Логистическое администрирование

В зависимости от сложности выпускаемой продукции, состава комплектующих изделий и материалов происходит обоснование и выбор метода закупок.

В закупочной логистике выделяют три основных метода закупок:

1. Оптовые закупки.

2. Регулярные закупки мелкими партиями.

3. Закупки по мере необходимости.

Оптовые закупки. Данный метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода времени. Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала, экономия складских помещений.

Закупки по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную закупку, но количество товаров определяется приблизительно, выполнение каждого заказа согласовывается поставщиком с покупателем, оплачивается только поставленное количество товаров. Преимущества: ускорение оборота капитала, отсутствие обязательств по покупке определенного количества.

Помимо названных методов, возможны различные их комбинации:

1) регулярные (ежедневные, ежемесячные) закупки по Котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары.

Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно)

и включают следующие сведения:

-- полный перечень товаров;

-- количество товара, имеющегося на складе;

-- требуемое количество товаров.

Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

2) закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода -- покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток этого метода -- в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

Производить или закупать.

Суть данной задачи - в обоснованном решении вопроса о самостоятельном производстве нужных предприятию деталей, комплектующих изделий или покупке их у иного производителя. Для принятия окончательного решения обычно оцениваются соответствующие затраты и достижимый уровень качества.

При решении данной задачи в каждом конкретном случае учитывается ряд факторов положительного и отрицательного действия.

На решение производить, а не закупать могут повлиять следующие факторы:

производство данного изделия является частью основной деятельности организации;

потребность в комплектующем изделии стабильна, достаточно велика, и оно может быть изготовлено на имеющемся оборудовании;

требования качества так точны или необычны, что могут понадобиться особые методы обработки, которыми поставщики не располагают;

наличие гарантированного снабжения или баланса снабжения и потребности;

сохранение технологических секретов;

обеспечение постоянного функционирования собственных производственных мощностей;

независимость от источника поставок.

Причины осуществления закупок у внешних поставщиков:

потребность в комплектующем изделии невелика, и его производство не является частью основной деятельности организации;

организации не хватает административного или технического опыта

для производства нужного изделия или услуги;

поставщики обладают отличной репутацией, побуждающей потребителя покупать их комплектующие;

необходимость поддержания долгосрочной технологической и экономической жизнеспособности неосновной деятельности;

наличие большой гибкости в выборе возможных источников и изделий-заменителей.

Выбор поставщика МР.

Возможны два направления выбора поставщика:

1. Выбор поставщика из числа компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения.

2. Выбор нового поставщика в результате поиска и анализа интересующего рынка: рынка, с которым фирма уже работает, или совершенно нового рынка. Для проверки потенциального поставщика часто необходимы большие затраты времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ.

Выбор поставщиков включает поиск информации о поставщиках, поиск оптимального поставщика и оценку результатов работы с поставщиками. Важность выбора поставщика объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но и главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером фирмы в реализации ее логистической стратегии.

Для сбора информации требуется использование разнообразных источников. Ими могут быть, например:

- собственное расследование;

- местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;

- банки и финансовые институты; конкуренты потенциального поставщика; торговые ассоциации, например, Торгово-промышленная палата России; информационные агентства;

- государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и др., обладающие открытой для ознакомления информацией.

В отборе источников информации следует руководствоваться следующими правилами:

- Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации.

- Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.

Решение задачи выбора реальных поставщиков осуществляют поэтапно.

Определение и оценка требований покупателей к количеству, качеству, срокам поставки и сервису, прилагаемому к товару.

Определение типа закупок: установившиеся (постоянные) закупки, модифицированные закупки (в которых меняется поставщик или параметры закупаемых товаров), новые закупки (закупки, связанные с изменением конъюнктуры рынка).

Анализ поведения рынка. Поставщик может функционировать в различной рыночной среде и типе рынка: монополистическом, олигополистическом, высококонкурентном. Знание и анализ рынка поставщиков помогают логистическому персоналу фирмы определить количество возможных поставщиков, позицию на рынке, профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.

Идентификация всех возможных поставщиков и их предварительная оценка.

После отбора наиболее подходящих поставщиков продукции происходит окончательный выбор поставщика. При этом используется метод многокритериальной оценки, включающий такие показатели как уровень цены, надежность поставок, качество сопутствующего сервиса и др.

Реализация процесса поставок конкретной номенклатуры товаров от поставщика посреднической фирме: оформление договорных отношений, передача прав собственности на продукцию, транспортировка, грузопереработка, хранение, складирование и т.п.

Контроль и оценка выполнения закупок. После завершения процесса доставки должен быть организован входной контроль качества продукции (данная процедура для надежных поставщиков, особенно при применении технологии JIT, может отсутствовать). Эффективность управления закупками оценивается в результате непрерывного контроля и аудита выполнения условий договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству продукции и сервиса.

Для поиска потенциальных поставщиков могут быть использованы следующие общие методы:

- объявление конкурсных торгов (тендеров) - проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи;

- изучение рекламных материалов; фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т. п.;

- посещение ярмарок, выставок;

- переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

Имеется два основных критерия выбора поставщика: (1) стоимость приобретения продукции или услуг и (2) качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т. п.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии. К ним относятся:

-- удаленность поставщика от потребителя,

-- сроки выполнения текущих и экстренных заказов,

-- наличие у поставщика резервных мощностей,

-- организация управления качеством продукции у поставщика,

-- психологический климат в трудовом коллективе поставщика,

-- риск забастовок у поставщика,

-- способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования,

-- кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

Размещение и отсылка заказа.

