Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КУРСОВАЯ РАБОТА

«Специфика проведения специальных мероприятий в сфере бизнеса»

Студентки

Дзгоевой В.В.

Научный руководитель

Кодоева Л. Т.

Владикавказ 2015



Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы организации и проведения специальных мероприятий

1.1 Специальные мероприятия как инструмент связей с общественностью

1.2 Виды и особенности специальных мероприятий

Глава 2. Специфика проведения специальных мероприятий в сфере ресторанного бизнеса

2.1 Ресторанный бизнес как сфера применения специальных мероприятий

2.2 Практическая организация комплекса мероприятий для кафе «Магия»

Заключение

Список литературы



Введение

Актуальность данной темы состоит в том, что люди прекратили принимать рекламную информацию и научились от нее защищаться. Event-маркетинг активизирует полное выявление имиджа марки/ бренда, а кроме того может помочь отложить его в сознании покупателей. Подобным способом, можно - управлять продажами в долгосрочной перспективе. Традиционную рекламу возможно сопоставить с закрытой коробкой, в которую изготовители упаковывают собственные товары и услуги. Доверять либо нет этому обещанию - это не только лишь выбор любого отдельного покупателя, но также и показатель качества рекламного сообщения. Метод event-маркетинга совершенно иной. Благодаря правильно выбранному и высококачественно созданному мероприятию, возможный потребитель погружается в состояние веселья и счастья сразу. Теперь не обязательно доверять обещаниям - все без исключения возможно увидеть, услышать, ощутить, потрогать, попробовать на вкус, почувствовать запах и погрузиться в атмосферу. Основная цель компании event-мероприятий состоит в соединении в целостное событие времени, места и атмосферы. Данные условия несомненно помогут регулярно занятому и спешащему покупателю грамотно понять предоставленную ему информацию. «Упаковкой» маркетингового сообщения является не просто информация, а эмоциональный запас и новые чувства, какие непременно запомнятся и станут ассоциироваться с объектом рекламы на подсознательном уровне.

На сегодняшний день рынок товаров и услуг переполнен большим количеством разных услуг. В обстоятельствах большой конкурентной борьбы делается все без исключения, труднее заинтересовать опытного покупателя элементарными маркетинговыми сообщениями. Как следствие, возникает потребность формирования новейших подходов в продвижении. Компании, применяющие стандартный комплект техник продвижения (подобных, равно как рекламное объявление в СМИ, выставки, благотворительность и т.д.) уже никак не успевают соответствовать нынешним тенденциям рынка, так как предпочтения покупателей стремительно изменяются. Новые пути продвижения обязаны сформировать у покупателя чувство свободы в своем выборе и высвободить от воздействия навязчивой рекламы.

Организация event-мероприятий становится все более популярным подходом к продвижению брендов, в особенности среди крупных фирм. Однако не любое мероприятие будет эффективно. Более того, неверный подбор мероприятия и плохая организация имеют все шансы отрицательно сказаться на имидже бренда и неправильно его коммуницировать. Таким образом, для организации событий нужно обладать знаниями о методике, методах и инструментах event-маркетинга. Проблема. Недостаток знаний о видах и методике проведения event-мероприятий с одной стороны, и необходимостью их получения для эффективного продвижения товаров и услуг, с другой.

В ходе исследования была изучены литература посвященная специальным мероприятиям.

В книге Шумовича А. А. «Великолепные мероприятия» Шумович А.А. Великолепные мероприятия. - М., 2007. уделяется большое внимание синтезу теории и эмпирического материала, разработке специальных мероприятий, анализу и оценке эффективности event-маркетинга.

Хальцбаур У. в книге «Event-менеджмент: профессиональная организация успешных мероприятий» рассматривает процесс создания специальных мероприятий. Уделяет особое внимание специальным мероприятиям в зарубежной практике. Хальцбаур У. Event-менеджмент: профессиональная организация успешных мероприятий - М.,2002.

Автор книги «Event-маркетинг: сущность и особенности организации»

Романцова А. Н. раскрывает сущность еvent-маркетинга как одного из сравнительно новых и перспективных направлений современного маркетинга, определяет основные инструменты организации и осуществления данного способа продвижения товаров, услуг и товарной марки, показывает преимущества от реализации еvent-проектов. Романцова А.Н. Event-маркетинг: сущность и особенности организации. - М., 2006.

Блэк С. «Паблик Рилейшнз. Что это такое?». В этой книге объясняются правила делового общения и этике профессионального поведения. Рассказывается о том, как правильно строить отношения с целевой аудиторией, со средствами массовой информации.

Татаринова Г. Н. «Управление общественными отношениями». В учебном пособии автор описала основы теории организации, функции организации, дается представление о event-маркетинге, рассмотрены основные принципы стратегического планирования.

Предметом исследования выступают особенности проведения специальных мероприятий в ресторанной сфере.

Объект исследования выступает анализ специальных мероприятий сети ресторанов и кафе Premier Cru.

Цель данной курсовой работы исследовать особенности проведения специальных мероприятий и провести анализ.

Задачи:

· исследование специфики проведения специальных мероприятий в сфере бизнеса;

· анализ применения специальных мероприятий в сети ресторанов и кафе Premier Cru;

· сравнительный анализ работы кафе «Americano» и «Магия».

Эмпирической базой для данной курсовой работы послужили результаты анализов Интернет-источников, таких как: социальные сети, официальные сайты ресторанов.

Теоретико-методологическими подходами исследования являются: научные труды, результаты и выводы, полученные исследователями в сфере PR, специалистами по связям с общественностью, специалистами по маркетингу. Использованы общенаучные методы: анализ, синтез, типологизация, аналогия; социологические методы: контент-анализ, нормативно-правовые документы и материалы СМИ, социологические опросы, наблюдение, экспертное оценивание.

