Закупівельна робота

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Вступ

1. Оптові закупівлі товарів та їх комерційне забезпечення

1.1 Особливості організації закупівельної роботи на оптовому ринку

1.2 Оперативне планування оптових закупівель товарів

2. Дослідження закупівельної діяльності оптового підприємства Україна

2.1 Організація комерційної роботи по закупівлі товарів

2.2 Обґрунтування вибору постачальників товарів на підприємстві Україна

2.3 Закупівля товарів за прямими зв'язками

2.4 Організація закупівель товарів на ярмарках і виставках

3. Рекомендації щодо підвищення ефективності закупівельної діяльності оптового підприємства Україна

Висновок

Література

Вступ

Закупівельна робота є основою комерційної діяльності. З неї фактично починається комерційна робота. Щоб продати товар, продавцеві необхідно мати свій в розпорядженні товар, реалізовуючи який він отримає прибуток.

Спеціалісти-комерсанти повинні добре знати організацію і технологію закупівельної роботи у роздрібних постачальників, знаходити оптимальних комерційних партнерів по закупівлі товарів, забезпечувати точне і обов'язкове виконання умов договорів поставки товарів.

Визначення потреби в товарах і послугах необхідне для досягнення комерційного успіху торговельного підприємства. Попит - це форма ринкового виявлення потреби. Вивчення і прогнозування купівельного попиту є необхідною умовою ефективного використовування маркетингу для успішної комерційної роботи по закупівлях товарів, Теорія і практика маркетингу виробили цілий арсенал засобів і способів вивчення і прогнозування купівельного попиту, які необхідно використовувати при організації оптових закупівель товарів. Тому оптові закупівлі слід починати з вивчення попиту, потреб покупців на товари, купівельних намірів і інших факторів, що формують попит. Попит на товари формується під впливом численних економічних, соціальних, демографічних, і інших факторів, які постійно змінюються в процесі розвитку суспільного виробництва. Оптово-торговельні підприємства, обслуговуючи певний територіально-економічний район і конкретних покупців, вивчають як обсяг купівельного попиту на ті або інші види товарів, так і асортиментну структуру попиту. Для цього торговельними підприємствами використовуються різні методи вивчення і прогнозування попиту. До них слід віднести оперативний облік продажу товарів і рух товарних запасів за минулий період, вивчення і узагальнення заявок і замовлень роздрібних торговельних підприємств на придбання і поставку товарів, облік і аналіз незадоволеного попиту оптових покупців, проведення асортиментних і кон'юнктурних нарад з покупцями, економіко-математичні методи прогнозування попиту і т.д.

Для вивчення і прогнозування попиту на великих і середніх торговельних підприємствах створюються маркетингові служби, однією з основних функцій яких є вивчення як загального обсягу попиту (місткості ринку), так і внутрішньо групової структури попиту на товари, що закуповуються. маркетинговий закупівельний ринок оптовий

Керуючись результатами маркетингових досліджень, оптової бази, комерційні фірми і інші оптові покупці будують свою політику закупівель, укладаючи довгострокові угоди з постачальниками товарів, на які очікується підвищення попиту.

Для розрахунку потреби в товарах можуть бути використані різні методи (нормативний метод визначення потреб в товарах, метод використання коефіцієнта еластичності, балансовий метод та ін.). У кожному конкретному випадку вибір методики диктується умовами, в яких працює торговельне підприємство, умовами прогнозу, інформаційним забезпеченням і іншими факторами

1. Оптові закупівлі товарів та їх комерційне забезпечення

1.1 Особливості організації закупівельної роботи на оптовому ринку

Оптові закупівлі товарів в умовах глибокого суспільного розподілу праці є необхідною комерційною функцією, яка забезпечує розміщення замовлень торгівлі на виготовлення і постачання товарів, необхідних для задоволення попиту населення у товарах народного споживання.

Суспільне значення цієї комерційної функції полягає в тому, що її результатом визначається обсяг і структура споживання товарів, якість основних процесів суспільного відтворення. Адже оптові закупівлі опосередковують, з одного боку, вплив торгівлі на виробництво щодо визначення його обсягів, вдосконалення асортименту і підвищення якості товарів, а з іншого - вплив на роздрібну торгівлю щодо формування нею торгового асортименту, розширення реалізації, поліпшення організації торговельного обслуговування і, як наслідок, на підвищення рівня задоволення матеріальних і культурних потреб населення.

З погляду комерційних інтересів суб'єктів комерційної діяльності оптові закупівлі - це процес прийняття комерційного рішення, завдяки якому констатується наявність ринкової потреби в певних товарах і здійснюється відбір конкретних товарів та їх постачальників із тих, що є на ринку.

Для виробників товарів та послуг оптові закупівлі є гарантією їх збуту і, відповідно, гарантією забезпечення безперервності виробництва, ефективного функціонування підприємств. Для роздрібної торгівлі вони є запорукою своєчасного надходження товарів, а для всіх учасників товаропросування - надією на виживання в умовах ринкової конкуренції. Однак при цьому досягнення мети всіма учасниками процесу товаропросування значною мірою залежить від спільного забезпечення ними інтересів суспільства загалом, а саме, зростання обсягів і поліпшення структури народного споживання.

Оптові закупівлі товарів здійснюються на підставі таких основних принципів:

запорукою оптових закупівель товарів є попит споживачів; придбання товарів без урахування попиту призводить до сповільнення товарооборотності, збільшення витрат обігу на їх доведення до кінцевих споживачів, а отже, до погіршення фінансового стану підприємств;

обсяг і асортимент товарів, що підлягають закупівлям, мають відповідати обсягові, асортиментові й динаміці споживання з урахуванням необхідності нормалізації товарних запасів;

оптові закупівлі товарів мають забезпечувати нормальні умови для регулювання товаропостачання роздрібної торговельної мережі в оптимальному для неї режимі;

оптові закупівлі повинні здійснюватися з орієнтацією на постійне оновлення асортименту з урахуванням найновіших досягнень науки і виробництва та розвитку людських потреб.

