Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Понятие, виды и сущность информации

1.1 Понятие информации

1.2 Источники информации

1.3 Этапы обмена информацией

1.4 Виды управленческой информации

2. Роль информации в процессе управления торговым предприятием «Родная сторона»

2.1 Общая характеристика торгового предприятия

2.2 Роль, структура и виды информации в процессе управления торговлей

2.3 Виды документов в торговых операциях и результаты их использования

3. Разработка предложений по совершенствованию управления деятельностью торгового предприятия

3.1 Роль информации в планировании объема реализации

3.2 Интегрированные процессы

Заключение

Список использованных источников

информация торговый документ управление



Введение

В упрощенном понимании, менеджмент -- это умение добиваться поставленных целей, использовать труд, интеллект, мотивы поведения других людей.

Тема курсовой работы: «Роль информации в процессе управления предприятием» в данном случае торговым предприятием, является значимой и не отделимой от процесса управления. Разработка, принятие и реализация управленческих решений является важным процессом менеджмента. Данная тема актуальна, так как именно информация на предприятии откладывает отпечаток на принимаемые решения, руководителями любой организации, они определяют не только эффективность ее деятельности, но и возможность устойчивого развития, выживаемость в быстро изменяющемся мире.

Принятие эффективных решений - одно из наиболее важных условий эффективного существования и развития организации. Также, непосредственное значения для эффективности решения имеют и компетентность и управленческий опыт лица, его принимающего.

В современных условиях белоруской экономики разработка эффективных решений является основополагающей предпосылкой обеспечения конкурентоспособности продукции и самой организации на рынке, формирования рациональных организационных структур, проведения правильной кадровой политики и работы, регулирования социально-политических отношений на предприятии, создания положительного имиджа.

Целью данной работы является изучение основных особенностей информации на предприятии, а также разработка, принятие и реализация управленческих решений. В моей работе будет рассмотрено, в какой мере информация влияет на процесс принятия управленческих решений.

В ходе написания данной курсовой работы мной задействованы следующие источники: монографии, учебники, учебные пособия, справочники, а также статьи интернет источников.

В курсовой работе содержится: Введение, 3 главы, заключение, в конце работы оформлен список использованных источников и литературы.



1. Понятие, виды и сущность информации

1.1 Понятие информации

Информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность. Информация - это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная информация является основой управленческого процесса, и от того насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

Информация может приниматься менеджерами к сведению, служить основой будущих решений, расширять их знания и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда, нехватка нужной, как и избыток ненужной информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Кроме того, существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой почти в 70% случаев, в то время, как мало информированные - только в 41%.

Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации. Причем он также должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации; уметь упорядочивать коммуникационный процесс и обмен информацией в рамках предприятия; обладать хорошо развитой способностью устного и письменного общения. Менеджер должен быть первым лицом, знающим требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию в практике управленческой деятельности.

Поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека.

Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах не без основания называют их своеобразной моделью, а также словесным или цифровым портретом.

При даче характеристики информации используют следующие показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Объем информации измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке подобной информации используют качественные показатели: информация избыточна, требуемого объема, информация недостаточна. Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа. Недостаток же информации затрудняет выработку правильного решения.

Достоверность информации - это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация, в отличие от товара, при передаче остается у источника (продавца).

Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального настроя, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновой информации нет, то информация воспринимается как «сухая». При обилии фоновой информации говорят, что в ней много «воды».

Открытость информации характеризует возможность ее предоставления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих, но с условием ее сохранения в тайне от работников других предприятий.

1.2 Источники информации

Эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту различные источники и сопровождаться анализом. И, прежде всего, необходимо четко определить интересуемый объект; источник, сроки и порядок получения данных о нем; нужный объем; методы сбора; ориентировочные затраты.

Источники управленческой информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.

Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры - покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

Особо следует остановиться на устной информации. Для получения оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов.

Психологи указывают, что человек воспринимает не всю поступающую к нему информацию. Это зависит от множества причин субъективного характера: личности передающего информацию и личности ее воспринимающего; от физических возможностей органов чувств обоих; склада и черт их характеров и ряда других причин.

Слушая человека, следует внимательно наблюдать за его поведением - жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой и обувью, манерами и другими формами внешнего выражения индивидуальности.

Восприятие человеком информации складывается из двух взаимосвязанных процессов - отбора и систематизации полученных сведений.

В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к происходящему и др.

В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее воспринимают информацию в спокойной непринужденной обстановке.