Структура работы. Структура курсовой работы определяется поставленной целью, логикой изложения и отражает последовательность решения поставленных задач. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.

В первой главе рассматриваются теоретическая сущность и содержание понятия «специальные меоприятия», рассмотрен event-маркетинга как необходимый инструмент для завоевания лидерства на рынке. Вторая глава представляет собой анализ особенностей проведения специальных мероприятий в сфере бизнеса.



Глава 1. Теоретические основы организации и проведения специальных мероприятий

1.1 Специальные мероприятия как инструмент связей с общественностью

«Так получилось, что многие новые виды деятельности, новые профессии постиндустриального общества родились и получили значительное развитие сначала в США, позднее в Западной Европе и далее - во всем мире. Я говорю, например, о public relations, human resource management и т. п. Также и event-менеджмент стал индустрией сначала в США, где уже давно существуют профессиональные ассоциации, литература, признанные стандарты отрасли» Шумович А. А. Великолепные мероприятия. - М., 2007. С.54.

«Еvent-marketing - событийный маркетинг (систематическая организация мероприятий как платформы презентации товара (услуги) для того, чтобы с помощью эмоционального воздействия активизировать внимание целевой группы к товару (услуге)».

«Специальное мероприятие - не просто способ привлечь внимание потребителя к вашей марке. В зависимости от формата и контента события - происходит то или иное позиционирование марки. Причем, происходит это намного проще, отчетливей и «запоминаемей» чем с помощью обычных средств рекламы (ATL)». Там же.

«Специальное мероприятие - это тщательно спланированная акция, которая проводится в рамках общей коммуникационной программы и, как правило, является одним из ее "ключевых" этапов. Именно в момент проведения специального мероприятия возможно максимальное наполнение информационного поля вокруг объекта».

Событийный PR является важнейшим элементом в системе интегрированных маркетинговых коммуникаций, с помощью которого компания взаимодействует с широкой аудиторией, сообщая информацию о себе и своем товаре, формирует, поддерживает и развивает благоприятное мнение, положительный имидж и деловую репутацию производителя. Событийный PR позволяет получить прямой контакт потребителя с продуктом. Он использует средства BTL-рекламы. Специальные мероприятия - это основной инструмент событийного PR. Их проводят для того, чтобы создать определенную эмоциональную связь между торговой маркой и потребителем, а также повысить наибольшим образом уровень лояльности потребителей к брэнду.

Для того чтобы Еvent-marketing приносил серьезную отдачу, необходимо грамотно и последовательно выстроить весь процесс. От постановки целей и задач до выбора контента мероприятия и способов его освещения. Только при таком подходе вы вкусите всех преимуществ этого метода и сможете предусмотрительно избежать недостатков.

Два параметра, которые необходимо учесть, частично они будут задаваться целями и аудиторией. Частично - являться условиями внешней среды, неправильно выбранное время не позволит вашей целевой аудитории посетить ваше мероприятие, неправильно выбранное место - может отпугнуть целевую аудиторию и привлечь не нужных вам людей.

«Определяя время события (как дату так и продолжительность), следует учесть множество внешних факторов: время года, погодные условия, календарь (праздники, будни и выходные дни), традиционные способы структурирования времени вашей аудитории. Например, вы можете не собрать аудиторию на мероприятие, потому что предпраздничный день - и всем не до вашего события. А можете наоборот: собрать именно за счет этого, если формат мероприятия будет вписываться в традиционное времяпровождение предпраздничных дней вашей аудиторией. Важно учитывать параллельные события, имеющие значение для целевой аудитории. Большое уличное мероприятие может собрать мало народа только потому, например, что в этот день и в это время проходит интересный футбольный матч». Шишков А.А. Великолепные мероприятия. - М., 2007. С. 86

Определяясь с местом проведения, надо отталкиваться от поставленных целей и вкусовых пристрастий аудитории. В большинстве случаев место проведения мероприятия играет серьезную роль при принятии решения о том, стоит ли его посетить.

И только определившись с первыми двумя параметрами, можно приступать к планированию содержания самого мероприятия (на профессиональном сленге-контента). Содержание должно соответствовать аудитории, месту, времени и информационному поводу. Каждая деталь, будь то оформление площадки или выступление артистов, должна быть грамотно вписана в концепцию мероприятия и работать на целостную идею события. Сценарий не должен быть затянут. Рекламные, зрелищные и развлекательные моменты должны в нем органично сочетаться.

«Вне зависимости от того, планируете ли вы деловую презентацию или яркий массовый праздник, вы должны помнить о том, что человек 80% информации воспринимает глазами. И только 20% - остальными органами чувств. Если вы не знаете, чем «занять глаза» публике, то публика не будет вас слушать. Планируя сценарий, позаботьтесь о зрелищности каждого момента вашего события». Липпман У. Общественное мнение. - М. 2004. С. 56-57

Вторая волна информации о вашем мероприятии должна быть запущена после его проведения. Это так называемые «пост-выходы» информации в СМИ и Интернете. В случае мелких мероприятий и мероприятий, рассчитанных на ограниченный круг людей, без этого можно обойтись, но не стоит забывать о том, что любое упоминание мероприятия в СМИ в формате новостей - повышает статус события, придает ему значимость, как в глазах участников, так и в глазах остальной публики. К тому же, это лишний способ напомнить потребителям о вашей марке и ее позиционировании. Поэтому, если есть возможность раздуть мероприятие в некий информационный повод, не стоит от него отказываться.