Організація оптових закупівель - це комплекс взаємопов'язаних /правлінських і комерційних рішень та торгових операцій, завдяки тим забезпечується виявлення і вивчення попиту споживачів відповідно до потреб суспільства, надання і узгодження з постачальниками замовлень на виробництво і постачання товарів, укладення договорів постачання для визначення порядку і механізму виконання замовлень па контроль за надходженням товарів і додержання сторонами умов договору.

На стадії підготовки до оптових закупівель торговельні підприємства уточнюють свою маркетингову стратегію, здійснюють діагностику ринку ля інформаційного забезпечення закупівельної діяльності (вивчають і прогнозують розвиток потреб, попиту і товарної пропозиції), виробляють маркетингову тактику закупівельної діяльності (складають оперативний план оптових закупівель, вивчають їх джерела та можливих постачальників зварів, розробляють проекти договорів постачання товарів).

1.2 Оперативне планування оптових закупівель товарів

Основою організації закупівельної роботи є розробка маркетингової тактики її здійснення, тобто оперативне її планування.

Метою оперативного планування є правильна організація оптових закупівель і посилення особистої відповідальності кожного комерційного працівника за виконання планових завдань.

Планують оптові закупівлі товарів у два етапи.

Вихідним етапом оперативного планування є визначення потреби в оптових закупівлях товарів, тобто складання плану надходження товарів на підприємство. Він розробляється для кожної товарної групи на плановий період (рік, квартал). Розрахунок здійснюється за формулою

Н=Р + Зк~За,

де Н - план надходження товарів; Р - план реалізації товарів; Зк - норматив запасів на кінець планового періоду; Зп - очікувані запаси на початок планового періоду.

Результати оформляються у вигляді таблиці:

Найскладнішим завданням під час розроблення плану надходження товарів на підприємство є визначення плану продажу товарів. Підставою для цього на підприємствах оптової торгівлі є замовлення роздрібних підприємств та інших споживачів зони діяльності бази, укладені з ними договори на постачання товарів. На підприємствах роздрібної торгівлі - матеріали вивчення і прогнозування попиту населення.

Для прогнозування попиту населення зазвичай використовуються такі методи:

метод екстраполяції ряду динаміки;

нормативний метод;

прогнозування попиту з використанням коефіцієнта еластичності;

метод економіко-математичного моделювання;

метод експертних оцінок.

Екстраполяція - знаходження рівня ряду за його межами, в майбутньому - здійснюється різними прийомами. Вибір методу екстраполяції динамічного ряду залежить від особливостей ряду.

Якщо ряд динаміки, що відображає реалізований попит, протягом відносно короткого періоду характеризується певною стабільністю, то прогноз на найближчий час можна здійснювати на основі середньої арифметичної.

Для товарів, попит на які має стійку тенденцію до зростання або спаду, розвиток ряду динаміки можна прогнозувати за середніми темпами зростання або спаду.

Середній темп зростання (спаду) реалізації розраховується за формулою

де Тр - середній темп зростання; уп - кінцевий показник ряду; у - початковий показник ряду; п - число показників у динамічному ряду.

Прогноз на основі середніх темпів зростання (спаду) розраховується за формулою де у. - прогнозний показник; п - кількість інтервалів ряду динаміки, на які розраховується прогноз. Ряди динаміки можна розглядати як функцію часу і з певними наближеннями описувати їх за допомогою різних математичних рівнянь. Найбільш характерними математичними рівняннями, які можуть наближено описувати розвиток динамічних рядів попиту, є рівняння на зразок:

У = а + Ъ-Ь;

1,У = а + 1Йї,

У = а + Ьг + с-і1;

У = а'.

Щоб за допомогою таких рівнянь описати розвиток ряду динаміку попиту, необхідно попит позначити у, а порядковий номер у ряду динаміки - Ј. Вибір рівняння, за допомогою якого можна описати ряд динаміки і спрогнозувати його розвиток, варто розпочинати з графічного аналізу. Після знаходження параметрів рівняння в нього підставляється порядковий номер прогнозованого року і визначається прогноз попиту. Варто зазначити, що прогнозування попиту методом екстраполяції виходить із припущення, що комплекс факторів, які формують попит на товари, надалі змінюватися не буде, що буває вкрай рідко. Тому даний метод можна застосовувати тільки для короткотермінових прогнозів.

Нормативний метод прогнозування попиту заснований на використанні фізіологічних норм споживання основних харчових продуктів, перспективних норм раціонального споживання непродовольчих товарів, норм забезпеченості людей товарами культурно-побутового призначення тощо (табл.2.2.1).

Для використання перспективних норм раціонального споживання непродовольчих товарів і фізіологічних норм споживання харчових продуктів для прогнозування попиту необхідно, насамперед, визначити, в якому році для прогнозованого товару буде досягнута ця норма. Розрахунки здійснюються шляхом інтерполяції - визначенням показників, відсутніх у динамічному ряду явищ, на основі встановленої взаємозалежності членів ряду. Прогноз середньодушового споживання У 4 на будь-який рік, що передує року досягнення перспективної норми раціонального споживання, можна розрахувати за формулою

де Ук - прогноз споживання товару на рік Ј; Уф - фактичне споживання товару в базовому році; Уп - перспективна норма споживання товару; к - кількість років, на які прогноз випереджає фактичні дані.

Еластичністю попиту називають його здатність змінюватися під впливом зміни доходів, ціни та інших економічних факторів. Показником еластичності є відношення між відносною зміною попиту і відносною зміною фактора, що його формує (доходи, ціна тощо).

Так еластичність попиту залежно від доходів може бути виражена рівнянням

Ј = (ДУ/ДХ)(Х/У),

де Ј - коефіцієнт еластичності попиту від доходів; АУ - приріст попиту на душу населення; АХ - приріст доходів на душу населення; У - середньодушові розміри попиту; X - середньодушові розміри доходу.

Коефіцієнт попиту від доходів показує, на який відсоток зміниться попит за зміни доходу на 1 %.

