Информационная логистика в торговле

Организовано ОДО «НП-Сервис» в 1995 году. Компания начинала свой бизнес с розничных продаж, была создана собственная розничная сеть на оптовых рынках г. Минска, которая на сегодняшний день является самой крупной в Республике Беларусь. В 2010-2012 гг. полностью сформирована сеть филиалов с системой складов в Бресте, Гомеле, Витебске, Могилеве, Гродно, Барановичах, Полоцке, Бобруйске, Пинске, что обеспечивает быстрое наполнение каналов сбыта и эффективную поставку товара в любой населенный пункт Республики Беларусь. За десять лет из небольшой торговой сети организация выросла в лидирующего поставщика известных мировых брендов и создали разветвленную сеть дистрибуции. Сегодня в ОДО «НП-Сервис» действуют 9 региональных филиалов с собственными складскими терминалами. Технический потенциал организации позволяет в сжатые сроки доставлять товары в самые отдаленные регионы Беларуси. Собственный автопарк насчитывает более 100 грузовых автомобилей грузоподъемностью от 3,5 до 20 тонн.

Непременным фактором успеха компании является поддержка со стороны компаний - партнеров, среди которых ведущие мировые и российские компании в производстве продуктов питания. Торговые связи на ОДО «НП-Сервис» налажены более чем с 60 поставщиками иностранных государств, что обеспечивает максимальный ассортимент.

ОДО «НП-Сервис», создано и осуществляет свою деятельность на основании Учредительного договора и Устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь, свидетельство о государственной регистрации коммерческой организации от 28.09.2000 г. Учредителями ОДО являются физические лица. Организационно-правовая форма - общество с дополнительной ответственностью. Общество является коммерческой организацией и субъектом права частной собственности. Место нахождения общества: 220056, г. Минск, ул. Героев 120-й дивизии, д. 15, к.81.

Целью деятельности ОДО «НП-Сервис» является качественное и полное удовлетворение потребностей организаций и частных лиц и получение прибыли для удовлетворения законных социальных и экономических интересов участников посредством осуществления хозяйственной деятельности.

Органами управления ОДО «НП-Сервис» являются: Общее собрание Участников Общества; Директор Общества. Контрольным органом Общества является ревизор Общества. Высшим органом управления Общества является Общее собрание. Схема организационной структуры ОДО «НП-Сервис» представлена на рисунке 5.

На ОДО «НП-Сервис» действует одна из простейших централизованных функциональных структур управления. Финансовый директор - занимается финансовыми вопросами, приходом и расходом финансов, кредитной политикой организации, финансовой стабильностью и платежеспособностью.

Коммерческий директор - организует разработку краткосрочных и долгосрочных прогнозов развития рынка, его емкости, принимает участие в подготовке планов экспортной деятельности на различных рынках, корректировке планов с учетом реализации продукции и имеющихся заказов. Осуществляет контроль за выполнением показателей реализации продукции, достижением установленных показателей прибыли и другими финансовыми показателями.



Рисунок 5 - Схема организационной структуры ОДО «НП-Сервис»

Исполнительный директор - его роль заключается в том, чтобы претворять в жизнь стратегические планы, разработанные командой топ-менеджеров. В этом случае он берет на себя часть огромной и сложной работы гендиректора, позволяя ему сосредоточиться на внешней политике.

Директор по логистике - занимается прогнозированием в логистике и планирования логистики, проектированием логистических систем, осуществляет экономику и организацию перевозок грузов на всех видах транспорта и организацию складского хозяйства.

ОДО «НП-Сервис» - это крупная организация с коллективом свыше 760 чел. Среднесписочная численность работающих на предприятии на 01.01.2012 года составила 764 человека.