Презентации завоевали большую популярность практически с самого зарождения public relations в России. Уже в конце 80-х - начале 90-х годов первые пиарщики и молодые PR-агентства начали проводить в массовом порядке шумные презентации на рынке первых коммерческих структур частного сектора. Структурирование и разделение презентаций на различные виды произошло позднее, по мере углубления специализации и роста масштабности отечественного бизнеса. Регулярный вывод на рынок новинок с помощью ярких и запоминающихся событий обеспечивает хороший приток покупателей или клиентов, и тем самым позволяет продукции компании удерживаться в завоеванной нише рынка.

«Техникой эффективной презентации товара или услуги обычно владеют PR-департаменты и PR-агентства, которые продвигают на рынок товары массового спроса, предназначенные для реализации миллионными тиражами: продукты питания, косметику, одежду, бытовую химию или бытовую технику. Быстро меняющаяся мода и вкусы покупателей/потребителей заставляют PR-специалистов разрабатывать и совершенствовать все более изощренную технику и технологию этого вида презентаций: с изменением потребительских качеств или дизайна товара эволюционирует и технология его подачи целевым аудиториям через СМИ или публичные акции». Романцова А. Н. Event-маркетинг: сущность и особенности организации.- М.,2006.С. 56

«Такие мероприятия представляют собой большой блок различных акций и внутрикорпоративных событий, нацеленных в первую очередь на внутреннюю аудиторию коммерческих структур: сотрудники фирмы, члены их семей, пенсионеры - бывшие работники фирмы с большим стажем. Нередко к корпоративным мероприятиям привлекаются и смежные целевые группы, от которых в значительной степени зависит успешная хозяйственная деятельность, комфортные условия на рынке и финансовое благополучие фирмы: акционеры, инвесторы, поставщики, дистрибуторы, авторизованные дилеры, представители отраслевых ассоциаций и объединений. Эти акции являются важной частью общей корпоративной политики бизнес-структуры, поэтому регулярность их проведения тщательно соблюдается».Хальцбаур У. Event-менеджмент: профессиональная организация успешных мероприятий - М.,2002. С.98-99.

Торжественный прием чаще всего связан с каким-либо крупным событием в истории коммерческой структуры (юбилей, открытие нового офиса или отделения, корпоративный праздник, новые назначения в руководстве). Цель проведения приемов не только в том, чтобы отпраздновать памятное событие - это еще и хороший повод завязать личные знакомства и связи с ключевыми аудиториями, от которых в большой степени зависят условия работы фирмы. Поэтому на такие мероприятия крупные бизнес-структуры охотно приглашают правительственных чиновников, парламентариев, журналистов, представителей органов местного самоуправления, организаций по лицензированию и сертификации, активистов влиятельных общественных организаций.

«Мероприятия по стимулированию спроса и предложения на рынке товаров и услуг с помощью приемов и методов Public relations в последние годы получили широкое распространение. Однако нужно оговориться: PR-агентства, в отличие от промо-агентств, основной упор в своей работе делают не на массовые уличные акции в местах большого скопления потенциальных целевых аудиторий, а на точечную работу с журналистами из специализированных изданий, экспертами, государственными чиновниками, лидерами общественного мнения». Морозов В. Сценарии и организация корпоративных мероприятий. - М., 2005.С.102.

Исходя из данного определения, можно сделать вывод, что специальные мероприятия как инструмент Publiс relation часто используются в сфере бизнеса, выбирая в качестве целевой аудитории определенный круг лиц.

1.2 Виды и особенности специальных мероприятий

Специально организованные события могут быть самыми разнообразными по видам, поводам и форме проведения. Это разнообразие событий растет постоянно, поскольку каждый субъект PR стремится дистанцироваться от конкурентов, заявить свою исключительность и привлечь внимание общественности. В основе специальных мероприятий лежит творческое начало, поэтому так разнообразны их формы проведения, содержание и тематика.

«Специальные события в книге Алешиной И.В. классифицируются следующим образом:

· информативные, имеющие точно определенную задачу передачи информации, которая «упакована» в развлекательную программу, для достижения более высокой активности и восприимчивости целевой аудитории. Например: день рождения компании, презентация нового товара, услуги, идеи, открытие нового места продаж, премьера, корпоративный праздник, награждение миллионного покупателя, дни открытых дверей и т.п.;

· рабочие (или образовательные), где происходит обмен информацией, опытом, обсуждаются актуальные проблемы современности. Это выставки, конференции научные и практические, семинары, круглые столы и т.п.;

· инсценированные, символические, созданные исключительно для привлечения внимания массмедиа и широкой публики в целях создания паблисити. К ним относятся посвящения, посадка деревьев и т.п.;

· досуговые, ориентированные на организацию свободного времени, направленные на общение и развлечение целевой аудитории, что предполагает сильное эмоциональное воздействие. Это могут быть соревнования, конкурсы, концерты, фестивали, поездки и т.д.». Алешина И. В. PR для менеджеров. - М., 2013. С.86.

Таким образом, можно сделать вывод, что все событийные мероприятия делятся на несколько основных типов для того, чтобы легче было определится с тем какое мероприятие необходимо в определенной ситуации.

«PR-мероприятия делятся на три группы:

· презентационно-событийные;

· информационно-образовательные;

· благотворительные.

1. К презентационно-событийным мероприятиям относятся презентации, юбилеи, церемонии, награждения и т.д. Преимущество таких мероприятий состоит в прямом обращении к целевым группам общественности. Они позволяют последовательно решать ряд задач: оповещение о событии, достойном внимания целевой аудитории; приобщение к деятельности, программе, целям и задачам организации; содействие целям и задачам PR-объекта; развлечение участников мероприятия; вызов положительных эмоций, симпатий аудитории; удивление аудитории.

При подготовке презентации сначала определяют задачи мероприятия, затем - его место и время, а также круг приглашенных и участников. Подходящее место для презентации - ресторан, клуб, зал гостиницы. Заранее следует выбрать представителей СМИ, сформировать список выступающих. От организации выбирают специалистов, разбирающихся в освещаемом вопросе и умеющих выступать публично. Они должны знать темы других докладов и возможности привлечения демонстрационных материалов.