Математичне моделювання процесів формування попиту являє собою опис цих процесів за допомогою математичних формул, рівнянь та нерівностей. Вони повинні адекватно відображати реальні зв'язки, характерні для формування попиту. Звичайно, математичні моделі не можуть передбачити всі особливості формування попиту. Однак вони можуть досить докладно описати їх суть і служити більш надійним інструментом для прогнозування, ніж звичайна екстраполяція динамічних рядів.

Експертні оцінки як основа для прогнозування попиту використовуються переважно у довгострокових прогнозах або за відсутності достатньої надійної інформації. Якщо порівняти і певним чином обробити відповіді2. Дослідження закупівельної діяльності оптового підприємства Україна

Підприємство Україна існує на ринку більше 5 років. Україна є оптовим торговим підприємством.

Україна здійснює торгівлю великим і дрібним оптом продовольчих товарів.

Місце знаходження та поштова адреса:.

Девіз підприємства: "Робити світ красивіше, яскравіше і краще, надаючи людям максимально відповідає їхнім потребам вибір засобів для створення і підтримки краси та комфорту".

В асортименті представлена продукція як вітчизняних, так і зарубіжних виробників.

Предметом діяльності Україна є:

а) торгівля (оптова);

Головною метою організації є господарська діяльність, спрямована на отримання прибутку для задоволення економічних, соціальних і культурних інтересів членів трудового колективу товариства, інтересів учасників товариства при найкращому задоволенні потреби покупців.

Середньооблікова чисельність працівників становить 36 осіб

Загальне керівництво підприємством здійснює власник.

Власник відповідає за діяльність торгового підприємства в цілому, бере участь у розробці стратегії, представляє підприємство в зовнішньому оточенні, тобто доводить цілі підприємства, виробляє принципи, які лежать в основі організації, створює умови максимального використання потенціалу всіх співробітників організації.

Далі розглянемо організаційну структуру Україна.

На чолі складського господарства стоїть керуючий складами. Він несе повну відповідальність за транспортування, облік, приймання та видачу товару, а також за збереження реалізованої продукції. Для виконання даних обов'язків на складах працюють водії, комірники, вантажники прибиральники та завідувач господарством.

Відділ закупівель очолює менеджер по закуп. В його підпорядкування входять менеджери, які мають торгове освіту. Менеджера по закуп займаються підбором найбільш вигідних постачальників продукції по всій Російській Федерації. Фінансовий менеджер має у своєму підпорядкуванні таких співробітників, як бухгалтера та економісти. Бухгалтера займаються веденням документації з продажу. Економісти фінансового відділу збирають і аналізують інформацію з продажу підприємства і складають бюджет підприємства за різними напрямками. У відділ продажів входять такі співробітники, як торгові представники (займаються розповсюдженням оптових партій товару), оператори ПК (реалізують продукцію в демонстраційному залі).

Дана організаційна структура підприємства довела свою ефективність і практичність. Всі чотири відділи тісно пов'язані між собою.

Перелік комп'ютерних програм, що використовуються на підприємстві:

1: Підприємство 7 версія, в неї входять:

2: Бухгалтерія

3: Торгівля + склад

Вивчення купівельного попиту проводиться працівниками підприємства самостійно. Для цього використовуються такі методи, як спостереження за покупцями, спілкування з покупцями. Для вивчення купівельного попиту також використовуються дані залишків товарів.

В даний час Україна здійснює реалізацію товарів роздрібним торговельним підприємствам.

Підприємство Україна, продає тільки якісний і сертифікований товар

2.1 Організація комерційної роботи по закупівлі товарів

Закупівельна робота є основою комерційної діяльності в торгівлі. З неї, по суті, починається комерційна робота. Щоб продати товар покупцю і дістати прибуток необхідно розташовувати товаром.

Закупівлею товарів на даному підприємстві займається відділ закупівель. У відділ закупівель входять менеджери з закуп, які мають торгове освіту. Менеджери по закуп займаються підбором найбільш вигідних постачальників продукції.

Дуже важливо виявити, вивчити і вибрати найбільш підходящі джерела надходження товарів, в яких буде здійснюватися закупівля.

Своєчасне і точне виявлення потреб служить істотною передумовою для можливостей своєчасних закупівель необхідних товарів у необхідних кількостях і потрібної якості.

Якщо потреба в товарах була оцінена занадто високо, то в наслідок цього виникають покладу, тобто запаси товарів на складі, які не можна продати або можна продати зі збитком. Якщо потреба оцінена занадто низько, замовляється мало товарів, а значить і запаси занадто малі. Оборот тому менше, ніж міг бути. Крім того, розсерджені покупці можуть звернутися до конкурентів, тобто виникають втрати збуту. Аналогічна ситуація виникає, якщо якість товарів, необхідна покупцем, оцінено невірно.

Підставою для визначення попиту на досліджуваному підприємстві є:

а) запити і надходження замовлень від покупців;

б) регулярні опитування, що можуть проводитися серед визначеного кола покупців (мала вибірка);

в) доповіді власних співробітників (операторів ПК);

г) доповіді агентів по збуті (торговельних представників);

д) статистика по збуті (статистика з продажу), яка дає довідки про попередній обороті, а також обороти по окремих групах товаром або товарам (по більшій частині по областях збуту і групам покупців).

На даному підприємстві працівниками постійно проводяться усні опитування постійних покупців. Торгові представники ведуть активну роботу з виявлення потреб покупців, далі вся інформація передається у відділ закупа, на основі чого формується необхідний асортимент, і визначаються постачальники, у яких можна придбати бажані товари.

Основним критерієм вибору постачальників на досліджуваному підприємстві торгівлі Україна, є відпускна ціна товару, що реалізується даними постачальником. Як відомо, найменша відпускна ціна товару встановлюється виробником товарів, тому фахівці підприємства вважають за краще купувати товар, безпосередньо у його виробника.

Також важливим критерієм вибору постачальника є сума витрат на доставку товару на підприємство. Після проведення деяких розрахунків було визначено, що ціна придбання (яка складається з суми відпускної ціни на товар і транспортних витрат на його доставку) виходить, як правило, нижче при придбанні товарів у виробників товарів, ніж у посередників.

