской компании по производству игрушек. Она решила поучаствовать в нью-йоркской выставке, на которой ожидалось 30 тысяч посетителей, но так же 1500 конкурентных фирм. Чтобы привлечь внимание потенциальных клиентов, компания провела широкую маркетинговую работу по приглашению целевой аудитории и назначению встреч на выставке. З десять недель до открытия каждый потенциальный клиент получил от имени президента компании первое письмо - с приглашением посетить мероприятие. Второе письмо содержало план выставки с указанием точного местоположения стенда компании. Наконец, с третьим письмом клиенты получили подарок, который должен был облегчить их ходьбу по выставке - пару обувных стелек с логотипом компании. Теперь, всякий раз, надевая и снимая ботинки клиент видел логотип фирмы по производству игрушек. А за две недели до открытия выставки каждому обладателю стелек позвонил лично президент и менеджер компании. В результате, пишет Миллер, явились более 30% потенциальных покупателей - вдвое больше случайного максимума. Столь же изобретательно и тщательно отрабатываются послевыставочные моменты: из каждого контакта выжимается все возможное, хотя бы продолжение знакомства. Только тогда будут положительные итоги. [22, с.165]

1.2 Основные функции выставок

Выставка характеризуется следующими параметрами, определёнными Обществом добровольного контроля статистических данных ярмарок и выставок: число посетителей, в том числе отечественных и иностранных; число участников (экспонентов); величина выставочной площади. Рассмотрим классификации выставок по указанным выше и другими параметрам.

Выставки принято классифицировать по пяти основным признакам: по географическому составу экспонентов; по тематическому (отраслевому) признаку; по значимости мероприятия для экономики города/региона/ страны; по территориальному признаку; по времени функционирования.

Классификация выставок по географическому составу экспонентов:

· всемирные (международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения);

· международные (характеризуются участием в них фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10% от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать международным стандартам);

· с международным участием (с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников);

· национальные (с участием фирм отдельно взятой страны);

· межрегиональные (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов);

· местные (региональные) с участием фирм только из того города/региона, где проводится выставка.

Классификация выставок по отраслевому (тематическому) признаку:
универсальные, многоотраслевые, отраслевые, специализированные.

Универсальные ярмарки и выставки получили свое наибольшее развитие в 20-е годы XX в. Они являются одной из форм демонстрации состояния и развития национальной экономики за определенные интервалы времени. В такой традиционной форме универсальные ярмарки и выставки потеряли свою значимость в середине 60-х годов. Если они и проводятся в настоящее время, то в основном в развивающихся странах.

Наиболее развитой формой универсальных ярмарок являются многоотраслевые мероприятия. На них обычно представляются экспонаты фирм, входящих в состав нескольких, чаще всего родственных, отраслей.

Частным случаем межотраслевых мероприятий являются специализированные ярмарки и выставки. Такие мероприятия специализируются в отношении экспонируемых на них товаров, идей или услуг и ориентированы, главным образом, на определенные сегменты покупателей и потребителей.

Классификация выставок по значимости мероприятия: выставки федерального значения; выставки межрегионального значения; выставки регионального значения; выставки местного значения.

Классификация выставок по территориальному признаку (в зависимости от того, на территории какой страны проводится выставочное мероприятие): выставки, проводимые внутри страны; выставки, проводимые на территории других стран. [15, с.141]

Классификация выставок по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы): постоянно действующие (0,5-1 год и более); временные (0,5-5 месяцев); краткосрочные (от 1-5 дней до 0,5 месяца).

Организаторами выставочных мероприятий могут выступать:

· федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Федерации;

· выставочные организации;

· торгово-промышленные палаты (ТПП) - ТПП Российской Федерации и региональные ТПП;

· ассоциации (межрегиональные ассоциации экономического взаимодействия субъектов Федерации, а также отраслевые);

· прочие организации, для которых организация выставочных мероприятий не является основной деятельностью.

Наибольшую эффективность имеют специализированные выставки и ярмарки, собирающие и сводящие в одном месте важнейших разработчиков и производителей, поставщиков и потребителей продукции определенной отрасли хозяйства и, соответственно, более всего соответствующие целевой аудитории. Преимущества специализированных вставок и ярмарок заключаются в следующем:

· Из гетерогенного и практически необозримого предложения то варов и услуг такие выставки образуют наиболее четко просматривающуюся часть, раздел или сегмент рынка. И, благодаря сознательной концентрации предложений и спроса в одном месте, выставочное мероприятие становится «удобным перевалочным пунктом», через который предлагаемые продукция, идеи и услуги быстрее находят своего адресата. Полученный при этом результат чаще оправдывает усилия и затраты по специализации выставки.