Таблица 1 - Основные экономические показатели по ОДО «НП-Сервис»

Показатели	2011 год	2012 год	Сумма отклоне-ния, млн. руб.	Темп роста %
	сумма, млн. руб.	доходы в % к товарообороту	сумма, млн. руб.	доходы в % к товарообороту
Товарооборот	154149,7	-	193736,9	-	39587,2	125,7
Выручка от реализации без налогов	159016	-	197970	-	38954	124,5
Валовая прибыль	32118	20,8	35989	18,6	3871	112,1
Расходы на реализацию	24856	16,1	31232	16,1	6376	125,7
Прибыль от реализации	7262	4,7	4757	2,5	-2505	65,5
Прибыль от операционных доходов и расходов	-181	-0,1	44	0,0	225	-24,3
Прибыль от внереализацион-ных доходов и расходов	-6490	-4,2	1909	1,0	8399	-29,4
Прибыль до налогообложения	843	0,5	6837	3,5	5994	811,0
Налоги и платежи из прибыли	491	0,3	2288	1,2	1797	466,0
Чистая прибыль	100	0,1	4422	2,3	4322	4422

За 2012 г. получена валовая прибыль в сумме 35989 млн. руб., что составляет 18,6% к сумме товарооборота. По сравнению с предыдущим периодом сумма валовой прибыли увеличилась на 3871 млн. руб. Темп роста 112,1%. Расходы на реализацию возросли на 6376 млн. руб., их удельный вес в товарообороте не изменился. Прибыль от реализации уменьшилась в сумме на 2505 млн. руб., а в процентах к товарообороту уменьшилась на 2,2%. Чистая прибыль увеличилась на 4322 млн. руб., за счет внереализационных доходов и расходов.

2.2 Организация документооборота в ОДО «НП-Сервис»

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ОДО «НП-Сервис». Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОДО «НП-Сервис», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов - т.е. является значимым фактором информационной логистики. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОДО «НП-Сервис», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Основными правилами организации документооборота на ОДО «НП-Сервис» являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на ОДО «НП-Сервис» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОДО «НП-Сервис».

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ОДО «НП-Сервис» и табелем унифицированных форм документов, а так же соответствующими стандартами предприятия, базирующимися на стандартах серии ИСО 9001-2001.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот ОДО «НП-Сервис» входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях организации, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, в ОДО «НП-Сервис» централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В ОДО «НП-Сервис» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота - канцелярия.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящий документ - документ, поступивший в ОДО «НП-Сервис». Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. На ОДО «НП-Сервис» данные сроки так же предусмотрены соответствующим стандартом предприятия.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из ОДО «НП-Сервис». Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы ОДО «НП-Сервис». Данные документы используются для организации работы ОДО «НП-Сервис», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в ее пределах. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ОДО «НП-Сервис» (особенно если они территориально разнесены) и приказы директора. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Документы, поступившие в ОДО «НП-Сервис» начинают свой путь к исполнению с канцелярии. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В ОДО «НП-Сервис» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в адрес структурных подразделений. Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОДО «НП-Сервис» и в структурные подразделения организации. Руководству ОДО «НП-Сервис» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений ОДО «НП-Сервис» или непосредственно исполнителям.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на ОДО «НП-Сервис». Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОДО «НП-Сервис» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций, так и внутри организации.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. На ОДО «НП-Сервис» установлен порядок, при котором право подписания документов имеет не только руководитель, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. Это делает движение документов и их исполнение более оперативными. Руководитель ОДО «НП-Сервис» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На ОДО «НП-Сервис» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ОДО «НП-Сервис». Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. Учет объема документооборота организуется для установления: загрузки ОДО «НП-Сервис», его подразделений и службы документационного обеспечения управления (канцелярии); потребности ОДО «НП-Сервис» в организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители ОДО «НП-Сервис», руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. В структурных подразделениях ОДО «НП-Сервис» контроль за исполнением документов осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОДО «НП-Сервис». Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе согласно стандарта предприятия. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

2.3 Анализ информационных потоков ОДО «НП-Сервис»

Анализ потоков информации - важнейший этап в рационализации существующей системы управления, который должен обеспечить выполнение целевых задач проектирования и уяснения особенностей существующей практики планирования.

Анализ существующих процессов управления может быть осуществлен прежде всего на базе исследования информационной системы предприятия, которая характеризуется наличием существующей схемы документооборота, системы экономических показателей деятельности предприятия, структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.

Деятельность любого подразделения, связанная с управлением, выражается в создании различных форм документов и показателей. Получение необходимых материалов для анализа информационных потоков весьма трудоемкий процесс и требует для облегчения и ускорения этих работ использования различных вычислительных средств.

