Информационная логистика в торговле

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БЕЛОРУССКО-РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра «Коммерческая деятельность»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Коммерческая логистика»

на тему: «Информационная логистика в торговле»

Выполнила: _________________ _________ студ. гр. КДЗ-102

А.Р. Бережнюк (Григорьева)

Руководитель: _________________ _________ доцент

М.Н. Гриневич

Могилев 2012

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Теоретические вопросы информационной логистики

1.1 Понятие информационной логистики

1.2 Сущность и виды информационных потоков

1.3 Понятие, структура, виды и принципы построения логистических информационных систем

2. Информационная логистика в ОДО «НП-Сервис»

2.1 Экономическая характеристика ОДО «НП-Сервис»

2.2 Организация документооборота в ОДО «НП-Сервис»

2.3 Анализ информационных потоков ОДО «НП-Сервис»

3. Направления оптимизации обработки информации на ОДО «НП-Сервис»

Заключение

Список использованных источников

ВВЕДЕНИЕ

информационный поток логистический

Одним из важнейших инструментов, которые позволяют реализовать развитие и функционирование рыночного механизма, является логистика, охватывающая целый комплекс взаимосвязанных отношений в сфере движения материальных, товарных, финансовых и информационных потоков. Логистика помогает рыночным субъектам формировать эффективную стратегию обеспечения конкурентного преимущества путем повышения эффективности товародвижения и связанных с ним услуг, что позволяет более полно удовлетворять запросы потребителя. В современной экономической науке специалисты выделяют особо информационную логистику, которая получила дополнительный импульс для развития с возникновением принципиально новых средств коммуникаций, и их широким проникновением в различные области экономики и потребительские аудитории. Важную роль информационный обмен играет в сфере оптовой и розничной торговли, так как позволяет значительно расширять объем качественных услуг, необходимых клиентам.

Логистику по праву можно считать существенным фактором реализации мероприятий, направленных на увеличение экономической эффективности реализации товаров. Значительный прогресс в деле рационализации этой сферы деятельности может быть достигнут путем максимальной координации материальных и информационных потоков при их объединении, что и является одной из основных задач логистики. Для ее решения необходимы широкое применение электронной обработки данных, стандартизация материально-технических связей, организация работы на основе научного функционального анализа и структуризации, а также применение новых технологий, ведущих к автоматизации операций.

Изучение информационной логистики является очень актуальным в настоящее время, т.к. в связи с бурным развитием информационных технологий стало возможным использование новых способов обработки и передачи информации в логистических системах. Информационные системы занимают в этих технологиях центральное положение. Торговая организация является открытой системой, которая материальными и информационными потоками связана с поставщиками, потребителями, экспедиторами и транспортными организациями. При этом возникают трудности преодоления мест стыка между информационными системами торговой организации и других организаций. Обеспечение плавного преодоления мест стыка является одной из важных задач логистики.

Под информационной логистикой понимается организация и управление IT-системами предприятия для обеспечения эффективного выполнения его бизнес-процессов. Среди основных задач информационной логистики выделяют: обеспечение и координацию информационных потоков по всей логистической цепи на всех иерархических уровнях; доставку их в требуемое место и время, в требуемом объеме; накопление структурированных данных для проведения полномасштабного анализа; проведение анализа и принятие решений; доведение решений до исполнителей и контроль исполнения. При этом логистика охватывает все уровни планирования и управления информационными процессами предприятия.

Итак, информационное обеспечение логистического управления является одной из наиболее важных и актуальных проблем. Информация становится логистическим производственным фактором. Благодаря ей может сократиться складирование (лучшее управление запасами, согласованность действий поставщика и потребителя). Благодаря информации удается так же ускорить транспортировку (согласованность всех звеньев транспортной цепочки).

Информационная техника может значительно способствовать выполнению требований рынка. Определенного роста эффективности можно достичь и с помощью локальных и вычислительных систем, а также в результате применения интегрированных информационных и управленческих систем, которые «перешагивают» границы между подразделениями предприятий. Целью работы является изучение информационной логистики в торговле. Задачами работы являются:

- рассмотрение понятия информационной логистики;

- изучение сущности и видов информационных потоков;

- рассмотрение понятия, структуры, видов и принципов построения информационных логистических систем;

- изучение информационной логистики в ОДО «НП-Сервис»;

- рассмотрение экономической характеристики ОДО «НП-Сервис»;

- изучение организации документооборота в ОДО «НП-Сервис»;

- анализ информационных потоков ОДО «НП-Сервис»;

- определение направлений оптимизации обработки информации на ОДО «НП-Сервис».

Объект исследования - ОДО «НП-Сервис». Предмет исследования - информационная логистика в ОДО «НП-Сервис».

Основными методами, применяемыми для решения научных и практических задач в области логистики, являются методы системного анализа, методы теории исследования операций, кибернетический подход и прогностику, математические методы. Применение этих методов позволяет прогнозировать материальные потоки, создавать интегрированные системы управления и контроля за их движением, разрабатывать системы логистического обслуживания, оптимизировать запасы и др.

При выполнении курсовой работы использовались учебники и учебные пособия таких авторов, как Гаджинский А.М, Аникин Б.А., Новиков О.А., Hoc B.A., Уваров С.А., Неруш Ю.М., Колобов А.А., Омельченко И. М., Сербин В.Д.