· Специализированные выставочные мероприятия лучше решают задачу - правильно свести между собой как можно больше потенциальных партнеров. Чем точнее очерчена тематика специализированного выставочного мероприятия, тем больше шансов на достижение обозначенной выше цели. В этом случае во многом облегчается и задача ограничения круга лиц для эффективного сведения между собой реальных производителей и потребителей. Привлекая наиболее заинтересованных в ее тематике экспонентов и посетителей, такая выставка выполняет эту функцию наилучшим образом.

· Наряду с демонстрацией объектов и технологий, информацией и консультациями потребителей, обеспечением хороших условий для переговоров о торговых сделках на месте специализированная выставка позволяет быстрее и глубже провести сравнение идей и концепций, предлагаемых конкурентами, чем в любом другом случае.

Огромную роль и значение выставок и ярмарок в продвижении товаров можно выявить при глубоком изучении данных понятий, выявлении их функций и анализе взаимосвязи их с другими инструментами маркетинга.

Для того, чтобы исключить полное совмещение в понятиях ярмарка и выставка следует отметить, что ярмарка зародилась как мероприятие рыночного характера, основная цель которых - сбыт демонстрируемой продукции, а выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества. Основываясь на этом, можно дать следующие определения:

ярмарка - коммерческое мероприятие, основная цель которого заключение торговых сделок по выставляемым образцам;

выставка - прежде всего публичная демонстрация достижений тех или иных отраслей материальной или духовной сферы жизни общества, основная цель которой обмен идеями, теориями, знаниями при одновременном проведении коммерческой работы. Однако с каждым годом основные различия между этими понятиями всё более стираются. Это объясняется тем, что в условиях жесткой конкуренции, фирмы зачастую прибегают к смешанным методам продвижения продукции, именно поэтому выставки необходимо рассматривать не как отдельные инструменты маркетинга, а скорее как элементы сложной системы взаимосвязей, так как они прошли путь преобразования от важного торгового события к событию с информационным и коммуникационным содержанием (рис.1).



Стимулирование

Продаж Качество товара

Реклама Формирование ассортимента

Личные контакты Товарный знак

Паблик Рилейшнз Дизайн товара

Логистика

Цена Организация продаж

Кредит Каналы распределения

Скидка Логистика

Платёж

Рис.1. Инструменты маркетинга в деятельности выставок.

Практически не существует других инструментов, которые были бы в состоянии свести воедино представление предприятия, всё многообразие ассортимента продукции и личный контакт с потребителем. Здесь становиться ясно различимыми все процессы рынка, вид и объем изменений, а также направление и скорость будущего развития. В то время как объявление в газете, рекламное письмо, проспект или каталог дают, в конечном счёте, абстрактное представление, на выставках продукт стоит на переднем плане, а передача информации осуществляется лично, непосредственно и неотделимо от профессиональной технической презентации.

Многие цели маркетинга достигаются через посещение потенциальных заказчиков на выставке. Это получается возможным в результате проявления следующих основных функций выставки:

1. Аналитической функции. Выставки обеспечивают и улучшают понимание структуры рынков, что позволяет провести анализ для принятия оптимального решения в сфере продвижения товаров, услуг, идей.

2. Мотивационной функции, которая заключается в том, что ярмарки и выставки воздействуют практически на все органы чувств человека. Опыт показывает, что немало крупных контрактов, переваливающих за мил. Долларов. Подписываются под впечатлением от грамотного и красивого преподнесения на выставке товара или услуги.

3. Функции сравнения. На ярмарках и выставках возможно прямое сравнение по ценам и объему услуг. Выставочные цены несомненно более привлекательны, чем рыночные, т.к. отсутствует длинная цепочка посредников и коммерческих агентов.

4. Коммуникативной функции. Выставки и ярмарки способствуют интенсивному обмену информацией.

5. Прогрессирующей функции. Мировая практика показывает, что выставки не только способствуют завоеванию новых рынков, но и, зачастую, подталкивают фирму к использованию новых и современных методов и подходов по достижению основных целей организации.

Выставка как инструмент коммуникации.

Не секрет, что за счет участия в выставках и ярмарках, за счет стимулирования сбыта и рекламы удовлетворяется потребность предприятия в получении информации. В тоже время фирма, являясь участником выставки, сама является источником информации, которая должна быть здесь использована, таким образом, выставочное мероприятие принимает на себя роль средства коммуникации и является центральной коммуникационной функцией ярмарок и выставок. Инструментами коммуникационной политики предприятия являются реклама, стимулирование сбыта, личные контакты и Паблик Рилейшнз.

Позиция выставки в соотношении с другими инструментами коммуникации, представленная на рис.2, отображается на двух уровнях.

Рис.2. Выставки среди инструментов коммуникации.

выставка имидж коммуникация

На первом уровне в рамках выставочного мероприятия может быть достигнута высокая интенсивность личных контактов между экспонентами и посетителями. При помощи этого средства информации и коммуникации завязываются новые контакты и интенсифицируются уже ранее существовавшие.