Наступним критерієм відбору постачальників є якість продукції. Аналіз якості проводиться за допомогою усного опитування покупців працівниками даного підприємства.

Таким чином, досліджуване підприємство при виборі тих чи інших постачальників керується такими основними критеріями їх відбору:

а) відпускна ціна;

б) ціна придбання;

в) рівень попиту на товар;

г) рівень якості товару;

д) умови договору поставки;

е) ступінь надійності постачальника;

ж) час виконання замовлення;

На досліджуваному у цій роботі підприємстві проводиться моніторинг діяльності своїх постачальників, так званий рейтинг постачальників. Цей метод можна вважати найбільш поширеним методом вибору постачальника. Вибираються основні критерії вибору постачальника, далі працівниками служби закупівель встановлюється їх значимість експертним шляхом. Наприклад, припустимо, що підприємству необхідно закупити товар, причому його дефіцит неприпустимий. Відповідно, на перше місце при виборі постачальника буде поставлений критерій надійності постачання. Питома вага цього критерію буде найбільшим.

Вираховується значення рейтингу по кожному критерію шляхом добутку питомої ваги критерію на його експертну бальну оцінку (наприклад, по 10-бальній системі) для даного постачальника (наприклад ТОВ "Конті"). Далі підсумовують отримані значення рейтингу за всіма критеріями і отримують підсумковий рейтинг для конкретного постачальника. Порівнюючи отримані значення рейтингу для різних постачальників, визначають найкращого партнера. Якщо рейтингова оцінка дає однакові результати для двох і більше постачальників за основними критеріями, то процедуру повторюють з використанням додаткових критеріїв. Після проведення даного методу вибору підприємство Україна зробило вибір на користь наступних постачальників:

Наступним етапом роботи закупівельного відділу є укладення договорів з потенційними постачальниками. Договору можуть укладатися в усній, письмовій чи нотаріальній формі.

У господарській практиці договір є основою ділових відносин двох сторін, викритих у письмову форму, з відповідними правилами (друк, необхідні реквізити сторін тощо)

Договір набирає чинності і стає обов'язковим для сторін з моменту його укладення. Він вважається укладеним, якщо між сторонами в необхідної в які підлягають випадках формі, досягнуто згоди з усіх істотних умов договору.

Договору можуть укладатися на 5, 3 та 2 роки, на рік чи інший період (короткострокові, сезонні, а також на разові поставки).

Підприємство Україна своєчасно і правильно укладає договори з постачальниками, а також встановлює раціональні прямі договірні зв'язки по поставках товарів, як правило, на один рік і здійснює постійний контроль за їх виконанням.

У договорі передбачені наступні умови:

а) дата укладення договору;

б) повне найменування сторін, що уклали договір;

в) предмет договору;

г) ціна і загальна сума договору;

д) порядок розрахунків і постачання;

е) порядок приймання і повернення заставної тари;

ж) права та обов'язки сторін;

і) відповідальність сторін;

к) форс-мажор;

л) вирішення спорів; м) термін дії договорів; н) прикінцеві положення;

п) юридичні адреси та платіжні реквізити сторін;

Правильний вибір форми договірних зв'язків, ретельно обмірковане узгодження умов договорів, контрактів, є основою успішної господарської та комерційної діяльності підприємств беруть участь у торгівлі. Після того, як укладено договір з постачальником, відділом закупівель формується замовлення на певну групу товарів. На даному етапі менеджер по закуп, готували і оформляв заявку узгодить її зміст з керівником відділу закупа. Таке погодження на підприємстві проводиться за допомогою подання керівнику бланка заявки. Якщо в процесі узгодження потрібно було внести зміни, в такому випадку працівник проводить повторну підготовку, оформлення та узгодження заявки на матеріал. Відповідно до даної заявкою на товари відділом закупівель готується запит на продукцію, який є прохання до постачальника на поставку, необхідну кількість і терміни поставки якого вказані у відповідних позиціях форми запиту. Підготовлений і відповідним чином оформлений запит на поставку відправляється постачальнику за допомогою обраного засоби зв'язку (електронна пошта, торгові представники даного постачальника). На підставі записів про відправку запиту (зроблених при його відправці) та інформації з документів, що підтверджують його отримання, робляться необхідні записи в реєстраційних формах.

Відповідно до відправленим замовленням, від постачальника повинна бути отримана рахунок-фактура. Далі проводиться виконання зобов'язань по оплаті замовлення, відповідно до умов договору. Як тільки зобов'язання з оплати виконані, відділ закупа за допомогою обраного засоби зв'язку інформує про це постачальника, відправляючи повідомлення про виконання зобов'язань з оплати згідно з договором. Постачальник, при отриманні повідомлення про виконання замовником зобов'язань по оплаті, згідно з договором, відправляє повідомлення, в якому зазначені терміни, в які він готовий провести відвантаження (постачання товару), відповідно до умов поставки за договором. Далі менеджер з відділу закупівель досліджуваного підприємства контролює місцезнаходження і стан вантажу в процесі його доставки до кінцевого пункту. Контроль починає здійснюватися після отримання менеджером повідомлення, що матеріал відвантажено зі складу постачальника. Відхилення від контрольних дат, згідно з угодою, і факти порушення його пунктів та умов, відмічені менеджером відділу закупівлі підприємства Україна відповідним чином реєструються, щоб служити в якості матеріалу для можливого подальшого виставлення претензій постачальнику. Після одержання товару, складськими працівниками підприємства проводиться перевірка відповідності характеристик, якості та комплектності отриманого товару з заявленими постачальником і реєструються виявлені відхилення. Для торговельного підприємства Україна питання вибору постачальників є важливим чинником своєчасного задоволення споживчого попиту. Від вибору постачальника залежать: витрати, якість, своєчасність поставок та інші, а отже і обсяг товарообігу. Все це призводить до необхідності ретельного вибору постачальників. Як видно з проведеного аналізу діяльності підприємства, воно пройшло етап відбору постачальників товарної продукції. В даний час фірма працює з постійним числом постачальників парфумерної та косметичної продукції. На сьогоднішній день з постачальниками товарів налагоджені господарські зв'язки, розроблені та укладені договори поставки. Механізм закупівельної діяльності підприємства досить відпрацьований.