Для презентации необходимо также подготовить представительскую и сувенирную продукцию. Оформление помещения и внешний вид презентационной команды должны соответствовать целям и тематическому содержанию мероприятия. Для того чтобы направить течение мероприятия в нужное русло, проводится небольшое динамичное вступление. В ходе презентации можно использовать подходящее шоу или выступление, а в завершение лучше подводить итоги, резюмируя предложения и пожелания.

2. Информационно-образовательные мероприятия - это конференции, семинары, круглые столы, форумы и т.д. Цель проведения подобных мероприятий - обсуждение актуальной проблемы и представление позиции организации в нужном свете, когда идеи доносятся до аудитории не прямо, а опосредованно. Такие мероприятия проводятся, как правило, для обсуждения действий или вопросов, представляющих взаимный интерес. Однако их основная ценность заключается в том, что они дают людям возможность встретиться и познакомиться друг с другом.

К благотворительным мероприятиям можно отнести спонсирование социально значимых проектов, стипендии, премии и т.д. Благотворительной деятельностью занимаются многие коммерческие и некоммерческие организации, однако их цели, технологии и методы заметно различаются. Для некоммерческой организации благотворительность может стать основным видом деятельности: строится программа PR-деятельности, направленная либо на активизацию сбора средств на благотворительные цели, либо на повышение известности организации в местном сообществе, либо на привлечение внимания к финансируемым направлениям.» Пашенцев Е.Н. Паблик рилейшенз: от бизнеса до политики. - М., 2000. С. 125

Итак, специальные события /мероприятия наряду с PR-текстами - это важнейшие средства, инструменты PR. Когда повседневная жизнь организации не создает достаточного количества новой информации, не дает информационных поводов, их генерируют путем организацией специальных мероприятий или событий. К наиболее популярным из них можно отнести:

· презентации;

· церемонии;

· открытия;

· представительские приемы;

· фестивали;

· выставки;

· торговые шоу;

· встречи;

· круглые столы;

· конференции;

· симпозиумы;

· годовщины;

· юбилеи;

· дни открытых дверей;

· экскурсии по предприятию;

· флэш-мобы и т.п.

«Творческая часть. Большая часть творческой работы ложится на специалиста по связям с общественностью при разработке концепции мероприятия, где указываются цели, задачи, содержание и ожидаемый от события эффект. Кроме того, на первом этапе подготовки тщательно прописываются программа и сценарий мероприятия, участники и их роли.

Административная часть. Самый трудоемкий этап подготовки специального события. Как правило, функции специалиста по связям с общественностью сводятся к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. PR-специалист распределяет задания по специализированным агентствам и отслеживает их выполнение к установленному сроку. В его обязанности также входит определение места проведения мероприятия, времени и продолжительности события. Кроме того, специалист по связям с общественностью должен:

· проконтролировать подготовку и оформление выбранного помещения (установку освещения, изготовление и монтаж декораций, наличие гардероба, туалета, комнаты для курящих, указателей и т.п.). Полезно составить схему помещения, с тем чтобы определить наиболее выгодные для различных целей места: площадку для сцены, декораций, фуршета, стола для прессы, видеокамер, места для музыкантов, баннеров и т.д.;

· проконтролировать установку и работоспособность необходимой техники, например звукового оборудования, проектора и т.д.;

· составить список приглашенных гостей и отследить своевременное изготовление и рассылку (за две - три недели) приглашений;

· заранее определить сферы ответственности сотрудников, которые будут принимать участие в мероприятии, например ответственных за встречу гостей, работу с прессой, работу с приглашенными участниками, работу техники, чистоту помещения, ответственных по оперативным вопросам. Если ожидается присутствие иностранных гостей и участников мероприятия, необходимо обеспечить присутствие на событии грамотных переводчиков;

· проконтролировать изготовление необходимой для мероприятия полиграфической и сувенирной продукции».1

Объединение всех этих характеристик способствует образованию точного порядка действий, помогающих точно определить план действий помогающих специалисту в организации мероприятий.

«Работа со СМИ. Присутствие представителей СМИ на специальном событии также требует тщательной подготовительной работы. Специалист по связям с общественностью может построить работу со СМИ в три этапа:

· составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие. Составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и предварительный обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события;

· приглашение и аккредитация представителей СМИ на специальное мероприятие;

· работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов». Тимофеев М. Связи с общественностью (паблик рилейшнз): Учебное пособие - М., 2005. С. 126.

«Специалисту по связям с общественностью необходимо оказывать СМИ всяческое содействие в их работе, так это будет способствовать формированию положительного имиджа компании и появлению материалов, где она будет представлена в выгодном свете». Федотова Л. Паблик Рилейшнз и общественное мнение - СПб., 2003. С. 226.

Именно поэтому при организации специального мероприятия необходимо уделить должное внимание подготовке сопроводительных материалов для прессы.

«Составление пресс-кита, где будут представлены подробные материалы о компании, даст возможность PR-специалисту наладить доверительные отношения с прессой. Пресс-кит, кроме того, станет главным источником информации для представителей СМИ, поскольку будет содержать исчерпывающую информацию о мероприятии и журналистам не придется тратить время на ее поиски. Соответственно, составляя пресс-кит, PR-специалист имеет возможность заложить в материалы основные послания, которые он хотел бы увидеть в будущих публикациях.» Шомели Ж., Уисман Д. Связи с общественностью - СПб.,2003. С. 99-100

При проведении специального мероприятия необходимо выделить специальное место, где пресса могла бы получить доступ к подготовленной информации (например, пресс-центр, отдельная комната, стол и т.п.). Важно создать все условия для работы представителей СМИ - обеспечить журналистов телефоном, факсом, компьютером и т.д. Наличие такого пресс-центра позволит специалисту по связям с общественностью проконтролировать всю работу с представителями СМИ: от отметки в листе аккредитации до получения пресс-кита и других документов, полиграфической и сувенирной продукции. В случае заинтересованности представителей СМИ, в пресс-центре можно организовывать интервью с сотрудниками компании или договориться о дополнительных встречах для более полного освещения темы.