На втором уровне выставка, представленная по отношению к факторам внешней среды и возможности принятия участия, носит характер события. Экспонент превращает посещение выставки во впечатляющее событие, например, шоу. Оба уровня позиции выставки показывают тесную её взаимосвязь и неотделимость от основных средств коммуникации.

Выставка как инструмент товарной политики и распределения.

Переход страны к рыночным отношениям диктует острую необходимость использования маркетингового подхода к решению проблемы продвижения товаров и услуг. Здесь необходимо учитывать такие немаловажные факторы как: качество товара или услуги, формирование ассортимента, товарный знак, дизайн, хранение, транспортировку, каналы распределения и логистику. Рассмотрение данных понятий показывает, в какой степени участие в выставках должно быть признано положительным. Необходимо проанализировать, имеется ли потребность в дальнейшем расширении или изменении уже существующих способов организации сбыта, поиска новых, более прогрессивных каналов распределения. Далее, в связи с участием в выставке необходимо решить важные вопросы: насколько полно должен быть представлен весь ассортимент предприятия? Для этого нужно иметь сведения о стадии рыночного цикла, на котором находятся товары, которые предполагается показать. И в зависимости от складывающихся обстоятельств ассортимент можно расширить, чтобы при участии в выставке более полно представить продукцию предприятия. Дизайн товара и упаковка должны быть современными и способствовать реализации продукции. Несомненно, что именно на выставках испытываются отдельные составляющие инструментов товарной политики. В процессе переговоров на выставках проверяется восприятие продукции, дается новый импульс в реализации товарной, сбытовой и ассортиментной политики. Также выставка дает возможность дополнительно исследовать рынок за счет одновременного участия в ней большого количества различных предприятий, производящих одинаковую продукцию; позволяет оценить собственную позицию на рынке, познакомиться с тактикой работы конкурентов и дать правильную оценку собственному развитию. [32, с.184]

Выставка среди инструментов ценообразования

Важным аспектом стабильной работы коммерческих предприятий на собственном рынке является сложный процесс ценообразования в котором должны учитываться: цена, кредит, скидка, сервис. Основными факторами влияния на развитие индивидуальных инструментов ценообразования являются точные сведения о покупательной структуре, объемах производства, адрес товаропроизводителя и покупателя. Эту информацию предприятие получает во время переговоров с клиентами на выставке.

Участие в выставке позволяет обрести новую концепцию для уже разработанных инструментов ценообразования или установить новые пределы. При этом нужно учитывать все затраты на упаковку, перевозку, страхование грузов, обслуживание клиентов и сервис, имеющуюся цену, условия оплаты, скидки, условия поставки и возврата. Выставочные цены должны рассчитываться таким образом, чтобы достичь поставленных целей и гарантировать доход всем участникам выставки.

При принятии решения об участии в выставке необходимо рассмотреть цели, достижение которых сулит фирме повышение прибыли и улучшение общего состояния предприятия. При этом имеет смысл разобраться в причинах, побуждающих предприятие использовать выставки и ярмарки как средство продвижения продукции. Причины участия предприятия в выставке могут быть разделен на общие и основные. Среди общих причин можно выделить следующие:

- увеличение объёма продаж;

- контроль конкурентоспособности предприятия;

- определение экспортной способности товаров;

- изучение общей конъюктуры в отрасли;

- обмен опытом;

- развитие сотрудничества;

- наблюдение за конкурентами.

Особые причины отражают специализацию фирмы и направленность к достижению каких-то определённых целей. К ним относятся такие причины, как:

- проверка приемлемости конкретного товара для конкретного рынка;

- презентация новых товаров (проверка реакции);

- расширение ассортимента предлагаемых товаров;

- проверка реакции на цены;

- предложение новых условий;

- развитие и расширение распределительных сетей;

- поиск новых покупательных рынков;

- повышение популярности предприятия;

- активизация рекламной кампании;

- получение информации о переменах в тенденциях рынка;

- проработка развивающихся контактов. [54, с.166]

Хотя цели и причины участия предприятий в выставочно-ярмарочных мероприятиях очень схожи, и, очевидно, что первые вытекают из вторых, цели отражают конечный результат, т.е. то чего фирма хочет и стремится достичь, принимая участие в выставке. Цели участия в выставочно-ярмарочных мероприятиях можно представить в виде таблицы № 1.

Таблица 1.