Кроме официальных устных докладов, менеджеры могут получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед: при приеме сотрудника на работу или его увольнении, в ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.

В практической работе менеджеры часто сталкиваются и с таким явлением, как слухи и дезинформация.

Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие недостатка или несвоевременности получения официальной информации. Таким образом, люди стремятся объяснить себе и окружающим ситуацию, высказывают догадки и выдвигают версии. Затем эти догадки, как снежный ком, обрастают несуществующими подробностями, сообщаются по «секрету» от одного человека к другому, а иногда возбуждают целые коллективы, сеют беспорядки и недовольство. Чтобы пресечь слухи, руководители должны выступать с разъяснениями, информировать работников о действительном состоянии дел, опровергать досужие домыслы.

Дезинформация возникает, как правило, сознательно и целенаправленно. Ею пользуются в конкурентной борьбе для того, чтобы скрыть настоящее положение дел на предприятии, для приукрашивания непопулярных мер и введения в заблуждение общественности. Дезинформация может побудить руководителей к действиям, выгодным фирме-конкуренту, и нанести экономический и моральный урон. Поэтому, получив информацию из источников, не вызывающих доверия, важно ее проверить.

К дезинформации прибегают обычно недобросовестные сотрудники, которые стремятся к моральному разложению коллектива, падению дисциплины и порядка на предприятии. Бороться с дезинформацией можно только разъяснительной работой и устранением источника, порождающего ее. Работники, довольные своей работой и положением дел, не поддаются на слухи, домыслы и дезинформацию.

Таким образом, источники информации сегодня настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной и поэтому должна многократно перепроверяться.

Поэтому в крупных организациях, акционерных обществах, предприятиях создаются специальные структурные подразделения - информационные службы, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием баз стратегических данных. Информационные службы чаще всего включают в себя отделы научно-технической информации, технические архивы и другие отделы. Они пропускают через себя основные потоки информации, поступающей на предприятие, проводят ее первичную обработку и трансформируют ее до остальных подразделений предприятия.

С учетом быстрого нарастания потока маркетинговой информации функции информационной службы существенно расширяются. Ее задачами становится также создание и ведение фондов так называемой «фирменной» информации (информации о фирмах), подготовка аналитических и рекламных материалов, участие в проведении исследований рынка сбыта продукции предприятия и др.

Сегодня ситуация в деловой сфере, прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть недостаточно для каких-либо определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном и систематическом сборе и покупке информации. Такая деятельность, получившая название промышленной разведки позволяет предугадать будущую политику конкурентов и соответствующим образом подготовиться к ней.

Вообще процесс промышленной разведки включает в себя определение потребностей в конфиденциальных сведениях, их сбор, анализ и обработку полученных данных, выделение необходимой информации, ее обобщение и передачу заинтересованным лицам. Нужно иметь в виду, что, вопреки устоявшемуся мнению, большая часть такого рода работы связана со сбором и изучением открытых материалов, и лишь в отдельных случаях применяются приемы, связанные с нарушением законов.



1.3 Этапы обмена информацией

На предприятии всю работу с информацией можно представить в виде следующей схемы:

Рисунок 1 Этапы обмена информацией

Т.е. управляющая система получает от управляемой системы внутреннюю информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе данной полученной и внешней информации управляющая система вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения.

В целом передачу информации от одного человека к другому принято называть коммуникацией. Обмен информацией между руководителем, органом управления и исполнителями - все это коммуникация. Исследования показывают, что на коммуникации менеджер, например, затрачивает до 85% своего рабочего времени.

Передача информации идет по трем направлениям:

сверху вниз (постановка задач, инструктирование);

снизу вверх (сообщения о результатах проверки, донесения об исполнении заданий, о личном мнении сотрудников и т.д.);

по горизонтали (обмен мнениями, координация действий).

В ходе управления обмен информацией совершается постоянно и образует, таким образом, коммуникационный процесс. В этом процессе выделяются четыре основных элемента:

отправитель - лицо (руководитель, исполнитель), передающее информацию;

сообщение, т.е. собственно информация;

канал, т.е. средство передачи информации;

получатель - лицо (исполнитель, руководитель), которому предназначена информация.

В коммуникационном процессе отправитель и получатель информации постоянно меняются местами.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

На третьем этапе происходит передача информации. Если последняя важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а нужно по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель же ждет, чтобы тот каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь. В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия.

Сигналами обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать.