«Организаторы «круглого стола» придерживаются определенного регламента его проведения. Например, сначала ведущий представляет присутствующих участников друг другу, объявляет повестку дня, определяет очередность выступлений и т.д., затем обсуждение проблемы проходит в форме дискуссии. Важно оставить время для вопросов представителей СМИ и ответов на них. Для того чтобы все присутствующие на «круглом столе» были в курсе обсуждаемых проблем, следует заранее подготовить комплект документов и разослать его участникам мероприятия. Для представителей СМИ необходимо подготовить пресс-кит, содержащий информацию об актуальности и важности проблемы, список приглашенных участников и докладчиков, официальную позицию компании по проблеме и другие материалы, например комментарии авторитетных людей, которые когда-то высказывались по данной проблеме.» Горкина М.Б., Мамонтов А. А., PR на 100%: как стать хорошим менеджером по PR. - М., 2004. С.78-79

«По итогам «круглого стола» принимается резолюция, в которой указываются выработанные в его ходе решения, рекомендации отдельным участникам и т.д. Резолюция подписывается участниками «круглого стола». Важно, чтобы резолюция была сформулирована и подписана в максимально короткие сроки, лучше всего в тот же день, так как в этом случае она будет иметь новостную ценность для журналистов. Соответственно, вероятность освещения данного мероприятия в СМИ значительно возрастет». Соколов И. Б. Технология популярности или Паблик Рилейшнз. - М., 1999. С. 103

Подводя предварительные итоги характеристики такого специального мероприятия как круглый стол, можно сказать, что данное мероприятие можно использовать в сфере бизнеса.

«Выставки. Процесс подготовки к участию в выставке состоит из нескольких блоков:

· планирование участия;

· организация и координация подготовительных работ;

· обеспечение необходимых ресурсов для эффективного участия.

На первом этапе компания принимает решение об участии в выставке, определяет, как будет выглядеть стенд, что необходимо экспонировать и в каких объемах, выбирает подходящую площадь и наиболее удобное место в выставочном зале, назначает ответственных за подготовку и планирует бюджет.

Подготовкой компаний к выставкам занимаются различные специализированные фирмы, которые предлагают услуги по производству и монтажу стендов, оформлению выставочных площадок, подготовке полиграфической и сувенирной продукции и т.д. Их работу необходимо тщательно контролировать по срокам и качеству исполнения». Михайлов А.П., Романов Ю.В. Обитатели миража. PR специального назначения. - М, 2002. С. 132.

Очень важно предусмотреть хорошее освещение стенда, наличие места для проведения переговоров; если есть возможность, то и комнаты для гостей, а также для хранения верхней одежды.

«К началу работы выставки у компании должна иметься необходимая полиграфическая продукция: брошюры, листовки, календари. Как правило, готовится определенный набор информационных материалов и небольших сувениров, который распространяется среди посетителей выставки. Иногда организаторы выставки готовят тематический каталог, в котором компания-участник представляет свою информацию. Контроль над этим процессом ложится на специалиста по PR». Шомели Ж., Уисман Д. Связи с общественностью. - СПб., 2003. С. 39

«Подготовка и распространение приглашений на выставку проводится ее организаторами. Однако можно подготовить собственные приглашения или договориться с организаторами об адресной рассылке, чтобы пригласить нужных компании людей. Важным моментом организации участия в выставке является подготовка сотрудников, которые будут на ней работать. Персонал должен уметь показать новый продукт, рассказать о его свойствах, преимуществах и т.д. На открытии выставки, как правило, присутствуют представители СМИ, которые получают информацию об участниках для своих репортажей у организаторов, например в пресс-центре. В пресс-центре необходимо распространить пресс-релиз и другие информационные материалы об организации, с тем, чтобы название компании прозвучало в материалах, посвященных работе выставки».¹Райс Э.,Райс Л. Расцвет пиара и упадок рекламы: Как лучше всего представить фирму. - М., 2004. С. 124.

²Кузнецов М.И. Практическая психология PR и журналистики. - Спб., 2002. С.196.

«Презентации при подготовке важно тщательно проработать сценарий мероприятия: определить ведущего, очередность выступающих, время для вопросов присутствующих и комментарии гостей, фуршета и т.п. Во время презентации среди гостей и представителей СМИ помимо других информационных материалов необходимо распространить список выступающих на мероприятии и сценарий вечера. Это позволит журналистам найти удобный момент для того, чтобы получить комментарий от представителя компании или взять интервью».

Церемония открытия. Специалист по связям с общественностью должен написать сценарий церемонии, чтобы ее участники точно знали свои роли, например, когда ведущий должен объявить об официальном открытии объекта, кто должен перерезать ленточку и т.д.

Необходимо подготовить пресс-кит для представителей СМИ, где будет описан объект, цели и история его создания, а также его преимущества, ожидания компании в связи с его открытием и т.п. На церемонии открытия необходимо выделить отдельные места для журналистов, обеспечить условия для их работы. Кроме того, следует позаботиться о наиболее выигрышных местах для фоторепортеров, чтобы фоторепортажи получились максимально качественными. Исходя из информации о данных мероприятиях, можно сделать вывод, о том, что данные мероприятия можно проводить в сфере бизнеса, точно установив целевую аудиторию. К таким мероприятиям можно отнести и пресс-конфкренцию.