Однако даже при использовании вычислительных машин сложно спроектировать и проанализировать информационную систему ОДО «НП-Сервис» ввиду специфики отрасли, в которой действует предприятие. Поэтому проведем анализ движения документов между функциональными подразделениями ОДО «НП-Сервис» для одного бизнес-процесса - от заключения договора до сбыта товаров, а затем исследуем информационные потоки в планово-экономическом отделе в рамках этого бизнес-процесса.

В самом начале определим общий перечень циркулирующих на предприятии документов.

В результате обработки материалов обследования было выявлено, что в подразделениях ОДО «НП-Сервис» для бизнес-процесса циркулирует около 270 форм документов.

В бизнес-процессе от заключения договора до сбыта продукции «входит» 269 форм документов, а «выходит» - 268.

Здесь можно предположить, что некий документ остается в том подразделении, в которое его направили или несколько форм документов объединяют в одну общую форму.

На данной стадии анализа важно отметить, что создаваемые и циркулирующие внутри предприятия формы документов, могут быть подвергнуты изменениям по виду, содержанию и маршрутам движения.

Для данного бизнес-процесса наиболее загруженными являются следующие функциональные подразделения:

- финансовый отдел - входит - 35 форм, выходи - 34 формы документов, что составляет 13 % на входе и 12,7 % на выходе;

- планово-экономический отдел - входит - 32 формы, выходи - 32 формы, что составляет 12 % на входе и 12 % на выходе;

- отдел маркетинга - входит - 44 формы, выходи - 41 форма, что составляет 16 % на входе и 15 % на выходе;

- отдел бизнес-администрирования - входит - 31 форма, выходит - 22, что составляет 12 % на входе и 8 % на выходе.

Таким образом, видно, что на входе в отделы информационные потоки более загружены, чем на выходе. Это свидетельствует о том, что функциональные подразделения перерабатывают входящую информацию, возможно, упрощая ее.

Для того, чтобы проследить, как подразделения обрабатывают и используют, поступающую к ним информацию более подробно, исследуем информационные потоки в планово-экономическом отделе.

Матричная модель движения информации в планово-экономическом отделе ОДО «НП-Сервис» по формам документов показывает, что основная деятельность подразделения в данном бизнес-процессе, связанная с планированием, направлена на выработку основных документов, которые передаются в финансовый отдел и бухгалтерию, отдел внешних связей, отдел персонала и отдел продаж.

Например, в финансовый отдел поступает - 4 формы плановых документов, в бухгалтерию - 3, в отдел продаж - 3, в отдел персонала - 3 формы документов.

Хотя между подразделениями и существуют тесные взаимосвязи, которые усложняют (запутывают) процесс движения документации при решении задач, все же основной поток данных поступает из ПЭО в финансовый отдел.

Важно отметить, что необходимо наличие не только связей между функциональными подразделениями, но и так называемых обратных связей.

Это объясняется следующими факторами:

- обособленностью подразделений в решении планово-экономических задач;

- децентрализованным использованием нормативов для решения задач различных уровней планирования.

Для более детального анализа информационных потоков в ПЭО отделе вычислим коэффициент непрерывности информационных потоков для составления месячного плана реализации.

Коэффициент непрерывности информационных потоков рассчитывается по следующей формуле:

, (1)

где tу.нор, tу.факт - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.

Месячный план должен быть составлен до 25 числа предшествующего планируемому месяцу месяца.

Однако на практике возникают определенные трудности при разработке очередного плана.

Кнур на январь 2012=30дней/34дней=0,89,

Кнур на февраль=31дней/35дней=0,89,

Кнур на март=31дней/35дней=0,89,

Кнур на апрель=31дней/32дней=0,97,

Кнур за I квартал=(0,89*3+0,97)/4=0,91.

Исходя из определенного коэффициента непрерывности информационных потоков для каждого месяца, видно, что он более или менее стабилен для первых трех месяце, хотя близок к 1, но не равен. Это в целом благоприятная тенденция, так как информационный поток является непрерывным, хотя и ПЭО, как видно, запаздывает с принятием плана на следующий месяц.