Все организации имеют свои формы заказа на закупку. Важными требованиями к любой из них должны быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, описание заказанных товаров, указание количества, требуемой даты доставки, условий отгрузки, оплаты и заказа.

Наиболее общими типами заказов являются следующие.

Заказ на закупку используется в стандартном подходе к снабжению.

Он выполняется в форме письма от одной организации другой, где в деталях указываются характеристики материалов, которые организация хочетзакупить, и условия закупки.

Общие заказы дают простую систему для закупки дешевых и стандартных товаров, например канцелярских. Организация размещает единый заказ на все материалы, которые ей потребуются в течение какого-то времени, скажем, года. После этого поставщик в течение всего установленного в заказе времени отправляет партии этих материалов по требованию.

Электронное снабжение использует электронный обмен данными или Интернет для упрощения закупок и замены бумажных процедур электронными. Это быстрый и эффективный метод выполнения повторных и простых заказов.

Контракт подробно описывает соглашение между организацией и поставщиком; здесь точно указываются сферы ответственности, работы и услуги каждой из сторон, а также связанные с этим условия его выполнения. Контракт, как правило, заключается вместо заказов на закупки, если речь идет о долгосрочных услугах,

Субконтракт заключается, когда, подписав контракт с организацией, поставщик может не выполнять все работы самостоятельно, а передать часть из них субподрядчику. При этом заключаются два соглашения: контракт между организацией и поставщиком и субконтракт между поставщиком и субподрядчиком.

Соглашения о лизинге и аренде, в которых указываются условия получения материалов. Как правило, они касаются зданий и оборудования.

Традиционно заказы на закупку отправляются поставщику по почте, телефону, факсимильной или курьерской связью.

Типичный пример рассылки копий заказа может выглядеть следующим образом: оригинал заказа высылается поставщику, иногда сопровождаемый вторым экземпляром, который подлежит возврату как подтверждение того, что поставщик принял заказ к исполнению.

Заказы, поступающие поставщику с использованием сетей электронного обмена данными по стандартам, являются более предпочтительными с точки зрения времени отсылки, обработки и достоверности информации. Все большее распространение для передачи заказов получают системы, основанные на современных информационных технологиях с использованием оптического сканирования и последующей компьютерной обработки штрих-кодов.

Контроль выполнения и экспедирование заказа.

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и (или) ускорять выполнение заказа. Отдел контроля и экспедирования отмечает дату отправления заявки.

Функция контроля выполнения заказа -- стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. Контроль выполнения заказа часто осуществляется по телефону для получения немедленной информации, но ряд организаций используют простую форму, часто составленную на компьютере, для запроса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату.

Экспедирование заказа -- это своего рода давление на поставщика, с тем чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял товар с опережением графика или ускорил его доставку в случае отставания графика. Если поставщик не способен выполнить условий соглашения, в качестве рычага давления может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем.

Получение и проверка товаров

Важное значение имеют приемка продукции, документальное оформление поставки, проверка качества и количества товара.

Основными целями функции получения и контроля сырья являются:

гарантия получения заказа;

проверка качества;

подтверждение получения заказанного количества сырья;

отправка товара в его следующее место назначения -- на склад,

в отдел контроля или отдел использования;

оформление документации на получение и регистрацию сырья.

Оплата поставок

Получение счетов на оплату заказанных товаров -- заключительный этап выполнения контракта. Все счета необходимо проверить, и если в документах нет противоречий, бухгалтерия их оплачивает. При оплате счетов используется, как правило, безналичный расчет, но могут производиться также наличные платежи, если иное не установлено законом. Допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо и в других формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Существует несколько форм расчетов.

Расчеты платежными поручениями. При расчетах платежными поручениями банк обязуется по поручению плательщика, за счет средств, находящихся на его счете, перевести необходимую денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом же или ином банке в срок, установленный законом, если более короткий срок не предусмотрен договором банковского счета либо не определяется применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Расчет по аккредитиву. При расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива и в соответствии с указанием (банк-эмитент), обязуется произвести платеж получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводный вексель либо дать полномочие другому банку (исполняющему банку) произвести платеж получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводный вексель.

Расчет по инкассо. При расчетах по инкассо банк (банк-эмитент) обязуется по поручению клиента осуществить за его счет действия по получению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа.

Расчет чеками. Чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю.

В рамках указанных форм расчеты могут производиться с частичной предоплатой и по факту получения товара, с предоплатой полностью за весь товар, оплатой в рассрочку и т. д. В любом случае платеж оговаривается в контракте.

Существует ряд преимуществ в пользу оплаты счета до получения, проверки и оприходования товара:

финансовое положение предприятия-покупателя может быть устойчивым;

неспособность к предоплате не только исключает скидки, но и неблагоприятно отражается на репутации покупателя;

при осуществлении закупок у надежных поставщиков в случае возникновения проблем с неудовлетворительным качеством товара легко могут быть выяснены приемлемые коррективы даже после оплаты счета.

Литература

1. Судебные речи выдающихся русских юристов. В. Д. Спасович. Дело Давида и Николая Чхотуа и других (Тифлисское дело); Равновесие - Москва, 2013. - 125 c. логистический администрирование поставка закупочный

2. Таможенное право; Юнити-Дана - Москва, 2007. - 392 c.

3. Таможенное право; Юнити-Дана, Закон и порядок - Москва, 2010. - 224 c.

4. Таможенное право; АСТ, Сова, ВКТ - Москва, 2011. - 160 c.

5. Брюховец, Н.А.; Чахоян, Л.П. Английский язык: менеджмент, маркетинг, таможенное дело; СПб: Профессия - Москва, 2000. - 288 c.

Размещено на Allbest.ru