«Пресс-конференция. Основные этапы организации пресс-конференции:

1. Определение целей и задач пресс-конференции;

2. Выработка и формулирование главной и вспомогательной темы;

3. Выяснение имен и должностей спикеров, а также необходимое для их доклада оборудование (видео, проектор, перевод, лазерная указка, микрофоны в зале для желающих задать вопросы и т.д.);

4. Подготовка и согласование сценария проведения пресс-конференции.

Факторы, которые важны:

· место проведения мероприятия;

· продолжительность пресс-конференции;

· спикеры, время и темы их выступлений;

· наличие информационных материалов и сувенирной продукции;

· привлечение дополнительных вспомогательных лиц/служб (фотограф, оператор, переводчик);

· привлечение других подрядных организаций, в том числе PR-агентства;

· оформление зала;

· обеспечение транспорта, который привезет журналистов к месту проведения мероприятия;

· ведущий пресс-конференции.

5. Составление списков СМИ и их утверждение.

6. Разрабатывается примерная смета возможных накладных расходов, которая утверждается с руководством компании.

7. Пишется текст приглашения, который должен содержать информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию о мероприятии и зарегистрироваться;

· логотип компании;

· дату, время и место проведения пресс-конференции;

· темы выступлений и имена спикеров предстоящего мероприятия;

· краткое описание освещаемой темы;

· краткую информацию о компании (бэкграундер);

· для малознакомых помещений желательно приложить схему расположения места проведения пресс-конференции.

8. По списку СМИ проводится предварительный телефонный обзвон журналистов, в ходе которого выясняется их интерес к теме пресс-конференции (первый звонок необходимо сделать не менее чем за неделю до мероприятия). Если журналиста интересует компания, но не интересует данная тематика, то выявляется интересующая тема, и если она не идет вразрез с интересами компании, то до или сразу после пресс-конференции организуется встреча с соответствующими представителями компании. Если журналист не проявляет заинтересованности в теме и компании, то следует поинтересоваться причиной такого равнодушия. В зависимости от приведенных журналистом причин выбирается один из вариантов дальнейших действий: специальный мероприятие связь общественность

а) журналисту без нажима приводятся доводы в пользу значимости темы, компании, ее деятельности и задач с точки зрения аудитории его СМИ;

б) в том же СМИ находится другой журналист. Это делается посредством:

· наводящего вопроса первому журналисту;

· беседы с главным редактором или редактором отдела;

· установления отношений с другим журналистом из данного СМИ.

9. После первого звонка и выяснения предварительной заинтересованности журналиста ему отправляется приглашение по факсу или электронной почте (реже с курьером), после чего осуществляется второй звонок, в ходе которого получается подтверждение получения приглашения и его заинтересованности в посещении пресс-конференции». Честара Дж. Деловой этикет: Паблик Рилейшнз для всех и каждого. - М, 2001. С. 192.

Задачи специальных PR-акций сводятся к двум важным моментам: обеспечение постоянного присутствия коммерческой структуры в информационном поле и дополнительное привлечение внимания журналистов и широких целевых аудиторий к компании, ее продукции или услугам.

В PR деятельности ресторана есть несколько направлений: ресторанная критика, создание новостей, специальные PR-мероприятия, кризисных ситуаций, публичные выступления рестораторов являют собой кульминацию многих PR-мероприятий, работа с клиентами. PR в ресторанном деле - это функция управления, способствующая установлению и поддержанию общения, взаимопонимания и сотрудничества между организацией и общественностью.



Глава 2. Специфика проведения специальных мероприятий в сфере ресторанного бизнеса

2.1 Ресторанный бизнес как сфера применения специальных мероприятий

Ресторанный бизнес отличается от всех видов бизнеса. Из года в год ресторанный бизнес стремительно развивается. Идет серьезная конкурентная борьба за посетителей. Именно этот фактор заставляет владельцев ресторанов придумывать не только основную стратегию и стиль ресторана, но и мероприятия, придающие уникальность и неповторимость.

«Event-мероприятия можно разделить на:

· Trade events - мероприятия для партнеров, клиентов, дилеров и дистрибьюторов. Это деловые мероприятия, не исключающие изюминки и развлекательной составляющей. В эту группу входят конференции, презентации, приемы, семинары, форумы, конгрессы, саммиты, PR-акции, специальные мероприятия на выставках-ярмарках и т. д. Цель организации подобных мероприятий - представить товар, наглядно продемонстрировав его достоинства. Также мероприятия этой категории часто организовываются с целью презентации новых услуг, обмена опытом, поиска новых стратегических партнеров и т. д.

· Corporate events (HR events) - корпоративные мероприятия (совместный отдых сотрудников, юбилеи компании, профессиональные праздники). Корпоративные мероприятия предоставляют уникальную возможность донести идеи компании непосредственно до сотрудников. Также они могут послужить эффективным инструментом внешнего маркетинга, поскольку всегда можно пригласить на корпоративные мероприятия постоянных клиентов и партнеров. Данным приглашением можно обеспечить лояльность приглашенных, дать им почувствовать свою важность. В группу корпоративных мероприятий входят такие события, как юбилеи фирмы, дни рождения сотрудников, вечеринки, праздники, пикники. Продуманная корпоративная культура любой фирмы предполагает организованный коллективный досуг сотрудников. Данным сектором event-маркетинга пользуется масса компаний, для которых забота о своих сотрудниках - престиж самой организации.» Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз или как успешно управлять общественным мнением. - М.,2004.С. 154

Существуют большое количество мероприятий, но из всего многообразия для проведения именно в ресторанном бизнесе подходят следующие:

«Фестиваль - это одна из популярнейших и интереснейших форм проведения праздника - это массовое мероприятие, с помощью которого можно привлечь внимание. А с помощью тематики фестиваля можно варьировать целевую аудиторию. Данное мероприятие всегда сопровождается большим скоплением народа, атмосферой праздника, которая объединяет людей, положительными эмоциями.