Таким образом, коммуникационный процесс во многом зависит от наличия четко функционирующей обратной связи, качеством которой определяется, как сообщение было услышано и понято. Для руководителя (менеджера) обмен информацией можно считать эффективным, если получатель понял идею и произвел действия, которых руководитель ждал от него.

Информационный обмен облегчают:

краткость, ясность, недвусмысленность сведений;

постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема;

координация процессов обработки информации и др.

Кроме того существует эффективный способ регулирования количества информации, направляемой к руководителю (менеджеру) - это работа по методу отклонений, суть которого заключается в следующем: если производственные процессы, хозяйственные операции, трудовая деятельность коллектива проходят в соответствии с установленным режимом, графиком или другими нормативными документами, то в этом случае не требуется каких-либо управленческих воздействий, и информация к руководителю не поступает. Поступает она лишь тогда, когда произошли те или иные отклонения от нормального ритма, и используется для принятия необходимого решения. Метод отклонений снижает объем поступающей информации в десятки раз.

Работа по методу отклонений:

позволяет экономить время руководителя (менеджера) и создает ему возможность заниматься более важными проблемами;

сокращает бумажный поток к руководителю и направляет значительную часть его по соответствующим каналам к подчиненным;

сокращает количество решений, которые ежедневно приходится принимать руководителю и тем самым уменьшает нагрузку на его нервную систему;

повышает обоснованность решений и предотвращает повторение прошлых ошибок;

обеспечивает более эффективное использование квалифицированных кадров;

улучшает связи между отдельными подразделениями предприятия.

В то же время работа по методу отклонений может развить у руководителя и формализованный подход к делу. При отсутствии значительных отклонений от нормы она может породить у него обманчивое чувство безопасности, а это в условиях конкуренции может привести к очень серьезных последствиям, и, наконец, этот метод почти не позволяет учесть опасные колебания в таком факторе, как, например, поведение персонала.

1.4 Виды управленческой информации

Информацию, которая поступает к руководителю (менеджеру) или в орган управления и исходит от них, можно классифицировать по нескольким признакам.

По источникам поступления информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация - это законодательные акты и директивные указания вышестоящих органов, данные о научно-техническом прогрессе, о конкурентах, о спросе на продукцию, о ценах и т.д. Содержанием внутренней информации являются данные о ходе выполнения заданий подразделениями предприятия, о сбыте продукции, об экономике и финансовом состоянии предприятия, трудовой дисциплине в коллективе и др.

По содержанию информация делится на:

1. Научно-техническую информацию, содержащую в себе данные о научных исследованиях, изобретениях, технических разработках как внутри предприятия, так и за его пределами.

2. Экономическую информацию, содержащую данные технико-экономического планирования и прогнозирования, учета и экономического анализа деятельности предприятия.

3. Оперативно-производственную информацию, которая содержит данные оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного контроля работы предприятий и их подразделений.

4. Административную или деловую информацию различного содержания. Важнейшей составной частью этой информации является информация по кадрам.

5. Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д.

6. Правовая, общественно - политическая, природоохранная и др.

По времени использования информация может быть разделена на условно-постоянную и переменную.

Условно-постоянной считается такая информация, содержание которой меняется сравнительно редко, она используется многократно. Такой информацией являются нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели. Условно-постоянная информация составляет около 60-70% всей информации, необходимой для управления. Она требует соответствующей фиксации и хранения. Сегодня хорошим «хранителем» такой информации является компьютер.

Переменная информация отражает динамизм процессов в производстве и хозяйственной деятельности. В связи с этим ее сбор и особенно обработка представляют наибольшую сложность.

По характеру возникновения информация делится на первичную и вторичную (или производственную). Первичной называется информация, которая возникает в ходе производства. Однако в своем первоначальном виде такая информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную (или производственную) и в таком виде поступает в орган управления или к руководителю. Примером может служить информация об уровне рентабельности и конкурентоспособности выпускаемой продукции.

По степени обработки информацию можно подразделить на систематизированную и несистематизированную. Систематизированной называется информация, которая регламентирована по составу показателей, периодичности, срокам и адресам представления. Такая информация, в частности, оформляется в виде статической и бухгалтерской отчетности. Одним из самых простых способов систематизации являются справочно-информационные фонды (СИФ). СИФ включают в себя информационные материалы, которые представляют интерес для руководителей и специалистов данного предприятия. СИФ обеспечивают им значительную экономию времени на поиск, сбор и обработку научно-технической информации. Однако созданием справочно-информационных фондов проблема совершенствования работы с информацией еще не решается. Несистематизированная информация не имеет сколько-нибудь определенной регламентации. Поступает она к руководителю или в орган управления эпизодически. Примером такой информации могут служить сообщения о чрезвычайных происшествиях (авариях, несчастных случаях, крупных кражах, пожарах и т.п.).