Цели участия в выставках и ярмарках

ЦЕЛИ ДЕЙСТВИЯ		ЦЕЛИ КОНТРОЛЯ
1. КОНТАКТЫ Организация контактов с известными и динамичными потенциальными клиентами Поиск контактов с новыми -незнакомыми потенциальными клиентами Анализ контактов со старыми клиентами Контакт с современными средствами рекламы и пропаганды Особые контакты ( с государственными -дипломатическими службами, властями и т.д)		1. ИССЛЕДОВАНИЕ РЫНКА Наблюдение за развитием отрасли Изучение условий конкуренции (цены, качество, упаковка) Пересмотр позиции предприятия на рынке
2. ТОРГОВЫЕ СДЕЛКИ (продажа) Получение заказов Внедрение новых методов - условий Пересмотр (урегулирование) текущих торговых операций и т.д.		2. ИССЛЕДОВАНИЕ ТОВАРА Конкурентоспособность товара Испытание реализуемости товара в отношении его функциональности, дизайна, упаковки, Изучение реакции клиентов и потребителей на презентацию новых товаров Регистрация реакции посетителей на аналогичные товары конкурентов
3. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ТОВАРОВ Презентация - внедрение новых товаров Улучшение уже продающихся товаров 3.3 Демонстрация преимуществ в использовании т выгод применения.		3. ИССЛЕДОВАНИЕ РЕКЛАМНО-ПРОПАГОНДИСТСОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 3.1 Испытание степени популярности товаров Испытание степени эффективности программы рекламно-пропагондистской деятельности предприятия
4. КОММУНИКАЦИЯ Совершенствование имиджа товаров (услуг) Увеличение популярности предприятия Улучшение марки предприятия, создаваемой услугами, которые представляет предприятие Контакты с известными и неизвестными механизмами формирования общественного мнения		4. ИССЛЕДОВАНИЕ ПОЛИТИКИ И МЕТОДОВ КОММУНИКАЦИИ 4.1 Сравнение с конкурентами с точки зрения степени интенсивности и методики 4.2 Пересмотр коммуникационной политики в отношении степени её интенсивности (пассивная-активная-интенсивная коммуникация)
5. СБЫТ Заключение соглашений на уровне торговых сетей Поиск торговых партнеров из различных географических регионов Поддержка и улучшение торговых сетей на региональном уровне

Выставочно-универсальное мероприятие, которому под силу собрать в одно время и в одном месте различные организации и структуры, объединения, союзы и частные лица. Многообразие форм собственности предприятий - участников выставок и ярмарок, направлений их деятельности, комплекс различных целей, преследуемых на выставках, - всё это обуславливает наличие большого числа типов и видов ярмарок. Современной экономической науке известно множество классификаций выставочно-ярмарочных мероприятий, но для российского производителя наиболее приемлема классификация выставочно-ярмарочных мероприятий, принятая Государственным Акционерным Обществом «Всероссийским выставочным центром» (ГАОВВЦ), которая почти полностью совпадает с классификацией, принятой союзом международных ярмарок (UFI). В соответствии с данной классификацией ярмарки и выставки делятся:

По составу участников:

Международные (иностранные).

Российские (национальные, региональные).

По срокам действия:

Постоянно действующие.

Временные.

По товарному признаку:

А. Универсальные выставки и ярмарки

А.1 Техническая продукция, средства производства и товары широкого потребления.

А.2 Техническая продукция и средства производства

А.3 Товары широкого потребления

В. Специализированные выставки и ярмарки

В.1 Сельское хозяйство, лесоводство, виноградарство и их оснащение

В.2 Продовольственные товары и продукты, торговля продуктами питания, рестораны, отели, общественное питание, оборудование и оснащение

В.2.1 Продовольственные товары, напитки

В.2.2 Пищевая промышленность, оборудование

В.2.3 Отели, рестораны, общественное питание

В.3 Ткани, текстиль, одежда, обувь, изделия из кожи и оборудование для их производства и выделки

В.3.1 Ткани, ткацко-раскройное и швейное оборудование

В.3.2 Мода мужская, женская и детская

В.3.3 Изделия их кожи, обувь и оборудование для их изготовления

В.3.4 Меховые изделия и оборудование для их изготовления

В.3.5 Ювелирные изделия, подарки, часы, украшения, народное творчество

В.4 Строительство, коммунальное, ремонтно-восстановительное о отделочные работы, оборудование и оснащение строящихся объектов

В.4.1 Бытовые приборы, обогрев, сантехника, кондиционирование

В.4.2 Керамика, камни, стекло, двери, покрытия для стен и полов

В.5 Жилище интерьер, предметы домашнего и хозяйственного обихода, бытовые приборы и оборудование для домоводства

В.5.1 Мебель, гарнитуры и оборудование интерьера

В.5.2 Осветительные приборы и арматура

В.6 Здравоохранение, гигиена, охрана окружающей среды, техника безопасности и защиты от пожаров и стихийных бедствий