Общие вопросы логистики достаточно хорошо разработаны и широко освещены в целом ряде публикаций. Детально разработаны и описаны логистика микроэкономики и макроэкономики, транспортная логистика, распределительная логистика и др. Между тем, информационная логистика практически не получила до настоящего времени должного освещения в отечественной и зарубежной литературе. Отсутствие должного внимания к информационной логистике - результат существующей ее недооценки.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ ЛОГИСТИКИ

1.1 Понятие информационной логистики

Существенным фактором реализации мероприятий, направленных на повышение экономической позитивности производства и сбыта, по праву можно считать логистику. В деле рационализации этих структур деятельности может быть достигнут большой прогресс в случае максимальной согласованности товарных и информационных потоков при их слиянии, что и является приоритетной задачей логистики. Для решения этой проблемы необходимо масштабное использование стандартизации материально-технических связей и организация функционирования на базе фундаментального анализа и использования новых технологий, обеспечивающих автоматизацию операций.

Можно представить в виде горизонтальных функциональных подсистем в секторе закупок, производства и сбыта основные звенья логистической системы, распадающиеся на ряд структур. Каждый из этих элементов неизбежно присутствует в любом производстве, логистика объединяет их в систему с определенными целями и задачами, которые относятся к области минимизации издержек всего производства а не данного отдельно взятого элемента.

Информационное обеспечение производства является инструментом аналогичного объединения начиная с закупок и заканчивая системой сбыта. Причиной успеха или неудачи во внешней сфере деятельности предприятия на рынке могут быть: получение оперативной информации о событии или ситуации, сложившейся на рынке, отказ или получение запроса на поставку.

Важную роль играет комплекс информационного обеспечения. Связующими нитями являются потоки информации, на которые «надеваются» все элементы логистической системы. Создание баз данных, коммуникации внутри предприятия, наличие ряда мероприятий по принятию решений предполагает информационная сеть.

Еще в недавнем прошлом главные проблемы, которые волновали разработчиков логистических систем, относились к области физических потоков товаров и сырья.

Информационным обеспечением процесса передвижения товара от поставщика до потребителя считалась сопроводительная документация.

По мере развития логистических систем на производстве стала ощущаться необходимость развития и внедрения логистических информационных систем, которые смогли бы объединить в одно целое все логистические подсистемы.

Успешному воплощению этой концепции в практику способствовало осознание того факта, что информация на современном уровне развития производства - самодостаточный производственный фактор.

Его потенциальные возможности открывают большие перспективы для укрепления конкурентоспособности предприятий. Для эффективности анализа информационной деятельности логистики необходимо принимать всю логистическую систему как базу функционально ограниченных логистических подсистем, работа которых как единого целого обеспечивается информационной логистикой на степени ее собственных подсистем. Подобное деление весьма условно [4, с. 201-205].

Информационная логистика - область логистики организации, изучающая и решающая проблемы организации и интеграции информационных потоков для принятия управленческих решений в логистических системах [6, с. 98].

Принятие решений требует не только наличия обычной техники генерирования, сбора и обработки данных, но и создания информационной инфраструктуры, т. е. создания системы сбора и обработки данных в заранее определенных точках производственного процесса, обеспечивающей работу сети по обмену информацией между точками и для передачи информации всем, кто в ней нуждается.

Информационная инфраструктура создается для рационального обслуживания информационных потоков или потоков сообщений в речевой, документной (бумажной и электронной) и других формах, генерируемых исходными потоками ресурсов в логистической системе.

Разнообразные информационные потоки, циркулирующие внутри и между элементами логистической системы, логистической системой и внешней средой, образуют основу логистической информационной системы.

На начальной стадии изучения информационная логистика рассматривалась как информационное обеспечение физического процесса материального потока.

Но по мере распространения логистических систем во все большей мере стала ощущаться необходимость развития и внедрения в практику информационной логистической системы.

Эта система позволила бы органически объединить все логистические подсистемы (логистику снабжения, производственную логистику, логистику распределения и т.д.), т.е. создать связующие «нити», на которые нанизывались бы все элементы логистической системы.

При этом информационная сеть (структура) предполагает создание баз данных, коммуникаций внутри организации, наличие технических и программных средств по принятию управленческих решений.

Информационная логистика - это часть логистики, которая является связующим звеном между снабжением, производством и сбытом предприятия и занимается организацией потока данных, сопровождающего материальный поток в процессе его перемещения [14, с. 203].

Информационная логистика является неотъемлемой частью всей логистической системы, обеспечивающей функциональную область логистического менеджмента.

Объектом изучения информационной логистики являются информационные потоки, отражающие движение материальных, финансовых и других потоков, влияющих на производственный процесс. Основная цель - обеспечение логистических систем информацией в нужные сроки, в нужном объеме и в нужном месте, доставка информации для системы управления предприятием, которая состоит из нескольких уровней.

Каждый уровень иерархии предприятия должен получать только необходимую ему информацию в требуемые сроки:

- высший уровень руководства - информацию для выработки стратегии и политики с целью принятия решения;

- средний уровень руководства - управленческую информацию для тактического планирования и принятия решений;

- контролирующий орган - информацию для оперативного планирования и контроля;

- оперативный уровень - обработку оперативных сделок, ответ на запросы.