По степени конфиденциальности - для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок.

По степени достоверности - достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах.

По назначению - оперативная информация: служит для корректировки деятельности организации; отчетная: предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической).

По возможностям закрепления и хранения - фиксируемая на носителях информации (хранится подчас бесконечно, не подвергаясь при этом искажению); не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает).

По степени важности - основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); вспомогательная - облегчает работу с основной; желательная (без которой, однако, не обойтись) - несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т.п.

По полноте - частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная - дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения.

По предназначению - универсальная - необходима для решения любых проблем; функциональная - для решения родственных проблем; и индивидуализированная - для решения данной, конкретной, уникальной проблемы.

По направлению движения - входящая и исходящая.

По способам распространения - устная, письменная и комбинированная информация.

В соответствии с порядком предоставления - по разовому предписанию или запросу; в установленные сроки; по инициативе отправителя.

По способам воспроизведения - визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация.

Нужно также отметить, что для руководителей высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, как внутренняя так и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для руководителей низового звена требуется постоянная, узкоспециализированная и оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в организации и желательно в количественной форме.

Руководитель должен также иметь возможность получать выборочную информацию с необходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только от прямых подчиненных.



2. Роль информации в процессе управления торговым предприятием «Родная сторона»

2.1 Общая характеристика торгового предприятия

ОАО «Родная Сторона плюс» - занимается розничной торговлей продовольственных и непродовольственных товаров, как отечественных производителей, так и зарубежных.

Форма собственности предприятия - открытое акционерное общество.

Магазин «Родная Сторона» находится в городе Борисове по адресу: ул. Строителей, 26, в районе среднего покупательского сегмента. Район характеризуется многодетными семьями. Рядом располагается парковочная площадка для покупателей (посетителей магазина). Работает с 8.00 до 23.00 без обеда и выходных. Имеет торговую площадь 3600 кв.м., из которых торговый зал - 3100 кв.м. и 500 кв.м. складские помещения. По форме торгового обслуживания относится к организации самообслуживания.

Широкий ассортимент продовольственных и непродовольственных товаров рассчитан на покупателей разного возраста, разного социального положения и с различным доходом: с одной стороны предлагаются продукты питания и товары первой необходимости хорошего качества и по доступным ценам, с другой стороны - продукцию известных марок по достаточно высоким ценам. Однако, как я заметила, возраст большинства покупателей составляет 25 - 45 лет, которые имеют уровень дохода средний и выше среднего.

Магазин создан с целью хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли, для удовлетворения экономических и социальных потребностей акционеров и трудового коллектива. Данная цель может быть достигнута путем удовлетворения потребностей покупателей. Вся деятельность торгового предприятия осуществляется с учётом конъектуры рынка, основывается, прежде всего, на нуждах и потребностях потребителей, их оценки и учёте возможных изменений в будущем. Общество вправе определять конкретные направления своей деятельности в зависимости от состояния рынка.

ОАО «Родная Сторона плюс» уплачивает налоги и иные платежи в бюджет и внебюджетные фонды в порядке, определяемом законодательством РБ, ведёт непрерывный бухгалтерский учёт и статистическую отчётность, представляет данные в налоговую инспекцию и несёт ответственность за их достоверность.

Принцип работы магазина - обеспечить возможность для покупателя с наименьшими затратами времени приобрести широкий ассортимент продовольственных и непродовольственных товаров. Для этого необходима грамотная и эффективная организация торговой деятельности предприятия.

Вывод: «Родная сторона» - современный супермаркет с большим разнообразием продовольственных товаров, в том числе из стран ближнего и дальнего зарубежья. Всегда есть в наличии товары белорусского производства по доступным ценам, поэтому здесь всегда много покупателей.

Нормативные документы, регулирующие деятельность магазина

Единый перечень основных нормативных и технологических документов, которые должны находиться в объектах розничной торговли и общественного питания утверждается Министерством торговли Республики Беларусь и согласовывается с Министерством здравоохранения (в лице главного санитарного врача РБ), Министерством по налогам и сборам (в лице министра или его заместителя) и Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ (в лице председателя или его заместителя).