В.6.1 Медицина, личная гигиена

В 6.2 Косметика и парфюмерия

В.6.3 Водоснабжение и охрана окружающей среды

В.6.4 Безопасность, пожарная безопасность, техника безопасности

В.7 Транспорт, организация движения и их оснащение

В.7.1 Велосипеды и мотоциклы

В.7.2 Автомобили, запчасти, аксессуары, гаражное оборудование

В.7.3 Авиация

В.8 Информация, коммуникации и связь, оборудование бюро и офисов, организация работы, книги, рекламная продукция, экспозиции

В.8.1 Аудио-, видео-, кино-, телевидение и соответствующее оборудование

В.8.2 Оборудование и мебель для офисов, электронная связь, телекоммуникации, обработка данных

В.8.3 Книги и другая печатная продукция

В.8.4 Образование и системы обучения

В.9 Спорт, отдых и досуг, игры и их оснащение

В.9.1 Спортивный инвентарь, снабжение для туризма, охоты и рыбалки

В.9.2 Катера, яхты и водные виды спорта

В.9.3 Автомобильный туризм, автоприцепы

В.9.4 Игры и игрушки

В.9.5 Туризм и путешествия

В.9.6 Музыкальные инструменты, оборудование для концертов, шоу

В.10 Промышленность, наука и техника. Торговля. Обслуживание

В.10.1 Литье, сварка, металлургия, провода и кабели, техническое оборудование предприятий, новые технологии, инвестиции, инновации, кооперация

В.10.2 Судостроение, судовождение, технология морских перевозок, портовые и оффшорные зоны

В.10.3 Технология машиностроения, техника измерений и контроля

В.10.4 Пластмассы, обработка пластмасс, резина

В.10.5 Химия

В.10.6 Станки и металлообработка

В.10.7 Деревообрабатывающие станки и оборудование, поставки мебели

В.10.8 Электротехника, энергетика и электроника

В.10.9 Полиграфия, производство бумаги, соответствующее оборудование

В.10.10 Упаковка, оборудование и материалы

В.10.11 Оборудование магазинов, дисплеи

В.10.12 Фото

1.3 Маркетинговая концепция организации выставочных мероприятий

Маркетинговая концепция выставочной деятельности направлена на поддержку рынка выставочных услуг с учетом интересов республиканских товаропроизводителей - участников выставочно-ярмарочной деятельности, предпринимателей и потребителей; направлена на повышение эффективности выставочной деятельности как одного из рычагов развития рынков - развитие внутреннего рынка, наполнение его качественными конкурентоспособными товарами собственного производства, развитие внешнеэкономических связей предприятий и организаций экспорта, содействие повышению эффективности экспорта отечественной продукции.

В рамках изучения концепции организации выставочно-ярмарочных мероприятий должны быть рассмотрены вопросы, связанные с подготовкой и проведением выставочных мероприятий в регионах РФ, а также участием республиканских предприятий и организаций в выставках и ярмарках за рубежом. [33, с.131]

Участие в выставке является непременной частью маркетинга любой компании. Хороший руководитель понимает, что только выставка обладает способностью представить во всей полноте предприятие и его продукцию, одновременно представляя возможность личного контакта с клиентами. Именно тогда, когда мысль об участии созрела, становятся очевидными процессы организации и проведения выставочных мероприятий. Многие участники выставок жалуются, что отдача от мероприятия даже не компенсирует затраты на его проведении: практика показывает, что это в немалой степени объясняется незнанием основных положений, правил и условий организации и проведения выставок.

Настоящий порядок, регламентирующий основные вопросы по организации выставочно-ярмарочной деятельности на территории РФ осуществляется в соответствии с действующим законодательством РФ, Указом президента РФ, Постановлением Правительства РФ и Правительств регионов РФ, актами и нормативными положениями Государственного акционерного общества «Всероссийский выставочный центр (ГАО ВВЦ) и другими. Согласно им:

Организатором выставки (далее - Организатор) является российское или иностранное юридическое лицо, принимающее на себя обязательства по ее подготовки и проведению. Организатором могут быть ГАО ВВЦ, его ДХО, государственные и общественные организации, а также организации и предприятия любых форм собственности. Организатор выставки обеспечивает всю подготовительную работу, связанную с привлечением участников выставки, информационно-рекламным обеспечением, проведением выставки, ее деловой и культурной программ.

Организатор, желающий провести выставку на территории выставочного центра, подает в Департамент заявку и далее заявки, удовлетворяются при наличии свободных выставочных площадей. Департамент информирует Организатора о принятом решении. Важно отметить, что заявки на проведение выставок в следующем календарном году принимаются до 15 сентября текущего года.

Организатор заключает с Выставочным центром договор на проведение выставки. Подготовка проекта договора осуществляется Департаментом совместно с Организатором.

В случае, если договор на проведение выставки в следующем календарном году не заключен до первого ноября текущего года ВЦ оставляет за собой право использовать зарезервированную Организатором выставочную площадь по своему усмотрению.

На основании договора на проведение выставок между ВЦ и Организаторами, заявок Организаторов. Департамент формирует годовой календарь выставок, проводимых на ВВЦ.