В процессе функционирования логистической системы информационная логистика должна реализовывать следующие функции:

- сбора информации в местах ее возникновения;

- анализа информации и ее преобразование;

- накопления информации и ее хранения;

- транспортирования информации;

- фильтрации потока информации с целью отбора необходимых для этого или иного уровня управления данных и документов;

- объединения и разъединения информационных потоков;

- выполнения элементарно-информационных потребностей;

- управления информационным потоком.

Средства информационной логистики должны позволять планировать материальные потоки, управлять ими и контролировать их.

Следовательно, основными задачами информационной логистики являются:

- планирование логистических потребностей;

- анализ решений, связанных с продвижением материальных потоков;

- управленческий контроль логистических процессов;

- интеграция участников логистической цепочки.

Ученые разных стран сходятся во мнении, что современное развитие логистика получила в основном благодаря появлению и развитию средств передачи и обработки данных [5, с. 242-243].

1.2 Сущность и виды информационных потоков

Движение материальных потоков и его результаты зависят от движения связанных с ними информационных потоков.

Экономическая информация - совокупность функционирующих в экономических объектах сведений (об общественных процессах производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг), которые можно фиксировать, передавать, преобразовывать и использовать для осуществления таких функций управления, как планирование, учет, экономический анализ, регулирование и др.

Логистическая информация - это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия.

Информационное обеспечение логистики на предприятии представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации. Без своевременного обмена информацией невозможно осуществление логистической деятельности. Информация способствует скоординированности работы подразделений. Чтобы нормально функционировать, предприятие должно получать полную и качественную информацию до и после принятия его руководством управленческих решений. Хорошая информация позволяет предприятию: получать конкурентные преимущества; снижать финансовый риск; определять отношение покупателей; обосновывать интуитивные решения; повышать эффективность деятельности; следить за внешней средой; координировать стратегию; повышать доверие к достигнутым договоренностям и принятым обязательствам.

Необходимость в получении более обширной информации обусловлена:

- переходом от традиционного подхода к управлению материальным потоком, когда составные части системы действовали разрозненно, к новой, логистической, в которой цели каждого структурного подразделения подчинены общей цели всего предприятия;

- переходом от рынка продавца к рынку покупателя;

- переходом от конкуренции в ценах к неценовой конкуренции (развитие логистического сервиса) и т. д.

Информация используется во всех направлениях логистической деятельности. Потребность в информации возникает уже на стадии планирования основных логистических процессов. Для этого используют данные об основных результатах деятельности в периодах, предшествующих прогнозируемому, и об основных направлениях развития налоговых и правовых отношений в обществе в качестве сдерживающих или стимулирующих факторов. Эти данные дают возможность наметить основные направления логистической стратегии.

На этапе закупок используется информация о поставщиках, выпускаемых товарах, новинках. Здесь информация, поступающая извне, помогает выбрать лучшего поставщика. Информация, поступающая из микрологистической системы, позволяет исходя из данных о наличии запасов, производственных мощностей и финансовой устойчивости предприятия грамотно сформулировать заявку на материалы, сырье и полуфабрикаты. Обмен информацией между предприятиями-партнерами позволяет достичь договоренности об условиях и сроках поставки.

Большое значение имеет информация и при транспортировке продукции. На основе имеющихся данных предприятие имеет возможность определить тип и вид транспортного средства, соответствующего перевозимому грузу, выбрать экспедиционную фирму с оптимальными тарифами. Крайне важна здесь нормативно-правовая информация, так как все виды перевозок, как внутренних, так и внешних, подчиняются целому ряду законодательных актов. Кроме того, наличие информации о перевозимом грузе позволяет создать оптимальные условия для его транспортировки, грамотно организовать погрузочно-разгрузочные работы. Сопоставление товаросопроводительной документации с информацией о фактическом состоянии груза в момент прибытия дает основания для предъявления претензий и др.

При организации систем складирования используют данные экономических расчетов о развитии складской сети; нормативные, санитарно-гигиенические требования, предъявляемые к организации складских процессов. Кроме того, своевременно полученная информация о фактическом состоянии запасов способствует расчету оптимального количества запасов, а также созданию условий для обеспечения их сохранности, предотвращения хищений и порчи товара.

При работе с покупателями задача информации - создать представление о потенциальном рынке сбыта и каналах распределения готовой продукции.

Система логистической информации - это постоянно действующая система сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее в целях совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля над исполнением логистических мероприятий.

Информацию собирают и анализируют с помощью четырех вспомогательных систем, которые в совокупности составляют: внутренняя отчетность, рыночные исследования, анализ информации и сбор текущей внешней информации.

При определении параметров предприятия финансовая и бухгалтерская отчетность играет особую роль. Эта система внутренней отчетности отображает показатели текущего сбыта, суммы расходов, объемы материальных запасов, движение денежных средств, информацию о дебиторской и кредиторской задолженности. Чаще всего используют форму № 1 «Баланс предприятия», форму № 2 «Отчет о прибылях и убытках», форму № 5 «Приложения к балансу предприятия». Для анализа деятельности предприятия составляют аналитический баланс, определяют текущие показатели, сравнивают с нормативными, делают прогноз вероятности банкротства и оценивают кредитоспособность предприятия. Далее устанавливают, возможно ли развитие предприятия при существующей концепции логистики.