2.2 Обґрунтування вибору постачальників товарів на підприємстві Україна

Ефективність закупівельної роботи залежить від правильного вибору джерел оптових закупівель і конкретних постачальників товарів.

Основними джерелами оптових закупівель споживчих товарів є:

промислові й сільськогосподарські підприємства, місцева промисловість, індивідуальні виробництва;

оптово-посередницькі структури;

закордонні фірми і компанії.

Джерела товарного забезпечення визначаються, виходячи зі структури конкретного ринку товарів, контингенту оптових покупців, асортименту товарів, товарооборотності й фінансових можливостей торговельного підприємства.

Необхідність найбільш повного задоволення попиту споживачів в умовах посилення конкуренції зумовлює адекватні вимоги торговельних підприємств до джерел закупівель товарів. Перехід від ринку продавця до ринку покупця дозволяє торговельним підприємствам надавати перевагу тим джерелам закупівель товарів і конкретним постачальникам, які пропонують товари необхідного асортименту, належної якості за найвигідні-шою ціною.

Постачальниками називають конкретні підприємства різних джерел закупівель товарів. Правильний вибір постачальників в умовах ринку - надто відповідальне завдання; помилки у цій справі можуть коштувати підприємствам дуже дорого. Вибір постачальників здійснюється після завершення плану надходження товарів на підприємство. З цією метою складається список можливих постачальників кожного виду товарів. Вибір постачальників покупцями здійснюється в тому випадку, коли немає монополії серед постачальників

.

Якщо підприємство закуповує товари в одного постачальника, то можна налагодити тісні ділові контакти і встановити взаємовигідні форми ділових відносин, пов'язаних з наданням споживачам знижок з ціни і додаткових видів обслуговування. Джерелами інформації для складання списку постачальників є вивчення ринку товарів.

Якщо постачальників небагато (два-три), критеріями вибору найбільш придатного з них служать порівняльні виробничі можливості, ціни на товари, що закуповуються, надійність постачальників. З числа наявних на ринку обирається той постачальник, який найбільше відповідає переліченим критеріям. За інших однакових умов перевагу надають, як правило, місцевим постачальникам. Критерії вибору постачальників можуть бути доповнені й іншими специфічними для конкретного покупця критеріями. Доцільно заповнювати таблиці, проставляючи бали кожному постачальнику за кожним критерієм. При цьому бал 5 означає "відмінно", 4 - "дуже добре", 3 - "добре", 2 - "задовільно", 1 - "мало прийнятний", 0 - "не прийнятний". Перевага повинна надаватися тим постачальникам, які набирають найбільшу кількість балів.

Більш детальний вибір постачальника може бути зроблений під час його відвідування. При цьому особливу увагу слід надати з'ясуванню таких питань:

якість товарів (чи відповідає якість товарів попиту споживачів)

можливі фінансові пільги;

можливості централізованої доставки товарів тощо

2.3 Закупівля товарів за прямими зв'язками

У сучасних умовах основною формою оптових закупівель товарів є оптові закупівлі товарів на основі прямих зв'язків.

Під прямими договірними зв'язками розуміють безпосередні комерційні відносини між підприємствами-виробниками товарів та послуг і їх споживачами (роздрібними торговельними підприємствами, підприємствами громадського харчування тощо).

Встановлення прямих зв'язків під час закупівель товарів означає відмову від послуг посередницьких структур, зайвих проміжних ланок, що сприяє прискоренню процесу товаропросування, зменшенню затрат на його здійснення, ефективнішій взаємодії між попитом і пропозицією.

Формування ринкових відносин зумовило суттєве збільшення надходжень товарів у роздрібні торговельні підприємства безпосередньо від виробничих підприємств за рахунок скорочення їх надходження від оптових баз та інших комерційних посередників. Це пояснюється тим, що підприємства роздрібної торгівлі за прямими договірними зв'язками з виробниками товарів мають більше доходів, ніж під час поставок товарів через оптову ланку. Ефективність прямих зв'язків виявляється в закупівлі товарів у виробників за нижчими цінами за рахунок скорочення кількості посередників і, відповідно, зменшення величини торговельних надбавок, що встановлюються кожним посередником.

Прямі договірні зв'язки підприємств торгівлі з виробничими підприємствами є найбільш раціональними (а інколи і єдино можливими щодо швидкопсувних товарів) для поставок товарів простого асортименту, які не вимагають відповідного підсортування на оптових базах.

За певних умов прямі зв'язки ефективні для поставок деяких непродовольчих товарів. За прямих договірних зв'язків укріплюються ділові контакти працівників торгівлі й промисловості. Комерсанти мають можливість у безпосередніх переговорах узгоджувати розгорнутий асортимент за вид* ми, артикулами, фасонами, моделями, більш глибоко вникати в питань технології виробництва, підказувати робітникам промислових підприємств можливості вдосконалення асортименту товарів, підвищення їх якості тощо. Для промислових підприємств такі зв'язки дозволяють оперативні переглядати і впроваджувати нові моделі, вносити в процесі виробництв корективи в номенклатуру, матеріали і фурнітуру виробів.

Встановлюючи прямі договірні зв'язки з підприємствам] промисловості, підприємства торгівлі повинні передбачає ти можливість формування широкого асортименту то варів і забезпечення завезення товарів з необхідною частотою. Формування торгового асортименту, як правило вимагає укладання договорів з великою кількістю постачальників, які спеціалізуються на випуску певних товарів, що призводить де "розпорошення" поставок і зменшення частоти завезення товарів. Особливо це відчувається у невеликих за обсягом реалізації торговельних підприємствах. Тому в кожному конкретному випадку необхідно визначати можливість переходу на прямі зв'язки. Адже економічно прямі зв'язки є прийнятними лише тоді, коли оптовими покупцями є великі підприємства, обсяг замовлень яких дозволяє виробникам зосередитися на виробництві, а не вирішувати питання збуту, а роздрібним торговцям - одержувати товари в належному асортименті з необхідною частотою.