Годовой календарь выставок составляется на следующий календарный год до первого ноября текущего года и затем вносится на утверждение Генерального директора ГАО ВВЦ.

Кроме предоставления выставочных площадей, ВЦ по предварительным заявкам Организатора и за его счёт оказывает и другие необходимые выставочные услуги. Заявки на предоставление этих услуг Организатор подает в Департамент

В период работы выставки Организатор по согласованию с Департаментом проводит анкетирование экспонентов в соответствии с «Анкетой участника (экспонента)», статистическую обработку результатов анкетирования и в течении 10 дней после завершения работы выставки представляет результаты анкетирования в Департамент.

Следует отметить и основные условия организации и проведения выставочно-ярмарочных мероприятий, отраженные в выше перечисленных документах, актах и положениях:

После того, как организатор выставочно-ярмарочного мероприятия определяется с условиями проведения, возникает вопрос о выборе формы участия в выставке. В зависимости от интересов и финансовых возможностей, фирма может выбрать любую из предлагаемых ниже форм участия в выставке:

участие на индивидуальном стенде стандартной застройки;

участие на индивидуальном стенде фирменной застройки с экспонентами по тематике и товарному профилю выставки, с офисным помещением для переговоров и работы;

участие в коллективной экспозиции группы предприятий вашей страны или региона;

участие рекламно-информационным стендом с проектами, каталогами, справочно-информационной литературой, рекламными фильмами и пакетами деловых предложений;

участие в качестве посетителя (деловой визит) с возможностью участия во всех мероприятиях, проводимых в рамках выставки;

Заочное участие предприятия с размещением информации в официальном каталоге выставки.

Выбор формы участия требует решения по нескольким вопросам. Желательно знать действительные масштабы выставки, число участников, тип посетителей. Необходимо, сравнить данную выставку с другими, сходными по тематике и направлению, которые проводились и проводятся в вашей стране и за рубежом. [47, с.98]

Следует подумать и о том, подходит ли вам время проведения выставки, согласуется ли это с вашими производственными планами и намерениями. Возникает и другой вопрос - вопрос о стоимости. Для успешного участия в выставке необходимо правильно и своевременно составит бюджет. Объем финансирования в зависимости от поставленных задач может быть разным, но смета расходов на участие в выставке почти всегда состоит из следующих основных статей:

А) денежный взнос устроителям выставки;

Б) Расходы на подготовку экспонатов;

В) Расходы на монтаж, демонтаж и обеспечение работы стенда;

Г) расходы на рекламу, прессу и стимулирование сбыта;

Д) расходы на персонал и транспортное обслуживание.

Помимо основных расходов возникает множество сложностей, преодоление которых повышает стоимость участия в выставочно-ярмарочных мероприятиях, например, размещение информации в каталоге участников, выдача удостоверений участникам выставки, внесение данных в информационные системы и др. Поэтому в смету расходов обычно закладывается некоторая сумма, скажем 10 %, на покрытие непредвиденных расходов.

Приняв решение о бюджете, следует подумать о форме экспозиции. Успешными бывают, как правило, экспозиции, где выставлены объемные экспонаты, которые можно рассмотреть со всех сторон. Фотографии, диаграммы, иллюстрации и тестовый материал можно эффективно использовать в поддержку основного экспоната, но сами по себе они не имеют необходимой притягательной силы.

Сегодня, наряду с известными техническими средствами - мультфильмы, звуковые записи, телефоны, по которым можно прослушать пояснения на нескольких языках, - широко используются модели, причем многие из них выполнены на высоком уровне, точно воспроизводят оригинал, а также используются видеотехника и возможности виртуальной реальности для показа реальных возможностей техники, товаров и услуг, технологий и ноу-хау, производимых или предлагаемых экспонентом. Все более и более на выставках начинается использование всемирной сети Интернет. Появились и выставки в Интернете, разработанные с применением виртуальной реальности и средств мультимедиа. Кроме того, современные выставочные конструкции позволяют, по желанию экспонента, придавать стенду необходимую привлекательность и «индивидуальность№. Грамотное использование существующего выставочного оборудования дает возможность придавать каждому стенду на выставке особые индивидуальные черты и, в то же время, создавать единый выставочный архитектурный ансамбль без преимуществ.

Привлечь внимание можно и с помощью пресс-конференций. Организаторы выставок, как правило, приглашают представителей прессы в день открытия или накануне, и поэтому крайне важно быть готовыми к приему корреспондентов. Желательно также за несколько дней до открытия провести отдельную пресс-конференцию, на которой можно дать информацию об экспозиции. Следует отметить, что на современных выставках часто организуется и функционирует пресс-центр, участники могут распространять пресс-релизы и рекламные материалы.