Обработка информации, циркулирующей в логистических системах, лежит в основе процесса управления материальными потоками. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока [14, с. 215-220].

Информационный поток - это совокупность сообщений, необходимых для управления и контроля логистическими операциями, которые циркулируют как в самой системе, так и между этой системой и внешней средой, необходимых для управления, анализа и контроля логистических операций [3, с. 279].

Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов. Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. Кроме того, поток информации может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную. В связи с этим информационные потоки могут быть:

- опережающими во встречном направлении, содержащими, как правило, сведения о заказе;

- опережающими в прямом направлении, которые могут содержать предварительное сообщение о предстоящем прибытии груза;

- следующими одновременно с материальным потоком в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока (удостоверение о качестве груза, накладная и др.);

- идущими вслед за материальным потоком во встречном направлении о результатах приемки груза, претензия или подтверждение.

Информационный поток характеризуют следующие показатели:

- источник возникновения;

- направление движения потока;

- скорость передачи и приема;

- интенсивность потока и др.

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени. Например, это может быть количество документов или число единиц информации, измеряемых в байтах.

Управлять информационным потоком можно изменяя направление потока или скорость передачи информации, ограничивая или увеличивая объем потока информации. В настоящее время в связи с развитием НТП для облегчения работы возникает возможность автоматизации системы управления информационными потоками. Преимущества применения автоматизированных информационных систем:

- компьютеризированная обработка данных процедур закупки сокращает ручную обработку до минимума. Это уменьшает число возможных ошибок и сокращает время обработки;

- учетная информация становится более точной и доступной по первому требованию. Это обеспечивает лучшую подготовку переговоров, лучшие цены и качество;

- облегчается обработка большого объема данных;

- оперативная деятельность улучшается благодаря наличию оперативных данных и улучшенному контролю над операциями.

Письменным подтверждением факта совершения логистической операции является документ. Документ - письменный акт установленной формы, составленный компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей. Виды документов: первичные (путевой лист, товарно-транспортная накладная); вторичные (журнал учета приходных ордеров и др.). Движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки - это документооборот. Грамотная организация документооборота способствует усилению информационной готовности предприятия [1, с. 308].

Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа и рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.

Эффективное использование информационной логистики заключается в рациональном управлении информационным потоком по всей логистической сети на всех иерархических уровнях.

Информационные потоки в логистических системах имеют свои специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Эти особенности зависят от свойств логистических систем. Логистические информационные потоки имеют следующие характеристики:

- неоднородность (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна.);

- множественность подразделений - поставщиков информации;

- множественность подразделений - потребителей информации;

- сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов;

- множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту;

- многовариантность оптимизации информационных потоков.

Логистический информационный поток сам по себе является достаточно сложной системой и делиться на ряд составляющих: реквизит, показатель, документ и массив.

Реквизит - элементарная единица сообщения. Реквизит характеризует количественную или качественную составляющую информационной совокупности. Так например, реквизиты - наименование организации, наименование товара, цена товара, и т.п. Каждый реквизит может быть представлен совокупностью символов: цифровых, буквенных, специальных.

Документы, используемые в процессе управления, могут включать один или несколько показателей с обязательным удостоверением (подписью или печатью) лица, ответственного за содержащуюся в документах информацию. Поскольку получение исходных данных является сферой деятельности человека, то большинство документов создается на стадии сбора и регистрации данных, хотя немалая доля документов поступает в систему от внешних (вышестоящих и др.) организаций. Например, в бухгалтерском учете показатель, его основание является результатом счета, взвешивания и т.п. Он служит основой получения сводных бухгалтерских и статистических данных, которые в свою очередь будут входящей информацией при составлении статистических отчетов в разрезе организации, отрасли, региона и т.д.

Массив представляет собой совокупность однородных данных, имеющих единую технологическую основу и объединенные единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты, и т.п.) представленные в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи. Записи - это элементы массива, которыми оперируют пользователи при обработке информации. Элементами записей, имеющих единое смысловое значение, являются информационные поля.

Данные, принадлежащие к одному массиву, записываются по общим правилам (в соответствии с технологией накопления, хранения и обработки данных, принятой в организации). Тип массива определяется его содержанием (например, массив материальных нормативов, массив поставщиков материалов), функциями в процессе обработки данных (входной, выходной, промежуточный массивы). Информационный массив, снабженный символическим именем, однозначно определяющим его в информационной системе, называется файлом [7, с. 32-34].

Исходя из неоднородности и множественности поставщиков и потребителей логистических информационных потоков, а также руководствуясь главной целью классификации - упорядочением логистических информационных потоков, первым шагом в классификационной группировке является деление по признаку, позволяющему образовать однородные по видам деятельности (или по функциям) информационные потоки.

Известно, что информационный поток, как правило, выражается в определенном виде документации (накладные, счета-фактуры, приказы и пр.). В соответствии с существующим делением документации по видам деятельности, логистические информационные потоки могут быть классифицированы на:

- распорядительные (приказы, распоряжения);

- организационные (инструкции, протоколы, положения);

- аналитические (обзоры, сводки, докладные записки);

- справочные (справки);

- научные (статьи, рефераты);

- технические (документации по технике безопасности).