Можливість встановлення прямих комерційних зв'язків визначається для кожної товарної групи (чи товару). Для цього попередньо за окремими групами розраховують мінімальний товарооборот, за якого з'являється можливість закупівель товарів на основі прямих зв'язків, за формулою

о =Уи.-т.

тт / . і і, і=1

де Отіп - мінімальний товарооборот, який дозволяє закуповувати товари на основі прямих зв'язків; ІУ. - мінімальна норма відвантаження товару, який поставляється і-им підприємством-постачальником; Т - мінімально допустима частота завезення товару від і-го постачальника.

Враховуючи те, що однойменні товари можуть надходити від кількох постачальників, а обсяги поставок від різних постачальників завжди будуть різними, треба стежити, щоб рішення про можливість налагодження прямих зв'язків приймалося лише за умови збереження нерівності

о 1/ні>ті,

де О. - обсяг постачання товару від і-го постачальника.

2.4 Організація закупівель товарів на ярмарках і виставках

Ярмарки - це регулярно організовувані комерційні заходи з обмеженим часом проведення для продажу-купівлі товарів чи послуг на основі виставлених зразків, а також демонстрації, нових досягнень і технічних удосконалень.

Характерною ознакою ярмарків є періодичність проведення, а також те, що в них беруть участь спеціалісти; на них обов'язково представлені товарні зразки, а основною метою є укладання угод на купівлю-продаж товарів чи послуг.

Близькими за змістом до ярмарків є виставки, які теж відіграють важливу роль у комерційній діяльності. Виставки - це ринкові заходи з обмеженим часом проведення, де виставляються експонати, призначені, переважно, для звичайних відвідувачів (не фахівців), для пропаганди товарної продукції чи послуг і сприяння їх збуту.

Оскільки ярмарки і виставки близькі за метою, то вони можуть відбуватися одночасно (виставки-ярмарки).

За складом учасників (територіальною ознакою) ярмарки і виставки можуть бути-міжнародними, міжрегіональними і регіональними.

Міжрегіональні ярмарки і виставки в межах країни демонструють споживачам продукцію і послуги, запропоновані виробниками декількох регіонів.

Місцеві (регіональні) ярмарки і виставки демонструють учасникам товари та послуги певного регіону. Вони влаштовуються в багатьох регіонах країни і дають шанс для успіху на ринку. Склад відвідувачів тут обмежений, але учасники збираються з усієї країни та з-за кордону Міжрегіональні та місцеві ярмарки і виставки є, переважно, національними. На такі ярмарки і виставки у своїй країні допускаються іноземні покупці, але право продажу мають тільки національні фірми.

Ярмарки і виставки вважаються міжнародними за значної кількості іноземних учасників (зазвичай не менше як 10%) і відвідувачів-спеціа-лістів (не менше як 5 %).

На міжнародних ярмарках і виставках експонуються товари і послуги однієї чи декількох галузей. їх перевагою є те, що вони зосереджують зразки великої кількості товарів з різних країн. Це дає можливість протягом короткого часу ознайомитися з пропозиціями, отримати необхідну інформацію від фахівців, порівняти ціни, якісні характеристики, провести переговори, визначити комерційні умови і, як наслідок, укласти угоду.

За товарним профілем ярмарки і виставки поділяються на універсальні й спеціалізовані.

Слід зауважити, що останнім часом універсальних ярмарків, тобто таких, на яких представлений весь комплекс товарів як споживчого, так і промислового призначення, за кордоном більше не існує. Замість них практикуються багатогалузеві виставки і ярмарки, де представлений асортимент із детальною і продуманою класифікацією багатьох товарів різноманітних галузей промисловості. Коло галузей визначається відповідно до інтересів споживачів (наприклад, будівництво та обладнання офісів).

Спеціалізовані ярмарки і виставки репрезентують окремі групи товарів і послуг, а в межах однієї групи зорієнтовані на потреби конкретних споживачів. Вони одночасно є підставою для ініціативи у сфері кооперації, місцем обміну товарами, ідеями, "ноу-хау". Тут за декілька днів можуть бути перевірені шанси стосовно збуту товарів та послуг. На спеціалізованих ярмарках та виставках виявляються процеси та зміни, що відбуваються на ринку, а також визначаються напрями та темпи подальшого розвитку.

За тривалістю і способом проведення^ виставки можна поділити на такі види: короткотривалі, пересувні, постійно діючі, торгові центри, торгові тижні.

Короткотривалі (соло-виставки) тривають не більше трьох тижнів. Вони можуть бути багатогалузевими або спеціалізованими.

Пересувні виставки організовуються для розширення кола відвідувачів з використанням різних видів транспорту. Наприклад, у Японії, Швеції, Англії влаштовують плаваючі виставки на борту великого судна, яке відвідує портові міста декількох країн. Експонати розміщують на палубах, у каютах, проходах. Тут організовують консультації фахівців, розповсюджують рекламні й технічні проспекти. Демонстрація зразків може супроводжуватися продажем. Для пересувних виставок можуть також використовуватися автофургони, салони літаків.

Постійні виставки зразків організовують зазвичай при дипломатичних консульствах та інших представництвах своєї країни за кордоном з метою демонстрації потенційним іноземним покупцям зразків експортної продукції для укладання угод за ними.

Торгові центри створюються національними організаціями за кордоном. Вони здійснюють активну діяльність щодо проведення спеціалізованих виставок у країнах їх місцезнаходження; надають фірмам-експонентам безоплатно виставкову площу; виконують за свій рахунок проектування і оформлення виставок, монтаж і демонтаж стендів, надають учасникам інформацію про кон'юнктуру ринку.

Новим видом виставок є торгові тижні. їх організовують переважно в універсальних магазинах великих міст для показу та продажу споживчих товарів.