Одним из наиболее важных документов является лицензия на право ведения розничной торговли. Лицензия дает разрешение на следующий перечень работ и услуг:

Розничная торговля алкогольными напитками

Розничная торговля табачными изделиями;

Все реализуемые в магазине товары должны соответствовать определенным нормам. Для этого выдаются специальные документы - сертификаты соответствия, удостоверяющие качество и безопасность реализуемых товаров, выданных или зарегистрированных в Национальной системе сертификации РБ. В сертификате указываются:

орган, выдавший сертификат и осуществляющий инспекционный контроль;

нормативные документы, соответствие которым удостоверяет сертификат;

документы, на основании которых выдан сертификат (документы о гигиенической, ветеринарной регистрации и др.;

наименование аккредитованной испытательной лаборатории и ее регистрационный номер;

номер протокола испытаний и дата утверждения;

сертификат системы качества, сертификат (аттестат) производства, акт проверки).

Сертификат должен быть выписан на бланке специального образца и заверен печатью и подписью выдавшей стороны. Верной признается также цветная копия сертификата, заверенная печатью и подписью уполномоченного представителя органа по сертификации.

Так же обязательными для магазина ”Родная сторона” являются: лицензии на товары, торговля которыми подлежит обязательному лицензированию (спиртные напитки, табачные изделия); товарно-транспортные накладные, реестры, декларации о соответствии, сертификаты/удостоверения о качестве; ассортиментный перечень товаров, утвержденный в установленном порядке, контрольная лента кассового аппарата, санитарный журнал, книга отзывов и предложений и т.д.

Ассортиментный перечень включает в себя более сотни наименований различных товаров. Супермаркет предлагает большой ассортимент высококачественных продуктов питания (бакалея, гастрономия, детское питание, напитки, кондитерские изделия, диетические и диабетические товары, овощи и фрукты, консервация) и товары народного потребления (парфюмерия, косметика, бытовая химия, хоз. товары, детские игрушки), более чем от 500 отечественных и зарубежных производителей. Каждый покупатель, независимо от уровня доходов, может найти для себя товар, устраивающий его по цене и качеству.

Важным правилом ведения торговли является обязательное наличие книги отзывов и предложений. Этот документ должен храниться в торговом зале на видном месте и по первому требованию предоставляться покупателю. Все листы книги пронумерованы и прошнурованы. Заверяется книга печатью и подписью заместителя главы администрации района. Книга отзывов и предложений отражает мнение покупателей и персонала о работе универсама. Здесь можно найти как положительные отзывы, так и критические замечания. Все замечания и предложения рассматривает администрация магазина. Гражданину, сделавшему запись в книге замечаний и предложений, обязательно направляется ответ.

Кроме основных услуг «Родная сторона» предоставляет покупателям дополнительные услуги: изготовление кулинарных и кондитерских изделий на заказ; изготовление суши; пункт обмена валют; живые цветы; продажа видео-аудио сервис; продажа печатной продукции; оформление подарков; банкомат; приобретение товаров по безналичному расчету и по кредитным карточкам (viza, maestro, mastercart); бесплатная парковка;

Формы материальной ответственности

В каждой торговой организации, включая ОАО «Родная сторона» существуют определенные требования при приеме работника в данную организацию. Обязательно с работником заключается договор о материальной ответственности.

Материальная ответственность - это правовое отношение между торговым предприятием и работником. Данное отношение обязывает работника возмещать ущерб нанесенной порчи, хищения, недостачи в результате неправильных действий или бездействий работников. Лица, на которых возлагается материальная ответственность, называют - материально-ответственными лицами.

К материально-ответственным лицам относят: заведующих магазином и их заместителей; заведующих отделами и секциями и их заместителей; продавцы; кассиры-контролеры; и другие работники, чья работа связана непосредственно с приемом, хранением и реализацией товаров, а также прием денежных средств.

Различают два вида материальной ответственности: полная и ограниченная.

Полная материальная ответственность наступает, если между работником и нанимателем заключен договор о полной материальной ответственности и ущерб причинен в результате преступления, или невыполнения условий договора.

Ограниченная ответственность наступает при нанесении ущерба работниками, которые не являются материально-ответственными лицами, по небрежности или в результате неправильного хранения материальных ценностей или непринятия необходимых мер по предотвращению ущерба. В этом случае размер возмещения ущерба не может превышать трех среднемесячных заработных плат сотрудников.

Существуют две формы полной материальной ответственности: индивидуальная и бригадная (коллективная).

Индивидуальная устанавливается, если имеется возможность разграничить ответственность каждого работника за вверенные ему товарно-материальные ценности.

Коллективная - устанавливается при совместном выполнении работ, если невозможно разграничить материальную ответственность каждого работника.