Для того, чтобы человек мог воспринять любой вид информации, должна быть осуществлена её индикация. В зависимости от индикации информационные потоки делятся на:

- цифровые (цифровая запись в документе, цифровое изображение на мониторе);

- алфавитные (словесная запись в документе, на экране монитора);

- символические (условное изображение на чертежах, организационных схемах);

- предметно-визуальные (телеизображение, фотография).

Структура информационных потоков определяет их однородность и неоднородность. Однородные информационные потоки характеризуются единым видом носителя, единой функциональной принадлежностью, единым видом документационного сопровождения. Неоднородные информационные потоки соответственно не отвечают всем вышеперечисленным требованиям.

По периодичности информационные потоки делятся на:

- регулярные - соответствующие регламентированной во времени передаче данных;

- оперативные - обеспечивающие связь в любой необходимый момент времени.

По степени взаимосвязи информационные потоки делятся на:

- взаимосвязанные;

- невзаимосвязанные.

Степень взаимосвязи характеризуется количеством видов информации, взаимосвязанных с данным видом информации.

По объему информационные потоки делятся на:

- малообъемные;

- среднеобъемные;

- высокообъемные.

Объем информации измеряется количеством символов (алфавитных, цифровых и служебных знаков) или байтов.

Выделяют виды информационных потоков в зависимости:

- от вида связываемых потоком систем: горизонтальный - поток сообщений между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления; вертикальный - поток сообщений, поступающих от руководства в подведомственные ему звенья логистической системы;

- от места происхождения: внешний - поток, протекающий во внешней, по отношению к логистической системе, среде; внутренний - поток сообщений, циркулирующих внутри одной логистической системы либо одной из подсистем;

- от направления потока: входной - поток сообщений, входящих в логистическую систему, либо в одну из подсистем; выходной - поток сообщений, выходящих за пределы логистической системы либо одной из подсистем;

- от срочности: обычные; срочные; очень срочные;

- от степени секретности: обычные; содержащие коммерческую тайну; содержащие государственную тайну;

- от значимости почтовых сообщений: простые; заказные; ценные;

- от скорости передачи: традиционные (почта); быстрые (факс, электронная почта, телеграф, телефон);

- от области охвата: местные; иногородние; дальние; международные.

Для обработки информационных потоков современные логистические системы имеют в своем составе информационный логистический центр. Задача такого центра - накопление получаемых данных и их прагматическая фильтрация, т. е. превращение в информацию, необходимую дли решения логистических задач. При этом связь центра с источниками информации может быть односторонней, двусторонней и многосторонней. Современные логистические системы используют последний способ связи [5, с. 250-261].

Таким образом, логистика оперирует многочисленными показателями и характеристиками информационных потоков: номенклатурой передаваемых сообщений, типами данных, документами, массивами данных; интенсивностью и скоростью передачи данных; специальными характеристиками (пропускной способностью информационных каналов, защитой от несанкционированного доступа, помехозащищенностью и др.). Информационные потоки в логистике образуются в виде потоков массивов электронных данных, определенным образом оформленных бумажных документов, а также в виде потоков, состоящих из обоих этих типов квантов информации. Информация, создающаяся, хранящаяся, циркулирующая и используемая в логистической системе, может быть признана полезной, если возможно ее включение в текущие производственно-сбытовые процессы.

Для успешной и эффективной реализации логистического управления на основе анализа информационных потоков необходимы определенные факторы и предпосылки, а именно: наличие соответствующих информационных характеристик процесса; адекватный уровень систематизации и формализации процесса логистического управления; организационные формы и система методов логистического управления; возможность сокращения длительности переходных процессов и оперативного получения обратной связи по результатам логистической деятельности.

Информационный поток определяется следующими параметрами: источником возникновения; направлением движения, либо адресатом; скоростью передачи, т. е. количеством информации, передаваемой в единицу времени; общим объемом, т. е. общим количеством информации, образующей данный поток.

Информационные потоки в логистике нужно формировать, отвечая на следующие вопросы: чем вызвана необходимость в данной информации (а не кем поставлена соответствующая задача); на какую внутреннюю информацию можно рассчитывать, насколько она полна и достоверна; какие реальные данные внешней информации можно фактически получить, каким образом и какую вторичную информацию можно достоверно использовать; какую технику, кадры и ресурсы можно применить при создании и использовании информационных потоков; каковы требования к степени оперативности получаемой информации, к ее долговечности [6, с. 109-115].

1.3 Понятие, структура, виды и принципы построения логистических информационных систем

Логистическая информационная система - это гибкая, интерактивная структура, состоящая из персонала, производственных объектов, средств вычислительной техники, различных справочников, программ, различных интерфейсов и процедур (технологий), объединенных связанной информацией, используемой в управлении организацией для планирования, контроля, анализа и регулирования функционирования логистической системы.

Цели создания информационной системы:

- обеспечение выживаемости и дееспособности фирмы;

- обеспечение работников оперативной информацией, способствующей более эффективному трудовому процессу;

- соблюдение адресности информации;

- устранение неразберихи в получении информации и ее использовании;

- расширение функций предприятия в соответствии с требованиями рынка.