Однако уже в апреле месяце план принят всего на 1 день позже положенного. Это говорить о том, что, возможно, с начала года были внесены некоторые изменения в методику составления плана, которые вызывали затруднения в течение 3 месяцев. Но эти вопросы были успешно разрешены. В целом за квартал коэффициент непрерывности информационных потоков имеет вполне приемлемое значение.

3. НАПРАВЛЕНИЯ ОПТИМИЗАЦИИ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ НА ОДО «НП-СЕРВИС»

Заглядывая в недалекое будущее, можно предположить развитие новых подходов к организации информационных логистических систем. В последние годы на базе новых мощных ЭВМ успешно внедряются комплексы машин и приборов, формирующих элементы искусственного интеллекта. Практически решены вопросы распознавания человеческого голоса и графических символов; в промышленности нашли применение системы технического зрения; машины приобрели возможности к техническому обучению; в ряде областей науки и практики действуют машинные экспертные системы, способные находить оптимальные решения и сообщать их в виде советов, вырабатывать некие заключения. На данный момент можно выделить два основных направления оптимизации обработки информации в логистике: внедрение и использование информационных технологий на собственном предприятии и логистический консалтинг, которые, в свою очередь, подразделяются на множество других составляющих.

Рассматривая должную степень информационного обеспечения как одно из важных условий получения прибыли, компании все активнее стали инвестировать капитал в информационные системы управления, соответственно уменьшая затраты на более привычные и традиционные системы, что немедленно сказывается на результатах работы фирм. Например, вкладывая средства в усовершенствование систем обработки информации, связывающей администрацию, подразделения логистики, поставщиков, компании добиваются резкого сокращения уровня запасов сырья (иногда в 15-20 раз). Многие компании направляют свои средства на разработку и внедрение компьютерных сетей, основанных на новейших средствах связи, для учета и контроля многомиллионных логистических затрат. Такие затраты окупаются за 3-4 месяца применения системы, что позволяет сэкономленные средства направить на их модернизацию.

Для ОДО «НП-Сервис» можно рекомендовать такое применение IT-технологий с целью совершенствования информационной логистики, как оптимизация следующих стадий складского технологического процесса: идентификации поступившей продукции, размещения товаров на хранение и комплектации заказов.

Безусловно, нет необходимости объяснять значимость такой операции для ОДО «НП-Сервис», как идентификация поступающей продукции. Без проведения данной операции любой склад оптовой торговой организации просто «задохнется», так как в дальнейшем невозможно будет осуществлять ни учет и контроль за движением и состоянием продукции на складе, ни его поиск при проведении комплектации и инвентаризации. Однако к выбору метода идентификации следует подходить, тщательно взвесив задачи, стоящие перед складом, его технико-технологические и финансовые возможности, природу товарного ассортимента и многое другое. Существует три основных метода идентификации в складском технологическом процессе, каждый из которых может быть эффективен в зависимости от возможностей конкретного склада, целей и задач, стоящих перед ним.

1. ОДО «НП-Сервис» применяет наиболее примитивный метод идентификации - индивидуальное кодирование. Этот метод предполагает минимальное количество затрат на его использование. Сущность индивидуального кодирования на ОДО «НП-Сервис» заключается в следующем: каждой товарной позиции присваивается индивидуальный код, который содержит в себе информацию («смысловой» код) - девятизначный код включает в себя информацию о поставщике (первые 3 цифры), информацию о товарной группе (2 цифры) и товарной позиции (3 цифры), о статусе данного товара (например, о его ценности, порядке хранения и пр.). Основной целью данного вида идентификации является возможность учета продукции на складе, ее индивидуализации при комплектации заказов. Ярлык (этикетка) с напечатанной на ней кодом товарной позиции наклеивается с помощью этикет-пистолета на каждую грузовую единицу, после завершения операций по приемке продукции и ее сортировке.