Ярмарково-виставкова діяльність відіграє велику роль у економіці багатьох країн. Наприклад, у Німеччині виставки-ярмарки розглядають як окрему галузь економіки. Там щорічно беруть участь в ярмарках і виставках близько 150 тис. учасників із 180 країн. Такі заходи відвідують до 10 млн осіб.

Виставки і ярмарки набувають важливості й в економіці України. Простежується дві тенденції їх розвитку.

Перша тенденція - це продовження проведення ярмарків за радянськими традиціями з використанням відпрацьованих попередніх комерційних контактів і технологій. Під це створюється певна нормативно-правова база. Однак ярмарків такого типу з кожним роком стає все менше, оскільки вони зазнають сучасного зарубіжного впливу, що зумовлений необхідністю дотримання єдиних міжнародних стандартів.

Друга тенденція виникла в Україні зі запровадженням принципів ринкової економіки. Утворюється мережа фірм, організацій, які спеціалізуються на проведенні ярмарків і виставок, що стає предметом їхнього бізнесу. Цей розвиток ярмарково-виставкової справи ґрунтується на зарубіжному досвіді, традиціях та правилах і зорієнтований на попит зацікавлених комерційних кіл.

3. Рекомендації щодо підвищення ефективності закупівельної діяльності оптового підприємства Україна

Провівши аналіз постачальників підприємства торгівлі Україна а також аналіз його товарних запасів дамо деякі рекомендації щодо поліпшення закупівельної діяльності підприємства.

Діяльність торгового підприємства багато в чому залежить від господарських відносин з постачальниками. У разі неспроможності або несумлінності постачальника у споживача можуть мати місце зриви у виконанні виробничих програм або ж прямі фінансові втрати. І навпаки: надійний постачальник - гарантія успіху.

Щодо підвищення надійності постачальників підприємства можна порекомендувати два заходи: зміна постачальників і жорсткість заходів, що застосовуються у разі не виконання договорів. Зміна постачальників на підприємстві Україна не раціональна, так як практично всі постачальники є виробниками товару, отже, найбільш вигідні підприємству. По відношенню до недостатньо надійним постачальникам (що відноситься до четвертої групи надійності) слід застосувати жорсткість заходів, що застосовуються при не виконанні договірних зобов'язань. Даний захід має підвищити надійність даних постачальників або, принаймні, забезпечити більшу захищеність Україна від наслідків несумлінного виконання договору. Посилення заходів, що застосовуються у разі не виконання договорів, на думку експертів, підвищує надійність постачальника в середньому на 5%. Дані заходи слід застосувати відносно частково надійних постачальників і відносно частково не надійних постачальників. Проведемо розрахунок, на скільки збільшиться товарообіг підприємства, при збільшенні надійності постачальників торгового підприємства Україна на 5%.



Таким чином, отримуємо, що за інших рівних умов (рівень торговельної надбавки залишиться на колишньому рівні і складе 31,5%), товарообіг досліджуваного підприємства торгівлі при впровадженні даного заходу збільшиться на 3456,3 тис. грн. і складе 117870,1 (товарообіг в 2008 році склав 114413,8 тис. грн.).

Вивчення інформації про постачальників виявило можливість роботи по передоплаті з "Біола", тому що даний постачальник надає знижки при такому способі розрахунку за товар. Це дозволить знизити собівартість реалізованих товарів, що за умови збереження цін реалізації на колишньому рівні дасть можливість підприємству встановити більш високу торговельну надбавку і отримати більше прибутку.

Проведемо оцінку доцільності зміни умов оплати при роботі з "Біола". Розмір наданої знижки становить 3% від суми закупівлі. Проведений аналіз дозволяє припустити, що кількісно обсяг закупівель у "Біола" не зменшиться, тому приймемо обсяг закупівель в 2012 році (16379,9 тис. грн.).

Таким чином, з урахуванням знижки вартість закуплених товарів складе 15888,5 тис. грн. При колишніх умовах оплати валовий дохід підприємства склав 5159,6 тис. грн. при надбавці 31,5% від 16379,9 тис. грн., для отримання такої ж суми валового доходу при вартості закуплених товарів 15888,5 тис. грн. підприємство має встановити торгову надбавку 32,5%. Однак робота за передоплатою буде вигідна й економічно доцільна, якщо сума валового доходу зросте, тому торговельна надбавка повинна перевищувати 32,5%.

Визначити оптимальний розмір торговельної надбавки досить складно. З одного боку, покупці досліджуваного підприємства готові купувати товар за колишніми цінами, що дозволяє встановити надбавку в розмірі 32,5% і отримати ту ж суму виручки від реалізації, але при більш низькій собівартості реалізованих товарів. Тому в якості оптимального розміру торговельної надбавки можна прийняти 34%.

Уявімо розрахунок зміни показників діяльності у разі переходу на роботу за передоплатою з "Біола" у таблиці 3.2.

Розрахунок показує, що перехід на роботу за передоплатою з "Біола" дозволить знизити собівартість реалізованих товарів даного постачальника на 3% (розмір наданої знижки) і встановити розмір оптової надбавки на рівні 34%. Це спричинить зниження виручки від реалізації на 242,5 тис. грн., Проте сума валового доходу зросте на 4,7% і складе 5402,1 тис. грн. У зв'язку з тим, що сума витрат на реалізацію залишиться колишньою (615,6 тис. грн.), Темп зростання прибутку від реалізації перевищить темп зростання валового доходу на 0,6 процентних пункту. Незважаючи на те, що сума податкових відрахувань з прибутку буде рости більш швидкими темпами, чистий прибуток збільшиться на 184,3 тис. грн. і складе 3637,7 тис. грн.

Таким чином, перехід на роботу за передоплатою з "Біола" дозволить даному підприємству збільшити прибуток до 3637,7 тис. грн. Дана міра спричинить зниження цін, що буде сприяти підвищенню конкурентоспроможності фірми.

Представлена в таблиці 3.2 динаміка показників за окремим постачальнику призведе до відповідних змін сукупних результатів діяльності фірми. Аналіз даних змін подано у таблиці 3.3.