Следование вышеперечисленным положениям концепции организация выставочно-ярмарочных мероприятий поможет участникам выставки достичь поставленных целей. Но в концепции организации отображаются моменты, на которые следует обратить внимание уже после окончания выставки. Это, например, работа с посетителями после выставке, причем, с теми, которые побывали на выставке, и с кругом тех приглашенных, которые на неё не явились.

Сразу после окончания выставки необходимо напоминание о себе.

Клиентам, заинтересованным лицам, журналистам, которые явились на выставку:

благодарность за визит;

отправка обещанных товаров и документов;

договор о следующих деловых встречах;

целенаправленный подход к важнейшим темам переговоров;

соответствующим сотрудникам или внешней службе - указания по поводу расширения контактов.

Клиентам, заинтересованным лицам и журналистам, которые не явились на выставку:

сразу после выставки - установление контакта по телефону или письменно;

информация о программе выставки;

Глава II. Анализ работы ООО «АйТиИ» со средствами размещения по организации выставок

2.1 Характеристика компании ООО «АйТиИ»

Компания ООО «АйТиИ» (ITE LLC Moscow) образована в 1991 году. Зарегистрирована на Лондонской фондовой бирже. Имеет офисы в 15 странах мира. Штат сотрудников насчитывает более 800 человек.

ITE является лидером мирового выставочного бизнеса, как по количеству проводимых мероприятий, так и по широте охвата рынков, на которых работает компания.

Выставки и конференции ITE охватывают большинство секторов мировой экономики:

1. Нефть и газ

2. Энергетика

3. Строительство

4. Недвижимость

5. Транспорт и логистика

6. Автомобилестроение

7. Авиационно-космическая промышленность

8. Безопасность

9. Туризм

Компания является членом Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI), Российского союза выставок и ярмарок (РСВЯ), Ассоциации европейского бизнеса (АЕВ), Российско-Британской торговой палаты (RBCC), Американской торговой палаты (AmCham), Московской торгово-промышленной палаты (МТПП), Московской международной бизнес ассоциации (ММБА).

«ITE LLC» имеет так же офис в России, а именно Общество с ограниченной ответственность «АйТиИ» («ITE LLC Moscow»), которое было образованно в 1992 году, и на сегодняшний день, является выставочной компанией № 1 в России. Генеральный директор компании Шталенков Александр Викторович.

Большинство мероприятий «ITE LLC Moscow» являются специализированными и предназначены для профессионалов. Ежегодно российские выставки и конференции, организатором которых является «ITE», собирают более 10 000 участников и 1 000 000 посетителей со всего мира. Компания также является организатором главной туристической выставки в Москве «MITT/ Путешествия и туризм», которая входит в пятерку крупнейших туристических выставок мира и является третьей по величине. В рамках туристических выставок MITT и Leisure проходит выставка «INTERHOME/Недвижимость за рубежом». Организационная структура компании четко установлена.

К основным видам деятельности компании «ITE LLC» относится:

1. Организация и проведение международных выставок по всему миру.

MITT, Leisure - Москва; INTERHOME - Москва; Sport-expo -Казахстан; UITT- Украина; Esbau - Китай;

2. Организация и проведение конференций во многих странах мира.

Конференция MICE Russia, в рамках выставки Leisure; Казахстанская международная конференция «Нефть и Газ» -Казахстан.

3. Организация семинаров рамках выставок.

Семинар в рамках выставки MITT - Россия; Семинар в рамках выставка UITT -Украина.

4. Проведение конгрессов.

Российский нефтегазовый конгресс - Россия, Москва.

5. Организация различных конкурсных программ.

Конкурс на проведение лучшего стенда, например, по выставке MITT; конкурс на лучший продукт года в рамках выставки World Food Moscow.

На сегодняшний день компания «ITE LLC», образованная в 1991 году, является лидирующей выставочной компанией во всем мире и № 1 в России.

В современном мире выставочно-ярмарочный бизнес является одним из эффективных и развивающихся видов предпринимательской деятельности. Он занял обособленное место на международном, в том числе и российском рынке услуг и заключается в организации и проведении выставочно-ярмарочных мероприятий - выставок и ярмарок.

В связи с увеличением темпа развития экономики России и улучшения благосостояния населения, рынок туристических услуг очень востребован и переполнен. В российском турбизнесе наблюдается тенденция к усилению выставочной активности, что свидетельствует о роли выставок как о важном средстве выживания в конкурентной борьбе.

Во всем мире ярмарки, выставки, презентации и сопровождающие их мероприятия (семинары, симпозиумы) фактически играют роль двигателя экономики, катализатора технического и коммерческого прогресса. Радикально меняются подходы к выставочному бизнесу. Выставочные мероприятия стали сегодня полноправными участниками глобального экономического развития любой страны, континентов, всего мира. Без преувеличения можно сказать, что в совокупности эти мероприятия представляют собой третье крупнейшее средство массовой информации после прессы, радио и телевидения, а для малых и средних предприятий служат важнейшим средством обеспечения их доступа к рынкам. Для осуществления торговли информация столь же важна, сколь и сам товар.