Продвижение фестиваля является лишь промежуточным этапом в проведении самого мероприятия. Поэтому сначала необходимо коротко рассмотреть, что предшествует этапу продвижения, рассмотреть то, что определяет, как именно будет рекламироваться фестиваль. Такими этапами являются планирование, разработка творческой концепции и визуального решения» Комаровский В. С. Связи с общественностью в политике и государственном управлении - М., 2001.С.48

Важность планирования очевидна: без него работа наверняка превратится в хаос, а что получится в финале - неизвестно. Другими словами, эта стадия может считаться главным ключом к успеху. Не менее важна своевременность планирования. Специалисты по организации мероприятий считают, что его надо начинать минимум за три месяца до старта мероприятия, а во многих случаях и за год, когда речь идет о чем-то масштабном. Планирование фестиваля - это не только составление графика технических и прочих работ. Сюда принято относить еще и разработку единой концепции фестиваля и создание первичного промо - документа, в котором в общих чертах описываются намеченные каналы продвижения и способы взаимодействия с ними. Составление плана проведения мероприятия предполагает наличие специальных знаний и четкого понимания, как сделать его действительно удачным.
Следующим этапом следует разработка творческой концепции фестиваля рекламы. В основе каждого хорошего специального мероприятия лежит творческая концепция - идея, которая делает мероприятие отличным от других. Творческая концепция затем становится основой для формы организации самого фестиваля, к которой также необходим творческий подход. Понятие формы относится ко всем деталям мероприятия: подбору участников, сценарию, освещению, звуку. Разработку творческой концепции лучше всего начинать с создания основного сообщения, впоследствии вокруг него будет строится вся маркетинговая составляющая.

« Работа над сообщением зависит от многих факторов, но есть ряд важных моментов, которые необходимо учитывать:

· при составлении основного сообщения полезно учитывать доступные каналы продвижения;

· сообщение лучше делать "сквозным", то есть актуальным для использования на любой из стадий проекта, - это значительно добавит целостности;

· разрабатывая сообщение, следует уже примерно знать, как и где мы собираемся его использовать: только на мероприятии, мероприятие плюс промо-кампания и другие варианты.» Комаровский В. С. Связи с общественностью в политике и государственном управлении - М., 2001.С. 53-54

После того, как основное сообщение проекта готово, необходимо приступить к разработке общего визуального решения для всего, что касается непосредственно фестиваля. Необходимо создать его фирменный стиль, единое оформление всех рекламных и раздаточных материалов, соответственно так же оформить место проведения и обслуживающий персонал мероприятия. Следующим этапом организации фестиваля является разработка способа продвижения: выбора каналов и инструментов продвижения. План продвижения связан с концепцией фестиваля самым тесным образом, фактически он также является ее частью. Поэтому рекомендуется работать над ними параллельно, чтобы внесение корректировок имело как можно меньше последствий в целом. Самый важный момент в вопросах продвижения фестивалей - это выбор соответствующих инструментов и каналов. Успех кампании по продвижению фестиваля во многом зависит именно от правильности выбора каналов, с помощью которых планируется непосредственно продвигать данный проект. Все решения касательного каналов продвижения должны быть сделаны еще на стадии планирования мероприятия. В противном случае эффективность кампании может очень сильно пострадать.

«Презентации. Презентациями сопровождается выпуск новой продукции. На нее приглашаются представители разных целевых групп: руководители и ведущие специалисты предприятий - партнеров, журналисты и пр. Заранее готовится специальный рекламно-информационный пакет, содержащий пресс-релиз, каталог продукции, брошюру по новому товару, фирменную сувенирную продукцию (как правило, это блокнот, ручка, календарь, брелок). На презентации обязательным элементом является выступление директора, PR-специалиста и ведущих специалистов-производственников.»

Конкурсы. Конкурсы проводятся с периодичностью не реже одного раза в полгода. Нацелены они, прежде всего, на поддержание уже сформированного положительного имиджа компании; увеличение степени лояльности покупателей и повышение продаж. Наиболее интересные и яркие конкурсы: Конкурс детского рисунка; Конкурс на лучшую лимонадную сказку; Конкурс «Утоли жажду золота».

«День открытых дверей. День открытых дверей широко используется корпоративной PR-службой для налаживания добрых отношений с местным населением, местными органами самоуправления и СМИ. Этот вид PR-мероприятий особенно востребован в коммерческих структурах, вовлеченных в бизнес повышенного риска и постоянно находящихся под пристальным вниманием общественности, а то и под огнем критики с ее стороны. Особенно активно прибегают к нему транспортные, химические, табачные и энергетические компании, традиционно ассоциирующиеся в общественном сознании с экологическими катастрофами, неблагоприятным воздействием на окружающую среду и здоровье человека.

Демонстрация этими коммерческими структурами на Днях открытых дверей открытости, готовности к диалогу и осознания своей социальной ответственности перед обществом помогает решить сразу несколько важных задач. Во-первых, участников Дня открытых дверей подробно знакомят с комплексом дорогостоящих мер, направленных на сокращение вредного воздействия на окружающую среду. Во-вторых, с цифрами и фактами прослеживается вклад бизнес-структуры в бюджет и социально-экономическое развитие региона. В-третьих, налаживаются рабочие отношения с местным населением в плане будущего трудоустройства по мере расширения деятельности компании в данном регионе.