В супермаркете «Родная Сторона» полная индивидуальная материальная ответственность.

В торговом зале имеются аппараты для считывания штрих-кода товара и определения его цены. Это удобно как для продавцов, так и для покупателей. Покупатель в любое время может удостовериться, что цена на ценнике соответствует цене данного товара.

Порядок приемки товаров по количеству и качеству.

Приемка товаров - важный элемент торгово-технологического процесса, от которого во многом зависит качество товаров в торговом зале, культура обслуживания покупателей.

Приёмка осуществляется в соответствии с « Положением о приёмки товаров по количеству и качеству» в РБ.

В соответствии с действующим законодательством, обязательными сопроводительным документом, подтверждающим поступление товара, является товарно-транспортная накладная (Приложение В). Согласно "Положению о приемке товаров по количеству и качеству" принимающая сторона обязана во время приемки товара проверить наличие и достаточность сопроводительной документации, соблюдение сроков доставки и установленных правил перевозки товара, обеспечивающих предохранение его от повреждения и порчи. Часто порядок поставки дополнительно оговаривается договором поставки.

Поставка товара в магазины сети ”Родная Сторона” осуществляется автотранспортом либо непосредственно с предприятий-изготовителей, либо со складов логистического центра. Заключением долгосрочных контрактов с предприятиями, занимается логистический центр. Объём поставки того или иного наименования продукции определяется товароведами на основании анализа спроса на товар.

Приёмка товара производится материально-ответственными работниками в специально отведённой части магазина (рампе), где имеются две ячейки для проведения разгрузочных мероприятий. Таким образом, одновременно может производиться разгрузка двух транспортных средств. Разгрузка производится вручную.

При несоответствии качества товаров или тары требованиям стандартов приёмщик составляет односторонний акт и в течение суток вызывает представителя поставщика для составления двустороннего акта. Поставщик вызывается только, если это оговорено в договоре поставки.

Если представитель поставщика не явился в установленные сроки или вызов его не обязателен, проверка качества может производиться с участием представителя органа, осуществляющего государственный контроль качества или представителя местных органов власти. С согласия поставщика может быть произведена и односторонняя проверка.

По результатам приёмки составляется акт экспертизы или приёмки, в котором чётко указывается причины и основания перевода товара в низший сорт или его забраковки. При возникновении разногласий между приёмщиком и поставщиком приёмщик приглашает эксперта.

Акты о скрытых недостатках на товары составляются в течение 5 дней с момента обнаружения, но в пределах гарантийного срока. На товары без гарантийного срока акт составляется в течение 5 дней со дня обнаружения, но не позднее 4 месяцев со дня поступления на склад.

Данные акты служат основанием для предъявления претензий поставщику, которые направляются ему в течение месяца после составления акта. В этот же срок претензия рассматривается поставщиком или изготовителем товара и результат сообщается в магазин.

Забракованные товары складом не принимаются или принимаются на ответственное хранение, о чём уведомляется поставщик. Если в установленные Положением сроки поставщик товаром не распорядился, магазин вправе сам распорядиться этим товаром (вернуть поставщику, сдать на переработку и т.д.).

Если товар соответствует всем установленным нормативам и стандартам, то осуществляется его приём в соответствии с принятыми установками и прописываются соответствующие документы (товарно-транспортные накладные). После чего товары направляются в места хранения.

2.2 Роль, структура и виды информации в процессе управления торговлей

Документ - любой материальный носитель с закрепленной на ней информацией на любом языке и любым способом для последующего обращения в информационных системах.

В правовой науке документ изучается как средство документирования и документных правоотношений.

По государственному стандарту, документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Отсюда я могу понять для себя, что документ - прежде всего сознательная деятельность человека. Закрепленная информация, выполненная при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация, закрепляемая техническими средствами, созданными человеком. А также сознательное закрепление информации не может быть выражено без слов или каких-либо знаков или символов, поскольку она является мысленным отображением действительности. Поэтому основное смысловое значение документа обобщается в определении его как средство закрепления информации. Существенно и то обстоятельство, что информация о фактах, событиях является объективной действительностью и мысленная деятельность человека может быть закреплена различным способом - письмом, графикой, фотографией, звукозаписью, видеозаписью и др. И особенно отменную, немаловажную роль играет, на каком материале документ создается - папирус, пергамент, бумага, фотопленка, видеокассета, дискета и т. д.

Так как я вплотную коснулась понятия “документ”, то будет упущением, если я не опишу, какие функции выполняет документ.