Таким чином, при прийнятті Україна, рішення про перехід на роботу за передоплатою з "Біола" зниження загальної суми виручки на 248,9 тис. грн. компенсується зростанням суми чистого прибутку на 71,7 тис. грн. Крім того, перехід на передоплату дозволить знизити кредиторську заборгованість, а також сприятиме більш довірчих відносин з партнерами.

Ефективність використання товарних запасів визначається за допомогою такого показника, як час товарного обігу. Оптимальне значення часу товарного обігу складає 20-25 днів. На досліджуваному підприємстві були зафіксовані такі дані (час товарного обігу становить 15,9 днів). При дуже низькому значенні даного показника відбувається дефіцит товару, і підприємство недоотримає обсягу товарообігу і відповідно бажаної суми прибутку.

Ми повинні визначити товарні запаси підприємства за допомогою таких показників, як час подання замовлення на поповнення асортименту і величина замовлення.

Дані показники визначаються в кілька етапів, за допомогою певних формул.

Для початку необхідно визначити точку зниження замовлення, при якій подається замовлення на поповнення товарних запасів (Зп).

Таким чином, робимо висновок, що при сформованій ситуації необхідно подати замовлення на суму 1038,55 тис. гри, Тобто один раз в тиждень підприємству Україна слід подавати замовлення на поставку різних товарів загальною вартістю 1038,55 тис. грн.

Головний механізм системи управління запасами, який необхідно впровадити в роботу всіх її елементів, полягає в реалізації принципу зворотного зв'язку. Це класичний принцип будь керованої системи. Суть цього принципу полягає в тому, що, якщо керівна ланка системи надає керуючий вплив на робочий елемент системи, то в системі повинна існувати "зворотний зв'язок", яка дає дані про новий стан всієї системи і оцінює результативність її функціонування. Система буде керована, якщо після впливу на неї можна визначити її новий стан, оцінити його, і з урахуванням отриманих нових даних про систему можна прийняти наступне коригувальний вплив на систему.

Незважаючи на всю очевидність цього класичного вимоги до керованої системі, товарна система Україна не володіє цією властивістю. Вирішивши проблему складського обліку і видаючи в структуру збуту, що управляють, головний бухгалтер не отримує правильного уявлення про той стан, в якому знаходиться система.

Прислів'я - "знав би, де впаду - соломки підстелив" не годиться для торгової фірми. Вона не може помилитися у своїх висновках про доцільність постачань товарів і повинна дати правильні розрахунки обсягів поставок, визначити терміни завезення товару. Помилки ж тягнуть серйозні фінансові проблеми для фірми.

Для планування запасів фірма повинна досліджувати динаміку продажів в розрізі окремих товарів. Ця динаміка може бути представлена у вигляді графіка, на якому крива продажів буде здійснювати коливання відносно деякої усередненої кривої.

Звичайно, у найпростіших випадках знадобиться Excel. Представивши у вигляді електронної таблиці дані про продажі за ряд днів, можна застосувати найпростіші методи прогнозування (наприклад, метод ковзаючого середнього) і розрахувати оцінку продажів на найближчий період.

Для вирішення завдання управління необхідно знати прогнози продажів окремих товарів, їх ціни (закупівельні і продажні), можливі терміни поставок. І звичайно, врахувати суму вкладень в резерви. Відповіддю буде кількість товарів, що має бути на складі завжди. Це означає, що нижче встановленої величини рівень товару не повинен опуститися. Цю величину називають "нормою запасу". Таке завдання вирішується оптимізаційними методами.

Правильно розрахована норма запасу є формально висловлене правило управління запасами. Це правило зрозуміло кожному, навіть тим працівникам, які й не чули ні про які прогнозах, ні про ймовірності. Стеж собі за падінням рівня запасу і починай закуповувати, коли досягнута норма. У цьому й полягає "пряме" керуючий вплив.

Чи доцільно вирішувати цю чи іншу, подібну, завдання управління запасами? Відповідь на це питання можна дати лише тоді, коли буде прийнята до реалізації керівництвом фірми приблизно наступна логіка дій.

По-перше, слід почати з самого простого і корисного. Варто почати з "макроаналізу" товарних запасів. Для цього слід оцінити їх оборотність, оборотність грошей, вкладених в товарний запас. Аналізу може бути підданий не тільки весь товарний запас, як єдиний об'єкт вивчення, а й окремі товарні групи. Слід побудувати динаміку цих показників. Для цього слід підняти історію продажів.

По-друге, слід зіставити свої стратегічні і тактичні рішення з управління запасами з фактами коливання динаміки оборотності запасів. Можна вважати, що рішення виправдали себе, коли рівень оборотності постійно поліпшувався.

По-третє, прийняття рішення про введення нових правил формування запасів і правил роботи з клієнтурою слід оцінити на моделі торгового процесу. Як це слід зробити? Спочатку необхідно вивчити параметри торгового процесу і на основі цих параметрів слід побудувати модель торгового процесу. Наприклад, у нашому випадку слід змоделювати поповнення запасів при досягненні їх нормативів. Слід зіставити розрахункові показники оборотності, прибутковості торгового процесу, з тими величинами, які спостерігаються в реальності. Звичайно, не слід очікувати повного збігу. Можна вважати, що моделювання дало позитивні результати, якщо отримані розрахунки пояснять існуючі проблеми та дадуть оцінку можливих аварійних ситуацій. Переконавшись у реальності моделі та її корисності, слід поступово ввести її вирішення в повсякденну практику. Звичайно, тут слід сказати ще про одне логічному кроці. Модель повинна оцінити те, наскільки рішення, прийняте в реальності, відрізняється від "пропонованого моделлю". Ця оцінка може бути дана не тільки у відсотках. Відсотками повинен бути поставлений у відповідність грошовий еквівалент. Іншими словами, можна сказати, що пропоновані рішення можна прийняти лише в тому випадку, коли пропоновані оцінки дадуть відчутний фінансовий результат.

...