Вне всякого сомнения, Дни открытых дверей входят в арсенал наиболее эффективных инструментов воздействия на местное общественное мнение, способных предотвращать крупные кризисные или проблемные ситуации.

Дни открытых дверей могут быть открытыми для разного типа публики: для широкой публики и родственников занятых, для визита группы важных персон, сопровождаемых СМИ.» Хальцбаур У.«Event-менеджмент: профессиональная организация успешных мероприятий» -М.,2002. С. 154

«Круглый стол. Круглый стол - одна из форм генерирования и многостороннего обсуждения идей, значимых для различных групп общественности. Участие в "круглом столе" высших руководителей фирмы, спонсирование компанией такого мероприятия и освещение его в средства массовой информации способно расширить известность фирмы»

Именно на этих мероприятиях участники могут ознакомиться с миссией, корпоративными ценностями компании, корпоративным кодексом ее персонала. Дни открытых дверей, по существу, представляют собой своего рода внутреннюю презентацию компании, что предполагает подготовку наглядных стендов, указателей, посещение новых зданий и территорий с представлением исчерпывающей и эмоционально окрашенной позитивной информации о компании, ее деятельности, достижениях, руководстве, сотрудниках, реализуемых проектах и перспективных планах. При этом нельзя недооценивать визуальный ряд, предлагаемый устроителями мероприятия, -- в случае если он не будет тщательно выстроен, а сложится стихийно может быть получен негативный эффект.

Широкая публика, как правило, - это прежде всего, местная общественность, посещает организацию из любознательности, а сама организация стремится улучшить к себе отношение с её стороны. Приглашение родственников занятых в организацию на дни открытых дверей направлено на ознакомление членов семей с рабочей средой. Это знакомство снижает напряженность в семейных отношениях когда работа требует много времени и усилий.

Подготовка дня открытых дверей предполагает разработку программы и сценария проведения этого мероприятия, назначения ведущих для общих и отдельных собраний публики по интересам.

Таким образом, можно сделать вывод, что существует несколько видов специальных мероприятий подходящих для проведения в ресторане. Для них существуют определенные места, особенности проведения. Благодаря их проведению происходит увеличение целевой аудитории, привлечение внимания большого количества людей. Специальные мероприятия в сфере ресторанного приобретают все более массовый характер, и становятся популярными и востребованными.

2.2 Практическая организация комплекса мероприятий для кафе «Магия»

Тема ресторанного бизнеса актуальна не только в России, но и во всем мире. Деятельность, связанная с организацией и предоставлением услуг общественного питания занимает одно из ведущих мест в сфере обслуживания. Российский ресторанный бизнес растет на 20 % в год.

Ресторанный бизнес очень динамичен, ежедневно открываются новые и закрываются старые заведения. Одно дело открыть ресторан, но совершенно иное сделать его рентабельным. И здесь без продвижения, а в частности event-маркетинга невозможно обойтись.

Premier Cru является достаточно известной сетью кафе и ресторанов во Владикавказе. Начиная свою историю в 2002 году с открытия кофейни «Магия» Premier Cru зарекомендовал себя достаточно хорошо. После «Магии» последовала череда открытий новых заведений. Так, за «Магией» открылся современный национальный ресторан «НАШcafе». Национальная кухня в современном стиле, в качество целевой аудитории были выбраны сотрудники близ лежащих офисов, возраст которых от 23.

Затем гриль-парк «ЛЕТО» и ресторан «ЛЕС» Самая разнообразная кухня народов Кавказа и России, кароке-шоу - это «Лес». Живая природа и лесная прохлада всегда настроят на нужную волну.

Потом ресторан итальянской кухни «ЛИМОНЧЕЛЛО». Уютный, итальянский ресторан в центре города, радует разнообразием итальянской кухни. Целевой аудиторией для данного ресторана выступают студенты, люди возрастом от 18 лет.

В 2012 году запускаются очередные новые проекты - «RedBerryBar», как самый танцевальный и барный проект компании «Премьер КРЮ» и «РОЯЛЬ Бар» - самый музыкальный проект с разнообразными ежедневными живыми концертами в различных жанрах и форматах.

Ультрасовременная и выдержанная в восточном стиле чайхана «ЛУКУМ», открытая в 2013 году, стала одним из самых востребованных мест в городе.

«Магия» стала отходить на второй план. Став хорошо известной определенному кругу лиц, и заработав своих постоянных гостей «Магия», перестала удивлять разнообразием своих акций и конкурсов, а все внимание Премьер Крю переключилось на свои новые заведения, в частности «Americano».

«Americano» начало свою деятельность в 2013 году, моментально завоевав огромную целевую аудиторию, такую как студенты, молодые семьи с детьми.

Частые PR-акции, специальные мероприятия в быстрое время увеличили поток посетителей в период с 1.04.2014 по 1.07.2014.

Анализ мероприятий проводимых в «Americano».

«Выходные всей семьей»

Каждые выходные в данном заведении проводится акция «Выходные всей семьей». Данное мероприятие привлекает семьи с маленькими детьми. Для детей предусмотрена следующая программа, «Доктор Открывашка»

Целью данных мероприятий является формирование и поддержание положительного имиджа.

Задачи:

· увеличить целевую аудиторию;

· повысить узнаваемость заведения;

· повысить прибыль заведения.

Целевые аудитории:

· школьники;

· студенты;

· семьи с детьми;

· работники офисов находящихся рядом.

Очень часто в этом заведение проводятся различные мероприятия, например, в преддверии дня книги с 23 марта по 22 апреля, в сети Инстаграм разыгрывался подарочный сертификат. Необходимо было сфотографировать и представить вниманию свою любимую книгу в сети Инстаграм, человек набравший большее количество лайков получил сертификат. Также в апреле был проведен конкурс «Битва Нардов», победитель получил в подарок нарды ручной работы.

...