Документ обладает определенными функциями. Это есть его целевое назначение, органически присущее только ему, независимо от того, осознана или не осознана она автором. Иными словами, фиксируя в документе информацию, его автор далеко не всегда программирует какую-либо функцию.

При изучении этих функций появляется возможность:

Уяснить подлинную цель создания документа и заключающейся в нем информации;

Правильно понять роль документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических и социально-политических связей;

Провести более четкую научную классификацию документа;

Сформулировать определенные требования к их организации, содержанию и форме и к технологии обработки;

Подвести теоретическую базу под рационализацию документооборота и отчасти управления.

Нет документов, несущих только одну функцию. Критерием классификации функций является специфика содержания документа, которая, в свою очередь, определяется потребностью в реализации той или иной общественной функции.

Можно выделить следующие функции документа: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета, исторического источника.

Немного более подробно об этих функциях.

Преднамеренная фиксация информации с целью ее сохранения и передачи и определения содержания информационной функции. Особенность ее в том, что она присуща всем без исключения документам, ибо необходимость фиксирования информации - причина появления любого из них.

Все остальные функции документа в принципе можно назвать как различные аспекты, составные части, модификации именно этой основополагающей функции, поскольку они базируются на разных модификациях или интерпретация содержащейся в документе информации.

Важной информацией, которую содержит документ, является социальная - это информация о процессах, происходящих в обществе. Она состоит в закреплении, сохранении и передаче именно социальной информации. Может содержаться в готовом виде, не требующем расшифровки, так и в форме, которая позволяет извлечь ее в результате анализа, с помощью применения специальных методов и приемов исследования.

Можно сказать, что социальная функция документа - это в той или иной степени отражение в нем деятельности места и роли данного человека в данном обществе.

Тесно связана с информацией коммуникативная функция документа. В какой-то степени ее можно рассматривать как частный случай информации, но она выделяется в отдельную функцию потому, что у нее есть своя, ярко выраженная специфика, а именно передача информации во времени и пространстве. По содержанию она есть функция организации и поддержки информационной связи между членами общества и между разными частями общественной и государственной организации.

Одна из важных функций документа - культурная. В данной функции он выступает в роли средства закрепления и передачи культурных традиций. Культурная функция наиболее эффективно выполняет комплекс документов.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, как бы наиболее больший массив документации. Управление может быть эффективно лишь при наличии новой, актуальной в том числе опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, - их оперативный характер. Особенно это сказывается в критических ситуациях.

Документы, обладающие управленческой функцией, содержат необходимое количество информации. Поэтому их роль очень велика в информационном обеспечении управления.

Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существует два вида категорий документов, наделенных правовой функцией:

Изначально обладающих ею;

Приобретающие их на время.

К первой категории относятся документы устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия.

Ко второй категории относятся все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, арбитраже и органах управления.

По моим представлениям, любой документ может выступать в качестве доказательства и соответственно быть наделенным правовой функцией.

Функция учета ближе всего стоит к социальной, но если социальная функция закрепляет какую-то качественную определенность, то функция учета дает количественную характеристику информации. Она есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации.

Еще в древности документы в ответ на (приобретение) потребность в учете земли, урожая, скота, населения, долгов и т. д. Со временем роль учета возросла, в первую очередь учета и контроля за производством и распределением.

А вот роль как исторического источника документа, нет необходимости объяснять само слово “история” (говорит) дает понять.

Также хотелось отметить о реквизитах документа. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называют реквизитами. К ним относятся - наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и другие не менее значительные элементы. Разные документы состоят из разных реквизитов. Число их характеризующих документ определяется целевым назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Кроме реквизитов документ могут охарактеризовать следующие особенности, как оригинальность и подлинность или подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, ее качество, цвет, способ изготовления и другие атрибуты документа.

Есть документы, для которых число реквизитов строго ограничено. Особенно это касается финансово-торговых операций и документов, характеризующих личность установленную законодательством.

Каждый документ имеет своего автора. Автором может выступать учреждение или юридические и физические лица и государство.

Торгово-оперативная информация характеризует выполнение основных функций предприятия (закупка товаров, состояние и уровень товарных запасов, объем продажи товаров, планирование и расчеты по хозяйственному обслуживанию и строительству и т. д.), а также финансово-экономическое состояние системы управления, изучение спроса. Эта информация необходима преимущественно для планового, торгового отделов, бухгалтерии, отдела организации торговли.

На высшем уровне управления торговлей используется, кроме того, бюджетно-статистическая информация (распределение населения по уровню дохода, полу и возрасту, потребление товаров отдельными группами населения и т. д.).