Любая логистическая система состоит из совокупности элементов-звеньев, между которыми установлены определенные функциональные связи и отношения. Непосредственно рабочим звеном информационной системы может быть автоматизированное рабочее место управленческого персонала, информационное подразделение системы управления организацией или обособленная группа управленческих работников, объединенных общностью выполняемых информационных функций (процедур, операций).

Рисунок 1 - Структура информационной системы

Функциональная структура логистической информационной системы представлена в виде пирамиды. В основании функциональной пирамиды логистической информационной системы лежит система операций между звеньями логистической системы, определяющая взаимоотношения между функциональными подразделениями фирмы (в плане реализации логистических функций), логистическими посредниками и потребителями продукции фирмы. Указанные два функциональных уровня логистической информационной системы обычно непосредственно связаны с системой дистрибуции готовой продукции фирмы, в частности, с деятельностью центров распределения. На уровне анализа логистические региональные или административные менеджеры фирмы в основном используют информацию в тактических целях для маркетинга, прогнозирования финансовых и операционных производственных показателей. Наконец, на верхнем стратегическом уровне логистика определяет стратегию менеджмента и связана со стратегическим корпоративным планированием и миссией фирмы.

Организационная структура логистической информационной системы может быть укрупненно сформирована из четырех подсистем: управления процедурами заказов, научных исследований и связи, поддержки логистических решений и генерирования выходных форм и отчетов. Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций логистического менеджмента и связь с микро- и макрологистической внешней средой. В организационной структуре логистической информационной системы в качестве одной из основных подсистем выделена подсистема управления процедурами заказов, что обусловлено непосредственным контактом этой подсистемы с потребителями в процессах обработки и выполнения заказов. Большое значение здесь имеет использование концепции «электронного обмена данными» и стандартов ED1.

Рисунок 2 - Организационная структура логистической информационной системы

Подсистема научных исследований и связи отражает влияние внешней и внутренней среды фирмы на процесс логистического менеджмента и осуществляет взаимодействие между звеньями логистической системы и функциями управления за счет: интеграции логистического планирования с корпоративным планированием; взаимодействия логистического менеджмента с другими корпоративными функциями; стратегических установок для организационной структуры логистической системы и персонала; интеграции информационных технологий; подготовки или покупки технологических решений и использования посредников; адаптации к условиям фирмы форм логистических цепей, каналов и сетей, а также функций управления; акцентирования на производительности и качестве услуг в логистике. Рассматриваемая подсистема играет важную роль в отражении изменений и требований как внешней, так и внутренней среды фирмы.

Третьим компонентом логистической информационной системы является подсистема поддержки логистических решений, которая представляет собой интерактивную компьютерную информационную систему, включающую базы данных и аналитические модели, реализующие, как правило, оптимизационные задачи, возникающие в процессе логистического менеджмента. Подсистема формирует, обновляет и поддерживает различно структурированные, централизованные и распределенные базы данных для четырех основных типов файлов: базисных файлов, содержащих внешнюю и внутреннюю информацию, необходимую для принятия логистических решений; критических факторов, определяющих главные действия, цели и ограничения при принятии решений; политики/параметров, содержащих основные логистические операционные процедуры для ключевых областей; файлов решений, хранящих информацию о предыдущих (периодических) решениях для различных логистических функций.

Четвертый элемент организационной структуры логистической информационной системы - подсистема генерирования выходных форм и отчетов.

Система информационного обеспечения в логистике для выполнения вышеперечисленных функций должна быть соответствующим образом организована. Специфика данной системы состоит в том, что в процессе своей деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функциональные подсистемы логистической организации. Исходя из этого возможны три способа ее организации: централизованный, децентрализованный и специализированный.

При централизованном способе организации деятельность по информационному обеспечению сосредоточена в одном управлении (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству организации через вице-президента (заместителя директора) по информационным системам (технологиям). Преимуществом такого способа организации является обеспечение высокой эффективности работ по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.

При децентрализованном способе организации подсистемы информационного обеспечения специалисты разных функциональных подразделений выполняют функции управления информационными потоками в своей предметной области. Преимуществом такого способа организации является высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, недостатком - дублирование однотипных задач и функций в разных подразделениях организации.

При специализированном способе в организации отсутствуют подразделения по информационным системам (технологиям). При необходимости разработки и внедрения новой информационной системы данные организации обращаются в специализированные фирмы и выполняют работы на договорной основе (аутсорсинг). Это характерно для малых организаций, которые не могут иметь своих специалистов в области информационных технологий, занятых полный рабочий день, и прибегают к услугам консультантов. Преимуществом данного способа организации системы информационного обеспечения является высокий уровень научных и методических разработок, недостатком - сложность учета специфических особенностей объекта.

Выбор того или иного способа организации системы информационного обеспечения зависит от многих факторов, прежде всего от размеров организации, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств. Необходимо отметить, что система информационного обеспечения в настоящее время достигла такого уровня специализации, что требует внимания к своей организации - это понимают современные руководители. Поэтому любая малая организация имеет в своем составе информационные службы. Информационная система, необходимая для адекватного выполнения функций логистики, должна отвечать следующим требованиям: информационные потоки должны быть совместимыми в информационном отношении; внутренние взаимосвязи и взаимозависимости информационных потоков должны носить причинно-следственный характер; иерархическая соподчиненность информационных потоков должна быть четкой [3, с. 306-312].