Туризм в современных условиях, как известно, - одна из высокодоходных и динамично развивающихся отраслей мировой экономики. С каждым днем на туристическом рынке появляется все больше и больше компаний. Чтобы выжить в условиях конкуренции, компания должна постоянно поддерживать свой имидж.

На сегодняшний день спрос на недвижимость за рубежом постоянно растет. Причин этому много: дом за границей -- это отличная возможность для инвестирования средств, это один из факторов престижа и просто место, куда в любое время можно поехать отдохнуть. В России недвижимость за рубежом считается одним из наиболее привлекательных жилых активов. Россияне интересуются домами класса люкс, виллами, коттеджами, гостиничными и развлекательными комплексами, недвижимостью на островах и курортах, а рынок зарубежной недвижимости отличается разнообразием объектов и ценовых сегментов.

В 2006 году объем сделок с европейской недвижимостью вырос более чем на 700% по сравнению с 2005 годом и составил 3,4 млрд евро. Причем интересен факт, что среди покупателей недвижимости за границей немалую часть составляют представители среднего класса. В 2006 году на сумму менее 300 тысяч евро оформлялось свыше 50% сделок, на сумму от 300 до 700 тысяч евро -- до 35% сделок, остальные 15% -- на суммы свыше 700 тысяч евро.

ITE является одним из лидеров в организации профессиональных выставок и конференций на российском рынке. В России сосредоточено 70% бизнеса компании, достаточно новой сферой инвестирования средств. Поэтому существует потребность в тщательном разъяснении всех деталей в области владения недвижимостью Выставки и конференции, организатором которых выступает ITE, проходят при официальной поддержке государственных структур: отраслевых министерств и ведомств, Совета Федерации Федерального Собрания РФ, Государственной Думы РФ, Правительства России, Правительства Москвы.

Самые крупные выставки компании ITE проводятся в Москве.

В апреле 2008 года в состав ITE вошло выставочное общество «Сибирская Ярмарка», являющееся крупнейшим организатором профессиональных мероприятий в Сибирском регионе. В собственность ITE перешло более 70 выставок, в числе которых крупнейшие региональные форумы: «СтройСиб», «Металлы Сибири», «АвтоСиб», «СибСтройЭкспо», «ПродСиб», «ТурСиб» и другие. Благодаря приобретению «Сибирской Ярмарки», количество выставок, которые ITE проводит в России, удвоилось.

Все выставки и конференции, организатором которых выступает ITE, соответствуют международным стандартам и отличаются высоким уровнем организации.

2.2 Анализ деятельности выставочной деятельности ООО «АйТиИ»

При принятии решения о выборе выставки, в которой компания примет участие, основная задача заключается в определении критериев, позволяющих организации правильно оценить выставочное мероприятие. Под оценочные критерии осуществляется сбор информации и лишь после этого начинается оценка конкретных выставочных мероприятий. В итоге из большого числа возможных выставочных мероприятий выбирают одно-два, наиболее соответствующие поставленным целям, гарантирующие решение большего числа задач, обеспечивающие наибольший успех или гарантии минимального риска неудачи выступления на выставке.

Общими условиями выбора выставки по минимуму затрат, максимальному эффекту или минимальному риску являются:

а) удобное географического местоположения выставочного комплекса, в котором объявлено мероприятие;

б) развитость инфраструктуры региона (пути сообщения, гостиницы, наличие банков, сервисных фирм и фирм-посредников);

в) благоприятные социально-экономические характеристики региона проведения мероприятия.

Для оценки общих условий существуют качественные признаки функциональности и эффективности, такие как:

· плотность населения в городе проведения выставки и пригороде;

· плотность населения в пределах всего экономического региона;

· удобство расположения выставочного комплекса относительно сети путей сообщения и наличие подъездных путей и автостоянок;

· способность города разместить в гостиницах всех участников, прибывающих из других мест;

· способность предприятий общественного питания обслужить наплыв гостей и уровень обслуживания.

К специфическим условиям относят:

1. Характеристики самого выставочного комплекса: размеры экспозиционных и вспомогательных площадей; функциональность павильонов; техническая оснащенность павильонов; номенклатура, категории и качество оказываемых услуг.

2. Особенности организации - устроителя выставочного мероприятия: репутация устроителя; интенсивность проводимых им мероприятий; их масштабность; традиционность проведения им мероприятий; регулярность и их периодичность. Для облегчения оценки благонадежности устроителя мероприятия следует обстоятельно ознакомиться с общей программой проводимых им мероприятий, с их уровнем и репутацией. Сюда же входит критическое изучение каталогов и другой документации по прежним выставкам.

...