2. ОДО «НП-Сервис» можно рекомендовать внедрить штриховое кодирование (ШК). Внедрение ШК на складе позволяет существенно ускорить процесс приемки продукции (в случае, если на поступающих грузовых единицах уже имеется штрих-код), значительно снизить риск «человеческих» ошибок в процессе выполнения технологических операций и при проведении инвентаризации, а также упростить поиск (определение) нужного товара на стеллаже или в стеллажной ячейке. Внедрение ШК также обосновывается и тем, что все чаще крупные клиенты торговых и производственных компаний ставят обязательным условием при закупках продукции наличие штрих-кода. Однако внедрение системы ШК влечет за собой достаточно серьезные прямые и косвенные затраты. К прямым затратам относится закупка оборудования (терминалы сбора данных, сканеры, сервер, принтер для печати этикеток), программного обеспечения, совместимого с системой ШК, оплата услуг и взносов в Ассоциацию Юнискан EAN. К косвенным затратам можно отнести обучение персонала, услуги консультантов по подготовке склада к внедрению ШК и пр.

3. Наиболее прогрессивным методом идентификации является радиочастотная идентификация (RFID). Система RFID появилась сравнительно недавно и в настоящее время на российских складах практически не используется. Однако успешный опыт внедрения данной системы рядом крупных компаний в Европе (в частности Италией и Германией) позволяет делать выводы о том, что в среднесрочной перспективе широкое применение системы RFID начнется и в России. Система RFID состоит из трех элементов - метка (tag), антенна (reader) и компьютер. В метку заносятся необходимые данные о грузовой единице, после чего данные метки могут передаваться в компьютер с помощью антенны. Недостатки RFID: относительно высокая стоимость; невозможность размещения под металлическими и электропроводными поверхностями; подверженность помехам в виде электромагнитных полей; локальное использование RFID [2, с. 149-150]. ОДО «НП-Сервис» на данном этапе невыгодно применение данного метода идентификации из-за его высокой стоимости и отсутствия белорусского опыта применения.

Размещение товаров на ОДО «НП-Сервис» на хранение необходимо производить таким образом, чтобы при последующих технологических операциях количество перемещений складских служащих было минимальным. С этой целью на ОДО «НП-Сервис» производится деление всех товарных позиций на 3 группы, после чего для их хранения выделяются «горячие» и «холодные» складские зоны.

Но для того чтобы произвести оптимальное деление всей номенклатуры, необходимо воспользоваться методикой ABC, XYZ анализа, не применяемой на ОДО «НП-Сервис» на данный момент. В данном случае, т.е. применительно к технологическому процессу, основным критерием деления товарных позиций на группы будет выступать количество подходов/перемещений складского персонала при выполнении технологический операций, в частности, при процедуре комплектации заказов в производство или клиентам. Так же используется методика XYZ анализа, критерием деления в котором будет количество отгруженных универсальных единиц.

Для того чтобы решить конечную задачу о размещении товаров в «горячие» и «холодную» зоны, необходимо составить матрицу результатов ABC, XYZ анализа. Обычно сопоставление результатов проведенного анализа производится в MS Excel с помощью функции сортировки и занимает минимальное количество времени.

Комплектация заказов. На большинстве складов оптовых торговых и производственных предприятий, а также на складах логистических центров данная операция является ключевой, так как именно от нее зависит уровень логистического обслуживания (скорость выполнения заказа, отсутствие ошибок при сборе и т.д.). При этом данная операция является одной из трудоемких в складском технологическом процессе. Существует две системы выполнения технологических операций по комплектации: «человек к товару» и «товар к человеку».

ОДО «НП-Сервис» можно рекомендовать систему «товар к человеку», которая является полностью автоматизированной. Управление передвижением товара осуществляется оператором при помощи пульта управления, при этом сам оператор не производит никаких перемещений, товар поступает к окну выдачи автоматически.

Система «человек к товару». По результатам хронометража работы комплектовщика, проводимого на 23 складах предприятий оптовой торговли, были получены следующие усредненные результаты: 50 процентов времени комплектовщика расходуется на перемещение между местами отборки, 20 процентов - вынужденный простой (ожидание), 20 процентов - работа с документами, 10 процентов - изъятие с места отборки. Однако существуют методы оптимизации процедуры комплектации, при применении которых сокращается общее время сборки заказа за счет полного упразднения простоя и сокращения времени на перемещения между местами отборки.

Рассмотрим типовую схему процесса комплектации заказов.