Формирование информационной системы в логистике осуществляется по иерархическому принципу, причем в логистических информационных системах нумерация уровней начинается с низшего. Такой принцип принят с целью обеспечить возможность наращивания информационной системы более высокими рангами и ее включения в качестве подсистемы в обобщающие системы и сети более высокого порядка, если в этом появится необходимость.

В соответствии с такой структурной декомпозицией в информационных системах в логистике выделяют три уровня:

1 Первый уровень - это уровень рабочего места (в широком смысле), например, места складирования, станка для выполнения механической обработки, места или установки для помещения в тару и маркировки и др. На этом уровне осуществляется та или иная логистическая операция с управляемым материальным потоком, а именно его элемент (деталь, единичная упаковка, рабочий стол-спутник или какая-либо другая грузоединица) перемещается, перегружается, упаковывается, проходит ту или иную обработку.

2 Второй уровень - это уровень производственного участка, цеха, склада и др., где происходят процессы обработки, упаковки и транспортировки грузоединиц и размещаются рабочие места.

3 Третий уровень - это система транспортирования и перемещения грузоединиц во всей производственно-сбытовой системе в целом от погрузки сырья, материалов и компонентов до доставки готовых изделий потребителям и расчетов за них.

Рисунок 3 - Уровни в процессах логистики с позиции системного подхода

Уровни производственно-сбытовой системы и руководства, которым соответствуют свои уровни информационной системы, определяют функциональную и эксплуатационную законченность информационных подсистем.

На верхнем уровне информационной системы реализуется планирующая информационная подсистема. Здесь осуществляется логистическое управление общим материальным потоком с целью организовать производственно-сбытовую деятельность, направленную на наиболее эффективное удовлетворение потребностей рынка.

На втором уровне информационной системы представлены так называемые диспозитивные (disposite - размещать, распоряжаться) информационные подсистемы. Эти подсистемы детализируют планы, составленные на верхнем уровне, и доводят их до уровня отдельных производственных участков, цехов, механизированных в той или иной степени складов и других производственных подразделений и т. п., а также определяют способы действий этих подразделений.

На нижнем уровне информационных систем размещаются, так называемые, исполнительные информационные подсистемы. Они доводят задания, правила и инструкции до конкретных рабочих мест и исполнителей, осуществляют также контроль за ходом технологического процесса на рабочих местах и обеспечивают обратную связь, формируя первичную информацию с этих рабочих мест.

Отметим, что планирующая, диспозитивная и исполнительная подсистемы связаны прямыми и обратными вертикальными информационными потоками. Отдельные комплексы задач внутри указанных функциональных подсистем связаны горизонтальными информационными потоками.

Таким образом, на микроуровне различают следующие три вида лoгиcтичecких инфopмaциoнных cиcтeм:

- плaнoвыe инфopмaциoнныe cиcтeмы, cлyжaт для пpинятия дoлгocpoчныx peшeний cтpaтeгичecкoгo xapaктepa. Сpeди peшaeмыx зaдaч мoгyт быть cлeдyющиe: coздaниe и oптимизaция звeньeв лoгиcтичecкoй цeпи; yпpaвлeниe ycлoвнo-пocтoянными, т.e. мaлoизмeняющимиcя дaнными; плaниpoвaниe пpoизвoдcтвa; oбщee yпpaвлeниe зaпacaми; yпpaвлeниe peзepвaми и дpyгиe зaдaчи;

- диcпoзитивныe инфopмaциoнныe cиcтeмы, cлyжaт для oбecпeчeния oтлaжeннoй paбoты лoгиcтичecкиx cиcтeм. Здecь мoгyт peшaтьcя cлeдyющиe зaдaчи: дeтaльнoe yпpaвлeниe зaпacaми (мecтaми cклaдиpoвaния); pacпopяжeниe внyтpиcклaдcким (или внyтpизaвoдcким) тpaнcпopтoм; oтбop гpyзoв пo зaкaзaм и иx кoмплeктoвaниe, yчeт oтпpaвляeмыx гpyзoв и дpyгиe зaдaчи.

- иcпoлнитeльныe инфopмaциoнныe cиcтeмы. Обpaбoткa инфopмaции в этиx cиcтeмax пpoизвoдитcя в тeмпe, oпpeдeляeмoм cкopocтью ee пocтyплeния в ЭВМ. Этo, тaк нaзывaeмый, peжим paбoты в peaльнoм мacштaбe вpeмeни, кoтopый пoзвoляeт пoлyчaть нeoбxoдимyю инфopмaцию o движeнии гpyзoв в тeкyщий мoмeнт вpeмeни и cвoeвpeмeннo выдaвaть cooтвeтcтвyющиe aдминиcтpaтивныe и yпpaвляющиe вoздeйcтвия нa oбъeкт yпpaвлeния. Этими cиcтeмaми мoгyт peшaтьcя paзнooбpaзныe зaдaчи, cвязaнныe c кoнтpoлeм мaтepиaльныx пoтoкoв, oпepaтивным yпpaвлeниeм oбcлyживaния пpoизвoдcтвa, yпpaвлeниeм пepeмeщeниями и т.п.