Важное значение для организации процесса управления имеет нормативная информация, источником которой являются научно обоснованные нормативы, отражающие различные процессы, происходящие в торговле.

Документ является основным носителем фиксированной информации о различных сторонах деятельности торгового предприятии. Совокупность однородных но функциональному назначению и взаимосвязанных документов называется документацией.

Практически любая операции процесса управления, связанная с подготовкой и принятием решения, организацией его исполнения, не обходится без подготовки, оформления, обработки и хранения разнообразных документов. Так, товаровед торгового отдела оптовой базы в среднем в день обрабатывает и готовит семь документов, содержащих около 24 тыс. знаков, товаровед розничного торгового предприятия -- до десяти документов, содержащих 4,5 тыс. знаков. Работа с документами занимает от 45 до 70 % рабочего времени руководителей и специалистов торговли.

В процессе управления различными сторонами деятельности торговых организаций и предприятий возникает поток документов, последовательность прохождения которых с момента их возникновения или получения до исполнения или отправки носит названых документооборота.

Правильная организация документооборота, грамотное и логичное составление документов -- необходимые условия усиления оперативности, гибкости, маневренности управления торговлей.

Документы могут быть классифицированы по разнообразным признакам.

Анализ полезности информации предполагает установление степени ее необходимости и достаточности для практического использования, своевременности поступления, надежности и достоверности для данного уровня управления и класса решаемых задач.

В действующих организационных структурах на основе распределения прав и обязанностей в системе управления оценивается потребность в информации для принятия решений во всех звеньях системы управления.

Анализ затрат на информационное обеспечение предполагает оценку материальных, финансовых ресурсов и времени на сбор, поиск, обработку и передачу информации, определение периодичности обновления массивов данных.

Анализ степени агрегирования информации и образования документов позволяет оценить рациональность сложившегося уровня агрегирования информации в разных звеньях управления, а также уровень соответствия массивов информации составу и содержанию принимаемых управленческих решений.

Анализ полноты информационного обеспечения данной системы управления и его соответствия информационному обеспечению систем управления других уровней направлен на разработку модели информационной системы данного объекта управления и его связей с другими системами. Эта задача может быть решена только на базе создания автоматизированных систем управления торговлей.

Следует выяснить причины составления деловых писем, их необходимость. Например, зачастую не вызваны необходимостью препроводительные письма, письма-запросы, а информационные письма, как правило, не требует ответа.

Особого внимания требует изучение не только взаимосвязи, но и взаимообусловленности документов. Так, во исполнение постановлений, приказов вышестоящих органов управления торговли, а также распоряжений, приказов непосредственного руководства данной системы управления, как правило, возникает поток информации, дублирующий документы.

Фиксируется степень использования документа (однократность или многократность документирования одних и тех же вопросов).

Проектирование информационного обеспечения систему управления осуществляется на базе материалов, полученных в результате анализа, и включает систему документопотоков, формы документа, организацию делопроизводства, систему сбора и передачи информации.

Основой проектирования документопотоков в подразделении следует считать разработку проекта рационализации. При этом снимаются дублирующие потоки информации, отдельные реквизиты документов, уточняются маршруты их движения, составляется документограмма предполагаемого состава документов в сопоставлении с действующим положением. Основной метод проектирования - составление макетов документов.

При проектировании делопроизводства в торговле необходимо учитывать специфику документационного обеспечения деятельности данной системы управления, а также необходимость централизованного делопроизводства в аппарате управления, что позволит достичь единообразия в формах документов и методах их обработки, повысить уровень механизации операций по делопроизводству.

2.3 Информация, необходимая для создания материального богатства

Предприятия получают деньги не потому, что следят за своими затратами, а потому, что создают материальное богатство. Но этот очевидный факт никак не отражается в системе традиционных показателей их деятельности. Студентов, начинающих изучать бухгалтерию, учат, что бухгалтерский баланс отражает ликвидационную стоимость предприятия и тем самым обеспечивает кредиторов информацией, которая пригодится им в самом худшем случае, т. е. в случае ликвидации предприятия. Но предприятия создают совсем не для того, чтобы их ликвидировать. Их создают для того, чтобы они действовали, т. е. создавали материальное богатство, а для этого руководителям необходима информация, на основе которой они смогут принимать обоснованные решения. Им необходимы четыре комплекта диагностических инструментов: базовая информация, информация о производительности, информация об областях специализации и информация о распределении ресурсов. В целом это и есть инструментарий руководителя, позволяющий управлять действующей компанией.

...