1 Процедура комплектации начинается с получения накладной на отпуск товара (заявка, лист комплектации и т.д.), обязательным условием является расположение в документе товарных позиций в соответствии с размещением продукции на складе, иначе образуется ситуация, когда накладная составляется в таком порядке, в котором она существует в информационной системе, и комплектовщик вынужден совершать неэффективный путь, то есть неоднократно возвращаться к ранее пройденным местам и т.д.

2 Составление маршрутной карты. В работе большинства складов данная процедура не используется совсем. Однако оптимальное составление пути движения комплектовщика позволяет существенно сократить время на сборку заказа. Критерием составления маршрутной карты будет являться не только размещение адресов нахождения товара в соответствии с их расположением на складе, но и, что более важно, учет принципа «товарного соседства».

3 Отборка груза с мест хранения.

4 Комплектация собранного заказа, его упаковка и маркировка.

Дифференциация в выполнении последних двух операций будет зависеть от вида комплектации - индивидуальной или комплексной. Индивидуальная комплектация заказа заключается в последовательной отборке одного заказа одним сборщиком. Комплексная комплектация - сборка одного заказа по частям разными комплектовщиками в отдельных секторах склада. При индивидуальной сборке комплектовщик вынужден проходить значительные расстояния, а, следовательно, и затрачивать большое количество времени при перемещениях между местами отборки, кроме того, возрастает вероятность пересечения потоков, а, следовательно, возникновения ситуаций ожиданий освобождения технологической зоны другими служащими.

Комплексный способ сборки заказов более эффективен, в том числе для такого крупного оптового продавца, как ОДО «НП-Сервис». При таком способе склад разделяется на несколько зон, в каждой из которых работает один комплектовщик. При этом геометрические размеры зон могут быть различны, важно рассчитать одинаковое количество операций, приходящееся на каждую зону, а точнее время для их выполнения.

Поступивший заказ разделяется на части, соответствующие зонам склада. После сборки в каждом участке собранная часть передается на участок приемки в квадрат, номер которого обозначен в листе комплектации у каждого комплектовщика, собирающего единый заказ. После сборки всего заказа кладовщик проверяет правильность собранного заказа, далее производятся предотгрузочные операции. Минусом данной системы некоторые руководители складов называют возможность внезапного невыхода на работу части складского персонала и отсутствие в зоне комплектовщика [5, с. 306-308].

Логистический консалтинг - новое направление развития инфраструктуры бизнеса. Функционирование современной рыночной экономики невозможно представить без поддерживающей ее инфраструктуры, одним из важнейших элементов которой являются консалтинг.

Логистический консалтинг является одним из направлений управленческого консультирования. В концентрированном виде «логистический консалтинг» можно охарактеризовать как оказание интеллектуальных услуг в области предоставления помощи руководителям предприятий в разработке комплексных и системных решений логистических проблем с целью оптимизации логистических активностей.

Основными методами решения поставленных задач в рамках проведения логистического консалтинга являются: моделирование бизнес-процессов с использованием методологий IDEF и ARIS; экспертные методы; моделирование деятельности предприятий в области логистики с помощью вероятностно-статистических методов имитационного моделирования; методы эвристического анализа и синтеза; методы линейного, нелинейного, динамического и стохастического программирования для решения оптимизационных экономических задач; методы структурного анализа и структурной оптимизации. В проектах по логистическому консалтингу большое значение имеет качество материально-технической базы проведения исследований. К ней можно отнести средства фиксации и перемещения информации (цифровой фотоаппарат, видеокамера, диктофон и др.), программное обеспечение, среди которого необходимо отметить средства моделирования логистических бизнес-процессов (ARIS, ERwin/BPwin, Rational Rose). Все проекты по логистическому консалтингу уникальны, поскольку цели и задачи логистизации разных предприятий разнообразны, различны бюджеты на осуществление изменений. Это обуславливает различие подходов к составу работ и механизму их проведения даже в рамках одной консалтинговой организации. В общем виде можно предложить такую схему подхода к проведению логистического консалтинга:

- анализ первичных требований заказчика и разработка плана проведения работ;

- диагностика логистической системы компании;

- анализ текущей ситуации в сфере логистики на предприятии, выявление «узких мест» и перспективных направлений логистизации;

- выработка рекомендаций по оптимизации;

- внедрение выработанных предложений по оптимизации;

- контроль за внедрением и подготовка заключительного отчета;

- послепроектное сопровождение бизнеса.