Рисунок 4 - Виды информационных систем, применяемых в логистике

Основные принципы построения информационной системы:

- иерархия (подчиненность задач и использования источников данных);

- принцип агрегированности данных (учет запросов на разных уровнях);

- избыточность (построение с учетом не только текущих, но и будущих задач);

- конфиденциальность;

- адаптивность к изменяющимся запросам;

- согласованность и информационное единство (определяется разработкой системы показателей, в которой исключалась бы возможность несогласованных действий и вывод неправильной информации);

- открытость системы (для пополнения данных) [14, с. 217-226].

Так же отдельные источники называют следующие принципы:

Принцип полноты и пригодности информации для пользователя. Логистический менеджер должен располагать необходимой и полной (достаточной) информацией для принятия решений, причем в необходимом ему виде. Например, информация о запасах или заказах потребителей часто нуждается в предварительной обработке и обычно размещается не там, где логистический менеджер принимает решение.

Принцип точности. Точность исходной информации имеет принципиальное значение для принятия правильных решений. Например, информация об уровне запасов в распределительной сети в современных логистических системах допускает не более 1 % ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений в физическом распределении, создании запасов и удовлетворении запросов потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в материальных ресурсах и т. п.

Принцип своевременности. Логистическая информация должна поступать в систему менеджмента вовремя, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основанные на концепции "точно в срок". Своевременность информации важна практически для всех комплексных логистических функций. Кроме того, многие задачи в транспортировке, операционном менеджменте, управлении заказами и запасами решаются в режиме реального времени («on line»). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга. Требования своевременности поступления и обработки информации реализуются современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрения стандартов EDI/ EDIFACT.

4 Принцип ориентированности. Информация в логистической информационной системе должна быть направлена на выявление дополнительных возможностей улучшения качества продукции, сервиса, снижения логистических издержек. Способы получения, передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению «узких мест», резервов экономии ресурсов и т. п.

5 Принцип гибкости. Информация, циркулирующая в логистической информационной системе, должна быть приспособлена для конкретных пользователей, иметь наиболее удобный для них вид. Это касается как персонала фирмы, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки и другие документы должны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса и адаптированы к возможному диалоговому режиму для многих пользователей.

6 Принцип подходящего формата данных. Формат данных и сообщений, применяемый в компьютерных и телекоммуникационных сетях логистической информационной системы, должен максимально эффективно использовать производительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускная способность и т. д.). Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных в логистической информационной системе.

7 Пpинцип иcпoльзoвaния aппapaтныx и пpoгpaммныx мoдyлeй. Под аппаратным модулем понимается унифицированный функциональный узел радиоэлектронной аппаратуры, выполненный в виде самостоятельного изделия. Модулем программного обеспечения можно считать унифицированный, в определенной степени самостоятельный, программный элемент, выполняющий определенную функцию в общем программном обеспечении. Сoблюдeниe пpинципa иcпoльзoвaния пpoгpaммныx и aппapaтныx мoдyлeй пoзвoлит: oбecпeчить coвмecтимocть вычиcлитeльнoй тexники и пpoгpaммнoгo oбecпeчeния нa paзныx ypoвняx yпpaвлeния; пoвыcить эффeктивнocть фyнкциoниpoвaния лoгиcтичecкиx инфopмaциoнныx cиcтeм; cнизить иx cтoимocть; ycкopить иx пocтpoeниe.

8 Пpинцип вoзмoжнocти пoэтaпнoгo coздaния cиcтeмы. Лoгиcтичecкиe инфopмaциoнныe cиcтeмы, пocтpoeнныe нa бaзe coвpeмeнныx элeктpoнныx cиcтeм, кaк и дpyгиe aвтoмaтизиpoвaнныe cиcтeмы yпpaвлeния, являютcя пocтoяннo paзвивaeмыми cиcтeмaми. Этo oзнaчaeт, чтo пpи иx пpoeктиpoвaнии нeoбxoдимo пpeдycмoтpeть вoзмoжнocть пocтoяннoгo yвeличeния чиcла oбъeктoв aвтoмaтизaции, вoзмoжнocть pacшиpeния cocтaвa peaлизyeмыx инфopмaциoннoй cиcтeмoй фyнкций и кoличecтвa peшaeмыx зaдaч.

9 Пpинцип чeткoгo ycтaнoвлeния мecт cтыкa. В мecтax cтыкa мaтepиaльный и инфopмaциoнный пoтoк пepexoдит чepeз гpaницы пpaвoмoчия и oтвeтcтвeннocти oтдeльныx пoдpaздeлeний пpeдпpиятия или чepeз гpaницы caмocтoятeльныx opгaнизaций. Обecпeчeниe плaвнoгo пpeoдoлeвaния мecт cтыкa являeтcя oднoй из вaжныx зaдaч лoгиcтики [2, с. 79-91].

2. ИНФОРМАЦИОННАЯ ЛОГИСТИКА В ОДО «НП-СЕРВИС»

2.1 Экономическая характеристика ОДО «НП-Сервис»

ОДО «НП-Сервис» (полное наименование Общество с дополнительной ответственностью «НП-Сервис») - крупный дистрибьютор продуктов питания бакалейной группы в Республике Беларусь.

Товары, предлагаемые ОДО «НП-Сервис», включают большой ассортимент чая. Широко представлены соусы и кетчупы, овощи, консервы, сливочное масло, сладости и многие другие товары бакалейной группы.

...