Перспективным является создание консалтинговых структур на основе аутсорсинга аналитических и инновационных функций. Это позволит предприятиям, не имеющим возможности содержать специалистов соответствующего уровня, внедрять новейшие достижения в области логистики, сосредоточившись на основных функциях предприятия.

Обследование логистической системы компании с целью выявления «узких мест» и выработке рекомендаций по улучшению состояния логистики позволит руководству клиента за относительно небольшой срок (даже без применения всего спектра научных методов) увидеть "осязаемость" логистических бизнес-процессов, которая обычно теряется в огромной массе управленческих и финансовых документов. Это позволит наметить ориентиры развития не только логистической системы, но и всех аспектов деятельности компании в целом [8, с. 20].

Совокупность важнейших экономических выгод от введения логистических информационных систем можно изложить в семи пунктах: сокращение времени прохождения процесса; снижение запасов в результате снижения рисков; рациональное использование ресурсов; повышение качества логистического процесса; сокращение потребления бумаги; сокращение ошибок; сокращение затрат на актуализацию данных.

Сокращение времени прохождения процесса. Благодаря опережающему информационному потоку можно заранее оптимизировать ход последующих транспортных, складских, погрузочно-разгрузочных и производственных процессов и сократить время их прохождения.

Снижение запасов в результате снижения рисков. Своевременная и надежная информация снижает риски, связанные с созданием запасов. Запасы сырья, материалов, полуфабрикатов и готовых изделий можно частично заменить информацией о запасах, находящихся на складе или на пути к нему.

Рациональное использование ресурсов. Своевременная информация о ходе реализации процессов в логистических каналах и о состоянии логистических инфраструктур позволяет осуществить более разумное использование таких производственных факторов, как транспортные пути, транспортные средства, погрузочно-разгрузочные мощности или персонал. Аналогично этому можно удовлетворить спрос более экономным использованием этих факторов, что соответствует идее «стройного производства» (экономного производства).

Повышение качества логистического процесса. Информационная прозрачность хода реализации процессов в звеньях логистической цепи является важнейшим фактором обеспечения качества в логистическом канале. Таким образом, можно обеспечить и лучше организовать соблюдение согласованных сроков и лучше реагировать на обнаруженные сбои. Сокращение потребления бумаги. Благодаря сквозному прохождению данных от одной информационной системы к другой отпадает необходимость в многократной регистрации данных. Таким образом, можно снизить потребление бумаги и избежать источников ошибок, как это бывает при многократной регистрации данных. Сокращение ошибок. Если созданы предпосылки для электронного обмена данными между информационными системами партнеров, то затраты на актуализацию данных можно ограничить только одним местом ввода данных. Сокращение затрат на актуализацию данных. Однажды зарегистрированные в системе данные можно использовать как для расчета, так и для создания документов. При ретроспективном рассмотрении могут быть выявлены и другие возможности для дальнейшей рационализации [4, с. 308-310].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информационная логистика - область логистики организации, изучающая и решающая проблемы организации и интеграции информационных потоков для принятия управленческих решений в логистических системах, это часть логистики, которая является связующим звеном между снабжением, производством и сбытом предприятия и занимается организацией потока данных, сопровождающего материальный поток в процессе его перемещения.

Основными задачами информационной логистики являются: планирование логистических потребностей; анализ решений, связанных с продвижением материальных потоков; управленческий контроль логистических процессов; интеграция участников логистической цепочки.

Информационный поток - это совокупность сообщений, необходимых для управления и контроля логистическими операциями, которые циркулируют как в самой системе, так и между этой системой и внешней средой, необходимых для управления, анализа и контроля логистических операций. Логистические информационные потоки имеют следующие характеристики: неоднородность (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна.); множественность подразделений - поставщиков информации; множественность подразделений - потребителей информации; сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов; множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту; многовариантность оптимизации информационных потоков.

Логистическая информационная система - это гибкая, интерактивная структура, состоящая из персонала, производственных объектов, средств вычислительной техники, различных справочников, программ, различных интерфейсов и процедур (технологий), объединенных связанной информацией, используемой в управлении организацией для планирования, контроля, анализа и регулирования функционирования логистической системы.

Любая логистическая система состоит из совокупности элементов-звеньев, между которыми установлены определенные функциональные связи и отношения. Непосредственно рабочим звеном информационной системы может быть автоматизированное рабочее место управленческого персонала, информационное подразделение системы управления организацией или обособленная группа управленческих работников, объединенных общностью выполняемых информационных функций (процедур, операций).

ОДО «НП-Сервис» - крупный дистрибьютор продуктов питания бакалейной группы в Республике Беларусь. На ОДО «НП-Сервис» действует одна из простейших централизованных функциональных структур управления, это крупная организация с коллективом свыше 760 чел. За 2012 г. получена валовая прибыль в сумме 35989 млн. руб., чистая прибыль увеличилась на 4322 млн. руб.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОДО «НП-Сервис». Основными правилами организации документооборота на ОДО «НП-Сервис» являются: оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

В централизованный документооборот ОДО «НП-Сервис» входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях организации, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из ОДО «НП-Сервис». Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы ОДО «НП-Сервис». Входящий документ - документ, поступивший в ОДО «НП-Сервис».

В ОДО «НП-Сервис» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота - канцелярия.

Для ОДО «НП-Сервис» можно рекомендовать такое применение IT-технологий с целью совершенствования информационной логистики, как оптимизация следующих стадий складского технологического процесса: идентификации поступившей продукции, размещения товаров на хранение и комплектации заказов. ОДО «НП-Сервис» можно рекомендовать внедрить штриховое кодирование (ШК). Для того чтобы произвести оптимальное деление всей номенклатуры, необходимо воспользоваться методикой ABC, XYZ анализа, не применяемой на ОДО «НП-Сервис» на данный момент.

Для такого крупного оптового продавца, как ОДО «НП-Сервис», более эффективен комплексный способ сборки заказов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Аникин, Б.А. Коммерческая логистика: Учебник. / Б.А. Аникин, А.П. Тяпухин. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 432 с.

2. Гаджинский, А.М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных заведений. / А. М. Гаджинский. - М.: Дашков и К, 2004. - 207 с.

3. Колобов, А.А. Основы промышленной логистики: Учеб. пособие. / А.А. Колобов, И. М.Омелъченко. - М.: МГТУ, 2008. - 279 с.

4. Логистика: Учебник / Под ред. проф. Б.А. Аникина: 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 368 с.

5. Неруш, Ю.М. Коммерческая логистика: Учебник. / Ю. М. Неруш-- М.: ЮНИТИ, 2008. - 314 с.

6. Новиков, О.А. Логистика: Учеб. пособие./ О.А. Новиков, B.A. Hoc, С.А. Уваров - СПб.: СЭПИ, 2007. - 217 с.

7. Попов, Г. Логистика для бизнес-процессов. / Г. Попов. // Настольный журнал ИТ-руководителя «Директор ИС», 2004. - №2. -С. 32-34.

8. Попов, С.М. Логистическое управление и составление расписаний в производственных системах. / С.М. Попов, Е.И. Перовская. // Настольный журнал ИТ-руководителя «Директор ИС», 2004. - №7. -С. 18-20.

9. Портал «Adviss logistics логистический портал: Информационные системы» http://www.adviss.ru

10. Портал «Азбука логистики» http://theory.alogistica.ru

11. Портал «Бизнес-образование он-лайн: рубрика «Логистика» http://www.bizeducation.ru

12. Портал «Информационные технологии и системы в транспортной логистике». http://mirkaspb.ru

13. Портал «Логистика. Задачи и Функции: рубрика «Информационная логистика» http://www.aqz.ru

14. Сербин, В.Д. Основы логистики. Учебное пособие./ В.Д. Серебин. -Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2004 . - 314 с.

15. Сергеев, В.И. Логистика в бизнесе: Учебник. / В.И. Сергеев. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 608 с.

16. Хэссиг, К. Информационная логистика и менеджмент потока работ./ К. Хэссиг, М. Арнольд.// Проблемы теории и практики управления, 1997. - №5. - С. 12-14.

Размещено на Allbest.ru

...